Paano magsagawa ng mga epektibong pagpupulong. Paano epektibong magsagawa ng mga pagpupulong sa umaga

Ang pagkamit ng maayos, mabilis at mahusay na gawain ng pangkat ay hindi isang madaling gawain para sa sinumang pinuno. Ang gawain ng boss ay bumuo ng isang solong diskarte sa pagkilos para sa bawat subordinate, subaybayan ang kanilang trabaho at itama ito. Upang makamit ang mabungang gawain, kailangan mong maunawaan kung paano magdaos ng mga pagpupulong, kung paano maayos na magbigay ng mga tagubilin sa mga subordinates para sa isang tiyak na panahon.

Pagpupulong sa pagpaplano - talakayan at pamamahagi ng mga gawain sa trabaho na naka-iskedyul para sa isang tiyak na oras. Ang ganitong mga pagpupulong ay maaaring nahahati sa ilang uri depende sa kanilang uri, oras at bilang.

Ang unang uri ay kinabibilangan ng pag-uulat ng mga pagpupulong (ang ganitong mga pagpupulong ay kinakailangan para sa pamamahala upang maiulat kung paano ginagawa ang mga gawain sa trabaho sa sandaling ito), mga pagpupulong sa talakayan (kapag ang mga panukala ay isinasaalang-alang at ang mga pagbabago sa plano ng pagkilos ay tinalakay) at mga pagpupulong na pangganyak (kung saan natatanggap ng lahat ang kanilang gawain sa proseso ng paglutas ng pangunahing isyu).

Depende sa oras, maaari kang magkaroon ng araw-araw, lingguhan, o buwanang pagpupulong.

Kung gagawin natin ang quantitative factor bilang batayan, ang pagpaplano ng mga pulong ay maaaring hatiin sa pangkalahatan o masa (kung saan ang lahat ng mga empleyado ay naroroon) at sarado (kapag ang isang hiwalay na grupo o departamento ay nagkusang).

Ang pagpaplano ng mga pulong ay may ilang mga pakinabang:

• Nagpapanatili ng disiplina, binabawasan ang bilang ng mga pagkaantala.
• Tumutulong upang malinaw at malinaw na magtakda ng mga gawain para sa koponan. Ang isang panandaliang plano para sa araw ay mas kapaki-pakinabang at produktibo kaysa sa isang anim na buwang plano.
• Nagpapahiwatig ng aktwal na pagganap. Ang kalidad na ito ay pinalawak kung sa pulong ng pagpaplano ang mga empleyado ay nagsumite ng mga ulat ng pag-unlad sa kanilang mga superyor.

Huwag kalimutan ang tungkol sa mataas na motivational na papel ng mga pagpupulong. Ang pagsasagawa ng isang pulong na may kakayahan ay nangangahulugan ng positibong pag-impluwensya sa mood ng mga empleyado, pagbibigay ng bayad para sa mabungang trabaho at pagpapasigla sa pagpapabuti ng pagganap. Bilang karagdagan, ang ari-arian na ito ay nag-aambag sa pagtatatag ng mga positibong relasyon sa pagitan ng koponan at mga superyor.

Sa kabila, Ang mga pagpupulong sa pagpaplano ay mayroon ding mga kahinaan.:

• Ang mahabang pagpupulong ay nangangailangan ng lakas at lakas mula sa mga empleyado.
• Ang mga biglaang, hindi nakaiskedyul na pagpupulong ay kadalasang hindi epektibo.

Upang maiwasan ang mga negatibong salik, dapat kang magsagawa ng mga pagpupulong nang may pag-iisip.

Opinyon ng eksperto

Sa pulong ng pagpaplano, nag-aalok ang mga empleyado ng mga bagong ideya para sa pagpapaunlad ng negosyo at pagtaas ng benta

Hasmik Gevorgyan,

CEO at isa sa mga may-ari ng Provocatsia chain ng mga tindahan sa Moscow

Ginagantimpalaan namin at ganap na sinusuportahan ang aming mga empleyado na interesado sa pagpapataas ng kaalaman sa brand. Ang aming mga franchisee ay nagpasya na magsagawa ng mga espesyal na pagpupulong 2 beses sa isang buwan, kung saan ang mga empleyado ay nagpapahayag ng kanilang mga saloobin at mungkahi sa kung paano paunlarin ang kumpanya at pataasin ang mga benta. Ang mga may-akda ng karamihan mga kawili-wiling proyekto at ang mga ideya ay tumatanggap ng bonus na hanggang 15% ng suweldo.

Ang ilan sa aming pinakamahusay na mga T-shirt print ay orihinal na idinisenyo at iminungkahi ng mga empleyado. Salamat sa aming mga empleyado, pinapataas namin ang visibility ng kumpanya sa pamamagitan ng pag-isponsor ng mga kultural na kaganapan sa kabataan.

Isang matingkad na halimbawa: nag-alok ang isa sa aming mga empleyado sa Tula na lumahok sa munisipyo mga paligsahan sa palakasan at mga gabi ng club. Ang pagkamalikhain at layunin ng manggagawang ito ay naging susi sa katotohanan na ang aming advertising ay lumabas sa mga sikat na cafe sa lungsod. Sa huli, ang mga benta sa lungsod ng Tula ay tumaas ng 2 beses. Katulad nito, tumaas din ang kita ng empleyado - pagkaraan ng ilang buwan ay naging direktor siya ng tindahan.

3 bahagi ng matagumpay na pagpupulong sa pagpaplano

1. bahagi ng impormasyon. Gawing kawili-wili at kapaki-pakinabang ang materyal para sa mga tagapakinig. Kung hindi maiiwasan ang boring na impormasyon, subukang isumite ito sa hindi pangkaraniwang paraan. Ang impormasyong ibinigay sa pulong ng pagpaplano ay dapat na kapaki-pakinabang at kapana-panabik. Kung magkakaroon ka ng matagumpay na pagpupulong, pinakamahusay na huwag magbigay ng walang kabuluhan at mapurol na impormasyon.
2. emosyonal na bahagi. Ang kaakit-akit na materyal na may mahinang presentasyon ay masamang materyal. Alalahanin ang unibersidad - nakakainip na gumugol ng oras sa ilang mga klase, ang mga estudyante ay literal na natutulog sa silid-aralan, at sa iba ay nais ng lahat na makarating sa ilalim ng bagay at talakayin.
3. Ang pinuno na namumuno sa pulong. Ang awtoridad ng nagsasalita ay direktang nakakaapekto sa asimilasyon ng impormasyon. Kung hindi mo pa naaabot ang mataas na kasanayan sa retorika, pagsikapan ang una at ikalawang punto bago isagawa ang pulong.

Paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano, pag-iwas sa pagtutol ng mga empleyado

Hindi lihim na ang mga empleyado ay madalas na may negatibong saloobin sa pagpaplano ng mga pulong. Ito ay nagkakahalaga ng pag-unawa sa mga dahilan para sa pang-unawa na ito.

Una, ang orihinal na pinagmulan ng naturang mga pagpupulong sa pagpaplano ay nauugnay sa mga taong may panahon na hindi pinahintulutan ng mga pasilidad ng komunikasyon ang pag-coordinate ng gawain ng mga tao at kinakailangan na personal na magtipon kasama ang buong team at talakayin ang mahahalagang isyu sa trabaho nang maraming oras. Dahil wala nang ibang paraan para malaman o talakayin ang mahahalagang punto, napakaraming tanong, komento at mungkahi sa gawaing naipon para sa pulong. Samakatuwid, ang pagpupulong ay kailangang isagawa ng ilang oras.

Pangalawa, maraming manggagawa sa opisina ang naiinis sa katotohanan na ang pulong sa pagpaplano ay tumatagal ng 1/5 ng lahat ng oras ng pagtatrabaho. Kasabay nito, walang gaanong pag-uusapan - ang talumpati ng boss ay karaniwang tumatagal ng kalahati ng buong pulong.

Pangatlo, kung magdaraos ka ng isang pulong araw-araw, sa lalong madaling panahon ay ituring ito ng mga empleyado bilang isang kaganapan na "para sa palabas". Ang mga empleyado ay hindi mag-uulat nang detalyado at kawili-wili tungkol sa pag-unlad ng trabaho o anumang mga pagbabago, dahil maaaring hindi ito mangyari para sa naturang panandalian. Ang mga pangunahing layunin ng anumang kumpanya ay mga pangmatagalang plano, kaya hindi ka dapat kumuha ng mahalagang oras mula sa mga empleyado upang makinig sa "mga bagay ay normal, kami ay nagtatrabaho." Tanging sa mga kritikal na kaso, mga sitwasyong pang-emergency at mga kagyat na gawain ay kinakailangan na magdaos ng mga pang-araw-araw na pagpupulong.

Paano magsagawa ng pulong sa pagpaplano sa pamamagitan ng pagpili ng tamang format

1. Pagpupulong ng impormasyon

Maaari kang magdaos ng gayong pulong sa pagpaplano tuwing Lunes, gawin itong lingguhang kaganapan para sa bawat departamento ng iyong kumpanya, para sa bawat pinuno ng departamento. Ang layunin ng pagpupulong na ito ay upang malaman kung ano ang nagawa sa nakaraang linggo, kung ano ang nakamit, at kung ano ang plano para sa linggong ito. Ang mga tagapamahala ay maaaring makipag-usap ng mahalagang impormasyon sa mga subordinates at mag-udyok sa kanila na magtrabaho nang produktibo. Huwag ipagpaliban ang oras - pinakamahusay na magdaos ng pulong sa loob ng 30 minuto.

2. Pamamahagi ng mga gawain

Ang maikling pulong na ito ay pinakamahusay na gawin nang maaga sa araw. Ang mga tagapamahala ay namamahagi ng mga pang-araw-araw na gawain at ipinapaliwanag ang mga ito sa mga empleyado. Kung mga tanong o mahalagang impormasyon hindi, ang gayong pulong sa pagpaplano ay hindi kukuha ng maraming oras ng pagtatrabaho mula sa mga empleyado.

3. Pagpupulong sa pagpaplano

Kinakailangang magsagawa ng naturang pulong sa pagpaplano pagkatapos maabisuhan nang maaga ang lahat ng empleyado sa pamamagitan ng sulat o elektronikong paraan. Hayaang maghanda sila sa paksa, magtakda ng oras ng pagpupulong at sekretarya ng pulong. Ipadala din ang mga konklusyon at resulta mula sa pulong sa lahat na naroroon o dapat na nasa pulong ng pagpaplano. Mahalagang tandaan na ang gayong pulong sa pagpaplano ay hindi dapat idaos nang masyadong mahaba. Kung hindi pa rin ito maiiwasan, siguraduhing ayusin ang mga time-out para sa pahinga o meryenda.

4. Malikhaing pagpaplano

Kung sa pagkakataong ito ay wala kang maiaalok sa koponan, magandang opsyon ay magdaraos ng pulong sa pagpaplano sa isang hindi karaniwang format. Ito ay maaaring isang kumpetisyon pinakamahusay na ideya o brainstorming.

5. Pagpupulong sa pagpaplano para sa paglutas ng salungatan

Huwag kalimutan ang tungkol sa kadahilanan ng tao at posibleng hindi pagkakaunawaan sa koponan.

Ang tamang posisyon ng amo ay ang tukuyin at lutasin ang naturang problema. Ang pagdaraos ng isang pulong para sa layuning ito ay higit na malugod. Kailangan mong bigyan ang bawat tao ng pagkakataon na ipaliwanag ang kanilang posisyon at sabihin kung ano ang eksaktong hindi nababagay sa kanila. Ang format ng naturang pagpupulong ay hindi dapat maging mahigpit, hayaan ang mga tao na magsalita o magtalo, na pinagtatalunan ang kanilang opinyon. Kapag natukoy mo nang magkasama ang mga paghihirap, kailangan mong malampasan ang mga ito. Hindi kinakailangang kunin ito sa iyong sarili, tutulungan ka ng mga espesyalista sa HR at senior manager.

Kailangan mong magsagawa ng isang pulong sa pamamagitan ng pagpili ng isang kawili-wiling paksa para sa lahat - upang ang lahat ay gustong magsalita, at magkaroon ka ng pagkakataong ayusin ang pag-uusap at ayusin ang direksyon nito.

Ibuod ang pulong, kolektahin ang lahat ng sinabi ng mga kalahok at ipakita sa kanila ang mga resulta.

Hindi na kailangang bigyan ng babala ang mga kasamahan sa simula pa lamang na ang pulong sa pagpaplano ay ginaganap dahil sa isang salungatan na lumitaw. Ang pagbubukod ay ang mga espesyal na pagpupulong na eksklusibong inorganisa upang malutas ang mga ganitong sitwasyon.

Paano dagdagan ang mga benepisyo ng pagpaplano

Ang hindi maayos na pagpaplano ng mga pagpupulong, pagpupulong at pagtitipon ay ganap na walang silbi at nakakapinsala pa nga. Dahil sa kanilang sarili hindi sila lumilikha ng karagdagang halaga, ngunit isang malaking halaga ng oras ang maaaring gugulin sa kanila.

Matutunan ang mga patakaran para sa pag-aayos ng mga epektibong pagpupulong mula sa magazine na "Commercial Director", na magpapagalaw sa workflow na may minimum na oras na ginugol.

Paano magdaos ng mga pulong sa pagpaplano araw-araw: isang hakbang-hakbang na algorithm

Hakbang 1. Tukuyin ang mga layunin ng pulong sa pagpaplano sa umaga

Dapat ipakita at planuhin ng bawat organisasyon ang mga resulta ng gawain nito. Batay sa mga nakatakdang layunin, kailangan mong gumuhit ng isang unti-unting plano para sa kanilang pagpapatupad.

Piliin ang mga layunin mula sa listahan na angkop para sa iyong negosyo:

• Pagtatakda ng mga layunin

Ang pangunahing bagay kung saan ito ay nagkakahalaga ng pagdaraos ng mga kolektibong pagpupulong ay ang pagpaplano ng gawain. Ang pang-araw-araw na plano ng empleyado ay hindi dapat magsama ng higit sa 3 gawain at 1 focus. Sa isip, ang bawat empleyado mismo ang nagbabalangkas ng mga gawain at nakatutok para sa araw at nag-uulat nito sa manager.

Upang magtakda ng makatotohanan at maaabot na mga layunin, gamitin ang . Pinakamainam na magplano ng trabaho sa mga tiyak na numero. Ilarawan ang impormasyon: mas mahusay na magdaos ng isang kaganapan sa isang silid na may projector o isang board kung saan isusulat mo ang mga pangunahing gawain. Tumutok sa araw na partikular na markahan ng marker at bigyang-diin ito sa panahon ng pag-uusap.

Pinakamabuting ipasulat sa bawat empleyado ang kanilang plano.

• Feedback mula sa mga empleyado

Kadalasan, ang mga empleyado, na nahaharap sa isang problema o isang hindi maintindihan na sitwasyon, ay hindi nag-uulat nito sa kanilang boss. Bilang isang tuntunin, ito ay tinatalakay sa pagitan ng mga kasamahan at hindi itinuturing na karapat-dapat na mag-ulat sa pamamahala. Kinakailangan na magtatag ng patuloy na pakikipag-ugnayan sa mga subordinates. Dapat ugaliin ng mga empleyado na sabihin sa manager ang tungkol sa kung ano ang ikinababahala nila at nasasabik sila sa proseso ng pagganap ng kanilang mga tungkulin.

Sa kasong ito, ang pinuno ay kailangang magdaos ng hiwalay na mga pagpupulong upang makinig sa bawat problema at tumugon nang naaangkop, kahit na naniniwala siya na ang sitwasyon ay hindi dapat bigyang pansin. Gayundin, hanapin ang ugat ng problema, hindi ang salarin. Magtalaga ng isang partikular na tao na responsable para sa pag-aayos ng problema, at maglaan ng malinaw na deadline para dito.

• Paglipat ng karanasan at pagsasanay

Maunang magsalita - sabihin sa iyong mga kasamahan kung paano mo gagawin ang nakatalagang gawain. Magsimula ng isang talakayan, tanungin ang mga empleyado kung paano ito gagawin nang mas mahusay at mas mabunga. Maaari kang magdaos ng pulong sa pagpaplano sa format ng isang laro o kumuha ng kaso ng negosyo upang ang lahat ay makalahok sa talakayan.

Maaari kang magsagawa ng pagsasanay: sabihin o ulitin ang mga script, tipikal na sagot, benepisyo ng produkto, promosyon ng kumpanya, at iba pa kasama ng mga kasamahan. Isali ang buong team sa prosesong ito.

Huwag ulitin ang iyong sarili, turuan ang mga empleyado ng isang bagong bagay araw-araw, paunlarin sila!

• Pagtaas ng espiritu ng pangkat

Pag-usapan ang kumpanya bilang isang malapit na koponan - gamitin ang mga salitang "kami", "ang aming koponan" sa iyong pagsasalita.

Mag-ulat ng mga bago at kawili-wiling bagay para sa huling araw: kung ano ang nangyari kahapon, balita ng kumpanya, mga tagumpay nito (kahit na maliliit). Kung mayroon kang panloob na mailing list, hindi ito nangangahulugan na binabasa ito ng bawat isang tao. Samakatuwid, ang pinakakawili-wili at mahahalagang bagay ay maaaring sabihin muli sa pulong ng pagpaplano. Kung ang impormasyon ay hindi ganap na positibo, ang mga empleyado ay magkakaroon ng pagkakataon na talakayin ang isang plano ng aksyon.

Alalahanin ang mahahalagang petsa para sa mga empleyado, pag-usapan ang tungkol sa kanila (mga kaarawan ng mga empleyado mismo, mga miyembro ng kanilang pamilya, mga anak, isang mahalagang kaganapan para sa kumpanya, at iba pa).

• Pagganyak ng pangkat

Maaari kang magdaos ng pulong upang masingil ang koponan ng positibo para sa darating na araw. Para dito kailangan mo:

• Purihin ang isa sa mga empleyado (pinakamahusay sa pagbebenta, Magandang kalidad, pasasalamat mula sa kliyente, paglutas ng isang mahirap na sitwasyon, atbp.).
• Kapag nagtatalaga ng mga gawain, ipaliwanag kung paano positibong makakaapekto ang trabaho sa mga pangkalahatang layunin ng kumpanya. Ipaalam sa bawat empleyado na sila ay mahalaga.
• Gumamit ng mga motivational na salita at parirala: "Gawin natin!", "Ipakita kung ano ang kaya mo!" at iba pa.
• Ipakita na naniniwala ka sa bawat empleyado, madalas sabihin ang mga parirala tulad ng "Kaya natin", "Magtatagumpay tayo", "Sigurado ako", atbp.

Ang isang mahalagang tuntunin sa pagdaraos ng epektibong mga pagpupulong ay ang magsalita lamang tungkol sa mga positibong bagay, huwag pagagalitan ang sinuman sa pulong ng pagpaplano, huwag pagalitan ang pangkat. Sa umaga ito ay nagkakahalaga ng pakikipag-usap lamang tungkol sa positibo!

Siguraduhing gamitin ang lahat ng layuning nabanggit sa itaas, ngunit hindi lahat ay nangangailangan ng mga pulong nang sabay-sabay.

Hakbang 2. Binubuo namin ang mga regulasyon

Kapag napili mo na ang mga layunin ng iyong mga pagpupulong sa umaga, kailangan mong magpasya kung paano isasagawa ang mga ito. Ang mga regulasyon ay maaaring i-print at isabit sa opisina kung saan gaganapin ang pulong sa pagpaplano.

Magpasya kung gaano katagal mo balak isagawa ang pulong, at isulat ito sa mga patakaran. Ang labinlimang minuto ay sapat na oras para magkaroon ng mabisang pagpupulong. Bilang karagdagan, gumawa ng isang tiyak na plano: kung ano ang iyong pag-uusapan sa pulong. Para dito kailangan mo:

Ang pagpupulong ay dapat isagawa sa isang positibong tala. Batiin ang koponan, markahan ang isa sa mga empleyado para sa gawaing nagawa at tagumpay sa nakaraang araw. Sa pagtatapos ng pulong, maaari mong batiin ang koponan, naisin magandang araw o mag-udyok na magtrabaho nang produktibo.

Sa simula ng pulong sa pagpaplano, iulat kung ano ang nagawa sa nakaraang araw. Magtakda ng mga bagong gawain batay sa kung ano ang nagawa na. Pagkatapos nito, maaari kang magsagawa ng pagsasanay o simulan ang pag-uulit.

Kunin ang reaksyon ng koponan, kausapin siya sa pagtatapos ng pulong, upang hindi ma-drag ang kaganapan. Kung ang paksa para sa talakayan ay masyadong mahirap at nangangailangan ng higit sa dalawang minuto, dalhin ito sa isang hiwalay na pulong sa pagpaplano o magtalaga ng isang partikular na empleyado upang lutasin ito.

Hakbang 3. Paghahanda para sa pulong

Upang maayos at may kakayahang magsagawa ng pulong sa pagpaplano, dapat mong paghandaan ito nang maaga. Ang paghahanda para sa pulong sa umaga ay pinakamahusay na ginawa sa gabi, at siguraduhing isulat ang lahat.

Ang mga gawain para sa araw ay dapat na pare-pareho sa mga pangmatagalang layunin at isinasaalang-alang ang mga problema na lumitaw mula sa nakaraang araw. Hiwalay, para sa bawat item, isulat kung ano ang iyong pag-uusapan: positibong balita, mga problema, kamakailang mga kaganapan, pag-aaral.

Hakbang 4. Nagdaraos kami ng pulong sa pagpaplano

Simulan ang pulong na may plano. Kamustahin ang koponan. Subaybayan ang oras upang ang pulong ay hindi tumagal ng higit sa 15 minuto.

Sa panahon ng pagpupulong, obserbahan ang reaksyon ng mga manggagawa sa bawat yugto ng pulong. Upang matukoy mo kung ano ang kawili-wili sa koponan at kung ano ang hindi. Kung mayroong ilang impormasyon na hindi interesado ang mga empleyado, isaalang-alang kung maaari itong alisin sa plano o ang paraan ng pagpapakita nito ay maaaring baguhin.

Maiintindihan mo kung gaano ka epektibong nagsagawa ng pulong sa pagpaplano sa pamamagitan ng tagapagpahiwatig ng kalidad ng trabaho ng mga empleyado, ang antas ng mga benta. Kung tumaas ang pagiging produktibo, kung gayon ang pulong sa pagpaplano ay naayos nang tama.

Opinyon ng eksperto

Paano magsagawa ng isang hindi karaniwang pulong sa pagpaplano ng umaga

Dmitry Grishin,

Tagapangulo ng Lupon ng mga Direktor at isa sa mga tagapagtatag ng Mail.Ru Group sa Moscow

Para sa amin, ang pagdaraos ng mga pagpupulong na hindi karaniwang format ay isang pangkaraniwang bagay. Ang bawat isa ay tumatagal ng wala pang kalahating oras. Ang pagpaplano ng mga pulong ay bukas sa lahat, sinumang empleyado ay maaaring lumahok, at hindi lamang sa mga direktang nauugnay sa paksa ng pulong sa pagpaplano. Nagsasalita kami nang nakatayo upang lumayo sa karaniwang format ng trabaho sa lugar ng trabaho.

Ang paghahanap ng maraming malikhaing ideya hangga't maaari upang malutas ang mga problemang lumitaw, kahit na ang mga tila ganap na hindi makatotohanan, ay ang pangunahing layunin kung saan nagsimula kaming magsagawa ng mga naturang pagpupulong sa pagpaplano. Ang mga panukala ay mahigpit na pinupuna sa kaso, nang walang emosyon, nagsasalita lamang tungkol sa teknikal na bahagi tanong.

Ang lahat ng iminungkahi ng koponan ay ipinasok sa isang espesyal na database. Ang pagdaraos ng mga kaganapan sa format na ito ay nangangahulugan ng pagbibigay ng pagkakataon sa mga empleyado na marinig ang isa't isa at hindi mabitin sa isang hindi gaanong mahalagang problema. Ang bawat tao'y nararamdaman na kasangkot sa isang karaniwang layunin, mahalaga para sa kumpanya, at ito, tulad ng walang iba, ay nagbibigay ng insentibo sa trabaho.

Paano magsagawa ng pulong sa pagpaplano sa departamento

Naiintindihan ng bawat isa sa atin kung magkano ang dapat gawin ng mga pinuno ng mga departamento. Bilang karagdagan sa karaniwang gawain, nagsasagawa sila ng paglutas ng problema at pangkalahatang organisasyon ng buong departamento. Ang pagiging epektibo ng gawain ng pinuno ay nakasalalay sa kung anong mga pamamaraan at mga tool sa pamamahala ang kanyang ginagamit. Sulit ba ang paggugol ng oras at pagdaraos ng mga pagpupulong sa kasong ito?

Ang lahat ay nakasalalay sa diskarte ng pinuno sa isyu ng pagpaplano ng mga pulong. Sa isang kaso, ang mga boss ay lumalapit sa pagdaraos ng mga pulong sa pagpaplano sa isang napaka-pormal na paraan, kahit na ang mga patakaran ng kumpanya ay nagsasaad na ang mga naturang pagpupulong ay dapat isagawa. Ang gayong pinuno ay naniniwala na ang pangunahing bagay ay higit na pagsisikap, mas kaunting mga pagpupulong. Ang ibang mga pinuno ng departamento ay nagpasya na magdaos ng mga pagpupulong sa kanilang sariling inisyatiba, dahil alam nila kung gaano kabisa ang naturang tool para sa pagpapabuti ng kalidad ng pangkatang gawain.

Kung ang tagapayo ng isang buong departamento ay naniniwala na ang mga pagpupulong ay dapat idaos dahil lamang "ito ay kinakailangan," kung gayon hindi siya dapat mag-aksaya ng oras sa pagdaraos ng mga pulong sa pagpaplano. Anumang mga kaganapan na inayos para lamang sa hitsura ay nakakaapekto lamang sa trabaho sa isang negatibong paraan. Batay sa pangalan mismo, ang pulong sa pagpaplano ay isang karampatang pagpaplano ng mga aksyon upang makamit ang malalaking layunin ng kumpanya.

Batay sa Deming Cycle, ang planning meeting ay isang periodic check (Check) ng trabaho ng team upang mabago o ma-redirect ang movement (Akt), kung kinakailangan.

Gaano kadalas magdaos ng mga pulong sa pagpaplano sa departamento? Ang mga pang-araw-araw na pagpupulong sa departamento ay kinakailangan lamang para sa mga bago o walang karanasan na mga empleyado na hindi makayanan nang walang patuloy na pagsubaybay at payo mula sa mga nakatataas. Para sa isang mas magkakaugnay at may karanasang koponan, ang mga pagpupulong ay dapat idaos isang beses sa isang linggo, sa parehong araw, halos pareho sa oras at istraktura ng pulong sa pagpaplano. Ito ay kinakailangan para sa layunin ng disiplina.

Kadalasan, ang pinuno ay tumanggi na magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano, dahil itinuturing niya itong isang pag-aaksaya ng oras. Ang pakikipag-ugnayan sa koponan ay nagiging isang maikling monologo na walang feedback mula sa mga empleyado. Sa pamamaraang ito, ang karamihan sa mga pag-andar ay nawala, maliban marahil sa impormasyon at, sa bahagi, pagdidisiplina.

Para sa sinumang manager, ang pakikipag-ugnayan sa isang grupo ay mas mahirap kaysa sa pakikipag-ugnayan sa bawat empleyado nang paisa-isa. Ang pamamahala ng isang buong koponan nang sabay-sabay ay ang kasanayan ng isang may karanasan at mahusay na boss. Ang nasabing pinuno ay alam kung paano magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano nang tama: mabilis at sa punto, habang nakakakuha ng "pagbabalik" mula sa grupo, tinatalakay ang ilang isyu sa kanila at, batay dito, kinokontrol ang gawain ng departamento. Pinakamainam na panatilihin sa loob ng kalahating oras na pagpupulong (+- 15 minuto). Ito ay physiologically inilatag sa isang tao tulad ng isang oras para sa pinakamalaking konsentrasyon ng atensyon.

Ang pagpapakilala ng isang bagong kaganapan - pagpaplano ng mga pulong - ay magtatagal ng ilang oras. Kadalasan ay aabutin ng higit sa isang pagpupulong upang gumana ang gayong kasangkapan. Kung ang pinuno ng departamento ay nagsimulang makinig sa feedback mula sa koponan, marami siyang makukuha bagong impormasyon na walang nabanggit noon. Ngunit ngayon ang kaso ay lumitaw - ang pinuno mismo ang nagtanong! Kakailanganin na tukuyin ang magkakahiwalay na tungkulin para sa mga empleyado at ang kanilang appointment sa gawain ng buong grupo, pagtagumpayan ang mga pagtutol, at pagtalunan ang kanilang posisyon sa pinakamahusay na posibleng paraan. Kadalasan, ang mga tagapamahala ay hindi nakumpleto ang pagpapatupad ng isang bagong tool at, bilang isang pares ng mga hakbang ang layo mula sa perpektong resulta, bumalik sila sa hindi gaanong epektibong pamamahala, iyon ay, upang magsagawa ng mga pag-uusap nang hiwalay sa bawat empleyado.

10 panuntunan para sa kung paano magsagawa ng isang pulong sa umaga sa departamento ng pagbebenta

Kadalasan ang mga tagapamahala ng benta ay mahusay sa pangunahing responsibilidad ng pakikipag-usap sa mga tao at pagbebenta ng isang produkto, ngunit sa parehong oras ay hindi nila magagawang kumilos ayon sa plano, pag-aralan ang gawaing ginawa at patuloy na magtrabaho. Kung ang manager ay nakatanggap na ng maraming mga order para sa buwang ito, siya ay hihinto sa pagtatrabaho bilang aktibong, gumagawa ng mas kaunting malamig na mga tawag, at hindi nakikitungo sa mga passive na kliyente.

Napansin ang trend na ito, maaaring ipaalam ng manager ang manager tungkol dito sa planning meeting, sabihin na ang kanyang pag-iwas sa trabaho ay napansin at kontrolado. Siyempre, ang mga tagapamahala ay maghahanap ng dahilan upang hindi makilahok sa pulong, na nangangatwiran na sila ay abala. Maaari kang magdaos ng pulong para sa layunin ng pamamahala sa pangangasiwa, kapag maimpluwensyahan ng tagapamahala ang trabaho at pagbutihin ito kung mapansin niya ang pagbaba o isang emergency.

Upang magsagawa ng pulong sa pagpaplano nang mahusay hangga't maaari, kailangan mong sumunod sa mga ito mga tuntunin:

Panuntunan 1. Periodicity

Dapat kang magkaroon ng mga pulong sa umaga sa parehong oras araw-araw, anuman ang iyong kalooban. Sa paglipas ng panahon, ang pulong sa pagpaplano ay magiging isang ugali at magsisilbing hudyat para sa mga tagapamahala upang magsimulang magtrabaho. May mga kaso kapag ang kawalan ng isang pulong o ang mahinang organisasyon nito ay sumisira sa karaniwang paraan ng araw ng mga tagapamahala, inalis magandang kalooban at ang pagnanais na magtrabaho.

Sa pulong sa pagpaplano sa umaga, ang mga tagapamahala ay dapat na ganap na mabawi, gumising at maunawaan - oras na para magsimulang magtrabaho!

Panuntunan 2. Disiplina

Ang 3 susi sa isang matagumpay na pagpupulong sa pagpaplano ay ang pagkakaroon ng mga pagpupulong na may tumpak na istraktura, tinukoy na mga layunin, at sa parehong oras. Kung sinusunod ang mga patakaran, ang pulong sa pagpaplano ay may positibong epekto sa gawain ng mga tagapamahala, ang paglihis sa kanila, sa kabaligtaran, ay nakakapinsala sa trabaho.

Ang pagpupulong ay dapat na gaganapin sa parehong oras. Ang mga empleyado ay dapat dumating nang maaga sa opisina at hindi mahuhuli. Kailangan mong tune in sa trabaho bago at sa panahon ng pulong, para makapagsimula ka kaagad sa trabaho pagkatapos ng planning meeting. Ang bawat tagapamahala ay dapat maghanda nang maaga para sa pulong ng pagpaplano, magtakda ng mga layunin para sa araw at kalkulahin ang lahat ng mga tagapagpahiwatig upang hindi maglaan ng oras mula sa buong koponan sa panahon ng pulong at hindi magambala ng kanyang sarili.

Kung pipiliin mong magkaroon ng game-based na pulong, maglaan ng humigit-kumulang 45 minuto para dito. Ito ay higit pa sa isang regular na pagpupulong sa pagpaplano, ngunit napaka-epektibo para sa gawain ng koponan at ang pagganap sa pananalapi ng kumpanya.

Panuntunan 3. Enerhiya

Ang pulong sa umaga ay nagtatakda ng mood para sa mga empleyado para sa buong araw.

Kung magdaraos ka ng isang boring at hindi kawili-wiling pagpupulong sa pagpaplano, pagkatapos ay walang positibong epekto mula sa trabaho sa araw na iyon. Magbigay ng impormasyon nang malinaw at kawili-wili, huwag hayaan ang pangkat na umalis sa paksa o magtanong tungkol sa mga bagay na walang kinalaman karaniwang gawain mga utos.

Sa pulong ng pagpaplano, sulit na pag-usapan lamang kung ano ang naaangkop sa lahat ng empleyado. Ang ganitong kaganapan ay isang kolektibong gawain, at hindi lamang oras upang umupo.

Panuntunan 4: Laging Sanayin ang Iyong mga Tagapamahala

Sa bawat oras sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho, tanungin ang mga tagapamahala kung paano napunta ang trabaho - anong mga paghihirap ang lumitaw, kung anong mga pagtutol mula sa mga customer ang hindi maaaring madaig. Ibuod ang impormasyong gagastusin ng bahagi ng pulong sa umaga, pag-aayos ng sitwasyon kasama ang pangkat.

Una, hayaan ang tagapamahala mismo na ilarawan ang problemang lumitaw. Pagkatapos nito, maikling suriin ang teorya sa paksa, tulad ng isang seksyon ng argumentasyon. Pagkatapos nito, ayusin ang isang laro ng brainstorming sa panahon ng laro: ang manager na nahaharap sa kahirapan ay gagampanan ang papel ng kliyente, at ang iba pang mga subordinates ay nag-aalok ng mga pagpipilian para sa paglutas ng problema.

Ang talakayan ay dapat isagawa sa paraang ang bawat empleyado ay makibahagi sa paghahanap ng solusyon. Hindi mo kailangang magpaliwanag sa iyong sarili at sa bawat oras kung paano makayanan ang kahirapan, hayaan ang koponan na makahanap ng isang paraan sa pamamagitan ng pakikipag-ugnayan sa isa't isa.

Ang ganitong diskarte sa pang-araw-araw na pag-aaral ay magbibigay-daan sa mga tagapamahala na patuloy na mapabuti at hindi matakot na harapin ang isang problema.

Panuntunan 5

Ang panuntunan ay napakalinaw mula sa pangalan. Kung hihinto ka sa pagkontrol sa gawain ng mga tagapamahala, hindi ka makakakita ng epektibong trabaho.

Panuntunan 6. Pagganyak ng pangkat

Kapag nagsasagawa ng pulong sa pagpaplano, iulat hindi lamang ang pangkalahatang mga resulta para sa nakaraang araw, ngunit i-highlight din ang mga tagapamahala na may pinakamahusay at pinakamasamang pagganap. Hindi ito negatibong makakaapekto sa trabaho ng mga empleyado, ngunit magbibigay lamang ng insentibo upang gumana nang maayos o upang mapabuti kung may nabigo kahapon.

Mahalagang tandaan hindi lamang ang mga quantitative indicator, kundi pati na rin ang kalidad ng trabaho. Purihin ang mga manager na nakipag-usap sa kliyente nang mas mahusay kaysa sa iba. Maaari kang makinig sa mga pag-uusap ng mga empleyado mismo o mag-aplay para sa isang ulat sa departamento ng pagkontrol sa kalidad.

Panuntunan 7. Pagtutukoy sa mga plano

Kapag pinaplano ang kanyang araw sa pagpupulong sa umaga, ang tagapamahala ay dapat magpasya kung anong mga benta ang gagawin niya, kung sino ang kanyang makikilala, kung magkano ang kanyang matatanggap. Kinakailangang masanay sa pagdaraos ng kaganapan sa paraang palaging ibinibigay ng mga tagapamahala ang data na ito sa mga partikular na numero at pangalan ng mga organisasyon. Hayaang malinaw na pangalanan ng manager ang mga kumpanyang tatawagan at pupuntahan niya, kahit na wala siyang partikular na tugon mula sa mga kliyenteng naka-iskedyul para sa araw na ito.

Bilang karagdagan, ang pang-araw-araw na plano ay dapat na bahagi ng buwanang layunin. Sa madaling salita, kung ang buwanang plano sa pagbebenta ay 500,000 rubles, kung gayon ang salesperson ay hindi maaaring magplano na makatanggap ng 15,000 rubles bawat araw, dahil ang gayong bilis ay hindi hahantong sa pagkumpleto ng isang pangmatagalang gawain.

Kinakailangang harapin ang mga pagtutol ng iyong sariling mga empleyado na hindi gustong itakda ang kanilang sarili sa isang mataas na bar, na tumutukoy sa pamahiin o simpleng kawalang-kasiyahan. Turuan ang mga empleyado na magtakda ng mga ambisyosong layunin.

Huwag kalimutan na ang plano ay dapat na totoo at magagawa, at hindi basta sinabi. Dapat na maunawaan ng tagapamahala na ang gawain na itinakda para sa araw ay totoo, at magsikap na makamit ito.

Panuntunan 8. Suriin ang kahandaan ng buong pangkat

Bago mo ipadala ang iyong mga subordinates sa kanilang mga lugar, suriin ang kanilang kahandaan. Pinag-uusapan natin ang parehong panlabas na mapagkukunan (mga materyales para sa mga presentasyon, business card, mga database ng telepono, atbp.), pati na rin ang panloob, "tao" - kung ang lahat ay may tamang mood o kailangan mong makipagtulungan sa isang tao nang hiwalay upang mag-udyok sa kanila para sa produktibong aktibidad.

Panuntunan 9

Upang makumpleto ang pulong sa pagpaplano, bumuo ng isang maliwanag na nakakaganyak na parirala na magsisilbing hudyat upang magsimulang magtrabaho - halimbawa, "Para sa negosyo!", "Ipasa!" atbp.

Ang ganitong parirala ay magsisilbing isang anchor na karagdagang magpapasigla sa koponan.

Panuntunan 10. Visualization

Upang mapatakbo ang glider nang mas epektibo, kinakailangang magdisenyo ng isang board kung saan ang mga resulta ng pagpupulong at ang rating ay ilakip, upang makita ng mga empleyado ang pangkalahatang mga tagumpay, kanilang pagganap at kung gaano sila kalapit sa pagpapatupad ng buwanang plano.

Paano magdaos ng pulong sa pagpaplano bawat linggo

Kung nais mong magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano nang epektibo, kailangan mong isaalang-alang dalawang kondisyon. Una sa lahat, ang oras na inilaan para sa pulong ay hindi dapat mahaba, halos kalahating oras. Ang pangalawa ay ang pagtatala sa panahon ng pulong sa pagpaplano. Ang mga layunin na ipinahayag ng mga pinuno ay dapat isulat.

Ang lingguhang tagaplano ay binubuo ng apat na yugto:

Stage 1. Anunsyo ng mga layunin ng kumpanya

Pinakamainam na magdaos ng lingguhang pagpupulong sa pamamagitan ng pagsisimula sa recap ng pangunahin o pangmatagalang layunin ng kompanya. Halimbawa, "Maunlad na kumpanya na may malawak na merkado." Pagkatapos nito, pangalanan ang gawain para sa higit pa maikling panahon- tulad ng "Taasan ang kita ng organisasyon para sa taong ito ng 3 beses."

Hakbang 2: Ang mga pinuno ng pangkat ay humalili sa pagsasabi ng kanilang ginawa noong nakaraang linggo upang makamit ang kanilang layunin.

Kinakailangang magsagawa ng pulong sa pagpaplano upang malaman ang tiyak na impormasyon mula sa mga pinuno tungkol sa gawaing ginawa. Ang mga pangkalahatang parirala, hindi nagbibigay-kaalaman na pananalita, tulad ng "Nagawa naming taasan ang kahusayan ng departamento ng 10%" ay hindi dapat pahintulutan. Sa ganitong kaso, ito ay nagkakahalaga ng pagtatanong nang tama kung anong mga hakbang ang ginawa.

Kung ang pinuno ng departamento ay patuloy na nagbibigay ng impormasyon pangkalahatan, ang pinuno ng pulong sa pagpaplano ay dapat na matakpan siya at direktang magtanong kung mayroong impormasyon na karapat-dapat na suriin sa pulong. Kung hindi, kailangan mong ilipat ang pulong pasulong, ipasa ang sahig sa isa pang unit.

Kung magdaraos ka ng mga pagpupulong na may ganitong format, malinaw mong makikita ang mga resulta ng gawain ng bawat departamento ng kumpanya. Bukod dito, sa ganitong paraan lumalabas kung sino sa mga pinuno ang nagsusumikap para sa ikabubuti ng organisasyon, at kung sino ang nagpapanggap lamang.

Stage 3. Isang layunin ang itinakda para sa susunod na linggo para sa buong kumpanya, at ang facilitatornaghahanapang pahintulot ng mga kalahok para sa layuning ito

Bigyan ng pagkakataon ang bawat lider na sabihin kung ano ang gagawin ng kanyang departamento sa linggong ito, kung paano niya isasagawa ang plano. Itala ang mga nakaplanong gawain sa isang journal.

Bilang karagdagan, ang mga pinuno ng departamento ay magkakaroon ng pagkakataon na makipag-ugnayan sa isa't isa: hilingin sa isa pang departamento na gumawa ng isang bagay kung kailangan ang magkasanib na pagsisikap. Pagkatapos ng talakayan, ang gayong mga layunin ay dapat ding itala sa isang journal.

Stage 4. Ang pinuno ng pulong ay nagtatanong kung handa na ba silang talagang makamit ang layunin sa linggong ito at ipahayag ang pagsisimula.

Ang paraan ng pagdaraos ng pulong sa pagpaplano ay nakakatulong upang makamit ang pinakamaraming bagay positibong resulta. Ang mga pinuno ng mga departamento ay nagsimulang magtrabaho nang husto at makamit ang mataas na pagganap sa kanilang departamento o bakantehin ang posisyon para sa mas mahalagang mga tauhan. Ito ay sa tulong ng gayong mga pagpupulong na mauunawaan ng isa kung alin sa mga kasamahan ang gumagawa ng maximum na pagsisikap, at kung saan ay lumilikha lamang ng mga pagpapakita.

Opinyon ng eksperto

Ang pinakamagandang opsyon para sa lingguhang mga pulong sa pagpaplano ay multi-level

Vladimir Kiselev,

Pangkalahatang Direktor, kasosyo ng CJSC "Company SHERP" sa Moscow

Ang mga lingguhang pagpupulong sa pagpaplano ay mga obligadong kaganapan para sa bawat kumpanya, kung saan ang mga resulta ng trabaho ay sinusuri at tinatalakay at ang mga layunin ay itinakda para sa susunod na linggo. Pinakamabuting magdaos ng mga pagpupulong sa bawat antas. Una, ang mga pinuno ng mga departamento at ang Pangkalahatang Direktor ay nagpupulong, at pagkatapos nito ang mga pulong sa pagpaplano ay gaganapin sa bawat departamento kasama ang kanyang agarang superbisor. Sa pangalawang briefing, maaari ring ipahayag ng mga executive ang impormasyon na naaangkop sa buong kumpanya at bawat empleyado.

Mahalagang magdaos ng pulong sa pagpaplano hindi lamang sa loob ng mahigpit na balangkas ng nakasaad na paksa, ngunit upang bigyang-daan ang mga empleyado na malaman ang impormasyon ng interes at talakayin ang mga isyu sa trabaho. Napakahusay ng tungkulin ng naturang mga pagpupulong: ito ang paraan ng pag-aaral ng koponan tungkol sa mga bagong layunin, pagbabago sa plano o iba pang balita. Ang CEO ay dapat magdaos ng mga pagpupulong sa mga empleyadong hindi nakikilahok sa lingguhang pagpupulong sa pagpaplano minsan sa isang buwan o quarter.

Paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano nang may pagkamalikhain

1. Pumili ng hindi pangkaraniwang lugar

Ang mga pagpupulong ay hindi limitado sa opisina. Hanapin ang isang magandang lugar sa iyong lungsod, promenade, pedestrian street o cafe. Ang pangunahing bagay ay mabilis kang makarating doon mula sa trabaho at sa trabaho.

Isang lugar na magugustuhan ng mga kasamahan: isang coffee shop, isang pilapil, isang lugar ng parke. Ang tanging babala ay ang lugar ay dapat na matatagpuan malapit sa opisina upang ang lahat ay mabilis na makarating doon.

2. Mag-iskedyul ng hindi karaniwang oras

Subukang magsagawa ng mga pagpupulong hindi sa umaga, ngunit, halimbawa, sa tanghalian (nang hindi umaalis sa koponan nang walang pagkain) o 30 minuto bago matapos ang araw ng trabaho (ito ay nagpapabilis sa bilis ng trabaho!).

3. Mga materyales na ginamit

Ibigay ang opisina hindi sa lahat ng kalahok, ngunit isang set ng papel at panulat para sa 2-3 tao. Kaya, sila mismo ang magpapasya kung sino at ano ang susulat.

4. Alisin ang mga telepono ng lahat bago ang pulong

Ang isang magandang solusyon ay ang pagdaraos ng pulong nang walang mga abala. Sa una, ito ay magdudulot ng ilang kahihiyan at pagkalito, ngunit pagkatapos ay makabuluhang tataas ang konsentrasyon at paglahok ng mga kalahok sa paglutas ng mga problema.

5. Baguhin ang format ng kaganapan

Maaari kang magdaos ng pulong sa pagpaplano sa pamamagitan ng telepono o Skype upang pag-iba-ibahin ang karaniwang ritmo kapag ang lahat ay nakasanayan nang umupo sa isang silid ng pagpupulong.

Opinyon ng eksperto

Maaari bang maging epektibo ang pagpaplanong pulong na may mga tabako, hookah at whisky

Nikolai Novoselov,

Direktor ng ArtNauka, Moscow

Batay Personal na karanasan, masasabi kong ang pagtaas ng bilang ng mga pulong sa pagpaplano ay may negatibong epekto sa pagiging produktibo ng kumpanya. Sinubukan naming magsagawa ng "araw ng katahimikan sa opisina" at tiniyak na ang diskarteng ito ay nagbibigay ng mas mahusay na resulta kaysa sa mismong pulong ng pagpaplano. Sa kasamaang palad, ang pamamaraang ito ay hindi ganap na angkop sa amin, hindi kami maaaring gumugol ng isang araw nang walang mga pagpupulong bawat linggo, dahil kami ay nakikibahagi sa larangan ng kaganapan.

Mas gustong lumahok ang mga empleyado sa isang pulong sa pagpaplano kung magdaraos sila ng mga pagpupulong na may tabako at umiinom ng whisky. Sa ganoong halos impormal na kapaligiran, ang mga kasamahan ay maaaring magsabi ng higit pa at matapat na ipahayag ang kanilang mga opinyon. Hindi ako natakot na ang pagiging pamilyar ay lilitaw sa koponan kung ang gayong mga pulong sa pagpaplano ay gaganapin. Ang mga ugnayan sa pagitan ng mga empleyado ay hindi nagbago, ang mga tao ay nakakaramdam lamang ng mas nakakarelaks, ipahayag ang kanilang opinyon tungkol sa sitwasyon at nagbibigay ng magandang payo.

Paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano gamit ang karanasan ng mga matagumpay na kumpanya

Ang wastong pagdaraos ng mga pagpupulong kasama ang koponan ay hindi palaging nangangahulugan ng pag-aayos ng mga pagpupulong sa karaniwang format, kapag ang lahat ay nagtitipon at nakaupo sa mga upuan. Sa mga modernong kumpanya, kung saan mabilis na umuugat ang mga hindi pamantayang pamamaraan, parami nang parami ang nagsisikap na magsagawa ng mga pagpupulong na nakatayo. Ang mga pagpupulong "sa mga binti" ay tumutulong upang mapupuksa ang mga walang laman, mabibigat na pag-uusap, upang marinig lamang ang pinakamahalagang impormasyon.

Ang Atomic Object, isang kumpanya ng software development, ay matagal nang nagpasya na magsagawa ng mga pagpupulong. Salamat sa malikhaing format na ito, nakakamit ng pamamahala ang pinakamataas na resulta: walang hindi kinakailangang pangangatwiran, malinaw na ibinibigay na mga tanong at tamang sagot. Ipinapakita ng pagsasanay na ang mga nakatayong pagpupulong ay tumatagal ng hindi hihigit sa 7 minuto - pinaplano ng pangkat ang araw, nakikinig sa mga tagubilin at agad na nagsimulang magtrabaho. Kung magdaraos ka ng mga pagpupulong sa form na ito, ang mga empleyado ay hindi magkakaroon ng pagkakataong magpahinga, at kailangan nilang kumilos at magsalita nang mas aktibo.

Ang Wall Street Journal ay nag-uulat na kahit noong Unang Digmaang Pandaigdig, nakaugalian na ang pagdaos ng mga maikling pulong sa pagpaplano, dahil hindi katanggap-tanggap ang kabagalan. Nang maglaon, ang isang katulad na format ay inilipat sa negosyo, kung saan may pangangailangan na pabilisin ang pakikipag-ugnayan at pagpapalitan ng impormasyon.

Ang mga benepisyo ng bagong format ng pagpupulong ay napatunayang siyentipiko. Natuklasan ng akademikong mananaliksik na si Alain Bluedorn ng Unibersidad ng Missouri na ang paninindigan para sa isang pulong sa pagpaplano ay nangangahulugan ng mas kaunting oras para sa mga empleyado, ngunit nakakamit, kung hindi man mas mahusay, kung gayon ang eksaktong parehong mga resulta kumpara sa mga ordinaryong pagpupulong.

Mga resulta ng botohan Unang Bersyon na isinagawa noong 2011, humigit-kumulang 80% ng mga empleyado sa 6,000 na na-survey ang nagkumpirma na kaugalian na sa kanilang mga kumpanya na magdaos ng mga maikling pagpupulong araw-araw.

Bilang karagdagan sa mga glider "sa kanilang mga paa", ang mga kumpanya sa Kanluran ay nakabuo ng iba pang mga inobasyon para sa mas mahusay na trabaho.

Halimbawa, sa isang kumpanya Facebook nagpasya na magdaos ng mga maikling pagpupulong 15 minuto bago ang pahinga, at sa gayon ay itinakda muna ang tagal ng pulong. Sinasabi ng mga empleyado na ang pamamaraang ito ay nagdudulot magandang resulta: maikli ang pagsasalita ng mga tao at sa paksa lamang.

Kung kinakailangan upang labanan ang disiplina sa kumpanya, upang mabawasan ang bilang ng mga pagkaantala, kinakailangan na magdaos ng mga maikling pagpupulong. Mas mainam na huwag mag-imbita ng mga latecomers sa talakayan, dahil, hindi alam ang ilan sa impormasyon, sila ay makagambala sa pagpupulong at mag-drag ng oras sa pamamagitan ng pagtatanong ng mga hindi kinakailangang katanungan.

Sa kumpanya AdobeMga sistema nagpasya na magsagawa ng mga pagpupulong sa pagpaplano at sa parehong oras ay harapin ang mga pagkaantala. Nagbigay pa sila ng mga parusa para sa mga darating sa maling oras. Ang oras na nawala dahil sa kasalanan ng mga latecomers ay tinutumbas sa oras na maaaring ginugol sa pagbuo ng mga programa. Kaya ang multa para sa bawat pagkaantala ay $1.

kumpanya kaso ng bakal nag-imbento ng sarili nitong tampok - ang hudyat para sa pagsisimula ng pulong ay ang komposisyon ni Elvis Presley - "A Little Less Conversation" o "Less Chatter".

Kung ang mga empleyado ng organisasyon ay walang oras upang magsagawa ng hindi lamang isang regular, kundi pati na rin isang maikling pulong sa pagpaplano, maaari kang magdaos ng isang pulong gamit ang mga tool sa komunikasyon. Sa ganitong mga kaso, maaari mong piliing makipag-usap sa pamamagitan ng chat o e-mail ng kumpanya upang maihatid ang pangunahing kinakailangang impormasyon sa mga kasamahan. Kasabay nito, ang pagdaraos ng mga pagpupulong "sa mga paa" ay mas epektibo pa rin kaysa sa anumang iba pang mga pulong sa pagpaplano.

Impormasyon tungkol sa mga eksperto

Hasmik Gevorgyan, CEO at co-owner ng Provocatsia chain of stores, Moscow. LLC "Provocation-production". Larangan ng aktibidad: produksyon at pagbebenta ng mga damit at accessories na may mga nakapukaw na kopya. Teritoryo: punong tanggapan - sa Moscow; produksyon - sa Tver; mga outlet at tindahan - sa higit sa 100 lungsod ng Russia, Belarus, Ukraine at Kazakhstan. Bilang ng mga empleyado: 55 (sa pangunahing kumpanya).

Dmitry Grishin, Tagapangulo ng Lupon ng mga Direktor at co-founder ng Mail.Ru Group, Moscow. Si Dmitry Grishin ay naging pinuno ng lupon ng mga direktor mula noong Marso 2012. Noong 2005, siya ay naging isa sa mga co-founder ng Mail.Ru Group, kung saan mula Nobyembre 2010 hanggang Oktubre 2016 siya ay nagsilbi bilang CEO ng kumpanya (Russia). Si Dmitry ay nasa Mail.Ru mula noong 2000; noong 2001 siya ay hinirang na teknikal na direktor ng kumpanya, mula 2003 hanggang 2010 siya ay nagsilbi bilang pangkalahatang direktor. Nagtapos mula sa Faculty of Robotics at Integrated Automation ng Moscow State Technical University. N. E. Bauman. Noong 2012, itinatag niya ang GrishinRobotics, isang venture capital firm para mamuhunan sa consumer robotics sa buong mundo.

Vladimir Kiselev, Pangkalahatang Direktor, kasosyo ng SHERP Company CJSC, Moscow. Vladimir Kiselev - Pangkalahatang Direktor at senior partner ng consulting "SHERP Company" mula noong 2000. Siya ay nagtatrabaho sa larangan ng pamamahala ng mga tauhan mula noong 1996, mula noong 1998 pinamunuan niya ang serbisyo ng pamamahala ng mga tauhan ng isang malaking sari-saring paghawak. Ang CJSC "Company SHERP" ay umiiral mula noong 2000, ay nakikibahagi sa pagbuo ng mga lubos na epektibong management team at pag-unlad ng negosyo ng mga kliyente, gamit ang makabagong teknolohiyang pagmamay-ari.

Nikolai Novoselov, Direktor ng ArtNauka, Moscow. IP Novoselova T.A. (Sining Agham). Larangan ng aktibidad: pagsasagawa ng mga palabas, pagbuo ng koponan at mga pagtatanghal batay sa mga siyentipikong eksperimento. Teritoryo: punong tanggapan sa Moscow, walong tanggapan ng kinatawan sa Russia. Bilang ng mga tauhan: 10. Bilang ng mga palabas bawat taon: 340.

Ang pinuno ng departamento ay isang napaka-busy na tao. Mga tagapagpahiwatig, regulasyon, desisyon mapaghamong mga gawain, pag-aayos ng lahat at lahat ng bagay upang lumipat patungo sa layunin - lahat ay nasa kanyang mga balikat. Kung mas tama ang napiling hanay ng mga tool sa pamamahala, mas epektibo ang pinuno. Ito ba ay nagkakahalaga ng paggugol ng oras sa naturang tool bilang isang pulong sa pagpaplano sa isang linear division?

Kahit na sa mga kumpanya kung saan ang pagpaplano ng mga pulong ay sapilitan at kinokontrol, ang mga tagapamahala ay madalas na lumalapit sa kanila nang pormal - bumaril para ipakita at magtrabaho. Ang pagpaplano ng mga pulong ay itinuturing na isang pag-aaksaya ng oras, na naisip ng mga teorista. Ang kanilang motto ay "Ang mga practitioner ay kailangang magtrabaho, hindi kumunsulta." Kasabay nito, sa mga kumpanya kung saan ang pulong sa pagpaplano ay opsyonal at isang personal na inisyatiba, may mga tagapamahala na, nang walang karagdagang mga paalala, ay nagtitipon ng mga empleyado sa isang tiyak na oras at nakikipag-usap sa kanila.

Bakit ang mga "kakaibang" lider na ito ay "hindi mahusay" na nag-aaksaya ng kanilang mahalagang oras, kung walang sinuman ang nag-oobliga sa kanila na gawin ito? Kinailangan kong linawin nang malalim ang isyung ito Kamakailan lamang. Ang krisis ay nangangailangan ng mga nangungunang tagapamahala na sumisid nang mas malalim sa negosyo. Ang mga patakaran ng laro sa merkado ay nagbago, at upang ang kumpanya ay hindi lamang manatiling nakalutang, ngunit gamitin din ang krisis upang palakasin ang posisyon nito sa merkado, kinakailangan na maging mas malapit sa mga customer - parehong panlabas at panloob. .

Upang mabilis na tumugon sa mga pagbabago at mapataas ang antas ng kontrol sa sitwasyon, ako, bukod sa iba pang mga bagay, ay nagsimulang regular na sumali sa mga pulong sa pagpaplano sa mga departamento at inihambing ang iba't ibang mga estilo ng pagsasagawa ng mga ito. Ang mga numero ay nagsisiwalat: sa 12 single-profile na departamento kung saan ang parehong mga benta at pagpapatupad ng kontrata ay isinasagawa, ang pinakamataas at pinakastable na mga tagapagpahiwatig ay kung saan ang mga pulong sa pagpaplano ay ginaganap lingguhan. At hindi ito nagkataon.

Layunin ng pulong

Kung sasagutin ng tagapamahala ang tanong tungkol sa layunin ng pulong sa pagpaplano: "Dahil ito ay dapat," mas mahusay na huwag itong hawakan. Ang anumang mga pormal na kaganapan "para sa palabas" ay gumagana lamang sa negatibo, itinuturo nila sa iyo na magtrabaho hindi para sa resulta, ngunit para sa "ang hitsura ng paggalaw patungo sa layunin." Ang pangalang "plannerka" ay nagpapahiwatig na ang layunin nito ay i-update ang kilusan ayon sa nakaplanong plano patungo sa mga layuning itinakda.

Kung isasaalang-alang natin ang kaganapang ito mula sa punto ng view ng Deming cycle (Plan - Do - Check - Akt), kung gayon ang pulong sa pagpaplano ay isang regular na kontrol (Check) ng mga aktibidad upang makagawa ng mga konklusyon at, kung kinakailangan, iwasto ang paggalaw (Akt). Ngunit may mga istatistika para dito! Sulit ba ang pagtitipon ng mas maraming tao? Tiyak na sulit ito, at ang mga pangunahing tungkulin ng pulong sa pagpaplano ay tumutulong sa amin upang matiyak ito.

Ang mga pangunahing pag-andar ng tagaplano

1) Impormasyon. Ang mga empleyado ay may ilang mga paraan upang makakuha ng impormasyon tungkol sa sitwasyon sa kumpanya at sa merkado:

• opisyal na nai-publish na impormasyon, na kung minsan ay hindi napapansin o hindi lubos na nauunawaan;
• tsismis, kadalasang napakalayo sa katotohanan, ngunit pinag-uusapan nang may labis na kasiyahan sa mga canteen at mga silid sa paninigarilyo;
• unang-kamay na impormasyon, na may mga paliwanag at diin sa mahahalagang puntos, na ibinibigay ng pinuno sa pulong ng pagpaplano, na binibigyang pansin ang paggawa ng mga pagtutol at binabawasan ang bisa ng salita sa bibig.

At obligadong ipaalam sa mga empleyado ang tungkol sa paggalaw ng departamento kasama ang nilalayon na landas.

2) Kontrol. Bilang karagdagan sa mga dry at categorical figure, ang kakayahang kontrolin ang kapaligiran sa koponan, linawin ang mga dahilan para sa tagumpay o pagtanggi sa pagganap. Batay sa mga resulta ng pulong sa pagpaplano, ang mga pagkabigo sa kadena ng pakikipag-ugnayan sa loob ng yunit at sa kumpanya ay madalas na nalaman, at ang tagapamahala ay agad na kumilos upang maalis ang mga ito.

3) Pagganyak. Kailangan ng pansin ng mga empleyado. Alalahanin ang sikat na epekto ng Hawthorne sa pamamahala - ang pagiging produktibo ng paggawa ay tumataas mula sa katotohanan na ang pansin ay binabayaran sa mga aktibidad ng mga empleyado. Planerka isa sa mas mahusay na mga paraan regular na paalalahanan ang mga empleyado na sila ay mahalaga at ang kanilang trabaho ay binibigyan ng sapat na atensyon.

Ang isa sa mga empleyado sa departamento ay nagkaroon ng isang pambihirang tagumpay, isang take-off - isang magandang dahilan upang kilalanin ang mga tagumpay at, kung kinakailangan, suportahan ang mapagkumpitensyang espiritu sa departamento. Gayunpaman, bilang karagdagan sa mga numero, kailangan mong makita ang mga mata ng iyong mga empleyado. Kailangang makinig ng mabuti ang mga manager sa kanilang mga empleyado. Ang pag-uugali ng empleyado ay nagbago, ang fuse ay nawala - isang dahilan para sa manager na isama ang isang indibidwal na pag-uusap sa lingguhang plano.

4) Pang-edukasyon. Sa function na ito, ang pulong sa pagpaplano ay isang kailangang-kailangan na kasangkapan para sa pagpapasimple ng mahirap na gawaing pangangasiwa ng manager. Sa loob ng linggo, isang kaso ng trabaho, na nagpapahiwatig para sa lahat, ang naganap - isinulat ito ng ulo at ginagawa itong pampubliko sa pulong ng pagpaplano. Kaya, ang nakakainis na kailangan upang ulitin ang parehong iba't ibang tao maraming beses na natitira sa nakaraan, at regular at sinasadya naming "pinatalasin" ang aming gumaganang tool.

5) Pang-organisasyon. Isang magandang kasanayan na mag-imbita ng mga kinatawan ng mga kaugnay na departamento sa mga pagpupulong, lalo na sa mga sandali ng pagbabago. Ang pagkakataong magtatag o ayusin ang pakikipag-ugnayan, alisin ang mga salungatan, makipagpalitan ng mga karanasan.

6) Pagdidisiplina. Sa pagganyak, bilang isang tool sa pamamahala, mayroong isa makabuluhang kawalan: panandalian lang ang pagkilos nito. Ilang tao ang may kakayahang mag-udyok sa sarili, at ang mga taong may ganitong kakayahan ang kadalasang nagiging pinuno.

Ang disiplina, mga regular na ritwal at panuntunan, na kinabibilangan ng pulong sa pagpaplano, ay idinisenyo upang makatulong sa pagganyak sa mga empleyado. Ang Planerka ay isang kaganapan. Nasasanay na ang mga empleyado sa katotohanan na kakailanganin nila hindi lamang ang pag-uulat sa mga numero, kundi pati na rin ang pagpayag na bigyang-katwiran ang kanilang mga tagapagpahiwatig. Inihanda ang mga tanong para sa pulong ng pagpaplano, kinokolekta at inilipat ng mga empleyado ang mga kaso sa pinuno, na dapat ipakita sa buong departamento sa kanilang opinyon. Tulad ng hapunan ng pamilya tuwing Biyernes, ang pulong sa pagpaplano ay nagiging isang nakagawiang aksyong pandisiplina ayon sa mga patakaran, kung kailan dapat ipagpaliban ng lahat ang kanilang negosyo, siguraduhing naroroon sa lugar ng trabaho, at sa wakas ay humarap sa isa't isa. Ito ay lalong mahalaga.

Gaano kadalas magdaos ng mga pagpupulong

Naniniwala ako na ang pang-araw-araw na mga briefing ng koponan ay angkop lamang para sa mga bagong dating na nangangailangan ng istilo ng pamamahala sa paggabay at suporta sa bawat hakbang ng paraan. Para sa isang itinatag na pangkat, ang pagpaplano ng mga pulong ay dapat na lingguhan. Ang pangunahing bagay ay ang mga ito ay isinasagawa sa parehong araw, sa parehong oras, at humigit-kumulang nag-tutugma sa tagal at pagkakasunud-sunod ng mga aksyon, na magpapahintulot sa pagpapanatili ng pagdidisiplina.

Isang halimbawa ng posibleng senaryo sa pagpaplano:

• Ang ulo ay gumagawa ng isang impormasyong mensahe, kasunod ng mga resulta, ang mga empleyado ay maaaring magtanong ng mga paglilinaw na katanungan.
• Inanunsyo ng manager ang mga nakaplanong indicator at nagtatanong sa mga empleyado ng mga tanong tungkol sa mga ito. Nag-aayos ng mga indibidwal na appointment kung kinakailangan.
• Ang pinuno ay nagsasalita tungkol sa isang case study ng linggo o ipinakilala ang isang inimbitahang empleyado.
• Nililinaw ng manager kung may mga kagyat na isyu sa trabaho na mahalaga para sa buong departamento at nangangailangan ng talakayan sa pulong ng pagpaplano. Sinusuri ang mga isyu, nagpapasya kung ano ang tatalakayin kaagad, kung ano ang mangangailangan ng isang naantalang desisyon.
• Ang pinuno ay nagsasalita tungkol sa mga plano para sa kasalukuyang linggo - makabuluhang mga kaganapan, pagpupulong at kumpletuhin ang pulong sa pagpaplano.

Mga gastos sa oras

Sa mahabang panahon, gumugugol tayo ng oras - ito ang pangunahing dahilan kung bakit tumanggi ang mga pinuno na magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano. Ito ay humahantong sa isang kumpletong pagtanggi sa tool na ito, o ang lahat ay bumaba sa isang maikling monologo ng pinuno nang walang puna mula sa mga subordinates. Ang mga function na nagbibigay-kaalaman at bahagyang pagdidisiplina lamang ang pinapanatili.

Ito ay talagang isang problema: ang pamamahala ng "makatao" ay mas madali kaysa sa pakikipagtulungan sa isang grupo. Ang pamamahala sa dynamics ng grupo ay ang sining ng pagiging isang mahusay na pinuno. Ang kanyang layunin ay upang maikli at malinaw na magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano, at sa parehong oras makakuha ng feedback mula sa mga empleyado, na makakatulong, kung kinakailangan, iwasto ang kilusan. Ang pinakamainam na tagal ay hanggang 20-45 minuto. Ito ang oras na ito mula sa pagkabata na inilagay sa atin bilang isang panahon ng konsentrasyon.

Ang lakas ng isang pinuno ay siya ang nagtakda ng mga patakaran. Upang maiwasan ang pag-abot ng pulong sa pagpaplano, kinakailangan na magtapos ng isang "kontrata para sa pulong sa pagpaplano" kasama ang mga empleyado. Halimbawa:

• Nag-uusap lang kami pangkalahatang isyu, kinuha namin ang mga pribado para sa isang indibidwal na solusyon.
• Kami ay maikli at sa punto.
• Hindi kami ginulo ng mga isyu sa trabaho, inilalagay namin ang mga telepono sa vibration mode.
• Sa pagsasabi ng problema, nag-aalok kami ng solusyon.
• Tinatalakay namin ang mga isyu na hindi gumagana sa hindi gumagana oras ng pagtatrabaho.

Ang hanay ng mga panuntunan ay maaaring mag-iba depende sa sitwasyon. Ang pangunahing bagay ay ang pinuno ang namamahala sa mga regulasyon at hindi niya sinisiyasat ang mga problema mismo. Ang layunin ng pulong sa pagpaplano ay kilalanin, at ang desisyon ay maaaring gawin sa ibang pagkakataon, maingat na pagtimbang at pag-aaral ng lahat ng mga detalye habang ang departamento ay nagtatrabaho. Ang pangunahing bagay ay upang ipakita sa mga empleyado na ang mga nakasaad na problema ay nalutas. Minsan may mga sitwasyon kung saan ang pagpupulong sa pagpaplano ay lumampas sa inilaang oras, ang intensity sa koponan ay malinaw na nakikita. Pagkatapos ay kailangan mong mag-ayos ng karagdagang pagpupulong, madalas pagkatapos ng mga oras. Ito ang kasanayan ng isang manager - upang maiwasan ang pag-init ng sitwasyon, upang matukoy ang mga marker na nagpapakita ng mga negatibong aspeto sa koponan.

Siyempre, kakailanganin ng oras upang maipatupad ang tool sa pagpaplano sa departamento. Minsan kailangan mong magsagawa ng higit sa isang kaganapan bago maging tunay na epektibo ang tool. Kapag naging bukas ang isang manager sa feedback, magugulat siyang makarinig ng maraming hindi nasabi na mga bagay na matagal nang gustong sabihin ng mga empleyado, ngunit hindi kailanman nagkaroon ng pagkakataon. At saka siya nagtanong! Kailangan mong pag-isipan ang mga tungkulin ng iyong mga subordinates at ang kanilang paggamit sa mga dinamika ng grupo, magtrabaho kasama ang mga pagtutol, makipagtalo sa pinakamataas na antas. Maraming mga pinuno ang hindi napupunta nang eksakto sa ganitong paraan - nagiging, at pumunta sa indibidwal na pamamahala, mas matrabaho at hindi gaanong epektibo, kapag mayroon lamang dalawang hakbang sa tagumpay.

Ginagamit ito ng mga tagapamahala na may mahusay na utos ng tool na ito sa kanilang mga departamento nang may mahusay na tagumpay, dahil nagawa nilang suriin ang pagiging epektibo nito. Ang pulong sa pagpaplano ay hindi isang relic ng nakaraan at hindi isang pormalidad, ngunit isa sa mga pinakamoderno at epektibong tool na tumutulong sa paglutas ng pinakamahirap na gawain na pamahalaan - ang pagkamit ng mga layunin ng yunit. At tiyak na mula sa mga layuning ito na nabuo ang tagumpay ng buong kumpanya.

Karamihan sa mga tagapamahala ng benta ay mahusay sa pakikipag-usap at pagbebenta, ngunit sa kasamaang-palad, ang katatagan, pagsunod sa isang plano sa trabaho, pagsusuri at pagsusuri sa mga pagsisikap na ginawa ay hindi sa kanila. malakas na punto. Kung ang isang manager ay maraming order ngayong buwan, hindi maiiwasang mag-relax siya: magsisimula siyang gumawa ng mas kaunting malamig na mga tawag, huminto sa pakikipagtulungan sa mga "natutulog" na kliyente.

Sa pagpaplano ng mga pagpupulong, ang pinuno ng departamento ng pagbebenta ay maaaring mapansin ang umuusbong na pagbaba sa trabaho ng tagapamahala at dalhin sa atensyon ng empleyado na ang kanyang pag-iwas sa trabaho ay napansin at nasa ilalim ng kontrol. Siyempre, ang mga tagapamahala ay mahigpit na sasalungat sa pakikilahok sa pulong ng pagpaplano, na tumutukoy sa katotohanan na wala silang oras, at sa ngayon ang isang deal ay nasusunog. Kailangan mong maunawaan na ang pinuno ang nagpapatupad ng tungkulin sa pamamagitan ng pagpaplano ng mga pulong. pangangasiwa at nag-aayos ng sistematiko, nang walang pagbagsak at gawaing pang-emergency ng pangkat.

Paano mag-organisa at magsagawa ng pulong sa pagpaplano sa pinakamabisang paraan?

Oras

Ang mga tagaplano ay dapat gaganapin sa umaga. Kung ang araw ng trabaho ay magsisimula sa isang pulong sa pagpaplano, ang mga tagapamahala ay hindi na mahuhuli sa trabaho, bilang karagdagan, ang pulong sa pagpaplano ay magbibigay ng bayad para sa trabaho sa buong araw.

Pag-uulat

Dapat dalhin ng mga manager ang kanilang mga ulat para sa nakaraang araw sa pulong ng pagpaplano: isang log ng mga tawag at pagpupulong at isang ulat sa pagbebenta. Ang unang dokumento ay nagpapakita kung paano ginamit ng manager ang oras ng pagtatrabaho, ang pangalawa - kung anong mga resulta ang kanyang nakamit. Kadalasan, kahit na sa yugto ng paghahanda para sa pulong ng pagpaplano, nagiging halata sa manager na siya ay nagsagawa ng mga pagsisikap sa maling direksyon, at ang pagiging epektibo ng kanyang trabaho ay maaaring mas mataas. Ang isa pang dokumento na inihahanda ng tagapamahala para sa pulong sa pagpaplano ay isang listahan ng mga nakaplanong tawag at pagpupulong. Ito ay mahalaga! Una, ang natapos na listahan ay nagpapahiwatig na ang manager ay maaaring magsimula kaagad sa trabaho pagkatapos ng planning meeting, at pangalawa, ang manager ay maaaring ayusin ang listahang ito at magtakda ng mga priyoridad.

Mga regulasyon

Sa isang banda, ang pagpupulong sa pagpaplano ay hindi dapat maging isang pulong sa loob ng maraming oras, sa kabilang banda, ang isang pormal na pagpupulong sa loob ng limang minuto ay hindi rin magdadala ng mga resulta. Sa wastong organisasyon, posible na panatilihin sa loob ng kalahating oras. Sa simula ng pulong ng pagpaplano, sinusuri ng manager ang mga ulat ng mga empleyado, at kung sakaling hindi matupad ang plano (sa pamamagitan ng mga tawag, pagpupulong o pagbebenta), nalaman niya ang dahilan: pagkakamali, kapabayaan o layunin na mga pangyayari. Ang gawain ng bawat empleyado ay binibigyan ng isang layunin na pagtatasa. Ito ay maaaring isang simpleng pandiwang pangungusap o papuri, ang pangunahing bagay ay ang mga tagapamahala ng benta ay nakakaramdam ng patuloy na kontrol mula sa ulo - sa kasong ito, nagsisimula silang gumana nang mas mahusay.

Ayusin at isagawa ang mga pulong sa pagpaplano nang mahusay hangga't maaari.

Maghanap ng solusyon sa problemang nakasaad para sa talakayan o itakda ang direksyon para sa pag-unlad ng sitwasyon sa isang nakabubuo na direksyon.

Nakatutuwang magsagawa ng planning meeting para walang oras na humikab ang mga kalahok at hindi sila makaramdam ng nasayang na oras.

Plano ng aksyon

1. Kilalanin ang iminungkahing paraan ng pag-aayos ng isang pulong sa pagpaplano.

2. Ihanda ang sarili, ihanda mga kinakailangang materyales at mag-imbita ng mga kalahok.

3. Magdaos ng pulong sa pagpaplano.

4. Ibuod ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano at gawing pamilyar ang lahat ng kalahok sa kanila.

Paano mag-organisa ng pulong

Una Ang kailangan para sa pulong sa pagpaplano ay ang tanong o paksa ng pulong. Anong problema sa trabaho ang gusto mong lutasin? Alin positibong epekto dahil ang gawain ng organisasyon ang magiging resulta ng pulong sa pagpaplano. Paunang pamilyar sa mga kalahok sa pulong ang isyung ito. Kaya, makakatipid ka ng oras sa pulong ng pagpaplano, at ang mga kalahok sa talakayan ay maaaring magkaroon na mga kawili-wiling ideya sa tanong mo.

Pangalawa- Ito ang mga taong lalahok sa pulong sa pagpaplano. Anong uri ng mga espesyalista at tagapamahala ng anong antas, o anong uri ng mga empleyado sa linya ang kailangan mo upang mahanap ang sagot sa tanong.

Pangatlo- lokasyon ng pulong. Mahalaga na ito ay isang hiwalay na silid o kahit isang espesyal na silid ng pagpupulong. Kung saan may sapat na espasyo para sa lahat, ang mga tagalabas (mga tauhan na hindi kasali sa pulong sa pagpaplano) ay hindi makakaabala sa iyo at ang mga telepono ay hindi magri-ring.

Pang-apat- ang oras ng pagpupulong. Ito ay kanais-nais na ito ay maginhawa para sa lahat ng mga kalahok o permanenteng. Halimbawa, ang mga pang-araw-araw na pagpupulong ay ginaganap araw-araw sa 8:30. Sa anumang kaso, kapag pumipili ng oras ng pulong sa pagpaplano, kailangan mong tumuon sa pinakamahalagang kalahok. At italaga ito nang maaga, sa loob ng ilang oras, o sa halip, mga araw.

Panglima- Mga panuntunan para sa pagdaraos ng pulong sa pagpaplano. Mahalaga hindi lamang na simulan ang pulong sa pagpaplano sa oras, ngunit upang tapusin ito sa oras. Tukuyin nang maaga ang pagkakasunud-sunod kung saan tatalakayin ang mga tanong at ang oras na inilaan sa bawat kalahok. Limitahan ito, gagawin nitong maigsi at nagbibigay-kaalaman hangga't maaari ang mga ulat. Halimbawa, ang isang pagganap ay hindi hihigit sa 10 minuto.

pang-anim- mga improvised na materyales. Ang minimum na kinakailangan ay panulat para sa lahat ng kalahok at papel. Asikasuhin mo ito nang maaga, para hindi ka mag-aksaya ng oras ng talakayan sa paghahanap ng kung ano at kung ano ang isusulat. Maaaring kailanganin mo rin ang: flip chart, projector, screen, laptop, printer. Ang lahat ng kagamitan ay dapat ihanda at masuri nang maaga.

ikapito– ang host ng pulong sa pagpaplano o ang kalihim, na magtatala ng proseso at mga resulta ng talakayan ng iyong isyu.

Mga format ng pagpaplano

1. Summing up, information meeting.

Ang ganitong mga pagpupulong sa pagpaplano ay maaaring isagawa lingguhan sa simula ng linggo para sa mga pinuno ng lahat ng departamento sa iyong organisasyon.

Para saan ang mga planner na ito?

2. Pagpupulong sa pagpaplano - pamamahagi ng mga kasalukuyang gawain.

Karaniwang gaganapin sa simula ng bawat araw ng trabaho. Ang format ay halata - binibigyan ng manager ang mga subordinates ng mga gawain para sa araw. Ang oras ng kaganapan ay hindi rin dapat pahabain - natanggap ng lahat ang gawain at pumunta upang tapusin ito.

3. Pagpupulong sa pagpaplano upang talakayin ang isyung iniharap.

Binubalangkas mo nang maaga ang iyong tanong, na ginawa para sa iyo buhay mismo at ang kasalukuyang sitwasyon sa iyong merkado. Binibigkas mo ang layunin ng pulong sa pagpaplano, ipadala ang impormasyong ito sa mga kalahok. Hilingin sa kanila na maghanda (kung kinakailangan) para sa ang isyung ito. Tukuyin nang maaga ang mga tuntunin at ang kalihim ng pulong sa pagpaplano. Ipadala ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano sa lahat ng kalahok. Ang oras para sa naturang pulong sa pagpaplano ay hindi hihigit sa dalawang oras. Ngunit may mga pagkakataon na kailangan ng mas maraming oras. Sa kasong ito, magpaplano siya ng mga organisadong pahinga ng 15-20 minuto para sa tsaa at magpahinga lamang. (Maghanda din ng tsaa at matamis nang maaga!)

4. pulong ng malikhaing pagpaplano.

Mga kahilingan para sa trabaho sa coaching
1) Pag-unlad ng isang mapagkukunan ng pagkamalikhain para sa paglago (pag-unlad ng sarili, propesyonal na paglago, pag-unlad ng negosyo)
2) Paglutas ng mga panloob na salungatan, pagtagumpayan ng mga krisis sa tulong ng isang mapagkukunan ng pagkamalikhain

Maraming mga tagubilin at rekomendasyon ang naisulat na tungkol sa kung paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano. Sinuri namin ang nai-publish na impormasyon para sa iyo at pinagsama-sama ito sa isang paraan. Kaya, kung paano maayos, o sa halip ay epektibong ayusin at magsagawa ng pulong sa pagpaplano.

Target:

Ayusin at isagawa ang mga pulong sa pagpaplano nang mahusay hangga't maaari. Maghanap ng solusyon sa problemang nakasaad para sa talakayan o itakda ang direksyon para sa pag-unlad ng sitwasyon sa isang nakabubuo na direksyon.

Nakatutuwang magsagawa ng planning meeting para walang oras na humikab ang mga kalahok at hindi sila makaramdam ng nasayang na oras.

Plano ng aksyon

1. Kilalanin ang iminungkahing paraan ng pag-aayos ng isang pulong sa pagpaplano. 2. Ihanda ang iyong sarili, ihanda ang mga kinakailangang materyales at anyayahan ang mga kalahok. 3. Magdaos ng pulong sa pagpaplano. 4. Ibuod ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano at gawing pamilyar ang lahat ng kalahok sa kanila.

Ano ang kailangan mo upang magsagawa ng pulong sa pagpaplano: Ang unang bagay na kinakailangan upang magsagawa ng pulong sa pagpaplano ay isang tanong o paksa para sa isang pulong sa pagpaplano. Ang pangalawa ay ang mga taong lalahok sa pulong sa pagpaplano. Ang pangatlo ay ang venue para sa planning meeting. Ikaapat - ang oras ng pulong sa pagpaplano. Ikalima - ang mga regulasyon para sa pulong ng pagpaplano. Pang-anim - mga improvised na materyales. Ang ikapito ay ang pinuno ng pulong sa pagpaplano o ang kalihim.

Mga format ng tagaplano.

1. Summing up, informative planning meeting. Ang ganitong mga pagpupulong sa pagpaplano ay maaaring isagawa lingguhan sa simula ng linggo para sa mga pinuno ng lahat ng departamento sa iyong organisasyon.

Para saan ang mga planner na ito?

2. Pagpupulong sa pagpaplano - pamamahagi ng mga kasalukuyang gawain.

Karaniwang gaganapin sa simula ng bawat araw ng trabaho. Ang format ay halata - binibigyan ng manager ang mga subordinates ng mga gawain para sa araw. Ang oras ng kaganapan ay hindi rin dapat pahabain - natanggap ng lahat ang gawain at nagpunta upang tapusin ito.

3. Pagpupulong sa pagpaplano upang talakayin ang isyung iniharap.

Binubalangkas mo ang iyong tanong nang maaga, kung aling buhay mismo at ang kasalukuyang sitwasyon sa iyong merkado ang nagbalangkas para sa iyo. Binibigkas mo ang layunin ng pulong sa pagpaplano, ipadala ang impormasyong ito sa mga kalahok. Hilingin sa kanila na maghanda (kung kinakailangan) sa paksa. Tukuyin nang maaga ang mga tuntunin at ang kalihim ng pulong sa pagpaplano. Ipadala ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano sa lahat ng kalahok. Ang oras para sa naturang pulong sa pagpaplano ay hindi hihigit sa dalawang oras. Ngunit may mga pagkakataon na kailangan ng mas maraming oras. Sa kasong ito, magpaplano siya ng mga organisadong pahinga ng 15-20 minuto para sa tsaa at magpahinga lamang. (Maghanda din ng tsaa at matamis nang maaga!)

4. pulong ng malikhaing pagpaplano. Kapag ang iyong mga ideya ay hindi sapat (o sila ay sadyang wala, ito ay nangyayari rin). Ang ganitong pulong sa pagpaplano ay pinakamahusay na ginawa sa format ng isang brainstorming session, o isa pang malikhaing paraan ng paghahanap ng mga ideya na maginhawa para sa iyo.

5. Pagpupulong sa pagpaplano - bilang isang paraan upang malutas ang mga sitwasyon ng salungatan sa isang pangkat.

Tayong lahat ay tao, lahat tayo ay tao... at may halata at nakatagong mga salungatan sa trabaho. At kapag nakita mo, bilang isang pinuno, na malapit na sa kritikal ang sitwasyon, bigyan mo lang ng pagkakataon ang mga tao na magsalita.

Idirekta ang kanilang enerhiya ng labanan = pagkasira sa paglikha. Magdaos ng isang pulong sa pagpaplano para sa mga empleyado sa format ng isang libreng talakayan, bigyan sila ng pagkakataon na hayagang makipagtalo, ngunit walang "mga pag-atake" at mga insulto.

Paano ito gagawin? Mahusay na "lutasin" ang salungatan - ito ang iyong direktang gawain. Humingi ng tulong mula sa mga kapwa propesyonal sa HR o senior management. Pumili ng paksa na may kaugnayan, ngunit, sabihin natin, neutral para sa lahat ng kalahok. At gawin ang papel ng isang tagamasid at makinig sa lahat ng mabuti, idirekta lamang ang mga kalahok sa isang nakabubuo na direksyon at huwag hayaan silang maabot ang isang dead end.

Siguraduhing ibuod ang talakayan ng nakasaad na paksa, gumawa ng mga konklusyon at gawing pamilyar ang lahat ng kalahok sa kanila. Ang mga kalahok ay hindi kailangang ipaalam na ang pagpupulong ay gaganapin upang malutas ang mga sitwasyon ng salungatan. Maliban sa mga kasong iyon na ang paksa ng paglutas ng salungatan ay itinakda bilang layunin ng pagdaraos ng pulong sa pagpaplano.