Kuinka suunnitella työaikasi tehokkaasti. Toiminnan suunnittelu on tehokkuutesi taito

Olet luultavasti kiinnittänyt huomiota siihen, että joidenkin asiantuntijoiden ura menee ylämäkeen, kun taas toiset, kuten he sanovat, jäävät jälkeen toimistoelämästä. Joku onnistuu ratkaisemaan sekä ajankohtaiset että strategiset tehtävät, kun taas joku aina ohittaa määräajan. Asiantuntijoiden mukaan kyse ei ole vain reaktionopeudesta ja yleisestä ammattitaidosta. Menestyvä ura on ensisijaisesti tulosta tehokkaasta työajan suunnittelusta.

Kuinka oppia käyttämään jokaista työminuuttia omaksi hyväksi? Lue rekrytointiportaalin vinkit.

Hallitsemme aikamme
Tuoreena ja valmiina tuottavaan työhön tulet toimistoon, käynnistät tietokoneesi, tarkistat sähköpostisi ja muistat matkan varrella, mitä sinun on tehtävä tänään. Mutta kun vastaat kirjeisiin, pomo häiritsee sinua pienellä mutta aikaa vievällä tehtävällä, ja kollega puhuu tunteella eilisestä tapaamisesta johtajan kanssa. Sillä välin saat kaksi muuta kirjettä, joissa on merkintä "kiireellinen". Kun vihdoin muistat, että juuri tänä aamuna piti valmistella tärkeä esitys, päivä on jo mennyt puoliväliin. Todennäköisesti joudut jäämään toimistoon uudelleen ...

Tuttu kuva? Mutta kaikki tämä olisi voitu välttää viettämällä viisi minuuttia päivän suunnittelun aattona. Tämä ei tietenkään pelastaisi kiireellisiltä kirjeiltä, ​​mutta silti päivä olisi huomattavasti organisoidumpi.

Mukaan tutkimuskeskus Rekrytointiportaalisivustolla 23 % taloudellisesti aktiivisista venäläisistä ei osaa suunnitella päiväänsä. Samaan aikaan ajanhallinnan asiantuntijoiden mukaan osaava suunnittelu on avain elämän hyvinvointiin ja tietysti menestyvä ura. Suunnittelemalla asioita päivälle, viikolle, kuukaudelle, meistä tulee organisoituneempia, opimme arvostamaan aikaa ja priorisoimaan. Ihminen, joka suunnittelee aikansa, hallitsee sen itse, toisin kuin ne, jotka kulkevat virran mukana.

Mitä suunnitelmaan pitäisi sisällyttää?
Miten sinun pitäisi suunnitella työaika ammattilainen uran menestykseen? Vuoden tai kuuden kuukauden strategisen suunnitelman tulisi muuttua taktiseksi suunnitelmaksi joka päivälle. Päivittäinen suunnittelu on monien menestyneiden ihmisten henkilökohtaisen tehokkuuden salaisuus.

Kun suunnittelet päivää, kirjoita ylös kaikki mitä tarvitset kokoukseen osallistumisesta työtovereiden tai liikekumppaneiden onnitteluihin. sähköposti. Ja muista, että menestyäksesi uralla sinun on aina tehtävä hieman enemmän tai paremmin kuin sinulta odotetaan. Esimerkiksi, jos johtaja käski sinua systematisoimaan osaston arkistoja, tee se niin, että työsi tulosten käyttäminen ei olisi vain kätevää, vaan myös miellyttävää. Lisäksi totuta itsesi lisäämään päivän suunnitelmaan paitsi ne tehtävät, joita pomo odottaa, myös ne, jotka toimivat henkilökohtaisen imagoasi varten, tuoden sinulle lisäpisteitä päivittäisissä toimistoasioissa.

Voit tehdä tehtäväluettelon tavalliseen paperipäiväkirjaan tai tietokoneen erityisohjelmaan - tällä ei ole väliä. Tärkeintä on laittaa ajatuksesi järjestykseen, äläkä unohda yhtä asiaa, joka vaatii huomiotasi.

Prioriteettien asettaminen
Joten tässä on päivän tehtävälista. Nyt sinun on priorisoitava - määritettävä, mikä on kirjoitettu erittäin tärkeäksi (merkitkää tällaiset tehtävät suunnitelmaan kirjaimella A), mikä on tärkeää, mutta ei kiireellistä (B) ja mikä on toivottavaa, mutta ei välttämätöntä (C).

Priorisoinnissa muista, että sen, mikä toimii urallasi (aloitteesi, projektisi, joista olet henkilökohtaisesti vastuussa, jne.), tulee olla ensiarvoisen tärkeää eli merkitty A-kirjaimella.

Kun olet päättänyt pääasiasta, mieti, milloin sinun on kätevintä suorittaa tämä tai tuo tehtävä. Keskittymistä ja uppoamista vaativa työ on parasta suunnitella ajalle, jolloin puhelut ja liian seuralliset työkaverit eivät häiritse sinua liian usein. Monet menestyneet ihmiset ovat pitkään tehneet säännöksi tehdä jotain vaikeaa tai tärkeää. aikainen aamu, rauhassa ja hiljaisuudessa, kun työpäivä ei ole vielä täydessä vauhdissa.

Ja päinvastoin työkavereihin, asiakkaisiin tai kumppaneihin yhteydenpitoa vaativat tehtävät on helpompi suorittaa keskellä työpäivää, kun kaikki ovat valmiita kommunikoimaan ja asettumaan asiallisesti.

Ajanhallinta uran palveluksessa
Melko tehokas henkilökohtaisen ajanhallinnan sääntö, joka auttaa olemaan mielessä useita pieniä tehtäviä samaan aikaan, kuulostaa tältä: jos tehtävä kestää alle kolme minuuttia, se on tehtävä välittömästi, viivytyksettä. Pitääkö soittaa asiakkaalle kokouksen ajan vahvistamiseksi? Älä epäröi mihin aikaan päivästä on parasta tehdä tämä - ota puhelin ja soita. Tämän periaatteen noudattaminen vapauttaa päiväkirjasi tarpeettomista merkinnöistä ja pääsi tarpeettomista ajatuksista ja suunnitelmista.

Toinen erittäin hyödyllinen käsky on olla tekemättä useita asioita samanaikaisesti. Ja vaikka Julius Caesarin laakerit kummittelevat sinua, älä yritä keskustella sopimuksen ehdoista puhelimitse ja tehdä samalla muutoksia tietokoneen näytöllä olevaan taulukkoon. Joten vaarana on, että teet virheen taulukossa ja menetät jotain tärkeää puhelinkeskustelussa. Toisin sanoen, tee tärkeitä asioita peräkkäin, ei rinnakkain.

Joustavuus vai kovuus?
Suunnitelma on valmis, prioriteetit asetettu, ja nyt sinun tehtäväsi on pysyä kurssilla. Melkein varmasti löydät aamulla paljon muita asioita, tärkeitä ja ei kovin tärkeitä. Esimies voi antaa sinulle vastuulliset neuvottelut asiakkaan kanssa ja kollegat voivat ottaa sinut mukaan tärkeän asiakirjan valmisteluun.

Kumpi näistä on tärkeämpi elämän ja uran menestyksen kannalta, on sinun päätettävissäsi. Toisaalta sinun täytyy pystyä paitsi laatimaan suunnitelma päivälle, myös mukauttaa sitä tarpeen mukaan. Toisaalta, jotta et hukkuisi pieniin asioihin, sinun on ennemmin tai myöhemmin opittava sanomaan "ei" ihmisille.

Pääarvo
Päivittäinen suunnittelu opettaa arvostamaan aikaa. Ihminen, jolla on suunnitelma päiväksi, viikoksi, kuukaudeksi tai jopa vuodeksi, tuskin sallii itsensä menettää tuntia joka päivä, esimerkiksi päästäkseen töihin metrolla. Todennäköisesti hän viettää tämän ajan lukemalla ammattilehtiä tai kuuntelemalla podcasteja englanniksi. Loppujen lopuksi tunti päivässä on kaksikymmentä (tai enemmän) tuntia kuukaudessa ja vähintään 240 tuntia vuodessa! Paljon aikaa, jonka voi ja pitää käyttää itsensä ja ammatillisen kehityksesi hyväksi.

Jotta voit nousta menestyksekkäästi uraportailla, sinun on muun muassa opittava unohtamaan Internetin houkutukset, kuten sosiaaliset verkostot, foorumit, chat-huoneet ja online-pelit. Poikkeuksen voivat olla vain asiantuntijat, joiden päivittäiset toiminnot liittyvät läheisesti oman yrityksensä edistämiseen virtuaalitilassa. Muilta osin suosittelemme sosiaalisten Internet-resurssien käyttöä kotona vapaa-ajalla.

Onnea aikatauluihisi!

Haluatko olla mahdollisimman tuottava ja tehdä kaiken ajoissa? 3 parasta vinkkiä ajan suunnitteluun oikein! Kirjoita itse.

Olet varmasti toistuvasti kuullut ystäviltäsi tai itseltäsi lauseita, kuten: "Minulla ei ole aikaa mihinkään!", "24 tuntia vuorokaudessa ei riitä minulle!", "Päivä meni siivillä, mutta en tee mitä tahansa järkevää!" jne.

Ihmiset ajattelevat, että heidän ongelmansa on liian monta tapausta.

Mutta se johtuu siitä, etteivät he tiedä kuinka suunnitella päiväsi saada kaikki tehtyä ilman liiallista stressiä.

Kuinka suunnitella aikasi oikein: mitä sinun tulee tietää?

Tiedätkö kuinka sanakirja määrittelee tämän käsitteen?

Aika on olemisen kesto, joka mitataan sekunteina, minuutteina, tunneina, päivinä, viikoina, kuukausina, vuosina, eli jokaisen suoritetun toiminnan keston mitta.

Näyttää siltä, ​​​​että ensi silmäyksellä kaikki on selvää: 1 tunti koostuu 60 minuutista, viikko koostuu 7 päivästä jne.

Mutta sisään oikea elämä aika koetaan eri tavalla.

Muistatko esimerkiksi kuinka kauan pariskunta kestää rakastamattoman opettajan kohdalla?

Selvästi yli 1 tunti 20 minuuttia?

Mutta lukeminen mielenkiintoinen kirja voi vangita niin paljon, että 3 tuntia lentää kuin yksi hetki.

Meillä ei useinkaan ole aikaa selviytyä tehtävistä, ei siksi, että niitä olisi liikaa tai olisimme tyhmiä, vaan vain siksi, että emme tiedä kuinka suunnitella aikasi mahdollisimman tehokkaasti.

Tämä on paljon helpompi tehdä kuin luuletkaan.

Tärkeintä on sinnikkyys, maksimaalinen organisointi ja vähän rahaa tarvittavien laitteiden ostamiseen.

Näin suunnittelet päiväsi: valmistautuminen

Jos olet säännöllisesti myöhässä, älä pidä lupauksiasi ajoissa, luo tukoksia töissä, sinulla ei ole aikaa suorittaa pomon tehtäviä, et vain sinä, vaan myös ympärilläsi olevat kärsivät tästä.

Okei, silti läheiset sukulaiset ja ystävät: he kohtelevat ymmärtäväisesti (vaikka heidän kärsivällisyytensä ei ole rajaton), mutta pomo tuskin on iloinen tällaisesta työntekijästä, joten noin uran kasvu et ehkä edes haaveile.

Mutta paha on se sotilas, joka ei mittaa kenraalin epauletteja!

Kuka haluaa istua koko elämänsä sihteerin tai kuriirin asemassa?

Jos ymmärrät kuinka suunnitella aikaa, voit lisätä tehokkuuttasi ja siirtyä nopeasti uraportaat ylöspäin.

Jotta tarvitset:

• päiväkirja - se voi olla muistivihko, johon kirjoitat tehtävät jokaiselle päivälle, mutta voit myös tulla toimeen tavallisella muistikirjalla, joka on jaettu kahteen osaan: tehtävälistalle ja sinulle vierailleille ideoille;
• kännykkä, jossa voit luoda muistutuksia, esimerkiksi puhelin varoittaa, että on aika tarkistaa uutiset ja aloittaa illallisen valmistus jne.
• tietokone tai kannettava tietokone- niitä tarvitaan vain niille, jotka työskentelevät jatkuvasti tietokoneella - täällä voit luoda erilaisia ​​​​tiedostoja: "mitä tehdä tänään", "luettelo viikonlopun tehtävistä", "mitä ostaa sunnuntaina" jne.

Kuinka suunnitella aikasi: mikä voi auttaa?

Yllätyt, mutta on monia hetkiä, jotka saavat ihmisen olemaan hidas, rento ja johtavat vastaavasti siihen, että teet päivässä paljon vähemmän kuin suunnittelit.

Työn hyvää organisointia edistävät:

Moitteeton järjestys työpöydällä.

Pinnalla ei saa olla muita ylimääräisiä esineitä kuin ne, joita tarvitset tällä hetkellä työhön.

Laita kaikki muu laatikoihin.

Kodin siisteys ja mukavuus.

Jos työskentelet kotoa tai et työskentele ollenkaan, vaan johdat vain kotitaloutta, tämä ei ole syy sallia kaaosta ja kaaosta.

Kaikkien asioiden tulee olla paikoillaan, pöly, lika ja hämähäkit eivät myöskään ole parhaita auttajia.

Kun ostat, valitse se, joka tuo sinulle esteettistä nautintoa.

Sinun pitäisi haluta katsoa sitä mahdollisimman usein.

Herätä aikaisin.

Sillä ei ole väliä, tarvitsetko työtä vai ei, tämä ei ole tekosyy makaamaan sängyssä illalliseen asti.

Ota tapa herätä riittävän aikaisin ja samaan aikaan joka päivä, jotta voit valmistautua ilman kiirettä ja muokata tehtävälistaasi illalla tekemääsi päivää varten.

Noudata normaaleja ruokailu- ja nukkumismalleja.

Ikuisesti uninen ihminen, joka kärsii beriberistä, ei yksinkertaisesti pysty työskentelemään tehokkaasti.

Nämä vinkit eivät ole tarkoitettu vain opettamiseen, kuinka suunnitella aikasi kuinka paljon säästää sinua pienistä asioista, joihin harvoin kiinnitämme huomiota, mutta jotka merkittävästi haittaavat kehitystämme.

Kuinka suunnitella aika: kaavio

Kun emme halua tehdä jotain, keksimme usein syiksi naamioituja tekosyitä.

Nämä syyt vaikuttavat varsin päteviltä, ​​mutta niiden takana piilee halun puute.

Sanomalla "minulla ei ole aikaa" tarkoitamme, että ajankohtaiset asiat ovat meille tärkeämpiä.

Jokaisella on oikeus sanoa, ettei hänellä ole aikaa.

Mutta anna hänen sitten kysyä itseltään, mikä on hänelle todella tärkeää.

Kyse ei ole siitä, että sinulla ei olisi tarpeeksi aikaa, vaan siitä, että käytät sen mieluummin muihin asioihin.

Tarjoan sinulle kolme vaihtoehtoa, jotka auttavat sinua suunnittelemaan aikasi oikein ja onnistumaan saamaan paljon enemmän aikaan päivän aikana.

Voit valita mieleisesi tai kehittää omaasi yhdistämällä useita järjestelmiä.

Työskentele tehtäväluettelon kanssa.

Seuraavan kuukauden ajan päiväkirjasi on tärkein aseesi taistelussa epäjärjestystä vastaan.

Joka ilta kannattaa tehdä lista tehtävistä ryhmittelemällä ne tärkeyden mukaan, aamulla korjata se ja päivän aikana toistuvasti katsoa muistivihkoon ja yliviivata jo tehty.

Se on hyper tehokas menetelmä, joka auttaa paitsi oppimaan suunnittelemaan aikasi, myös olemaan täsmällisempi.

Muistatko, että eräässä artikkelissa kerroin tyttöystävästäni Yanasta, joka päiväkirjan avulla voitti myöhästymistavan?

Ota kaikki irti joka minuutista.

Kyllä, joskus elämä tuo meille epämiellyttäviä yllätyksiä: voimme juuttua ruuhkaan tai hissiin, valot voivat sammua yhtäkkiä, tietokone jäätyä jne.

Kaikki tämä on otettava väistämättömänä eikä paniikkiin!

Vaihda tekemään jotain muuta.

Lue vain hyödyllinen kirja tai rentoudu ja kuuntele miellyttävää musiikkia, jotta keho palautuu ja voit nopeasti korvata menetetyn ajan.

Tee realistisia suunnitelmia äläkä tee tyhjiä lupauksia.

Jotkut ihmiset eivät voi hyvin, koska he ottavat liikaa.

Tuloksena on kasa keskeneräisiä asioita.

Arvioi kykysi realistisesti, muista lajitella kaikki tehtävät tärkeyden mukaan: ne, jotka on suoritettava ensin ja ne, joita voidaan lykätä.

Kerro rohkeasti pomollesi, että pakolaisartikkeli vaatii pitkän tiedonkeruun, joten kirjoitat huomenaamuna muistiinpanon kaupungin viemärin korjauksesta jne.

Hyviä vinkkejä ajan suunnitteluun

jaa kuuluisa videobloggaaja

Aleksandr Kuskov

Katso ja huomioi!

Mutta helpoin oppia suunnittele päiväsi kunnolla Rautainen itsekuri auttaa!

Yritä noudattaa tiukkaa päivittäistä rutiinia kuukauden ajan, nousta ja mene nukkumaan samaan aikaan, älä antaudu heikkouksille, kuten "menen makuulle", suunnittele elämäsi jokainen minuutti, noudata aikataulua ja hyvin pian huomaat kuinka tehokkaita jokaisesta päivästäsi on tullut.

Hyödyllinen artikkeli? Älä missaa uusia!
Kirjoita sähköpostiosoitteesi ja vastaanota uusia artikkeleita postitse

Hyvä suunnitelma tänään on parempi kuin erittäin hyvä suunnitelma huomenna.

George Smith Patton

Henkilö, joka ei osaa suunnitella toimintaa oikein, joutuu erilaisten tapahtumien pyörteeseen heti aamusta lähtien. Hän kiirehtii asiasta toiseen ja on päivän päätteeksi täysin uupunut. Mutta samalla hän ei voi ymmärtää, mihin hänen aikansa on mennyt.

Et löydä sellaista menestynyt henkilö joka ei suunnitellut toimintaansa. Ja jos haluat tulla sellaiseksi, sinun on opittava muutama sääntö.

Kuinka suunnitella toimintaa oikein?

Jotta voit suunnitella toimintasi oikein etkä juuttua sivutehtävien ratkaisemiseen, sinun on noudatettava seuraavia sääntöjä.

1. Määrittele tavoite

Mikä on päätavoitteesi? Mitä haluat saavuttaa lähitulevaisuudessa? Jos vastaat näihin kysymyksiin, sinun on paljon helpompi suunnitella työtäsi. Päivittäinen suunnitelmasi sisältää vain ne tehtävät, jotka vievät sinut lähemmäksi tavoitteidesi saavuttamista.

Selkeä tavoite auttaa määrittämään toimet, jotka on toteutettava tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Mieti, mitä varten työskentelet? Haluat kasvattaa myyntiä 50 %. Sitten sinun täytyy etsiä asiakkaita, soittaa heille, sopia tapaamisia ja pitää kokouksia - tehdä kaikki, jotta asioinnit tapahtuvat. Nämä ovat tehtäviä, jotka sinun on suunniteltava.

2. Määritä aika

Kun olet määrittänyt tavoitteet, jotka haluat saavuttaa, ja mitä sinun on tehtävä saavuttaaksesi ne, määritä, kuinka kauan kunkin toiminnon suorittaminen kestää.

Älä yritä tehdä kaikkea nopeasti, älä aliarvioi tarvittavaa aikaa. Anna paremman pidempään, mutta laadukkaasti.

Asettamalla kullekin tehtävälle ajan, arvioit realistisesti päivääsi, näet mikä on ajoissa ja mikä ei.

3. Muotoile tavoitteet selkeästi

Muotoile tehtävät selkeästi, konkretisoi ne. Jos tehtäväsi kuulostaa "soita Olgalle" - tämä on väärin muotoiltu tehtävä. Sanamuodon on oltava täsmällinen. Esimerkiksi "Soita Olgalle ja sovi webinaarin päivämäärä ja valitse paikka."

4. Priorisoi

Selvitä, mitkä tehtävät ovat tärkeimpiä. Käsittele ne ensin, älä viivyttele. Usein haluamme lykätä tehtävää, koska emme pidä siitä tai emme tiedä mistä aloittaa. Sinun ei pitäisi tehdä tätä, muuten keräät joukon tärkeitä asioita, jotka on ratkaistava erittäin nopeasti ja tuskin laadukkaasti. Loppujen lopuksi ne on vielä tehtävä. Joten tee se heti.

"Terveen välinpitämättömyyden" periaate auttaa myös määrittämään, mihin tehtävään kannattaa antaa etusija (kun kysyt itseltäsi kaksi kysymystä: "Tarvitseeko minun tehdä tätä ollenkaan?", "Pitäisikö minun olla se, joka tekee tämän?") .

5. Älä suunnittele koko päivää

Älä ajoita enempää kuin 70 % työpäivästäsi. Jätä loput 30 % odottamattomiin tilanteisiin. Ne ovat varmasti, mutta samalla ne eivät vie päätökselle varattua aikaa. tärkeitä tehtäviä.

Näitä sääntöjä noudattamalla et voi vain suunnitella toimintaasi oikein, vaan myös tehdä sen mahdollisimman tehokkaasti. Ehkä sinulla on omia temppuja, jotka auttavat sinua suunnittelemaan toimintaa tehokkaasti? Jaa ne kanssamme kommenteissa.

Työajan suunnittelu ei ole pelkkää kokonaisuutta kauniita sanoja, vaan tietojärjestelmä, josta voi olla hyötyä sekä yksilötasolla että koko yrityksen mittakaavassa.

Sinä tulet oppimaan:

• Mikä antaa järkevän työajan suunnittelun yrityksessä.
• Mitkä ovat työajan aikataulutusmenetelmät.
• Mitkä ovat tehokkaan työajan aikataulutuksen säännöt.

Ei ole mikään salaisuus, että organisaation tehokkuuteen ei vähiten vaikuta johtohenkilöstön päivittäisen työn tuotto. Nykyaikaisten tekniikoiden ja työmenetelmien puuttuminen, johtajan ja hänen alaistensa kieltäytyminen parantamasta yksilöllistä työtyyliä johtavat siihen, että vaikeudet tällaisen ryhmän työn perustamisessa ovat aksiooma.

Komponentit, jotka määrittävät johtajan valmiuden menestykseen, ovat melko yksinkertaisia. Nämä ovat hänen taitonsa, kykynsä, ammatillinen tietonsa ja tietysti henkilökohtaiset ominaisuudet. Ei kuitenkaan pidä väheksyä ongelmia ja vaikeuksia aiheuttavien syy-tekijöiden analysointia sekä halua voittaa ne ja parantaa työn laatua. Tässä apuun tulee esimiehen järkevä työajan käyttö eli sen suunnittelu. Loppujen lopuksi se on suunniteltu poistamaan päivittäisen työprosessin puutteet.

Työaikasuunnittelun tehokkuus perustuu toiminnan tavoitteisiin sen kestosta riippuen: lyhyt- ja pitkäaikainen. Tällainen johtamiskehys ei vaadi lisäponnistuksia, koska kaikki tunnistetut toimet ja toiminnot ovat saaneet määräaikansa järjestelyprosessin aikana.

Johtajan asettamilla tavoitteilla on kaksi tehtävää: määrittää niiden toteuttamiseen tarvittavat toimet ja kannustaa niiden toteuttamista. Kun johtaja asettaa itselleen selkeän tehtävän, hänen toimintansa tulevat tietoisiksi sen toteuttamisessa. Tavoitteen asettaminen on a liikkeellepaneva voima, lataa figuuria energialla, kunnes lopputulos saavutetaan.

Jotta työaikatasapainon suunnittelu olisi mahdollisimman tehokasta, johtajan on turvauduttava "suunnittelujaksojen" taktiikkaan (ne voivat olla eri ajanjaksoja: vuosi, kuukausi, viikko, päivä). Erikoisuus piilee kunkin tällaisen alueen yksilöllisyydessä, mikä edellyttää erillisten suunnitelmien luomista, jotka kuvastavat vastaavaa ajanjaksoa.

Siten vapaa-ajan oikean suunnittelun pääasiallinen positiivinen painopiste on itse ajan saaminen. Johtaja saa kyvyn saavuttaa kuvatut työtavoitteet tehokkaasti ja hedelmällisesti ja samalla viettää mahdollisimman vähän aikaa. Yksilötyön organisoinnissa suunnittelun roolia on vaikea yliarvioida: sehän auttaa valmistautumaan tavoitteiden toteutumiseen ja jäsentämään työhön varatun ajan.

Kuinka delegoida tehtäviä säästääksesi 25 % työajasta: tarkistuslista

Jotta voit selviytyä valtavasta tietovirrasta ja kasvattaa liiketoimintaasi, on tärkeää hallita aikaasi järkevästi eikä tuhlata energiaa rutiinitehtäviin. Tätä varten sinun on delegoitava tehtävät asianmukaisesti alaisille ja valvottava niiden toteutumista.

Tarkista Commercial Director -lehden toimittajien laatimasta tarkistuslistasta, hallitsetko aikasi oikein tai teetkö virheitä tehtävien delegoinnissa ja pysytkö töissä.

Työajan suunnittelumenetelmät

Pareton periaate

Wilfred Pareto (1848–1923) muotoili periaatteen, että sisällä tietty ryhmä jonkin pienen osan objektiivinen merkitys on paljon suurempi kuin sen suhteellinen paino tässä ryhmässä. Pareto käytti mallissaan 80/20-kaavaa, jota alettiin soveltaa kaikkialla.

• 20 %:sta myydyistä tavaroista saat 80 % voitosta.
• 80% jäljellä olevista tuotteista tuo vain 20% voitosta.
• 20 % virheistä aiheuttaa 80 % tappioista.
• 80 % muista virheistä aiheuttaa 20 % tappioista.

Tätä periaatetta eivät ole ohittaneet työajan suunnittelun ystävät. Jos heijastat sen esimiehen työhön, tulos on seuraava: saavuttaaksesi 80% tuloksista, sinun on käytettävä vain 20% työajasta. Loput käytetystä ajasta tuo vain 20% kokonaistuloksesta.

Työprosessin kielellä tämä tarkoittaisi, että helppoa ja miellyttävää työtä, joka vaatii mahdollisimman vähän vaivaa, mutta kunnollisen määrän työaikaa, ei pitäisi olla etusijalla. On välttämätöntä aloittaa toiminta ottaen mahdollisimman paljon huomioon kunkin tehtävän tärkeys. Ensinnäkin työn suunnittelun tulee olla tärkeitä kysymyksiä.

Pareto-periaatteen täysimääräiseksi toteuttamiseksi järkevän suunnittelun ja ajan seurannan kysymyksissä on tarpeen analysoida kaikki tehtävät niiden osuus kokonaistuloksesta ja jakaa ne myös ABC-kategorioittain.

ABC suunnittelu

ABC-analyysin perustana ovat kokemukset, jotka osoittavat, että suuremman ja vähemmän tärkeän tapauksen osuudet ovat usein suunnilleen samat. Kirjaimia A, B ja C käytetään luokittelemaan tehtävien merkitys suhteessa tavoitteiden saavuttamiseen kolmeen luokkaan. Tämä periaate miellytti monia johtajia.

Tämän analyysin avulla voit myös suunnitella, miten käytät työaikaasi. Tärkeintä on muistaa, että työaika on jaettava suhteessa tehtävien tärkeyteen, ei niiden työvoiman intensiteettiin ja painoon yleisessä toimintasuunnitelmassa.

ABC-analyysi perustuu kolmeen pilariin perustuvaan kokemukseen.

• A-luokan tehtävät (tärkeimmät) saavat 15 % esimiehen kokonaistehtävistä. Huolimatta pienestä suhteellisesta painoarvostaan ​​suunnittelussa, niiden osuus tavoitteiden saavuttamisesta on 65 prosenttia.
• B-luokan (tärkeät) tehtävät muodostavat noin 20 % yleisindikaattori tehtäviä, ja niiden tärkeys on myös arvioitu 20 %:ksi.
• C-luokan tehtävät (vähiten tärkeänä): niille annetaan noin 65 % kokonaisluvusta, mutta niiden merkitys on mitätön - vain 15 % suhteellisesta painosta.

Näin ollen ABC-analyysi keskittyy työaikaa suunniteltaessa A-luokan tehtävien alkusuoritukseen, koska ne tuovat leijonanosan lopputyötoiminnan tehokkuudesta. Seuraavaksi vuorostaan ​​tulevat B-ryhmän kysymykset, joiden panosta lopputulokseen ei myöskään kannata laiminlyödä. Ja lopuksi, voit jo päättää, mitä teet jäljellä oleville C-luokan tehtäville: osallistut työaikasi suunnitteluun tai delegoi.

Eisenhowerin periaate työajan suunnittelussa

Eisenhower-matriisi (prioriteetit) on ansainnut laajaa tunnustusta henkilökohtaisen ja työajan suunnittelun työkaluna.

Se koostuu neljästä kentästä (kvadranteista), joista jokainen vastaa tiettyä tehtäväluokkaa. Kategoriat rakennetaan kahden periaatteen pohjalta: tärkeys ja kiireellisyys. Heidän suhteensa näkyy parhaiten visuaalisesti alla olevassa kuvassa.

Neljännekset täytetään vain, jos niihin kirjoitetut tapaukset vastaavat tiettyä kenttää. Ymmärtääksesi täysin, kuinka tämä matriisi toimii, sinun on määritettävä tehtävät, jotka vastaavat kutakin neljännestä. On syytä muistaa, että matriisi on tehokas vain koko päivän tai muun lyhyen ajan tehtäviin.

1. Neljännes 1: Tärkeä ja kiireellinen

Eisenhower-matriisin sydän on juuri ensimmäinen kvadrantti, koska se on täynnä tärkein salaisuus- se jätetään tyhjäksi. Tämä osoittaa, että henkilöllä on taito suunnitella tehokkaasti työaikaa tavoitteiden saavuttamiseksi.

Ensimmäistä neljännestä vaativien tapausten esiintyminen osoittaa jatkuvaa käytännön työtä tällaisen henkilön elämässä ja työssä. Ihminen ei siis ole tottunut asioidensa ja velvollisuuksiensa jakamiseen, vaan sen sijaan lykkää viime hetkeen kaikkea mitä voi. Ja kun määräajat loppuvat, hän ryhtyy töihin.

Tietysti on parasta ehkäistä mahdolliset tilanteet, jos ajattelee kaiken etukäteen. Onhan olemassa tunnettu periaate, jonka mukaan on aina vaikeampaa poistaa seurauksia kuin ennakoida kaikkia mahdollisia ongelmia. Jos muut henkilöt voivat suorittaa tällaisia ​​tapauksia, heidät on siirrettävä.

1. Neljännes 2: Tärkeä ja ei-kiireellinen

Työaikaa suunniteltaessa Eisenhower määritteli tärkeimmiksi tehtäviksi toisen neljänneksen tehtävät. Jos esiintyjä suorittaa johdonmukaisesti tähän kvadranttiin asetetun tehtävän ajoissa, hänellä on varaa käyttää siihen niin paljon aikaa kuin on tarpeen. Häntä ei tavoittele turhamaisuus, kiire ja erilaisuus Negatiiviset seuraukset. Se on hyvin samanlainen kuin lääkärin vastaanotto: miten ennaltaehkäisevä tutkimus Silmälääkäri estää enemmän vakavia ongelmia ja oikea aika työstää raporttia välttää kiireellisen yökäsittelyn.

Työajan suunnittelu ja laskenta toisen neljänneksen puitteissa tehdään siten, että työntekijän henkilökohtaiset tavoitteet saavutetaan.

Ja vaikka Damokleen miekka ei roikku työntekijöiden päällä työn kiireellisyyden muodossa, mikä antaa meille mahdollisuuden keskittyä työn laatuun, emme saa unohtaa, että määräaikoja on edelleen ja niitä on valvottava, koska toisen neljänneksen tehtävän suorittamatta jättäminen siirtää sen automaattisesti ensimmäiseen. Ja tämä lopputulos on täynnä seurauksia henkilökohtaisen ajan suunnitteluun.

1. Neljännes 3: Kiireellinen ja ei tärkeä

Kolmatta neljännestä vastaava tapaustyyppi ei salli keskittyä tärkeämpiin asioihin sen kiireellisyyden vuoksi. Ja tällaiset tapaukset sekoitetaan helposti ensimmäisen neljänneksen tapauksiin. On kuitenkin syytä vetää raja kiireellisen ja tärkeän välille, koska nämä käsitteet eivät ole synonyymejä. On yksinkertainen tapa määrittää tämä: sinun on kysyttävä itseltäsi, viekö tämä tai tuo tehtävä sinut lähemmäksi tietyn tavoitteen saavuttamista. Yleensä kolmannen neljänneksen tapaukset saavat kielteisen vastauksen.

Useimmiten tähän neljännekseen tuodaan kotitalousasiat: vaatteiden kuivapesu kauden lopussa, naapureiden auttaminen kiireellisissä asioissa, merkityksettömät kokoukset ja neuvottelut. On toinen esimerkki - tietokoneen korjaus, mutta tässä sinun tulee olla erittäin varovainen: jos tätä laitetta tarvitaan työhön, sen korjaamisesta tulee ensiarvoisen tärkeä tehtävä (eli ensimmäinen neljännes), ja jos sitä käytetään vain viihdettä, niin tämän ongelman paikka on kolmannessa neljänneksessä.

Tämän kvadrantin asiat eivät vain mahdu työajan suunnitteluun, vaan jopa häiritsevät päätavoitteita ja vievät arvokasta aikaa. On parasta jättää ne huomiotta, jos mahdollista. Kuinka määrittää tehtävän tärkeys itsellesi? Erittäin yksinkertainen. Sinun pitäisi kysyä itseltäsi kysymys: "Mitä tapahtuu, jos en tee tätä?"

1. Neljännes 4: Ei tärkeä eikä kiireellinen

Tähän kategoriaan kuuluvat arkielämämme asiat, joilla ei ole mitään tekemistä työn kanssa: sosiaaliset verkostot, foorumit, Internetissä surffailu, tietokonepelit, tv-ohjelmien katselu. Kyllä, tällainen toiminta on ehdottomasti nautittavaa, mutta se ei ole pakollista.

Yleisesti ottaen tämä toiminta vähentää merkittävästi työpäivän tuottavuutta, Eisenhower kutsui tämän kategorian tapauksia "henkilökohtaisen ajan syöjiksi".

Otetaan esimerkiksi sarja, joka kestää 200 tuntia - uudelleenlaskennan kannalta saat koko viikon hukkaan heitettyä aikaa, jonka olisi voinut käyttää paljon enemmän.

Siksi on välttämätöntä tunnistaa henkilökohtaiset syöjät ja pyrkiä heidän tiukkaan hallintaan suunnittelemalla paitsi työtä, myös henkilökohtaista aikaa.

Tässä kvadrantissa on myös rutiiniasioita, jotka eivät ole kovin miellyttäviä monille: esimerkiksi astioiden pesu, siivous, ruoanlaitto. Tässäkin kannattaa etsiä kompromissia niiden ihmisten kanssa, joiden kanssa asut samassa talossa, jotta voidaan suunnitella tasainen kuorma.

Terve välinpitämättömyys: ohjeita niille, jotka eivät usko ajanhallintaan

Commercial Director -lehden toimittajien laatimassa ohjeessa kerrotaan kuinka löytää harmonia elämässä, myös toivottomat tilanteet, selitä, mistä yhteiskunnan ja median pakottamista asenteista sinun täytyy kiireesti päästä eroon, ja kerro, mitä tehdä, jos sinulla ei ole edes tarpeeksi päiviä työhön.

Työajan suunnittelutaulukko

Tässä on yksinkertainen esimerkki taulukon muodossa.

tiistai		Alatehtävä	Kommentti
	Tarkista tehtävälista
	matkustaa töihin
	Puhelinsoitot		Hae kaksi yhteysnumeroa työsähköpostista
	Artikkelin kirjoittaminen	Materiaalianalyysi
	Artikkelin kirjoittaminen	Lisämateriaalien käännös alk vieras kieli ja kirjoitat päätekstin	Älä unohda tehdä alaviitteitä lähteille ja korjata yhdysviivat viivalla
	Mene editoriin
	tapaaminen
keskiviikko

Tämä esimerkki osoittaa selvästi työsuunnitelmien laatimisen periaatteen. Tarvittaessa taulukot voivat olla syvempiä, ja muistiinpanoille on enemmän tilaa. Ei ole väliä mitä ohjelmaa käytetään esimerkiksi yksittäisen henkilön toteuttamiseen johtajan/asiantuntijan työajan suunnittelu. Pöytä - työkalu on universaali, se voidaan piirtää jopa tavalliselle paperille. On todella tärkeää, että pystyt mukauttamaan sen itsellesi, tehtävillesi ja tavoitteillesi ja määrittämään, millä aikaväleillä sitä käytetään: päivien, viikkojen, kuukausien mukaan.

Miten työaikarahaston suunnittelu sujuu

Suunnittelun alkuvaiheessa analysoidaan järjestelmän alkuparametrit - toiminnan läsnäolo työaikarahaston (FW) parantamiseksi ja sen suuntaukset. Sitten seuraa vastaus kysymyksiin: kuka vastaa tästä toiminnasta (asiantuntijat, palvelut) ja sen suunnittelusta? Missä määrin työajat otetaan huomioon? Seurataanko käytettyä aikaa? Onko FRV-varannot julkistettu? Tehdäänkö suunnitteluvaiheessa toimenpiteitä työajan menettämisen vähentämiseksi? Mitä menetelmiä tähän käytetään?

Seuraava vaihe on PDF-sovelluksen analyysi. Sen puitteissa he tutkivat työntekijöiden tuotannon dynamiikkaa (ajan suhteen - tunti, päivä, vuosi) ja tunnistavat siihen vaikuttavat tekijät; analysoida PDF-tiedoston tilaa ja tunnistaa käyttämättömät mahdollisuudet pienentää tietyntyyppiset ei esityksiä; laatia havainnointitietoja työaikarahaston toiminnasta jne. Työaikarahaston käytön analysointimenetelmistä löytyy lisätietoa koulutus- ja metodologisesta kirjallisuudesta.

PDF:n analysoinnin tietopohjana ovat työtuntien tilasto- ja aikakirjaukset; yhteenveto ensisijaisesta kirjanpidosta (lehtinen joutoajasta, ylityöstä, avioliiton purkamisesta); omakuvat ja valokuvat työajasta; kysely- ja kyselytiedot.

Analyysin aikana koko PDF:n ja sen osien - koko päivän ja työvuoron sisäisten rahastojen käyttö yrityksen eri tasojen puitteissa (rakenteelliset jaot, yritys kokonaisuutena, ammatit ja ryhmät) tutkitaan. Tämä lähestymistapa mahdollistaa "pullonkaulojen" havaitsemisen, joihin olisi kiinnitettävä ensiksi huomiota. Analyysin tuloksena on arvio resursseista PDF:n käytön parantamiseksi ja sitä kautta työaikasuunnittelun tehostamiseksi.

Saatujen tulosten perusteella suunnitellaan hyödyllinen työaikarahasto. Tämä tapahtuma sisältää suunnitellun tasebudjetin laatimisen, sen komponenttien vertailun yrityksen normeihin sekä työajan säästämisen tuottamattomiin kustannuksiin. Menetelmät työajan tasapainon jakamiseksi ovat saaneet kunnollisen kattavuuden harjoittelumateriaalit ja korvaukset.

Saavutetun työajan suunnittelu ja analysointi erityisiä ominaisuuksia olosuhteissa markkinatalous. Esimerkiksi pakollinen hallintovapaa on yritykselle edullinen kustannusten kannalta. Osa-aikatyö on menettänyt vara-asemansa.

Eriytetty lähestymistapa vakinaisiin kokoaikaisiin työntekijöihin, tilapäisiin työntekijöihin tulee tärkeäksi ECF:n suunnittelussa; osa-aikatyössä.

Tehokkainta työajan organisointia ja suunnittelua varten yrityksessä toteutetaan erityistoimenpiteitä: sosioekonomisia, organisatorisia, teknisiä sekä terapeuttisia ja profylaktisia. Ne näkyvät erilaisissa organisatorisissa ja teknisissä suunnitelmissa, työolojen parantamisen suunnittelussa jne. Ulkopuolisten osallistujien osallistumisesta tulee keskustella paikallisten viranomaisten kanssa ja vasta sitten sisällyttää toimintasuunnitteluun. Jokaiseen tapahtumaan on tarjottava resurssit.

Kuinka suunnitella työaikasi oikein

Sääntö 1. Nouse ylös samaan aikaan

Tämä alkuvaiheessa kaikki suunnittelu on hyvin kurinalaista ja edistää voiman nousua.

Sääntö 2 Positiivinen meininki päivän alussa

Työskentele mielialaasi joka aamu, koska se vaikuttaa suuresti tehtävien ratkaisuun tavoitteiden saavuttamiseksi. Voit tehdä tämän kysymällä itseltäsi kolme kysymystä:

• Kuinka "tänään" tuo minut lähemmäksi menestystä?
• Mitä minun pitäisi tehdä, jotta tänään olisi mahdollisimman paljon iloa?
• Mitä tänä päivänä pitäisi tehdä terveytesi ylläpitämiseksi?

Vastaus näihin kysymyksiin ja positiivisen motivaation luominen ei useinkaan kestä kahta minuuttia kauempaa. Anna ne itsellesi ennen kuin aloitat normaalin aamutoiminnan.

Sääntö 3

Avain harmoniseen aamuun on vahva yöunet ja hyvä aamiainen. Mutta monet lahjoittavat ne ajanpuutteen vuoksi. Molemmat tehtävät edellyttävät kuitenkin priorisointia vain arkipäivän suunnitteluvaiheessa - periaatteessa sinun tarvitsee vain jakaa aikasi niin, että menet aikaisin nukkumaan.

Sääntö 4: Ota huomioon väsymyksen kaltaiset tekijät, kun suunnittelet työpäivääsi

Monet ihmiset kokevat työn tuottavuuden vaihtelevan kuin siniaalto koko päivän. Tämä ei riipu päivittäisistä biorytmeistä - siitä, oletko "kiuru" vai "pöllö". Omat aktiivisuusnousujaksosi kannattaa ottaa selvää ja sijoittaa tälle päivävälille tärkeimmät asiat aktiviteettisuunnitteluun. Iltapäivä on parempi omistaa päivittäisille rutiinitöille, joilla ei ole erityistä merkitystä.

Sääntö 5. Pidä taukoja ajoissa

Yksi perussäännöistä työajan suunnittelussa on lyhyt lepo, sillä sen avulla keho palautuu ja palautuu työhön. Muista pitää lyhyitä taukoja työssä, aseta kesto ja tiheys itse. Muista säännöllisyys.

Sääntö 6

Yritä olla hyppäämättä töihin ja viedä aloittamasi työ loogiseen päätökseen. Älä häiritse pienistä asioista, koska ne varastavat työaikaa. Muista, että joka kerta kun palaat jo aloitettuun työhön, joudut toistamaan vanhat toiminnot, mikä vaikuttaa henkilökohtaisen toiminnan suunnittelun tasapainoon.

Sääntö 7. Etsi hyödyllinen sovellus vapaa-aika

Pyri täyttämään kaikki puutteet aikataulussasi (jonossa odottaminen, epätietoinen tapaaminen) hyödyllisillä toimilla. Määrittele itsellesi sen olemus esittämällä itsellesi kysymys: "Kuinka voin täyttää nämä minuutit saadakseni suurimman hyödyn?"

Sääntö 8: Pidä kiinni 70/30-periaatteesta

Sinun tarvitsee vain kirjata päiväkirjaasi 70 % työajasta. Muuten, vaikka ajoittaisit työpäiväsi 100%, et saa takuita kaikkien tehtävien suorittamisesta, vielä enemmän: monet toimet eivät vastaa aikataulua. Tämän periaatteen mukaisen työaikasuunnittelun tarkoituksena on säästää hermosto ylikuormituksilta, mikä estää koneen tuntemisen ja sulkemisen jäykkään runkoon.

Sääntö 9. Tee illalla suunnitelma huomiselle

Suunnittele huominen tämän päivän lopussa ja tee se kirjallisena listana, jotta et menetä mitään. On parempi selvittää tapausten tärkeys etukäteen ja jakaa ne sarakkeisiin. Tämä mahdollistaa keskittymisen välttämättömiin tehtäviin ja vähemmän merkittäviä voidaan siirtää ylivoimaisen esteen sattuessa.

Sääntö 10

Muuttumaton sääntö kaikille. Mitä useammin löydät aikaa levätä, sitä tuottavammin työskentelet myöhemmin. Tänä aikana voit laittaa asiat järjestykseen työpaikalla, kotona, pestä astioita, lukea lehteä tai kirjaa, kävellä raikas ilma auttaaksesi ympärilläsi olevia. Jos et voi tehdä sitä spontaanisti, suunnittele myös nämä toimet.

Sääntö 11. Ole realistinen kykyjesi suhteen

Älä kuormita itseäsi valtavalla työmäärällä uskoen, että selviät kaikista vuorista. Suhtaudu raittiisti omien vahvuuksien arviointiin ja ota paremmin vastaan ​​se, mistä taatusti selviät päivässä / viikossa / kuukaudessa, tällainen työajan suunnittelu on tehokkaampaa.

Sääntö 12

Tämä lähestymistapa pöydällä ja toimistossa oleviin esineisiin auttaa säästämään aikaa tulevaisuudessa. Tee siitä sääntö, kun olet käyttänyt jotakin, palauta se sinne, minne sen otit. Aseta tietyt sijainnit eri tyyppejä tavarat - kansio papereille, penaali, työpöydän laatikko tai valintaruutu.

Sääntö 13 terveiden elämäntapojen elämää

Näyttäisi siltä, ​​miksi toimistotyöntekijät tarvitsevat urheilua, joogaa, kuntoilua, asianmukainen ravitsemus, voimistelu? Sitten mikä terve vartalo ja hyvä terveys parhaat valmiudet positiiviselle energialle ja valmiudelle erittäin tuottavaan työtoimintaan, varsinkin sen laadukkaan suunnittelun jälkeen.

Sääntö 14

Paras tapa itseorganisoitua suunnittelussa ja toteutuksessa ammatillista toimintaa- kokea tyytyväisyyden ja rakkauden tunnetta työtään kohtaan. Sen etuna on, että motivaatiota ei tarvitse vetää ulos pihdeillä, se tulee itsestään ja suuria määriä.

Päällikön työajan suunnittelu ja organisointi

Vinkki 1. Tarkista päivän suunnitelmat

Voit tehdä tämän käyttämällä ABC-analyysiä tai Eisenhower-matriisia. Jopa kymmenen minuutin valmistautuminen työpäivään voi säästää jopa kaksi tuntia päivässä. Käytä niitä hyväksesi.

Vihje 2. Vastaavien tapausten lohkojen muodostaminen

Jatkuvasti hajamielinen ihminen tarvitsee huomattavasti enemmän aikaa työskentelyyn kuin keskittynyt ja innostunut ihminen. Tämä johtuu siitä, että tarvitaan toinen "nousu" ja "sukellus", toisin sanoen paluu työelämään. Samantyyppisten tehtävien lohkot säästävät työaikaa: ne on helpompi korjata toiminnan suunnitteluvaiheessa.

Vinkki 3: Varaa aikaa itsellesi töissä

Usein vierailijat, alaiset tai asiakkaat puhelimessa vievät huomion suorista tehtävistä. Ne kaikki häiritsevät voimakkaasti todella tärkeiden tehtävien suorittamista, häiritsevät työajan tasapainoa. Tässä suhteessa on mahdotonta olla kaikkien ja kaikkien tavoitettavissa koko työpäivän ajan - sekä toimistossasi että puhelimitse. Työaikojen aikatauluttamisen yhteydessä ammattinsa mestarit järjestävät itselleen aukkoja, jolloin kukaan ei häiritse heitä. Voit myös käyttää heidän työkalujaan, esimerkiksi asettaa vierailijoiden vastaanoton aukioloaikoja, käyttää puhelinvastaajaa.

Vinkki 4. Ota pois rajoitettu aika jokaiseen työtehtävään

Tietyn tyyppisen työn kesto riippuu suoraan käytettävissä olevasta ajasta. Pieninkin tehtävä on suunnittelun alainen: opi antamaan tehtävälle juuri niin paljon aikaa kuin sen suorittamiseen kuluu. Esimerkiksi liikeneuvotteluja ei pidä viivyttää, sinun tulee keskustella kaikista kiinnostavista asioista mahdollisimman paljon, mutta enintään tunti. Tämä voidaan tehdä tiukkojen aikataulujen ja määräysten avulla. olla ohjattu yksinkertainen sääntö: "Aika on rahaa", arvosta ja säästä niitä.

Vinkki 5: Käytä delegointia

Kenenkään aikaa kunnioittavan näyttelijän ei pitäisi tehdä kaikkia tehtäviä yksin. Tämä lähestymistapa on kuvattu jo työaikasuunnittelun periaatteissa ja säännöissä: heille tulee delegoida kaikki, mitä voidaan delegoida muille (65 % tehtävistä, jotka vievät aikaa ja vaivaa, mutta eivät tuota merkittäviä tuloksia). Tämä ei koske vain työntekijöiden apua, vaan myös kolmansien osapuolien virastojen, organisaatioiden ja konsulttiyritysten avun käyttöä.

Vihje 6. Jaa suuret tehtävät osiin

Ihmiset pyrkivät välttelemään suuria tai suuria tehtäviä kaikin mahdollisin tavoin viivyttämään niiden toteuttamista, koska tulos näyttää heille liian kaukaiselta. Tämä tosiasia osoittaa heikkoja henkilökohtaisia ​​ajansuunnittelutaitoja, mutta se voidaan kiertää. Eniten antavat tapaukset nopea tulos kuten melkein kaikki. Tämän huomasi Albert Einstein puun pilkkomisen esimerkissä. Sama voidaan tehdä pitkän aikavälin tavoitteissa ja suurissa projekteissa: pilkkoa ne pieniin tehtäviin, suunnitella ne ja suorittaa ne sitten systemaattisesti tietyn ajanjakson aikana (esimerkiksi kaksi tuntia päivässä). Sanotaan viikon kuluttua, ensimmäiset tulokset näkyvät - projektin ensimmäisen osan tavoite saavutetaan (suunnittelun mukaan), tämä antaa voimaa ja motivaatiota jatkaa työtä tähän suuntaan.

Vihje 7. Aseta henkilökohtaiset määräajat ensisijaisille tehtäville

Kun tiedät etukäteen mitkä asiat ovat kuluvan kuukauden prioriteetteja, ne voidaan merkitä työkalenteriin ja ottaa huomioon henkilökohtaisessa suunnittelussa samojen neuvottelujen/kokousten yhteydessä. Näin ollen, kun tälle päivälle on tarpeen tehdä toinen tapahtuma tai toimenpide, se on jo "varattu", mikä muistuttaa jälleen kerran tehtävän objektiivisesta merkityksestä. Tämä neuvo on erityisen arvokas työtoimintojen suunnittelussa.

Vinkki 8: Järjestä työpaikka

Ensinnäkin se koskee työpöydällä olevaa järjestystä. Sille saa jättää vain ne asiakirjat, joita ilman A-luokan tehtäviä ei voi tehdä. Tällä toiminnalla on psykologinen tausta: järjestys pöydällä auttaa järjestämään ajatuksia ja ylimääräiset paperit vievät aikaa.

Vinkki 9. Älä anna muiden asettaa sinulle lisävastuita

Usein johtajat ovat kiinnostuneita ja sitoutuneita uusiin asioihin, mikä laajentaa osaamisalueitaan. Henkilökohtaisesta kiinnostuksesta kokouksiin, joihin työntekijä ei yleensä osallistu, hän voi päästä työryhmiin tai saada lisätehtäviä, jotka eivät kuulu hänen suunnitelmaansa, ja sen seurauksena hänestä tulee taakka päätyölle ja sen suunnittelulle. On parasta tarkistaa kaikkien toimintojesi merkityksellisyys tehtävässä, mikä parantaa ajansuunnittelutaitojasi.

Vinkki 10. Arvioi, kuinka tärkeitä ja kiireellisiä ovat asiat, joihin he yhtäkkiä haluavat ottaa sinut mukaan.

Ylivoimainen este ja muut kiireelliset asiat ovat tavallista jokaiselle yritykselle tai yritykselle, vaikka ne pyrkisivätkin toimimaan tiukan suunnittelun puitteissa. Niiden ratkaisemiseksi mobilisoidaan kaikki käytettävissä olevat resurssit. Jos suostut auttamaan nykyisessä tilanteessa, muista, että tämä vie aikaa aikataulusi tärkeistä tehtävistä, joten punnita aina, ovatko ne uhrauksen arvoisia.

Vinkki 11 Älä toimi impulssilla – tee viisaita päätöksiä

Joskus tietyt päätökset tehdään impulssin, hallitsemattoman impulssin seurauksena. Mutta tämä aiheuttaa poikkeamia aikataulussa ja häiritsee tehokasta työajan suunnittelua tavoitteen saavuttamiseksi. Jos tunnet hetkellistä halua tehdä jotain (esim. soittaa), harkitse ja punnita huolellisesti, kannattaako todella tehdä sitä mitä olet suunnitellut.

Vinkki 12. Aseta prioriteetit oikein

Monissa tapauksissa - neuvottelut, kokoukset, puhelut, tekstiviestit - navigointi voi olla erittäin vaikeaa, ja kun otat kaiken kerralla tai nappaat sen osissa eri päistä, sinulla on hyvin vähän aikaa. Tässä on hyvä muistaa tällainen ajan suunnittelutapa prioriteettimatriisina ja aloittaa selkeästi määriteltyjen ja yksiselitteisesti merkittävien tehtävien toteuttamisesta siirtymällä vähitellen vähemmän tärkeisiin.

Päällikön sihteerin työajan suunnittelu

Sihteerin yksilöllisen työajan suunnittelun päätehtävä ja tarkoitus on helpottaa pomoa mahdollisimman paljon ja auttaa hänen aikansa jakamisessa. Tehtävänä on tehostaa kaikkien mahdollisten tuntien ja minuuttien käyttöä työtoiminnassa. Ja tämä tarkoittaa, että johtajan ja sihteerin tehtävät ja toiminnan suunnittelu ovat toisistaan ​​riippuvaisia.

Ensinnäkin sihteeri auttaa organisoinnissa, valmistelussa ja johtamistyypit työ, vapauttaa pomolle tilaa luovuudelle. Tätä varten avustajan on tiedettävä ylemmän tason päivän aikataulu, hänen tehtäviensä aikataulu kaikessa mahdollisia ajanjaksoja- päivä/kuukausi/neljännes. Sihteerin työajan tehokas suunnittelu riippuu hänen välittömän esimiehensä aikataulusta, sillä hän valmistelee kaikki pomon aikatauluun kuuluvat tapaamiset, neuvottelut ja muut asiat (vieraiden vastaanotto, paperityöt). avainasema suunnittelu pelaa tehtävien hierarkiaa niiden arvon ja tärkeyden mukaan.

Lisäksi sihteerin tehtäviin kuuluu myös muuta viranomaisen päiväjärjestyksestä riippumatonta (ja työtoiminnan suunnitteluun heijastuvaa) työtä: tämä on postin tarkastus ja kirjeenvaihto, dokumenttien hallinta, valvonta. tiedosto jne. Assistentin ajansuunnittelutaitojen tulee olla huipulla. Hänen aikataulunsa lähtökohdat ovat aina toistuvia aktiviteetteja, esim.

• valmistele pään työpaikka;
• siivota oma työpaikkasi;
• käsitellä kaikentyyppisiä saapuvia sähköposteja;
• tarkastella ohjaustiedostoa;
• antaa viranomaisille yhteenveto tilanteesta ja selventää kuluvan päivän aikataulua.

Harkitse yksinkertaista esimerkkiä työajan suunnittelusta suhteessa esimiehen aikatauluun. Sihteerin toimintaohjelma näyttää suunnilleen tältä. Kun pomo suunnittelee tapaamisen klo 11.00, assistentin suunnitelma klo 10.30 merkitsee hänen organisaationsa kaikkiin siitä seuraaviin toimiin: muistutus, materiaalien kopiointi, kokoushuoneen siivous, puunkorjuu. Jos kello 14:00 johtaja suunnitteli neuvotteluja toimiston ulkopuolella, niin sihteerin aikatauluun sisältyy asioita auton kutsumisesta ja asiakirjojen keräämisestä. Työluettelossa näkyy myös, kenen kanssa ja milloin sinun on yhdistettävä pomo puhelinkeskusteluun, mitä asiakirjoja on korjattava ja mitä tulee täyttää tyhjästä jne.

Paras vaihtoehto on määrittää yhdessä pomon kanssa vakio aikaväli päivittäisille toimille: asiakirjojen allekirjoittaminen, vierailijoiden vastaanottaminen. Tämä parantaa työtä ja auttaa suunnittelemaan sekä asiantuntijan että hänen avustajansa työaikaa. Työaikataulua laadittaessa on myös jätettävä kunnollinen varaus äkillisten kiireellisten ja tärkeiden toimeksiantojen, puheluiden ja muiden hätätilanteiden varalta.

Sihteeri omistaa työpäivän lopun lähtevän kirjeen lähettämiseen ja suunnittelee myös huomisen tapahtumia.

Kun työpäivä on ohi ja johtaja myöhästyy toimistossa, avustaja voi mennä kotiin vain, jos heidän välillään on asianmukainen sopimus ja hän toimittaa pomolle kaikki tarvittavat tiedot.

Ennen tiloista poistumista sihteeri poistaa kaikki asiakirjat, sulkee kaapit, kassakaapit, sammuttaa elektroniset laitteet (tämä ei koske puhelinta, modeemia, faksia), laittaa työpaikan kuntoon.

Johtajan aikajärjestys

Suunnittelun ydin on tavoitteiden toteuttamiseen valmistautuminen ja työajan säätely. Esimiehen työajan suunnittelun periaatteet eivät juuri poikkea yleiset periaatteet työelämän säätely. Aikaresurssien järkevä käyttö edellyttää toimintojesi, tavoitteidesi, tavoitteiden ja aikabudjetin ymmärtämistä.

Asiantuntijan työajan organisoinnissa käytetään laajalti tunnettuja suunnittelutekniikoita. Esimiehen tulee noudattaa seuraavia sääntöjä:

• 60 % päivittäisestä työsuunnitelmasta on varattu aikataulun mukaiseen työhön;
• 20 % ajasta - odottamattomiin toimiin;
• viimeiset 20 % on parasta jättää spontaaneihin tehtäviin.

Pienissä yrityksissä käytetään "tasaisia" organisaatiorakenteita monimutkaisten ongelmien ratkaisemiseen merkittävän epävarmuuden olosuhteissa. Tällaisille yksiköille on ominaista seuraavat haitat: johtajien liiallinen työmäärä, vaikeus hallita toimia suuri numero ihmisiä sekä osastojen työn koordinointiin liittyviä vaikeuksia.

Käytettävissä oleva aika (varsinkin jos sitä ei ole huomioitu suunnitteluvaiheessa) tulee kirjata ja pakollinen maininta siitä, mitä ja miten sitä on käytetty. Tämä myötävaikuttaa siihen, että saatuaan täydellisen kuvan työaikansa kustannuksista johtaja pystyy järjestämään suunnittelunsa tehokkaammin tulevaisuudessa; Laatusuunnitelman laatimiseksi tehtävät jaetaan lyhyen, keskipitkän ja pitkän aikavälin tehtäviin.

Suunnittelun pääperiaatteiksi tulee asettaa säännöllisyys, johdonmukaisuus ja johdonmukaisuus. Sinun on noudatettava yhtä niistä tärkeitä periaatteita toiminnan suunnittelu - tavoitteiden todellisuus: ota niin monta vastuuta kuin on mahdollista täyttää.

Esimiehen työajan järkevän kulutuksen ytimessä on hänen pitkän tähtäimen suunnitelma. Tämä on monivuotinen järjestelmä, jossa otetaan huomioon vuosi- ja neljännesvuosisuunnitelmat. Jälkimmäinen voidaan koordinoida vuosittaisen ja jakaa kuukausittain. Päivä- ja viikkosuunnitelmat vastaavat niitä täysin ja kuvastavat samalla tarkimmin esimiehen työajan käyttöä. Työtoiminnan suunnittelu yhden päivän tasolla on tärkeä askel yleinen suunnittelu johtajan työtoimintaa, sitä seurataan ja säädellään jatkuvasti tilanteen mukaan.

toimitusjohtaja

Tee suunnitelmat vuodelle keväällä, suunnitelmat päivälle - aamulla

Kiinalainen sananlasku

kenelle: omistajat, ylimmät johtajat, johtajat

Kun sinulla ei ole suunnitelmaa, toimintasi ovat kaoottisia

Jokainen meistä, johtajista, ajattelee: kuinka paljon tuottavuutta voidaan lisätä? Yrityksestäni empiirisesti saadut tiedot osoittivat, että päivittäisen suunnittelun ja raportoinnin käyttöönoton jälkeen tiimin tehokkuus nousi ~40 %.

Ei ole mikään salaisuus, että keskiverto venäläisessä yrityksessä työntekijät kuluttaa työhön paras tapaus 3-4 tuntia päivässä 8:sta. Kaikki kuitenkin teeskentelevät, että näin sen pitäisi olla. Johtaja on tyytyväinen esityksiin väkivaltaisen toiminnan muodossa heti, kun hän katsoo jonkun toimistoon.

Ja alaiset... Entä alaiset? He ovat enemmän kuin tyytyväisiä tähän tilanteeseen: työaikana voit ratkaista joukon henkilökohtaisia ​​ongelmia, tehdä tilauksia verkkokaupoissa, puhua puhelimessa ja sosiaalisissa verkostoissa ystävien ja perheen kanssa. Ei ihme, että he sanovat, että 80 % ihmisistä työskentelee yhtä tehokkaasti kuin on pätevästi johdettu.

Päätelmä on banaali ja samalla kauhea yksinkertaisuudessaan: yrityksen tehokkuuden lisäämiseksi 40 prosentilla riittää, että työntekijät työskentelevät vähintään 6,5-7 tuntia päivässä(kyllä, kahdeksan on jo taitolentoa!).

Päiväsuunnitelma ja raportti – jatkuva soveltuvuuskoe työntekijöille

Mutta miten ymmärtää: kuka työntekijöistä chattailee sosiaalisissa verkostoissa ja kuka tuottaa jatkuvasti tuloksia? Pysytkö takanasi koko ajan? Mahdotonta! Täällä apuun tulevat jokaiselle työntekijälle pakolliset päiväsuunnitelmat ja tehdyt työraportit.

Hyvin lyhyesti päiväsuunnitelmien ja raporttien merkitys on seuraava: työntekijä laatii jokaiselle päivälle työsuunnitelman 8 tunnin työpäivän perusteella ja raportoi työpäivän päätteeksi jokaisesta suoritetusta tehtävästä (käytetty aika, tulos , jne.).

Kaikista hyvästä tekniikasta on hyötyä molemmille osapuolille. Puhutaan siitä.

Päiväsuunnitelman edut yritykselle

• Työntekijät ratkaisevat tehtävät hyväksyttyjen prioriteettien mukaan (ottaen huomioon yrityksen liiketoiminnan vaatimukset), eivät "halua", "helppoa" ja "kiinnostavampaa" -periaatteen mukaan.
• Työntekijän ”seisokkien” todennäköisyys on yleensä nolla. Tehtäviä on aina varassa. Jos "yksinkertaista" tapahtuu, se näkyy etukäteen.
• Suunnitelmia tarkasteltuasi voit heti poistaa ”sormesta imetyt” tehtävät ja korvata ne hyödyllisillä, ajankohtaisilla ja oleellisilla.
• Kun ihminen suunnittelee asioita 8 työtunnin perusteella ja tietää, että tänä aikana on kysyntää, "ajan hukkaan" todennäköisyys pienenee huomattavasti.

Päiväsuunnitelman edut työntekijälle

Suuri henkilökohtainen ja ammatillinen päivitys: Suunnittelutaito on välttämätön kaikilla osa-alueilla, eikä työelämän ulkopuolinen elämä ole poikkeus.

• Johtaja on tyytyväinen sinuun, koska kaikki tärkeimmät teknologiatehtävät kuuluvat päivittäiseen suunnitelmaasi. Ja "hyvässä asemassa oleminen" avaa uusia mahdollisuuksia vertikaalisella uralla.
• "Orjuuden" poistaminen, kun henkilö istuu töissä "yöhön" asti (nyt 8 tuntia on varattu tehtävien suorittamiseen, joten johtaja ei enää suunnittele niitä kahdelletoista tunnille).

Agenda

Jatkossa puhumme vain päivittäisen ja viikoittaisen suunnittelun periaatteista ja vaatimuksista suunnitelmille. Erilliset artikkelit on omistettu:

• Alaisten päivittäisten ja viikoittaisten suunnitelmien päällikön analyysitekniikka - kehitteillä oleva artikkeli.
• Vaatimukset työraporteille, niiden luomismenetelmät - artikkeli kehitteillä.
• Alaisten päivittäisten ja viikoittaisten raporttien päällikön analyysitekniikka. Katso artikkeli "".

Johtajan henkilökohtainen tehokkuus

Käytän työssäni myös päivittäistä suunnittelu- ja raportointitekniikkaa. Raportoin itselleni - ota se käyttöön, jos sinulla ei ole ketään, jolle raportoida. Siten henkilökohtainen tehokkuudeni on kaksinkertaistunut(Se on vitsi!). Myös korkeamman prioriteetin tehtävien toteuttamisen vuoksi, koska ennen otin ne, jotka tulivat ensimmäisenä mieleen.

Ja erittäin hyödyllinen oivallus. Kun aloitat suunnittelun, on paljon helpompi ajatella suunnitteluvaiheessa: onko tämä sinun tehtäväsi, eikö ole parempi delegoida se? Kun olen jo aloittanut tehtävän ja sen toteuttamisen puolivälissä tajusin, että delegoiminen olisi mukavaa, on jo paljon vaikeampaa "päästä irti" siitä itsestään.

Tekniikka päivittäisten suunnitelmien toteuttamiseen ja toteuttamiseen

Kiinnitän huomionne siihen, että on tarpeen valvoa suunnitelman toteutumista, suoritettujen tehtävien ajoitusta ja tulosten laatua.

Monet johtajat ovat rikkoneet hampaansa yrittäessään toteuttaa päivittäisiä suunnitelmia ja raportteja, ja tästä syystä:

• Käyttöönotto kohtaa toimistotyöntekijöiden ankaraa vastustusta. Nöyryytä itsesi, tämä on luonnollista, mutta sinun on valmistauduttava tähän. Ehkä artikkeli "" on hyödyllinen sinulle.
• Päivittäisten suunnitelmien ja raporttien toteuttaminen sekä jatkotyö teknologian toiminnassa vaatii aikaa, rahaa, johtamisponnistuksia ja johtajan tahtoa. Ja mikä tärkeintä, salamannopea reaktio työntekijöiden rikkomuksiin.
• Toteutus tuo lisäksi suunnitelmien ja raporttien täydellisen läpinäkyvyyden. Minkä tahansa korkeamman tason päällikön tulisi pystyä katsomaan minkä tahansa alemman johtajan ja hänen alaistensa raporttia. Välitön esimies on vastuussa alaistensa suunnitelmista. Miksi työntekijät eivät pidä siitä? Kaikki keskijohtajat eivät ole kiinnostuneita " kaikennäkevä silmä” ylimmältä johdolta.

Suosituksia päivittäisen suunnittelun järjestämiseen: valmiit määräykset toteutusta varten

Työntekijän tulevan tehtävävirran käsittelyprosessin organisointi

• Heti kun tehtävä ilmestyy, se kirjataan nykyisten tai seuraavien päivien työsuunnitelmaan (riippumatta siitä, missä muodossa se on asetettu) ja arvioitu suunniteltu valmistumispäivämäärä.
• Jos tehtävä kuuluu tapausten luokkaan "ei-kiireellinen ja merkityksetön", se kirjataan ns. tehtävien pinoon (tallennus). Työntekijä kääntyy STACKin puoleen, kun suunnittelee seuraavaa viikkoa tai kun hänellä on töissä seisokki.

Asetettu tehtävä, joka kestää yli 3 tuntia (paitsi tapahtumiin ja kokouksiin osallistuminen), on jaettu pienempiin, joille ensimmäinen on annettu perustehtäväksi.

• Jokaiselle tehtävälle valitaan prioriteetti ja asetetaan se vakioluettelosta

Bonus: Esimerkki työntekijöiden prioriteettitaulukosta

Esimerkki prioriteettitaulukosta, joka auttaa työntekijöitä hallitsemaan omaa suunnitteluaan, seuraa 2 yksinkertaista vaihetta:

1) Kirjoita artikkeliin yksityiskohtainen kommentti(kommenttilomake sijaitsee aivan artikkelin alaosassa, katso kuvakaappaus https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Jaa kokemuksesi alisteisen suunnittelun toteuttamisesta (ei välttämättä onnistunut).

2) Lähetä kysely saadaksesi esimerkin prioriteettitaulukosta henkilökohtaisten sosiaalisen median tilieni kautta:

Vaatimukset tehtävien suunnitelmaan kirjaamisen formaatille

• Jokainen työntekijä lisää ohjeellisen luettelon tehtävistään suunnitelmaan ( Lyhyt kuvaus tehtävät + arvioitu suorittamisaika). Suunnitelma sisältää seuraavat tehtävät:
• Suunniteltu hankkeiden sisällä;
• Aiemmin vastaanotettu yksittäisten toimeksiantojen muodossa (suullisesti, postitse, skypellä jne.). Jos tehtävä on kesken ulkoinen järjestelmä tehtäviä, sinun on lisättävä tähän tehtävään url-linkki; tehtävän vastaanotettuaan (suullisesti, postitse, skypellä) se tulee kirjata itse työsuunnitelmaasi. Samaan aikaan pätevät kaikki tehtävien syöttämisen muotoa koskevat vaatimukset.
• Työntekijän suunnittelema toteutettaviksi omasta aloitteestaan.
• Jokaiselle tehtävälle on määritettävä:
• Tehtävän nimi. Sen pitäisi kuvastaa, mitä toimia on suoritettava ja minkä kohteen kanssa. Substantiivien kohdalla on suositeltavaa käyttää verbin nominatiivista tapaa ja pakottavaa tunnelmaa. Tämä helpottaa huomattavasti myöhempää hakua kaikkien tehtävien välillä. Esimerkki: Kehitä määräyksiä: suunnittelu ("kehittää" - pakollinen; "sääntely: suunnittelu" - nimeävä tapaus).
• Arvioitu valmistumisaika. Esimerkki: Tee kaupallinen tarjous: 2 tuntia 30 minuuttia
• Takaraja(määräaika, johon mennessä tehtävä on suoritettava). Jos et pysty määrittämään tehtävän määräaikaa, ota yhteyttä välittömään esimiehesi.
• Lyhyt suunnitelma tämän tehtävän suorittamiseksi. Lisää linkkejä algoritmeihin, joiden mukaan aiot toimia, ja/tai lyhyt toimintasuunnitelma. Poissaolo lyhyt suunnitelma tehtäväkehossa syntyy paljon kysymyksiä työsuunnitelmasta keskusteltaessa ja riskiä siitä, että tehtävä tehdään tehottomasti/epäoptimaalisesti tai jää tekemättä 100 % ja/tai vaatii uusintatyötä.
• Prioriteetti. Urakoitsija määrittelee sen itsenäisesti erikseen vahvistettujen sääntöjen mukaisesti. Jos et pysty määrittämään, sinun on otettava yhteyttä välittömään esimiehesi.
• Mikäli työntekijä näkee resurssinsa ”puutteen” määrättyyn tehtävään, hän on velvollinen ilmoittamaan tästä välittömästi tehtävänpäällikölle ja hänen välittömälle esimiehelleen.

Päivittäinen työsuunnitelma

• Suunnitelma on laadittava viikkosuunnitelman ja tulevien operatiivisten tehtävien perusteella (ennen viikkosuunnittelun käyttöönottoa: kyseisen päivän tiedossa olevien tehtävien perusteella).
• Seuraavan päivän suunnitelma laaditaan ennen kuluvan työpäivän päättymistä.
• Päivittäisten tehtävien aikataulutettu aika lasketaan:
• toimistotyöntekijöille 8 tuntia miinus tavallinen aika operatiivisten ja force majeure -tehtävien ratkaisemiseen (projektipäälliköille: 7 tuntia - suunniteltu; 1 tunti - saapuvien tehtävien ratkaisemiseen). Tehtävien suorittamiseen varattu aika voi vaihdella viikonpäivän ja muiden olosuhteiden mukaan.
• freelance-asiantuntijoille - yhteistyöehdoista neuvoteltaessa sovittu päivittäinen aikaraja.
• Uuden päivän suunnitelma sijoitetaan edellisen päivän suunnitelman päälle (jos suunnitelmissa käytetään tekstidokumentteja).
• Jos yli 4 tuntia päivässä käytetään suunnittelemattomiin (projektisuunnitelmiin liittyen) tehtäviin tai käy selväksi, että projektisuunnitelmia EI voida toteuttaa nykyisellä kuormituksella, johdolle ilmoitetaan tästä välittömästi (viimeistään seuraavana päivänä) .

Esimerkki päiväsuunnitelmasta (kuvakaappaus Bitrix24:stä)

Esimerkki näyttää suunnitelman, jonka työntekijä luo Bitrix24-järjestelmässä. Kuvakaappaus näyttää vain kuusi ensimmäistä tehtävää, loput eivät mahtuneet näytölle. Valitut sarakkeet: 1 - tehtävän nimi; 2 - määräaika; 3 - suunniteltu suoritusaika.

Siirtyminen viikkosuunnitteluun

Päiväsuunnitelmien hallitsemisen jälkeen työntekijät siirtyvät viikkosuunnitteluun. Samaan aikaan päivittäinen suunnittelu säilyy, mutta yksinkertaistuu huomattavasti, koska. viikkosuunnitelmassa tehtävät on jaettu päiväkohtaisesti. Jos et tee päivittäistä suunnittelua alaistensa kanssa, he saattavat suunnitella viikkoa alla olevan kuvan mukaisesti.

Viikkosuunnittelun tärkeimmät edut:

• pidempi suunnitteluhorisontti yhteen päivään verrattuna
• säästää aikaa työntekijälle ja merkittävää ajansäästöä esimiehelle

Viikkotyösuunnitelma

• Kuinka tehdä suunnitelma?
• Käy läpi kaikki kuukausittaiset projektisuunnitelmat, ota niistä tehtävälista, jonka määräaika on viikon loppuun + 5 päivää.
• Avaa kuukausityösuunnitelmasi ja kirjoita sieltä osa työstäsi.
• Syötä operatiiviset tehtävät (aiemmin tiedossa tai esimiehen asettamissa) viikkosuunnitelmaan.
• Suunnittele uusi viikko on laadittava sisään edellisen viikon viimeinen työpäivä(yleensä perjantaina).
• Tehtävät on ajoitettava koko ajan työviikko ottaen huomioon johdannon aikamarginaali (määritetään jokaiselle tehtävälle erikseen).
• Laadittu viikkosuunnitelma kaipaa täsmentämistä (viikonlopun ja ensimmäisen työpäivän aamulla saatujen tietojen perusteella) viikon ensimmäisenä työpäivänä klo 12.00 asti(yleensä maanantaina)
• Asiantuntijoille, joilla on vähän "ennakoimattomia" töitä (työmaan ylläpitotyöt, promootioprojektin hallinta), viikko tulee suunnitella ottamatta huomioon odottamattomia töitä.
• Tehtävät ja "ennakoimattomat" voivat olla, tai sitten EI ole.
• jos suunnitelma ei toteudu sen vuoksi, että ”äskettäin” saadut tehtävät on suoritettu, osa suunnitelman tehtävistä voidaan siirtää seuraavalle viikolle.

Päivä- ja viikkosuunnitelmien automatisointi

Suosituin kysymys: "Missä muodossa alaisten tulisi tehdä suunnitelmia?" Ihannetapauksessa sinun on tehtävä suunnitelmia tehtävien muodossa järjestelmässä, jossa niitä seurataan jatkossa toteutusajasta ja luodaan raportteja. Mielestäni Bitrix24-järjestelmä sopii tähän parhaiten.

Entä jos yritykselläsi on erilainen tehtävien asettamisjärjestelmä? Ajattele, miten suunnittelet sen avulla suunnittelun laatimieni suunnitelmien vaatimusten perusteella. Ja vaikka sinulla ei olisikaan järjestelmää tehtävien asettamiseen ja kirjanpitoon, sillä ei ole väliä. Yrityksessäni tehtiin pitkän aikaa päivän ja viikon suunnitelmat erillisissä tekstitiedostoissa GoogleDocs-muodossa (erittäin kätevä muokata ja keskustella). Ja vasta jonkin ajan kuluttua siirryimme täysin työskentelemään Bitrix24:ssä.

Vastaukset usein kysyttyihin kysymyksiin päivittäisistä suunnitelmista

Kuinka asettaa tehtäviä, jos johtaja ei ole esimiehen välitön alainen?

Joko hanki valtuudet asettaa tällaisia ​​tehtäviä projektin alaisuudessa tai sopia tehtävän lisäyksestä urakoitsijan välittömän esimiehen kanssa.

On tärkeää muistaa: aika ei ole kumia. Kun uusi tehtävä saapuu, se "työntää" toisen tehtävän suunnitelmasta. Töiden tärkeysjärjestys kuuluu lähiesimiehen toimivaltaan.

Kävikö ilmi, että tämä järjestelmä ottaa käyttöön "täydellisen hallinnan" alaisen työn suhteen? Hänen johtajansa tulisi tehdä tämä. Ja tämän johtajan pitäisi ohjata hänen johtajansa?

Esimies ohjaa välittömien alaistensa suunnittelua (esimerkki: osaston johtaja analysoi osaston työntekijöiden suunnitelmat), mutta ei välttämättä joka päivä. Uskollisille työntekijöille (1 vuosi säännöllisen johdon käyttöönoton alkamisesta, yritykseesi ei jää muita) tarkastustiheys voi olla 1 kerta 3 päivässä, 1 kerta viikossa.

Paljon riippuu tietyn työntekijän asemasta ja kokemuksesta. Ja myös siitä, millaista suunnittelua käytetään päivä- ja viikkosuunnitelmien lisäksi: kuukausisuunnittelu projekteille, strategiset suunnitelmat projekteille. Jos joku työntekijöistä tarvitsee jatkuvaa "täyshallintaa", kysy itseltäsi kysymys: "Tarvitsetko sellaisen työntekijän?"

Jotkut johtajat eivät itse halua kontrolloida päivittäin. se vaatii aikaa ja huomiota

Alaistensa työn suunnittelu ja sen toteuttamisen seuranta ovat johtajan välitöntä vastuuta. Tämän toiminnon hallitsemiseksi suosittelen "pumppaamaan" esimiestaitojasi. Auttaa artikkelia "".

On tärkeää arvioida, onko yritykselläsi "vinoa" esimiehille työskennellä kohti "tuotantoa". Ensinnäkin johtajan on varattava aikaa alaistensa johtamiseen., tulosten tuottaminen - toiseksi ja jäännösajan periaatteen mukaan. Jos varaat esimiehelle riittävästi aikaa johtamiseen, ja samalla hän silti pyrkii tuottamaan tuloksia omin käsin, alaistensa hyydyttyessä, tämä on hyvä asiantuntija mutta huono johtaja.

Myös tämän artikkelin lukijat lukevat

Kuinka arvioida työntekijöiden suorituskykyä työpäivän lopussa päivittäisten raporttien avulla: "analyysin ja kommenttien" menetelmä

Säännöllisen johtamisen toteuttaminen yrityksessäsi (osa 1): tavoitteet, perusperiaatteet, lanseerausta edeltävä valmistelu