E-post – mis see on, mida pead teadma ja kuidas seda kasutada? Kuidas kasutada e-posti Yandexis. Kuidas e-posti kasutada: juhend algajatele Kuidas õppida e-postiga töötamist

E-post on üks esimesi Interneti-teenuseid, mis võimaldab vahetada sõnumeid või seoses nimetusega “e-post” nn e-kirju. Tänapäeval kirjutavad vähesed tavalisi kirju – kiirem on saata oma e-postkastist kiri, mis jõuab adressaadini peaaegu hetkega.

E-postil on mitu slänginime – email (inglise keelest Email), "seep", elektrooniline, post. Nagu tavaliste paberkirjade puhul, on siin ka sellised terminid nagu postkast, kohaletoimetamine, manustamine, vastuvõtmine, saatmine, kirja kirjutamine, adressaat, saatja jne. Võime öelda, et e-post sarnaneb paljuski tavapostiga, ainsa erinevusega on see, et kirja ei kirjutata pastakaga, vaid trükitakse arvuti klaviatuuril ning postkontorid on meiliserverid, mis koguvad, sorteerivad ja saadavad kirju. saajad.

See jaotis hõlmab kõiki e-postiga töötamise aspekte, mis on vajalikud algajale arvuti- ja Interneti-kasutajale.

E-post on kaasaegne, ligipääsetav ja kiire suhtlusvahend. Kui enne Interneti massilist levikut oli elektrooniline kirjavahetus ettevõtete ja organisatsioonide osa, siis nüüd saavad seda kasutada peaaegu kõik Interneti-juurdepääsu omavad arvutikasutajad. Aja jooksul on välja kujunenud teatav e-posti kasutamise kultuur lihtsate e-kirjavahetuse läbiviimise reeglite näol. Järgides neid reegleid, […]

Olete saanud meili ja saatja ootab teilt vastust. Kuidas seda õigesti teha? Muidugi võid kirjutada saatjale vastuskirja, kus saad märkida, et see on vastus selliselt ja selliselt kuupäevalt ja selliselt ja selliselt teemalt saadetud meilile. Kuid õigem ja lihtsam on kasutada meiliteenuse erifunktsiooni, mida nimetatakse "Vasta". Teeme asja õigesti […]

Iga aktiivne internetikasutaja kasutab tingimata e-posti, sest see on väga mugav, kiire ja lihtne. E-kirjade saatmiseks vajate oma Interneti-teenuse pakkuja (pakkuja) postkasti või mõne populaarse tasuta postiteenuse - yandex.ru mail, mail.ru mail ja gmail - registreeritud kasti. Postkasti käivitamisest räägitakse artiklis […]

Varem või hiljem peab iga aktiivne Interneti-kasutaja oma e-posti alustama, sest. ilma selleta on Interneti pakutavate võimaluste täielik kasutamine võimatu. Muidugi saate ilma elektroonilise postkastita hakkama, kui võrku vajate ainult uudiste vaatamiseks, ilmateate või telekava vaatamiseks, kuid mis tahes teenustes registreerumiseks, […]

See, et arvutiga töötamise oskus on tänapäeval vajalik kõigile ja kõigile, on väljaspool kahtlust ka skeptikute seas.

Raamat, mida käes hoiate, on tõeline sõber ja abimees neile, kes soovivad omandada personaalarvutiga töötamise tarkuse iseseisvalt ja lühikese ajaga. Lihtsas ja arusaadavas keeles kirjutatud see on juurdepääsetav ja lihtne ka algajatele. Suur hulk konkreetseid näiteid ja illustreerivaid illustratsioone aitavad kaasa pakutava materjali kiirele ja lihtsale assimilatsioonile.

Selle järjekindel esitlus, samuti peamiste toimingute ja protseduuride üksikasjalik samm-sammult kirjeldus muudavad selle raamatu õppimise põnevaks protsessiks, mille tulemuseks on võime suhelda "sina" iga kaasaegse arvutiga.

Kirjeldus põhineb Windows XP Professionali näitel.

Raamat:

Selle lehe jaotised:

Tänapäeval on e-kirja mitteoskamine sama, mis lugemise mitteoskamine. Juhtkonnale aruande või tööandjale CV saatmine, kirjasõprade loomine, ärisuhtlus, fotode vahetamine jne – kõik see on võimatu ilma e-posti peensusi valdamata. Seetõttu pole täna oma meiliaadressi ainult laiskadel. Siin räägime sellest, kuidas luua oma e-posti konto, kuidas saata ja vastu võtta e-kirju, edastada manuseid ja palju muud.

9.4.1. Kuidas seadistada oma e-postkasti?

Selles jaotises käsitleme postkasti avamise järjekorda populaarse portaali meiliteenuse näitel www.yandex.ru.

* * *

Iga tasuta e-posti teenuseid pakkuva Interneti-ressursi avalehel on link postkasti moodustamise režiimile lülitumiseks. Seda linki võib nimetada erinevalt; peal www.yandex.ru kirjutamise ajal nimetatakse seda Hankige postkast. Pärast sellel lingil klõpsamist avaneb joonisel fig. 9.22.

Riis. 9.22. Kasti loomise esimene etapp

Esimeses etapis peate sisestama oma perekonnanime ja eesnime, samuti loodava postkasti nime ( Logi sisse). Kõik need andmed sisestatakse klaviatuurilt. Sisselogimisel saab kasutada inglise tähestiku tähti, numbreid, samuti all- ja sidekriipse (nimes ei ole tühikud lubatud).

* * *

Sisselogimise käigus kontrollib meiliteenus automaatselt, kas see on hetkel hõivatud. Kui selgub, et sellenimeline postkast on juba olemas, pakutakse teile muid sisselogimisvõimalusi, mis on sarnased sellele, mida proovisite sisestada (neid pakutakse igal juhul, vt joonis 9.22).

Pärast määratud üksikasjade täitmist klõpsake nuppu Kaugemale postkasti loomise järgmise etapi juurde (joonis 9.23).

Riis. 9.23. Kasti loomise teine ​​etapp

Selles etapis peaksite sisestama parooli, mida kasutatakse hiljem postkastile juurdepääsuks. Parooli sisestamiseks võite kasutada samu märke nagu sisselogimisel, aga ka erimärke ( % , & , + ja jne). Parool peab sisaldama vähemalt 6 ja mitte rohkem kui 20 tähemärki.

* * *

Parooli sisestamisel vea vältimiseks tuleks see sisestada kaks korda: väljale Parool ja põllul Kinnitage parool. Kui nendele väljadele on sisestatud identsed väärtused, siis välja alla Kinnitage parool kuvatakse kiri õigesti sisestatud(Vt joonis 9.23). Kui aga parooli sisestamisel tehti viga (viga on väljade erinevus Parool ja Kinnitage parool), siis põllu all Kinnitage parool kuvatakse vastav teade, mis palub teil parool uuesti sisestada. Kuigi erinevused on marginaalides Parool ja Kinnitage parool ei ole lahendatud, ei saa postkasti luua.

Mõnikord unustavad kasutajad või kaotavad oma postkasti parooli. Selliste probleemide lahendamiseks on rakendatud spetsiaalne mehhanism, mis võimaldab kasutajal pääseda oma postkasti ilma parooli sisestamata. Selle mehhanismi eesmärk on vastata salajasele küsimusele. See salaküsimus ja vastus sellele on näidatud postkasti moodustamise teises etapis väljadel Turvaküsimus ja Vastus(Vt joonis 9.23). Veelgi enam, küsimus ise valitakse pakutud ripploendist ja vastus sellele sisestatakse klaviatuurilt. Turvaküsimuste näited: Ema neiupõlvenimi(vt joonis 9.23), Lemmikroog, Minu kooli hüüdnimi jne Ilmselgelt on kontrollküsimused moodustatud nii, et neile saab täpset vastust teada vaid konkreetne inimene. Parooli kaotsimineku korral väljastab süsteem kasti moodustamisel määratud turvaküsimuse ja õige vastuse korral on juurdepääs kastile avatud.

Põllul Muu e-posti aadress (kui on) saate sisestada varem omandatud e-posti aadressi, kui see on saadaval. See väli on valikuline. Kui see sisaldab meiliaadressi, saadetakse registreerimisteave sellele aadressile kohe pärast postkasti loomist. Samuti saate soovi korral määrata oma mobiiltelefoni (see pole siiski soovitatav)

Põllul Kontrollnumbrid klaviatuurilt tuleb sisestada numbrid (ilma eraldajate ja tühikuteta!), mis kuvatakse ülal (vt joonis 9.23).

Pärast loetletud üksikasjade täitmist peate klõpsama nuppu Registreeri– selle tulemusena kuvatakse ekraanil teave selle kohta, et registreerimine on edukalt lõpule viidud (joonis 9.24). Siia saate soovi korral sisestada enda kohta täiendavaid andmeid.

Riis. 9.24. Registreerimise lõpetamine

Saate need sisestada või klõpsata lihtsalt lingil Alustage posti kasutamist- kohe pärast seda avaneb ekraanil postkasti liides (joonis 9.25). Postkasti hilisemaks sisestamiseks peate sisestama oma sisselogimise ja parooli portaali avalehel (meie näites www.yandex.ru) vastavatele väljadele ning klõpsama nuppu Tulla sisse.

Riis. 9.25. Postkasti liides

Liidese vasakpoolses servas on mitu kausta elektroonilise kirjavahetuse salvestamiseks. Vaikimisi pakutakse järgmisi kaustu: postkasti, Saadetud, Kaugjuhtimispult, Spämm ja mustandid.

Kõik sissetulevad e-kirjad, välja arvatud rämpspostiks tunnistatud kirjad, lähevad kausta postkasti. See kaust on vaikimisi avatud, kui logite oma postkasti sisse.

Kaust Saadetud mõeldud saadetud (väljamineva) elektroonilise kirjavahetuse salvestamiseks. Iga kirja saatmisel paigutatakse vaikimisi kausta selle koopia (koos kõigi lisadega, kui neid on). Saadetud.

Kaustas Kaugjuhtimispult salvestatakse elektrooniline kirjavahetus, mis kustutati lingi abil Kustuta.

Kausta Spämm Kogu sissetulev kirjavahetus paigutatakse, mille süsteem tunnistab rämpspostiks. Seda kausta saab kiiresti tühjendada, kasutades kausta nimest paremal asuvat linki (see kuvatakse, kui kaustas on vähemalt üks täht). Muide, kaustu puhastatakse samamoodi. Kaugjuhtimispult.

* * *

Kaustas mustandid saate salvestada kirju, mis mingil põhjusel pole ette nähtud ühegi ülaltoodud kausta jaoks.

Kirjade teisaldamiseks kaustast kausta märkige need loendis vastavate märkeruutude abil ja seejärel ripploendis Teisalda kausta(see loend asub liidese paremal pool tähtede loendi kohal) valige vajalik kaust ja vajutage paremal asuvat nuppu Okei.

Tähtede loendi kohal on mitu linki, mis on mõeldud ühele või teisele töörežiimile üleminekuks. Nende linkide loend erinevates kaustades võib välja näha erinev. Kuna nende kasutamise järjekord on lihtne, võtame arvesse ainult linke, mis asuvad kaustas postkasti.

Koos lingiga Kirjutage viiakse läbi üleminek uue e-kirja loomise režiimile. Samal ajal avaneb ekraanile liides, kuhu on märgitud adressaat (või mitu adressaati), kirja teema, moodustatakse kirja tekst ja vajadusel lisatakse failid, mis tuleb saata. koos kirjaga.

* * *

Kui praegune meilisõnum (või mitu märgistatud kirja) on rämpspost, peaksite kasutama linki See on rämpspost. Selle lingi abil saate rämpspostist teatada postiadministratsioonile, et rämpsposti saatjate vastu võetaks vajalikud meetmed. Kui klõpsate lingil See on rämpspost Ekraanil avaneb aken, kus peate kinnitama rämpsposti fakti.

Peatükk Aadressiraamat on loodud adressaatide nimekirja pidamiseks, kellega peetakse kõige aktiivsemat kirjavahetust. Uue adressaadi lisamiseks loendisse kasutage linki Lisage märge, seejärel sisesta avanevas aknas saaja ees- ja perekonnanimi, tema meiliaadress, telefoninumber, meelevaldne kommentaar ja sünniaeg. Ainus kohustuslik nõue iga adressaadi jaoks on meiliaadress.

Peatükis Seadistamine postkasti seadete konfigureerimine. Eelkõige saate siin luua, redigeerida ja kustutada kaustu, mis on mõeldud elektroonilise kirjavahetuse salvestamiseks, valida kirjade stiili, kohandada meililiidest jne. Eraldi tuleb märkida sissetulevate kirjade filtreerimise võimalust, et võidelda rämpsposti vastu ( "mustade" ja "valgete" nimekirjade kasutamine). Tähelepanuväärne on ka juurutatud automaatne kirjade kogumise mehhanism, mille seadistamine võimaldab automaatselt koguda kirjad kõigist teistest kasutajal olevatest postkastidest ja toimetada need sellesse postkasti.

Peatükk Otsing mõeldud kiireks tähtede otsimiseks. Suure elektroonilise kirjavahetusega töötamisel on soovitatav kasutada selle jaotise võimalusi. Otsinguparameetritena saab määrata suvalise tekstifragmendi (mis võib sisalduda nii kirjas tekstis kui ka teemas) ja saatja/saaja meiliaadressi. Samuti peaksite määrama kaustad, milles otsing tehakse.

Nii õppisime ise oma postkasti looma. Kuid sel juhul tuleb kõik elektroonilise kirjavahetusega töötamiseks vajalikud toimingud teha otse serveris, kasutades postiteenuse pakutavat liidest. E-postiga töötamiseks on palju mugavam kasutada spetsiaalseid meiliprogramme. Selles raamatus heidame pilgu ühele neist kõige populaarsematest programmidest, Outlook Expressist.

9.4.2. Outlook Expressi eesmärk ja funktsioonid

Microsoft Corporation on Outlook Expressi meiliprogrammi arendaja ja see aitab suuresti kaasa sellele, et see programm on üks populaarsemaid meilikliente. Esiteks on see tingitud asjaolust, et Outlook Express suhtleb suurepäraselt teiste Microsofti toodetega (Internet Explorer jne). Lisaks on see programm kodukasutajale väga mugav – erinevalt näiteks samast Microsoft Outlookist, mis on samuti Microsofti arendatud, kuid on suunatud eelkõige kontorikasutajatele.

Vaikimisi programmi liides on näidatud joonisel fig. 9.26.

Riis. 9.26. Outlook Express

Nagu jooniselt näha, on programmiaknal tüüpilise Windowsi rakenduse struktuur. Ülaosas on peamenüü, selle all on tööriistariba ja liidese põhiosa hõivab tööala, mis on jagatud neljaks paneeliks. Vasakpoolne ülemine paneel sisaldab e-kirjadega kaustade loendit, ülemine parem paneel kuvab selle kausta sisu, millel kursor asub. Alumine vasak paneel sisaldab aadressiraamatu kontaktide loendit ja parempoolne alumine paneel sisaldab selle tähe teksti, millel kursor asub.

Outlook Expressi meiliprogrammi funktsionaalsus võimaldab teil lahendada järgmisi ülesandeid:

Elektroonilise kirjavahetuse vastuvõtmine, lugemine, loomine, saatmine ja säilitamine;

Windows Messengeri kiirsuhtlusteenusega töötamine: ühenduse loomine, sõnumite saatmine, sätete konfigureerimine;

Mitme konto kasutamine elektroonilise kirjavahetusega töötamiseks;

Aadressiraamatu pidamine, kuhu on salvestatud e-posti aadressid;

Töö uudistegruppidega (vastuvõtmine, lugemine, salvestamine, saatmine);

Kasutajaliidese ja programmi tööparameetrite paindlik kohandamine vastavalt konkreetse kasutaja vajadustele;

Meilisõnumite loomine mitmesuguste vormide abil, mille saab valida nii programmi pakutud loendist kui ka ketta mis tahes kohast;

Viiruse- ja rämpspostitõrje seadistamine ja kasutamine;

Importige e-kirjad teistest populaarsetest meiliprogrammidest sisseehitatud impordiviisardi abil;

Aadressiraamatu importimine teistest populaarsetest meiliprogrammidest;

Elektroonilise kirjavahetuse ja aadressiraamatu eksport;

E-kirjade väljastamine printimiseks;

E-kirja salvestamine eraldi failina või vormina;

Meilimanuste salvestamine eraldi failina;

Mitmete muude toimingute tegemine tulenevalt programmi kasutamise eripärast ja konkreetse kasutaja vajadustest.

Enne Outlook Expressi meiliprogrammi kasutamist peate siiski looma meilikonto. Seda käsitletakse järgmises jaotises.

9.4.3. Looge Outlook Expressis konto

Outlook Expressi kontorežiimile lülitumiseks käivitage peamenüü käsk Teenindus? Kontod Selle tulemusena ilmub joonisel fig. 9.27.

Riis. 9.27. Meilikontod

Uue meilikonto loomiseks selles aknas vahekaardil Mail vajuta nuppu Lisama(see nupp asub akna paremas ülanurgas, vt joon. 9.27) ja avanevas menüüs valige üksus Mail. Selle tulemusena avaneb ekraanil aken. Interneti-ühenduse viisard; Viisardi abil luuakse samm-sammult uus konto. See viib läbi järgmised toimingud.

1. Esimeses etapis peaksite sisestama klaviatuurilt suvalise kasutajanime (see võib olla näiteks ees- ja perekonnanimi), seejärel vajutage nuppu Edasi.

2. Teises etapis peate klaviatuurilt sisestama ka meiliaadressi (näiteks [e-postiga kaitstud] ), seejärel vajutage nuppu Edasi.

3. Kolmandas etapis peate määrama sissetulevate (POP3, IMAP või HTTP, enamikul juhtudel - POP3-server) ja väljaminevate sõnumite serverid. Serverite valik sõltub kasutaja postkasti asukohast; nende serverite aadresside saamiseks võtke ühendust oma meiliteenuse pakkujaga. Näiteks kui postkast on sisse lülitatud www.yandex.ru, siis on sissetulevate sõnumite server pop.yandex.ru, ja väljaminevad - smtp.yandex.ru. Pärast serveritesse sisenemist vajutage nuppu Edasi.

4. Neljandas etapis sisestage vastavatele väljadele klaviatuuri abil loodud konto nimi ja parool ning seejärel klõpsake nuppu Edasi.

5. Viies samm, vajutades nuppu Valmis lõpetab uue konto loomise protsessi.

Teostatud toimingute tulemusena kuvatakse aknas loodud konto Interneti-kontod(vt joonis 9.27) vahekaartidel Kõik ja Mail.

Nüüd saate alustada tööd meilisõnumitega.

9.4.4. Kuidas e-kirju vastu võtta ja saata?

E-kirjade saamiseks peate täitma peamenüü käsu Teenindus? Kas posti toimetada? Edasta post(seda käsku kutsutakse välja ka klahvikombinatsiooni vajutamisega Ctrl+M) või klõpsake tööriistaribal vastavat nuppu (ärge unustage enne selle tegemist Interneti-ühendust luua).

Vastuvõetud meilid paigutatakse kausta postkasti, ja sulgudes näidatakse lugemata sõnumite arvu (vt joonis 9.26).

Meilide saatmiseks on kaks võimalust. Esimene on see, et kiri saadetakse kohe pärast kirjutamist – kuidas seda teha, räägime allpool. Teise meetodi kasutamisel saadetakse kirjad, mis on kaustas väljuv(kasutajad panevad siia kirjutatud, kuid mitte saadetud kirjad) - selleks peate täitma peamenüü käsu Teenindus? Kas posti toimetada? Esita kõik või klõpsake tööriistariba nuppu Edasta post(selle nupu abil saate nii e-kirju vastu võtta kui ka saata).

9.4.5. Kuidas kirjutada ja saata meili?

Meilisõnumite genereerimise režiimile lülitumiseks on mitu võimalust. Kõige tavalisem neist on peamenüü käsu täitmine Fail? Loo? posti sõnum. Selle tulemusena avaneb ekraanil kirjade genereerimise aken, mis on näidatud joonisel fig. 9.28.

Riis. 9.28. Loo meilisõnum

Samuti saate paneelil luua uue sõnumi Kontaktid(see paneel asub programmi tööliidese vasakus alanurgas) topeltklõpsake soovitud adressaadil või kontaktide rühmal. Sel juhul täidetakse kontakti loomise aknas (vt joonis 9.28) väli automaatselt Kellele. Vastussõnumi koostamiseks valige programmi peaaknas kursoriga täht, millele soovite vastata ja vajutage tööriistaribal nuppu Vasta või käivitage peamenüü käsk Sõnum? Vasta saatjale(seda käsku kutsutakse välja ka klahvikombinatsiooni vajutamisega ctrl+ R). Sellisel juhul täidetakse kontakti loomise akna väljad automaatselt Kellele ja Teema.

* * *

Kirjade genereerimise aknas väljal Kellele märgitakse saaja meiliaadress. Vajadusel saab sellele väljale sisestada mitu aadressi – sel juhul tuleb need eraldada koma või semikooloniga.

Põllul Kopeeri sisestatakse nende adressaatide aadressid, kellele selle kirja koopia saata. Kui on määratud mitu adressaati, eraldatakse need koma või semikooloniga.

* * *

Põllul Teema selle kirja teema sisestatakse klaviatuurilt, kajastades lühidalt selle olemust; näited selle välja väärtustest - koosolekul, Kutse õhtusse, Telli, Puhkuseplaanid, Tagasiside kuulutuse kohta jne. See väli on valikuline; sellegipoolest on soovitatav siiski märkida kirja teema - see on meilisõnumi saajale mugav.

Meilisõnumi tekst sisestatakse klaviatuurilt spetsiaalselt selleks ette nähtud väljale, mis hõivab liidese põhiosa (vt joonis 9.28). Muide, saate kirja teksti vormindada - selleks on mõeldud vormindusriba, mis asub välja vahel Teema ja väli kirja teksti sisestamiseks.

Kirja teksti saab sisestada suvalise pildi (pildi, foto jne) – selleks tuleb vorminduspaneelil vajutada viimast nuppu, mille nn. Sisesta pilt.

* * *

Kui klõpsate sellel nupul, avaneb ekraanil aken, kus saate seadistada pildi sisestamise. Tööde järjekord selles aknas on intuitiivne, seega me sellel siin pikemalt ei peatu.

Vajadusel saab kirja saata koos manusega. Manus on meilisõnumile manustatud fail. Miks seda vaja on? Selle võimaluse ulatus on nii lai, et sellele küsimusele on võimatu ühemõtteliselt vastata. Manused võivad olla fotod, tarkvaratooted, tekstifailid jne jne. Näiteks saate sugulasele või sõbrale kirja lisada mitu fotot; saate kirjutada juhtkonnale lühikese kirja ja saata üksikasjaliku aruande manusena jne. Manustatud failide saatmise funktsionaalsus avardab oluliselt e-posti võimalusi.

Kirjutage sellele väljale lühike ja selge teave, mis peegeldab kirja olemust. Lisage sõna kiireloomuline, kui peate selle kohe läbi lugema. See orienteerib vestluspartnerit, milles kirjas on tegu, ning aitab edaspidi ka huvipakkuva kirja arhiivist kiiresti üles leida.
Kui teema on kirjavahetuse tulemusena muutunud, siis muuda seda sellel väljal.

2. Keela CapsLock
Ärge kirjutage kirja sisu ja teemat suurte tähtedega. Paljud inimesed peavad seda halvaks kombeks, kuna see väljendab karjuvat tooni. Nagu ka suur hulk hüüumärke lause lõpus.

3. Lühidus on andekuse õde
Püüdke mitte kirjutada pikki kirju, sõnastage teave selgelt ja lühidalt, see säästab adressaadi aega.

4. Manustatud failid
Kui teil on vaja ainult fail saata, peate siiski kirja sisusse kirjutama lühiteabe. Näiteks "Juhiste saatmine e-postiga töötamiseks". Ärge jätke selliseid kirju tühjaks, lisatud kirjast ei saa alati aru, mis on kaalul.
Kui saite tundmatult aadressilt tühja kirja koos lisatud failiga, siis pole soovitatav seda avada. On suur võimalus, et see on viirus.

5. Vasta või Vasta kõigile

Pöörake e-kirja saamisel tähelepanu neile kahele nupule. Nende eesmärk on erinev! Saatja võib saata mitte isiklikku kirja, vaid teha grupipostituse. Samas on kirja koopias näha ka kõik saajad. Sel juhul kuvatakse nupp "Vasta kõigile". Klõpsake nuppu "Vasta kõigile" juhuks, kui peate edastama teabe kõigile, kes on koopias. Kui soovite vastata ainult saatjale, peate klõpsama nuppu "Vasta".

6. Kirjade ahel
Kirjale vastates ärge originaali kustutage. Saanud teie vastuse ilma algtekstita, ei pruugi adressaat enam mäletada, milles küsimus oli ja on sunnitud oma saadetud kirja otsima.

7. Allkirjad tähed
"Austusega, ..." pole lihtsalt head kombed. Allkirjas on tavaks märkida täisnimi, ametikoht, organisatsiooni nimi ja kontakttelefon. Nii tuvastate end unikaalselt ja vajadusel saab teiega kiiresti ühendust.
E-posti seadetes saab määrata automaatse allkirja, need sõnad lisatakse kõikidele uutele tähtedele automaatselt.

7. Sõna ei ole varblane, see lendab välja - te ei saa seda kinni
Enne saatmist lugege kiri uuesti läbi, proovige emotsionaalsetele kirjadele kohe mitte vastata, et mitte hiljem kahetseda.
Pidage meeles, et teie kiri võidakse edastada kogemata või meelega, seega ei tohiks konfidentsiaalset teavet saata e-posti teel.

8. Uurige oma meiliseadeid
Kui olete korra oma meiliseadeid uurinud, salvestate selle tulevikus. Seadetes saate määrata isikliku allkirja, seadistada kirjade kogumist teistest postkastidest, luua kaustade hierarhiat, lisada filtreid ja palju muud.

9. Pöörake tähelepanu e-posti turvalisusele

• Mõelge välja keeruline parool, ärge kirjutage seda arvuti kõrvale paberile, muutke seda perioodiliselt.
• Kui avate e-kirjade juurde kellegi teise arvutist, ärge klõpsake nuppu Parool meeles pidama.
• Ärge unustage e-postist välja logida, kui töötate kellegi teise seadmega.
• Ärge avage võõrastest meilidest saadud faile.
• Kontrollige lisatud faile viiruste suhtes.
• Saatke soovimatud kirjad rämpsposti.

10. Emotikonid
Ametlikes kirjades pole kombeks emotikone kasutada, kuid kirjavahetuses sõpradega saab emotikone lisada, et kirjale emotsiooni anda.
Allpool on kõige populaarsemad:

Viimase paari aasta jooksul on üks minu tõhusamaid tööriistu olnud e-post. Märgin, et see tööriist on tõhus ainult siis, kui õpite seda haldama ja ei lase asjadel omasoodu minna. Kirjutasin veidi varem.

Alustuseks peame selgelt mõistma, miks meil on vaja. Wikipedia soovitab: meilisõnumite vastuvõtmiseks, saatmiseks ja edastamiseks. Meili eesmärk on muuta inimeste elu ja töö efektiivsemaks. Kuid tegelikult pole kõik nii lihtne.

Statistika järgi saab inimene keskmiselt rohkem kui 100 kirja päevas. See on tohutu arv. Ja see kasvab jätkuvalt, mis viib selleni, et inimene ei suuda ajapuudusel enam saadud infot kvalitatiivselt töödelda.

Just see küsimus, kuidas e-postiga töötada, teeb paljudele muret. Kontrollimata kirjade üleküllus põhjustab stressi ja vähendab tootlikkust.

Kas olete ka sarnases olukorras olnud? Siis on see artikkel teie jaoks.

Kõige tõhusamad ja organiseeritumad inimesed loovad katse-eksituse meetodil iseseisvalt oma postiga töötamise süsteemi, tuginedes oma kogemustele.

Kui meilis kehtivad enam-vähem üldlevinud ärikirjade reeglid, siis meiliga töö haldamise osas on kõik veidi keerulisem. See sõltub paljudest teguritest, näiteks tegevusalast, inimese äritegevuse ja organiseerituse astmest, elustiilist ja äritegevusest jne.

Töö e-postiga

Niisiis, alustame. Vajan oma tõhusaid meilireegleid, et:

• Suurendage oma efektiivsust
• Olge oma korrespondentide jaoks alati kohustuslik ja korrektne inimene.
• Tea alati, kuidas ma posti ümber töötasin.
• Ärge kunagi kaotage sissetulevaid e-kirju.

Postiga töötamiseks on mitu põhimõtet:

1. Kasutage oma postkasti kontrollnimekirjana ja jätke sinna töötlemata kirjad.

2. Loo iga projekti, kategooria jaoks eraldi kaustad. See aitab teil kiiresti vajaliku teabe leida.

3. Kasutage aktiivselt siltide, värvimärkide kasutamist. See muudab tähtede sortimise visuaalse taju jaoks märgatavaks.

4. Tutvuge ja tundke põhjalikult e-posti konto seadete süsteemi. See aitab teil seda tõhusalt hallata.

5. Määrake aeg, mille olete nõus postiga töötamiseks pühendama. Näiteks 30 minutit hommikul ja 30 minutit õhtul. Ja mitte minutitki enam.

6. Kui töötingimused seda võimaldavad, keelake hüpikteated uute kirjade kohta. Nii on teie tähelepanu vähem häiritud.

7. Loobuge ebaoluliste kirjade tellimustest.

8. päeva jooksul.

9. Salvestage kõik saadetud meilid. Alati on midagi kasulikku. Täna leidsin niimoodi oma passi skaneeringu.

10. Suuda tuvastada märke, mille järgi hakkad posti töötlema ja sorteerima.

E-posti tehnoloogia

Esimest reeglit silmas pidades on meie eesmärk kirjade sõelumisel jätta postkasti võimalikult vähe tähti.

Samal ajal on teine, mitte vähem oluline ülesanne, sorteerida kõik tähed kategooriatesse, spetsiifikasse ja tähtsusse. Saate jätta oma postkasti e-kirjad, mis nõuavad kohe või kiiret vastamist. Neid saab ka koheselt märgistada värviliste märkide või siltidega. Lisan, et kasutan peamiselt G-maili programmi, omades veel paar kontot teistes meiliprogrammides.

Kuidas teised e-postiga töötavad

Kord vaatasin postkastiga töötamise videot, kus autor näitas, kuidas ta paarisaja minutiga kuulsalt kahesaja kirjaga hakkama sai. Loomulikult pani köitev pealkiri mind nägema, kuidas seda teha, kuna ma ei teadnud sellele küsimusele tõhusat vastust. Selgus, et selle tööpõhimõte põhineb kirjade kustutamisel ning oluliste ja vajalike Inboxi jätmisel. üllatunud! Nii et igaüks saab. Jõudsin kiiresti järeldusele: see tehnika mulle ei sobi.

Lõikasime otse

Nõustuge, et lõviosa kirjadest on meililistid, mida vajame, ja teabe ladu. Ja kui meil soovitatakse paljudest neist loobuda, olge ausad – kes tõstis käe oma valikust loobumiseks? Kuna me selle valisime, tähendab see, et me vajame seda ja see on oluline. Siiski soovitan teil loobuda ka nendest meililistidest, mis on teie jaoks täna vähem olulised. See on nagu oma riidekapi puhastamine - kahju on see ära visata ja ma pole seda pikka aega kandnud ...

Kinnitage endale, et äärmisel juhul teate, kus see uudiskiri asub ja vajadusel saate sealt alati infot otsida või uuesti tellida.

Võtke oma kaustade nimesid tõsiselt. Siin on võimatu kõigile korraga nõu anda – palju sõltub inimese individuaalsusest. Tean, et paljud eelistavad paigutada kõik müügiteemadega seotud postitused, kirjad kausta nimega Müük. See valik töötab ka. Minu kaustadel võib olla selle inimese ees- ja perekonnanimi, kellelt kirjad tulevad, sh müügiteemaliselt ja meililistide nimed. See tähendab, et teema Müük minu postis ei vasta mitte ühele kaustale, vaid mitmele. Olen nendega hästi kursis. Minu jaoks on oluline autori persoonibränd.

Struktureerige väljaminevad meilid

Väljuvate meilide struktureerimine on samuti lihtne. Määrake neile sildid või sildid, et neid õigel ajal kiiremini üles leida. Looge olulisemate jaoks kaustad ja kasutage liigutamist. Näiteks mitme projektiga korraga töötades pidin klientidele sarnaseid kirju saatma ja kirjavahetust pidama. Olles loonud projekti nimega kausta, teisaldasin peale kirja saatmist sinna vajalikud tähed.

Kirjade esmasel sõelumisel püüan tähed läbi sirvida ja teha kindlaks, millisesse kategooriasse need teisaldada. Samuti jagan need tähtsuse ja kiireloomulisuse astme järgi: kiireloomuline - ebaoluline; kiireloomuline - oluline; mittekiireloomuline - ebaoluline: mittekiireloomuline - oluline. Olulised kirjad, mis nõuavad täna minult vastust või mingit tööd, jätan kausta Inbox, peale töö lõpetamist liigutan vastavasse kausta.

Kui saan aru, et kirja teema on minu jaoks lähiajal aktuaalne, siis luban endal sõnumi lugemata kausta tõsta. Õigel ajal jõuavad käed kindlasti temani.

Juhin teie tähelepanu asjaolule, et kõik ülaltoodud meetodid ei sündinud mitte ühe päevaga ega isegi mitte kahega. Juba praegu mõtlevad paljud ettevõtted e-postiga töötamise reeglite väljatöötamisele ja rakendamisele. Tõhus ajajuhtimine ja aja organiseerimine saavad kõigi ettevõtete töös olulisteks omadusteks.

Kui te oma e-posti ei halda, hakkab see teid peagi haldama, mis toob kaasa asjatut stressi. Arenda oma meilireeglid.

Nende reeglite kasutamise ja rakendamisega muutute oma ärielus tõhusaks. Sõbrad, edu teie ettevõttes! Olge tõhus ja ärge unustage. Ja nagu alati, hindan ma teie kommentaare ja retweete ning isiklikke nõuandeid.

Kaasaegse maailma inimesed veedavad üha rohkem aega Internetis – otsivad ja leiavad tööd, loevad uudiseid, suhtlevad sotsiaalvõrgustikes, vaatavad ilma, ostavad, müüvad, teenivad raha, säästvad, otsivad sõpru, vaatavad filme, kuulavad muusikat ja sageli niisama ringi logelemist. Tänapäeval on raske leida inimest, kes ei teaks, mis on otsingumootor, võrgurežiim, ICQ, ajaveebid, kuidas e-posti kasutada. Kuid need on endiselt olemas ja see tekst on neile mõeldud.

Tavamõistes on post kirjade ja pakkide vahetamine. Seni pole inimmõtte jõud jõudnud selleni, et e-posti teel pakke saata, kuid ehk saab see lähiajal teoks. Vaatamata sellele on e-postil palju eeliseid.

1. E-kirjas saate saata mitte ainult sõnumeid teksti kujul, vaid ka lisada kirjale faile: tabeleid, fotosid, jooniseid, videoid, esitlusi jne. Kirjasid saab kustutada, teistele inimestele edastada, salvestada, filtreerida.

2. E-post võimaldab kirjavahetust (infot) koheselt kohale toimetada, säästes sellega palju aega ja vaeva.

3. Pole vaja postkontorisse minna, sest interneti ja arvuti olemasolul saad e-posti kasutada ka kodust lahkumata.

4. Kasumlikkus – pole vaja maksta iga kirja eest, olenemata selles sisalduva info hulgast. Piisab, kui Interneti-teenuse eest tasutakse pakkujale õigeaegselt.

5. Tõhusus – saad oma e-kirju kontrollida ja kirjadele vastata isegi internetiühendusega mobiiltelefonilt.

Niisiis, vastame küsimusele: "Kuidas e-posti kasutada"?

Kõigepealt peate minema teatud otsingu- või meilisüsteemi saidile, näiteks "Yandex", "Google", "Rambler", "Mail.ru" ja nii edasi.

Proovime Google'is kirjade saatmise alustamiseks kasutada näidet. Leidke saidi ülaosas "Mail" ja klõpsake sellel, kuvatakse uus aken, kus sisestage e-kiri ja oma konto. Kuna sul pole veel Google’i meili, siis vajuta üleval paremas nurgas olevat punast nuppu – “Loo konto”. Järgmisena täidetakse isikuandmed - eesnimi, perekonnanimi, kasutajanimi, parool, sugu, sünniaeg, mobiiltelefon, alternatiivne postiaadress. ise looge see peab olema unikaalne (kui sellise sisselogimisega kasutaja on juba olemas, hoiatab süsteem teid ja palub sisestada muu nimi), koosnema ladina tähtedest, nime pikkus on 6-30 tegelased. Pidage meeles, et kui kavatsete pidada ärilist kirjavahetust e-posti teel, peaksite välja mõtlema ja valima diskreetsemad sisselogimised.

Järgmisena peate sisestama kirja parooli. See peaks olema piisavalt usaldusväärne, eelistatavalt sisaldama suurtähti ning sümboleid ja numbreid ning olema vähemalt 8 tähemärki pikk. Kinnitamiseks sisestage parool uuesti.

Sellele saidile tuleb sisestada oma sünnikuupäev, et pääseda ligi oma vanusele vastavatele materjalidele. Fakt on see, et Google'i konto võimaldab teil pääseda juurde sellistele teenustele nagu Gmail (post), YouTube (videoportaal) ja Google+ (sotsiaalvõrgustik). Saate oma konto seadistada nii, et keegi teie vanust ei näeks.

Sugu, samuti mobiiltelefoni number täidetakse kasutaja äranägemisel.

Kirjade registreerimiseks tuleb vaid tõestada, et olete tõeline inimene (ja mitte robot), ja sisestada klaviatuuril näidatud ladina tähed. Kui märke on raske lugeda, võite klõpsata sildil "Audio", süsteem dikteerib need teile. Kui te seda teha ei soovi, esitage oma mobiiltelefoni number. Teie telefonile saadetakse SMS-i kujul kinnituskood, peate selle sisestama väljale "Kinnita konto".

Niisiis, teil on oma e-postkast, saate kirju saata ja vastu võtta. Kuidas kirja kirjutada? Leiame nupu "Kirjuta kiri", väljale "Saaja" ilmuvas aknas kirjutage adressaadi aadress. Kui soovite, et keegi teine ​​saaks kirja koopia, sisestage väljale "Kopeeri" teine ​​e-posti aadress. Välja "Teema" võib tühjaks jätta, aga kui määrata kirja teema ja olemus, on see saajale mugavam. Kirja saab kirjutada teksti, vormindada, kasutada nuppu "Manusta" või ikooni "Kirjaklamber" failide manustamiseks, linkide, fotode, piltide sisestamiseks, kirja mustandi salvestamiseks. Enne esitamisnupul klõpsamist saate kontrollida õigekirja. Kui soovite täpselt teada, kas adressaat sai selle kätte ja luges, märkige ruut "Teata lugemisest".

Saabunud e-kirju on lihtsam lugeda – peate lihtsalt klõpsama uuel meilil (tavaliselt paksus kirjas). Kui te ei soovi enam teatud autorilt meile saada, saate ühe neist rämpspostiks märkida. Lisaks saadetakse kõik sellelt aadressilt pärit kirjad automaatselt rämpsposti kausta. Niisiis, nüüd on teil idee, kuidas e-posti kasutada, saate pidada kirjavahetust äripartnerite ja sõpradega, registreeruda sotsiaalvõrgustikes, teha oste Interneti kaudu ja palju muud.

Enamiku inimeste viga on see, et nad alahindavad meilisüsteemi loomise tähtsust. Üks võimalus on mõelda e-postile kui sammude jadale.

1 – Juurdepääs e-postile
2 – tähtede pidu
3 - sissetulevate kirjade kontrollimine
4 - eemaldamine
5 – Täitmine
6 - Ladustamine

1. JUURDEPÄÄS E-POSTILE

Esimene samm on planeerida, millal te oma e-posti iga päev kontrollite. Tavaliselt piisab enamiku inimeste jaoks e-posti neli korda päevas kontrollimisest:

1. Esimene asi hommikul. Enamik inimesi alustab oma tööpäeva e-posti kontrollimisega, et veenduda, et nad pole millestki kiireloomulisest ilma jäänud.

2. Enne lõunapausi. Lõunaaeg on teie äritegevuses täiesti loomulik paus; selle aja produktiivsemaks muutmiseks võite kontrollida oma e-posti.

3. Kesklõuna. See on veel üks loomulik paus, kui peate pausi tegema või lähete ärikohtumisele.

4. Tööpäeva lõpp. Kui tühjendad enne töökohalt lahkumist oma postkasti nii palju kui võimalik, siis järgmisel hommikul lähed kohe uute kirjade vaatamisele. Veendudes, et poleks viimasel hetkel tähelepanuta jäetud kiireloomulisi asju, garanteerib see nii sulle kui ka kolleegidele pingevabama õhtu.

Enamiku inimeste jaoks on parim valik, mis häirib nende töövoogu kõige vähem, kontrollida e-kirju neli korda päevas ja eraldada mitte rohkem kui 15 minutit iga meili "seansi jaoks".

2. KIRJAPIDU

Oluline on mõista, et töötlete e-kirju neli korda päevas. See ei tähenda, et peate viivitamatult vastama kõigile vastust nõudvatele sõnumitele või kirjutama kõik kirjad, mille kavatsesite saata 15 minuti jooksul. Peate leppima tõsiasjaga, et teie postkast pole midagi muud kui hulk kirju, mis ootavad sorteerimist.

3. SISSEtuleva KIRJANDUSE KONTROLLIMINE

Järgmine samm on kontrollida kõiki sõnumeid, mis ei tähenda, et peate neid kõiki lugema. Sageli saab e-kirja kohta otsuse teha selle teema või paari esimeste ridade põhjal. Märkimisväärse osa meie kirjavahetusest moodustavad meililistid ja uudiskirjad. Kui olete tööstuse analüütik, võib-olla uudiskiri -
teie jaoks kõige olulisem dokument ja uurite seda iga päev hoolikalt. Teiste jaoks see aga nii ei ole ja on võimalik kiiresti kindlaks teha, kas see uudiskiri on meile oluline või kasulik. Kõik e-kirjad ei nõua vastust: need on näiteks need kirjad, mille koopias olete loetletud, või sõnumi teema viitab sellele, et peate lihtsalt seda teavet lugema.

4. KUSTUTA

Kui teie peamine eesmärk on postkasti vabastamine, on üks lihtsamaid viise selle saavutamiseks sõnumite kustutamine. Kui pärast uudiskirja lugemist jõuate järeldusele, et see teave on teile kasutu, loobuge selle uudiskirja tellimusest. Te ei kahetse seda ja te ei pea selle töötlemisele rohkem aega kulutama. Kustutage kõik sõnumid, mis ei nõua teilt täiendavat tegevust.

Kui avastate äkitselt, et kustutate kõik teatud aadressilt tulevad sõnumid, mõelge, miks see nii juhtub.

5. SOOVITUS

Nii nagu paberdokumentidega töötades, on soovitav, et te ei pöörduks uuesti loetud kirjade juurde.

Kui sõnumile vastamiseks või selle edastamiseks kulub vaid mõni minut, tehke seda kohe. Peaksite võimalikult kiiresti vastama sõnumitele, mis kinnitavad või määravad kohtumise aja, küsivad teavet oma kontaktide kohta, sisaldavad mõnda küsimust või taotlust, välja arvatud juhul, kui see võtab teil muidugi palju aega.

Kui saad aru, et vajad lisainfot, teiste inimeste kaasamist või mõtlemisaega, siis sellisele kirjale sa kohe vastata ei saa. Peate hiljem midagi ette võtma: võib-olla otsustage, kas peaksite tõesti sellele kirjale vastama ja midagi ette võtma. Kui ei, siis saad kirja kohe õigele inimesele saata. Enne ülesande delegeerimist võib kuluda veidi aega, et välja selgitada, kes
peab olema vastutav isik. Kui kiri nõuab toimingut, salvestage ainult oluline osa teabest ja kustutage kiri ise. Hoidke oma postkast sellistest kirjadest vaba ja salvestage vajalik teave näiteks oma projektide töö jälgimise süsteemi, kalendrisse või planeerimissüsteemi, et olla kindel, et te seda teete. Just selles seisnebki elluviimine – kindlus, et kõik, mida vaja teha, tehakse ära.

6. SÄILITAMINE

Kui e-kirja ei saa kustutada (või sellele reageerida ja seejärel kustutada), on vaja see salvestada.

Peamine põhjus, miks te seda vajate, on see, et peate edaspidi sellele dokumendile viitama (näiteks see on teave millegi kohta, tehtud otsus, juhis, eduaruanne jne). Kui teil äkki pole dokumenti, millele saate viidata, on sellel teile kahjulikud tagajärjed.

Meilisõnumite salvestamiseks pole ühte õiget viisi. Peate leidma süsteemi, mis töötab teie jaoks isiklikult.

Üks võimalus on postkasti alamkaustasüsteem. Alamkaustu saate sortida teema, kategooria, kliendi või projekti järgi, olenevalt sellest, milliseid sõnumeid te tavaliselt saate. Paljud inimesed loovad eraldi kausta nimega "Töödeldud kirjad", kuhu nad paigutavad kõik kontrollitud kirjad ja sõnumid, mis nõuavad edasist tegevust.

Olenemata sellest, millise meilisalvestussüsteemi valite, pidage meeles, et ainus koht, kuhu te ei tohiks neid salvestada, on postkastis. Pidage meeles ka seda, et e-postiga töötamine ei tohiks võtta teid 24 tundi ööpäevas ja seitse päeva nädalas. Kui hoiate oma e-posti postkasti korrastatuna etteantud ajal, säästate nädalas tunde, vähendate stressi, mida tunnete millestki ilmajäämise pärast, ja suurendate tõhusat tegelemist sellega, mis on tõesti oluline. Need on lihtsad põhimõtted, mida on lihtne meeles pidada.

Internet pakub tänapäeval nii mõndagi huvitavat ja me püüame mitte kaotada teavet - liitume erinevate meililistidega, suhtleme sõpradega ja sõlmime uusi tutvusi, kasutame posti ärikirjavahetuses.

Kuidas oma e-kirju õigesti korraldada? See küsimus teeb paljudele muret.

E-posti kasutavas ärikirjavahetuses kehtivad reeglid. Selle kasutamise käigus ilmnesid mõned arengud tööreeglites ja e-kirjaga. See oli vajalik selleks, et olla sündmustega kursis, mitte kaotada saabuvat teavet ja reageerida sellele kiiresti. Arvan, et teadmine, kuidas oma e-postiga töötada, tuleb paljudele kasuks.

Kuidas korraldada e-posti tööd?

♦ Kontrollige oma e-kirju õigel ajal

E-post ei ole tavaliselt kiireloomulise teabe edastamine, seda kasutatakse mittekiireloomuliste asjade jaoks.

Kiire teabe saamiseks on telefonid ja tema kabinetis saab kohale toimetada isiklikult. Seega, kui ei ole eelnevalt kokku lepitud, et saad nüüd tähtsa kirja postiga, siis ära kontrolli oma kirju pidevalt. Lihtsalt sulgege programm põhitöö ajaks arvutis, et te ei näeks brauseri vahekaardil ega hüpikaknas pidevalt sissetulevaid kirju. See ei tõmba tähelepanu olulistelt asjadelt.

Kusjuures kummalisel kombel saab post sorteeritud lühema aja jooksul, sest tegeleme sellega sihipäraselt, eraldades selleks eraldi aega hommikuti ja õhtuti ning võib-olla ka vaid korra päevas. See sõltub teie tegevuse asjaoludest ja tüübist.

Kõik see muidugi ei puuduta neid, kelle töö on näiteks kasutajatoes meilidele vastata.

♦ Tühjendage oma postkasti igal õhtul

Kaust Inbox on koht, kuhu kogutakse kogu sissetulev teave, mida vajate, et õppida kiiresti sorteerima.

Tähtede teemade kaupa sorteerimiseks vajame lisaks looge mõned olulised kaustad. Näiteks "Vasta", "Isiklik", "Töö", "Huvitav", "Oluline" ja "Isiklik".

Looge iga kausta jaoks alamkaustad. Kaust "Isiklikud" võib sisaldada kirjavahetust teile oluliste inimestega. Näiteks loome selles kaustas alamkausta "Ivanov I.I." ja sätestada postkasti reegel (filter), et kõik Ivanov I.I. saadetakse kohe sellesse kausta. Sa ei pea muretsema, et see täht jääb kahe silma vahele, sest menüüs kausta nime kõrval kuvatakse ikoon, et selles kaustas on lugemata täht.

Seda me teeme kõigi meile oluliste kirjadega.

♦ Puhastame kirjad rämpspostist

Kirjade sortimisel on vaja rämpspostiks märkida soovimatud kirjad ja need, mida te ei tellinud.

Meiliprogrammil on rämpspostifiltri funktsioon. Ta suudab sellised kirjad meelde jätta ja kui sellelt autorilt uuesti saadetakse, läheb kiri kohe rämpsposti kausta.

Kui te pole seda kausta ise tühjendanud, kustutatakse 30 päeva pärast kõik kirjad automaatselt rämpsposti kaustast ja te ei pea selle pärast muretsema.

Ärge kunagi vastake soovimatutele meilidele, sest petturid võivad teie meili kasutada.

Järgides e-kirjaga töötamise reegleid, on teie tööpäev tõhusam – saate vähem aega kulutada kirjade sortimisele, vastamisele ja kirjutamisele. Siin on mõned konkreetsed näpunäited.

E-posti reeglid

• Määrake e-postiga töötamiseks konkreetne aeg. Kui olete lõpetanud, lülitage postkast välja.
• Tutvuge postkasti funktsioonide ja sätetega. See aitab teil tähtedega töötades kiiresti navigeerida.
• Kasutage oma postkasti teabe kogumiseks, mida sorteerida. Samal ajal kasutage tähtede märgistamiseks silte. Igal õhtul peaks see kaust olema tühi.
• Seadistage oma postkasti filtrid, et sortida olulised meilid teemakaustadesse
• Puhastage perioodiliselt (tühistage tellimus) meililistist neist, mis pole huvitavad ega asjakohased. Selleks pane kalendrisse paika ajakava. Näiteks kord kvartalis. Mida sagedamini te seda teete, seda vähem aega see puhastamine võtab.
• Sorteerige iga päev oma postkasti kirju ja vastake meilidele niipea kui võimalik.
• Valmistage kirjadele vastamiseks ette valmis mallid. Lisage oma vastustesse tervitus- ja allkirjamall. See säästab meilidele vastuste kirjutamisel palju aega.
• Püüdke olla nii lühike kui võimalik. Lisateave kirjale eraldi failina.
• Kontrolli alati e-kirjadele lisatud faile viirusetõrjeprogrammiga.
• Järgige reeglit: "üks täht - üks teema." Nii on adressaadil lihtsam kirjadega töötada.
• Kui sama küsimus tuleb teile erinevatelt inimestelt, siis on mõttekas vastata avalikult oma ajaveebis või veebisaidil ja esitada kirjas selle artikli link. Nii säästate vastuse kirjutamise aega ja annate huvitatud isikutele täielikku teavet.
• Pidage meeles reeglit: mida vähem kirjutate, seda vähem tähti saate.
• Hoidke saadetud meilide arhiivi.
• Ärge andke kolmandatele isikutele selle konto parooli, millel teie e-kiri asub.
• Kirja kohta lisateabe saamiseks kasutage funktsiooni Letter Properties. Selleks klõpsa kirja lugemisrežiimis hiire paremat nuppu.

See, kas te neid reegleid kasutate või mitte, on teie otsustada. Kuid postkastiga tööd korraldades peate meeles pidama, et kirjavahetust peaksime haldama meie, mitte tema meie. E-post peaks tegema meie elu lihtsamaks, mitte kiiremaks.

Kuidas meil töötab?

E-kirjade saatmine ja vastuvõtmine toimub spetsiaalselt loodud ja spetsiaalsete meiliserverite abil. Enne meili kasutamise alustamist on need serverid konfigureeritud täiesti erinevalt kui teised serverid. See näiteks SMTP-serverid (alates Lihtne meiliserveri protokoll- peamine sõnumiedastusprotokoll) ja need on meilikliendid või -vahendajad (programmid, milles loeme ja kirjutame e-kirju, MUA või Meili kasutajaagent). Aga meiliserverite tüüpidest veidi hiljem.

Kuidas meil töötab. Tee, mida ta võtab.

Võtame kaks meilipakkujat: server-1.ru ja server-2.ru. Neile registreerus vastavalt kaks kasutajat: A ja B. Selleks, et A saaks adressaadile B kirja edukalt saata ja ta selle vastu võttis, juhtub järgmine. Skeem on üsna lihtne:

• Saatja A saadab meili oma SMPT-serveri-1 kaudu.
• Server-1, olles saanud ülesande sihtaadressi kaudu, kasutades sama meilivahendajat MUA, on aktsepteeritud serveri-2 otsimine aadressi domeeniosa järgi (ru, com, rf ...). Pole tähtis, kus ta on – Brasiilias või Mehhikos: otsimine võtab aega.
• Leidnud selle domeeninimesüsteemi abil (otse adresseerides), surub server-1 kirja turvaliselt oma “kolleegile” läbi nn postivahetaja. MX (postivahetaja), hakkab ta koheselt oma sisikonnas otsima registreeritud kasutaja aadressi, salvestades selle lugemiseks.

• Leidmisel jõuab kiri adressaadini. Saaja pääseb kirjale ligi, saades serverilt 2 teatise. Kirja saab lugeda võrgu, POP-i või IMAP-i kaudu.

Kuidas meil töötab? Mida need lühendid tähendavad?

Need on kõik edastusprotokollid. Samal ajal on need meiliserverite tüübid. Neid on kolm:

SMTP serverid- kõige levinum - saatke kiri e-posti kliendi abil (postiprogramm: Outlook, Mozilla Thunderbird jne). Edastamise jaoks kasutatakse vaikimisi 25.

POP-serverid juba kaasas tarkvara, mis võimaldab adressaadil otse meiliserverisse minna. Seal, spetsiaalselt selle kasutaja jaoks määratud jaotises (), saab ta töötada kirjavahetusega. Jah, protokoll POP3, mis töötab pordi 110 kaudu, võimaldab teie meilikliendil laadida serverist alla kõik teie aadressile saabunud kirjad. Muide, see on võib-olla ainus asi, milleks protokoll on võimeline - lihtsalt laadige alla.

Noh IMAP-server- serverarvutis töötav tarkvara, mis annab juurdepääsu kõikidele kasutaja loodud kaustadele. Saate töötada tähtedega täielikult ilma arvutisse alla laadimata. Funktsionaalsuselt on see ülekaalus POP3 üle, kuid see nõuab juba lisamälu ja serveriprotsessori ressursse (no muidugi sellised ülesanded!). Andmevahetus toimub pordi 143 kaudu.

VIIDE

"@" märk "liimiti" postiaadressile tänu Ameerika insenerile Ray Tomlinsonile, kes on eelmise sajandi 70ndate alguses ARPANETi kasutajaid ühendanud posti leiutaja. “ Minult on sageli küsitud, miks ma valisin kirja jaoks @-märgi. Ja ainult see märk annab posti tähistusele tähenduse. Lõppude lõpuks tähendab kommertsinglise keeles "märk" - @ - "kaubaühikut". Arvasin, et @ toimiks suurepäraselt e-posti serveri omandiõiguse ja kasutaja märgina. Nii töötab meil praegu” .

Muide, “koera” ikooni tänapäevase kasutamise hetk on aasta 1536. Just siis kasutas Hispaania kaupmees Rooma saadetavate kaupade hinna märkimisel saatemärkuses @. Kuid on usaldusväärselt teada, et sümbol ilmus palju vanem. Niisiis on selle kasutamine dokumenteeritud 14. sajandi keskpaigast pKr pärit dokumendis.

Kuidas meil töötab. Millest kiri tehtud on?

Kiri koosneb kahest osast: sellest, mis huvitab seda, kes selle sõnumi saadab ja loeb, ja sellest, mis ei huvita meid vähem. Ehk siis kirjeldav osa, mis sisaldab aadressi (kust ja kust). Neid nimetatakse vastavalt kirja keha ja meili päis.

FROM keha email on selge. See sisaldab sõnumi sisu ja kõiki lisatud andmeid lugematutes vormingutes. Varem mõistis kiri piiratud arvu kodeeringuid, kuid sarnaselt teistele võrguteenustele õpetati seda peagi mõistma isegi multimeediumisisu.

Aga edasi päis Vähesed pööravad täit tähelepanu. Ei, see ei ole tagastusaadressiga paberkirjaümbrik. Vähemalt mitte ainult. See on struktureeritud teave saatja, saaja, manuseobjektide, saatmiskuupäeva, tarnimisel osalenud serverite ja teenuste kohta jne. Väga kasulik on üle vaadata, kui kiri on kahtlane.

VIIDE

Igas keeles sümboli “@” nimi on erinev. Inglise keeles hääldatakse seda kui "at sign" - "a piece" ja see on kommertskeeles väga levinud. Paljud Euroopa riigid ja muidugi Jaapan on võtnud kasutusele peaaegu ingliskeelse kontseptsiooni ning erinevates tõlgendustes tähendab @-märk nii või teisiti jätkuvalt “tükki”. Vene keeles juurdus mõiste "koer" tänu tundmatule programmeerijale / seal, kes töötas NSV Liidus DVK-s - Dialoogi arvutikompleks. Keegi märkas märgi sarnasust koera pea ja sabaga ning läheme minema... Sarnaseid mõisteid kasutavad nüüd ka endise vabariikide liidu osariigid. Koerte omadused@ omab Ukrainas, Kasahstanis ja Usbekistanis. Kuid serblased, rumeenlased ja slovakid nägid temas sarnasust ahviga ...

Kuidas meil töötab. Uurime kirja pealkirja. Spämm?

Vajate seda teavet, kui soovite süveneda sellesse, kuidas meil teie konkreetsel juhul töötab. Mida on pealkirjast õppida?

Pole tähtis, kuidas te e-kirju loete. Pole tähtis, milline klient on teie arvutisse installitud. Ja kus on kirjad salvestatud: kas klient laeb selle teie arvutisse (ma ei tea miks?) või salvestatakse need meiliserverisse. Pealkiri ei kao kuhugi.

Kaaluge meili päise näidet. Minu meiliklient on Mozilla Thunderbird. Pikalt töötav programm, mulle meeldib. Valige täht ja avage see parema hiirega:

Ma ei tea, kust te otsite, kuid igal teenusel või kliendil on tööriistariba, mis võimaldab teil tähega töötada, näidates selle lähtekoodi. Minu kliendis on see siin, üleval paremal:

Näete järgmist.

Kuidas meil töötab? Mida sellest õppida?

Eraldame kirja päises meile olulise teabe ...

Väli tagasitee(“tee koju”) tühi on kahtlane. Selle sildi lähedal peaks olema täpselt saatja aadress, kui soovite saata tagastuskirja. Tühi väli tähendab ainult üht - spämm. Kuid isegi teatud aadressiga täidetud väli ei tähenda, et nad kirjutavad konkreetselt teile ja juhtumi kohta. Tähestikuline ja sümboolne prügi @-märgi ees on sageli ka rämpsposti näitaja.

Sildid Vastu võetud: Vaata neid. Teie kirjas võib neid silte olla mitu. Nende suur arv tähendab, et saatja püüdis oma jälgi varjata. Mul on ainult üks selline rida. Silte loetakse (kui neid on mitu) alt üles - nii saadeti teile kiri. Rämpsposti iseloomulik tunnus on olulise tunnuse puudumine: silt koos. Tema on see, kes ütleb protokollile, et kiri tuleb saata. Mul on silt paigas: rämpspostitaja on täiesti “pahur” või postkasti omanik ei kahtlusta, et tema meililt kirju tuleb. tagasitee, aga tühi...

Tänapäeval võimaldab avatud sõnumivahetust vähem meiliservereid. Ja rämpspostitaja peab kasutama meie meiliserverit ehk siis kirja saajat. Seetõttu ärge imestage, et teie Interneti-teenuse pakkuja postkastist tuleb märkimisväärne kogus rämpsposti ... sofkon.ru… Millist hostimist…

Väli Sõnumi ID– sõnumi kordumatu identifikaator. Igaüks. Me ei vaja selle numbrit, kuid serveri nimi pärast "koera" peab ühtima postkastis oleva nimega. Siin on kõik korras, kuid kontrollime hostimise enda jõudlust. Sisestage lihtsalt aadressiribale sofkon.ru:

Ettearvatav... Noh. Vaatame nüüd lähemalt kirjas kolm korda esinevat tagastusaadressi (pruuniga alla joonitud – ei vääri teist värvi). Enne kui sinna vihase kirja saadame, tehkem huvi pärast selle kasti reaalsus. Väga kasulik teenus aitab meid selles. 2IP:

https://2ip.ru/mail-checker/

Sisesta aadress ja:

Jah, meil pole juba kahtlusi ...

26. juuni 2013

Kaasaegse maailma inimesed veedavad üha rohkem aega Internetis – otsivad ja leiavad tööd, loevad uudiseid, suhtlevad sotsiaalvõrgustikes, vaatavad ilma, ostavad, müüvad, teenivad raha, säästvad, otsivad sõpru, vaatavad filme, kuulavad muusikat ja sageli niisama ringi logelemist. Tänapäeval on raske leida inimest, kes ei teaks, mis on otsingumootor, võrgurežiim, ICQ, ajaveebid, kuidas e-posti kasutada. Kuid need on endiselt olemas ja see tekst on neile mõeldud.

Tavamõistes on post kirjade ja pakkide vahetamine. Seni pole inimmõtte jõud jõudnud selleni, et e-posti teel pakke saata, kuid ehk saab see lähiajal teoks. Vaatamata sellele on e-postil palju eeliseid.

1. E-kirjas saate saata mitte ainult sõnumeid teksti kujul, vaid ka lisada kirjale faile: tabeleid, fotosid, jooniseid, videoid, esitlusi jne. Kirjasid saab kustutada, teistele inimestele edastada, salvestada, filtreerida.

2. E-post võimaldab kirjavahetust (infot) koheselt kohale toimetada, säästes sellega palju aega ja vaeva.

3. Pole vaja minna postkontorisse, sest interneti ja arvuti olemasolul saad e-posti kasutada ka kodust lahkumata.

4. Kasumlikkus – pole vaja maksta iga kirja eest, olenemata selles sisalduva info hulgast. Piisab, kui Interneti-teenuse eest tasutakse pakkujale õigeaegselt.

5. Tõhusus – saad oma e-kirju kontrollida ja kirjadele vastata isegi internetiühendusega mobiiltelefonilt.

Niisiis, vastame küsimusele: "Kuidas e-posti kasutada"?

Kõigepealt peate minema teatud otsingu- või meilisüsteemi saidile, näiteks "Yandex", "Google", "Rambler", "Mail.ru" ja nii edasi.

Proovime Google'is kirjade saatmise alustamiseks kasutada näidet. Leidke saidi ülaosas "Mail" ja klõpsake sellel, kuvatakse uus aken, kus sisestage e-kiri ja oma konto. Kuna sul pole veel Google’i meili, siis vajuta üleval paremas nurgas olevat punast nuppu – “Loo konto”. Järgmisena täidetakse isikuandmed - eesnimi, perekonnanimi, kasutajanimi, parool, sugu, sünniaeg, mobiiltelefon, alternatiivne postiaadress. Kasutajanime loote ise, see peab olema unikaalne (kui sellise sisselogimisega kasutaja on juba olemas, siis süsteem hoiatab ja palub sisestada muu nime), koosnema ladina tähtedest, nime pikkus alates 6 kuni 30 tähemärki. Pidage meeles, et kui kavatsete pidada ärilist kirjavahetust e-posti teel, peaksite välja mõtlema ja valima diskreetsemad sisselogimised.

Järgmisena peate sisestama kirja parooli. See peaks olema piisavalt tugev, eelistatavalt sisaldama suur- ja väiketähti, sümboleid ja numbreid ning olema vähemalt 8 tähemärki pikk. Kinnitamiseks sisestage parool uuesti.

Sellele saidile tuleb sisestada oma sünnikuupäev, et pääseda ligi oma vanusele vastavatele materjalidele. Fakt on see, et Google'i konto võimaldab teil pääseda juurde sellistele teenustele nagu Gmail (post), YouTube (videoportaal) ja Google+ (sotsiaalvõrgustik). Saate oma konto seadistada nii, et keegi teie vanust ei näeks.

Sugu, samuti mobiiltelefoni number täidetakse kasutaja äranägemisel.

Kirjade registreerimiseks tuleb vaid tõestada, et olete tõeline inimene (ja mitte robot), ja sisestada klaviatuuril näidatud ladina tähed. Kui märke on raske lugeda, võite klõpsata sildil "Audio", süsteem dikteerib need teile. Kui te seda teha ei soovi, esitage oma mobiiltelefoni number. Teie telefonile saadetakse SMS-i kujul kinnituskood, peate selle sisestama väljale "Kinnita konto".

Niisiis, teil on oma e-postkast, saate kirju saata ja vastu võtta. Kuidas kirja kirjutada? Leiame nupu "Kirjuta kiri", väljale "Saaja" ilmuvas aknas kirjutage adressaadi aadress. Kui soovite, et keegi teine ​​saaks kirja koopia, sisestage väljale "Kopeeri" teine ​​e-posti aadress. Välja "Teema" võib tühjaks jätta, aga kui määrata kirja teema ja olemus, on see saajale mugavam. Kirja saab kirjutada teksti, vormindada, kasutada nuppu "Manusta" või ikooni "Kirjaklamber" failide manustamiseks, linkide, fotode, piltide sisestamiseks, kirja mustandi salvestamiseks. Enne esitamisnupul klõpsamist saate kontrollida õigekirja. Kui soovite täpselt teada, kas adressaat sai selle kätte ja luges, märkige ruut "Teata lugemisest".

Saabunud e-kirju on lihtsam lugeda – peate lihtsalt klõpsama uuel meilil (tavaliselt paksus kirjas). Kui te ei soovi enam teatud autorilt meile saada, saate ühe neist rämpspostiks märkida. Lisaks saadetakse kõik sellelt aadressilt pärit kirjad automaatselt rämpsposti kausta. Niisiis, nüüd on teil idee, kuidas e-posti kasutada, saate pidada kirjavahetust äripartnerite ja sõpradega, registreeruda sotsiaalvõrgustikes, teha oste Interneti kaudu ja palju muud.