Mga panuntunan para sa pagsusulatan sa negosyo sa pamamagitan ng email. Liham ng negosyo: sample

Sa Microsoft Outlook, maaari mong tukuyin na para sa lahat ng mga mensaheng ipapadala mo, isang awtomatikong Bcc (Bcc) ang ipapadala sa iba pang mga listahan ng pamamahagi o mga user.

Ang isang senaryo kung saan kapaki-pakinabang ang panuntunang ito ay kapag tumugon ang lahat ng miyembro ng grupo sa mga papasok na mensaheng email, gaya ng Help Center. Kapag ang isang miyembro ng grupo ay tumugon sa isang mensahe, ang ibang mga miyembro ng grupo ay awtomatikong makakatanggap ng isang kopya ng tugon, na pinapanatiling napapanahon ang lahat ng papalabas na mensahe.

patakaran ng kliyente

Gumawa ng panuntunan

Ngayon, sa tuwing magpapadala ka ng mensahe, ito man ay isang bagong mensahe, magpasa ng mensahe o tugon, ang mga tao o grupo na tinukoy sa panuntunan ay awtomatikong idaragdag bilang mga tatanggap ng kopya. Ang mga pangalan ng mga tao o grupo ay hindi lumalabas sa Cc na linya ng mag-compose na mensahe, ngunit ang mga pangalang iyon ay lalabas sa lahat ng tatanggap ng mensahe.

Huwag paganahin ang isang panuntunan

Sa Mail view, sa tab bahay i-click ang pindutan mga tuntunin > Pamahalaan ang Mga Panuntunan at Mga Alerto.

Sa tab sa seksyon Panuntunan

I-click ang button OK.

Mga Panuntunan at Alerto.

Payo: karagdagang impormasyon Para sa impormasyon kung paano mabilis na hindi paganahin ang panuntunang ito para sa mga indibidwal na mensahe, tingnan ang susunod na seksyon ("").

Gumamit ng kategorya para i-disable ang awtomatikong CC para sa mga indibidwal na mensahe

Kung gusto mong i-off ng flexibility ang mga awtomatikong bagong panuntunan sa pagkopya batay sa isang mensahe nang hindi kinakailangang mag-navigate sa dialog box mga alituntunin at alerto, maaari mong gamitin ang tampok na mga kategorya sa Outlook, kasama ng isang panuntunan.

Payo:

Una, kailangan mong gumawa ng panuntunan para awtomatikong magpadala ng blind carbon copy (CC) para sa lahat ng email na mensaheng ipinadala mo.

Ang partikular na panuntunang ito ay tinatawag patakaran ng kliyente. Ang mga panuntunan ng kliyente ay tumatakbo lamang sa computer kung saan ito nilikha at tumatakbo lamang kung tumatakbo ang Outlook. Kung magpapadala ka ng email gamit ang account email sa ibang computer, hindi isasagawa ang panuntunan mula sa computer na iyon upang magawa ito sa computer na ito. Ang parehong panuntunang ito ay dapat gawin sa bawat computer na nagpaplanong gamitin ito.

Gumawa ng panuntunan

Ngayon sa tuwing magpapadala ka ng mensahe, ito man ay isang bagong mensahe, magpasa ng mensahe o tugon, mga tao o mga listahan ng pamamahagi na tinukoy sa panuntunan ay awtomatikong idaragdag bilang mga tatanggap ng kopya. Ang mga pangalan ng mga tao o mga listahan ng pamamahagi ay hindi lumalabas sa Cc na linya ng mag-compose na mensahe, ngunit ang mga pangalang iyon ay lalabas sa lahat ng nakatanggap ng mensahe.

Huwag paganahin ang isang panuntunan

Upang maiwasang awtomatikong maipadala ang isang kopya, dapat mo munang i-disable ang panuntunan.

Sa Mail sa menu Serbisyo i-click ang pindutan Mga Panuntunan at Alerto.

Sa tab Mga Panuntunan sa Email Sa kabanata Panuntunan alisan ng check ang kahon na naaayon sa panuntunang ginawa mo.

I-click ang button OK.

Maaari ka na ngayong magpadala ng mensahe nang hindi awtomatikong nagpapadala ng kopya sa ibang tao o mga mailing list. Ang panuntunan ay magiging hindi aktibo hanggang sa ito ay muling paganahin sa dialog box Mga Panuntunan at Alerto.

Payo:

Gumamit ng kategorya para i-disable ang awtomatikong CC para sa mga indibidwal na mensahe

Kung gusto mong i-disable ang bagong awtomatikong Ipadala ang CC na panuntunan para sa mga indibidwal na mensahe nang hindi tumatawag sa dialog box Mga Panuntunan at Alerto, maaari mong itakda ang panuntunan sa isang kategorya na available sa Office Outlook 2007.

Baguhin ang panuntunang ginawa mo kanina upang kapag idinagdag mo ang tinukoy na kategorya sa isang mensahe, hindi awtomatikong magpapadala ng kopya ang panuntunan.

Sa tuwing gusto mong i-disable ang auto-cc na panuntunan para sa isang mensahe, maglapat ng kategorya dito.

Payo: Maaari kang gumamit ng keyboard shortcut kung tinukoy mo ito kapag lumilikha ng kategorya.

Kapag nagpadala ka ng mensahe, hindi malalapat ang panuntunan sa auto-copy.

Covering letter para sa mga dokumento- ito ay isang liham na kasama ng mga dokumentong ipinapadala at naglalaman ng pangalan ng dokumentong ipinapadala at ang mga karagdagang aksyon ng tatanggap.

Maginhawa dahil:

• Una, ito ay patunay na ang ilang mga dokumento ay naipadala na. Ang addressee ay hindi masasabi na hindi siya nakatanggap ng isang dokumento, dahil ang liham ay naglalaman ng isang paglalarawan ng mga nilalaman ng buong pakete ng mga dokumento na ipinadala;
• pangalawa, naglalaman ito ng mga tagubilin sa tatanggap kung ano ang gagawin sa mga natanggap na dokumento: aling mga kopya ang kailangang pirmahan, selyuhan, at alin ang dapat ibalik sa nagpadala.

Paano magsulat ng cover letter para sa mga dokumento nang tama

Ang isang cover letter ay isinulat para sa mga dokumento alinsunod sa pangkalahatan.

Sa pinakatuktok, sa header ng dokumentong ito, nakasaad ang posisyon, pangalan ng kumpanya at buong pangalan ng tatanggap ng liham.

Pagkatapos ay ipinasok ang petsa at numero ng dokumento, at nakasulat din ang pamagat ng liham.

Nasa ibaba ang isang mensahe sa tatanggap.

Text cover letter karaniwang nagsisimula ang mga dokumento sa mga salitang:

• Ipinapadala namin sa iyo…
• Ipinapadala namin sa iyo...
• Inihahandog namin sa iyo…

Dito kailangan mong ipahiwatig ang pangalan ng mga dokumento na ipinadala, ang kanilang petsa, numero at isulat ang mga tagubilin para sa tatanggap: kung ano ang gagawin sa mga natanggap na dokumento.

Ang pangunahing bahagi ng cover letter para sa mga dokumento ay maaari ding maglaman. Sa kasong ito, ginagamit ang mga sumusunod na pariralang template:

• Paki-kumpirma ang resibo...
• Pakipasa...
• Paki sabihan...
• Pakibalik...
• Mangyaring gabayan...atbp.

Sa ilalim ng pangunahing teksto ng liham ay maaari ding may tala tungkol sa pagkakaroon ng mga attachment upang mapadali ang pagproseso ng mail at mabawasan ang posibilidad na mawala ang mga naipadalang kopya ng mga dokumento (tingnan ang sample).

Ang huling bahagi ng cover letter para sa mga dokumento ay naglalaman ng pirma ng nagpadala, kanyang posisyon at buong pangalan.

Halimbawang cover letter para sa mga dokumento

Sa direktor
LLC "Pamantayang"
E.S. Kuzmin

27.07.2013 № 23

Mahal na Evgeniy Stanislavovich!

Nagpapadala kami sa iyo ng pinirmahan at selyadong kasunduan Blg. 2013-25-07 na may petsang Hulyo 25, 2013 na may protocol ng mga hindi pagkakasundo. Hinihiling namin sa iyo na lagdaan ang protocol ng mga hindi pagkakasundo, selyuhan ito at magpadala ng isang kopya sa aming address sa loob ng 10 araw.

Mga Application:
1) kontrata sa 2 kopya. (sa 6 na mga sheet sa kabuuan);
2) protocol ng mga hindi pagkakasundo sa 2 kopya. (sa 2 sheet lamang).

Ang isang cover letter para sa mga dokumento ay inihanda sa letterhead ng organisasyon.

15 panuntunan para sa makatwirang sulat noong Disyembre 1, 2016

Buweno, bumalangkas tayo ng ilan kapaki-pakinabang na mga patakaran. Turuan ang iyong mga kasamahan at... um... ibang mga kasosyo na sundan sila, at darating ang kapayapaan at katahimikan sa iyong mail. At baka hindi lang sa kanya.

1. Maliban kung ang iyong trabaho ay tahasang tumugon sa mga email nang mabilis, . Ikaw lang ang magpapasya kung anong bilis at kung kanino tutugon, at hindi ang humihingi ng sagot sa iyo kaagad (maliban kung ito ang iyong/malaking boss, kung kanino delikado makipag-away, ngunit maaari rin siyang sanayin na huwag umasa nang mabilis mga sagot). Maraming dahilan kung bakit hindi ka dapat magmadaling magsulat ng isang reply letter - ikaw ay abala, ang sulat ay nangangailangan ng paghahanda o pag-iisip, atbp. Mayroong tunay na apurahan at mahalagang mga katanungan, ngunit kahit na para sa kanila dapat kang magalang na tanungin (!) na sagutin nang mabilis, at hindi humingi ng agarang tugon. Ang lahat ng mga tagapamahala ay dapat [subukan] na sumunod sa panuntunang ito na may kaugnayan sa kanilang mga nasasakupan (at ito ay talagang mahirap, maniwala ka sa akin), maliban sa mga kaso ng direktang nakasulat na utos.

2. Huwag sumulat ng mahahabang titik. Ang payo ay tila banal, ngunit paminsan-minsan, lahat tayo ay may pagnanais na magsulat ng isang kilometrong haba ng mensahe (isasaalang-alang natin itong isang teksto na may higit sa 5 pangungusap). Magpigil. Walang gustong magbasa ng mahahabang titik, at kung ayaw mong partikular na magdulot ng pangangati, huwag. Ang panuntunang ito ay hindi nalalapat sa pagtatanghal ng anuman problemang teknikal o isang detalyadong solusyon, ngunit kahit na sa ganitong mga kaso kailangan mong maging maigsi.

3. Iwasan ang hindi kailangan, binibigyang diin ko - hindi kailangan! - "Salamat". Isipin na hiniling mo sa isang tao na magpadala sa iyo ng isang mahalagang dokumento (at sa ilang kadahilanan ay hindi ito mai-post sa isang bahagi ng network o maipadala sa ibang paraan). Tumugon ang tao sa iyong kahilingan at ipinadala ang dokumento. Sumulat ka pabalik: "Salamat." Maliban kung ito ay isang magandang binibini na sensitibo sa mga palatandaan ng atensyon, hindi na kailangang magsulat ng ganoon.
Alam mo ba kung magkano ang ginagastos ng isang manggagawa sa opisina sa pag-uuri ng mail? Halos isang-katlo ng aking oras ng pagtatrabaho! Kung ayaw mong masangkot sa bangungot na ito sa buhay ng isang miyembro ng iyong (o kahit na kalapit na) team, walang "salamat" ang kailangan. Kung sa tingin mo ay mahalaga para sa isang tao na malaman kung nakatanggap ka ng isang dokumento o hindi, mag-relax - bilang default ay wala siyang pakialam. At tama iyan - kailangan mo ang dokumento, hindi siya. Bilang huling paraan, hihilingin niya sa iyo na kumpirmahin ang resibo. Best salamat- huwag barahan ang inbox ng ibang tao.

4. Bumuo ng iyong mga saloobin nang mas malinaw. Bago magpadala ng liham, isipin kung ang kaisipan, tanong, o kahilingang nakapaloob dito ay sapat na malinaw? Ilagay ang iyong sarili sa kalagayan ng taong sinusulatan mo. Malalaman ba niya ito? Hindi lahat ay kasing talino at talino tulad mo.

5. Huwag sumulat ng mga liham kung hindi mo kailangan. Isipin, posible bang gawin nang wala ang liham na ito nang buo? Kapag nagsisimula ng isang proyekto, ang unang bagay na ginagawa nila ay tasahin ang mga panganib ng pagkabigo nito. Lumapit sa liham sa parehong paraan: tasahin ang mga panganib ng hindi pagsulat ng liham ay talagang magdurusa ang trabaho ng isang tao?

6. nasa kamay ng manager. Sila mas maraming dahilan gamitin ang tool na ito para sa layunin nito - kung kanino ka magpapalaki ng problema ay dapat tumanggap nito mula sa iyo Maikling Paglalarawan at mga diskarte sa solusyon.
Sa ating bansa ay gusto nilang palakihin ang problema sa pamamagitan lamang ng pagkopya sa kanilang nakatataas. Ito ay katangahan, hindi pagdami.

7. Subukang sumulat ng mga liham lamang sa mga taong kanilang pinag-aalala. Kadalasan, dahil sa takot, kawalan ng katiyakan o kamangmangan, kinokopya ng mga empleyado ang lahat ng naiisip ang pangalan. Sa pangkalahatan, sinusubukan kong huwag magbasa ng mga liham kung saan hindi ako ang addressee. Kung naka-copy-paste ako, binibigyang-kahulugan ko iyon bilang "tingnan mo, baka interesado ka rin sa paksang ito." Hindi naman, salamat, may gagawin ako.
Ang isa pang problema ay ang paglabag bait. Kung tinatalakay mo ang isang isyu sa isang proyekto ng customer, talakayin muna ito sa loob. Hindi na kailangang ikonekta agad siya sa sulat.

8. Suriin ang iyong email sa pana-panahon - regular, ngunit hindi palagian. Huwag titigan ang dilaw na sobre; Bilang karagdagan sa pagbabasa ng mail, kailangan mo rin (sa pinakamababa) na magtrabaho at mag-isip.

9. Huwag magdagdag ng mga tao sa iyong pag-uusap kung hindi nila ito hiniling. Gustung-gusto kong biglang makatanggap ng isang liham na may talakayan para sa ilang dosenang mga tao na nangyayari sa loob ng isang linggo, at ang tanong na "ano ba?" taos-pusong nagulat ang mga tao: "Nakasulat na lahat doon!" Oo, ngayon, tumakas sila. Kung gusto mo ng isang bagay mula sa akin, magbigay ng tiyak na impormasyon at isang tiyak na tanong. Maaari ka pa ring mag-scroll pababa ng ilang mga titik, ngunit higit pa ay isang direktang kawalang-galang.

10. Ako mismo ay laban sa BCC. Kung hindi mo maaaring hayagang magpadala ng sulat sa isang tao, huwag mo rin itong ipadala nang palihim.

11. Ang isa pang panuntunan na madalas kong ako mismo, sayang, break ay ang pamamaraan para sa pag-parse ng mga hindi pa nababasang titik. Mas mainam na huwag basahin ang kasaysayan ng pagsusulatan, ngunit magsimula mula sa itaas, na may pinakabagong mga titik. Sa ganitong paraan makakatipid ka ng maraming oras - kadalasan ang problemang nabuo sa isang liham ilang araw o oras na ang nakalipas ay nalutas na, nalulutas na, o hindi na nauugnay. "Huling dumating, unang umalis."

12. May mga taong naniniwala na ang bawat liham ay nangangailangan ng tugon. Halimbawa, sumulat ang isang manager sa isang empleyado: "Isipin kung paano namin mabilis na malulutas ang problema A." Pagkalipas ng isang oras, nagkita sila sa daan patungo sa banyo, at ipinaliwanag ng empleyado kung paano niya malulutas ang problema, at sumang-ayon ang manager. Makalipas ang isa pang oras, nakatanggap ang empleyado ng isang liham "Napagkasunduan lang namin na lutasin namin ang problema A sa ganoong paraan." Ito ay makatwiran kung pinag-uusapan natin Oh talaga mahirap na pagsubok. Ngunit tiyak na hindi sulit na isulat ito tungkol sa bawat katarantaduhan.
Gayundin, ang empleyado ay hindi obligado na tumugon sa liham - ang problema ay napag-usapan at nalutas (hindi namin pag-uusapan dito ang tungkol sa mga sitwasyon kung saan ang manager at/o empleyado ay mga tulala o mga bastos; siyempre, hindi sila maiiwasan nang walang nakasulat na pag-record ng bawat pagbahin).

13. Hindi ka dapat magpasok ng mga larawan, halimbawa, isang logo ng kumpanya, sa iyong lagda. Alinman ito ay ipapakita nang hindi tama, o ito ay magiging masyadong makulay at nakakainis. Lalo na hindi mo dapat gawin ito kung nagtatrabaho ka para sa isang panloob na customer. Alam na niya kung ano ang hitsura ng logo, at malamang na hindi ka niya malito sa iba.
Nakakainis din kapag ang mga tao ay sumulat ng dalawang lagda sa isang liham - sa Russian at sa Ingles, at may mga error sa parehong bersyon.
Oh, oo, kung nakatanggap ka ng PhD sa iyong kabataan, hindi mo kailangang isulat ang tungkol dito, maliban kung ikaw ay isang empleyado ng isang siyentipikong organisasyon. Ako mismo ay walang pakialam kung ang system administrator na si Petrov ay may PhD - hangga't gumagana ang Internet.)

14. Hindi na kailangang dumumi ang mga mailbox ng iba gamit ang mga titik upang linawin ang relasyon. Alamin ang tungkol sa kanila nang personal o sa pribadong sulat. Ang pinaka-kasuklam-suklam na bagay ay ang mga titik sa estilo ng "pero ikaw ay tae", "salamat sa iyong pagiging direkta, ngunit hindi, ikaw ay tae, at ang iyong departamento ay tae rin." At ito ay maaaring tumagal ng ilang linggo.

15. Mahalaga ang literacy. Muli: ang literacy ay mahalaga. Kung hindi ka sigurado tungkol sa iyo, suriin ang sulat gamit ang isang spell checker bago ipadala. Kung hindi, nagtatrabaho sila mga simpleng formula: isang illiterate na liham mula sa isang manager sa isang subordinate - tawa at kawalang-galang, isang illiterate na sulat mula sa isang subordinate sa isang manager - iritasyon at mga reklamo tungkol sa mga kwalipikasyon, isang illiterate na sulat sa isang antas ng hierarchy - isang pagbaba sa awtoridad ng isang kasamahan sa ang mata ng iba.
Wala ka bang pakialam sa literacy? Hindi ko maintindihan kung bakit mo binabasa ang post na ito hanggang sa huli.))

Parang wala akong nakalimutan. O dagdagan mo?)

Sa aking karanasan, mayroong dalawang pangunahing opsyon sa pagsusulatan.

Ang una ay isang "malamig na liham," kapag ang isang liham ay isinulat sa isang bagong contact o komunikasyon ay sinimulan sa isang addressee kung kanino nagkaroon ng pause sa komunikasyon. At ang pangalawa ay kapag sumulat ka ng isang liham sa isang tao o sa mga nakakasama mo sa medyo malapit na pakikipag-ugnayan sa trabaho.

Sa kaso ng isang "malamig" na sulat, mas mahusay na samahan ang sulat sa isang tawag. Gaano man kahusay ang pagkabuo ng isang "malamig" na liham, kung ito ay nanggaling estranghero, mayroong isang mataas na pagkakataon na ito ay ipagpaliban hanggang sa ibang pagkakataon at, marahil, ganap na nakalimutan. Ang isang tawag o, halimbawa, isang mensahe sa Skype ay magbibigay-daan sa iyo na magtatag ng isang paunang koneksyon at mag-udyok sa kanila na basahin ang iyong sulat.

Ang pakikipag-ugnayan sa mga kasamahan kung kanino ka nakikipag-usap nang mas madalas o mas madalas ay, siyempre, ganap na naiiba. Siyempre, susubukan nilang basahin ang sulat mula sa iyo. Ngunit may pagkakataon din na hindi mapapansin ang liham sa pangkalahatang daloy. Madalas itong nangyayari sa akin kung ang nagpadala ay masyadong tamad na baguhin ang paksa ng liham. Ang nasabing liham, na may hindi nauugnay na paksa, ay nananatiling hindi nababasa nang mahabang panahon, at pagkatapos ay inilipat lamang sa folder ng archive. Hindi ko rin gusto ang mahahabang titik kapag sinusubukan nilang ilarawan ang ilang mahahalagang paksa nang sabay-sabay. Hindi maginhawang sagutin ang gayong liham. At maaari itong maging mahirap basahin hanggang sa wakas, dahil ang unang bahagi ay nangangailangan ng ilang uri ng aksyon. Mas mainam na hatiin ang naturang liham sa ilan, na may isang pangunahing ideya sa bawat isa.

Gusto kong umakma sa mga opinyon ng aking mga kasamahan. Minsan tila sa akin na ang antas ng Internet literacy at kultura ng pagsusulatan ay bumababa lamang taon-taon. Baka messenger ang may kasalanan nito, who knows? Kung ang medyo kakaibang pag-uugali sa email kahit na lima o dalawang taon na ang nakalilipas, maaaring patawarin ng isa ang tagapamahala ng isang planta ng kemikal mula sa Kirovo-Chepetsk, na sinasagot siya ng isang ngiti ng pang-unawa at bahagyang pagmamalabis ng metropolitan. Ngayon, kapag nakatanggap ako ng liham mula sa mga kabataan at matagumpay na mga lalaki, pinanghihinaan ako ng loob. Nasa ibaba ang aking subjective (holivar) TOP ng mga bagay na nakakainis sa pagsusulatan.

1. 97 letra sa isang kadena. Ngayon lang ako nakatanggap ng ganoong thread, isang taon na itong nangyayari, at nasa ikatlong responsableng manager na. Tumanggi ang aking gmail na buksan ang himalang ito, lalo na sa mobile.

2. Isang daang tao sa kopya. Napakaganda kapag idinagdag nila ito sa isang kopya pangkalahatang direktor, ang executive secretary, lahat ng kasamahan mula sa mga kalapit na departamento, pati na rin ang lahat ng mga kamag-anak hanggang sa ikasampung henerasyon. Ngunit wala kami sa isang kasal, sa pamamagitan ng Diyos.

3. Kahit na maliit ang bilang ng mga kalahok sa sulat, madalas itong nauuwi sa talakayan tungkol sa pag-molting ng isang minamahal na aso, hindi mahalagang mga detalye, o isang bagay tulad ng "Settle for the first or second!" Sumulat ng ok, sino ang sumasang-ayon. Facepalm.

4. Magandang araw. Well ano masasabi ko. Ni hindi ko alam kung paano magkomento dito. Feeling ko ang mga sumusulat nito ay pawang mga MLMer o charlatans.

5. Mga lagda. Magha-highlight pa ako ng dalawang sub-item para sa kanila. Walang tatlo!

5.1 Mahabang pirma na naglilista ng regalia, ayon sa aking mga obserbasyon, ay humahantong sa isang napakalaking dami ng oras at isang malaking halaga ng libreng oras. Sa isip, dapat ding mayroong mga logo ng iba't ibang kumpanya sa mga takong.

5.2 Huwag i-print ang liham na ito. Iligtas natin ang mga puno. Sasabihin ko sa iyo ng isang sikreto, kung mayroong higit pang mga puno, kailangan itong itanim sa halip na mga pagtakbo sa umaga. At ang epekto ay pareho at kapaki-pakinabang sa planeta. Naisip ba talaga ng kausap na ipi-print ko ang kanyang sulat?

5.3 Mga lagda sa isang di-Orthodox na wika. Sa totoo lang, sa tuwing nakikita ko ito - kind regards, gusto kong i-google ang translation at kalimutan. Nagtataka ako kung paano pa rin ito isinalin?

5.4 Paki-quote ang sulat, kung hindi, mayroon akong mga problema sa memorya. Pinapayuhan ko ang gayong mga tao na magkaroon ng mas maraming tulog at umiwas sa mga party at droga tuwing katapusan ng linggo.