כללי התכתבות עסקית בדואר אלקטרוני. מכתב עסקי: דוגמה

ב-Microsoft Outlook, אתה יכול לציין שלכל ההודעות שאתה שולח, יישלח עותק עותק אוטומטי לרשימות תפוצה או משתמשים אחרים.

תרחיש אחד שבו כלל זה שימושי הוא כאשר מגיבים לכל חברי הקבוצה כדי להגיב להודעות דואר אלקטרוני נכנסות, כגון מרכז העזרה. כאשר חבר אחד בקבוצה מגיב להודעות, חברי הקבוצה האחרים מקבלים אוטומטית עותק של התשובה, תוך שמירה על עדכניות של כל ההודעות היוצאות.

חוקי הלקוח

צור כלל

כעת בכל פעם שאתה שולח הודעה, בין אם זו הודעה חדשה, מעביר הודעה או מענה לאנשים או לקבוצות המצוינים בכלל, הם יתווספו אוטומטית כנמענים של העותק. שמות של אנשים או קבוצות אינם מוצגים בשורת "CC" כתוב את ההודעה, אך שמות אלו יוצגו לכל נמעני ההודעה.

השבתת כלל

בתצוגת דואר בכרטיסייה ביתלחץ על הכפתור כללים > נהל כללים והתראות.

בלשונית במדור כְּלָל

לחץ על הכפתור בסדר.

כללים והתראות.

עֵצָה: מידע נוסףעיין בסעיף הבא ("") כיצד להשבית במהירות את הכלל הזה עבור הודעות בודדות.

שימוש בקטגוריה כדי להשבית את שליחת עותק אוטומטית עבור הודעות בודדות

אם אתה רוצה את הגמישות להשבית כללי העתקה חדשים אוטומטיים המבוססים על הודעה בודדת ללא צורך לנווט בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, תוכל להשתמש בתכונת הקטגוריות ב-Outlook יחד עם הכלל.

עֵצָה:

ראשית, עליך ליצור כלל עותק עיוור אוטומטי (CC) עבור כל הודעות הדואר האלקטרוני שאתה שולח.

הכלל המסוים הזה נקרא חוקי הלקוח. כלל הלקוח פועל רק במחשב שבו הוא נוצר ופועל רק כאשר Outlook פועל. אם היית שולח אימייל באמצעות חֶשְׁבּוֹןדואר אלקטרוני במחשב אחר, הכלל לא יפעל מאותו מחשב, ולכן הוא ייווצר במחשב זה. את אותו כלל יש ליצור בכל מחשב שאתה מתכנן להשתמש בו.

צור כלל

כעת, בכל פעם שאתה שולח הודעה, בין אם זו הודעה חדשה, כאשר אתה מעביר הודעה או משיב לאנשים, או רשימות התפוצה המצוינות בכלל יתווספו אוטומטית כמקבלי העותק. שמות של אנשים או רשימות תפוצה אינם מוצגים בשורת "CC" כתוב את ההודעה, אך שמות אלו יוצגו לכל מקבלי ההודעה.

השבתת כלל

כדי למנוע את שליחת העותק האוטומטי, תחילה עליך להשבית את הכלל.

בדואר בתפריט שֵׁרוּתלחץ על הכפתור כללים והתראות.

בכרטיסייה כללי דוא"לבפרק כְּלָלבטל את הסימון בתיבה המתאימה לכלל שיצרת.

לחץ על הכפתור בסדר.

כעת תוכל לשלוח הודעה מבלי לשלוח עותק שלה אוטומטית לאנשים אחרים או לרשימות תפוצה. הכלל לא יהיה פעיל עד שהוא יופעל מחדש בתיבת הדו-שיח כללים והתראות.

עֵצָה:

שימוש בקטגוריה כדי להשבית את שליחת עותק אוטומטית עבור הודעות בודדות

אם ברצונך להשבית את כלל ההעתקה האוטומטית החדש עבור הודעות בודדות מבלי לפתוח תיבת דו-שיח כללים והתראות, תוכל להגדיר את הכלל לקטגוריה הזמינה ב-Office Outlook 2007.

שנה את הכלל שיצרת קודם לכן, כך שכאשר אתה מוסיף את הקטגוריה שצוינה להודעה, הכלל לא ישלח עותק אוטומטית.

כאשר ברצונך להשבית את כלל ההעתקה האוטומטית עבור הודעה, החל עליה קטגוריה.

עֵצָה:אתה יכול להשתמש בקיצור מקלדת אם ציינת אותו בעת יצירת הקטגוריה.

כאשר הודעה נשלחת, כלל העתקת השליחה האוטומטית לא יוחל.

מכתב נלווה למסמכים- זהו מכתב הנלווה למסמכים הנשלחים ובו שם המסמך הנשלח ופעולות נוספות של הנמען.

נוח כי:

• ראשית, זוהי הוכחה לשליחת מסמכים מסוימים. הנמען לא יוכל לומר שלא קיבל מסמך כלשהו, ​​שכן במכתב יש תיאור של תכולת כל חבילת המסמכים הנשלחת;
• שנית, הוא מכיל הנחיות לנמען מה לעשות עם המסמכים שהתקבלו: אילו עותקים יש לחתום, לאטום, אילו עותקים יש להחזיר בחזרה לשולח.

כיצד לכתוב מכתב נלווה למסמכים

מכתב נלווה נכתב למסמכים בהתאם לכלל.

בחלק העליון, בכותרת של מסמך זה, מצוינים התפקיד, שם החברה ושם המלא של מקבל המכתב.

לאחר מכן שמים את התאריך, את מספר המסמך וכותבים גם את כותרת המכתב.

להלן הודעה לנמען.

טֶקסט מכתב כיסוימסמכים מתחילים בדרך כלל במילים:

• אנחנו שולחים לכם…
• אנו שולחים לך…
• אנו מציגים בפניכם…

כאן יש לציין את שם המסמכים שיישלחו, תאריכם, מספרם ולקבוע הנחיות לנמען: מה לעשות עם המסמכים שהתקבלו.

גוף המכתב המקדים למסמכים עשוי להכיל גם . במקרה זה, נעשה שימוש בביטויי התבנית הבאים:

• בבקשה אשר קבלה...
• אנא העבירו הלאה…
• נא להודיע…
• בבקשה תחזור...
• נא להנחות על ידי... וכו'.

מתחת לטקסט הראשי של המכתב, עשויה להיות גם הערה לגבי הימצאות קבצים מצורפים על מנת להקל על עיבוד הדואר ולהפחית את הסבירות לאובדן עותקים שנשלחו של מסמכים (ראה דוגמה).

החלק האחרון של המכתב המקדים למסמכים מכיל את חתימת השולח, תפקידו ושמו המלא.

מכתב נלווה לדוגמה למסמכים

מְנַהֵל
LLC "סטנדרטי"
E.S. קוזמין

27.07.2013 № 23

יבגני סטניסלבוביץ' היקר!

אנו שולחים אליך חוזה חתום וחתום מס' 25-07-2013 מיום 25.07.2013 עם פרוטוקול חילוקי דעות. אנו מבקשים מכם לחתום על פרוטוקול חילוקי הדעות, לאטום אותו ולשלוח עותק אחד לכתובתנו תוך 10 ימים.

יישומים:
1) חוזה ב-2 עותקים. (סה"כ על 6 גיליונות);
2) פרוטוקול חילוקי דעות ב-2 עותקים. (רק 2 גיליונות).

המכתב המקדים למסמכים מונפק על נייר המכתבים של הארגון.

15 כללים לכתיבה חכמה 1 בדצמבר 2016

ובכן, אז בוא ננסח כמה כללים שימושיים. למד את הקולגות שלך ו... אממ... שותפים אחרים לעקוב אחריהם, ותהיה לך שקט ושלווה בדואר שלך. ואולי לא רק בו.

1. אלא אם התפקיד שלך הוא במפורש להשיב למיילים במהירות, . רק אתה מחליט באיזה מהירות ולמי לענות, ולא מי שדורש ממך תשובה מיד (אלא אם כן זה הבוס שלך/גדול, איתו מסוכן לסכסוך, אבל אפשר גם ללמד אותו לא לצפות לתשובות מהירות ). יש הרבה סיבות למה לא למהר לכתוב בחזרה - אתה עסוק, המכתב דורש הכנה או מחשבה וכו'. יש שאלות ממש דחופות וחשובות, אבל גם עליהן צריך לבקש בנימוס (!) לענות מהר, ולא לדרוש מענה מיידי. הכלל הזה צריך [לנסות] לדבוק בכל המנהלים ביחס לכפופים (וזה ממש קשה, תאמין לי), למעט מקרים של פקודות ישירות בכתב.

2. אל תכתוב מכתבים ארוכים. העצה נראית בנאלית, אבל מפעם לפעם יש לכולנו רצון לכתוב הודעה באורך קילומטר (נראה זאת כטקסט שיש בו יותר מ-5 משפטים). חכה. אף אחד לא אוהב לקרוא מכתבים ארוכים, ואם אתה לא רוצה לגרום לגירוי בכוונה, אל תעשה. כלל זה אינו חל על הצגת כל בעיה טכניתאו פתרון מפורט, אבל גם במקרים כאלה חייבים להיות תמציתיים.

3. הימנע מיותר, אני מדגיש - מיותר! - "תודה". תארו לעצמכם שביקשתם ממישהו לשלוח לכם מסמך חשוב (ומסיבה כלשהי לא ניתן להעלות אותו לשיתוף רשת או להעבירו בדרך אחרת). האדם הגיב לבקשתך ושלח את המסמך. בתגובה אתה כותב: "תודה". אלא אם כן מדובר בגברת צעירה למדי, רגישה לסימני תשומת לב, אינך צריך לכתוב כך.
האם אתה יודע כמה עובד משרד מוציא על ניתוח דואר? כשליש מזמן העבודה שלי! אם אינך רוצה להיות מעורב בסיוט הזה בחייו של חבר בצוות שלך (ואפילו השכן), אין צורך ב"תודה". אם נראה לך שחשוב לאדם לדעת אם קיבלת מסמך או לא, תירגע - כברירת מחדל, לא אכפת לו. ובצדק - צריך מסמך, לא הוא. במקרים קיצוניים הוא יבקש ממך לאשר קבלה. הכרת הטוב ביותר- אל תסתום את תיבת הדואר הנכנס של מישהו אחר.

4. ציין את מחשבותיך בצורה ברורה יותר. לפני שליחת מכתב חשבו האם המחשבה, השאלה, הבקשה המופיעה בו ברורה מספיק? שימו את עצמכם במקום האדם שאליו אתם כותבים. האם הוא יבין? לא כולם חכמים ומהירים כמוך.

5. אל תכתוב מכתבים אלא אם יש צורך. תחשוב על זה, האם אפשר להסתדר בלי המכתב הזה בכלל? כאשר פרויקט מתחיל, הדבר הראשון שצריך לעשות הוא להעריך את הסיכונים שבאי מימושו. גשו למכתב באותו אופן: העריכו את הסיכונים באי כתיבת המכתב, האם העבודה של מישהו באמת תסבול?

6. בידיים של מנהל. טמ סיבות נוספותהשתמש בכלי זה למטרה המיועדת לו - האדם שאליו אתה מסלים את הבעיה צריך לקבל אותה ממך תיאור קצרוגישות לפתרון.
בארצנו אוהבים להסלים את הבעיה פשוט על ידי הכנסת הרשויות להעתק. זו טיפשות, לא הסלמה.

7. נסו לכתוב מכתבים רק למי שהם נוגעים להם. לעתים קרובות, מתוך פחד, חוסר ביטחון או בורות, עובדים מעתיקים את כל מי ששמו עולה בדעתם. אני באופן כללי משתדל לא לקרוא מכתבים שבהם אני לא הנמען. אם הוכנסתי לעותק, אני מפרש את זה כ"תראה, אולי גם אתה מתעניין בנושא הזה". לא, לא ממש, תודה, יש לי מה לעשות.
בעיה נוספת היא הפרה שכל ישר. אם אתם דנים בבעיה בפרויקט של לקוח, דנו בה קודם כל באופן פנימי. אתה לא צריך לחבר אותו מיד להתכתבות.

8. בדוק את הדואר שלך מדי פעם - באופן קבוע, אבל לא כל הזמן. אל תבהה במעטפה הצהובה, המשכורת לא שם כל יום. בנוסף לקריאת דואר, צריך גם (לפחות) לעבוד ולחשוב.

9. אל תוסיף אנשים להתכתבות אם הם לא ביקשו זאת. אני אוהב לקבל פתאום מכתב עם דיון של כמה עשרות אנשים, שנמשך כבר שבוע, ולשאלה "מה לעזאזל?" אנשים מופתעים בכנות: "אז הכל כתוב שם! קרא את זה בעצמך!" כן, עכשיו הם בורחים. אם אתה רוצה ממני משהו - תן מידע ספציפי ושאלה ספציפית. אתה עדיין יכול לגלול למטה כמה אותיות, אבל יותר זה כבר חוסר כבוד ישיר.

10. אני אישית נגד עותק עיוור. אתה לא יכול לשלוח מכתב בגלוי לאדם - אל תשלח אותו בסתר.

11. כלל נוסף שאני עצמי מפר לעתים קרובות, למרבה הצער, הוא סדר ניתוח האותיות שלא נקראו. עדיף לא לקרוא את ההיסטוריה של ההתכתבות, אלא להתחיל מלמעלה, עם המכתבים העדכניים ביותר. כך תחסכו הרבה זמן - לרוב הבעיה שנוסחה במכתב לפני מספר ימים או שעות כבר או נפתרה, או נפתרת, או שאינה רלוונטית. "אחרון נכנס, ראשון יוצא."

12. יש אנשים שמאמינים שכל מכתב דורש תגובה. לדוגמה, מנהל כותב לעובד: "תחשוב איך נוכל לפתור במהירות בעיה א'." כעבור שעה הם נפגשים בדרך לשירותים והעובד מספר איך הוא יפתור את הבעיה והמנהל מסכים. כעבור שעה מקבל העובד מכתב "הרגע סיכמנו שנפתור בעיה א' בצורה כזו או אחרת". זה הגיוני אם אנחנו מדבריםהו באמת משימה מאתגרת. אבל בהחלט לא כדאי לכתוב את זה על כל שטות.
כך גם העובד אינו מחויב להגיב למכתב - הבעיה נדונה ונפתרה (לא נדבר כאן על מצבים שבהם המנהל ו/או העובד הם מטומטמים או נבלות, בהם כמובן אי אפשר בלי קיבוע כתוב של כל עיטוש).

13. הכנסת תמונות לחתימה, למשל, לוגו החברה, לא משתלמת. או שהוא יוצג בצורה לא נכונה, או צבעוני מדי - מעצבן. במיוחד לא כדאי לעשות זאת אם אתה עובד עבור לקוח פנימי. הוא כבר יודע איך נראה הלוגו, ולא סביר שהוא יבלבל אותך עם מישהו אחר.
זה גם מעצבן כשאנשים כותבים שתי חתימות באות אחת - ברוסית ובאנגלית, ועם שגיאות בשתי הגרסאות.
אה, כן, אם קיבלת דוקטורט בצעירותך, אתה לא יכול לכתוב על זה, אלא אם אתה עובד של ארגון מדעי. לי אישית לא אכפת אם ל-Sysadmin פטרוב יש דוקטורט - כל עוד האינטרנט עובד.)

14. אין צורך לזהם את תיבות הדואר של הסובבים במכתבי הבהרה. גלה אותם באופן אישי או בהתכתבות פרטית. הדבר הכי מגעיל זה מכתבים בסגנון "אבל אתה חרא", "תודה על הכנות שלך, אבל לא, זה אתה - חרא, וגם המחלקה שלך חרא". וזה יכול להימשך שבועות.

15. אוריינות זה דבר חשוב. שוב, אוריינות חשובה. אם אינך בטוח לגבי שלך, בדוק את המכתב עם בודק איות לפני שליחתו. אחרת הם עובדים נוסחאות פשוטות: מכתב אנאלפביתי ממנהל לכפוף - צחוק וחוסר כבוד, מכתב אנאלפביתי מכפיף למנהל - רוגז וטענות לכשירות, מכתב אנאלפביתי באותה רמה של ההיררכיה - ירידה בסמכות של עמית בעיני אחרים.
אכפת לך מאוריינות? אני לא מבין למה אתה קורא את הפוסט הזה עד הסוף.))

נראה שלא שכחתי כלום. או להוסיף?)

מניסיוני, יש שתי אפשרויות עיקריות בהתכתבות.

הראשון הוא "מכתב קר", כאשר נכתב מכתב לאיש קשר חדש או נוצרת תקשורת עם נמען שאיתו הייתה הפסקה בתקשורת. והשני הוא כשאתה כותב מכתב למישהו או למי שאתה בקשר די קרוב לעבודה.

במקרה של מכתב "קר" עדיף ללוות את המכתב בשיחה. לא משנה כמה טוב מורכבת המכתב הקר, אם הוא בא זָר, יש סיכוי גבוה שזה יידחה למועד מאוחר יותר ואולי יישכח מזה לגמרי. שיחה או, למשל, הודעה בסקייפ תאפשר לכם ליצור קשר ראשוני ולהניע אותם לקרוא את המכתב שלכם.

התכתבות עם עמיתים איתם אתה מתקשר לעתים קרובות יותר או פחות היא, כמובן, שונה לחלוטין. כמובן שינסו לקרוא את המכתב ממך. אבל יש גם סיכוי שהמכתב לא יורגש בזרם הכללי. זה קורה לי לרוב אם השולח מתעצל לשנות את נושא המכתב. מכתב כזה, עם נושא לא רלוונטי, שוקל זמן רב כלא נקרא, ואז פשוט מועבר לתיקיית ארכיון. אני גם לא אוהב מכתבים ארוכים כשהם מנסים לתאר כמה נושאים חשובים בו זמנית. לא נוח להגיב למכתב כזה. וזה יכול להיות קשה לקרוא אותו עד הסוף, כי החלק הראשון דורש איזושהי פעולה. עדיף לחלק מכתב כזה לכמה, כשבכל אחת מהן רעיון מרכזי אחד.

אני רוצה להשלים את דעותיהם של עמיתים. לפעמים נדמה לי שרמת האוריינות באינטרנט ותרבות ההתכתבות רק יורדת משנה לשנה. אולי השליחים אשמים, מי יודע? אם אפשר היה לסלוח על ההתנהגות המוזרה למדי במייל מלפני חמש או שנתיים למנהל מפעל כימי מקירבו-צ'פטסק, לענות לו בחיוך של הבנה וסנוביות מטרופולינית קלה. עכשיו, כשאני מקבל מכתב מחברים צעירים ומצליחים, אני מיואש. להלן הטופ הסובייקטיבי שלי (הוליבר) של דברים שמעצבנים בהתכתבות.

1. 97 מיילים בשרשור. רק היום קיבלתי שרשור כזה, הוא נמשך כבר שנה, וכבר עם המנהל האחראי השלישי. ה-gmail שלי מסרב לפתוח את הנס הזה, במיוחד בנייד.

2. מאה אנשים בעותק. מאוד מרשים כשהם מוסיפים לעותק מנכ"ל, מזכירה מנהלת, כל הקולגות מהמחלקות השכנות, וכן כל קרובי המשפחה עד הדור העשירי. אבל אנחנו לא בחתונה, אלוהים.

3. גם אם מספר המשתתפים בהתכתבות קטן, לרוב זה מתפתח לדיון על נשירת הכלב האהוב שלך, פרטים לא חשובים או משהו כמו "שלם על הראשון או השני!". תכתוב בסדר, מי מסכים. כף היד.

4. יום טוב. ובכן, מה אני יכול להגיד. אני אפילו לא יודע איך להגיב על זה. יש לי הרגשה שהאנשים שכותבים את זה כולם ללא יוצא מן הכלל אנשי MLM או שרלטנים.

5. חתימות. תחתיהם, אפילו אפרט שתי פסקאות משנה. אין שלוש!

5.1 חתימות ארוכות המפרטות את המלכות, לפי התצפיות שלי, חטאו עם FPV מוגזם וכמות עצומה של זמן פנוי. באופן אידיאלי, עדיין צריכים להיות לוגואים של חברות שונות מהעקבים.

5.2 אין להדפיס מכתב זה. בואו נציל את העצים. אגלה לך סוד, כדי שיהיו עוד עצים - צריך לשתול אותם במקום ריצות בוקר. וההשפעה זהה ומועילה לכדור הארץ. האם בן השיח באמת חשב שאני אדפיס את מכתבו?

5.3 חתימות בשפה לא אורתודוקסית. בכנות, בכל פעם שאני רואה - בברכה, אני רוצה לחפש בגוגל את התרגום ואני שוכחת. מעניין איך זה עדיין מתורגם?

5.4 אני מבקש ממך לצטט את ההתכתבות, אחרת יש לי בעיות זיכרון. אני ממליץ לאנשים כאלה לישון מספיק, ובסופי שבוע להימנע ממסיבות וסמים.