Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom. Obchodný list: vzor

V programe Microsoft Outlook môžete určiť, že pre všetky správy, ktoré odošlete, sa bude iným distribučným zoznamom alebo používateľom odosielať automatická skrytá kópia (Bcc).

Jedným zo scenárov, v ktorom je toto pravidlo užitočné, je situácia, keď všetci členovia skupiny odpovedajú na prichádzajúce e-mailové správy, ako je napríklad Centrum pomoci. Keď jeden člen skupiny odpovie na správu, ostatní členovia skupiny automaticky dostanú kópiu odpovede a všetky odchádzajúce správy budú aktuálne.

pravidlá klienta

Vytvorte pravidlo

Teraz, zakaždým, keď odošlete správu, či už ide o novú správu, prepošlete správu alebo odpoviete, ľudia alebo skupiny, ktoré sú špecifikované v pravidle, sa automaticky pridajú ako príjemcovia kópie. Mená osôb alebo skupín sa nezobrazujú v riadku kópie správy, ale tieto mená sa zobrazia všetkým príjemcom správy.

Zakázať pravidlo

V zobrazení Pošta na karte Domov kliknite na tlačidlo pravidlá > Spravujte pravidlá a upozornenia.

Na karte v sekcii Pravidlo

Kliknite na tlačidlo OK.

Pravidlá a upozornenia.

Poradenstvo: Ďalšie informácie Informácie o tom, ako rýchlo deaktivovať toto pravidlo pre jednotlivé správy, nájdete v ďalšej časti ("").

Ak chcete vypnúť automatické kopírovanie pre jednotlivé správy, použite kategóriu

Ak chcete flexibilitu vypnúť automatické nové pravidlá kopírovania založené na jednej správe bez toho, aby ste museli prechádzať dialógovým oknom pravidlá a upozornenia, môžete použiť funkciu kategórií v Outlooku spolu s pravidlom.

Poradenstvo:

Najprv musíte vytvoriť pravidlo na automatické odosielanie skrytej kópie (CC) pre všetky e-mailové správy, ktoré odošlete.

Toto špecifické pravidlo je tzv pravidlá klienta. Pravidlá klienta sa spúšťajú iba na počítači, na ktorom sú vytvorené, a spúšťajú sa iba vtedy, ak je spustený program Outlook. Ak by ste poslali e-mail pomocou účtu e-mail na inom počítači, pravidlo sa z tohto počítača nevykoná, takže sa vytvorí na tomto počítači. Rovnaké pravidlo musí byť vytvorené na každom počítači, ktorý ho plánuje používať.

Vytvorte pravidlo

Teraz zakaždým, keď odošlete správu, či už ide o novú správu, prepošlete správu alebo odpoviete, ľudia alebo distribučné zoznamy špecifikované v pravidle sa automaticky pridajú ako príjemcovia kópie. Mená osôb alebo distribučných zoznamov sa nezobrazujú v riadku Kópia správy, ale tieto mená sa zobrazia každému, kto správu dostane.

Zakázať pravidlo

Ak chcete zabrániť automatickému odosielaniu kópie, musíte pravidlo najskôr zakázať.

V pošte v ponuke servis kliknite na tlačidlo Pravidlá a upozornenia.

Na karte Pravidlá e-mailu V kapitole Pravidlo Zrušte začiarknutie políčka zodpovedajúceho pravidlu, ktoré ste vytvorili.

Kliknite na tlačidlo OK.

Teraz môžete odoslať správu bez automatického odosielania kópie iným ľuďom alebo zoznamom adries. Pravidlo bude neaktívne, kým ho znova nepovolíte v dialógovom okne Pravidlá a upozornenia.

Poradenstvo:

Ak chcete vypnúť automatické kopírovanie pre jednotlivé správy, použite kategóriu

Ak chcete zakázať nové pravidlo auto-cc pre jednotlivé správy bez volania dialógového okna Pravidlá a upozornenia, môžete pravidlo nastaviť na kategóriu, ktorá je k dispozícii v programe Office Outlook 2007.

Upravte pravidlo, ktoré ste vytvorili skôr, aby po pridaní špecifikovanej kategórie do správy pravidlo automaticky neodoslalo kópiu.

Kedykoľvek chcete vypnúť pravidlo automatického kopírovania správy, použite na ňu kategóriu.

Poradenstvo: Môžete použiť klávesovú skratku, ak ste ju zadali pri vytváraní kategórie.

Keď odošlete správu, pravidlo automatického kopírovania sa neuplatní.

Sprievodný list k dokumentom- ide o list, ktorý je priložený k odosielaným dokumentom a ktorý obsahuje názov odosielaného dokumentu a ďalšie úkony príjemcu.

Pohodlné, pretože:

• Po prvé, je to dôkaz o odoslaní určitých dokumentov. Adresát nebude môcť povedať, že písomnosť nedostal, keďže list obsahuje popis obsahu celého balíka odosielaných písomností;
• po druhé, obsahuje pokyny pre príjemcu, čo robiť s prijatými dokumentmi: ktoré kópie je potrebné podpísať, zapečatiť a ktoré sa musia vrátiť odosielateľovi.

Ako správne napísať sprievodný list k dokumentom

K dokladom sa píše sprievodný list v súlade so všeobecným.

Úplne hore, v záhlaví tohto dokumentu, je uvedená pozícia, názov spoločnosti a celé meno príjemcu listu.

Potom sa zadá dátum a číslo dokladu a napíše sa aj názov listu.

Nižšie je správa pre príjemcu.

Text Sprievodný list dokumenty zvyčajne začínajú slovami:

• Posielame vám…
• Posielame vám...
• Predstavujeme vám…

Tu musíte uviesť názov odosielaných dokumentov, ich dátum, číslo a zapísať pokyny pre príjemcu: čo robiť s prijatými dokumentmi.

Hlavná časť sprievodného listu k dokumentom môže obsahovať aj. V tomto prípade sa používajú nasledujúce vzorové frázy:

• Prosím potvrďte doklad...
• Prosím prejdite...
• Prosím informujte...
• Prosím vráťte...
• Nechajte sa viesť...atď.

Pod hlavným textom listu môže byť aj poznámka o prítomnosti príloh s cieľom uľahčiť spracovanie pošty a znížiť pravdepodobnosť straty odoslaných kópií dokumentov (pozri vzor).

Záverečná časť sprievodného listu k dokumentom obsahuje podpis odosielateľa, jeho funkciu a celé meno.

Vzor sprievodného listu pre dokumenty

K riaditeľovi
LLC "Štandard"
E.S. Kuzminová

27.07.2013 № 23

Milý Evgeniy Stanislavovič!

Posielame Vám podpísanú a zapečatenú zmluvu č. 2013-25-07 zo dňa 25. júla 2013 s protokolom o nezhodách. Prosíme Vás, aby ste protokol o nezhodách podpísali, zapečatili a do 10 dní zaslali jeden exemplár na našu adresu.

Aplikácie:
1) zmluva v 2 vyhotoveniach. (celkovo na 6 listoch);
2) protokol o nezhodách v 2 vyhotoveniach. (iba na 2 listoch).

Sprievodný list pre dokumenty je pripravený na hlavičkovom papieri organizácie.

15 pravidiel pre primeranú korešpondenciu 1. decembra 2016

Nuž, sformulujme niekoľko užitočné pravidlá. Naučte svojich kolegov a... ehm... ostatných partnerov, aby ich nasledovali, a pokoj a mier príde do vašej pošty. A možno nielen v nej.

1. Pokiaľ nie je vašou úlohou výslovne rýchlo odpovedať na e-maily, . Len vy rozhodujete, akou rýchlosťou a komu odpoviete, a nie ten, kto od vás vyžaduje odpoveď okamžite (pokiaľ to nie je váš/veľký šéf, s ktorým je nebezpečné konfliktovať, ale dá sa vycvičiť aj tak, aby neočakával rýchle odpovede). Existuje mnoho dôvodov, prečo by ste sa nemali ponáhľať s písaním odpovede - ste zaneprázdnení, list si vyžaduje prípravu alebo premýšľanie atď. Existujú skutočne naliehavé a dôležité otázky, ale aj na ne by ste mali byť zdvorilo požiadaní (!), aby ste odpovedali rýchlo a nevyžadovali okamžitú odpoveď. Všetci manažéri by sa mali [snažiť] dodržiavať toto pravidlo vo vzťahu k svojim podriadeným (a to je naozaj ťažké, verte mi), okrem prípadov priameho písomného príkazu.

2. Nepíšte dlhé listy. Rada vyzerá banálne, ale z času na čas máme všetci chuť napísať kilometrovú správu (budeme ju považovať za text s viac ako 5 vetami). Drž sa späť. Nikto nemá rád čítanie dlhých písmen, a ak nechcete konkrétne spôsobiť podráždenie, nerobte to. Toto pravidlo sa nevzťahuje na prezentáciu žiadneho technický problém alebo podrobné riešenie, no aj v takýchto prípadoch treba byť stručný.

3. Vyhnite sa zbytočnému, zdôrazňujem – zbytočnému! - "Ďakujem". Predstavte si, že ste niekoho požiadali, aby vám poslal dôležitý dokument (a z nejakého dôvodu ho nemožno zverejniť v zdieľanej sieti alebo preniesť iným spôsobom). Osoba odpovedala na vašu žiadosť a odoslala dokument. Odpíšete: "Ďakujem." Pokiaľ nejde o peknú slečnu, ktorá je citlivá na prejavy pozornosti, netreba takto písať.
Viete, koľko minie pracovník v kancelárii na triedenie pošty? Asi tretinu môjho pracovného času! Ak sa nechcete zapojiť do tejto nočnej mory v živote člena vášho (alebo dokonca susedného) tímu, nie je potrebné žiadne „ďakujem“. Ak sa vám zdá, že je dôležité, aby človek vedel, či ste dostali dokument alebo nie, uvoľnite sa - v predvolenom nastavení je mu to jedno. A je to tak - potrebujete dokument, nie jeho. V krajnom prípade vás požiada o potvrdenie prijatia. Srdečná vďaka- neupchávať schránku niekoho iného.

4. Jasnejšie formulujte svoje myšlienky. Pred odoslaním listu sa zamyslite nad tým, či je myšlienka, otázka alebo požiadavka v ňom obsiahnutá dostatočne jasná? Vžite sa do kože osoby, ktorej píšete. Príde na to? Nie každý je taký šikovný a šikovný ako ty.

5. Nepíšte listy, ak nemusíte. Premýšľajte, je možné sa zaobísť úplne bez tohto listu? Pri spustení projektu prvá vec, ktorú urobia, je posúdiť riziká jeho zlyhania. Pristupujte k listu rovnakým spôsobom: zhodnoťte riziká, ktoré prináša nenapísanie listu;

6. v rukách konateľa. ich viac dôvodov používajte tento nástroj na určený účel – komukoľvek, komu eskalujete problém, by ho mal dostať od vás Stručný opis a prístupy k riešeniu.
U nás radi eskalujú problém jednoduchým kopírovaním svojich nadriadených. Toto je hlúposť, nie eskalácia.

7. Snažte sa písať listy len tým, ktorých sa týkajú. Zamestnanci často zo strachu, neistoty či nevedomosti kopírujú každého, koho meno im napadne. Osobne sa vo všeobecnosti snažím nečítať listy, ktorých adresátom nie som ja. Ak som prekopírovaný, interpretujem to ako „pozri, možno ťa táto téma tiež zaujíma“. Nie, naozaj nie, ďakujem, musím niečo urobiť.
Ďalším problémom je porušenie zdravý rozum. Ak diskutujete o probléme so zákazníckym projektom, prediskutujte ho najskôr interne. Netreba ho hneď spájať s korešpondenciou.

8. Z času na čas si skontrolujte e-mail – pravidelne, ale nie neustále. Nepozerajte sa do žltej obálky, plat tam nevidíte každý deň. Okrem čítania pošty musíte (minimálne) aj pracovať a premýšľať.

9. Nepridávajte ľudí do konverzácie, ak o to nepožiadali. Milujem zrazu list s diskusiou pre pár tuctov ľudí, ktorá trvá už týždeň, a otázkou „čo do pekla?“ ľudia sú úprimne prekvapení: "Všetko je tam napísané!" Áno, teraz utiekli. Ak odo mňa niečo chcete, uveďte konkrétne informácie a konkrétnu otázku. Stále sa môžete posúvať o niekoľko písmen nadol, ale viac je priama neúcta.

10. Osobne som proti BCC. Ak nemôžete otvorene poslať list osobe, neposielajte ho tajne.

11. Ďalším pravidlom, ktoré sám často porušujem, je postup pri analýze neprečítaných písmen. Je lepšie nečítať históriu korešpondencie, ale začať zhora, s najnovšími listami. Ušetríte tak veľa času – často problém, ktorý bol sformulovaný v liste pred pár dňami či hodinami, je už buď vyriešený, rieši sa, alebo už nie je aktuálny. "Poslední prídu, prví odídu."

12. Sú ľudia, ktorí veria, že každý list si vyžaduje odpoveď. Napríklad manažér napíše zamestnancovi: „Premýšľajte o tom, ako môžeme rýchlo vyriešiť problém A.“ O hodinu neskôr sa stretnú cestou na toaletu a zamestnanec im vysvetlí, ako bude problém riešiť, a vedúci súhlasí. O ďalšiu hodinu dostane zamestnanec list „Práve sme sa dohodli, že problém A vyriešime tak a tak.“ Je rozumné, ak hovoríme o naozaj náročná úloha. Ale rozhodne sa neoplatí písať to o každej hlúposti.
Rovnako zamestnanec nie je povinný na list reagovať - ​​problém bol prediskutovaný a vyriešený (nebudeme sa tu baviť o situáciách, kedy sú manažér a/alebo zamestnanec hlupáci alebo eštebáci, samozrejme, že sa nezaobídu bez písomnej nahrávky pri každom kýchnutí).

13. Do podpisu by ste nemali vkladať obrázky, napríklad logo spoločnosti. Buď sa bude zobrazovať nesprávne, alebo bude príliš farebný a otravný. Zvlášť by ste to nemali robiť, ak pracujete pre interného zákazníka. Už vie, ako logo vyzerá, a je nepravdepodobné, že by si vás pomýlil s niekým iným.
Je tiež nepríjemné, keď ľudia píšu dva podpisy do jedného listu - v ruštine a angličtine a s chybami v oboch verziách.
Áno, ak ste v mladosti získali doktorát, nemusíte o tom písať, pokiaľ nie ste zamestnancom vedeckej organizácie. Mne osobne je jedno, či má systémový administrátor Petrov doktorát – pokiaľ funguje internet.)

14. Na objasnenie vzťahu nie je potrebné znečisťovať schránky iných listami. Informujte sa o nich osobne alebo v súkromnej korešpondencii. Najnechutnejšie sú písmenká v štýle „ale ty si shit“, ,,ďakujem za tvoju priamosť, ale nie, ty si shit a tvoje oddelenie je tiež shit“. A toto môže trvať týždne.

15. Dôležitá je gramotnosť. Ešte raz: gramotnosť je dôležitá. Ak si nie ste istí tým svojim, skontrolujte list pred odoslaním pomocou kontroly pravopisu. Inak fungujú jednoduché vzorce: negramotný list manažéra podriadenému - smiech a neúcta, negramotný list podriadeného vedúcemu - podráždenie a sťažnosti na kvalifikáciu, negramotný list na jednej úrovni hierarchie - pokles autority kolegu v r. oči iných.
Nezaujíma vás gramotnosť? Nerozumiem, prečo ste tento príspevok dočítali až do konca.))

Zdá sa, že som na nič nezabudol. Alebo pridáš?)

Podľa mojich skúseností existujú v korešpondencii dve hlavné možnosti.

Prvým je „studený list“, keď sa list napíše novému kontaktu alebo sa začne komunikácia s adresátom, s ktorým bola prestávka v komunikácii. A druhý je, keď napíšete list niekomu alebo tým, s ktorými ste v pomerne úzkom pracovnom kontakte.

V prípade „studeného“ listu je lepšie ho sprevádzať výzvou. Bez ohľadu na to, ako dobre je zložené „studené“ písmeno, ak pochádza cudzinec, je veľká šanca, že sa to odloží na neskôr a možno sa naň úplne zabudne. Hovor alebo napríklad správa na Skype vám umožní nadviazať prvé spojenie a motivovať ich, aby si prečítali váš list.

Korešpondencia s kolegami, s ktorými viac či menej často komunikujete, je, samozrejme, úplne iná. List od vás sa samozrejme pokúsia prečítať. Existuje však aj šanca, že list si vo všeobecnom toku nevšimnú. Najčastejšie sa mi to stáva, ak je odosielateľ príliš lenivý zmeniť predmet listu. Takýto list s irelevantnou témou zostane dlho neprečítaný a potom sa jednoducho prenesie do archívneho priečinka. Tiež nemám rád dlhé listy, keď sa snažia opísať niekoľko dôležitých tém naraz. Je nepohodlné odpovedať na takýto list. A môže byť náročné dočítať sa až do konca, pretože už prvý diel si vyžaduje nejakú tú akciu. Je lepšie rozdeliť takýto list na niekoľko, pričom v každom je jedna hlavná myšlienka.

Rada by som doplnila názory mojich kolegov. Niekedy sa mi zdá, že úroveň internetovej gramotnosti a korešpondenčnej kultúry len z roka na rok klesá. Možno za to môžu poslovia, kto vie? Ak aj pred piatimi alebo dvoma rokmi bolo to dosť zvláštne správanie v e-mailoch, dalo by sa odpustiť manažérovi chemického závodu z Kirova-Čepetska, ktorý mu odpovedal s chápavým úsmevom a miernym metropolitným snobstvom. Teraz, keď dostávam list od mladých a úspešných chalanov, som skľúčený. Nižšie je môj subjektívny (holivar) TOP vecí, ktoré sú otravné v korešpondencii.

1. 97 písmen v reťazci. Práve dnes mi prišlo také vlákno, trvá to už rok a už s tretím zodpovedným vedúcim. Môj gmail odmieta otvoriť tento zázrak, najmä na mobile.

2. Sto ľudí v kópii. Je to veľmi pôsobivé, keď to pridajú do kópie generálny riaditeľ, výkonný tajomník, všetci kolegovia zo susedných oddelení, ako aj všetci príbuzní do desiatej generácie. Ale my nie sme na svadbe, preboha.

3. Aj keď je počet účastníkov korešpondencie malý, často sa rozvinie do diskusie o línaní milovaného psa, nedôležitých detailoch alebo niečom ako „Spokojte sa s prvým alebo druhým!“ Napíšte ok, kto súhlasí. Facepalm.

4. Dobrý deň. No čo môžem povedať. Ani neviem ako sa k tomu vyjadriť. Mám pocit, že ľudia, ktorí to píšu, sú všetci MLMáci alebo šarlatáni.

5. Podpisy. Dokonca pre nich zvýrazním dve podpoložky. Žiadne tri!

5.1 Dlhé podpisy uvádzajúce regálie podľa mojich pozorovaní vedú k prehnanému množstvu času a obrovskému množstvu voľného času. Ideálne by bolo, keby na pätách boli aj logá rôznych firiem.

5.2 Tento list netlačte. Zachráňme stromy. Poviem vám tajomstvo, ak je stromov viac, treba ich sadiť namiesto ranných výbehov. A efekt je rovnaký a prospešný pre planétu. Naozaj si partner myslel, že vytlačím jeho list?

5.3 Podpisy v nepravoslávnom jazyku. Úprimne, vždy, keď to vidím - s pozdravom, chcem si vygoogliť preklad a zabudnúť. Zaujímalo by ma, ako sa to ešte prekladá?

5.4 Citujte korešpondenciu, inak mám problémy s pamäťou. Takýmto ľuďom radím, aby viac spali a cez víkendy sa zdržali večierkov a drog.