Kuidas alustada ametlikku kirja näidet. Pärast kirja kirjutamist

Siis ei tohiks põhimõtteliselt tekkida küsimusi, kuidas ja milliste vahenditega saab luua ja saata. Ametlike kirjade puhul pole aga kõik valmis seda ülesannet kohe alustama, eriti kui kirja autor loodab sellele vastust saada. Ma avan teile väike saladusärikirjavahetus, mida rangema iseloomu ja stiiliga kiri on, seda tõenäolisem on adressaadilt vastus. Selles õpetuses annan teile mõned näidiskirjad, mis peaksid aitama kasutajatel kujundada oma stiili ja kirjutada edaspidi parimaid võimalikke e-kirju.

Esiteks peate otsustama, mis tähemärki loome kirjas. Jagan kõik väljaminevad meilid kolme põhitüüpi:

• Äripakkumine
• ärisoov
• sõbralik kohtlemine

Sellest lähtuvalt on mul kõigi kolme tüübi jaoks mallitoorikud nii lihtsate tekstifailide kui ka teatud meiliprogrammide jaoks kohandatud mallide kujul. Liigume järjekorras igaühe juurde.

Äripakkumine

Tere (tere pärastlõunal), [adresseeritud isiku nimi]!

Suhtlemisel on soovitatav märkida nimi igas kirjas, sest isiklik üleskutse loob inimese sõbralikule meeleolule. Kui aga nime välja selgitada ei õnnestunud, piisab mallitervitusest.

Lubage mul tutvustada teile uut teenust ( Uus toode) meie ettevõttelt [ettevõtte nimi].

Lubage mul teha ettepanek koostööks [tegevusala nimetus] valdkonnas.

Järgmisena kirjeldage lühidalt oma pakkumise eeliseid hinna või mõne osas kvaliteediomadused. Peaasi, et mitte üle pingutada. Megabaidid teksti ja isegi heledad mõttetud pildid peletavad inimesi ainult eemale. Kui kirja saaja tunneb Sinu pakkumise vastu huvi juba esimestest ridadest, võtab ta Sinuga kindlasti lisainfo saamiseks ühendust.

Kui olete tõsiselt huvitatud vajalikud inimesed võttis teiega esimesel kontaktil ühendust, seega on mõttekas mõelda juurdepääsetavuse peale mitte ainult e-posti teel. Ei ole üleliigne kontode loomine sellistes teenustes nagu ICQ jaSkype. Mõnikord on inimesel palju lihtsam teiega tavatelefoni kaudu ühendust võtta, kui selle numbri muidugi ettenägelikult allkirja jätate.

Miks on vaja oma e-posti aadressi signatuuris dubleerida, küsite, kui meiliserver saadab selle automaatselt edasi. Siin kehtib reegel, mille kohaselt üleliigne teave sisse äriline kirjavahetus pole kunagi tarbetu. Kujutagem ette olukorda, kus teie kirja saabub isik, kes potentsiaalselt ettepanekust huvitatud ei ole või lihtsalt ei ole pädev sellele õigesti vastama. Ta edastab saadud sõnumi teisele kasutajale, kuid millegipärast läheb automaatselt lisatud andmete hulgast info tegeliku saatja kohta kaotsi, mistõttu on teiega ühenduse võtmine raskendatud. Alati piisab aga allkirja vaatamisest, et teha kindlaks kirja autor ja tema vajalikud kontaktid.

ärisoov

Tere head pärastlõunat)!

Või kui saaja nimi on teada, siis (Kallis [nimi, isanimi])!

Palume esitada teave toote (teenuse) [toote/teenuse nimi] kohta koos kirjeldusega täielikud omadused ja konkurentsivõimelised omadused.

Põhineb föderaalseadus Vene Föderatsioon [dokumendi number ja kuupäev], palun esitage teave [kirjeldage saamiseks vajalikke andmeid].

Oma õiguste rikkumise korral võite pöörduda ka Internetis konkreetse teenuse juhtkonna poole.

Seoses kasutuslepingu lõike [kasutuslepingu lõike number] rikkumisega, nimelt: “[tsiteerida nimetatud lõike täisteksti]”, palun kontrollida ja rakendada asjakohaseid sanktsioone süüdiolevate [vastutav ( kui me räägime teenuse töötajate kohta)] [saidi (saidi nimi)] isik. Kontrolli tulemustest ja arvestatud mõjutusvahenditest palume teatada aadressil [oma aadress Meil].

sõbralik kohtlemine

Tervitused (Tere päeva) (Tere, [isiku nimi]!

Kui võtate esimest korda sõbralikult ühendust, on teie tekstisõnumi täielikkus heaks näitajaks. Õigesti kirjutatud, mahukas tekst viitab teie suurele huvile kontakti vastu õige inimene ja kutsuvad esile soovi reageerida. Ärge unustage alustada vestlust mõne esialgse küsimusega.

Meili näide

Ärikiri on dokument, mis on ärisuhtluse lahutamatu osa. Enamasti edastatakse see posti teel ja see toimib teabevahetuse eriviisina.

Põhimõisted

Ärikirjavahetus on vajalik erinevate majandus- või tootmisküsimuste lahendamiseks. Tema abiga suhtlevad ettevõtted ja organisatsioonid väliskeskkonnaga: partnerite, klientide või valitsusagentuurid. Tavaliselt kasutatakse selleks ärikirja.

Nii nimetatakse üldiselt kirjalikku dokumenti, mis võib olla:

• vastamine varem saabunud sõnumitele või päringutele;
• adressaadile saadetud saatepaber koos muude dokumentide või materjalidega;
• algatuskiri juhuks, kui muul viisil suhelda ei saa.

Igal neist valikutest on oma omadused. Siiski on üldreeglid, mille kohaselt koostatakse tavaliselt iga ametlik kiri. See on arusaadav, sest just näiteks ärikirjavahetusega algab enamasti enamiku tehingute sõlmimine. Ja korralikult vormistatud dokument võib jätta adressaadile tulevasest potentsiaalsest partnerist soodsa mulje.

Ärikirjade tüübid

Sõltuvalt ametlikus kirjas sisalduvast teabest võib see olla:

1. Kaasas. Juhul, kui see sisaldab teadet, et selle jaoks on olemas rakenduspakett.
2. Pretensioonikas. See tähendab, et see väljendab rahulolematust konkreetse olukorraga (nõue).
3. Õpetlik. Tekst annab konkreetsed juhised.
4. Garantii. Saatja kinnitab dokumendis sätestatud kohustuste täitmist edaspidi.
5. Informatiivne. Kiri sisaldab teavet, mis võib adressaadile huvi pakkuda.
6. Reklaam. Teavet antakse koostöö meelitamiseks.
7. Teavituskiri. Teave avalike ürituste läbiviimise kohta.
8. Kinnituskiri. teatud dokumentide või materjalide saamine.
9. Taotluse kiri. Tekst sisaldab üleskutset julgustada adressaati midagi ette võtma.
10. Kiri-sõnum. Selles esitab saatja osapooltele konkreetset vastastikust huvi pakkuvat teavet.

Nende dokumentide eesmärk on säilitada sidemeid organisatsioonide või nende struktuuriüksuste vahel.

Nõudekirja koostamine

Koostöö küsimustes tuleb vahel ette olukordi, kus üks osapooltest ühel või teisel põhjusel oma kohustusi ei täida. Sel juhul saadab partner esmalt kirja oma vastaspoolele. Selles esitab ta reeglina oma ettepanekud oma seaduslike õiguste rikkumise kõrvaldamiseks. See on ametlik kiri. Sellise dokumendi näidise saab koostada meelevaldselt. Samal ajal on vaja arvestada järgmised punktid:

1. peaks olema ametlik ja asjalik koos partnerluse seadistusega.
2. Nõude olemus peab olema väga selgelt väljendatud.
3. Teabe esitamisel tuleb veenvalt opereerida konkreetsete faktidega.

Nõudekiri peab sisaldama:

• saatja andmed (nimi, tagastusaadress ja telefoninumbrid);
• täielik teave adressaadi kohta;
• konfliktiolukorra tekkimise asjaolude kirjeldus;
• viide õigusnormidele, mida vastaspool omalt poolt rikkus;
• erinõuded rikkumise kõrvaldamiseks koos nende rakendamise tähtaegade äranäitamisega;
• tagajärjed, mis võivad tekkida, kui vastaspool hoidub nende täitmisest kõrvale.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata sellele, kuidas ametlik kiri koostatakse. Näidis peab olema kujundatud nii, et sissetungija ei tajuks seda ohuna. Tuleb meeles pidada, et see on vaid meeldetuletus koos seaduse täitmise nõudega.

Disainireeglid

Erilist tähelepanu tuleks pöörata ametlike kirjade kujundusele. Tõsi, seadus ei näe ette ühtegi ranged reeglid ja reeglid.

Sellest hoolimata tuleb selliste dokumentide koostamisel arvestada järgmiste kohustuslike punktidega:

1. Iga ärikiri tuleb kirjutada kirjaplangile. Selle töötavad eelnevalt välja büroojuhtimise spetsialistid ja kinnitavad ettevõtte juhi korraldusega.

2. Dokument peab sisaldama teatud üksikasju:

2.1. Teave saaja ja saatja kohta.

2.2. Selle kirja väljamineku number ja kuupäev. See on registreerimiseks vajalik.

2.4. Pealkiri.

2.5. Teave mis tahes rakenduste olemasolu kohta, märkides nende nimed ja numbrid.

2.6. Teave selle dokumendi allkirjastanud isiku kohta (ametikoht ja täisnimi).

3. Kirjas tuleks käsitleda ainult ühte teemat. Mitme teema olemasolu muudab kunstniku valimise keeruliseks.

4. Teave tuleb esitada võimalikult lühidalt, kuid selgelt. Soovitav on, et tekst ei võtaks rohkem kui kaks lehekülge.

5. Märkige õigesti saaja andmed. Organisatsiooni puhul tuleb järgida järgmist järjestust:

5.1. Ettevõtte nimi (nimetavas käändes).

5.2. Struktuuriüksus (vajadusel).

5.3. Adressaadi asukoht (datiivi käändes).

5.4. Tema initsiaalid.

5.5. Ettevõtte postiaadress.

6. Kui adressaate on mitu, märgitakse esmalt peamine ja seejärel kõik teised.

Kui võtta arvesse kõiki neid punkte, ei ole ametlike kirjade kujundamine põhimõtteliselt keeruline.

Esitluse järjekord

Dokumendi korrektseks koostamiseks on vaja arvestada selles sisalduva teabe esitamise teatud järjestusega. Näiteks võite kaaluda võimalust, kuidas kirjutada teeninduskiri-vastus. Kõigepealt peate meeles pidama, et vastavalt etiketireeglitele peate teabele vastama päeva jooksul alates selle kättesaamisest. Kui me räägime meilist, siis optimaalne aeg ei ületa kahte tundi. Juhul, kui sellisest reeglist ei ole võimalik kinni pidada, on parem saata partnerile vastav sõnum.

Kiri ise koosneb tegelikult kahest osast:

1. Sissejuhatav. Saatja esitab selle kirjutamise teema, põhjuse ja põhjused. Siin saate viidata määrused, mis on seaduse järgi vastuse andmise aluseks. Lisaks tasub pöörata tähelepanu mõnele vaadeldava olukorraga seotud punktile. Need aitavad avastada probleemi olemust.
2. Peamine. See osa on suunatud selgitamisele ja veenmisele. Tekst peaks olema selge, lühike ja sisutihe ning esitatud faktid peavad olema kontrollitud ja objektiivsed. Vajadusel saab neid reaalarvudega kinnitada.

Sellele tekstile järgneb tavaliselt lisade loend. Dokument lõpeb saatja allkirjaga. Lisaks peate teadma, kuidas kirjutada ärikirja, et mitte adressaati solvata. Esiteks on soovitatav hakata tema poole pöörduma fraasiga “Kallis”. Teiseks saate tekstis kasutada määrsõnafraasid nagu "teie ettepanekuid hoolikalt uurinud" või "teie kommentaaride hoolikat kontrollimist". Selline etiketi järgimine tuleb mõlemale poolele ainult kasuks.

Menetlus

Ametlike kirjade koostamise eest vastutavad ametnikud, sekretärid või muud töötajad, kellele need ülesanded on määratud. Tööle asudes peavad nad oma tegevuses järgima teatud järjestust. Sellise dokumendi koostamise protsess läbib tavaliselt järgmisi samme:

1. Asjaolude hoolikas uurimine see küsimus. Olukorda on vaja täielikult juhtida, et õigesti hinnata selle lahendamise võimalikke viise.
2. Kirja koostamine. Siin on vaja arvesse võtta kõiki ülaltoodud nõudeid.
3. Koostatud teksti kooskõlastamine. Mõnikord tuleb seda muuta, võttes arvesse juhi kommentaare. Ta võib teha teemasse mõningaid täpsustusi või täpsustusi.
4. tema juhi heakskiidu.
5. Dokumendi vormistamine ja allkirjastamine.
6. Kirja registreerimine.
7. Kirja saatmine adressaadile.

Alles pärast kõigi nende etappide läbimist saab adressaadini jõudnud kiri täita talle pandud missiooni.

Kohustuslik regulatsioon

Teenuskirja väljastamiseks tuleb arvestada, et selle esimene leht peab olema trükitud spetsiaalsele ankeedile. Ülejäänud jaoks võite kasutada tavalist puhtad linad A4 formaadis. Siin peate meeles pidama, et tekstiväljal endal on oma äärised: ülemine ja alumine külg on 2 sentimeetrit, vasak on 3,5 sentimeetrit, parem on 1 sentimeeter. Ei tohiks katki minna standardsed suurused teabe mahutamiseks ühele lehele. Parem järgige kõiki reegleid ja lisage lihtsalt lisaleht.

Peate ka teksti sisestama vastavalt kõikidele reeglitele:

1. Kasutage printimiseks standardset Times New Roman fonti. Parem on mitte kasutada muid võimalusi.

2. Samuti on reguleeritud kirjasuurused:

• põhiteksti jaoks - 14;
• lehe paigutus ja teostusmärk - 12.

3. Detailide paigutamine toimub samuti vastavalt reeglitele:

• reavahe - 1;
• teksti joondamine toimub "laiuses";
• ülekanded paigutatakse automaatselt;
• kaugusel registreerimisnumber enne pealkirja on 2 reavahet ja sellest sisutekstini - 3.

Nende reeglite järgimine on tähtede õigeks kujundamiseks asjakohasel eesmärgil kohustuslik.

Rekvisiitide asukoht

Tavalise ärikirja korrektseks koostamiseks peate selgelt teadma, kus selle üksikasjad ja komponendid peaksid asuma. Vastused neile küsimustele sisalduvad GOST R 6.30-2003. Selles kirjeldatakse üksikasjalikult ärikirja vormi. Tegelikult on see näidis, milles dokumendi kõigi üksikasjade kogum paikneb teatud viisil. See on vajalik selleks, et:

1. Ühtlustada ametlike (äri)kirjade väljastamise protsess.
2. Suuda tüüpvorme eelnevalt tsentraalselt ette valmistada, vähendades samas vajadust osa töid käsitsi teha.
3. Hõlbustada ja vähendada visuaalse teabe otsimise aega.
4. Laiendage kirjade töötlemise võimalusi arvuti ja muude seadmete abil.

Nii et tavalise ärikirja jaoks kasutatakse 30 standardset detaili, mis asuvad üheteistkümnes kohustuslikus tsoonis:

• embleemid ja embleemid;
• autor;
• algandmed;
• pealkiri;
• väited;
• adressaat;
• resolutsioonid;
• tekst;
• allkirjad ja avaldused;
• kinnitused ja kinnitused;
• märgid.

Teabe paigutamine teatud sektoritesse võimaldab spetsialistidel dokumendis paremini navigeerida ning tavakasutajad hõlbustavad selle koostamist.

Peamised nõuded

Mõned juhid usuvad ekslikult, et ärilist kirjavahetust saab pidada meelevaldselt, järgimata reegleid ja eeskirju. Kuid selle eest vastutavad spetsialistid peaksid teadma ametlike kirjade põhinõudeid:

1. Spetsiaalse (ettevõtte) kirjaplangi olemasolu.
2. Rekvisiitide õige kasutamine ja paigutus.
3. Tekst peab olema loetav ja hästi toimetatud. Probleemi olemuse väljendamiseks on parem eelistada lihtsaid levinud lauseid. Seda on vaja lühidalt selgitada, et iga sõna kannaks maksimaalselt teavet.
4. Olenevalt tüübist tuleb dokument vastavalt vormistada. Kiri võib sisaldada ka mitmeid aspekte. Sel juhul tuleb esitlemisel proovida neid kombineerida.
5. Kasutage trükkimiseks kehtestatud norme õigesti.
6. Püüa mitte olla kirja sisus kategooriline. Saaja võib neid fraase pidada ähvardusteks. Lausete koostamisel on parem kasutada sissejuhatavaid sõnu nagu "ilmselt", "nagu on teada", "võimalik" ja "nagu peaks".

Nende nõuete täitmine praktikas aitab ettevõttes töövoogu õigesti juhtida.

Tere taas, mu kallid tellijad ja blogi külalised. Kuidas suhtute ametlikesse dokumentidesse? Kas teile meeldib neid täita? Julgen eeldada, et enamik teist vastab eitavalt.

Kirja tuleb lugeda

On selge, et ametlikud kirjad on dokumendid, mis on koostatud kindla näidise järgi, mõnikord spetsiaalsel vormil. Igaüks teist on vähemalt korra elus selliseid dokumente koostanud. See võib olla seletuskiri, avaldus, tänukiri, garantiikiri, pretensioon vms. Seetõttu olete sellise teate väljastamise protseduuriga tuttav.

peamine eesmärk ärikiri - teabe edastamine adressaadile muutumatul kujul. Kui kirjutate tänukirja, märkige kindlasti põhjus, mille lahendamisel see või teine ​​inimene teid aitas. Ärge unustage lisada tema perekonnanime ja initsiaale. Tühjusesse saadetud kirja ei loeta kunagi, seetõttu ärge unustage märkida saaja ja ideaalis saatja aadresse.

Pöörake tähelepanu sellele, kuidas e-kirju meili teel saadetakse:

• vajutate nuppu "Kirjuta kiri";
• kirjuta sõnum;
• täitke adressaadi aadressirida;
• klõpsake nuppu "Esita".

Muidugi saab toimingute jada muuta (kõigepealt täida aadressirida, seejärel loo täht), kuid viimane tegevus saadan alati. Kas sa nõustud? Nüüd öelge mulle: "Kas meiliaadressi puudumisel on võimalik sõnumit saata?". Loomulikult ei. Seetõttu uurige kindlasti välja, pidage meeles, kirjutage üles andmed, tänu millele saate igal ajal teie jaoks olulise inimesega ühendust võtta.

Ärge unustage seada end oma sõnumi saaja asemele. Nii saate märgata loomisel tehtud vigu, parandada sõnumit ennast, kustutada kahetähenduslikke sõnu jne. Kas arvate, et adressaadil on meeldiv ümbrik avada, kiri välja printida ja vaadata, et see sõnum on talle isiklikult? Kuidas ta sellest aru saab? Väga lihtsalt: iga kiri peaks algama pöördumise ja tervitusega (see võimaldab saatjal endas adressaadi asukoha kindlaks teha).

Kui te mingil põhjusel ei saanud teada inimese nime ja perekonnanime, asendage need teistega: härra, direktor, lugupeetud jne. Mitte mingil juhul ei tohi neid sõnu lühendada. Vastasel juhul paljastab sõnumi autor oma rahulolematuse, viha ja muud negatiivsed iseloomuomadused. Seetõttu ei tasu rääkida saaja eelsoodumusest suhtlemiseks ja info tajumiseks.

Ütlen kohe ära, et isegi mina saan oma e-kirjadesse mere kahtlase iseloomuga kirju, seetõttu jälgin nende sisu hoolikalt. Kui avan saadud kirja, proovin selle läbi sirvida, et hinnata selle tähtsust. Kas sina teed sama? Spetsiaalset meili oodates võite kulutada tunde vastuvõetud sõnumeid uurides, siis miks mitte õppida neid kiiresti skannima?

Saadetud teade peab sisaldama pealkirja (elektroonilises vormis peate märkima teema). Selline lihtne formaalsus võimaldab adressaadil mõista sõnumi tähtsust. Ja kui selline asi sattus mõne suure organisatsiooni jaotuskeskusesse, siis saab selle rahulikult, ilma asjatute probleemideta adressaadile saata. Kas soovite, et teie sõnum jõuaks adressaadini võimalikult kiiresti?

Kirja formaat ja sisu

Nüüd teate, kuidas tagada, et teie kiri jõuaks adressaadini võimalikult lühikese aja jooksul:

• teada tema aadressi;
• märkige sõnumi teema;
• alustage kirja tervitusega lugejale.

Kuid need pole kõik ärikirjade loomise funktsioonid. Suurt rolli mängivad: esitlusstiil, teabe esitamise viis, selliste dokumentide kujundus jne. Vaatame edasi, kuidas teha kindlaks, et adressaat ei saadaks kirja e-posti ruumides asuvasse rämpsposti kausta ega viskaks teie kirja prügikasti.

Esiteks mis peaks olema - tervitus ja pöördumine adressaadi poole. Pange tähele, et oleks tore lugeja vabastada. Selleks piisab, kui alustada komplimentidega, märgata tema töökoormust jne. Koostage oma sõnum nii, et adressaat nõustuks iga tema sõnaga, sest sel juhul on temaga tehingule viimine üsna lihtne.

Viimane kommentaar on võib-olla kõige olulisem. See kehtib sõnade, fraaside ja väljendite kasutamise kohta, mis on mitmetähenduslikud. Asi on selles, et saatja ei saa siseneda adressaadi pähe ja teada saada tema teadlikkuse taset. Just seetõttu tulebki enne sõnumi saatmist see mitu korda läbi lugeda ja vajadusel parandada, eemaldades väidete topelttähenduse.

Ametliku kirja struktuur

Ametlikud kirjad tehakse spetsiaalsetel blankettidel, millel on juba mõned joonised. Ankeedi ülemises osas (paremas nurgas) on alati “kork”, mis sisaldab täielikku detailide komplekti (saaja perekonnanimi ja initsiaalid, ettevõtte aadress, telefoninumber, osakonna nimi, vapp või ettevõtte sümbolid jne. ). Pange tähele, et mida selgemalt kõik veerud on täidetud, seda suurem on tõenäosus sõnumi edastamiseks ja lugemiseks.

Kui adressaate on mitu, peavad nende nimed olema loetletud hierarhia järjekorras kõrgemalt positsioonilt alluvateni. See on reegel, mida ei tohiks rikkuda. Kuna vasakus ülanurgas on vaba ruumi, märgitakse sinna saatja (nende initsiaalid ja kuupäev) ja saaja (sama).

Nagu teate, kiri ärimudel, nagu kooli essee, peab olema 3 sektsiooni: sissejuhatus, põhiosa ja järeldus. Täpselt nii, pärast esimese osa lugemist saab adressaat järeldada, et see sõnum on kiireloomuline, või võite selle uurimisega veidi oodata. Pange tähele, et sissejuhatus on kirjutatud rakenduse lisana elektroonilisele versioonile. Seetõttu on selle õigeks koostamiseks vaja:

• jäta sõnum ja tervitus;
• tõsta esile osa komplimente;
• Selgitage lühidalt taotluse põhjust.

Materjali esitamisel on oluliseks teguriks esitusviis, teabe esitamise terviklikkus ja ausus (ärge mingil juhul ärge petke adressaati). Pidage meeles, et teie apellatsiooni lugemisel peab adressaat esitama kirjeldatu, seega on vaja üksikasju, kuid ärge unustage neid täiendavate faktide, kuupäevade jms kinnitada.

Pöörake tähelepanu materjali kõnele ja esitusviisile. Kui see on ametlik dokument, kirjutatakse kiri sisse äristiil. Tasub arvata, et adressaat saab selliseid kirju palju ja tal pole piisavalt aega nendega üksikasjalikult tutvuda. Seetõttu tuleks materjali esitada lühidalt, kompaktselt, ilma tarbetute liialdusteta ja värvideta. Ainult sel juhul võite loota adressaadi kiirele vastusele.

Kokkuvõtteks tuleb märkida enda soov (mõnikord ka palvega), et mõned ülaltoodust kokku võtta. Selgub, et pärast ametliku kirja selle osa lugemist peaks adressaat nägema teie ettepanekut praegusest olukorrast (probleemist) väljapääsuks. Ta saab sellega ainult nõustuda või valida oma valiku.

Ametlik kiri lõpeb kohustusliku allkirja ja koostamise kuupäevaga. Seda saate märgata, kui uurite mitmeid ametlike kirjade näidiseid.

Enne saatmist lugege täidetud dokument kindlasti uuesti läbi, kontrollige andmete vastavust, teate õigsust. Ärge unustage hinnata esitluse kirjaoskust, millises kirjatüübis tekst on trükitud (kas seda on mugav lugeda) ja nii edasi.

See on kõik. Selgub, et ametliku dokumendi kirjutamine polegi nii keeruline. Selleks piisab, kui võtta nõutav vorm, kus teatud omadused on juba rakendatud, täita see vastavalt ülalkirjeldatud reeglitele ja saata see adressaadile. Kui teil on küsimusi, saate neile vastused, kui postitate need jaotisesse "kommentaarid".

Kas olete juba rääkinud oma sõpradele ja tuttavatele, kuidas ametlikke dokumente õigesti vormistada? Kui ei, siis jagage nendega selle arvustuse linki. Selleks klõpsake klahvidel sotsiaalsed võrgustikud kuhu olete registreerunud ja nõustute lisama teavet oma isiklikule lehele. Pärast nende manipulatsioonide läbiviimist lubate inimestel seda ülevaadet näha, lugeda ja õppida igasuguseid dokumente õigesti täitma.

Ma ei jäta sinuga hüvasti, vaid ütlen: "Hüvasti." Mul on hea meel teid taas näha oma teabeäri loomingu lugejatena. Loodan, et minu ülevaated inspireerivad teid ärakasutama ja aitavad teil seda saada kasulik informatsioon.

Lugupidamisega Jelena Izotova.

Viimastel aastakümnetel on sellest saanud iga ärivaldkonna lahutamatu osa. Lisaks lepingute, aktide ja nende lisade vormistamisele kaasatakse dokumendispetsialistid erinevate pöördumiste ja kirjade koostamisse. Seadusandlikul tasandil ei ole nende kujundamise põhimõtted ja üldine mall loomulikult määratletud. Sellises olukorras tekib küsimus: "Kuidas on õige koostada see või teine ​​juriidiliselt nõrk, kuid äridokument?". Vastus sellele on äärmiselt lihtne ja taandub selliste paberite koostamisele vastavalt kontoritöös üldtunnustatud standarditele.

Täna otsustas meie ressurss kaaluda ametliku kirja kirjutamise põhimõtteid ja selle dokumendi funktsioone. Teavet kokkuvõtliku teema ja töö enda malli kohta leiate altpoolt.

Ametlik või on üks põhilisi dokumente kaasaegse äri kontoritöö valdkonnas. Ta on universaalne viis teabe edastamine, mida rakendatakse võimalikult lihtsal viisil, kuid järgides kõiki ärisuhete reegleid ja norme.

Loomulikult ei ole ametlikes kirjades esitatud teave meelelahutuslik. Sellised paberid võivad olla kutsed, osaliselt reklaam, informatiivsed ja muud, kuid mitte mingil juhul meelelahutuslikud.

Ametliku kirja ja tavakirja vahel on palju erinevusi. Peamine on eesmärk. Kui äridokumendil on alati täpne eesmärk adressaadile saatmiseks või edastamiseks, siis tavalisi kirju kasutatakse sageli "suhtlemiseks suhtluse huvides". Lisaks ärisõnumid:

• ei ole anonüümsed - neil on alati teave saatja ja saaja kohta
• on kirjutatud konkreetse isiku või tema poolt esindatud organisatsiooni, ühingu nimel
• (kui saatjal on pitsat)
• koostatud kontoritöös üldtunnustatud reeglite järgi
• ei saa olla lõbus, nagu varem mainitud

Valikuline, aga ka tavaline erinevus ametliku kirja ja tavakirja vahel on kirjaplangile esimese koostamine. Selline lähenemine annab ringluse kõrgeim tase usaldusväärsust ja näitab üldiselt tema ärilist staatust.

Paar sõna üksikasjadest ja dokumendi üldisest sisust

Välja antakse ametlikud kirjad erinevad põhjused, mille tulemusena sisu selline loomulikult varieerub. Sellest hoolimata ei saa ärisõnumitelt ühtset struktuuri ära võtta. Just tema on bürootöö valdkonnas defineeritud tõena, tema vastu ei vaielda ja ta kujundab põhinõuded asjakohastele dokumentidele. Ametliku kirja tüüpilised üksikasjad on järgmised:

• saatva ettevõtte täisnimi või konkreetse kodaniku täisnimi
• teave, kontrollpunkt ja OKUD (organisatsioonide jaoks)
• aadress ja kõik võimalikud saatja kontaktid
• sarnast teavet adressaadi kohta
• sõnumi olemus
• selle koostamise kuupäev
• ja trükkimine (organisatsioonidele)

Tähtis! See äridokumentide tüüp, mida me täna kaalume, on üks väheseid, mis ei nõua pealkirja. Viimase puudumine pole sugugi viga, vaid kontoritöö põhistandardite järgimine.

Kiri ise on soovitav vormistada kirjaplangile, muidugi juhul, kui selle saatjaks on kindel firma. Valitsusasutuste jaoks on sellistel vormidel vapi kujutis, eest äriorganisatsioonid- nende embleem.

1. Selge ja saajale arusaadav.
2. Ilma roppusi kasutamata, solvangutest ja roppustest rääkimata.
3. Korralik, sisutihe ja tark.

Põhimõtteliselt ei sea dokumendispetsialistid ametlikele kirjadele muid nõudeid. Piisab, kui järgite märgitud norme, reegleid ja üldine sisu dokument.

Ametliku kirjamalli saate alla laadida allolevale organisatsioonile:

Ametlike kirjade liigid

Ametlik kiri - üsna suur gruppäripaberid. Nende hulgas on enim kasutatud:

• peegeldades saatja soovi midagi adressaadi heaks ära teha
• Taotlege kirju
• Taotlused
• Ürituse kutsed
• Kutsed koostööks
• Paberid, mis kingisaajale midagi meelde tuletavad
• Kommertspakkumised
• Nõuded
• Juhised
• Reklaam- ja infokirjad

Iga ametliku kirjatüübi nimetuse järgi saab aru selle üldisest eesmärgist ja sõnumi saatmise eesmärgist. Nagu näitab praktika, edastatakse ärikeskkonnas mitmesuguseid kaebusi erinevatel põhjustel ja ülaltoodud nende tüüpide loetelu pole kaugeltki lõplik.

Sõnumi kujundamise ja adressaadile edastamise tunnused

Tänase artikli lõpus pöörame tähelepanu ametlike kirjade edastamisele Vene Föderatsioonile. Kõigepealt tuleb märkida edukate ärisuhete peamist nüanssi - see on pädev lähenemine nende juhtimisele. Asjakohaste dokumentide vormistamise puhul räägime neist:

• täpsust
• ärireeglite täielik järgimine
• eesmärgipärasus (kellelegi rämpsposti kujul saadetud ametlik kiri kahjustab oluliselt saatja autoriteeti)

Lisaks on soovitav läheneda sõnumi ettevalmistamisele väga vastutustundlikult. Selle tekst peaks olema kirjaoskaja, lühike ja arusaadav. Keeruliste verbaalsete struktuuride ja terminite kasutamine on ebasoovitav. Pöördumise üldine toon peaks jääma piiridesse. Tagasihoidlikkus on teretulnud, kuid tuttavlikkus mitte kunagi.

Mis puudutab ärikirjade edastamist, siis siin ei ole saatjal piiranguid. Saate sõnumi adressaadile edastada:

• Interneti kaudu elektrooniliselt
• posti teel
• kulleriga või isegi isiklikult

Ametlike kirjade edastamine on lai valdkond. Kõik saatjad saavad valida endale sobiva sõnumi.

Sellega on lõpetatud selle artikli teema olulisemad sätted. Loodame, et esitatud teave on aidanud kõigil lugejatel mõista Vene Föderatsiooni ametlike kirjade olemust ja nende täitmise reegleid.

Kirjutage oma küsimus allolevasse vormi