Kes on boss aho. AHO juht: mida spetsialist peaks teadma ja oskama

Kes on boss majandusosakond?

Igas suurettevõttes peaks olema spetsialist, kes tegeleb töö majandusliku toetamisega. Tema tööülesannete hulka kuuluvad: ettevõtte asukohaks oleva hoone remont, korraline hooldus, infrastruktuuri seisundi jälgimine (alates elektrist ja torustikust kuni liftide või õhukanalite toimimiseni).

Tuleb märkida, et majandusüksus (mida mõnikord nimetatakse ka AHO - haldus- ja majandusosakond) luuakse ainult seal, kus ettevõtte toimimise säilitamiseks vajalik töömaht on väga suur. Väikestes ettevõtetes võib selliseid tegevusi läbi viia büroojuht või otse ettevõtte juht. Suurtes ettevõtetes on aga majandusosakonna juhataja ametikoht ülimalt oluline. Tegelikult lasub säte tema õlul normaalne töö kogu organisatsioon.

Samuti väärib märkimist, et see positsioon pole sugugi uus. Tarnejuht (nagu neid spetsialiste varem tavaliselt kutsuti) on suurtes organisatsioonides töötanud juba üle kümne aasta.

Majandusosakonna juhataja ametikoha juhendi ülesehitus

Ametikirjeldus on vabatahtlik dokument. Erinevalt tööleping juhiste olemasolu ei mõjuta ettevõtte juhtkonna ja töötajate vahelisi suhteid. Seetõttu ei ole reglemendis kuskil fikseeritud ülesehitus, mis ametijuhendis olema peaks, ja kohustuslikke nõudeid sellele pole.

Sellegipoolest on aastatepikkuse praktika jooksul välja kujunenud teatav lähenemine selliste dokumentide koostamisele. Tavaliselt koosnevad need järgmistest osadest:

1. Üldsätted. Selles osas kirjeldatakse, milline on majandusosakonna juhataja ametikoht, millised nõuded talle esitatakse, kellele ta allub ja keda juhib.
2. Kohustused. See kirjeldab, mida selle osakonna juhataja on kohustatud tegema ja vastavalt sellele, mida juhtkonnal on õigus sellel ametikohal töötavalt isikult nõuda.
3. Spetsialisti õigused. Põhiõigused on loomulikult fikseeritud tööseadusandluses. Kuid selleks, et osakonnajuhataja saaks oma ülesandeid täielikult ja tõhusalt täita, peab talle olema antud teatud hulk õigusi. Need, mis ei ole tüüpilised ametikohale üldiselt, vaid konkreetsele ettevõttele, on mõttekas see ametijuhendis fikseerida.
4. Osakonnajuhataja vastutus. Enamik neist sätetest on sätestatud määrustes üldine tegevus Seetõttu on selles ametijuhendi osas kõige mõistlikum piirduda viidetega konkreetsetele vastutusliikidele: distsiplinaar-, tsiviil-, haldus- ja kriminaalvastutus. tööõigus piirab ettevõtte juhtkonna võimalusi, mistõttu ei ole tema ülemustel õigust panna osakonnajuhatajale vastutust, mida seaduses ei ole ette nähtud.

Ja nüüd vaatame, mis täpselt peaks sisalduma majandusosakonna juhataja ametijuhendi olulisemates osades.

Majandusosakonna juhataja kohustused

Märkides ametijuhendis ära konkreetsed tööülesanded, mis majandusosakonna juhatajale on pandud, on mõttekas kasutada ühtse ametikohtade kataloogi (CEN) sisu. Kuigi see akt ei ole kohustuslik, vaid soovituslik, on see äärmiselt kasulik. See sätestab nõuded, mida konkreetsele ametikohale kõige sagedamini esitatakse. Seega, kui konkreetse ettevõtte töötajatel puudub ametijuhendi koostamise kogemus, annab CEN vähemalt ettekujutuse, mida sellised dokumendid peaksid sisaldama.

Majandusosakonna juhatajal on EKC andmetel järgmised kohustused:

• hoolduse ja korrashoiu pakkumine soovitud seisukord hooned ja ruumid, kus ettevõte või asutus asub (määratakse ära, millises riigis peaks asuma hoone või üksikud ruumid sanitaarstandardid ja tulekaitse eeskirjad)
• kontroll hoone või ruumide siseseadmete töökorra üle; varustus sisaldab veevarustust, kanalisatsiooni, elektriliine jne;
• osalemine jooksvate ja kapitaalremondi planeerimisel, mis on vajalik organisatsiooni normaalse töö tagamiseks;
• ettevõtte jooksvate kulude kalkulatsiooni koostamine;
• nii hoone kui terviku kui ka organisatsiooni sisseseade remondi korraldamine, kontroll remondi kvaliteedi üle;
• nii ettevõtte kui terviku kui ka selle üksikute osakondade varustamine inventari, seadmete, kulumaterjalide ja muude tavapäraseks tööks vajalike materiaalsete ressurssidega;
• turvaseire ja õige kasutamine ettevõtte materiaalne vara;
• organisatsiooni majanduslikuks toetamiseks vajaliku lepingute dokumentatsiooni koostamine;
• seadmete, inventari ja materjalide kasutamise kohta vajaliku aruandluse pidamine;
• kontrollima, et juhtkonna poolt ettevõtte toimimise tagamiseks eraldatud vahendeid kasutataks otstarbekalt;
• töölähetustele saabuvate isikute vastuvõtt ja teenindamine;
• territooriumi parendamise juhtimine;
• ürituste majandusteenus;
• ajaarvestuse ja töötajate toitlustamise korraldamine;
• vajadusel koos personaliosakonnaga töögraafikute ja tööaja koostamine;
• tulekaitsemeetmete läbiviimine, tuletõrje infrastruktuuri ja seadmete töökorras hoidmine;
• uue tehnoloogia juurutamine side, kontoritehnika jms valdkonnas;
• majandusosakonna töötajate juhtimine ja kontroll nende distsipliinist kinnipidamise üle.

Majandusosakonna juhataja õigused

Tööülesannete täitmiseks peab töötaja olema volitatud. Tavaliselt hõlmavad need järgmist:

1. Pöörduda ettevõtte juhi ja osakonnajuhatajate poole ettepanekutega ettevõtte töö majandusliku hoidmise kohta.
2. Töö majandusliku hooldamisega seotud küsimustes suhelge ettevõtte kõigi struktuuriosade juhtidega.
3. Allkirjastab ja kehtestab viisad tema pädevusega seotud dokumentidele.
4. Teha ettevõtte juhtkonnale ettepanek majandusosakonna juhatajale alluvate töötajate ametisse nimetamiseks, organisatsioonisiseseks liikumiseks ja vallandamiseks.
5. Pakkuda juhtkonnale meetmeid osakonna töötajate edutamiseks ja karistamiseks.
6. Nõuda abi organisatsiooni juhtivatelt töötajatelt.
7. Teatage leitud puudustest juhtkonnale ja nõudke nende parandamist.

Nõuded tööle kandideerijale

Majandusosakonna juhatajaks võib saada igaüks, kes sellele ametikohale määratakse. CEN soovitab aga kandidaadil olla kumbki kõrgharidus erialal ja töökogemus vähemalt 2 aastat või staaži 5 aastat - siis on lubatud ka keskeriharidus. Konkreetsed nõuded igas ettevõttes kehtestab juhtkond iseseisvalt.

1. Üldsätted

1.1. AHO juht kuulub juhtide kategooriasse.

1.2. Kvalifikatsiooninõuded:
Erialane kõrgharidus ja töökogemus erialal vähemalt 2 aastat või keskeriharidus ja töökogemus erialal vähemalt 5 aastat.

1.3. AHO juht peab teadma:
- otsused, korraldused, korraldused, muud juhised ja määrused haldus- ja majandusteenustega seotud kõrgemad asutused;
- ettevõtte struktuur ja selle arenguväljavaated;
- ajaarvestuse pidamise kord;
- sidevahendid, arvuti- ja organisatsiooniseadmed;
- aruandluse kord ja ajastus;
- käsitsitöö mehhaniseerimise vahendid;
- seadmete, mööbli, inventari, kirjatarvete soetamise ja teenuste eest tasumise vormistamise kord;
- majanduse alused, töökorraldus, tootmine ja juhtimine;
- tööseadusandlus;
- sisekorraeeskirjad töögraafik;
- Töökaitse reeglid ja normid.

1.4. AHO juhi ametikohale nimetamine ja ametist vabastamine toimub peadirektori korraldusega.

1.5. AHO juht allub otse peadirektorile.

1.6. Oma tegevuse tagamiseks on ACS juhil õigus allkirjastada ettevõtte organisatsioonilisi ja haldusdokumente küsimustes, mis kuuluvad tema tööülesannete hulka.

1.5. ACS-i juhi äraoleku ajal (lähetus, puhkus, haigus jne) täidab tema ülesandeid ettenähtud korras määratud isik. See isik omandab vastavad õigused ja vastutab talle pandud ülesannete mittenõuetekohase täitmise eest.

2. Töökohustused

AHO juht:

2.1. Tagab hoolduse ja korraliku seisukorra vastavalt hoonete ja ruumide, kus asuvad ettevõtte allüksused, tööstusliku kanalisatsiooni ja tulekaitse eeskirjadele ja eeskirjadele, samuti jälgib seadmete (liftid, valgustus, küte, ventilatsioonisüsteemid jne) töövõimet. ).

2.2. Osaleb põhivara jooksva ja kapitaalremondi (hooned, veevarustussüsteemid, õhukanalid ja muud ehitised) plaanide väljatöötamises, majapidamiskulude kalkulatsiooni koostamises.

2.3. Korraldab ruumide remonti, jälgib remonditööde kvaliteeti.

2.4. Varustab ettevõtte allüksuseid inseneri- ja juhtimistöö mehhaniseerimise vahenditega, jälgib nende ohutust ja õigeaegset remonti.

2.5. Korraldab kliirensi vajalikud dokumendid teenuste osutamise lepingute sõlmimiseks, majapidamises vajalike materjalide, seadmete ja inventari vastuvõtmiseks ja ladustamiseks, varustab neid struktuuriüksustega, samuti nende kulutuste arvestuse pidamise ja kehtestatud aruannete koostamise.

2.6. Kontrollib materjalide ja majanduslikuks otstarbeks eraldatud vahendite ratsionaalset kasutamist.

2.7. Tegeleb haljastuse, haljastuse ja territooriumi koristustöödega, pidulik kaunistus hoonete fassaadid, käiguteed.

2.8. Korraldab majandusteenuseid koosolekute, konverentside, seminaride ja muude ürituste läbiviimiseks.

2.9. Tagab tulekustutusmeetmete rakendamise ja tuletõrjetehnika korrashoiu.

2.10. Rakendab meetmeid sidevahendite, arvuti- ja organisatsioonitehnoloogia kasutuselevõtuks.

2.11. Juhendab AHO töötajaid.

3. Õigused

AHO juhil on õigus:

3.1. Nõuda ja saada struktuuriüksustelt teavet, viiteid ja muid materjale, mis on vajalikud käesolevas ametijuhendis sätestatud ülesannete täitmiseks.

3.2. Alluvate töötajate distsiplinaarrikkumiste avastamisel rakendama abinõusid ja teatama nendest rikkumistest ettevõtte juhile, et toimepanijad vastutusele võtta.

3.3. Kokkuleppel ettevõtte juhiga kaasata konsultatsioonidele, järelduste, soovituste ja ettepanekute koostamisele haldus- ja majandustegevuse valdkonna eksperte ja spetsialiste.

3.4. Tutvuda dokumentidega, mis määratlevad tema õigused ja kohustused ametikohal, ametiülesannete täitmise kvaliteedi hindamise kriteeriumid.

3.5. Esitada juhtkonnale ettepanekuid käesolevas juhendis sätestatud kohustustega seotud töö parandamiseks.

3.6. Nõuda ettevõtte juhtkonnalt ametiülesannete täitmiseks vajalike organisatsiooniliste ja tehniliste tingimuste ning kehtestatud dokumentide täitmise tagamist.

4. Vastutus

AHO juht vastutab:

4.1. Käesolevas ametijuhendis sätestatud ametiülesannete mittenõuetekohase täitmise või mittetäitmise eest kehtivate tööseadusandlusega kehtestatud piirides Venemaa Föderatsioon.

4.2. Oma tegevuse käigus toimepandud süütegude eest - Vene Föderatsiooni kehtivate haldus-, kriminaal- ja tsiviilseadustega kehtestatud piirides.

4.3. Ettevõttele materiaalse kahju tekitamise eest - Vene Föderatsiooni kehtivate töö- ja tsiviilseadustega kehtestatud piirides.

Osta HR raamatuid

	Personaliametniku käsiraamat (raamat + diskM) See väljaanne sisaldab praktilisi nõuandeid personaliteenistuse ja personalibüroo töö korralduse kohta. Materjal on selgelt organiseeritud ja sisaldab suur hulk konkreetseid näiteid ja dokumentide näidised. Raamatuga on kaasas ketas dokumentide vormide ja eeskirjadega Garant süsteemis, mis reguleerivad erinevaid töösuhete ja personalitöö küsimusi. Raamat on kasulik paljudele lugejatele, personaliametnikele, ettevõtete ja igasuguste omandivormide organisatsioonide juhtidele.
	Autor selgitab üksikasjalikult, mis on tööinspektsioon ja millised on selle volituste piirid, kuidas toimub tööseaduste täitmise kontrollimine ja kuidas see lõppeda võib, milliste rikkumiste eest võib määrata rahatrahvi ja millised töölt kõrvaldamise. organisatsiooni juht. Raamat sisaldab praktilisi soovitusi tööandjatele-organisatsioonidele ja üksikettevõtjatele, mis aitavad vältida tööinspektorite pretensioone. Raamatu koostamisel võeti arvesse kõiki viimaseid seadusandluse muudatusi. Autor: Jelena Karsetskaja Raamat on adresseeritud igasuguste omandivormide organisatsioonide juhtidele, personaliteenuste töötajatele, raamatupidajatele, üksikettevõtjad, samuti kõik, kes on huvitatud tööseaduste täitmisest.
	Kogumik sisaldab ametijuhendeid, mis on koostatud vastavalt kvalifikatsioonile, mis sisalduvad Kvalifikatsiooni käsiraamat juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate ametikohad, mis on kinnitatud Venemaa Tööministeeriumi 21. augusti 1998. a määrusega nr 37, samuti vastavalt muudele määrused vastavalt tariifi- ja kvalifikatsiooniomadustele (nõuetele). Kogu koosneb kahest sektsioonist: esimene sisaldab kogu valdkonda hõlmavaid ametijuhendeid juhtidele, spetsialistidele, tehnilistele tegijatele, teine ​​- tööstusharude (toimetamine ja kirjastamine, transport, pangandus, kaubandus, teadustegevus, haridus, tervishoid) ametijuhendid. Organisatsioonide juhtidele, personali- ja õigusteenistuse töötajatele.

AHO JUHATAJA TÖÖKIRJELDUS

I. Üldsätted

AHO juht kuulub juhtide kategooriasse.

AKÜ juhataja ametikohale nimetatakse isik, kellel on erialane kõrgharidus ja töökogemus erialal vähemalt 2 aastat või keskeriharidus ja töökogemus erialal vähemalt 5 aastat.

AHO juhi ametikohale nimetamine ja sealt vabastamine toimub ettevõtte direktori korraldusel.

AHO juht peaks teadma:
- Ettevõtte haldus- ja majandusteenustega seotud kõrgemate asutuste määrused, korraldused, korraldused, muud juht- ja normdokumendid.
- Ettevõtte struktuur ja selle arengu väljavaated.
- Tööajaarvestuse pidamise kord organisatsioonis.
- Sidevahendid, arvuti- ja organisatsiooniseadmed.
- aruandluse kord ja ajastus.
- Käsitöö mehhaniseerimise vahendid.
- Seadmete, mööbli, inventari, kirjatarvete soetamise ja teenuste eest tasumise protseduur.
- Majanduse, töökorralduse, tootmise ja juhtimise alused.
- Tööseadusandlus.
- Sisemised tööeeskirjad.
- Töökaitse reeglid ja normid, ohutusmeetmed, tööstuslik kanalisatsioon ja tulekaitse.

AHO juht allub otse _____________________ (ettevõtte direktor; direktori asetäitja).

ACS-i juhi äraolekul (haigus, puhkus, lähetus jne) täidab tema ülesandeid asetäitja (sellise isiku puudumisel ettenähtud korras), kes vastutab nende nõuetekohase täitmise eest. .

_________________________________________________________________.

II. Töökohustused

Tagab hoolduse ja korraliku seisukorra vastavalt hoonete ja ruumide, kus asuvad ettevõtte allüksused, tööstusliku kanalisatsiooni ja tulekaitse eeskirjadele ja eeskirjadele, samuti jälgib seadmete (liftid, valgustus, küte, ventilatsioonisüsteemid jne) töövõimet. ).

Osaleb organisatsiooni põhivara jooksva ja kapitaalremondi (hooned, veevarustussüsteemid, õhukanalid ja muud ehitised) plaanide väljatöötamises ning majapidamiskulude kalkulatsioonide koostamises.

Korraldab ruumide remonti, jälgib remonditööde kvaliteeti.

Varustab ettevõtte allüksusi mööbli, kodutehnika, inseneri- ja juhtimistöö mehhaniseerimisvahenditega, jälgib nende ohutust ja õigeaegset remonti.

Korraldab vajalike dokumentide vormistamist teenuste osutamise lepingute sõlmimiseks, kontoritarvete, vajalike majapidamismaterjalide, seadmete ja inventari vastuvõtmiseks ja ladustamiseks, varustab nendega ettevõtte struktuuriüksused, samuti peab arvestust nende kulutuste üle. ja kehtestatud aruannete koostamine.

Kontrollib materjalide ja majanduslikuks otstarbeks eraldatud vahendite ratsionaalset kasutamist.

Korraldab delegatsioonide ja töölähetustele saabuvate isikute vastuvõttu, registreerimist ja vajalikke teenuseid.

Juhib töid haljastusel, haljastusel ja territooriumi puhastamisel, hoonete fassaadide pidulikul kaunistamisel, käiguteedel jne.

Korraldab majapidamisteenust koosolekute, konverentside, seminaride ja muude ürituste jaoks.

Teostab töid tööajaarvestuse korraldamise, puhkuste ajakava ja päevakava alal, tagades töötajate ratsionaalse toitlustamise korralduse lõunapausidel.

Tagab tulekustutusmeetmete rakendamise ja tuletõrjetehnika korrashoiu.

Võtta meetmeid töö mehhaniseerimise vahendite kasutuselevõtmiseks.

Juhib osakonna töötajaid.

_________________________________________________________________.

_________________________________________________________________.

III. Õigused

AHO juhil on õigus:

Esitada ettevõtte direktorile ja struktuuriüksuste juhtidele ettepanekuid ettevõtte ja selle allüksuste majandusteenuste parandamiseks.

Majandusteenuste küsimustes pidada sidet ettevõtte kõigi osakondade juhtidega.

Oma pädevuse piires allkirjastavad ja kinnitavad dokumendid.

Esitada ettevõtte direktorile esildised temale alluvate töötajate ametisse nimetamise, üleviimise ja vallandamise kohta; ettepanekud nende edendamiseks või neile karistuste määramiseks.

Nõuda ettevõtte direktorilt ja osakonnajuhatajatelt abi oma ülesannete täitmisel.

Teavitage ettevõtte osakondade juhte nende poolt juhitavate osakondade töös esinevatest puudustest (materjalide ja vahendite ülekulu, seadmete ja inventari kahjustused) ning nõudma nende kõrvaldamist.

_________________________________________________________________.

_________________________________________________________________.

IV. Vastutus

AHO juht vastutab:

Käesolevas ametijuhendis sätestatud ametiülesannete ebaõige täitmise või mittetäitmise eest - Ukraina kehtivate tööseadusandlusega määratud piirides.

Süütegude eest, mis on toime pandud nende tegevuse käigus - Ukraina kehtivate haldus-, kriminaal- ja tsiviilseadustega määratud piirides.

Materiaalse kahju tekitamise eest – Ukraina kehtivate töö- ja tsiviilseadusandlusega määratud piirides.

_________________________________________________________________.

_________________________________________________________________.

Haldus- ja majandusosakonna juhataja (AHO) ametikoht on reeglina üle 100 inimesega ettevõtetes. Muudel juhtudel täidavad ACS-i ja kogu osakonna juhataja ülesandeid sekretär (kuni 25 inimest), samuti büroojuhataja või varustusjuht (kuni 100 inimest).

AHO juht juhendab remondimeeskondade (lukksepad, torumehed jne), meistrimeeste, koristajate tööd. Suhteliselt väikestes organisatsioonides (kuni 600 inimest) kuuluvad tavaliselt tema järelevalve alla turva-, transpordi- (autojuhid ja mehaanikud) ning laoteenused (laopidaja). Peal suurettevõtted ja õppeasutustes vastab AKÜ juhataja ametikoht AKÜ või AHR (haldus- ja majandusosa või töö) direktori asetäitja ametikohale.

AHO juhi kohustused.

AHO juht vastutab ruumide ja nendega seotud territooriumide puhastamise ja korrashoiu eest, arvestades sanitaar- ja tuleohutusnorme. Ta korraldab hoonete hooldust ja kapitaalremonti, sõlmib tarnijatega kommunaalteenused sideteenuste lepingud. See annab töötajatele tarbekaubad majapidamisteenuste ja kirjatarvete jaoks, kokkuleppel direktoriga - mööbli ja kontoritehnika.

Töötada AHO juhina vastutab ettevõtet külastavate delegatsioonide teenindamise eest.

Kehtestatud vastutus ametlikud kohustused, paneb AHO juhi tegema tihedat koostööd raamatupidamisosakonnaga.

Osakonna tegevuse aruandeid peab AHO juhataja. Osakonna töötajate julgustamise, karistamise, tööle võtmise ja vallandamise viib läbi direktor AHO juhataja ettepanekul.

Selline tööülesannete mitmekesisus nõuab ACS-i juhilt kõrgeid suhtlemisoskusi (mis tahes tasemel suhtlemisoskust), vastutust, distsipliini, täpsust, liikuvust, sõltumatust ja stressitaluvust. Tal peavad olema dokumentidega töötamise oskused, universaalsed inseneri- ja tehnilised teadmised.

Sellisele ametikohale saab kandideerida isik, kellel on erialane kõrgharidus või keskeriharidus ning kogemus sellel alal vastavalt vähemalt 2 ja 5 aastat. Kõige sagedamini on nõuete spetsiifikast tulenevalt tegemist 30-45-aastaste meestega (väikeasutustes büroojuhi ja varustusjuhi ametikohal töötavad naised). Sõltuvalt piirkonnast ja ettevõttest on ACS juhi palk Venemaal vahemikus 1000 kuni 2000 dollarit.

Ei kujuta ette kontorit ilma administratiivtöötajateta: sekretärid, ametnikud, kontor... Tihti tundub tööandjatele, et vabu administratiivtöökohti on lihtne "sulgeda". Kuid tuleb meeles pidada, et sekretariaadi töötajatele esitatavad nõuded erinevad oluliselt: erinevad ametid nõuavad erinevaid kogemusi, teadmisi, oskusi, isikuomadusi, pakuvad erinevaid karjäärivõimalusi.

osariik operaatoridhelistama-Keskus kõned potentsiaalsed kliendid kaupade või teenuste pakkumine. Kui külastajad kontorisse jõuavad, tervitatakse neid administraator. Büroojuht pakub sel ajal, kui külastaja vastuvõttu ootab, talle teed või kohvi. Ja kui ühel hetkel klientide voog katkes, siis paneb ta külastajate toas asjad korda, laotab ajakirju, kastab lilli. Siiski on töötaja haldusosakond, mis saadab välja kullereid ja autojuhte ning jälgib kontoritarvete saadavust. Igal juhil on isiklik sekretär, ja tippjuhtidele - ka isiklikud abilised. Pildi täiendamiseks saate lisada PC operaatorid andmebaaside täitmine, kogu dokumentatsiooni, hinnakirjade trükkimine; kontoritöötajad kaasatud sisedokumentatsiooni koostamisse, sertifikaatide väljastamisse; kontorisekretärid, dokumentatsiooni läbiviimine, raamatupidamise läbiviimine; ja arhivaarid. Noh, kui ettevõte töötab välismaiste klientidega või siseneb rahvusvahelisele turule, vajab ta ka kompetentsi tõlkijad.

Ei ole lihtne leida spetsialisti, kes ideaalis vastaks teatud nõuetele. Samade ametikohtade vastutus erinevates organisatsioonides võib oluliselt erineda. Näiteks sisse väike ettevõte sekretär ühendab sageli vastuvõtusekretäri, büroojuhataja, sekretär-tõlgi ja juhataja abi ülesanded. Ja näiteks suurel organisatsioonil võib olla ulatuslik haldusteenus, kus iga spetsialist tegeleb üsna kitsa ülesannete ringiga.

Kõnekeskuse töötaja

See on võib-olla üks madalamalt tasustatud, kuid samal ajal väga populaarne positsioon kõigist kontoriteenustest. Kõnekeskuse töötaja peab vastama kõnedele ja helistama potentsiaalsetele klientidele. Viis tööpäeva nädalas hommikust õhtuni telefoniraamatust või andmebaasist numbri järel numbrit valides kuuleb ta vastust eelnevalt ettevalmistatud fraasile: "Aitäh, pole vaja" - ja see on parimal juhul. Ükskõik mida, peate rääkima õigesti, selgelt selgitama, kogu teabe täpselt salvestama, süstematiseerima, juhtkonnale regulaarselt aru andma. Mitte igaüks ei suuda sellist koormust taluda. Lisaks sellele ametikohal töötavale töötajale selline isikuomadused, kui stressitaluvus, kannatlikkus, optimism, sõbralikkus, peab tal olema hea diktsioon, läbirääkimisoskus, väljendusrikas pädev kõne ja mis kõige tähtsam - veenmisanne

Nõuded

Reeglina on miinimumnõuded: haridus mitte madalam kui keskeri eriala, esmased teadmised arvutist, võimalik ilma töökogemuseta. Isikuomadustest viitavad reklaamides kõige sagedamini seltskondlikkus ja heatahtlikkus. Kõrgelt tasustatud vabade töökohtade puhul eeldavad need juba eriteadmisi ja inglise keele oskust. Kui rääkida vanusest, siis alumine piir on sageli 20 aastat (paljud usuvad, et noored ambitsioonikad tüdrukud ei suuda teha vaevarikast, üksluist tööd), ülemine vanusepiir on 40–55 aastat.

administraator

Tavaliselt avavad vastuvõtutöötaja (retseptsioonitöötaja) vaba koha ettevõtted, kelle kontorites suur number telefonikõnesid või tuleb palju külastajaid. Tavaliselt vastab administraator sissetulevatele kõnedele, jagab ja vahetab kõned ettevõtte töötajatele, võtab vastu fakse, lepib kokku klientidele kohtumisi, saadab külastajaid või selgitab, kuidas õigesse ruumi jõuda, lisaks võtab vastu ja jagab kirju, sh e-kirju. Mõnikord kutsutakse nii külastajate suure voo kui ka vastuvõtu sekretäri ja sekretäri ametikohtadele sissetulevate kõnede korral telefoni kaks tüdrukut, mõnel juhul esineb vastuvõtu sekretär. lisafunktsioone näiteks büroojuht.

Paljude jaoks on vastuvõtutöötaja ametikoht esimene samm karjääris, järgmised on sekretäriabi, büroojuhataja, juhiabi, juhiabi või juhataja.

Nõuded

Administraatori jaoks on välised andmed, sarm ja kõnekultuur väga olulised, mis tähendab, et tööle kutsutakse noored (99% juhtudest kuni 30-aastased) meeldiva välimusega tüdrukud. Kontorites, kus külastajate hulgas on välismaalasi, on vajalik keeleoskus. Haridus mitte madalam kui keskeri eriharidus (jällegi olenevalt külastajate kontingendist). Töökogemuse olemasolu ei kuulu kandideerijatele kohustuslike nõuete hulka, kuid see on nende konkurentsieelis. Isikuomadustest on vajalikud heatahtlikkus, emotsioonide ohjeldamise oskus ja kannatlikkus. Kui tööülesannete hulka kuulub dokumentidega töötamine, siis on vajalikud teadmised kontoritöö põhitõdedest ja arvutist kasutaja tasemel.

Kontori juhataja

Büroo toimimise eest vastutab büroo juhataja. Ta koordineerib sekretäride ja teiste büroo "nooremate" töötajate tööd, saab tegeleda ruumide üürimise ja remondi küsimustega. Väikestes ettevõtetes on tavaliselt ainult üks büroojuht, suurtes aga haldus- ja majandusosakonnad, mille iga töötaja on kitsa erialaga, näiteks tegeleb piletite ja hotellibroneeringute broneerimisega juhtkonnale või juhendab. teatud grupp kontoriteenuste pakkujad.

Büroojuhi elukutse avab laiad karjäärihorisondid. Esiteks võib edukast kontorijuhist soovi korral saada näiteks suure hotelli või kaupluse administraator. Teiseks on ta suurepärane suhtleja ja oskab leida oma väljenduse personalijuhina (olemas loomulikult vastava hariduse saanud). Kolmandaks võib temast saada juhiabi või suur äritegelane, näiteks varustusosakonna juhataja.

Nõuded

Nõutavad nõuded sellele ametikohale kandideerijale on kõrgharidus, inglise keele oskus ja töökogemus.

Sekretär (vastuvõtutöötaja)

Sekretär-referent on administratiivtöötajate seas kõige nõutum amet (45% tööturu taotlustest). Tõsi, paljud kandideerijad usuvad, et see ametikoht ei nõua erilist ettevalmistust ja professionaalsust, mõni kujutab ette, et sekretäritöö on kohvi keetmine ja kõnedele vastamine.

Tegelikult on täna sekretäride tööülesannete ring palju laiem. Seega nõuab 63% tööandjatest arvutiteadmisi, veerand kontoritööd, 16% inglise keelt. Lisaks märgitakse, et sel juhul suureneb töötaja "kulu" umbes 300 dollari võrra.

Minimaalne pakkumine vabale "sekretäri" ametikohale Moskvas on 9000 rubla. Reeglina nõustuvad sellise palgaga üliõpilased ja sisseastumisel aega kaotanud sisseastujad. Selleks on vaja üldisi teadmisi arvutist, oskust pidada telefonivestlusi ja serveerida kohvi. Maksimaalne pakkumine on 45 000 rubla. See on tegelikult sekretär – juhataja assistent. Sellele ametikohale jõudmiseks ei pea te olema ainult suurepärane professionaal, vaid mõistma ka oma vahetu juhi äritegevuse eripära. Sellised sekretärid on reeglina pea parem käsi. Neile võidakse helistada kell 3.00 ja paluda kiiresti saata olulised dokumendid või broneerida lennupilet.

Nõuded

Sekretäridele ja referentsekretäridele esitatavate nõuete loetelu on üsna mahukas: täpsus, distsipliin, organiseerimisoskus, tähelepanelikkus, täpsus, vastutustundlikkus, hea tahe, etiketi tundmine, optimism, energilisus, suur tippimiskiirus, oskus käsitseda kontoritehnikat ja PBX, 1C. Sekretär peab olema esindusliku välimusega, asjatundlik kõne ja hea diktsioon. Vanusepiirangud sisaldab kolmveerand töökuulutustest. Vanusekoridor on üsna lai - 18-45 aastat. Suurem osa vabadest ametikohtadest on aga suunatud sekretäridele vanuses 20–30–35. Naisi eelistab veidi üle poole tööandjatest, ülejäänute puhul ei oma sekretäri sugu tähtsust.

IN viimased aastad tööandjate jaoks on muutunud oluliseks, et sekretär sobituks harmooniliselt ettevõtte stiili. Taotlejad on juba harjunud, et tõsistes organisatsioonides ei huvita neid tööandja vestlusel mitte ainult taotleja erialased teadmised, vaid ka tema väljavaated. Sageli esitavad juhid mõtlemise loogika kohta ebastandardseid küsimusi, kontrollige analüütilised oskused ning oskus vastata küsimustele mõistlikult, pöörata tähelepanu iseseisvate otsuste tegemise võimele ja professionaalsele potentsiaalile.

Isiklik assistent

See on sekretäri karjääri kõrgeim tase. "Isikliku abistaja" positsioon ilmus Venemaa edetabelitabelis 90ndate koidikul, kui ettevõtted laenasid ja kohandasid aktiivselt lääne mudeleid. Sellest ajast peale on isiklik assistent läbinud pika muutumise tee, muutudes vastuvõtul istunud ja ennekõike ettevõtte näona tegutsenud nukukaunitarst end tõestanud professionaaliks, parem käsi» pealik. Kuid selle elukutse õitsengust Venemaal on veel vara rääkida: selle populaarsus on suhteliselt madal. Asjakohast eriharidust pakkuvaid ülikoole võib sõrmedel üles lugeda. Isiklikud abistajad ise viitavad sageli oma ametikohale kui sammule oma karjääris. Selle tulemusena täna Venemaa turg kvalifitseeritud spetsialistidest on puudus.

Isikliku abistaja tööülesannete hulka kuuluvad juhataja tööpäeva planeerimine, kontoritöö läbiviimine ja äriline kirjavahetus, viisatoetus juhile, kontroll tema korralduste täitmise üle. Sageli tegutseb assistent läbirääkimistel sünkroontõlgina.

Nõuded

Mõnes ettevõttes langeb osa personalijuhi funktsioonidest PR-juht isiklikele abilistele. Sellest lähtuvalt eeldab sellele ametikohale kandideerija oskust leida kontakti juhiga, iseseisvust, sotsiaalset küpsust, mistõttu tõstavad paljud ettevõtted täna isikliku abistaja vanusepiiri 35–40 aastani. Isikliku abistaja üheks nõudeks on psühholoogiline ühilduvus juhiga, valmisolek töötada ebaregulaarses režiimis. Ülemus võib töötada nädalavahetustel ja pühadel, hiljaks jääda. Isiklik abistaja peab töötama samas tempos ja mitte iga kandidaat pole sellega nõus.

PC operaator

Mõned juhid nimetavad mõnikord arvutioperaatoreid vanamoodsalt masinakirjutajateks, parimal juhul trükiladujateks. Erinevus nõukogude masinakirjutajale ja kaasaegsele arvutioperaatorile esitatavate nõuete vahel on aga üsna märkimisväärne, kuna esmalt oli professionaalsuse põhikriteeriumiks tippimiskiirus ja kirjaoskus ning tänapäeval oskus teksti tippida, ehkki suure kiirusega ja vigadeta. , sellest ilmselgelt ei piisa.

Kui töötaja tuleb kõigi talle pandud ülesannetega toime, on võimalik, et aja jooksul hakkab ta karjääriredelil ülespoole liikuma. Seetõttu võib personaalarvutioperaatori elukutset pidada teatud määral alustavaks, sest igaühe tervis ei võimalda terve elu arvuti taga istuda.

Nõuded

Lisaks täpsusele, tähelepanelikkusele, hoolsusele tõstavad tööandjad esile selliseid nõudeid nagu töökogemus, kõrg- või keskeriharidus, 1C programmi tundmine (see on lisaks peamistele arvutiprogrammidele - Word, Excel, MS Office, CorelDraw, Photoshop) . Samal ajal eelistab 74% tööandjatest näha arvutioperaatoritena naisi. Lisanõueteks on kontoritöö, esmaste raamatupidamisdokumentide ja inglise keele oskus, hea mälu, meeskonnatöö oskus, kõrge sooritusvõime ja hea välimus Isikuomadustest on peamine tähelepanelikkus. Samuti hinnatakse õppimisvõimet, eesmärgikindlust ja pingetaluvust.

Tööandjad on üsna liberaalsed vaid taotlejate vanuse suhtes, kuigi kõige “jooksvamaks” võib pidada vanust 22–35. Samas saab vanusekoridori pikendada 18–50 aastani.

Dokumentatsioonihaldusteenistuse (DOE) juht

Võib-olla on igas kontoris see teenus või vähemalt juhtkonna dokumentaalse toe eest vastutav töötaja. Väikestes ettevõtetes langeb kogu paberimajandus ühe inimese õlgadele, kes vahel kombineerib selle töö teiste administratiivsete funktsioonidega. Suuremates ettevõtetes aastal koolieelse õppeasutuse struktuur hõlmab sekretär-ametnikku, arhivaari, juhatajat ja juhti.

Tavaliselt langevad nii bürootöö ja dokumendihalduse üldise kontrolli, arhiivitöö kui ka osakonna töötajate tegevuse ülesanded koolieelse lasteasutuse juhataja õlgadele.

Sageli saavad koolieelse õppeasutuse juhiks endised ametnikud või sekretärid, kellel on suur töökogemus ja dokumendihaldusoskus.

Nõuded

Reeglina on tööandjate jaoks oluline sellele ametikohale kandideerijate vanus ja kvalifikatsiooniomadused. Seega on vaja vähemalt kolmeaastast töökogemust, ettevõtte profiilile vastavat haridust, regulatiivsete dokumentide ja riigistandardite tundmist, hoolsust, täpsust, täpsust. Harvadel juhtudel on nõutav inglise keele oskus. Tavaline vanusekoridor on 30–50 aastat.

ametnik

Sekretäri-ametniku ametikoht on olemas mõnes pangandus-, finantsstruktuuris, advokaadibürood ja suured organisatsioonid, millel on märkimisväärne töövoog.

Tavaliselt võtab asjaajaja vastu, saadab ja sorteerib dokumente, kirju ja muid äripabereid nende tähtsuse järgi, peab arvestust ja kontrollib neid spetsiaalsetes päevikutes ning koostab juhile materjalid.

Nõuded

Suurepäraseks tööks vajab ametnik head pikaajalist ja RAM, emotsionaalne stabiilsus, kõrge mürakindlus, pikaajaline tähelepanu koondamise võime, aga ka tolerantsus arvukate kontaktide suhtes, ärilised suhtlemisoskused, konstruktiivne kriitika tajumine, erialane haridus ja dokumentidega töötamise oskused. Harvadel juhtudel nõuavad tööandjad süsteemide tundmist elektrooniline dokumendihaldus.

arhivaar

Kõikides ettevõtetes ei ole arhivaari ametit, sageli võtab tema ülesanded üle ametnik. Aga kui töövoo maht on märkimisväärne, on arhiivi hooldamiseks vaja eraldi töötajat.

Nõuded

Arhiivitöötaja ametikoht büroos eeldab arvutiprogrammide (vahel elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide) tundmist, kõrgharidust, töökogemust, andmebaaside kasutamise oskust. Isikuomadustest on olulised visadus, töökus, täpsus, tähelepanelikkus.

Kontori juhataja

Juhataja (või juhataja) korraldab büroo tööd, tagab sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse õigeaegse töötlemise, selle sihtkohta toimetamise, jälgib dokumentide vormistamise ajastust ja nende korrektset täitmist (st võtab osaliselt enda kanda kirjavahetuse ülesanded). ametnik), korraldab jooksva kantseleitöö dokumentide, sealhulgas korralduste ja juhtkonna korralduste registreerimise, arvestuse, säilitamise ja vastavatele struktuurijaotustele üleandmist, kohtuasjade vormistamist ja nende hoiuleandmist, tagab ametlike dokumentide trükkimise ja paljundamise, osaleb juhtkonna poolt kokku kutsutud koosolekute ettevalmistamisel ja korraldab neid Hooldus, reisidokumentide registreerimine, lähetusse saabuvate töötajate registreerimine, juhendab büroo töötajaid.

Nõuded

Büroojuhataja peab teadma töövoo skeeme; normatiivdokumendid ja GOST-id, juhtumite nomenklatuuri koostamise kord, alalise ja ajutise ladustamise juhtumite loetelud, kehtestatud aruandlus; asjade arhiivi esitamise aeg ja kord; dokumentide täitmise kontrolli korraldamise süsteemid, tööseadusandlus; sisemised tööeeskirjad; töökaitse eeskirjad ja eeskirjad. Samuti nõuavad tööandjad taotlejalt kohustuslikku keskeriharidust, kuid ei ole töökogemuse seisukohalt kriitilised. Kui kandidaadil on esmane kutseharidus, siis töökogemus erialal peab olema vähemalt kolm aastat. Mõned organisatsioonid nõuavad inglise keele oskust.

Haldus- ja majandusosakonna (AHO) töötajad

AHO osakond tegeleb büroo majandusliku toetamisega. Väikeettevõttes (10–30 inimest) langevad reeglina kõik selle varustamise ja muude haldus- ja majandusülesannete lahendamisega seotud küsimused juhataja ja sekretäri õlule. Tavaliselt delegeeritakse sekretärile õigus osta kontoritarbeid, Varud, puhastuskontroll. Kõik muud probleemid lasuvad ettevõtte juhtkonna õlul: need on büroo täiustamisega seotud küsimuste lahendamine ning kontaktid kommunaalettevõtete, riigi- ja omavalitsusasutustega.

Vajadus eraldiseisva haldus- ja majandustegevusega tegeleva töötaja järele tekib ettevõtetes, kus töötab 30 ja enam inimest. Ettevõtetes, kus töötab 100 ja enam töötajat, tegeleb osakond juba haldus- ja majandustööga. Kõik talle või töötajale pandud ülesanded on ametijuhendis selgelt välja toodud.

Büroo tõrgeteta toimimise eest vastutab reeglina AHO juht. Tema tööülesannete hulka kuulub üldine kontroll büroo, ettevõtte teiste ruumide ja territooriumide seisukorra üle, kapitaalremondi planeerimine ning majapidamisvajaduste kulukalkulatsioonide koostamine. Samuti teeb ta kõiki lepingulisi töid teenindusorganisatsioonidega ning suhtleb riigi ja omavalitsuste reguleerivate asutustega.

Nõuded

Enamasti kutsutakse haldus- ja majandustööle 30–45-aastaseid mehi, kes ei pruugi olla kõrgharidusega, 2–3-aastase töökogemusega ja meeskonna juhtimise oskusega. See eeldab ka selliseid omadusi nagu ausus, pühendumus ettevõttele, iseseisvus.

Tõlkija

Tõlgi elukutset peetakse üheks prestiižsemaks ja nõutumaks. Ja nüüd on võõrkeeleoskus kõrge palga ja kiire karjääri kasvu asendamatu tagatis. Kõigepealt peate siiski omandama keelehariduse, mis oli kogu aeg keerukam ülesanne. Nüüd ulatub mainekates ülikoolides tõlkeosakondade konkurss kohati 30 inimeseni. Lisaks nõuab sisseastumine ja sellele järgnev koolitus märkimisväärseid materiaalseid kulutusi.

Sageli peavad töötajad ühendama tõlgi ja sekretäri funktsioonid; juhataja, juhiabi ja tõlkija.

Nõuded

Kohustuslikud nõuded - töökogemus, kahe keele oskus, ärilise tõlke oskus, kirjaoskus.

Turutrendid

Seega on praegu vaja järjest rohkem administraatoreid ning ettevõtted on Vivat Personali personalikeskuse hinnangul valmis neile pakkuma perspektiivikaid ja väga korraliku tasuga töökohti (vt tabel 1).

Tabel 1

Haldusspetsialistide palk (Moskva ja piirkonnad)

Töö nimetus				pakutud palka,$
				minimaalne	maksimaalselt	keskmine
Isiklik assistent
Referents
Kontori juhataja
administraator
kõnekeskuse operaator
PC operaator
Tõlkija
büroo juhataja
DOE teenistuse juht
ametnik
arhivaar
AHO juht
AXO töötaja

Samas ületavad pakutavad palgad sageli taotleja nõudeid (erandiks on haldus- ja majandusosakonna töötajad, kes hindavad oma “väärtust” lähteülesannete alusel, samas kui pakutav palk sõltub ettevõtte suurusest ) (vt tabel 2).

tabel 2

Haldusspetsialistide palk: pakkumised ja ootused (Moskva ja piirkonnad)

			Tööandjad pakuvad	Tööotsija ootused
Isiklik assistent
Referents
Kontori juhataja
administraator
kõnekeskuse operaator
PC operaator
Tõlkija
büroo juhataja
DOE teenistuse juht
ametnik
arhivaar
AHO juht
AXO töötaja

Moskvas ja regioonides on olukord erinev

Kui Moskvas lähevad “haldusosakonda” sageli tudengid, kes vaatavad neid ametikohti kui hüppelauda oma karjääri alguses, siis piirkondades on töötavate üliõpilaste protsent madalam (seal tajutakse administratiivseid ametikohti alalise töökohana). töö). Harvad pole juhud, kui töötajad ehitavad sihikindlalt karjääri haldussektoris, kasvades telefonioperaatorist sekretariaadi juhiks või büroojuhatajaks. Seetõttu pakuvad taotlejad piirkondlikul turul oma kogemusi (standard - 2-3 aastat), kvalifikatsiooni. Paljud kandidaadid tunnevad raamatupidamisprogramme, inglise keel, töövoo põhitõed, GOST-id ja standardid. Paljuski on selline olukord tingitud sellest, et Moskvas on erinevalt regioonidest rohkem esindusi ja iga töötaja pädevus kitsam. Sellest lähtuvalt saavad suurlinna ettevõtted palgata esindusliku välimusega tudengi vastuvõtule sekretäriks, et kohtuda külastajatega ja vastata kõnedele. Piirkondades peab see ametikoht täitma ka mõningaid haldusfunktsioone, näiteks kontrollima kontorikoristust, ostma kirjatarbeid, haldama kullereid ja haldama dokumente. Kõik see tekitab piirkondades "personalipuuduse" olukorra: seal on spetsialiste ja kvalifitseeritud spetsialiste, kuid traditsiooniliselt madalamal kui Moskvas, palgad- ettevõtted ei suuda pakkuda oma funktsionaalsusele vastavat tulutaset.

Haldussektoris kasvavad palgad stabiilselt: viimase poole aastaga on need tõusnud keskmiselt 9-11% (pealegi on palgakasv piirkondades intensiivsem kui pealinnas). Kuid praegu on turul puudus kvalifitseeritud kandidaatidest, eriti administraatoritest ja kummalisel kombel juhiassistentidest. Kuigi see ametikoht on tööotsijate seas kõige populaarsem, ei vasta sageli nende kogemused ja kutseoskused tööandja nõuetele.

Seetõttu ületab nõudlus professionaalsete sekretäride järele alati pakkumise. Haldussektoris hooajalisi kõikumisi ei täheldata, välja arvatud suvekuudel. Siis väheneb nõudluse liig pakkumisest madala kvalifikatsiooniga ametikohtadel (kõnekeskuse operaator, personaalarvuti operaator, sekretär vastuvõtus) üliõpilaste tõttu, kes soovivad "lisaraha teenida".

Kui rääkida taotlejate turu olukorrast, siis võib märkida, et haldussektoris on konkurents üsna madal. Esiteks, mehed praktiliselt ei osale võistlustel, välja arvatud juhi assistentide või isiklike abiliste koht. Teiseks, tõsine konkurents eksisteerib ainult palga "kahvli" keskmises vahemikus ja ebaoluliste konkurentsieeliste olemasolu (kogemus, kõrgharidus, teadmised võõrkeel) annab reaalse võimaluse nõuda vahemiku ülemist otsa.

Vaadates läbi taotleja silmade

Enamiku ettevõtete jaoks on tüüpiline administratiivpersonali voolavus. " head kohad» vabanevad karjääri kasvu tõttu ja Rasedus-ja sünnituspuhkus nende omanikele. Personalikeskuse "Vivat Personnel" tähelepanekute kohaselt Hiljuti kandidaadi ühes kohas töötamise tähtaega lühendati pooleteiselt aastalt kuuele kuule ja sageli 2-3 kuule (näiteks halduspersonal meedias). See on suuresti tingitud asjaolust, et sageli vaatavad kandideerijad sekretäri, ametniku või büroojuhi ametikohta "ajutiseks" (40% kandidaatidest).

Kui vaadata pakkumisturgu kandidaatide pilgu läbi, siis nende jaoks on potentsiaalse töökoha oluline omadus karjääri kasvu või professionaalse arengu väljavaade. Eriti puudutab see vastuvõtusekretäri ja assistendi ametikohale kandideerijaid. Sekretäri ametikohti peetakse sageli ja õigustatult lähtekohtadeks. Just nendesse organisatsioonidesse, kus on kasvuvõimalus, tulevad kõige aktiivsemad, ettevalmistatumad ja haritumad töötajad. Isikliku abistaja ametikoha puhul pole selline suundumus tüüpiline, kuna see on järk-järgult muutumas iseseisvaks ja kõrget kvalifikatsiooni nõudvaks elukutseks.

Ja seetõttu usuvad paljud tööotsijad, et isikliku abistaja ametikoht on kontorihalduse valdkonna karjääri "lagi", kuid see pole nii. Suures ettevõttes võib sekretariaadi juhiks kasvada tegevjuhi assistent, tegevdirektor või haldusdirektori asetäitja. Büroojuhil on ka karjäärivõimalused, näiteks võib temast saada haldusdirektor.

Lisaks annab töö haldusvaldkonnas võimaluse tutvuda organisatsiooni kõikide valdkondadega ning mõista, mis täpselt on kõige huvitavam. Saate omandada lisahariduse (vajadusel) ja edasi arendada karjääri valitud suunas.

O.M. Khmel, rahvusvahelise personalikeskuse Vivat Personnel personali värbamise juht