כיצד לנהל פגישות אפקטיביות. כיצד לנהל ביעילות פגישות בוקר

השגת עבודה מתואמת, מהירה ויעילה של הצוות היא משימה לא פשוטה עבור כל מנהיג. המשימה של הבוס היא לפתח אסטרטגיית פעולה אחת עבור כל כפוף, לפקח על עבודתו ולתקן אותה. כדי להשיג עבודה פורייה, אתה צריך להבין איך לקיים פגישות, איך לתת הנחיות כראוי לכפופים לתקופה מסוימת.

פגישת תכנון - דיון וחלוקת משימות עבודה שנקבעו לזמן מסוים. ניתן לחלק פגישות כאלה על תנאי למספר סוגים בהתאם לסוג, זמן ומספר שלהם.

הסוג הראשון כולל פגישות דיווח (ישיבות כאלה נחוצות כדי שההנהלה תדווח כיצד מתבצעות משימות העבודה כרגע), פגישות דיון (כאשר נשקלות הצעות ודונים שינויים בתוכנית הפעולה) ופגישות מוטיבציה (בהן כולם מקבלים את משימה בתהליך פתרון הבעיה העיקרית).

בהתאם לשעה, תוכל לקיים פגישות יומיות, שבועיות או חודשיות.

אם ניקח את הגורם הכמותי כבסיס, ניתן לחלק את פגישות התכנון לכלליות או המוניות (בהן כל העובדים נוכחים) וסגורות (כאשר קבוצה או מחלקה נפרדת מתייעצת).

לתכנון פגישות יש יתרונות מסוימים:

• שומר על משמעת, מפחית את מספר העיכובים.
• עוזר להגדיר בצורה ברורה וברורה משימות לצוות. תוכנית לטווח קצר ליום היא הרבה יותר שימושית ופרודוקטיבית מתוכנית של שישה חודשים.
• מציין את הביצועים בפועל. איכות זו מתרחבת אם בפגישת התכנון העובדים מגישים דוחות התקדמות לממונים עליהם.

אל תשכח את תפקיד המוטיבציה הגבוה של פגישות. עריכת פגישה בצורה מוכשרת פירושה השפעה חיובית על מצב הרוח של העובדים, מתן תשלום עבור עבודה פורייה וממריץ שיפור ביצועים. בנוסף, נכס זה תורם ליצירת קשרים חיוביים בין הצוות לממונים.

מצד שני, לפגישות תכנון יש גם חסרונות.:

• פגישות ארוכות לוקחות כוח ואנרגיה מהעובדים.
• פגישות פתאומיות ולא מתוכננות בדרך כלל אינן יעילות.

כדי להימנע מגורמים שליליים כאלה, עליך לנהל פגישות מתוך מחשבה.

דעת מומחה

בפגישת התכנון, העובדים מציעים רעיונות חדשים לפיתוח עסקי ולהגדלת המכירות

חסמיק גבורגיאן,

מנכ"ל ואחד מבעלי רשת החנויות פרובוקציה במוסקבה

אנו מתגמלים ותומכים באופן מלא בעובדים שלנו המעוניינים להגביר את המודעות למותג. הזכיינים שלנו החליטו לקיים פגישות מיוחדות 2 פעמים בחודש, בהן העובדים מביעים את מחשבותיהם והצעותיהם כיצד לפתח את החברה ולהגדיל את המכירות. מחברי הפרויקטים והרעיונות המעניינים ביותר מקבלים בונוס של עד 15% משכרם.

כמה מהדפסי החולצות הטובים ביותר שלנו עוצבו במקור והציעו עובדים. הודות לעובדים שלנו, אנו מגדילים את הנראות של החברה באמצעות חסות לאירועי נוער תרבותיים.

דוגמה בולטת: אחד מעובדינו בטולה הציע להשתתף בארגון תחרויות ספורט עירוניות וערבי מועדונים. היצירתיות והתכליתיות של עובד זה הפכו למפתח לעובדה שהפרסום שלנו הופיע בבתי קפה פופולריים בעיר. בסופו של דבר, המכירות בעיר טולה עלו פי 2. בדומה, גם הכנסתו של העובד עלתה - כמה חודשים לאחר מכן הוא הפך למנהל החנות.

3 מרכיבים של פגישות תכנון מוצלחות

1. רכיב מידע.הפוך את החומר למעניין ושימושי עבור המאזינים. אם לא ניתן להימנע ממידע משעמם, נסו להציג אותו בצורה יוצאת דופן. המידע הניתן בפגישת התכנון צריך להיות שימושי ומרגש. אם אתם עומדים לקיים פגישה מוצלחת, עדיף לא לתת מידע תפל ומשעמם.
2. מרכיב רגשי.חומר מרתק עם הצגה גרועה הוא חומר גרוע. תזכרו את האוניברסיטה - היה משעמם לבלות בשיעורים מסוימים, התלמידים ממש ישנו בכיתה, ובאחרים כולם רצו לרדת לעומק העניין ולדון.
3. המנהיג שמוביל את הפגישה.סמכותו של הדובר משפיעה ישירות על הטמעת המידע. אם עדיין לא הגעתם לכישורים רטוריים גבוהים, עבדו קשה יותר על הנקודה הראשונה והשנייה לפני קיום הפגישה.

כיצד לנהל פגישות תכנון, הימנעות מהתנגדות של עובדים

זה לא סוד שלעובדים יש פעמים רבות גישה שלילית לתכנון פגישות. כדאי להבין את הסיבות לתפיסה זו.

קוֹדֶם כֹּל, המקור המקורי של פגישות תכנון כאלה קשור לאנשים עם תקופה שבה מתקני התקשורת לא אפשרו תיאום עבודה של אנשים והיה צורך להתכנס באופן אישי עם כל הצוות ולדון בנושאי עבודה חשובים במשך שעות. מכיוון שפשוט לא היו דרכים אחרות לברר או לדון בנקודות חשובות, הצטברו המון שאלות, הערות והצעות על העבודה לקראת הפגישה. לכן, הפגישה נאלצה להתקיים במשך מספר שעות.

שנית, עובדי משרד רבים מתרגזים מהעובדה שפגישת התכנון גוזלת 1/5 מכלל זמן העבודה. יחד עם זאת, אין כל כך מה לדון - הנאום של הבוס בדרך כלל תופס חצי מהפגישה כולה.

שְׁלִישִׁית, אם אתה מקיים פגישה כל יום, אז העובדים יתייחסו לזה בקרוב כאירוע "לראווה". העובדים לא ידווחו מפורט ומעניין על התקדמות העבודה או שינויים כלשהם, כי הם פשוט עלולים לא לקרות תוך זמן כה קצר. המטרות העיקריות של כל חברה הן תוכניות ארוכות טווח, לכן אסור לקחת זמן יקר מהעובדים להקשיב ל"דברים נורמליים, אנחנו עובדים". רק במקרים קריטיים, מצבי חירום ומשימות דחופות נוצר צורך לקיים פגישות יומיות.

כיצד לנהל פגישת תכנון על ידי בחירת הפורמט הנכון

1. פגישת מידע

ניתן לקיים פגישת תכנון כזו בימי שני, להפוך אותה לאירוע שבועי עבור כל מחלקה בחברה שלך, עבור כל ראש מחלקה. מטרת פגישה זו היא לברר מה הושג בשבוע האחרון, מה הושג ומה מתוכנן לשבוע זה. מנהלים יכולים להעביר מידע חשוב לכפופים ולהניע אותם לעבוד פרודוקטיבי. אל תדחה את הזמן - עדיף לקיים פגישה תוך 30 דקות.

2. חלוקת משימות

את הפגישה הקצרה הזו כדאי לעשות מוקדם ביום. מנהלים מחלקים משימות יומיומיות ומסבירים אותן לעובדים. אם אין שאלות או מידע חשוב, פגישת תכנון כזו לא תגזול זמן עבודה רב מהעובדים.

3. פגישת תכנון

יש צורך לקיים פגישת תכנון כזו לאחר הודעה מראש בכתב או אלקטרונית לכל העובדים. תנו להם להתכונן לנושא, לקבוע שעת פגישה ומזכירת פגישה. שלח גם את המסקנות והתוצאות מהפגישה לכל מי שנכח או צריך להיות בפגישת התכנון. חשוב לציין כי אין לקיים פגישת תכנון כזו זמן רב מדי. אם עדיין לא ניתן להימנע מכך, הקפידו לארגן פסק זמן למנוחה או חטיף.

4. תכנון יצירתי

אם הפעם אין לכם מה להציע לצוות, אפשרות טובה תהיה לקיים פגישת תכנון במתכונת לא סטנדרטית. זו יכולה להיות תחרות על הרעיון הטוב ביותר או סיעור מוחות.

5. ישיבת תכנון ליישוב סכסוכים

אל תשכח את הגורם האנושי ואי הבנה אפשרית בצוות.

העמדה הנכונה של הבוס היא לזהות ולפתור בעיה כזו. קיום פגישה למטרה זו יתקבל בברכה יותר מתמיד. צריך לתת לכל אדם את האפשרות להסביר את עמדתו ולספר מה בדיוק לא מתאים לו. הפורמט של פגישה כזו לא צריך להיות קפדני, תן ​​לאנשים לדבר או להתווכח, להתווכח עם דעתם. לאחר שזיהיתם יחד את הקשיים, עליכם להתגבר עליהם. אין צורך לקחת את זה על עצמך, מומחי משאבי אנוש ומנהלים בכירים יעזרו לך.

אתה צריך לנהל פגישה על ידי בחירת נושא מעניין לכולם - כדי שכולם ירצו לדבר, ותהיה לך אפשרות לווסת את השיחה ולהתאים את הכיוון שלה.

סכמו את המפגש, אסוף את כל מה שנאמר על ידי המשתתפים והצג בפניהם את התוצאות.

אין צורך להזהיר את הקולגות כבר מההתחלה כי ישיבת התכנון מתקיימת בגלל סכסוך שנוצר. היוצא מן הכלל הוא פגישות מיוחדות שאורגנו אך ורק כדי לפתור מצבים כאלה.

כיצד להגדיל את היתרונות בתכנון

פגישות, פגישות והתכנסויות מאורגנים בצורה גרועה הם חסרי תועלת ואף מזיקים. כי כשלעצמם הם לא יוצרים ערך מוסף, אבל אפשר להשקיע בהם כמות עצומה של זמן.

למד את הכללים לארגון פגישות אפקטיביות מהמגזין "מנהל מסחרי", שיניע את זרימת העבודה במינימום זמן השקה.

כיצד לקיים פגישות תכנון יומיות: אלגוריתם שלב אחר שלב

שלב 1. קבעו את המטרות של פגישת תכנון הבוקר

כל ארגון חייב להציג ולתכנן את תוצאות עבודתו. בהתבסס על היעדים שנקבעו, עליך לערוך תוכנית מדורגת ליישום שלהם.

בחר מהרשימה את היעדים המתאימים לעסק שלך:

• לקבוע מטרות

הדבר העיקרי שבשבילו כדאי לקיים פגישות קולקטיביות הוא תכנון משימות. התוכנית היומית של עובד לא צריכה לכלול יותר מ-3 משימות ומיקוד אחד. באופן אידיאלי, כל עובד בעצמו מתווה משימות ומיקוד ליום ומדווח על כך למנהל.

כדי להגדיר יעדים ריאליים ובר-השגה, השתמש ב-. עדיף לתכנן עבודה במספרים ספציפיים. דמיינו מידע: עדיף לערוך אירוע בחדר עם מקרן או לוח עליו רושמים את המשימות העיקריות. התמקדו ביום סמן ספציפית בטוש והדגישו אותו במהלך השיחה.

עדיף שכל עובד יכתוב את התוכנית שלו.

• משוב מהעובדים

לעתים קרובות מאוד, עובדים, המתמודדים עם בעיה או מצב לא מובן, אינם מדווחים על כך לבוס שלהם. ככלל, הדבר נדון בין עמיתים ואינו נחשב ראוי לדיווח להנהלה. יש צורך ליצור קשר מתמיד עם הכפופים. על העובדים להרגל לספר למנהל על מה שמדאיג אותם ומרגש אותם בתהליך ביצוע תפקידם.

במקרה זה, המנהיג צריך לקיים פגישות נפרדות כדי להקשיב לכל בעיה ולהגיב כראוי, גם אם הוא מאמין שהמצב לא שווה תשומת לב רבה. כמו כן, חפש את שורש הבעיה, לא את האשם. הקצה אדם ספציפי שאחראי לתיקון הבעיה, והקצו לכך תאריך יעד ברור.

• העברת ניסיון והכשרה

היה הראשון לדבר - ספר לעמיתיך כיצד אתה עצמך היית מבצע את המשימה שהוטלה עליו. פתחו דיון, שאלו עובדים איך לעשות עבודה כזו או אחרת בצורה טובה יותר ופורה יותר. ניתן לקיים פגישת תכנון במתכונת של משחק או לקחת מקרה עסקי כדי שכולם יוכלו להשתתף בדיון.

ניתן לערוך הדרכה: לספר או לחזור על סקריפטים, תשובות אופייניות, הטבות למוצר, מבצעי חברה וכדומה עם עמיתים. שלב את כל הצוות בתהליך זה.

אל תחזור על עצמך, למד את העובדים משהו חדש כל יום, פתח אותם!

• הגברת רוח הצוות

דברו על החברה כצוות מלוכד - השתמשו במילים "אנחנו", "הצוות שלנו" בנאום שלכם.

דווח על דברים חדשים ומעניינים ליום האחרון: מה קרה אתמול, חדשות החברה, ההצלחות שלה (גם קטנות). אם יש לך רשימת תפוצה פנימית, זה לא אומר שכל אדם קורא אותה. לכן, את הדברים המעניינים והחשובים ביותר ניתן לספר שוב בפגישת התכנון. אם המידע אינו חיובי לחלוטין, לעובדים תהיה הזדמנות לדון בתוכנית פעולה.

זכרו תאריכים חשובים לעובדים, דברו עליהם (ימי הולדת של העובדים עצמם, משפחותיהם, ילדים, אירוע חשוב לחברה וכדומה).

• מוטיבציה לצוות

ניתן לקיים פגישה על מנת להטעין את הצוות בחיוב ליום הקרוב. בשביל זה אתה צריך:

• שבחו את אחד העובדים (רב מכר, איכות טובה, הכרת תודה מהלקוח, פתרון מצב קשה וכו').
• בעת הקצאת משימות, הסביר כיצד העבודה תשפיע באופן חיובי על המטרות הכוללות של החברה. תן לכל עובד לדעת שהם חשובים.
• השתמש במילים וביטויים מעוררי מוטיבציה: "בוא נעשה את זה!", "הראה למה אתה מסוגל!" וכו '
• הראה שאתה מאמין בכל עובד, תגיד לעתים קרובות ביטויים כמו "אנחנו יכולים", "נצליח", "אני בטוח" וכו'.

כלל חשוב לקיום פגישות פרודוקטיביות הוא לדבר רק על דברים חיוביים, לא לנזוף באף אחד בישיבת התכנון, לא לנזוף בצוות. בבוקר כדאי לדבר רק על החיובי!

הקפד להשתמש בכל המטרות שהוזכרו לעיל, אבל לא כולם צריכים פגישות בבת אחת.

שלב 2. אנו מנסחים את התקנון

לאחר שבחרתם את המטרות של פגישות הבוקר שלכם, עליכם להחליט כיצד לנהל אותן. את התקנון ניתן להדפיס ולתלות במשרד בו מתקיימת ישיבת התכנון.

החליטו כמה זמן אתם מתכוונים לקיים את הפגישה, ורשמו זאת בתקנון. חמש עשרה דקות הן מספיק זמן לקיים פגישה יעילה. בנוסף, ערכו תוכנית ספציפית: על מה תדברו בפגישה. בשביל זה אתה צריך:

הפגישה צריכה להתבצע בנימה חיובית. ברכו את הצוות, סמנו את אחד העובדים על העבודה שנעשתה וההצלחה ביממה האחרונה. בסיום הפגישה תוכלו לברך את הצוות, לאחל להם יום נעים או להניע אותם לעבודה פרודוקטיבית.

בתחילת ישיבת התכנון דווחו על הנעשה ביממה האחרונה. הגדר משימות חדשות על סמך מה שכבר נעשה. לאחר מכן, אתה יכול לערוך אימון או להתחיל חזרה.

קבלו את תגובת הצוות, דברו איתו בסוף הפגישה, כדי לא לגרור את האירוע. אם הנושא לדיון קשה מדי ודורש יותר משתי דקות, קח אותו לפגישת תכנון נפרדת או הקצה עובד ספציפי לפתור אותו.

שלב 3. הכנה לפגישה

כדי לנהל פגישת תכנון בצורה נכונה ומוכשרת, כדאי להתכונן אליה מראש. ההכנה לפגישת הבוקר עדיף לעשות בערב, והקפידו לרשום הכל.

משימות היום צריכות להיות עקביות עם יעדים ארוכי טווח ולקחת בחשבון את הבעיות שעלו מהיום הקודם. בנפרד, עבור כל פריט, רשום על מה תדבר: חדשות חיוביות, בעיות, אירועים אחרונים, למידה.

שלב 4. אנו עורכים פגישת תכנון

התחל את הפגישה עם תוכנית. תגיד שלום לצוות. עקבו אחר השעה כדי שהפגישה לא תימשך יותר מ-15 דקות.

במהלך הפגישה, התבונן בתגובת העובדים לכל שלב בפגישה. אז אתה יכול לקבוע מה היה מעניין לצוות ומה לא. אם יש מידע כלשהו שהעובדים אינם מעוניינים בו, שקול האם ניתן להסירו מהתכנית או לשנות את אופן הצגתו.

אתה יכול להבין באיזו יעילות ביצעת פגישת תכנון לפי המדד של איכות העבודה של העובדים, רמת המכירות. אם הפרודוקטיביות גדלה, אז פגישת התכנון אורגנה בצורה נכונה.

דעת מומחה

כיצד לנהל פגישת תכנון בוקר לא סטנדרטית

דמיטרי גרישין,

יו"ר מועצת המנהלים ואחד ממייסדי קבוצת Mail.Ru במוסקבה

מבחינתנו קיום פגישות במתכונת יוצאת דופן היא דבר שכיח. כל אחד לוקח פחות מחצי שעה. פגישות התכנון פתוחות לכולם, כל עובד יכול להשתתף, ולא רק מי שקשור ישירות לנושא פגישת התכנון. אנחנו מדברים בעמידה כדי להתרחק מהפורמט הרגיל של העבודה במקום העבודה.

מציאת כמה שיותר רעיונות יצירתיים לפתרון הבעיות שנוצרו, גם כאלו שנראות לגמרי לא מציאותיות, היא המטרה העיקרית שבאמצעותה התחלנו לקיים פגישות תכנון כאלה. ההצעות זוכות לביקורת קפדנית עד נקודה, ללא רגשות, מדברות רק על הצד הטכני של הנושא.

כל מה שמציע הצוות מוכנס למאגר מידע מיוחד. קיום אירועים במתכונת זו פירושו לתת לעובדים אפשרות לשמוע אחד את השני ולא להיתלות בבעיה לא משמעותית. כולם מרגישים מעורבים במטרה משותפת, חשובה לחברה, וזה, כמו שום דבר אחר, נותן תמריץ לעבוד.

כיצד לנהל פגישת תכנון במחלקה

כל אחד מאיתנו מבין כמה על ראשי המחלקות לעשות. בנוסף לעבודה הרגילה, הם לוקחים על עצמם פתרון בעיות וארגון כללי של המחלקה כולה. יעילות עבודתו של המפקד תלויה באילו שיטות וכלי ניהול הוא משתמש. האם כדאי להקדיש זמן ולקיים פגישות במקרה הזה?

הכל תלוי בגישת המנהיג לנושא פגישות התכנון. במקרה אחד, הבוסים ניגשים לקיום ישיבות תכנון בצורה מאוד פורמלית, גם אם חוקי החברה קובעים שיש לקיים פגישות כאלה. מנהיג כזה מאמין שהעיקר הוא יותר מאמץ, פחות פגישות. מנהלי מחלקות אחרים מחליטים לקיים פגישות מיוזמתם, כי הם יודעים עד כמה כלי כזה יעיל לשיפור איכות עבודת הצוות.

אם החונך של מחלקה שלמה סבור שצריך לקיים פגישות פשוט כי "זה הכרחי", אז אסור לו לבזבז זמן בקיום פגישות תכנון. כל אירוע המאורגן רק למען המראה משפיע על העבודה רק בצורה שלילית. על בסיס השם עצמו, פגישת תכנון היא תכנון מוכשר של פעולות להשגת המטרות הגדולות של החברה.

בהתבסס על מחזור Deming, פגישת התכנון היא בדיקה תקופתית (Check) של עבודת הצוות על מנת לשנות או לנתב את התנועה (Akt), במידת הצורך.

באיזו תדירות לקיים פגישות תכנון במחלקה? פגישות יומיות במחלקה נחוצות רק לעובדים חדשים או חסרי ניסיון שאינם יכולים להתמודד ללא מעקב וייעוץ מתמידים מהממונים. לצוות מגובש ומנוסה יותר, יש לקיים פגישות אחת לשבוע, באותו יום, בערך זהה בזמן ובמבנה של ישיבת התכנון. זה הכרחי למטרת משמעת.

לרוב, המנהיג מסרב לקיים פגישת תכנון, כי הוא רואה בכך בזבוז זמן. האינטראקציה עם הצוות הופכת למונולוג קצר ללא משוב מהעובדים. עם גישה זו, רוב הפונקציות אובדות, למעט אולי מידע, ובחלקו, משמעת.

עבור כל מנהיג, אינטראקציה עם קבוצה היא הרבה יותר קשה מאינטראקציה עם כל עובד בנפרד. ניהול צוות שלם בבת אחת הוא מיומנות של בוס מנוסה וטוב. מנהיג כזה יודע לנהל פגישת תכנון בצורה נכונה: מהירה ועניינית, תוך קבלת "תמורה" מהקבוצה, דיון איתם על נושא כלשהו ועל סמך זה הסדרת עבודת המחלקה. עדיף להקפיד על פגישה של חצי שעה (+- 15 דקות). זה מונח פיזיולוגית באדם בדיוק זמן כזה לריכוז הגדול ביותר של תשומת לב.

הצגת אירוע חדש - פגישות תכנון - תיקח זמן מה. לעתים קרובות יידרש יותר מפגישה אחת כדי לגרום לכלי כזה לעבוד. אם ראש המחלקה יתחיל להקשיב לתגובת הצוות, הוא יקבל הרבה מידע חדש שאיש לא הביע בעבר. אבל עכשיו התיק התגלה - המנהיג עצמו שאל! יהיה צורך להגדיר תפקידים נפרדים לעובדים ומינוי שלהם בעבודת הקבוצה כולה, להתגבר על התנגדויות ולטעון את עמדתם בצורה הטובה ביותר. לעתים קרובות, מנהלים לא משלימים את הטמעת כלי חדש, ובמרחק של כמה צעדים מהתוצאה האידיאלית, הם חוזרים לניהול פחות יעיל, כלומר לנהל שיחות בנפרד עם כל עובד.

10 כללים כיצד לנהל פגישת בוקר במחלקת המכירות

לעיתים קרובות מנהלי מכירות טובים באחריות הבסיסית של לדבר עם אנשים ולמכור מוצר, אך יחד עם זאת הם כלל לא מסוגלים לפעול לפי התוכנית, לנתח את העבודה שנעשתה ולעבוד בהתמדה. אם המנהל כבר קיבל הרבה הזמנות לחודש זה, הוא מפסיק לעבוד בצורה אקטיבית, מבצע פחות שיחות קרות ואינו מתמודד עם לקוחות פסיביים.

בהבחין במגמה זו, המנהל יכול ליידע את המנהל על כך בפגישת התכנון, לומר שהתחמקות שלו מהעבודה הבחינה ונשלטת. כמובן שמנהלים יחפשו תירוץ לא להשתתף בפגישה, בטענה שהם עסוקים. ניתן לקיים פגישה לצורך ניהול אדמיניסטרטיבי, כאשר המנהל יכול להשפיע על העבודה ולשפר אותה במידה והוא מבחין בירידה או במצב חירום.

כדי לנהל פגישת תכנון בצורה יעילה ככל האפשר, עליך להקפיד על אלה כללים:

כלל 1. מחזוריות

אתה צריך לקיים פגישות בוקר באותה שעה בכל יום, ללא קשר למצב הרוח שלך. עם הזמן פגישת התכנון תהפוך להרגל ותשמש אות למנהלים להתחיל לעבוד. היו מקרים שבהם היעדר פגישה או הארגון הגרוע שלה שברו את דרכו הרגילה של היום של המנהלים, הוציאו מצב רוח טוב ורצון לעבוד.

בפגישת תכנון הבוקר על המנהלים להתאושש לחלוטין, להתעורר ולהבין – זה הזמן להתחיל לעבוד!

כלל 2. משמעת

3 המפתחות לפגישת תכנון מוצלחת הם קיום פגישות עם מבנה מדויק, מטרות מוגדרות, ובאותו הזמן. אם מקפידים על הכללים, לפגישת התכנון יש השפעה חיובית על עבודת המנהלים, חריגה מהם, להיפך, פוגעת בעבודה.

יש לקיים את הפגישה במקביל. על העובדים להגיע למשרד מראש ולא לאחר. עליכם להתכוונן לעבודה לפני ובמהלך הפגישה, כדי שתוכלו להתחיל לעבוד מיד לאחר סיום פגישת התכנון. על כל מנהל להתכונן מראש לפגישת התכנון, להגדיר יעדים ליום ולחשב את כל המדדים כדי לא לקחת זמן מכל הצוות במהלך הפגישה ולא להיות מוסח בעצמו.

אם תבחר לקיים פגישה מבוססת משחק, המתן לזה כ-45 דקות. זה יותר מאשר לפגישת תכנון רגילה, אבל יעיל מאוד לעבודת הצוות ולביצועים הפיננסיים של החברה.

כלל 3. מרץ

פגישת הבוקר קובעת את מצב הרוח לעובדים לכל היום.

אם תערכו פגישת תכנון משעממת ולא מעניינת, אז לא תהיה השפעה חיובית מהעבודה באותו יום. תנו מידע בצורה ברורה ומעניינת, אל תתנו לצוות להיסחף מהנושא או לשאול על דברים שאינם קשורים לעבודה הכוללת של הצוות.

בפגישת התכנון כדאי לדבר רק על מה שתקף לכלל העובדים. אירוע כזה הוא עבודה קולקטיבית, ולא רק זמן לשבת בחוץ.

כלל 4: אימן את המנהלים שלך ללא הרף

בכל פעם בסיום יום העבודה שאלו את המנהלים איך התנהלה העבודה – אילו קשיים עלו, על אילו התנגדויות של לקוחות לא ניתן היה להתגבר. סכמו את המידע כדי לבלות חלק מפגישת הבוקר, ולסדר את המצב עם הצוות.

ראשית, תנו למנהל עצמו לתאר את הבעיה שנוצרה. לאחר מכן, סקור בקצרה את התיאוריה בנושא, כגון קטע טיעון. לאחר מכן, ארגנו משחק סיעור מוחות במהלך המשחק: המנהל המתמודד עם הקושי ייקח על עצמו את תפקיד הלקוח, ושאר הכפופים מציעים אפשרויות לפתרון הבעיה.

הדיון צריך להתנהל כך שכל עובד ייקח חלק בחיפוש אחר פתרון. אינכם צריכים להסביר בעצמכם ובכל פעם כיצד להתמודד עם הקושי, תנו לצוות למצוא מוצא על ידי אינטראקציה אחד עם השני.

גישה כזו עם למידה יומיומית תאפשר למנהלים להשתפר כל הזמן ולא לפחד להתמודד עם בעיה.

כלל 5

הכלל ברור מאוד מהכותרת. אם תפסיק לשלוט בעבודת המנהלים, לא תראה עבודה יעילה.

כלל 6. הנעת צוות

בעת עריכת פגישת תכנון, דווח לא רק על התוצאות הכוללות של היום הקודם, אלא גם הדגש את המנהלים עם הביצועים הטובים והגרועים ביותר. זה לא ישפיע לרעה על עבודת העובדים, אלא רק ייתן תמריץ לעבוד באותה מידה או להשתפר אם משהו נכשל אתמול.

חשוב לציין לא רק אינדיקטורים כמותיים, אלא גם את איכות העבודה. שבחו את המנהלים שתקשרו עם הלקוח טוב יותר מאחרים. ניתן להאזין לשיחות העובדים בעצמכם או להגיש בקשה לדיווח למחלקת בקרת איכות.

כלל 7. ספציפיות בתוכניות

בתכנון יומו בפגישת הבוקר, על המנהל להחליט אילו מכירות יבצע, את מי יפגוש, כמה יקבל. יש צורך להתרגל לקיים את האירוע כך שמנהלים תמיד ימסרו את הנתונים הללו במספרים ובשמות ספציפיים של ארגונים. תן למנהל לציין בבירור את החברות שאליהן יתקשר ויפנה, גם אם אין לו תשובות ספציפיות מלקוחות שנקבעו להיום.

בנוסף, התוכנית היומית צריכה להיות חלק מהמטרה החודשית. במילים אחרות, אם תוכנית המכירות החודשית היא 500,000 רובל, אז איש המכירות לא יכול לתכנן לקבל 15,000 רובל ליום, שכן קצב כזה לא יוביל להשלמת משימה ארוכת טווח.

זה הכרחי להתמודד עם התנגדויות של העובדים שלך שאינם רוצים להציב לעצמם רף גבוה, בהתייחס לאמונות טפלות או אי שביעות רצון פשוטה. למד את העובדים להציב יעדים שאפתניים.

אל תשכח שהתוכנית חייבת להיות אמיתית ואפשרית, ולא סתם נאמרת. על המנהל להבין שהמשימה שהוגדרה להיום היא אמיתית, ולשאוף להשיגה.

כלל 8. בדקו את המוכנות של כל הצוות

לפני שאתה שולח את הכפופים שלך למקומות שלהם, בדוק את מוכנותם. אנחנו מדברים גם על משאבים חיצוניים (חומרים למצגות, כרטיסי ביקור, מאגרי מידע טלפוניים וכו'), וגם על פנימיים, "אנושיים" - בין אם לכל אחד יש מצב רוח מתאים או שאתה צריך לעבוד עם מישהו בנפרד כדי להניע אותם פעילויות פרודוקטיביות.

כלל 9

כדי להשלים את פגישת התכנון, העלו משפט מוטיבציה בהיר שישמש אות להתחיל בעבודה - למשל, "לעסקים!", "קדימה!" וכו '

ביטוי כזה ישמש כעוגן שימריץ את הצוות בנוסף.

כלל 10. הדמיה

על מנת להפעיל את הרחפן ביעילות רבה יותר, חובה לעצב לוח עליו יצורפו תוצאות הפגישה והדירוג, כך שהעובדים יוכלו לראות את ההישגים הכוללים, ביצועיהם ועד כמה הם קרובים ליישום. של התוכנית החודשית.

איך לקיים פגישת תכנון כל שבוע

אם אתה רוצה לנהל פגישת תכנון בצורה יעילה, אתה צריך לשקול שני תנאים.קודם כל, הזמן המוקצב לפגישה לא אמור להיות ארוך, כחצי שעה. השני הוא הקלטה במהלך פגישת התכנון. יש לרשום את המטרות שהשמיעו המנהיגים.

המתכנן השבועי מורכב מארבעה שלבים:

שלב 1. פרסום יעדי החברה

עדיף לקיים פגישות שבועיות על ידי התחלה עם סיכום של המטרה העיקרית או ארוכת הטווח של המשרד. למשל, "חברה משגשגת עם שוק נרחב". לאחר מכן, שם את המשימה לתקופה קצרה יותר - כמו "הגדל את הכנסות הארגון לשנה זו פי 3".

שלב 2: ראשי צוות מספרים בתורו מה הם עשו בשבוע שעבר כדי להשיג את מטרתם.

יש צורך לערוך פגישת תכנון על מנת לברר מידע ספציפי מהמנהיגים על העבודה שנעשתה. אסור לאפשר ביטויים כלליים, דיבור לא אינפורמטיבי, כמו "הצלחנו להגביר את יעילות המחלקה ב-10%". במקרה כזה כדאי לשאול נכון באילו אמצעים ננקטו.

אם ראש המחלקה ממשיך למסור מידע בעל אופי כללי, על ראש הישיבה לקטוע אותו ולשאול ישירות אם יש מידע הראוי לעיון בפגישה. אם לא, אתה צריך להעביר את הפגישה קדימה, להעביר את הקומה ליחידה אחרת.

אם אתה מקיים פגישות בפורמט זה, אתה יכול לראות בבירור את תוצאות העבודה של כל מחלקה בחברה. בנוסף, כך מתברר מי מהמנהיגים פועל קשה לטובת הארגון, ומי סתם מעמיד פנים.

שלב 3. נקבע יעד לשבוע הבא לכל החברה, ולמנחהמחפשהסכמת המשתתפים למטרה זו

תנו לכל מנהיג את האפשרות לספר מה המחלקה שלו הולכת לעשות השבוע, איך הוא יבצע את התוכנית. רשום את המשימות המתוכננות ביומן.

בנוסף, למנהלי מחלקות תהיה הזדמנות ליצור אינטראקציה זה עם זה: בקשו ממחלקה אחרת לעשות משהו אם יש צורך במאמצים משותפים. לאחר דיון, יש לרשום יעדים כאלה ביומן.

שלב 4. ראש הפגישה שואל אם הם מוכנים באמת להשיג את מטרת השבוע ומודיע על ההתחלה.

צורת תכנון זו עוזרת להשיג את התוצאות החיוביות ביותר. ראשי מחלקות מתחילים לעבוד קשה ולהשיג ביצועים גבוהים במחלקה שלהם או לפנות את התפקיד עבור כוח אדם יקר יותר. בעזרת פגישות כאלה אפשר להבין מי מהקולגות עושה מאמצים מקסימליים, ומי רק יוצר מראית עין.

דעת מומחה

האפשרות הטובה ביותר לפגישות תכנון שבועיות היא רב-שכבתית

ולדימיר קיסלב,

מנכ"ל, שותף של CJSC "Company SHERP" במוסקבה

פגישות תכנון שבועיות הן אירועי חובה לכל חברה, בהם תוצאות העבודה נבדקות ודונות ונקבעות יעדים לשבוע הבא. עדיף לקיים פגישות בכל רמה. תחילה נפגשים ראשי המחלקות והמנכ"ל ולאחר מכן מתקיימות פגישות תכנון בכל מחלקה עם הממונה הישיר עליו. בתדריכים משניים, הבכירים עשויים להכריז גם על מידע הנוגע לכל החברה ולכל עובד.

חשוב לקיים פגישת תכנון לא רק במסגרת הקפדנית של הנושא האמור, אלא גם כדי לאפשר לעובדים לברר מידע מעניין ולדון בנושאי עבודה. התפקיד של פגישות כאלה גדול מאוד: כך הצוות לומד על מטרות חדשות, שינויים בתוכנית או חדשות אחרות. על המנכ"ל לקיים פגישות עם עובדים שאינם משתתפים בפגישות תכנון שבועיות אחת לחודש או ברבעון.

איך לנהל פגישות תכנון ביצירתיות

1. בחר מקום יוצא דופן

הפגישות אינן מוגבלות למשרד. חפשו מקום יפה בעיר שלכם, טיילת, מדרחוב או בית קפה. העיקר שתוכל להגיע במהירות מהעבודה ולעבודה.

מקום שקולגות יאהבו: בית קפה, סוללה, אזור פארק. האזהרה היחידה היא שהמקום יהיה ממוקם קרוב למשרד כדי שכולם יוכלו להגיע במהירות.

2. קבעו זמן לא סטנדרטי

השתדלו לקיים פגישות לא בבוקר, אלא, למשל, בצהריים (רק בלי להשאיר את הצוות בלי אוכל) או 30 דקות לפני סוף יום העבודה (זה מאיץ את קצב העבודה!).

3. חומרים בשימוש

תנו את המשרד לא לכל המשתתפים, אלא סט נייר ועט ל-2-3 אנשים. כך, הם עצמם יחליטו מי ומה יכתוב.

4. קחו מכולם את הטלפונים לפני הפגישה

פתרון טוב הוא לקיים את הפגישה ללא הסחות דעת. בהתחלה זה יגרום למבוכה ובלבול, אבל אז זה יגביר משמעותית את הריכוז והמעורבות של המשתתפים בפתרון בעיות.

5. שנה את הפורמט של האירוע

ניתן לקיים פגישת תכנון בטלפון או בסקייפ כדי לגוון את הקצב הרגיל כשכולם רגילים לשבת בחדר ישיבות.

דעת מומחה

האם פגישת תכנון עם סיגרים, נרגילה וויסקי יכולה להיות יעילה

ניקולאי נובוסלוב,

מנהל ארטנאוקה, מוסקבה

על סמך ניסיון אישי אני יכול לומר שלגידול במספר הפגישות יש השפעה שלילית על התפוקה של החברה. ניסינו לערוך "יום שקט במשרד" ודאגנו שגישה זו תיתן תוצאה טובה יותר מפגישת התכנון עצמה. לצערנו השיטה הזו לא מתאימה לנו לחלוטין, לא נוכל להעביר יום ללא פגישות מדי שבוע, שכן אנו עוסקים בתחום האירוע.

עובדים ירצו להשתתף יותר בפגישת תכנון אם יקיימו פגישות עם סיגר ושותים וויסקי. בסביבה כמעט בלתי פורמלית שכזו, עמיתים יכולים לומר הרבה יותר ולהביע את דעתם בכנות. לא חששתי שתופיע היכרות בצוות אם יתקיימו ישיבות תכנון כאלה. היחסים בין העובדים לא השתנו, אנשים פשוט מרגישים רגועים יותר, מביעים את דעתם על המצב ונותנים עצות טובות.

כיצד לנהל פגישות תכנון תוך שימוש בניסיון של חברות מצליחות

קיום פגישות נכון עם הצוות לא אומר תמיד ארגון פגישות במתכונת הרגילה, כאשר כולם מתאספים ויושבים על כיסאות. בחברות מודרניות, שבהן שיטות לא סטנדרטיות משתרשות במהירות, יותר ויותר אנשים מנסים לקיים פגישות בעמידה. פגישות "על הרגליים" עוזרות להיפטר משיחות ריקות וממושכות, לשמוע רק את המידע החשוב ביותר.

Atomic Object, חברת פיתוח תוכנה, החליטה מזמן לקיים פגישות על הרגליים. הודות לפורמט היצירתי הזה, ההנהלה משיגה תוצאות מקסימליות: ללא נימוקים מיותרים, שאלות ברורות ותשובות נכונות. התרגול מראה כי ישיבות עמידה אורכות לא יותר מ-7 דקות - הצוות מתכנן את היום, מקשיב להנחיות ומיד מתחיל לעבוד. אם תערכו פגישות מסוג זה, לעובדים לא תהיה הזדמנות להירגע, והם יצטרכו לפעול ולדבר בצורה פעילה יותר.

הוול סטריט ג'ורנלמדווח כי גם במלחמת העולם הראשונה היה נהוג לקיים פגישות תכנון קצרות, מאחר שהאיטיות הייתה בלתי מתקבלת על הדעת. בהמשך הועברה לעסק מתכונת דומה שבה היה צורך להאיץ אינטראקציה וחילופי מידע.

היתרונות של מתכונת הפגישה החדשה הוכחו מדעית. החוקר האקדמי אלן בלודורן מאוניברסיטת מיזורי מצא שעמידה לפגישת תכנון פירושה פחות זמן לעובדים, אבל משיג, אם לא טוב יותר, אז בדיוק את אותן תוצאות בהשוואה לפגישות רגילות.

תוצאות הסקר גרסה אחתשנערך בשנת 2011, כ-80% מהעובדים מתוך 6,000 שנשאלו אישרו כי נהוג שהחברות שלהם מקיימות פגישות קצרות מדי יום.

בנוסף לרחפנים "על הרגליים", חברות מערביות העלו חידושים נוספים לעבודה יעילה יותר.

למשל בחברה פייסבוקהחליט לקיים פגישות קצרות 15 דקות לפני ההפסקה, ובכך לקבוע תחילה את משך הפגישה. עובדים אומרים ששיטה זו מביאה לתוצאות טובות: אנשים מדברים בקצרה ורק על הנושא.

אם יש צורך להילחם במשמעת בחברה, לצמצם את מספר העיכובים, יש צורך לקיים פגישות קצרות. עדיף לא להזמין את המאחרים לדיון, כי מבלי לדעת חלק מהמידע, הם יפריעו לפגישה ויגררו זמן על ידי שאילת שאלות מיותרות.

בחברה אדובימערכותהחליטו לקיים פגישות תכנון ובמקביל לטפל בעיכובים. הם אפילו קבעו עונשים למי שמגיע בזמן הלא נכון. הזמן שאבד באשמת המאחרים הושווה לזמן שניתן היה להשקיע בפיתוח תוכניות. אז הקנס על כל עיכוב הוא $1.

חֶברָה מארז פלדההמציא את המוזרות שלו - האות לתחילת המפגש הוא ההרכב של אלביס פרסלי - "קצת פחות שיחה" או "פחות פטפוט".

אם לעובדי הארגון אין זמן לערוך לא רק פגישת תכנון רגילה, אלא גם קצרה, ניתן לקיים פגישה באמצעות כלי תקשורת. במקרים כאלה, אתה יכול לבחור לתקשר באמצעות צ'אט או דואר אלקטרוני של החברה על מנת להעביר את המידע הבסיסי הדרוש לעמיתים. יחד עם זאת, קיום פגישות "על הרגליים" עדיין יעיל יותר מכל ישיבות תכנון אחרות.

מידע על מומחים

חסמיק גבורגיאן, מנכ"ל ובעלים משותף של רשת החנויות פרובוקציה, מוסקבה. LLC "פרובוקציה-הפקה". תחום פעילות: ייצור ומכירה של ביגוד ואקססוריז עם הדפסים פרובוקטיביים. טריטוריה: משרד ראשי - במוסקבה; ייצור - בטבר; חנויות וחנויות - ביותר מ-100 ערים ברוסיה, בלארוס, אוקראינה וקזחסטן. מספר עובדים: 55 (בחברת האם).

דמיטרי גרישין, יו"ר מועצת המנהלים ומייסד שותף של קבוצת Mail.Ru, מוסקבה. דמיטרי גרישין הוא ראש הדירקטוריון מאז מרץ 2012. בשנת 2005, הוא הפך לאחד המייסדים השותפים של קבוצת Mail.Ru, שם מנובמבר 2010 עד אוקטובר 2016 כיהן כמנכ"ל החברה (רוסיה). דמיטרי עובד ב-Mail.Ru משנת 2000; ב-2001 מונה למנהל הטכני של החברה, בין השנים 2003-2010 שימש כמנהל כללי. בוגר הפקולטה לרובוטיקה ואוטומציה משולבת של האוניברסיטה הטכנית של מוסקבה. נ.ע. באומן. בשנת 2012, הוא הקים את GrishinRobotics, חברת הון סיכון להשקעה ברובוטיקה צרכנית ברחבי העולם.

ולדימיר קיסלב, מנהל כללי, שותף של חברת SHERP CJSC, מוסקבה. ולדימיר קיסלב - מנכ"ל ושותף בכיר בחברת הייעוץ "חברת SHERP" משנת 2000. הוא עוסק בתחום ניהול כוח אדם משנת 1996, משנת 1998 עמד בראש שירות ניהול כוח אדם של אחזקה גדולה ומגוונת. CJSC "Company SHERP" קיימת משנת 2000, עוסקת בגיבוש צוותי ניהול אפקטיביים ביותר ובפיתוח העסקים של לקוחות, תוך שימוש בטכנולוגיה קניינית חדשנית.

ניקולאי נובוסלוב, מנהל ארטנאוקה, מוסקבה. IP Novoselova T.A. (מדעי האמנות). תחום פעילות: ביצוע מופעים, גיבוש צוות ומצגות המבוססות על ניסויים מדעיים. טריטוריה: משרד ראשי במוסקבה, שמונה נציגויות ברוסיה. מספר צוות: 10. מספר מופעים בשנה: 340.

ראש המחלקה הוא אדם עסוק מאוד. אינדיקטורים, תקנות, פתרון בעיות מורכבות, ארגון כולם והכל להתקדם לעבר המטרה - הכל על כתפיו. ככל שנבחרת כלי הניהול בצורה נכונה יותר, כך המנהיג יעיל יותר. האם כדאי להקדיש זמן לכלי כזה כמו פגישת תכנון בחלוקה לינארית?

גם בחברות שבהן ישיבות תכנון הן חובה ומוסדרות, מנהלים לעתים קרובות ניגשים אליהן באופן רשמי - יורים בחזרה להצגה ועובדים על. פגישות תכנון נחשבות לבזבוז זמן, מה שעלה על ידי תיאורטיקנים. המוטו שלהם הוא "מתרגלים צריכים לעבוד, לא להתייעץ". יחד עם זאת, בחברות בהן פגישת התכנון היא אופציונלית והיא יוזמה אישית, ישנם מנהלים שללא תזכורות נוספות, אוספים עובדים בזמן מסוים ומשוחחים איתם.

מדוע המנהיגים ה"מוזרים" הללו מבזבזים את זמנם היקר בצורה כה "לא יעילה", אם אף אחד לא מחייב אותם לעשות זאת? הייתי צריך להתעמק בנושא הזה לאחרונה. המשבר חייב את המנהלים הבכירים לצלול עמוק יותר לתוך העסק. כללי המשחק בשוק השתנו, וכדי שהחברה לא רק תמשיך לצוף, אלא גם תנצל את המשבר לחיזוק מעמדה בשוק, יש צורך להתקרב ללקוחות - חיצוניים ופנימיים כאחד. .

על מנת להגיב במהירות לשינויים ולהגביר את רמת השליטה במצב, התחלתי בין היתר להצטרף באופן קבוע לפגישות תכנון במחלקות והשוויתי בין סגנונות ניהולם השונים. המספרים היו חושפניים: מתוך 12 מחלקות בפרופיל יחיד שבהן מתבצעות גם מכירות וגם אכיפת חוזים, המדדים הגבוהים והיציבים ביותר הם שבהם מתקיימות פגישות תכנון מדי שבוע. וזה לא במקרה.

מטרת הפגישה

אם המנהל עונה על השאלה לגבי מטרת פגישת התכנון: "כי זה אמור", עדיף לא לקיים אותה כלל. כל אירוע רשמי "לראווה" פועל רק לשלילה, הם מלמדים אותך לעבוד לא למען התוצאה, אלא למען "המראה של תנועה לעבר המטרה". השם "פלנרקה" מעיד שמטרתה לעדכן את התנועה לפי התוכנית המתוכננת לקראת היעדים שנקבעו.

אם נשקול את האירוע הזה מנקודת המבט של מחזור דמינג (Plan - Do - Check - Akt), אזי פגישת התכנון היא בקרה (Check) קבועה של פעילויות על מנת להסיק מסקנות ובמידת הצורך לתקן את התנועה (אקט). אבל יש סטטיסטיקות לזה! האם כדאי לאסוף עוד אנשים? זה בהחלט שווה את זה, והפונקציות העיקריות של פגישת התכנון עוזרות לנו לוודא זאת.

הפונקציות העיקריות של המתכנן

1) מידע. לעובדים יש כמה דרכים לקבל מידע על המצב בחברה ובשוק:

• מידע רשמי שפורסם, שלעיתים מתעלם ממנו או אינו מובן במלואו;
• רכילות, לעתים רחוקות מאוד מהאמת, אך נידונה בהנאה רבה בקנטינות ובחדרי עישון;
• מידע ממקור ראשון, עם הסברים ודגש על נקודות חשובות, שהמנהיג נותן בפגישת התכנון, תוך מתן תשומת לב ראויה לפתרון התנגדויות והפחתת האפקטיביות של מפה לאוזן.

וחובה ליידע את העובדים על תנועת המחלקה בדרך המיועדת.

2) שליטה. בנוסף לנתונים יבשים וקטגוריים, היכולת לשלוט באווירה בצוות, להבהיר את הסיבות להצלחה או לירידה בביצועים. על סמך תוצאות פגישת התכנון, מתגלים לא פעם כשלים בשרשרת האינטראקציה בתוך היחידה ובחברה, והמנהל נוקט מיידית בפעולות לסילוקם.

3) מוטיבציה. עובדים צריכים תשומת לב. זכור את אפקט הות'ורן המפורסם בניהול - פריון העבודה עולה מהעובדה שתשומת לב מוקדשת לפעילות העובדים. פגישת תכנון היא אחת הדרכים הטובות ביותר להזכיר באופן קבוע לעובדים שהם חשובים ושעבודתם זוכה לתשומת לב מספקת.

לאחד העובדים במחלקה הייתה פריצת דרך, המראה - סיבה טובה להכיר בהישגים ובמידת הצורך לתמוך ברוח התחרותית במחלקה. ועדיין, בנוסף למספרים, אתה צריך לראות את העיניים של העובדים שלך. מנהלים צריכים להקשיב היטב לעובדים שלהם. התנהגות העובד השתנתה, הפתיל נעלם - סיבה למנהל לכלול שיחה פרטנית בתכנית השבועית.

4) חינוכית. בפונקציה זו, פגישת התכנון היא כלי הכרחי לפישוט העבודה הניהולית הקשה של המנהל. במהלך השבוע התקיים תיק עבודה המעיד על כולם - הראש רושם אותו ומפרסם אותו בישיבת התכנון. לפיכך, הצורך המעצבן לחזור על אותו דבר לאנשים שונים פעמים רבות נשאר בעבר, ואנו באופן קבוע ומודע "מחדד" את כלי העבודה שלנו.

5) ארגוני. זה נוהג טוב להזמין נציגים של מחלקות קשורות לפגישות, במיוחד ברגעי חדשנות. ההזדמנות לבסס או להתאים אינטראקציה, להסיר קונפליקטים, להחליף חוויות.

6) משמעת. בְּ מוֹטִיבָצִיָה, ככלי ניהול, יש חסרון אחד מאוד משמעותי: פעולתו קצרת מועד. מעטים האנשים המסוגלים להנעה עצמית, ואנשים בעלי יכולת זו הם אלו שהופכים לרוב למנהיגים.

משמעת, טקסים וחוקים קבועים, הכוללים את פגישת התכנון, נועדו לעזור להניע עובדים. פלנרקה הוא אירוע. העובדים מתרגלים לעובדה שהם יצטרכו לא רק דיווח במספרים, אלא גם נכונות להצדיק את האינדיקטורים שלהם. לקראת פגישת התכנון מכינים שאלות, עובדים אוספים ומעבירים לראש תיקים אותם יש להראות לכל המחלקה לדעתם. כמו ארוחת ערב משפחתית בימי שישי, מפגש התכנון הופך לפעולה משמעתית רגילה על פי הכללים, כאשר על כל אחד לדחות את עסקיו, להקפיד על נוכחות במקום העבודה ולבסוף לפנות זה מול זה. זה חשוב במיוחד.

באיזו תדירות לקיים פגישות

אני מאמין שתדריכי הצוות היומיים מתאימים רק למצטרפים חדשים הזקוקים לסגנון ניהולי חונכות ותמיכה בכל שלב. עבור צוות מבוסס, ישיבות תכנון צריכות להיות מדי שבוע. העיקר שהן מבוצעות באותו יום, באותו זמן, ותואמות בערך את משך וסדר הפעולות, מה שיאפשר שמירה על תפקוד המשמעת.

דוגמה לתרחיש תכנוני אפשרי:

• הראש מעביר הודעה אינפורמטיבית, בעקבות התוצאות, העובדים יכולים לשאול שאלות הבהרה.
• המנהל מכריז על מדדים מתוכננים ושואל את העובדים שאלות לגביהם. מארגן פגישות אישיות לפי הצורך.
• המנהיג מדבר על מקרה בוחן השבוע או מציג עובד מוזמן.
• המנהל מבהיר האם ישנם נושאי עבודה דחופים החשובים לכל המחלקה ודורשים דיון בישיבת התכנון. מעריך נושאים, מחליט במה לדון באופן מיידי, מה ידרוש החלטה מאוחרת.
• המנהיג מספר על תוכניות לשבוע הנוכחי - אירועים משמעותיים, פגישות ומסיים את ישיבת התכנון.

עלויות זמן

במשך זמן רב אנו מבלים - זו הסיבה העיקרית לכך שמנהיגים מסרבים לקיים פגישות תכנון. זה מוביל לדחייה מוחלטת של הכלי הזה, או שהכל מסתכם במונולוג קצר של המנהיג ללא משוב מכפיפים. רק פונקציות אינפורמטיביות ומעט משמעתיות נשמרות.

זו למעשה בעיה: ניהול "אנושי" קל יותר מאשר עבודה עם קבוצה. ניהול דינמיקה קבוצתית היא אומנות להיות מנהיג טוב. המטרה שלו היא לקיים בקצרה וברורה פגישת תכנון, ובמקביל לקבל משוב מהעובדים, שיסייעו במידת הצורך לתקן את התנועה. משך הזמן האופטימלי הוא עד 20-45 דקות. הזמן הזה מהילדות מוטל בנו כתקופת ריכוז.

כוחו של מנהיג הוא בכך שהוא קובע את הכללים. כדי למנוע מתיחת פגישת התכנון, יש צורך לערוך "חוזה לפגישת התכנון" עם העובדים. לדוגמה:

• אנחנו דנים רק בנושאים כלליים, אנחנו מוציאים כאלה ספציפיים להחלטה אישית.
• אנחנו קצרים ולעניין.
• אנחנו לא מוסחים מבעיות עבודה, אנחנו מכניסים את הטלפונים למצב רטט.
• על ידי ציון בעיה, אנו מציעים פתרון.
• נושאים שאינם עובדים נדונים בשעות שאינן עבודה.

מערכת הכללים עשויה להשתנות בהתאם למצב. העיקר שהמנהיג ינהל את התקנות ולא יתעמק בבעיות בעצמו. מטרת פגישת התכנון היא לזהות, וניתן לקבל את ההחלטה בהמשך, תוך שקלול ולימוד מדוקדק של כל הפרטים בזמן עבודת המחלקה. העיקר להראות לעובדים שהבעיות המוצהרות נפתרות. לעיתים יש מצבים בהם פגישת התכנון חורגת מהזמן המוקצב, האינטנסיביות בצוות נראית היטב. אז אתה צריך לתאם פגישה נוספת, לעתים קרובות לאחר שעות העבודה. זו המיומנות של מנהל – למנוע מהמצב להתחמם, לזהות סמנים שמראים היבטים שליליים בצוות.

כמובן שייקח זמן ליישם את כלי התכנון במחלקה. לפעמים אתה צריך לבצע יותר מאירוע אחד לפני שהכלי יהפוך ליעיל באמת. כשמנהל ייפתח למשוב, הוא יופתע לשמוע הרבה דברים שלא נאמרו שהעובדים כבר מזמן רצו לומר, אבל מעולם לא היה להם סיכוי. ואז הוא שאל! עליכם לחשוב על התפקידים של הכפופים לכם והשימוש בהם בדינמיקה קבוצתית, לעבוד עם התנגדויות ולהתווכח ברמה הגבוהה ביותר. מנהיגים רבים לא הולכים בדיוק בדרך הזו – הופכים, ונכנסים לניהול אינדיבידואלי, שהוא הרבה יותר עתיר עבודה ופחות יעיל, כשיש רק שני שלבים להצלחה.

מנהלים ששולטים היטב בכלי זה משתמשים בו במחלקות שלהם בהצלחה רבה, מכיוון שהם הצליחו להעריך את יעילותו. פגישת התכנון אינה שריד מהעבר ולא פורמליות, אלא אחד הכלים המודרניים והיעילים ביותר המסייעים בפתרון המשימה הקשה ביותר לניהול – השגת יעדי היחידה. ודווקא מתוך מטרות אלו נוצרת הצלחת החברה כולה.

רוב מנהלי המכירות מצוינים בתקשורת ובמכירה, אך למרבה הצער, יציבות, ביצוע תוכנית עבודה, ניתוח ובדיקת מאמצים שנעשו אינם נקודות החוזק שלהם. אם למנהל יש הרבה הזמנות החודש, הוא בהכרח נרגע: הוא מתחיל לבצע פחות שיחות קרות, מפסיק לעבוד עם לקוחות "ישנים".

בפגישות התכנון יכול ראש אגף המכירות לציין את הירידה המתהווה בעבודת המנהל ולהביא לידיעת העובד כי הבחינו בשיבושו מהעבודה והושגה שליטה. כמובן שמנהלים יתנגדו נחרצות להשתתפות בפגישת התכנון, תוך התייחסות לכך שממש אין להם זמן, וכרגע עסקה בוערת. עליכם להבין כי המנהיג הוא זה אשר באמצעות פגישות תכנון מיישם את פונקציית הניהול האדמיניסטרטיבי ומארגן את עבודת הצוות ללא ירידות ועבודות חירום.

איך לארגן ולערוך פגישת תכנון בצורה היעילה ביותר?

זְמַן

מתכננים צריכים להתקיים בבוקר. אם יום העבודה מתחיל בפגישת תכנון, המנהלים לא יאחרו לעבודה, בנוסף, ישיבת התכנון תיתן תשלום עבור עבודה במהלך היום.

דיווח

על המנהלים להביא לפגישת התכנון את הדו"חות של היום הקודם: יומן שיחות ופגישות ודו"ח מכירה. המסמך הראשון מראה כיצד ניצל המנהל את זמן העבודה, השני - אילו תוצאות הוא השיג. לא פעם, גם בשלב ההכנה לפגישת התכנון, מתברר למנהל שהשקיע מאמצים בכיוון הלא נכון, ואפקטיביות עבודתו עלולה להיות גבוהה יותר. מסמך נוסף שהמנהל מכין לפגישת התכנון הוא רשימת שיחות ופגישות מתוכננות. זה חשוב! ראשית, הרשימה המוגמרת מצביעה על כך שהמנהל יכול להתחיל לעבוד מיד לאחר סיום פגישת התכנון, ושנית, המנהל יכול להתאים רשימה זו ולקבוע סדרי עדיפויות.

תַקָנוֹן

מצד אחד, פגישת התכנון לא אמורה להפוך לפגישה של שעות רבות, מצד שני, גם פגישה רשמית של חמש דקות לא תביא תוצאות. עם ארגון נכון, אפשר בהחלט לשמור בתוך חצי שעה. בתחילת פגישת התכנון המנהל בודק את דיווחי העובדים, ובמקרה של אי מילוי התכנית (בשיחות, פגישות או מכירה) הוא מגלה את הסיבה: טעות, רשלנות או נסיבות אובייקטיביות. עבודתו של כל עובד זוכה להערכה אובייקטיבית. זו יכולה להיות הערה מילולית פשוטה או שבחים, העיקר שמנהלי מכירות ירגישו שליטה מתמדת מהראש – במקרה הזה הם מתחילים לעבוד הרבה יותר טוב.

ארגן וערוך פגישות תכנון בצורה יעילה ככל האפשר.

מצא פתרון לבעיה המוצהרת לדיון או קבע את הכיוון להתפתחות המצב בכיוון בונה.

מעניין לערוך פגישת תכנון כדי שלמשתתפים לא יהיה זמן לפהק ולא תהיה להם תחושת בזבוז זמן.

תוכנית פעולה

1. הכירו את השיטה המוצעת לארגון פגישת תכנון.

2. הכינו את עצמכם, הכינו את החומרים הדרושים והזמינו משתתפים.

3. ערכו פגישת תכנון.

4. לסכם את תוצאות פגישת התכנון ולהכיר את כל המשתתפים בהן.

איך לארגן פגישה

ראשוןמה שנדרש לפגישת התכנון הוא השאלה או נושא הפגישה. איזו בעיית עבודה אתה רוצה לפתור? איזו השפעה חיובית על עבודת הארגון תהיה התוצאה של פגישת התכנון. הכירו את המשתתפים במפגש עם נושא זה מראש. כך תחסכו זמן במהלך פגישת התכנון, וסביר להניח שהמשתתפים בדיון יבואו עם רעיונות מעניינים בנושא שלכם.

שְׁנִיָה- אלו האנשים שישתתפו במפגש התכנון. איזה סוג של מומחים ומנהלים באיזו רמה, או איזה סוג של עובדי קו אתה צריך כדי למצוא את התשובה לשאלה.

שְׁלִישִׁי- מיקום המפגש. חשוב שזה יהיה חדר נפרד או אפילו חדר ישיבות מיוחד. היכן שיש מספיק מקום לכולם, זרים (צוות שלא משתתף בפגישת התכנון) לא יוכלו להפריע לכם והטלפונים לא יצלצלו.

רביעי- עיתוי הפגישה. רצוי שיהיה נוח לכל המשתתפים או קבוע. לדוגמה, פגישות תכנון יומיות מתקיימות מדי יום בשעה 8:30 חדות.בכל מקרה, בבחירת מועד פגישת התכנון, תצטרכו להתמקד במשתתפים החשובים ביותר. ולמנות אותו מראש, למספר שעות, או יותר נכון, ימים.

חמישי- כללים לקיום ישיבת תכנון. חשוב לא רק להתחיל את פגישת התכנון בזמן, אלא גם לסיים אותה בזמן. קבעו מראש את סדר הדיון בשאלות ואת הזמן המוקצב לכל משתתף. הגבל את זה, זה יהפוך את הדוחות לתמציתיים ואינפורמטיביים ככל האפשר. לדוגמה, הופעה אחת היא לא יותר מ-10 דקות.

שִׁשִׁית- חומרים מאולתרים. המינימום הנדרש הוא עטים לכל המשתתפים ונייר. דאגו לזה בעצמכם, מראש, כדי שלא תצטרכו לבזבז זמן דיון בחיפוש על מה ועל מה לכתוב. ייתכן שתצטרכו גם: טבלה, מקרן, מסך, מחשב נייד, מדפסת. יש להכין ולבדוק את כל הציוד מראש.

שְׁבִיעִית– מנחה ישיבת התכנון או המזכירה שיתעד את התהליך ואת תוצאות הדיון בנושא שלכם.

פורמטים לתכנון

1. סיכום, מפגש מידע.

ניתן לקיים פגישות תכנון כאלה מדי שבוע בתחילת השבוע לראשי כל המחלקות בארגון שלך.

בשביל מה מתכננים אלה?

2. פגישת תכנון – חלוקת משימות שוטפות.

מתקיים בדרך כלל בתחילת כל יום עבודה. הפורמט ברור - המנהל נותן לכפופים משימות לאותו יום. אסור גם למתוח את זמן האירוע - כולם קיבלו את המשימה והלכו להשלים אותה.

3. ישיבת תכנון לדיון בנושא שהועלה.

אתה מנסח את שאלתך מראש, שנוסחה עבורך החיים עצמם והמצב הנוכחי בשוק שלך.אתה משמיע את מטרת פגישת התכנון, שולח את המידע הזה למשתתפים. בקשו מהם להתכונן (במידת הצורך) בנושא. קבעו מראש את הכללים ואת מזכירת ישיבת התכנון. שלחו את תוצאות פגישת התכנון לכל המשתתפים. הזמן לפגישת תכנון כזו הוא לא יותר משעתיים. אבל יש מקרים שבהם צריך יותר זמן. במקרה זה, הוא יתכנן הפסקות מאורגנות של 15-20 דקות לתה ורק לנוח. (הכינו גם תה וממתקים מראש!)

4. פגישת תכנון יצירתי.

בקשות לעבודה באימון
1) פיתוח משאב של יצירתיות לצמיחה (פיתוח עצמי, צמיחה מקצועית, פיתוח עסקי)
2) פתרון קונפליקטים פנימיים, התגברות על משברים בעזרת משאב של יצירתיות

כבר נכתבו הרבה הנחיות והמלצות כיצד לנהל פגישות תכנון. ניתחנו עבורכם את המידע שפורסם וריכזנו אותו לשיטה אחת. אז איך נכון, או ליתר דיוק יעיל, לארגן ולנהל פגישת תכנון.

יַעַד:

ארגן וערוך פגישות תכנון בצורה יעילה ככל האפשר. מצא פתרון לבעיה המוצהרת לדיון או קבע את הכיוון להתפתחות המצב בכיוון בונה.

מעניין לערוך פגישת תכנון כדי שלמשתתפים לא יהיה זמן לפהק ולא תהיה להם תחושת בזבוז זמן.

תוכנית פעולה

1. הכירו את השיטה המוצעת לארגון פגישת תכנון. 2. הכינו את עצמכם, הכינו את החומרים הדרושים והזמינו משתתפים. 3. ערכו פגישת תכנון. 4. לסכם את תוצאות פגישת התכנון ולהכיר את כל המשתתפים בהן.

מה צריך לקיים פגישת תכנון: הדבר הראשון שנדרש לניהול פגישת תכנון הוא שאלה או נושא לפגישת תכנון. השני הוא האנשים שישתתפו במפגש התכנון. השלישי הוא המקום לפגישת התכנון. רביעית – זמן פגישת התכנון. חמישית - התקנון לישיבת התכנון. שישית - חומרים מאולתרים. השביעי הוא מנהיג ישיבת התכנון או המזכירה.

פורמטים של מתכנן.

1. סיכום, פגישת תכנון אינפורמטיבית. ניתן לקיים פגישות תכנון כאלה מדי שבוע בתחילת השבוע לראשי כל המחלקות בארגון שלך.

בשביל מה מתכננים אלה?

2. פגישת תכנון – חלוקת משימות שוטפות.

מתקיים בדרך כלל בתחילת כל יום עבודה. הפורמט ברור - המנהל נותן לכפופים משימות לאותו יום. אין למתוח גם את זמן האירוע - כולם קיבלו את המשימה והלכו להשלים אותה.

3. ישיבת תכנון לדיון בנושא שהועלה.

אתה מגבש את שאלתך מראש, שהחיים עצמם והמצב הנוכחי בשוק שלך גיבשו עבורך. אתה משמיע את מטרת פגישת התכנון, שולח את המידע הזה למשתתפים. בקשו מהם להתכונן (במידת הצורך) בנושא. קבעו מראש את הכללים ואת מזכירת ישיבת התכנון. שלחו את תוצאות פגישת התכנון לכל המשתתפים. הזמן לפגישת תכנון כזו הוא לא יותר משעתיים. אבל יש מקרים שבהם צריך יותר זמן. במקרה זה, הוא יתכנן הפסקות מאורגנות של 15-20 דקות לתה ורק לנוח. (הכינו גם תה וממתקים מראש!)

4. פגישת תכנון יצירתי. כשהרעיונות שלך לא מספיקים (או שהם פשוט לא קיימים, זה גם קורה). פגישת תכנון כזו עדיף לעשות במתכונת של סיעור מוחות, או שיטה יצירתית אחרת למציאת רעיונות שנוחה לכם.

5. פגישת תכנון – כדרך לפתרון מצבי קונפליקט בצוות.

כולנו בני אדם, כולנו בני אדם... ויש קונפליקטים ברורים ונסתרים בעבודה. וכשאתה, כמנהיג, רואה שהמצב קרוב לקריטי, פשוט תן לאנשים את ההזדמנות להתבטא.

לכוון את אנרגיית הקונפליקט = הרס שלהם לבריאה. ערכו פגישת תכנון לעובדים במתכונת של דיון חופשי, תנו להם אפשרות להתווכח בגלוי, אך ללא "התקפות" ועלבונות.

איך לעשות את זה? "לפתור" את הסכסוך במיומנות - זו המשימה הישירה שלך. חפש עזרה מאנשי מקצוע אחרים בתחום משאבי אנוש או מהנהלה בכירה. בחרו נושא רלוונטי, אבל, נניח, ניטרלי לכל המשתתפים. וקחו על עצמכם תפקיד של צופה והקשיבו לכולם היטב, רק מכוונים את המשתתפים לכיוון בונה ואל תתנו להם להגיע למבוי סתום.

הקפידו לסכם את הדיון בנושא האמור, להסיק מסקנות ולהכיר את כל המשתתפים בהן. אין צורך ליידע את המשתתפים שהפגישה מתקיימת כדי לפתור מצבי קונפליקט. למעט אותם מקרים בהם נושא יישוב הסכסוך הוא שמוגדר כמטרה לקיום ישיבת תכנון.