Funkčné povinnosti administratívneho manažéra. AXO: prepis

Takmer každý veľký podnik s viac ako 100 zamestnancami má AHO. Dekódovaním tejto skratky je administratívne a ekonomické oddelenie. Táto služba plní v spoločnosti veľa veľmi dôležitých funkcií na zabezpečenie jej normálnej prevádzky. Harmonická práca zamestnanci samotnej AHO a jej interakcia s ostatnými oddeleniami sú nevyhnutné pre prosperitu každej organizácie.

Potreba AHO

V malých podnikoch s malým počtom zamestnancov a objemom vyrobených výrobkov alebo vykonanej práce môžu funkcie zamestnancov ACS vykonávať sekretárky a vedúci kancelárie. Stredne veľké organizácie tiež väčšinou nevyžadujú službu ACS, ktorej dekódovanie pozná každý študent ekonómie. V týchto podnikoch sú všetky otázky súvisiace so zabezpečením normálna operácia spoločnosť vykonáva manažér zásobovania. Plnohodnotné administratívne a ekonomické oddelenie existuje len na veľké podniky kde je počet zamestnancov taký vysoký, že jeden človek jednoducho nedokáže zabezpečiť fungovanie všetkých oddelení v bežnom režime.

Funkcie jednotky

Mnoho funkcií vykonáva AHO. Dekódovanie tejto skratky označuje hlavné problémy, ktoré sú v kompetencii zamestnancov jednotky. Riešia rôzne úlohy ekonomického charakteru, to znamená, že zabezpečujú fungovanie všetkých ostatných oddelení spoločnosti. Správne oddelenie je zodpovedné za:

1. Včasné zabezpečenie podniku rôznym materiálnym majetkom používaným na prácu zamestnancov organizácie.

2. Organizácia skladovania, vydávania a účtovania rôznych cenín nakupovaných pre potreby podniku.

3. Organizácia kompletnej obsluhy všetkých priestorov spoločnosti, kontrola vykonávania tejto služby, odstraňovanie nedostatkov.

4. Vyhľadávanie organizácií a uzatváranie zmlúv s nimi o poskytovaní komunálne služby, údržba elektrických sietí, komunikačné siete.

5. Včasná oprava priestorov spoločnosti, jej rôzneho majetku.

6. Kontrola dodržiavania pravidiel proti požiarna bezpečnosť.

7. Zabezpečenie potrebnej ochrany majetku spoločnosti.

8. Zabezpečenie materiálno-technických potrieb počas rokovaní, stretnutí delegácií iných spoločností na rokovania.

9. Organizácia priaznivých podmienok pre prácu a rekreáciu ustanovených legislatívou zamestnancov.

10. za prijatý tovar a materiál.

Niektoré z týchto funkcií môžu byť pridelené iným jednotkám alebo môžu byť vykonávané spoločne s nimi. Napríklad za ochranu majetku a poriadku v organizácii môže byť zodpovedná bezpečnostná služba.

Štruktúra oddelenia

Na čele divízie je vedúci AHO. Spravidla má zástupcu, ktorý preberá kontrolu nad realizáciou časti práce, a zároveň zastupuje prednostu počas jeho neprítomnosti. Pod ich dohľadom je niekoľko ďalších zamestnancov. Bežný špecialista AXO môže byť zodpovedný za určitú oblasť činnosti spoločnosti alebo môže súčasne so svojimi kolegami riešiť niekoľko úloh. Zoznam funkcií vedúceho oddelenia a celého jeho tímu určuje pracovná náplň AHO pre každého zo zamestnancov.

Vedúci AHO

Všetku zodpovednosť za výkon funkcií oddelenia má vedúci AHO. Dekódovanie tejto skratky sa nachádza v mnohých príkazoch generálneho riaditeľa spoločnosti, pretože oddeleniu je zverený rozsiahly zoznam zodpovedností. Vedúci administratívno-ekonomického úseku musí nielen organizovať jeho prácu, ale aj sledovať plnenie všetkých pokynov daných zamestnancom.

Schopnosti hlavy

Šéf AHO zvyčajne poslúchne generálnemu riaditeľovi organizácie a má veľká kvantita právomoci, ktoré mu umožňujú vykonávať pokyny vedúceho spoločnosti. V mnohých organizáciách môže v mene generálneho riaditeľa samostatne riešiť tieto problémy:

1. Uzatvárať zmluvy o dodávke hmotného majetku a poskytovaní potrebné organizácie spolupracovať s rôznymi tretími stranami. Výber týchto firiem a podmienky spolupráce sú plne pod kontrolou šéfa AHO.

2. Rozdeľte Pracovné povinnosti medzi zamestnancami v rámci svojho oddelenia a v súlade s pravidlami Pracovný rozvrh prijaté v organizácii a popisy práce zamestnancov.

3. Vykonávať nábor na administratívno-ekonomické oddelenie, hodnotiť kvalitu práce svojich zamestnancov.

Hmotná zodpovednosť

Zamestnanci AHO (dekódovanie tejto skratky je administratívno-ekonomické oddelenie), vrátane vedúceho útvaru, zodpovedajú za hodnoty, ktoré im boli odovzdané na dočasné uskladnenie resp. hotovosť. Napriek tomu, že väčšina zúčtovaní s dodávateľmi sa dnes uskutočňuje bankovým prevodom, špecialisti môžu získať pomerne vysoké sumy za nákup rôznych materiálov. Ak má podnik sklad, kde sa skladujú veci potrebné na činnosť organizácie, zodpovedajú zaň zamestnanci ACS, ktorí doň majú prístup a sú zodpovední za vydávanie cenností ostatným zamestnancom podniku.

Spolupráca s inými oddeleniami

Takmer všetci zamestnanci rôznych oddelení veľkej organizácie sa aspoň raz stretli so skratkou AHO, ktorej dekódovanie je každému známe. Každá štrukturálna jednotka spoločnosti je spojená s určitými aspektmi činnosti:

1. Výrobné oddelenie. Dodávky zariadení a rôznych materiálov na výrobu hotových výrobkov zvyčajne vykonávajú podniky. Správne a ekonomické oddelenie však zabezpečuje fungovanie nakupovaných pracovných prostriedkov. Jeho špecialisti sledujú nepretržitú dodávku vody a tepla. Za upratovanie výrobných priestorov zodpovedajú aj zamestnanci AXO.

2. Právne oddelenie. Zamestnanci týchto štruktúr sú spolu v neustálom kontakte. Zmluvy, ktoré šéf AHO plánuje uzavrieť, podliehajú overovaniu a schvaľovaniu. To zase zabezpečujú pracovníci ekonomického úseku normálnych podmienkach pre prácu právnikov.

3. Účtovníctvo. Zamestnanci AHO hlásia účtovníkom prostriedky, ktoré im boli vydané na nákup hmotného majetku alebo platbu za služby dodávateľov.

POPIS PRÁCE VEDÚCEHO AHO

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA
1.1. Táto pracovná náplň vymedzuje funkčné povinnosti, práva a zodpovednosti vedúceho ekonomického úseku.
1.2. Vedúceho ekonomického úseku vymenúva a odvoláva z funkcie postupom ustanoveným platnou pracovnou legislatívou príkazom riaditeľa podniku.
1.3. Vedúci ekonomického oddelenia podlieha priamo ______________________________.
1.4. Do funkcie vedúceho ekonomického úseku sa vymenúva osoba, ktorá má vyššie odborné vzdelanie a prax v odbore najmenej 2 roky alebo stredné odborné vzdelanie a prax v odbore.
1.5. Vedúci ekonomického oddelenia by mal vedieť:
- uznesenia, príkazy, príkazy, iné usmernenia a predpisov vyššie orgány súvisiace s administratívnymi a ekonomickými službami; štruktúra podniku (inštitúcia, organizácia) a perspektívy jeho rozvoja; postup vedenia časových záznamov; komunikačné prostriedky, počítačové a organizačné vybavenie; postup a podmienky podávania správ; mechanizačné prostriedky manuálna práca; postup pri získavaní vybavenia, nábytku, inventára, kancelárskych potrieb a spracovania platieb za služby; základy ekonomiky, organizácie práce, výroby a manažmentu; pracovná legislatíva; Vnútorné pracovné predpisy; pravidlá a predpisy na ochranu práce.
1.6. Počas dočasnej neprítomnosti vedúceho ekonomického úseku je jeho úlohou ___________________________.
2. FUNKČNÉ ZODPOVEDNOSTI
Poznámka. Funkčné zodpovednosti vedúceho ekonomického úseku sú stanovené na základe a v rozsahu kvalifikačnej charakteristiky pre funkciu vedúceho ekonomického úseku a môžu byť doplnené, spresnené pri príprave pracovnej náplne na základe konkrétnych okolností.
Vedúci ekonomického oddelenia:
2.1. Zabezpečuje ekonomickú údržbu a správny stav v súlade s pravidlami a normami priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany budov a priestorov, v ktorých sa nachádzajú divízie podniku (inštitúcie, organizácie), ako aj monitorovanie prevádzkyschopnosti zariadení (výťahy, osvetlenie). , vykurovacie systémy, vetranie atď.).
2.2. Podieľa sa na vypracovaní plánov bežných a veľkých opráv dlhodobého majetku (budovy, vodovody, vzduchovody a iné stavby), na príprave odhadov výdavkov domácností.
2.3. Organizuje opravy priestorov, monitoruje kvalitu opráv.
2.4. Poskytuje pododdelenia podniku (inštitúcie, organizácie) nábytok, vybavenie domácnosti, prostriedky mechanizácie inžinierskej a riadiacej práce, dohliada na ich bezpečnosť a včasné opravy.
2.5. Zabezpečuje odbavenie požadované dokumenty na uzatváranie zmlúv o poskytovaní služieb, príjem a skladovanie potrebného materiálu, vybavenia a inventára domácnosti, zabezpečuje nimi štrukturálne jednotky, ako aj vedenie evidencie ich výdavkov a zostavovanie stanovených výkazov.
2.6. Kontroluje racionálne využívanie materiálov a finančných prostriedkov pridelených na ekonomické účely.
2.7. Organizuje recepciu, registráciu a potrebné služby pre delegácie a osoby prichádzajúce na služobné cesty. Riadi sadové úpravy, sadové úpravy a čistenie územia, slávnostné výzdoba fasády budov, chodníky.
2.8. Organizuje ekonomické služby pre stretnutia, konferencie, semináre a iné podujatia.
2.9. Vykonáva prácu na organizácii časového účtovníctva, racionálna výživa zamestnancov počas obedných prestávok, plánovania dovolenky a pracovného času.
2.10. Zabezpečuje vykonávanie protipožiarnych opatrení a udržiavanie požiarnej techniky v dobrom stave.
2.11. Prijíma opatrenia na zavedenie komunikačných prostriedkov, počítačovej a organizačnej techniky.
2.12. Riadi zamestnancov oddelenia.
3. PRÁVA
Vedúci ekonomického úseku má právo:
3.1. Dávať pokyny podriadeným zamestnancom a službám, úlohy týkajúce sa celého radu otázok, ktoré sú súčasťou jeho funkčných povinností.
3.2. Kontrolovať plnenie úloh a prác, včasné vykonávanie jednotlivých zákaziek a úloh podriadenými útvarmi a zamestnancami.
3.3. Žiadajte a prijímajte potrebné materiály a dokumenty súvisiace s činnosťou vedúceho ekonomického úseku.
3.4. Vstupovať do vzťahov s útvarmi tretích inštitúcií a organizácií pri riešení operatívnych otázok výrobných činností, ktoré sú v kompetencii vedúceho ekonomického úseku.
3.5. Zastupovať záujmy podniku v cudzích organizáciách a inštitúciách pri riešení otázok súvisiacich s kompetenciou vedúceho ekonomického úseku.
4. ZODPOVEDNOSŤ
Vedúci ekonomického úseku je zodpovedný za:
4.1. Výsledky a efektívnosť výrobnej činnosti oddelenia.
4.2. Nezabezpečenie plnenia svojich funkčných povinností, ako aj za výsledky práce ekonomického úseku.
4.3. Nepresné informácie o stave oddelenia.
4.4. Nedodržiavanie príkazov, pokynov a pokynov riaditeľa podniku.
4.5. Neprijatie opatrení na potlačenie zistených porušení bezpečnostných predpisov, požiarnych a iných pravidiel, ktoré ohrozujú činnosť podniku, jeho zamestnancov.
4.6. Nezabezpečenie dodržiavania pracovnej a výkonnostnej disciplíny zamestnancami oddelenia.
5. PRACOVNÉ PODMIENKY
5.1. Spôsob činnosti vedúceho ekonomického úseku je určený v súlade s Vnútorným pracovným poriadkom podniku.
5.2. V súvislosti s potrebou výroby môže vedúci ekonomického úseku vycestovať na služobné cesty (aj miestne).
5.3. Na riešenie prevádzkových záležitostí na zabezpečenie výrobnej činnosti oddelenia môžu byť vedúcemu ekonomického úseku pridelené služobné vozidlá.
6. ROZSAH A VPLYV ROZHODNUTÍ
6.1. Výhradnou náplňou činnosti vedúceho ekonomického úseku je zabezpečovanie ekonomických potrieb podniku, urč funkčné povinnosti Vedúci ekonomického oddelenia.
6.2. Vedúci ekonomického úseku má na zabezpečenie svojej činnosti právo podpisovať organizačné a administratívne dokumenty k otázkam, ktoré sú súčasťou jeho funkčných povinností.

Oboznámený s pokynmi: ___________________ /_________________
(podpis) (celé meno)
"___"____________ ____ G.

Každá organizácia musí pracovať ako jeden harmonický organizmus, aby dosahovala maximálne výsledky svojej činnosti. Vo veľkých a stredných podnikoch, aby sa zabezpečila bezpečnosť personálu na pracovisku, pohodlie, všetok potrebný spotrebný materiál musí AXO.

Táto divízia je vytvorená s cieľom kontrolovať a zabezpečovať vysoký výkon celého podniku. Preto je veľmi dôležité mať kvalifikovaných odborníkov administratívneho a ekonomického úseku, schopných organicky spolupracovať so všetkými ostatnými oddeleniami.

Čo to je

AXO - administratívne oddelenie. Vytvára sa vo všetkých spoločnostiach, kde je počet zamestnancov viac ako 100 ľudí. Veľké firmy (korporácie) majú v oddelení vnútorné divízie.

Sú zodpovední za výkon každého zamestnanca v organizácii: kalkulovať množstvo a nakupovať spotrebný materiál, zodpovedá za poriadok, čistotu priestorov a v teréne, zabezpečuje bezpečnosť a komfort pracovísk.

Existujú nasledujúce divízie AHO:

• sociálne a domáce;
• materiál a zdroje;
• plánovanie a vysporiadanie.

Pri uchádzaní sa o prácu v AHO napr kvalitu, ako efektívnosť, odolnosť voči stresu, vodcovské schopnosti, organizačné skúsenosti, schopnosť rýchlo nájsť viacero alternatívne spôsoby riešenie jedného problému, slušnosť, čestnosť.

Prejdite cez ekonomické oddelenie veľké sumy peňazí. Preto je také dôležité, aby kandidáti na ktorúkoľvek pozíciu v jednotke spĺňali všetky požiadavky.

Prečo vzniká oddelenie?

V malých podnikoch sú všetky ekonomické funkcie pridelené riaditeľovi alebo vedúcemu. Riešením vznikajúcich problémov môže poveriť aj sekretárku alebo vedúceho kancelárie.

Už v r sa organizuje plnohodnotná AHO väčších spoločností. Je schopný vytvoriť všetky priaznivé podmienky pre prácu. Jedna osoba sa však nedokáže vyrovnať so všetkými problémami, preto je podriadený vedúci administratívneho a ekonomického oddelenia celý tím: softvéroví inžinieri údržbu, ekonómovia, ochrankári, upratovačky, šatniari, kuriéri, špeditéri, vodiči a iní.

Špecialisti AHO závisia od špecifík spoločnosti, typu činnosti, územného umiestnenia, veľkosti.

Oddelenie je vytvorené na riešenie ďalšie úlohy:

• nákup, skladovanie, vydávanie rôznych predmetov a cenností potrebných pre prácu všetkých zamestnancov spoločnosti;
• oprava priestorov, poškodenie majetku;
• dodržiavanie noriem a pravidiel požiarnej bezpečnosti, kontrola vykonávania všetkých odporúčaní;
• finančná zodpovednosť za hodnoty spoločnosti;
• hľadať spoločnosti poskytujúce všetky služby;
• uzatváranie zmlúv o poskytovaní káblovej telefónnej komunikácie, mobilnej komunikácie, internetu a služieb;
• poskytnúť zamestnancom spoločnosti všetky potrebné hodnoty pre efektívnu prácu;
• kontrola stavu priestorov, odstránenie všetkých problémov - včasné opravy, technické práce, upratovanie kancelárií;
• organizácia pohodlných podmienok pre ostatných zamestnancov ustanovená právnymi predpismi Ruskej federácie;
• kontrola bezpečnosti objektu, priestorov, zamestnancov

Všeobecné ustanovenia

Každý podnik má nariadenie o administratívne oddelenie . Čiastočne sa môže mierne líšiť v závislosti od typu činnosti spoločnosti, veľkosti. Mnohé ustanovenia sú však štandardnou normou, rovnakou vo všetkých spoločnostiach. Tu sú niektoré z nich.

1. Nariadenie definuje základ pre štruktúrovanie ACS, funkcie, práva, úlohy, zodpovednosti, účel, ciele, pokyny.
2. AHO vykonáva a organizuje administratívnu a ekonomickú podporu spoločnosti a rieši aj všetky materiálno-technické záležitosti.
3. Katedra je samostatným oddelením. Hlási sa riaditeľovi alebo jeho zástupcovi.
4. Všetky práce sa musia plne riadiť zákonmi, aktmi vlády Ruská federácia/ Prezident Ruskej federácie / Ústava Ruskej federácie.
5. Oddelenie je povinné dodržiavať zákony, pravidlá pre upratovanie, poznať normy na údržbu a prevádzku priestorov, celej budovy, vykonávať opravy včas, sledovať stav technických zariadení, dodržiavať postupy požiarnej bezpečnosti, kontrolovať dodržiavanie sanitárny a protiepidemický režim.
6. Kvalifikačné požiadavky na vedúceho ACS a ostatných zamestnancov, ich práva, funkcie, povinnosti sú uvedené v popisoch práce, ktoré schvaľuje vedúci podniku.
7. AHO v rámci svojej kompetencie spolupracuje so všetkými oddeleniami, divíziami firmy/firmy/podniku. V prípade potreby tiež vykonáva svoju prácu, spolupracuje s organizáciami tretích strán, ich divíziami.
8. Za nedodržiavanie popisy práce, nedostatok pracovnej disciplíny, môže byť každému zamestnancovi uložená pokuta od jeho priameho nadriadeného alebo sú proti nemu prijaté opatrenia ustanovené právnymi predpismi Ruskej federácie.
9. Administratívny a ekonomický úsek by mal mať vedúceho s vysokou mierou profesionality a organizačných schopností. Prax, vzdelanie, ďalšie požiadavky určuje vedúci organizácie.

Podrobnosti o hlave AHO sú uvedené vo videu.

Pracovné povinnosti

Vykonáva sa ekonomická podpora organizácie obrovský tím špecialistov. Počet zamestnancov závisí od druhu činnosti. V priemere spoločnosť s viac ako 1000 zamestnancami potrebuje aspoň 15 špecialistov AHO. Podľa odbornej úrovne sa delia na tri úrovne:

1. Technik, tesár, elektrikár, inštalatér, upratovačka, šatníčka, vodič, energetik, sekretárka, špecialista, strojár.
2. Vedúci špecialista, hlavný inžinier, vedúci AHO, administrátor.
3. Vedúci podniku, zástupca riaditeľa, vedúci ACS, technický riaditeľ.

Vedúci pracovník oddelenia náčelník(v závislosti od činnosti podniku, jeho veľkosti to môže byť hlavný inžinier, správca alebo vedúci špecialista). manažérska pozícia obsadený osobou so skúsenosťami.

skúsenosti - aspoň 5 rokov. Podriaďuje sa generálnemu riaditeľovi alebo jeho zástupcovi. Šéf musí mať špeciálne znalosti na vyriešenie kritických problémov. Má právo podpisovať dokumenty, zastupuje záujmy priameho riaditeľa spoločnosti.

Vedúci AHO by si mal byť vždy vedomý:

• Zákonník práce Ruskej federácie a presné interné predpisy organizácie;
• všetky štrukturálne členenia, znaky ich vzájomnej spolupráce;
• normy a pravidlá ochrany práce;
• všetky úkony, príkazy, pokyny, uznesenia vyššieho vedenia týkajúce sa vykonávania administratívnych a ekonomických služieb;
• pravidlá riadenia tímu, organizácia práce;
• šéf musí mať aspoň minimálne znalosti z ekonomiky, manažmentu a materiálového výkazníctva;
• poznať postup, termíny vykazovania a vedenia časových záznamov;
• prevádzka a údržba organizačného a počítačového vybavenia;
• obchodné komunikačné zručnosti, vypracovanie zmluvnej dokumentácie;
• poradie nákupov, miesto a množstvo nakupovaných zásob a zariadení pre spoločnosť;
• mať znalosti o histórii organizácie a perspektívach rozvoja.

Samotný vedúci AHO má právo určovať sankcie pre svojich zamestnancov, rozdeľovať dovolenky, udeľovať povolenie opustiť pracovisko v prípade nepredvídaných okolností. Tiež plne kontroluje vykonávanie všetkých pridelených úloh, priťahuje dodávateľov, kontroluje nákup zásob, vytvára plány opráv a oveľa viac.

Náplň práce vedúceho AHO:

1. Sleduje prácu zamestnancov, rozdeľuje medzi nich povinnosti, sleduje vykonávanie všetkých popisov práce.
2. Vykonáva nábor zamestnancov pre administratívne a ekonomické oddelenie.
3. Riadi činnosť technických zariadení - výťahy, ventilačné systémy, osvetľovacie zariadenia.
4. Organizuje plány a práce na opravu vnútorných priestorov, celej budovy. Dohliada na terénne úpravy. To platí ako pre neustálu starostlivosť o dvor, chodby, tak aj o výzdobu počas sviatkov, dôležitých udalostí.
5. Kontroluje vyhotovenie potrebných dokumentov na poskytovanie služieb od servisných organizácií tretích strán. Vedúci podpisuje zmluvy, vedie účtovnú závierku, sleduje ich zostavovanie.
6. Zodpovedá za distribúciu, nákup, skladovanie, neporušenosť pracovných prostriedkov, technických zariadení.
7. Poskytuje racionálne rozdelenie prideleného rozpočtu, plánovanie výdavkov na technické potreby organizácie.
8. Aktualizácia, implementácia, distribúcia nových komunikačných prostriedkov, predmetov požiarnej ochrany, organizačného vybavenia, pracovných prostriedkov.

Na pleciach šéfa zodpovednosť za zložitý mechanizmus dielo obrovskej budovy (alebo niekoľkých). Zabezpečuje pohodlie všetkých zamestnancov. Týka sa to zabezpečenia samotného pracoviska, rýchleho prístupu k nemu, všetkých maličkostí za efektívny výsledok, čistota a poriadok vo všetkých priestoroch budovy, estetické opravy okolia, jasné osvetlenie, teplo v chladnom období. Akékoľvek poruchy zariadenia by mali riešiť pracovníci AHO.

Špecialista - inžinier / správca / manažér má právo:

• vyžiadať si od iných útvarov informácie o otázkach administratívneho a ekonomického charakteru;
• potrestať zamestnancov za porušenie, nahlásiť to vyššiemu manažmentu;
• prevziať iniciatívu pri zlepšovaní práce organizácie v oblasti technických a administratívnych služieb;
• dodržiavať všetky pravidlá a predpisy, vyžadovať od manažmentu poskytnutie potrebných podmienok;
• hodnotiť kvalitu práce svojich podriadených.

Práva, funkcie a povinnosti

AXO poskytuje činnosť všetkých ostatných oddelení. Každá spoločnosť má svoje vlastné charakteristiky. Funkcie špecialistov administratívno-ekonomického oddelenia sú však všade prakticky rovnaké. menovite:

• zabezpečenie veľkých nákupov akéhokoľvek zariadenia;
• nákup, distribúcia papiernictva;
• zásobovanie všetkých zamestnancov kancelárskym vybavením, domácimi potrebami, nábytkom;
• prevádzkové činnosti na opravu zariadení, prevencia pred poruchami;
• správa dokumentov, databáz, technických súborov;
• čistenie, oprava, dekorácia priestorov;
• zlepšenie územia ulice;
• cateringová spoločnosť;
• organizácia včasného dopravného pohybu;
• organizovanie rekreačných oblastí, miest na fajčenie, firemných večierkov;
• interakcia s prenajímateľmi, dodávateľmi a inými spoločnosťami tretích strán;
• organizácia napájania, kontrola nad vykurovacím systémom;
• dodržiavanie hygienických a požiarnych noriem;
• nábor zamestnancov, hodnotenie ich práce;
• interné informovanie personálu o nových úkonoch, predstaveniach, udalostiach.

V mnohých organizáciách je to zvykom plánovanie stretnutí. Môžu byť denné, týždenné alebo mesačné. Šéf im to oznámi nové informácie svojim zamestnancom, rozdáva pokyny, stanovuje úlohy. Tie môžu byť globálne aj malé, vznikajú spontánne.

Všetci zamestnanci a predovšetkým vedúci AHO majú rad povinností:

• plniť ciele a zámery stanovené vrcholovým manažmentom;
• udržiavať všetku potrebnú dokumentáciu, vypĺňať časové výkazy, formuláre, odhady, výpočty;
• byť pripravený promptne riešiť akúkoľvek situáciu;
• používať materiálne statky, ľudské zdroje na zamýšľaný účel a racionálne;
• dodržiavať všetky pracovné povinnosti, hygienické a protipožiarne pravidlá celej organizácie;
• včas poskytovať správy, štatistické informácie orgánom;
• vykonávať svoju prácu efektívne, efektívne a včas.

AHO má právo kedykoľvek požiadať informácie o pozadí na ktoromkoľvek oddelení navrhovať nápady na zlepšenie práce, zúčastňovať sa na poradách a plánovacích poradách o všetkých administratívnych a ekonomických otázkach.

Spolupráca s inými oddeleniami

Kvalitné plnenie všetkých úloh a funkcií nie je možné bez interakcie so všetkými oddeleniami a divíziami organizácie. Každý zamestnanec AHO je povinný budovať pracovné vzťahy s kolegami.

Najčastejšie v práci oddelenia - prijímanie žiadostí z iných štruktúr. Ak napríklad v niektorej z kancelárií vyhorela žiarovka, šéf okamžite zadá úlohu elektrikárovi. V prípade nefunkčného telefónu vyšle na zavolanie bezplatného technika.

Príkladov môžu byť stovky. Všetky sú spojené tak či onak. AHO sa často odvoláva na nasledujúce divízie:

1. účtovníctvo- Najužšia spolupráca s týmto oddelením je spôsobená tým, že AHO má povinnosť vykazovať všetky výdavky na obstaranie hmotného majetku, inventár. Poskytujú sa kópie zmlúv s prenajímateľmi, dodávateľmi, dodávateľmi.
2. Oddelenie výroby- poskytuje vybavenie pre organizáciu a AXO už vykonáva kontrolu nad vybavením.
3. Právne– pomáha zabezpečovať potrebné podmienky na uzatváranie zmlúv, dohliada na dodržiavanie všetkých noriem a pravidiel legislatívy Ruskej federácie.
4. Nákupné oddelenie– v prípade potreby robí výberové konania, analyzuje dodávateľský trh, pomáha pri výbere najvýhodnejších podmienok.
5. Plánovacie a ekonomické- rozdáva mzdy, akumulovať bonusy, dovolenku. Šéf AHO spolu s nimi reguluje plat svojim podriadeným v závislosti od vykonávanej práce, stupňa pracovného zaťaženia.
6. oddelenie ľudských zdrojov- zakladá personálne obsadenie, informuje o pracovných cestách.

AHO zodpovedá za poskytovanie, dodávku a bezpečnosť hmotného majetku potrebného na prácu. Okrem toho oddelenie kontroluje poriadok, opravy priestorov budovy a nádvoria, vytvára komfortné podmienky pre každého zamestnanca v organizácii.

Realizácia stoviek úloh a funkcií pridelených hospodárskej jednotke nie je možná bez koherencie nielen v rámci samotnej jednotky, ale aj bez úzkeho vzťahu medzi všetkými štruktúrami podniku.

Je povinný kontrolovať dodržiavanie pokynov, pravidiel, príkazov správneho a ekonomického oddelenia manažér/administrátor/vedúci inžinier. Táto osoba musí mať vodcovské vlastnosti, vysoká profesionalita, mať manažérske schopnosti, znalosti v ekonomike, byť čestný, zodpovedný, pozorný.

Videokonferencia o automatizácii činnosti AHO - nižšie.

Pozícia vedúceho administratívneho a ekonomického oddelenia (AHO) spravidla existuje v podnikoch s viac ako 100 ľuďmi. V ostatných prípadoch funkcie vedúceho ACS a celého oddelenia vykonáva sekretárka (do 25 osôb), ako aj vedúci kancelárie alebo manažér zásobovania (do 100 osôb).

Vedúci AHO dohliada na prácu opravárenských tímov (zámočníci, inštalatéri a pod.), kutilov, upratovačiek. V relatívne malých organizáciách (do 600 ľudí) pod jeho dozor zvyčajne spadajú bezpečnostné, dopravné (vodiči a mechanici) a skladové služby (skladník). Vo veľkých podnikoch a vzdelávacích inštitúciách funkcia vedúceho ACS zodpovedá funkcii zástupcu riaditeľa pre ACS alebo AHR (administratívna a ekonomická časť alebo práca).

Zodpovednosti vedúceho AHO.

Vedúci AHO je zodpovedný za čistenie a údržbu priestorov a súvisiacich území, berúc do úvahy hygienické a protipožiarne normy. Organizuje údržbu a generálne opravy budov, uzatvára servisné zmluvy s dodávateľmi inžinierskych sietí a komunikačných služieb. Poskytuje zamestnancov spotrebný materiál na upratovacie služby a papiernictvo po dohode s riaditeľom - nábytok a vybavenie kancelárie.

Pracujte ako šéf AHO preberá zodpovednosť za obsluhu delegácií navštevujúcich podnik.

Uložená zodpovednosť úradné povinnosti, núti vedúceho AHO pracovať v úzkej spolupráci s účtovným oddelením.

Vedúci AHO vedie správy o činnosti oddelenia. Povzbudzovanie, trestanie, prijímanie a prepúšťanie zamestnancov oddelenia vykonáva riaditeľ na návrh vedúceho AHO.

Takáto rôznorodosť povinností vyžaduje od vedúceho ACS vysoké komunikačné schopnosti (schopnosť komunikovať na akejkoľvek úrovni), zodpovednosť, disciplínu, dochvíľnosť, mobilitu, samostatnosť a odolnosť voči stresu. Musí mať zručnosti na prácu s dokumentmi, univerzálne inžinierske a technické znalosti.

O takúto pozíciu sa môže uchádzať osoba s vyšším odborným alebo stredným odborným vzdelaním a praxou v tejto oblasti najmenej 2, resp. 5 rokov. Najčastejšie, vzhľadom na špecifiká požiadaviek, ide o mužov vo veku 30-45 rokov (ženy zastávajú pozície office manager a manažér zásobovania v malých inštitúciách). V závislosti od regiónu a podniku sa plat vedúceho ACS v Rusku pohybuje od 1 000 do 2 000 v dolárovom vyjadrení.