Kuidas kirjutada ametlikke kirju. Mida vältida

Kirjad on kirjutatud iidsetest aegadest ja kirjutatakse siiani. Need toimivad inimestevahelise suhtluse vahendina, aidates arusaadavalt väljendada vestluskaaslase olemust, mis oli selle kirjutamise põhjuseks. Selles artiklis käsitleme mitut tüüpi ärikirjavahetust ja õpime, kuidas ärikirju õigesti kirjutada.

Mis tahes ärikirja korrektseks koostamiseks peate suutma selgelt väljendada selle olemust ja õigesti struktureerida. Ärikirjavahetus toimub ettevõtte poolt kinnitatud vormidel oma logo ja aadress. Paremal ülemine nurk täidetakse päis, mis koosneb saava ettevõtte juhi ametikohast ja nimest. Korgi lõpus on kirjutatud lühike teave saatja kohta. Järgmine samm kirja kirjutamisel on apellatsiooni kirjutamine. See võib kõlada erinevalt, olenevalt adressaadi tundmise astmest. Kui tunnete teda isiklikult, võite tema poole pöörduda järgmiselt: "Kallis Sergei Jurjevitš!". Kui adressaat võõras, võib pöördumine välja näha selline: “Kallis härra Ivanov!”. Tuleb meeles pidada, et sellistel juhtudel on lubamatu lühendada sõna mister või panna perekonnanime ja nime asemel initsiaale. Andke kirja olemus edasi lühivorm- preambuli ülesanne. Enamasti koosneb see ühest lõigust. Pärast preambuli lugemist peaks adressaat juba lühidalt kirja sisust aru saama. Pärast seda algab põhitekst, mis sisaldab mitut lõiku. Tekst peaks lühidalt väljendama oma mõtteid olukorra kohta. Soovitav on, et põhitekst ei oleks pikem kui neli lõiku. Kiri peaks lõppema järeldusega, milles võetakse lühidalt kokku kirja tulemused, pannakse kuupäev ja allkiri, mis näitab saatja nime ja ametikohta. Olenevalt pöördumise kirjutamise põhjusest on vahel paslik lõpetada see sõnadega: “Lugupidamisega!”, “Edasise koostöö lootusega” jne. Üks levinumaid ärikirjade liike on garantiikiri. Selle põhitekstis garanteerib autor selle või teise lubaduse täitmise, teatab tagatiste täitmise tähtaja ja määrab trahvi suuruse, mida ta peab maksma garantiikohustuste rikkumise korral.

Saab alla laadida siit.

Tänukirjad on samuti üks ettevõtluse liike, kuid juba isiklike omade kategooriast. Neid saab väljastada ettevõtte kirjaplangil või õnnitluskaardil. Põhitekst peaks sisaldama õnnitlusi adressaadile, märkides ära sündmuse, mis oli kirja kirjutamise põhjuseks, ja loetledes adressaadi silmapaistvad teened.

Meie veebisaidil.

Soovituskirjad kõige sagedamini koostatakse ettevõtte töötaja jaoks juhi nimel. Need sisaldavad teavet selle kohta parimad omadused töötaja, tema teened ja saavutused. Tavaliselt on eelmine tööandja sellistes kirjades valmis tulevasele tööandjale oma töötaja eest käendama.

Laadige alla siit.

Mitte ainult organisatsioonid ei pea pidama ärilist kirjavahetust. Tööd otsides tuleb jälgida ka ärietiketti. Taotleja peab oskama korrektselt koostada CV ja sellele kaaskirja, milles on kirjas lühivormis pöördumine tööandjale, infoallikas soovitud vaba töökoha kohta, taotleja nimi ja telefoninumber on näidatud.

Kas organisatsioonil on kiireloomulisi küsimusi, mis tuleks lahendada? Sel juhul on kirjaliku pöördumise kirjutamine hädavajalik. Siiski pole kõik nii lihtne, kui tundub. Hea ärikirja kirjutamine kogu teadus. Ja selle koostamise põhioskusi õppida või meeles pidada ei tee kõigile haiget.

Alustuseks otsustame, kuidas on teil mugav organisatsioonile kirja või taotlust kirjutada. Kõige sagedamini kasutatakse võrgusõnumeid Interneti-ressursside abil. Kui kirjutate kirja sel viisil, ei saa te ilma:

• Arvuti (sülearvuti);
• tekstiredaktor;
• Meil.

Kui kasutate käsitsi kirjutamise meetodit, vajate printimiseks ka printerit.

Kirja kirjutamise esimene samm on päis. Lehe ülaosas peab olema:

1. organisatsiooni nimi, kuhu kandideerite;
2. organisatsiooni direktori või vastutava isiku nimi;
3. Asutuse aadress;
4. Taotluse kuupäev;
5. Linn, kus pöörduti.

"Cap" soovitavad elemendid võivad sisaldada ka ettevõtte koordinaate - faks, telefon, e-posti aadress, OKPO, PSRN, TIN / KPI. See sõltub pöördumise teemast ja organisatsioonist endast.

Siis peate ennast tutvustama. Asutuse töötajad peavad aru saama, kellelt kiri on, ja omama sinult tagasisidet. Seetõttu on oluline märkida mitte ainult täisnimi, vaid ka e-posti aadress, mobiiltelefon, kodune aadress (kirjavahetuseks posti teel). Kui esindate ettevõtte huve, peate kasutama kirjaplanki koos selle koordinaatidega. Kui saadate kirja aadressile e-mail kasutage kindlasti plokki "Teema", et töötajad saaksid oma dokumentatsiooni korrastada.

Valmistage ette dokumendi põhiosa – pealkiri ja sisu. Siin oluline punkt on eesmärk, milleks te organisatsiooniga ühendust võtate. On olemas järgmist tüüpi kaebusi:

• reklaamkirjad;
• soovituskirjad;
• Teabekirjad;
• kaaskirjad;
• tänukirjad;
• õnnitluskirjad;
• Õpetuskirjad;
• Taotluse kirjad;
• Taotluse kirjad;
• Vastuskirjad;
• Teavituskirjad;
• Kutse kirjad.

Sõltuvalt sellest, millist tüüpi aadressi te kasutate, sõnastage õige sisu. Näiteks kui kirjutate organisatsiooni kohta positiivset arvustust, peaksite üksikasjalikult kirjeldama apellatsiooni põhjust, mis teile täpselt meeldis ja nii edasi.

Laadige alla meie portaalist:

Oluline element organisatsioonile kirja kirjutamine - "ärge valage vett" ja kirjutage asja juurde. Väljendage oma mõtteid nii, et teie kiri pakuks huvi ettevõtte töötajatele. Selleks kasutage ärietiketi reeglite kohaselt spetsiaalseid "sõnu-intrigeerijaid". Sellega ei tohiks aga üle pingutada, sest me räägime dokumendist, mitte isiklikust kirjavahetusest. Kirjeldage olukorda lühidalt, kuid muutke see loetavaks. Kui vestlus käib seaduste järgimise üle, viidake kindlasti Vene Föderatsiooni seadustele. Konfliktiolukorra kirjeldamisel on teretulnud mitmete meetmete ettepanek intsidendi eskaleerimiseks.

Riigiasutuse poole pöördudes juhinduge Vene Föderatsiooni seadusest "Kodanike kaebuste läbivaatamise korra kohta". Siin on üksikisikute õigused ja kohustused nende kaebustes ning läbivaatamise tingimused. Seadus näeb ette ka kollektiivse pöördumise korra riigiasutused või kohalikud omavalitsused. Iga ärikirja viimane etapp on kuupäev ja allkiri. Esmapilgul tähtsusetu, aga väga oluline detail. Trükitud dokumendile on soovitav panna allkiri käsitsi. Kui esindate ettevõtte huve, kasutage selle vappi või faksipitsatit.

Õigele organisatsioonile saadetud kirja asjatundlik koostamine on teie apellatsiooni edu võti. Uurige hoolikalt kõiki ülalkirjeldatud punkte ja asuge julgelt tööle. Ärge unustage, et kiri ei tohiks sisaldada õigekirja-, kirjavahemärke ega stiilivigu.

16apr

Tere! Selles artiklis räägime ärikirjadest.

Täna õpid:

1. Miks ärikirjavahetus pole oma aktuaalsust kaotanud;
2. Mis on ärikirjad ja kuidas neid koostatakse;
3. Kuidas kirjutada ärikirja.

Nüüd meie akende taga – aeg kõrgtehnoloogia ja Internet. Kuid ärikirjavahetus ei ole kaotanud oma tähtsust ja aktuaalsust, see on lihtsalt liikunud teistesse meediakanalitesse. Miks on oluline osata ärikirju koostada ja vormistada, sellest räägime täna.

Miks on vaja ärilist kirjavahetust

Esiteks on see võimalus töötajate või äripartneritega arvamusi, ettepanekuid ja mõtteid vahetada. Kirjavahetuse abil esitavad nad pretensioone, taotlusi, selgitavad ettevõtete vahelisi arusaamatusi.

Ärikirjavahetus on üks ametnike liike.

Erinevused ärikirjade ja muude vahel

Peamised erinevused on järgmised:

• esitlusstiil;
• Sõnavara, mis ei võimalda emotsioone elavalt väljendada;
• See väljastatakse ettevõtte ametlikul kirjaplangil;
• Kirjatüüp ei ole liiga väike, kuid mitte suur, samas kui kogu tekstis on sama;
• Harva hõivavad rohkem kui 1 lehekülg;
• Range ametliku alluvuse olemasolu.

Ärikirjade tüübid

Kõik ärikirjad võib tinglikult jagada mitmeks rühmaks. Peatume igaühel üksikasjalikumalt ja kirjeldame lühidalt.

Kirjad, millele ei ole vaja vastata.

• Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus;
• Kaasnev;
• Informatiivne;
• Hoiatuskiri;
• Meeldetuletuskiri.

Kirjad, mis vajavad vastust.

• Apellatsioonkaebus;
• lause;
• Taotlus;
• Nõue;
• Petitsioon.

mitteärilised kirjad.

• Kutse;
• Kaastundeavaldused;
• tänukirjad;
• Millestki teavitavad kirjad;
• Soovitusi sisaldavad kirjad;
• garantiikirjad;
• kirjad, mis kinnitavad kauba kättesaamist, teenuse osutamist jne;
• Õnnitluskirjad erinevatel puhkudel;
• Nõudekiri;
• Õpetuskirjad;
• Kaaskirjad.

Kaubanduslikud kirjad.

Tavaliselt kasutatakse neid enne lepingu sõlmimist, aga ka lepingu kehtivuse ajal.

Need sisaldavad:

• Kirjad vastustega päringutele;
• otsene päring;
• - kiri, milles tehakse ettepanek tehingu või lepingu sõlmimiseks;
• Nõue;
• Meeldetuletus;
• Kiri, mis sisaldab hoiatust lepingute lõpetamise või kohustuste täitmise vajaduse vms kohta.

Kui räägime struktuuri järgi klassifitseerimisest, on ärikirju kahte tüüpi:

• Sisaldab autori teksti ja on kirjutatud vabas vormis;
• Koostatud range mustri järgi.

Adressaatide järgi.

• Ringkiri - kiri, mis saadetakse mitmele adressaadile;
• Tavaline – saadetakse ühele adressaadile ühe isiku nimel;
• Kollektiiv - saadetakse ühele adressaadile, kuid mitmelt isikult.

Kirjad jagunevad ka vastavalt saatmisvormile:

• Saadetud faksisõnumina;
• saadetakse e-postiga;
• Tavalistes ümbrikutes saadetud.

On teatud tüüpi tähti, mis tuleks eetilistel põhjustel kirjutada käsitsi, mitte kirjutada. See kehtib kaastundeavalduste ja õnnitluste kohta.

Õige disaini saladused

Kirja tekst on jagatud sissejuhatavaks, põhi- ja lõpuosaks. Need on üksteisega loogiliselt seotud. Sissejuhatav osa sisaldab asjaolusid, mis viisid kirja loomiseni, ja põhiosa on sisu ise. Viimases osas summeeritakse tulemused, mis väljendavad taotlust, keeldumist jne.

Üldiselt võib kogu vastutusega ärilist kirjavahetust nimetada kunstiks, sest on vaja õppida, kuidas seda õigesti ja kõiki nõudeid järgides läbi viia. Mõtleme ju enamasti vaid sellele, et info oleks selgelt esitatud, aga unustame ära, et kirja võib pidada ettevõtte näoks.

Stilistika.

Iga tähte hoitakse rangelt äristiil, kasutatakse ametlikele dokumentidele iseloomulikke kõnevahendeid.

Nõuded teabe esitamisele.

Kogu kirjas sisalduv teave on esitatud järgmiselt:

• Adresseeritud, mõeldud konkreetsele isikule;
• Kirjutamise kuupäeva seisuga peab kogu teave olema ajakohane;
• Usaldusväärselt;
• erapooletult;
• Vaidles;
• Nii palju kui võimalik, et selle põhjal oleks võimalik otsus langetada.

Vorm.

Kõigepealt vormistatakse kiri kirjaplangile, mis on ettevõtte kaubamärgiga.

• Ärikirja kirjutamiseks kasutatakse A4 lehti;
• Vormi vasak veeris peab olema vähemalt 3 cm, kuna mõne aja pärast saadetakse need sideainesse;
• Märgitakse ettevõtte nimi, juriidiline ja tegelik aadress, e-posti aadress;
• Parem on kasutada standardset kirjatüüpi Times New Roman, suurus 12. See on kõige optimaalsem ja lugemisel hästi tajutav;
• Ärikirju on lubatud väljastada ilma kirjaplanki kasutamata, siis tuleb ju vormilt infot anda.

Kui kirjas kõnealune rahaasjadega seotud suurte tehingute või erinevat laadi konfidentsiaalse teabe kohta ei ole soovitatav selliseid kirju saata faksi teel ega elektroonilisel kujul. Parem vanamoodi, tavalises paberümbrikus.

Nummerdamine.

Kui kiri koosneb mitmest lehest, nummerdatakse need alates teisest. Numbrid on paigutatud araabia numbritega ülaossa keskele. Ärge pange numbri kõrvale punkte.

Osadeks jagamine.

See tähendab kirja jagamist lõikudeks. Tekst ei tohiks minna pidevas voos, nii et seda lihtsalt ei tajuta. Lõigeteks jagades näete, kus üks mõte lõpeb ja teine ​​algab.

Paranduste saadavus.

Parandused ja kirjavead, aga ka kustutamised on ebasoovitavad. Kiri peab olema õigesti koostatud ja tekst trükitakse intervalliga 1,5–2.

Kasutatud üksikasjad.

Toome välja ainult peamised, kuna rääkisime neist juba veidi varem:

• Kui ettevõte on riigi omandis, kasutatakse Vene Föderatsiooni vappi. See asub ametliku vormi keskel;
• Ettevõtte täielik nimi;
• faksi- ja telefoninumbrid;
• Pangakonto number;
• Adressaat - lisaks kasutatakse saaja ettevõtte nime nimetavas käändes, saaja ameti- ja perekonnanime märkimiseks kasuta daattiivi käände;
• Kui adressaadil on akadeemiline kraad või ametinimetus, märkida see enne isiku perekonnanime;
• Kõik rekvisiidid kirjutatakse uuele reale ja suure algustähega.

Ärikiri pärast koosolekut

sa kulutasid ärikohtumine, on olnud mõningaid väljavaateid . Kuidas seda kirjas kajastada, arutame edasi.

1. Kõigepealt viidake kirja alguses potentsiaalse partneriga suhtlemise kuupäevale ja kellaajale, isegi kui kohtumisest on möödas paar päeva.
2. Vältige vigu või liiga keerulisi fraase: tehke kiri lühikeseks ja selgeks, kuid nii, et saajal tekiks soov seda lugeda.
3. Mainige, millest vestlus rääkis. Näiteks: " Arutasime, kui palju Veneetsia stiilis vaas maksab.
4. Jälgi, et kirja saaja väljendaks oma suhtumist kohtumise teemasse.
5. Määrake aeg, millal saate telefoni teel suhelda või isiklikult kohtuda.
6. Öelge saajale, et ootate temaga koostööd: " Loodetavasti on teiega edaspidine ärisuhe«.
7. Lõpetage kiri järgmise või sarnase fraasiga: FROM Parimate soovidega sulle...».

Saada ärikirjad

Nende kujunduse nõudeid on võimatu ignoreerida, kuna nüüd väljastatakse üha rohkem kirju elektroonilisel kujul kui paberkandjal. Lõppude lõpuks on käes 21. sajand.

Ärikirja koostamine pole keeruline, registreerimisnõuded on identsed tavakirjadele. Ainus asi on see, et sellisel kirjal peaks alati olema pealkiri (või teemarida), et see lihtsalt ei läheks dokumentatsioonivoogu kaduma.

Lisaks, kui sellisele kirjale vastatakse, on parem mitte muuta kirja teemat, nii saate kiiresti aru, mis on kaalul, kui meilid saad palju.

Samuti ei tohiks sellistele kirjadele manuseid tehes kasutada tipptasemel tarkvara, see pole kaugeltki tõsiasi, et teie adressaadil on sama. Kui seda pole, siis kiri lihtsalt ei avane.

Ärge kasutage ärimeili kirjutades emotikone. Tehnoloogia on suurepärane, kuid kasuta kirjutamisel ärikeelt.

Mis on kirjale vastamise tähtaeg?

Kui kiri kuulub vastust nõudvasse kategooriasse, siis vastamise aeg sõltub kirjas sisalduvast teabest:

• Kui saate taotluse, kinnitage järgmise kolme päeva jooksul alates kättesaamise kuupäevast, et see on kätte saadud. Ja lõpliku vastuse saab anda kuu aja jooksul;
• Kui räägime kaastundeavaldusest, võib selle saata kümne päeva jooksul pärast kurva sündmuse toimumist;
• Lubatud on saata õnnitlus 8 päeva jooksul alates hetkest, mil saite teada pidulikust kuupäevast;
• Kui me räägime sellest üldreeglid hea vorm, siis on parem vastata kirjadele seitsme päeva jooksul.

Kuidas kirjutada ärikirja: lihtne keel keerulisest

Eristage ärikirja ja isiklikku kirjavahetust. Oleme täna juba rohkem kui korra rääkinud sellest, mis need erinevused on, me ei tohiks neid unustada. Vaatame nüüd kirja kirjutamist etapiviisiliselt.

1. etapp. Täpsustage adressaat.

Vormi paremasse ülanurka kirjutame selle isiku perekonnanime, initsiaalid ja ametikoha, kellele kirja adresseerime. Kui adressaat on organisatsioon, märkige selle juriidiline aadress.

2. etapp. Apellatsioonkaebus.

Asetame selle vormi keskele. Seda tehakse lugupidavalt, ilma lühendite ja plekkideta.

Näide: Kallis (nimi, isanimi)! Samuti võib adressaadi poole pöörduda koos tema positsiooni näitamisega. Aga kui pöördute inimese poole nimepidi, siis see vähendab psühholoogilist stressi, viitab sellele, et ärisuhe on stabiilne ja väljakujunenud.

3. etapp. Eesmärgi avaldus.

Selgitage kirja eesmärki, olemust ja peamisi ideid. See osa on peamine. Kirjutage sellest, mida soovite öelda, mis on pöördumise põhjus. Kuid ärge unustage ametlikku ja neutraalset stiili.

4. etapp. Ettepanekute, soovituste tegemine.

Peaaegu iga ärikiri eeldab, et adressaat vastab sellele. Seda ei nõua peamiselt ainult informatiivse iseloomuga kirjad. Seetõttu ärge lihtsalt kirjeldage probleemi, vaid soovitage ka, kuidas seda lahendada.

Kui esitate kaebuse, paluge teatud meetmete võtmist, kuid kui pakute koostööd, öelge meile, millised võimalused on saadaval.

Lihtsamalt öeldes peab see, kes kirja saab, nägema, et ta mitte ainult ei taha temalt midagi, vaid saab ka aru, kuidas seda teha.

Kuidas ärikirja lõpetada

Ärikiri peab olema täiuslikult kirjutatud. Kui õigekirjareegleid ei järgita, võib see negatiivselt mõjutada ettevõtte mainet tervikuna. Seetõttu teeme nüüd ettepaneku peatuda üksikasjalikumalt ärikirja viimase osa kujundusel.

Kirja lõpus võta kokku kõik, mis varem öeldi. Kuid järeldusi ei tasu venitada üle 10 lause, ärikirjades hinnatakse ju lühidust ja ülevaatlikkust. Parem on piirduda lihtsate fraasidega.

Lõpu aluseks võtame 2 näitajat: see peaks olema võimalikult viisakas ja korrektne. Selle ehitamiseks on erinevaid võimalusi.

siin on mõned näidised:

• Täname tähelepanu või abi eest: Aitäh! (Las ma tänan teid…);
• Väljendage oma tulevikulootusi: Loodame vastastikku kasulikku koostööd (Loodame saada vastuse lähiajal ...);
• Saate koostada fraasi, kui adressaat on milleski kindel: Meil oleks hea meel teiega koostööd teha;
• Esitage taotlus: Palun teatage tulemustest;
• Vabandame tekkinud ebamugavuste pärast: Vabandan materjali tasumisega ootamatu viivituse pärast.

Kuidas adressaadiga hüvasti jätta.

Vaatamata sellele, et kirjavahetus on ametlik, saab hüvasti jätta erineval viisil.

Siin on mõned valikud.

• Austusega sinu vastu…;
• Edu soovides...;
• Parimate soovidega…

Panime allkirja õigesti.

Kirjale alla kirjutades märkige oma ametikoht, ees- ja perekonnanimi. Kui kahtlete sellise fraasi sobivuses nagu: " Lugupidamisega" - lihtsalt ära kasuta seda.

Allkirjas saad märkida oma kontaktid, täiendava telefoninumbri või meiliaadressi, nii näitad saajale, et oled valmis temaga suhtlema ja koostööd tegema.

Meie artikli järgmises osas tahaksin rääkida ingliskeelsetest ärikirjadest.

Ärikirjad inglise keeles

Selliste kirjade koostamiseks ei ole reguleeritud vormi. Kõik sõltub sellest, mis on kirja eesmärk ja kes on saaja. Esitame siin lühikesed soovitused koostamiseks.

Kirjutamise kuupäev.

Kui kirjutame USA-s, siis kuupäeva tähises paneme esikohale kuu, seejärel päeva ja alles seejärel aasta. Kui Ühendkuningriiki - kuupäev on kinnitatud nagu Vene Föderatsioonis. Samal ajal kirjutage kuu tähtedega, vältige segadust.

Saaja andmed.

• Kui kirjutad mehele, võta ühendust: Mr (sisesta perekonnanimi);
• Kui naine on abielus: proua (sisesta perekonnanimi);
• Vallalisele naisele: Preili (sisesta perekonnanimi);
• Kui te ei tea daami staatust: Ms (sisesta perekonnanimi).

Aadressi märkimine.

Järjestus on vastupidine Vene Föderatsioonis vastuvõetule: kontor, majanumber, tänava nimi, postiindeks, osariigi nimi (kui kirjutame USA-s), maakonna nimi ja riigi nimi (kui kirjutame Ühendkuningriigis).

Kuidas adressaadiga ühendust võtta.

Tavalised kõned:

• Kallis proua;
• Lugupeetud härra;
• Lugupeetud härra või proua;
• Lugupeetud proua;
• Kallis.

Peale apellatsiooni paneme koma (kui kirjutame UK-sse) või kooloni (kui kirjutame USA-sse). Hüüumärk komplekti ei aktsepteerita.

Teema.

Märkige kindlasti kirja teema, samuti Vene Föderatsioonis.

Põhitekst.

Jagage see lõikudeks. Või kirjuta iga lause uuele reale.

Kuidas hüvasti jätta

Näiteks nii: Täname teid abi eest, jääme tõeliselt teie omaks"- Tänan teid, pühendun teile ... kuigi see võib olla vähem formaalne.

Allkirja vormindamine.

Allkirja paneme hüvastijätuga lõigu alla, märgime oma perekonna- ja eesnime, ettevõtte nime ja ametikoha.

Rakenduste kujundamine.

Kui lisate dokumente, märkige kirja lõppu: " Enc." ja loetlege rakendused.

Mida suurtähtedega kirjutada.

• Perekonnanimed ja initsiaalid;
• ettevõtete nimed;
• linnade, osariikide jms nimed;
• Kõik sõnad, mis näitavad ametikohta;
• Esimesed sõnad hüvastijätuks;
• Sissejuhatavad märkused.

Enne vestluse lõpetamist anname vene- ja inglisekeelsete ärikirjade näidised.

Ärikirjade näidised vene ja inglise keeles

Järeldus

Kokkuvõtteks tahaksin öelda, et ärikiri on suhtlusvahend igal tegevusalal. Kui see on õigesti kirjutatud, esitleb see teie ettevõtet kindlasti positiivselt.

Teisest küljest võib lohakas ja valesti kirjutatud kiri hävitada kõige lootustandvama ettevõtte. Kirjutage tähti õigesti ja proovisime teile öelda, kuidas seda teha.

Peaaegu iga ettevõte, ettevõte, organisatsioon seisab varem või hiljem silmitsi vajadusega kirjutada ärikiri. Kui see missioon on teile määratud, võib järgmine teave olla teile kasulik.

Ärikirja korrektseks kirjutamiseks peate esmalt määrama, millisesse rühma see määrata. Pöördume klassikalise klassifikatsiooni juurde. Ärikirju eristatakse teema, funktsionaalse eesmärgi, adressaatide arvu, koostise, struktuuri ja saatmisvormi järgi. Teemade kaupa valitud ärikirjade loend sisaldab ärilisi ja mitteärilisi ärikirju. Esimene sisaldab pakkumist, järelepärimise kirja, pretensiooni, teine ​​- tänu-, garantii-, infokirja, aga ka meeldetuletus-, kinnitus-, õnnitlus-, kutse-, palve-, kaastunde- ja kaaskirja. Vastavalt funktsionaalsele funktsioonile saate rühmitada tähti, mis nõuavad vastust ja ei vaja vastust. Saaja vaatenurgast on tavalised kirjad, ringkirjad ja kollektiivsed. Tavalised on adresseeritud ühele isikule, ringkirjad mitmele asutusele ja kollektiivsed saadetakse mitmelt inimeselt kindlale aadressile. Kompositsioonilise tunnuse osas tuleks välja tuua ühe aspektiga tähed ja mitme aspektiga tähed. Esimeses käsitletakse üht, teises vastavalt mitut küsimust. Ärikirjad võivad vastavalt struktuurile olla reguleeritud (koostatud ettenähtud vormis) ja reguleerimata (koostatud vabas vormis). Vastavalt saatmisviisile on ümbriku-, e-kirja- ja faksikirjad. Kuna ärikirjade kirjutamiseks on palju võimalusi ja eesmärke, vaatame üle levinumad viisid ärikirja kirjutamiseks. Alustame pakkumisega. Tegemist on koostööettepanekuga koos tehingutingimuste kirjeldusega ja selle ülesehitus on järgmine:

• päis, mis näitab saaja ametikohta, perekonnanime, ees- ja isanime, organisatsiooni nime;
• kirja registreerimise number ja kuupäev;
• pealkiri;
• tekst;
• saatja allkiri.

Pakkumise tekstis on välja toodud koostööpakkumine ja selle tingimused.

Meie veebisaidil.

Päringukiri on sisult sarnane pakkumisega, kuid selles ei täpsustata tehingu tingimusi. See väljastatakse ettevõtte kirjaplangil. Tekst peaks näitama kirja, küsimuse või palve eesmärki, väljendama lootust koostööks, tänulikkust tulevase vastuse eest.

Kaebuse kirjutamiseks peab selleks olema põhjus, kuna tegemist on nõudega äripartnerite vastu lepingutingimuste täitmata jätmise või mittenõuetekohase täitmise eest. Selline kiri saadetakse, kui kauba kvaliteet ei vasta lepingus märgitud spetsifikatsioonidele või ei jõua GOST-i. Ülesehitus on üldjuhul standardne, tekstis tuleks ära näidata dokumendid (kildudega märgitud), mille alusel saatja teisele poolele pretensiooni esitab. Samuti on märgitud kauba nimetus ja kogus, milliseid tingimusi rikuti, tõendid ja saatja nõuded. Koos kirjaga on vaja saata dokumendid, mis tõendavad kirja saatja väidete õiguspärasust.

Laadige alla siit.

Tänukiri ja garantii on standardse ülesehitusega. Garantiikirja saab koostada järgmiste fraasidega: “me garanteerime selle kirjaga”, “garanteerime õigeaegse ja täieliku tasumise” jne. Sellise dokumendi keel on eranditult äriline. Tänukiri tavaliselt kirjutatud soojemal viisil kui muud ärikirjad ja sisaldab sõnastust nagu "Avaldame teile siirast tänu ...". Selliste kirjade näidised leiate allpool. Meeldetuletuskiri sisaldab viiteid lepingu punktidele, lepingutingimuste täitmise soovi ning kohustuste täitmata jätmise korral rakendatavaid meetmeid. Selline kiri võib olla makse, võla jms meeldetuletus.

Kinnituskiri vastab sisult selle pealkirjale. See võib sisaldada selliseid väljendeid nagu: "teavitame teile, et oleme kätte saanud", "kinnitan kättesaamist", "õnnelikult kinnitan" jne.

Õnnitluskiri koostatakse mis tahes kujul ettevõtte ametlikule kirjaplangile või lihtsalt ilusale paberile, postkaardile. Sisu kirjutamisel kasutatakse loomingulist individuaalset lähenemist.

Kui üritus on planeeritud, võib olla vaja kirjutada kutse. Selline kiri peaks sisaldama teavet sündmuse kuupäeva ja koha kohta. See tuleks adressaadile saata paar nädalat enne tähistamist, et adressaadil oleks aega valmistuda.

Päringukiri on identne päringukirjaga, see sisaldab taotlust saada dokumente, kaupu, teenuseid, soovitusi jne. Selline kiri nõuab vastust.

Ärikirja kirjutamiseks peate selgelt mõistma selle eesmärki, valima kirja tüübi, läbi mõtlema tüübile vastava struktuuri ja sisu.

Vastavalt GOST R 7.0.82013 “Teabe-, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Kontoritöö ja arhiveerimine. Mõisted ja mõisted” on adressaat dokumendi atribuut, mis sisaldab teavet dokumendi saaja kohta (punkt 67).

Rekvisiite "Saaja" kasutatakse ärikirjades ning sisemistes teabe- ja viitedokumentides (aruanded ja memod, avaldused jne).

Nõutav "aadress" sisaldab:

• adressaadi (kirja saaja) nimi;
• postiaadress või telefoninumber – faks, e-posti aadress.

Kirja adressaat võib olla:

• ametnik / mitu ametnikku;
• organisatsioon;
• organisatsiooni struktuurne alljaotus;
• organisatsioonide rühm;
• individuaalne.

ADRESSOR – AMETLIK

Vastavalt standardile GOST R 6.30-2003 kirjutatakse initsiaalid iga ametniku perekonnanime ette. Kui kiri saadetakse riigiasutuse juht, siis kantakse ametikohale organisatsiooni nimi täisnimi. märgitud aastal daatiivne kääne, perekonnanime ette kirjutatakse initsiaalid:

Kui kiri on adresseeritud juht kaubanduslik organisatsioon , siis sisaldab ametikoht organisatsiooni nime, mis näitab juriidilist vormi (täielikult või lühendatult), perekonnanime ette kirjutatakse initsiaalid:

Kui kiri on adresseeritud juhataja asetäitja, sisaldab ametikoha nimetus organisatsiooni nime. Perekonnanimi näidatakse daattiivis:

Kui dokumendi saaja on struktuuriüksuse juht, siis esmalt märgitakse nimetavas käändes organisatsiooni nimi, seejärel daatiivses käändes struktuuriüksust tähistava isiku ametikoha nimi, näiteks:

Vastavalt uue GOST-i punktile 5.15:

• kirja adresseerimisel ametnikule pannakse perekonnanime järele initsiaalid;
• perekonnanime ees on lubatud kasutada lühendit "Mr" (Härra), kui adressaat on mees, või "Ms." (Proua), kui adressaat on naine:

ADRESSOR – ORGANISATSIOON

Kui kiri on adresseeritud organisatsioonile, märgitakse selle nimi (täielik või lühendatult) nimetavas käändes:

Organisatsioonile kirja saatmisel näidatakse selle täielik või lühendatud nimi, näiteks:

Organisatsiooni poole pöördumist kasutatakse juhtudel, kui saatja ei tea, kes on organisatsiooni juht, tema perekonnanimi, initsiaalid.

ADRESSOR - STRUKTUURÜKSUS

Dokumendi saab adresseerida organisatsiooni struktuuriüksusele. Reeglina on selline pöördumisviis võimalik, kui kirjaga seotud küsimuse käsitlemine on struktuuriüksuse pädevuses.

Dokumendi adresseerimisel organisatsiooni struktuuriüksusele märgitakse rekvisiidis "Adressaat" organisatsiooni nimi nimetavas käändes, allpool - struktuuriüksuse nimi nimetavas käändes, näiteks:

Mis muutub GOST R 7.0.97-2016? Mitte midagi.

AADRESSOR – PERSONAL

Nõutava "Aadressi" registreerimine kirjavahetuse pidamisel üksikisikud on oma eripärad. Esmalt märgitakse perekonnanimi daatiivses käändes, seejärel initsiaalid ja seejärel postiaadress:

Mis muutub GOST R 7.0.97-2016? Mitte midagi.

Adresseeritud – MITU ORGANISATSIOONI
VÕI STRUKTUURÜKSUSED

Ärikirjal võib olla mitu saajat. GOST R 6.30-2003 kehtestab meetodi adressaatide üldiseks kujundamiseks kirjade saatmisel mitmele homogeensele organisatsioonile või ühe organisatsiooni mitmele struktuuriüksusele. Rekvisiitide kaunistamiseks on kaks võimalust.

1. valik: määrake atribuudis „Aadress” mitu adressaati. Seda kujundusvalikut kasutatakse siis, kui kiri on adresseeritud organisatsioonile või ametnikule (see on peamine adressaat) ja teabe saamiseks mitmele teisele organisatsioonile või ametnikule.

Adresseerimine toimub tavapäraselt üleval paremas nurgas iga organisatsiooni asutuse/organisatsiooni või struktuuriüksuse "Aadress" üksikasjade loeteluna.

Sel juhul ei tohiks adressaatide koguarv olla suurem kui neli.

Kõik adressaadid kantakse dokumendile endale, sõna "Koopia" 2., 3. ja 4. adressaadi ees ei märgita.

Kõik kirja prinditud koopiad on antud juhul allkirjastatud originaalidena. Iga eksemplar suletakse eraldi ümbrikusse, millele väljastatakse konkreetse organisatsiooni või struktuuriüksuse postiaadress.

2. võimalus: määrake adressaat üldiselt, kui saadame dokumendi sama tüüpi organisatsioonide rühmale (organisatsioonide juhid) või ühe organisatsiooni struktuuriüksustele (filiaalid, esindused jne):

Kui sel juhul on saajate arv üle nelja, koostatakse kirja postitamiseks täiendav nimekiri (postiloend), kus on märgitud konkreetsed saajad ja nende aadressid. See on märgitud rekvisiidis "Aadress":

Kinnitatud meililisti vormi pole. Lehe vormi saab fikseerida organisatsiooni kontoritöö juhendis. Tegelikult on meililist atribuut "Aadress", mis on kantud eraldi lehele, mis tähendab, et selle sisu peab vastama sellele atribuudile. Atribuudis "Aadress" on kolm teabeplokki: organisatsiooni nimi, ametikoht, initsiaalid ja perekonnanimi. Kirja meililistis reprodutseerime samu teabeplokke, kuid paigutame need reale, mitte parem pool leht. Samuti saate andmeid korraldada tabeli kujul. Saajate järjekord võib olla meelevaldne, kuid parem on järjestada tähestikuline järjestus.

Teave väljamineva kirja numbri, kuupäeva kohta sisestatakse pärast selle registreerimist (näide 1).

Kõigil adressaatide rühmale saadetavatel kirjadel on üks väljaminek registreerimisnumber, on kõigi tähtede sissetulev number erinev.

Mis muutub GOST R 7.0.97-2016? Mitte midagi.

ANDMED "ADRESSEERITUD" ESITAMINE VORMILE

Rekvisiit "Saaja" asub dokumendi ülemises paremas osas (detailide nurgelise paigutusega blanketil) või paremal blanketi detailide all (detailide pikipaigutusega vormil). Nõutava "aadressi" asukoht on näidatud GOST R 6.30-2003 lisas B:

• detailide nurgapaigutusega vormil - Näide 2;
• detailide pikipaigutusega vormil - Näide 3.

Mis muutub GOST R 7.0.97-2016? Mitte midagi. Vajalik "Adressaat" jääb samasse kohta.

TEHNILISED KÜSIMUSED

• Kas atribuudi “Aadress” elemente on võimalik intervallidega eraldada?

Atribuut "Aadress" võtab reeglina mitu rida.

Punktis 6.1 metoodilisi soovitusi GOST R 6.30-2003 (kinnitatud föderaalarhiivi poolt) rakendamise kohta öeldakse, et mitme rea dokumendi üksikasjad trükitakse ühe reavahega. Detailide komponendid “Saaja”, “Dokumendi kinnitusmärk”, “Lisamärk”, “Dokumendi kinnitusmärk” on üksteisest eraldatud 1,5-2 reavahega.

Sarnane reegel sisaldub uues GOST R 7.0.97-2016 jaotises 3, mis kehtestab Üldnõuded dokumentide valmistamisele: “Mitmerealised detailid trükitakse ühe reavahega, detailide koostisosad eraldatakse lisavahega”:

• Kuidas joondada atribuuti "Sihtkoht"?

Mitmerealine atribuut "Recipient" on kujundatud joondusega piki atribuudi poolt hõivatud tsooni vasakpoolset piiri või tsentreeritud pikima joone suhtes, näiteks: