E-mail – čo to je, čo potrebujete vedieť a ako ho používať? Ako používať e-mail na Yandex. Ako používať e-mail: príručka pre začiatočníkov Ako sa naučiť pracovať s e-mailom

Príznaky tehotenstva po implantácii embrya

E-mail je jednou z prvých internetových služieb, ktorá vám umožňuje vymieňať si správy alebo v súvislosti s názvom „e-mail“ takzvané e-maily. Dnes už málokto píše obyčajné listy – rýchlejšie je poslať list z vašej e-mailovej schránky, ktorý sa k adresátovi dostane takmer okamžite.

E-mail má niekoľko slangových názvov – email (z angl. Email), „mydlo“, elektronický, mail. Rovnako ako pri bežnej papierovej pošte existujú také pojmy ako schránka, doručenie, príloha, prijatie, odoslanie, napísanie listu, adresát, odosielateľ atď. Dá sa povedať, že e-mail je v mnohom podobný bežnej pošte, len s tým rozdielom, že list sa nepíše perom, ale píše sa na klávesnici počítača a pošty sú poštové servery, ktoré zhromažďujú, triedia a odosielajú poštu na príjemcov.

Táto časť bude pokrývať všetky aspekty práce s e-mailom potrebné pre začínajúceho používateľa počítača a internetu.

E-mail je moderný, dostupný a rýchly komunikačný prostriedok. Ak pred masovou distribúciou internetu bola elektronická korešpondencia množstvom podnikov a organizácií, teraz ju môže používať takmer každý používateľ počítača s prístupom na internet. Postupom času sa vyvinula určitá kultúra používania elektronickej pošty v podobe jednoduchých pravidiel vedenia elektronickej pošty. Dodržiavaním týchto pravidiel […]

Dostali ste e-mail a odosielateľ čaká na vašu odpoveď. Ako to urobiť správne? Samozrejme, môžete odosielateľovi napísať odpoveď, kde môžete uviesť, že ide o odpoveď na email z takého a takého dátumu a takého a takého predmetu. Bude však správnejšie a jednoduchšie používať špeciálnu funkciu poštovej služby, ktorá sa nazýva „Odpovedať“. Poďme na to správne […]

Každý aktívny používateľ internetu nevyhnutne používa e-mail, pretože je veľmi pohodlný, rýchly a jednoduchý. Aby ste mohli posielať e-maily, potrebujete poštovú schránku od vášho poskytovateľa internetových služieb (poskytovateľa) alebo registrovanú schránku v jednej z populárnych bezplatných poštových služieb - yandex.ru mail, mail.ru mail a gmail. Ako spustiť poštovú schránku je popísané v článku [...]

Skôr či neskôr si každý aktívny používateľ internetu bude musieť založiť vlastný e-mail, pretože. bez nej nie je možné naplno využiť všetky možnosti, ktoré internet poskytuje. Samozrejme, bez elektronickej schránky sa zaobídete, ak potrebujete sieť iba na sledovanie správ, predpovede počasia alebo televízneho sprievodcu, ale na registráciu v akýchkoľvek službách, […]

Skutočnosť, že schopnosť pracovať na počítači je dnes potrebná pre každého a každého, je nepochybná aj medzi skeptíkmi.

Kniha, ktorú práve držíte v rukách, bude skutočným priateľom a pomocníkom pre tých, ktorí si chcú sami a v krátkom čase osvojiť múdrosť práce na osobnom počítači. Je napísaná jednoduchým a zrozumiteľným jazykom, je prístupná a jednoduchá aj pre začiatočníkov. Veľké množstvo konkrétnych príkladov a názorných ilustrácií prispieva k rýchlej a ľahkej asimilácii navrhovaného materiálu.

Jej dôsledná prezentácia, ako aj podrobný podrobný popis kľúčových operácií a postupov krok za krokom robia zo štúdia tejto knihy vzrušujúci proces, ktorého výsledkom bude schopnosť komunikovať „na vás“ s akýmkoľvek moderným počítačom.

Popis je založený na príklade Windows XP Professional.

kniha:

Sekcie na tejto stránke:

V dnešnej dobe je nevedieť používať e-mail ako nevedieť čítať. Odoslanie správy vedeniu alebo životopisu zamestnávateľovi, vytváranie kamarátov, obchodná komunikácia, výmena fotografií atď. – to všetko nie je možné bez zvládnutia zložitosti e-mailu. Preto dnes nemajú svoju emailovú adresu len leniví ľudia. Tu budeme hovoriť o tom, ako si založiť vlastný e-mailový účet, ako odosielať a prijímať e-maily, preposielať prílohy a oveľa viac.

9.4.1. Ako si nastaviť e-mailovú schránku?

V tejto časti zvážime poradie otvorenia poštovej schránky na príklade poštovej služby obľúbeného portálu www.yandex.ru.

* * *

Na hlavnej stránke akéhokoľvek internetového zdroja, ktorý poskytuje bezplatné e-mailové služby, je odkaz určený na prepnutie do režimu vytvárania poštových schránok. Tento odkaz môže byť pomenovaný inak; na www.yandex.ru v čase písania je tzv Získajte poštovú schránku. Po kliknutí na tento odkaz sa zobrazí dialógové okno znázornené na obr. 9.22.

Ryža. 9.22. Prvá fáza vytvárania krabice

V prvej fáze musíte zadať svoje priezvisko a meno, ako aj názov poštovej schránky, ktorá sa má vytvoriť ( Prihlásiť sa). Všetky tieto údaje sa zadávajú z klávesnice. Pri zadávaní prihlasovacieho mena môžete použiť písmená anglickej abecedy, čísla, ako aj podčiarkovníky a spojovníky (medzery v názve nie sú povolené).

* * *

Počas procesu prihlasovania poštová služba automaticky kontroluje, či je momentálne zaneprázdnená. Ak sa ukáže, že poštová schránka s týmto názvom už existuje, ponúknu sa vám ďalšie možnosti prihlásenia blízke tej, ktorú ste sa pokúšali zadať (aj tak sa ponúkajú, pozri obr. 9.22).

Po vyplnení zadaných údajov kliknite na tlačidlo Ďaleko prejdite na ďalšiu fázu vytvárania poštovej schránky (obr. 9.23).

Ryža. 9.23. Druhá fáza vytvárania krabice

V tejto fáze by ste mali zadať heslo, ktoré sa neskôr použije na prístup k poštovej schránke. Na zadanie hesla môžete použiť rovnaké znaky ako pri zadávaní prihlasovacieho mena, ako aj špeciálne znaky ( % , & , + atď.). Heslo musí obsahovať najmenej 6 a nie viac ako 20 znakov.

* * *

Aby sa predišlo chybe pri zadávaní hesla, malo by sa zadať dvakrát: do poľa heslo a v teréne Potvrďte heslo. Ak sú do týchto polí zadané rovnaké hodnoty, potom pod poľom Potvrďte heslo zobrazí sa nápis zadané správne(Pozri obrázok 9.23). Ak sa však pri zadávaní hesla stala chyba (chybou je akýkoľvek rozdiel v poliach heslo a Potvrďte heslo), potom pod poľom Potvrďte heslo zobrazí sa príslušná informačná správa s výzvou na opätovné zadanie hesla. Zatiaľ čo rozdiely sú v okrajoch heslo a Potvrďte heslo nie sú vyriešené, schránku nie je možné vytvoriť.

Používatelia niekedy zabudnú alebo stratia heslo svojej poštovej schránky. Na vyriešenie takýchto problémov bol implementovaný špeciálny mechanizmus, ktorý používateľovi umožňuje prístup k jeho poštovej schránke bez zadania hesla. Zmyslom tohto mechanizmu je odpovedať na tajnú otázku. Táto tajná otázka a odpoveď na ňu sú uvedené v druhej fáze vytvárania poštových schránok v poliach Bezpečnostná otázka a Odpoveď(Pozri obrázok 9.23). Okrem toho sa samotná otázka vyberie z navrhovaného rozbaľovacieho zoznamu a odpoveď na ňu sa zadá z klávesnice. Príklady bezpečnostných otázok: meno matky zaslobodna(pozri obr. 9.23), Obľúbené jedlo, Moja školská prezývka atď. Kontrolné otázky sú samozrejme tvorené tak, že presnú odpoveď na ne môže poznať iba konkrétny človek. Ak sa heslo stratí, systém vydá bezpečnostnú otázku zadanú pri vytváraní schránky a ak je odpoveď na ňu správna, prístup do schránky bude otvorený.

V teréne Iný e-mail (ak existuje) môžete zadať predtým získanú e-mailovú adresu, ak je k dispozícii. Toto pole je voliteľné. Ak obsahuje e-mailovú adresu, registračné informácie budú odoslané na túto adresu ihneď po vytvorení e-mailovej schránky. Ak chcete, môžete zadať aj svoj mobilný telefón (neodporúča sa to však)

V teréne Kontrolné číslice z klávesnice je potrebné zadať čísla (bez oddeľovačov a medzier!), ktoré sú zobrazené vyššie (pozri obr. 9.23).

Po vyplnení uvedených údajov je potrebné kliknúť na tlačidlo Registrovať– v dôsledku toho sa na obrazovke zobrazí informácia, že registrácia bola úspešne dokončená (obr. 9.24). Ak chcete, môžete sem zadať ďalšie informácie o sebe.

Ryža. 9.24. Dokončenie registrácie

Môžete ich zadať, alebo stačí kliknúť na odkaz Začnite používať poštu- hneď potom sa na obrazovke otvorí rozhranie poštovej schránky (obr. 9.25). Ak chcete následne zadať svoju poštovú schránku, musíte zadať svoje prihlasovacie meno a heslo do príslušných polí na hlavnej stránke portálu (v našom príklade www.yandex.ru) a kliknúť na tlačidlo Vstúpiť.

Ryža. 9.25. Rozhranie poštovej schránky

Ľavá strana rozhrania obsahuje niekoľko priečinkov na ukladanie elektronickej korešpondencie. Štandardne sú ponúkané tieto priečinky: Doručená pošta, Odoslané, Diaľkové ovládanie, Nevyžiadaná pošta a koncepty.

Všetky prichádzajúce e-maily, s výnimkou listov rozpoznaných ako spam, idú do priečinka Doručená pošta. Tento priečinok je štandardne otvorený, keď sa prihlásite do svojej poštovej schránky.

Priečinok Odoslané určený na uchovávanie odoslanej (odchádzajúcej) elektronickej korešpondencie. Pri odosielaní každého listu sa jeho kópia (so všetkými prílohami, ak nejaké existujú) štandardne umiestni do priečinka Odoslané.

V priečinku Diaľkové ovládanie ukladá sa elektronická korešpondencia, ktorá bola vymazaná pomocou odkazu Odstrániť.

Do priečinka Nevyžiadaná pošta Umiestňuje sa všetka prichádzajúca korešpondencia, ktorú systém rozpozná ako spam. Tento priečinok je možné rýchlo vymazať pomocou odkazu umiestneného napravo od názvu priečinka (zobrazí sa, ak je v priečinku aspoň jedno písmeno). Mimochodom, priečinky sa čistia rovnakým spôsobom. Diaľkové ovládanie.

* * *

V priečinku koncepty môžete ukladať písmená, ktoré z nejakého dôvodu nie sú určené pre žiadny z vyššie uvedených priečinkov.

Ak chcete presunúť správy z priečinka do priečinka, označte ich v zozname pomocou príslušných začiarkavacích políčok a potom v rozbaľovacom zozname Premiestni do priečinku(tento zoznam sa nachádza na pravej strane rozhrania nad zoznamom písmen) vyberte požadovaný priečinok a stlačte tlačidlo umiestnené vpravo OK.

Nad zoznamom písmen je niekoľko odkazov určených na prepnutie do jedného alebo druhého režimu prevádzky. Zoznam týchto odkazov v rôznych priečinkoch môže vyzerať odlišne. Keďže poradie ich použitia je jednoduché, budeme brať do úvahy iba odkazy, ktoré sa nachádzajú v priečinku Doručená pošta.

S odkazom Napíšte vykoná sa prechod do režimu vytvárania nového e-mailu. Súčasne sa na obrazovke otvorí rozhranie, v ktorom je uvedený adresát (alebo viacerí adresáti), predmet listu, tvorí sa text listu a v prípade potreby sú pripojené súbory, ktoré je potrebné odoslať spolu s listom.

* * *

Ak je aktuálna e-mailová správa (alebo niekoľko označených správ) spam, mali by ste použiť odkaz Toto je spam. Pomocou tohto odkazu môžete nahlásiť spam poštovej správe, aby boli prijaté príslušné opatrenia proti spamerom. Pri kliknutí na odkaz Toto je spam na obrazovke sa otvorí okno, v ktorom musíte potvrdiť skutočnosť, že ide o spam.

kapitola Adresár je navrhnutý tak, aby udržiaval zoznam príjemcov, s ktorými sa má udržiavať najaktívnejšia korešpondencia. Ak chcete do zoznamu pridať nového príjemcu, použite odkaz Pridajte poznámku, potom do okna, ktoré sa otvorí, zadajte meno a priezvisko príjemcu, jeho emailovú adresu, telefónne číslo, ľubovoľný komentár a dátum narodenia. Jedinou povinnou náležitosťou každého adresáta je e-mailová adresa.

V kapitole Nastavenie konfigurácia nastavení poštovej schránky. Najmä tu môžete vytvárať, upravovať a odstraňovať priečinky určené na ukladanie elektronickej korešpondencie, vyberať štýl listov, prispôsobovať poštové rozhranie atď. používanie "čiernych" a "bielych" zoznamov). Pozoruhodný je aj implementovaný mechanizmus automatického zberu pošty, ktorého nastavenie umožňuje automaticky vyberať poštu zo všetkých ostatných schránok, ktoré používateľ má a doručovať ju do tejto schránky.

kapitola Vyhľadávanie navrhnutý na rýchle vyhľadávanie písmen. Pri práci s veľkým objemom elektronickej korešpondencie je vhodné využiť možnosti tejto sekcie. Ako parametre vyhľadávania môžete zadať ľubovoľný fragment textu (ktorý môže byť obsiahnutý v texte aj v predmete listu) a e-mailovú adresu odosielateľa/príjemcu. Mali by ste tiež určiť priečinky, v ktorých sa bude vyhľadávanie vykonávať.

Takto sme sa naučili, ako si sami vytvoriť vlastnú poštovú schránku. V tomto prípade sa však všetky úkony na prácu s elektronickou korešpondenciou musia vykonávať priamo na serveri pomocou rozhrania poskytovaného poštovou službou. Na prácu s e-mailom je oveľa pohodlnejšie použiť špeciálne poštové programy. V tejto knihe sa pozrieme na jeden z najpopulárnejších z týchto programov, Outlook Express.

9.4.2. Účel a funkcie programu Outlook Express

Microsoft Corporation je vývojárom poštového programu Outlook Express a to do značnej miery prispieva k tomu, že tento program je jedným z najpopulárnejších poštových klientov. Po prvé, je to spôsobené tým, že Outlook Express dokonale spolupracuje s inými produktmi spoločnosti Microsoft (Internet Explorer atď.). Okrem toho je tento program veľmi vhodný pre domácich používateľov - na rozdiel napríklad od rovnakého programu Microsoft Outlook, ktorý je tiež vyvinutý spoločnosťou Microsoft, ale je určený predovšetkým pre kancelárskych používateľov.

Predvolené rozhranie programu je znázornené na obr. 9.26.

Ryža. 9.26. Outlook Express

Ako môžete vidieť na obrázku, okno programu má štruktúru typickej aplikácie Windows. V hornej časti je hlavné menu, pod ním panel s nástrojmi a hlavnú časť rozhrania zaberá pracovný priestor rozdelený na štyri panely. Ľavý horný panel obsahuje zoznam priečinkov s e-mailami, pravý horný panel zobrazuje obsah priečinka, na ktorom sa nachádza kurzor. V ľavom dolnom paneli sa nachádza zoznam kontaktov z adresára a v pravom dolnom paneli je text písmena, na ktorom sa nachádza kurzor.

Funkcionalita poštového programu Outlook Express vám umožňuje riešiť nasledujúce úlohy:

Prijímanie, čítanie, vytváranie, odosielanie a uchovávanie elektronickej korešpondencie;

Práca so službou okamžitých správ Windows Messenger: pripojenie, odosielanie správ, konfigurácia nastavení;

Používanie viacerých účtov na prácu s elektronickou korešpondenciou;

Udržiavanie adresára, v ktorom sú uložené e-mailové adresy;

Práca s diskusnými skupinami (prijímanie, čítanie, ukladanie, odosielanie);

Flexibilné prispôsobenie užívateľského rozhrania a parametrov prevádzky programu v súlade s potrebami konkrétneho užívateľa;

Vytváranie e-mailových správ pomocou rôznych formulárov, ktorých výber je možné vykonať zo zoznamu navrhnutého programom az ľubovoľného miesta na disku;

Nastavenie a používanie antivírusovej a antispamovej ochrany;

Importujte e-maily z iných populárnych e-mailových programov pomocou vstavaného sprievodcu importom;

Importujte adresár z iných populárnych e-mailových programov;

Export elektronickej korešpondencie a adresára;

Výstup e-mailových správ na tlač;

Uloženie elektronickej pošty ako samostatného súboru alebo formulára;

Ukladanie e-mailových príloh ako samostatný súbor;

Vykonávanie množstva ďalších akcií vzhľadom na špecifiká používania programu a potreby konkrétneho používateľa.

Pred použitím e-mailového programu Outlook Express si však musíte vytvoriť e-mailové konto. Toto je uvedené v nasledujúcej časti.

9.4.3. Vytvorte si konto v programe Outlook Express

Ak chcete prepnúť do režimu konta Outlook Express, vykonajte príkaz hlavnej ponuky servis? účty Výsledkom je, že okno zobrazené na obr. 9.27.

Ryža. 9.27. E-mailové účty

Ak chcete vytvoriť nový poštový účet, v tomto okne na karte Mail stlač tlačidlo Pridať(toto tlačidlo sa nachádza v pravej hornej časti okna, pozri obr. 9.27) a v ponuke, ktorá sa otvorí, vyberte položku Mail. V dôsledku toho sa na obrazovke otvorí okno. Sprievodca internetovým pripojením; Pomocou Sprievodcu sa krok za krokom vytvorí nový účet. Tým sa vykonajú nasledujúce kroky.

1. V prvej fáze by ste mali zadať ľubovoľné používateľské meno z klávesnice (môže to byť napríklad meno a priezvisko), potom stlačte tlačidlo Ďalej.

2. V druhom kroku je potrebné zadať aj e-mailovú adresu z klávesnice (napr. [e-mail chránený] ), potom stlačte tlačidlo Ďalej.

3. V tretej fáze budete musieť špecifikovať servery pre prichádzajúce (POP3, IMAP alebo HTTP, vo väčšine prípadov - server POP3) a odchádzajúce správy. Výber serverov závisí od umiestnenia poštovej schránky používateľa; adresy týchto serverov získate od svojho poskytovateľa e-mailových služieb. Napríklad, ak je poštová schránka otvorená www.yandex.ru, potom bude server prichádzajúcich správ pop.yandex.ru, a odchádzajúce - smtp.yandex.ru. Po zadaní serverov stlačte tlačidlo Ďalej.

4. Vo štvrtej fáze zadajte do príslušných polí pomocou klávesnice názov vytvoreného účtu a heslo a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

5. Piaty krok stlačením tlačidla Pripravený dokončí proces vytvárania nového účtu.

V dôsledku vykonaných akcií sa v okne zobrazí vytvorený účet Online účty(pozri obrázok 9.27) na kartách Všetky a Mail.

Teraz môžete začať pracovať s e-mailovými správami.

9.4.4. Ako prijímať a odosielať e-maily?

Ak chcete prijať e-mail, musíte vykonať príkaz hlavného menu servis? Doručiť poštu? Doručiť poštu(tento príkaz sa volá aj stlačením kombinácie klávesov Ctrl+M), alebo kliknite na príslušné tlačidlo na paneli s nástrojmi (nezabudnite sa pred tým pripojiť na internet).

Prijaté e-maily budú umiestnené do priečinka Doručená pošta a počet neprečítaných správ bude uvedený v zátvorkách (pozri obrázok 9.26).

Pokiaľ ide o odosielanie e-mailov, existujú dva spôsoby, ako to urobiť. Prvým je, že list sa odošle ihneď po napísaní - nižšie vám povieme, ako to urobiť. Pri použití druhej metódy sa odosielajú listy, ktoré sú v priečinku vychádzajúce(používatelia sem vkladajú napísané, ale neodoslané listy) - na to musíte vykonať príkaz hlavného menu servis? Doručiť poštu? Odoslať všetko alebo kliknite na tlačidlo na paneli nástrojov Doručiť poštu(pomocou tohto tlačidla prijímať aj odosielať e-maily).

9.4.5. Ako napísať a poslať email?

Existuje niekoľko spôsobov, ako prepnúť do režimu generovania poštových správ. Najbežnejším z nich je spustenie príkazu hlavnej ponuky Súbor? Vytvorte? poštová správa. V dôsledku toho sa na obrazovke otvorí okno na generovanie poštových správ, ako je znázornené na obr. 9.28.

Ryža. 9.28. Vytvorte e-mailovú správu

Na paneli môžete tiež vytvoriť novú správu Kontakty(tento panel sa nachádza v ľavom dolnom rohu pracovného rozhrania programu) dvakrát kliknite na požadovaného adresáta alebo na skupinu kontaktov. V tomto prípade sa v okne na vytvorenie kontaktu (pozri obr. 9.28) pole automaticky vyplní Komu. Ak chcete vytvoriť odpoveď, v hlavnom okne programu vyberte kurzorom písmeno, na ktoré chcete odpovedať, a stlačte tlačidlo na paneli nástrojov Odpovedzte alebo spustite príkaz hlavného menu Správa? Odpovedať odosielateľovi(tento príkaz sa volá aj stlačením kombinácie klávesov ctrl+ R). V tomto prípade sa polia v okne vytvorenia kontaktu automaticky vyplnia Komu a Téma.

* * *

V okne generovania poštovej správy v poli Komu je uvedená e-mailová adresa príjemcu. V prípade potreby môžete do tohto poľa zadať niekoľko adries – v tomto prípade ich musíte oddeliť čiarkou alebo bodkočiarkou.

V teréne Kopírovať zadávajú sa adresy príjemcov, ktorým má byť zaslaná kópia tejto poštovej správy. Ak je zadaných viacero príjemcov, sú oddelení čiarkou alebo bodkočiarkou.

* * *

V teréne Téma predmet tejto e-mailovej správy sa zadáva z klávesnice, čo stručne odráža jej podstatu; príklady hodnôt tohto poľa - stretnutie, Pozvánka na večer, objednať, Plány na dovolenku, Spätná väzba na reklamu atď. Toto pole je voliteľné; napriek tomu sa stále odporúča uviesť predmet listu - to je vhodné pre príjemcu poštovej správy.

Text e-mailovej správy sa zadáva z klávesnice do špeciálne navrhnutého poľa, ktoré zaberá hlavnú časť rozhrania (pozri obrázok 9.28). Mimochodom, môžete formátovať text písmena - na to je určená formátovacia lišta, ktorá sa nachádza medzi poľom Téma a pole na zadanie textu listu.

Do textu listu môžete vložiť ľubovoľný obrázok (obrázok, fotografiu atď.) - na paneli formátovania kliknite na posledné tlačidlo, tzv. Vložte obrázok.

* * *

Po kliknutí na toto tlačidlo sa na obrazovke otvorí okno, v ktorom môžete nakonfigurovať vkladanie obrázkov. Poradie práce v tomto okne je intuitívne, takže sa ním tu nebudeme zaoberať.

V prípade potreby je možné e-mailovú správu odoslať s prílohou. Príloha je súbor, ktorý je priložený k e-mailovej správe. Prečo je to potrebné? Rozsah tejto možnosti je taký široký, že na túto otázku nie je možné jednoznačne odpovedať. Prílohy môžu byť fotografie, softvérové ​​produkty, textové súbory atď. atď. Napríklad, keď posielate list príbuznému alebo priateľovi, môžete k nemu pripojiť niekoľko fotografií; môžete napísať krátky list manažmentu, poslať podrobnú správu ako prílohu a pod. Funkcionalita odosielania priložených súborov výrazne rozširuje možnosti e-mailu.

Do tohto poľa napíšte stručné a jasné informácie, ktoré odrážajú podstatu listu. Pridajte slovo urgent, ak ho potrebujete prečítať okamžite. To nasmeruje účastníka rozhovoru, o čom je list, a tiež to v budúcnosti pomôže rýchlo nájsť zaujímavý list v archíve.
Ak sa téma zmenila v dôsledku korešpondencie, zmeňte ju v tomto poli.

2. Vypnite CapsLock
Telo listu a predmet nepíšte veľkými písmenami. Mnoho ľudí to považuje za zlé správanie, pretože to vyjadruje kričiaci tón. Rovnako ako veľké množstvo výkričníkov na konci vety.

3. Stručnost je sestrou talentu
Snažte sa nepísať dlhé listy, informácie formulujte jasne a stručne, šetríte tým čas adresáta.

4. Priložené súbory
Ak potrebujete poslať iba súbor, musíte do tela listu napísať stručné informácie. Napríklad „Odosielanie pokynov na prácu s e-mailom“. Nenechávajte takéto listy prázdne, z priloženého listu nie je vždy jasné, o čo ide.
Ak ste dostali prázdny list s priloženým súborom z neznámej adresy, neodporúčame ho otvárať. Je veľká šanca, že ide o vírus.

5. Odpovedať alebo Odpovedať všetkým

Keď dostanete e-mail, venujte pozornosť týmto dvom tlačidlám. Ich účel je iný! Odosielateľ môže poslať nie osobný list, ale urobiť skupinovú poštu. Zároveň v kópii listu vidíte všetkých adresátov. V tomto prípade sa zobrazí tlačidlo „Odpovedať všetkým“. Kliknite na tlačidlo „Odpovedať všetkým“ v prípade, že potrebujete sprostredkovať informácie všetkým, ktorí sú v kópii. Ak chcete odpovedať iba odosielateľovi, musíte kliknúť na tlačidlo „Odpovedať“.

6. Reťazec písmen
Pri odpovedi na list nemažte originál. Po prijatí vašej odpovede bez pôvodného textu si adresát už nemusí pamätať, aká bola otázka a bude nútený hľadať svoj odoslaný list.

7. Podpisujte listy
Napísať „S úctou, ...“ nie je len dobré správanie. V podpise je obvyklé uviesť celé meno, funkciu, názov organizácie a kontaktné telefónne číslo. Týmto spôsobom sa jednoznačne identifikujete a v prípade potreby vás možno rýchlo kontaktovať.
V nastaveniach e-mailu si môžete nastaviť automatický podpis, tieto slová budú pridané ku všetkým novým písmenám automaticky.

7. Slovo nie je vrabec, vyletí - nechytíš
Pred odoslaním si list znova prečítajte, snažte sa okamžite nereagovať na emotívne listy, aby ste to neskôr neľutovali.
Pamätajte, že váš list môže byť preposlaný náhodne alebo zámerne, takže dôverné informácie by ste nemali posielať e-mailom.

8. Preskúmajte nastavenia e-mailu
Po preštudovaní nastavení pošty si ho v budúcnosti uložíte. Práve v nastaveniach si môžete nastaviť osobný podpis, nastaviť zbieranie pošty z iných schránok, vytvárať hierarchiu priečinkov, pridávať filtre a mnoho iného.

9. Venujte pozornosť bezpečnosti e-mailov

  • Vymyslite zložité heslo, nezapisujte si ho na papier vedľa počítača, pravidelne ho meňte.
  • Keď pristupujete k e-mailu z počítača niekoho iného, ​​neklikajte na zapamätať si heslo.
  • Pri práci na zariadení niekoho iného sa nezabudnite odhlásiť z e-mailu.
  • Neotvárajte súbory prijaté z neznámych e-mailov.
  • Skontrolujte priložené súbory na prítomnosť vírusov.
  • Posielajte nevyžiadané e-maily do spamu.
10. Emotikony
Nie je zvykom používať emotikony vo formálnych listoch, ale v korešpondencii s priateľmi môžete pridať emotikony, aby ste listu dodali emócie.
Nižšie sú najobľúbenejšie:

Za posledných pár rokov bol jedným z mojich najúčinnejších nástrojov e-mail. Podotýkam, že tento nástroj bude účinný iba vtedy, keď sa ho naučíte riadiť a nenecháte veci voľný priebeh. Písal som trochu skôr.

Na začiatok musíme jasne pochopiť, prečo potrebujeme e-mail. Wikipedia navrhuje: na prijímanie, odosielanie a preposielanie e-mailových správ. Účelom e-mailu je zefektívniť životy a prácu ľudí. Ale v skutočnosti nie je všetko také jednoduché.

Podľa štatistík je v priemere počet správ prijatých osobou viac ako 100 listov za deň. To je obrovské číslo. A stále rastie, čo vedie k tomu, že človek už pre nedostatok času nedokáže kvalitatívne spracovať prijaté informácie.

Práve táto otázka, ako pracovať s e-mailom, trápi mnohých ľudí. Nadbytok nekontrolovanej pošty vedie k stresu a znižuje produktivitu.

Boli ste tiež v podobnej situácii? Potom je tento článok určený práve vám.

Najúčinnejší a najorganizovanejší ľudia si samostatne budujú vlastný systém práce s poštou na základe vlastných skúseností metódou pokus-omyl.

Ak existujú viac-menej bežné pravidlá pre obchodnú korešpondenciu v e-maile, tak s ohľadom na manažovanie vašej práce s e-mailom je všetko trochu komplikovanejšie. Závisí to od mnohých faktorov, ako je oblasť činnosti, stupeň podnikateľskej činnosti a organizácie človeka, životný štýl a podnikanie a pod.

Práca s e-mailom

Takže, začnime. Potrebujem svoje účinné pravidlá e-mailu, aby som:

  • Zvýšte svoju efektivitu
  • Vždy buďte pre svojich korešpondentov povinnou a správnou osobou.
  • Vždy vedieť, ako som prerobil poštu.
  • Nikdy nestratíte prichádzajúce e-maily.

Pri práci s poštou existuje niekoľko zásad:

1. Použite svoju doručenú poštu ako kontrolný zoznam a nechajte v nej nespracované správy.

2. Vytvorte samostatné priečinky pre každý projekt, kategóriu. Pomôže vám to rýchlo nájsť potrebné informácie.

3. Aktívne využívať používanie štítkov, farebných značiek. Vďaka tomu bude triedenie písmen viditeľné pre vizuálne vnímanie.

4. Dôkladne si preštudujte a spoznajte systém nastavení v poštovom účte. Pomôže vám to efektívne zvládnuť.

5. Stanovte si čas, ktorý ste ochotní venovať práci s poštou. Napríklad 30 minút ráno a 30 minút večer. A ani minútu navyše.

6. Ak to pracovné podmienky umožňujú, vypnite kontextové upozornenia na nové písmená. Takto sa budete menej rozptyľovať.

7. Odhláste sa z irelevantnej pošty.

8. cez deň.

9. Uložte všetky odoslané e-maily. Vždy sa nájde niečo užitočné. Dnes som takto našiel sken môjho pasu.

10. Vedieť identifikovať znaky, podľa ktorých budete poštu spracovávať a triediť.

E-mailová technológia

S ohľadom na prvé pravidlo je naším cieľom pri analýze pošty ponechať v doručenej pošte čo najmenej písmen.

Zároveň druhou úlohou, nemenej dôležitou, je zoradiť všetky písmená do kategórií, špecifík a dôležitosti. V doručenej pošte môžete nechať e-maily, ktoré vyžadujú, aby ste odpovedali okamžite alebo rýchlo. Môžu byť tiež okamžite označené farebnými značkami alebo štítkami. Dodám, že používam hlavne poštový program G-mail, pričom mám niekoľko ďalších účtov v iných poštových programoch.

Ako ostatní pracujú s e-mailom

Raz som si pozrel video o práci so schránkou, kde autor ukázal, ako si famózne poradil s dvesto listami za pár minút. Prirodzene, lákavý titulok ma prinútil zistiť, ako sa to dá urobiť, keďže som na túto otázku nevedel účinnú odpoveď. Ukázalo sa, že jeho princíp fungovania je založený na vymazaní písmen a ponechaní dôležitých a potrebných v Inboxe. Prekvapený! Takže každý môže. Rýchlo som dospel k záveru: táto technika mi nevyhovuje.

Striháme naživo

Súhlaste s tým, že leví podiel listov sú zoznamy adries, ktoré potrebujeme, a sklad informácií. A keď sa nám odporúča odhlásiť sa z mnohých z nich, buďte úprimní – kto zdvihol ruku na odhlásenie z jeho výberu? Keďže sme si to vybrali, znamená to, že to potrebujeme a je to dôležité. Odporúčam vám však odhlásiť sa aj z tých zoznamov adries, ktoré sú pre vás dnes menej relevantné. Je to ako čistenie šatníka - a škoda ho vyhodiť, a to som ho už dlho nenosila...

Ubezpečte sa, že ako posledná možnosť viete, kde sa tento newsletter nachádza, a v prípade potreby tam môžete vždy vyhľadať informácie alebo sa znova prihlásiť.

Názvy priečinkov berte vážne. Tu nie je možné poradiť pre všetkých naraz - veľa závisí od individuality človeka. Viem, že mnohí ľudia radšej umiestňujú akékoľvek korešpondencie, listy súvisiace s predajnými témami do priečinka s názvom Predaj. Táto možnosť tiež funguje. Moje priečinky môžu mať meno a priezvisko osoby, od ktorej prichádzajú listy, a to aj na tému predaja a na mená zoznamov adries. To znamená, že téma Predaj v mojej pošte nezodpovedá jednému priečinku, ale niekoľkým. Dobre sa v nich orientujem. Osobná značka autora je pre mňa dôležitá.

Štruktúrujte odchádzajúce e-maily

Štruktúra odchádzajúcich e-mailov je tiež jednoduchá. Priraďte im štítky alebo štítky, aby ich bolo možné rýchlejšie nájsť v správnom čase. Vytvorte priečinky pre tie najdôležitejšie a použite presun. Napríklad počas mojej práce na viacerých projektoch súčasne som musel klientom posielať podobné listy a viesť korešpondenciu. Po vytvorení priečinka s názvom projektu som po odoslaní listu presunul potrebné písmená do neho.

Pri prvotnom rozoberaní pošty sa snažím listy prelistovať a určiť, do ktorej kategórie by sa mali presunúť. Rozdeľujem ich aj podľa stupňa dôležitosti a naliehavosti: naliehavé – nedôležité; urgentný – dôležitý; neurgentný – nedôležitý: neurgentný – dôležitý. Dôležité listy, ktoré si vyžadujú odo mňa odpoveď alebo nejakú prácu dnes nechávam v priečinku Doručená pošta, po dokončení práce ju presuniem do príslušného priečinka.

Ak pochopím, že predmet listu bude pre mňa v blízkej budúcnosti relevantný, tak si dovolím presunúť správu do neprečítaného priečinka. V pravý čas sa k nemu určite dostanú ruky.

Upozorňujem na skutočnosť, že všetky vyššie uvedené metódy sa nenarodili za jeden deň a dokonca ani za dva. Už dnes sa veľa firiem zamýšľa nad vývojom a implementáciou pravidiel pre prácu s e-mailom. Efektívne riadenie a organizácia času sa stanú základnými kvalitami práce pre všetky spoločnosti.

Ak svoju poštu nezvládate vy, čoskoro zvládne ona vás, čo povedie k zbytočnému stresu. Rozvíjajte svoje pravidlá e-mailu.

S používaním a uplatňovaním týchto pravidiel sa stanete efektívnym vo svojom obchodnom živote. Priatelia, veľa šťastia vo vašom podnikaní! Buďte efektívni a nezabudnite. A ako vždy si vážim vaše komentáre a retweety a vaše osobné rady.

Ľudia v modernom svete trávia čoraz viac času na internete – hľadajú a nachádzajú si prácu, čítajú správy, komunikujú na sociálnych sieťach, sledujú počasie, nakupujú, predávajú, zarábajú peniaze, šetria, získavajú priateľov, pozerajú filmy, počúvajú hudbu a často len leňošenie. Dnes je ťažké nájsť človeka, ktorý nevie, čo je vyhľadávač, online režim, ICQ, blogy, ako používať e-mail. Ale stále existujú a tento text je určený práve im.

V bežnom zmysle je pošta výmena listov a balíkov. Sila ľudského myslenia zatiaľ nedosiahla úroveň posielania balíkov e-mailom, ale snáď sa to v blízkej budúcnosti splní. Napriek tomu má e-mail množstvo výhod.

1. V e-maile môžete posielať nielen správy vo forme textu, ale aj priložiť k listu súbory: tabuľky, fotografie, kresby, videá, prezentácie atď. Listy je možné mazať, preposielať iným ľuďom, ukladať, filtrovať.

2. E-mail umožňuje doručovať korešpondenciu (informácie) okamžite, čím ušetríte veľa času a úsilia.

3. Nemusíte chodiť na poštu, keďže ak máte internet a počítač, môžete používať e-mail bez toho, aby ste opustili svoj domov.


4. Ziskovosť – nie je potrebné platiť za každý list, bez ohľadu na množstvo informácií v ňom. Stačí, aby bola internetová služba zaplatená poskytovateľovi včas.

5. Efektivita – môžete si skontrolovať poštu a odpovedať na list aj z mobilného telefónu s prístupom na internet.

Poďme si teda odpovedať na otázku: „Ako používať e-mail“?

Najprv musíte prejsť na stránku určitého vyhľadávacieho alebo poštového systému, napríklad „Yandex“, „Google“, „Rambler“, „Mail.ru“ atď.

Skúsme použiť príklad na spustenie pošty na Google. V hornej časti stránky nájdite a kliknite na „Pošta“, zobrazí sa nové okno na zadanie pošty a vášho účtu. Keďže ešte nemáte Google mail, stlačte červené tlačidlo v pravom hornom rohu – „Vytvoriť účet“. Ďalej sa vyplnia osobné údaje - meno, priezvisko, užívateľské meno, heslo, pohlavie, dátum narodenia, mobilný telefón, náhradná poštová adresa. vytvorte si ho sami, musí byť jedinečný (ak už existuje používateľ s takýmto prihlásením, systém vás na to upozorní a požiada vás o zadanie iného mena), pozostáva z latinských písmen, dĺžka mena je od 6 do 30 postavy. Majte na pamäti, že ak sa chystáte viesť obchodnú korešpondenciu prostredníctvom e-mailu, mali by ste si vymyslieť a zvoliť diskrétnejšie prihlásenia.

Ďalej musíte zadať heslo pre poštu. Mal by byť dostatočne spoľahlivý, mal by obsahovať veľké písmená a symboly a čísla a mal by mať aspoň 8 znakov. Zadajte heslo znova, aby ste ho potvrdili.

Na tejto stránke musíte zadať dátum narodenia, aby ste mali prístup k materiálom zodpovedajúcim vášmu veku. Faktom je, že účet Google vám umožňuje prístup k službám, ako sú Gmail (pošta), YouTube (video portál) a Google+ (sociálna sieť). Svoj účet si môžete nastaviť tak, aby nikto nevidel váš vek.

Pohlavie, ako aj číslo mobilného telefónu sa vypĺňa podľa uváženia používateľa.

Na registráciu pošty zostáva len dokázať, že ste skutočná osoba (a nie robot), a zadať na klávesnici uvedené latinské písmená. Ak sú znaky ťažko čitateľné, môžete kliknúť na znak „Audio“, systém vám ich nadiktuje. Ak si to neželáte, uveďte číslo svojho mobilného telefónu. Na váš telefón bude zaslaný potvrdzovací kód vo forme SMS, ktorý budete musieť zadať do poľa „Potvrdiť účet“.

Takže máte vlastnú e-mailovú schránku, môžete posielať a prijímať listy. Ako napísať list? Nájdeme tlačidlo "Napísať list", v okne, ktoré sa zobrazí v poli "Komu", napíšte adresu príjemcu. Ak chcete, aby kópiu listu dostal niekto iný, zadajte do poľa „Kópia“ inú e-mailovú adresu. Pole "Predmet" môže zostať prázdne, ale ak uvediete predmet a podstatu listu, bude to pre príjemcu pohodlnejšie. Do listu môžete napísať text, naformátovať ho, použiť tlačidlo „Priložiť“ alebo ikonu „sponky“ na priloženie súborov, vloženie odkazov, fotografií, obrázkov, uloženie konceptu listu. Pred kliknutím na tlačidlo Odoslať môžete skontrolovať pravopis. Ak chcete presne vedieť, či ho adresát dostal a prečítal, zaškrtnite políčko „Upozorniť na prečítanie“.

Jednoduchšie je čítanie prijatých emailov – stačí kliknúť na nový email (zvyčajne tučným písmom). Ak už nechcete dostávať e-maily od určitého autora, môžete jeden z nich označiť ako spam. Ďalej budú všetky listy z tejto adresy automaticky odoslané do priečinka Spam. Takže teraz máte predstavu, ako používať e-mail, môžete korešpondovať s obchodnými partnermi a priateľmi, registrovať sa na sociálnych sieťach, nakupovať cez internet a oveľa, oveľa viac.

Chybou väčšiny ľudí je, že podceňujú dôležitosť budovania e-mailového systému. Jedným zo spôsobov je považovať e-mail za sériu krokov.

1 - Prístup k e-mailu
2 - Strana listov
3 - Kontrola prichádzajúcej pošty
4 - Odstránenie
5 - Vykonanie
6 - Skladovanie

1. PRÍSTUP K E-MAILU

Prvým krokom je naplánovať si, kedy budete denne kontrolovať svoj e-mail. Zvyčajne väčšine ľudí stačí kontrolovať e-mail štyrikrát denne:

1. Hneď ráno. Väčšina ľudí začína svoj pracovný deň kontrolou e-mailu, aby sa uistili, že im neušlo nič naliehavé.

2. Pred obedňajšou prestávkou. Obed je úplne prirodzená prestávka vo vašich obchodných aktivitách; Ak chcete, aby bol tento čas produktívnejší, môžete si skontrolovať svoj e-mail.

3. Popoludní. Ide o ďalšiu prirodzenú pauzu, keď si potrebujete dať pauzu alebo sa chystáte odísť na pracovné stretnutie.

4. Koniec pracovného dňa. Ak pred odchodom z pracoviska čo najviac vyprázdnite svoju schránku, na druhý deň ráno okamžite prejdete na prezeranie nových správ. Uistite sa, že neexistujú žiadne naliehavé záležitosti na poslednú chvíľu, ktoré ste nechali bez dozoru, a tak vám a vašim kolegom zaručí uvoľnenejší večer.

Pre väčšinu ľudí je najlepšou možnosťou, ktorá najmenej narúša ich pracovný tok, kontrolovať e-mail štyrikrát denne a na každú e-mailovú „reláciu“ si vyhradiť maximálne 15 minút.

2. STRANA LISTOV

Je dôležité pochopiť, že e-maily spracovávate štyrikrát denne. To neznamená, že musíte okamžite odpovedať na všetky správy, ktoré vyžadujú odpoveď, alebo napísať všetky e-maily, ktoré ste plánovali odoslať, do 15 minút. Musíte akceptovať skutočnosť, že vaša doručená pošta nie je nič iné ako dávka listov, ktoré čakajú na vyriešenie.

3. KONTROLA PRICHÁDZAJÚCEJ KOREŠPONDENCIE

Ďalším krokom je kontrola všetkých správ, čo však neznamená, že si musíte prečítať každú. Rozhodnutie o e-maile sa často môže uskutočniť na základe predmetu alebo niekoľkých prvých riadkov. Významnú časť našej korešpondencie tvoria zoznamy adries a newslettery. Ak ste priemyselný analytik, možno máte newsletter -
pre vás najdôležitejší dokument a každý deň si ho pozorne preštudujete. Pre ostatných to však neplatí a je možné rýchlo zistiť, či je tento newsletter pre nás dôležitý alebo užitočný. Nie všetky e-maily vyžadujú odpoveď: sú to napríklad listy, v ktorých ste uvedený v kópii alebo z predmetu správy vyplýva, že si tieto informácie stačí prečítať.

4. VYMAZAŤ

Ak je vaším hlavným cieľom uvoľniť doručenú poštu, jedným z najjednoduchších spôsobov, ako to dosiahnuť, je odstrániť správy. Ak po prečítaní newslettra dospejete k záveru, že tieto informácie sú vám na nič, odhláste sa z odberu tohto newslettra. Neoľutujete a nebudete musieť tráviť viac času jeho vybavovaním. Odstráňte všetky správy, ktoré od vás nevyžadujú ďalšiu akciu.

Ak zrazu zistíte, že odstraňujete všetky správy prichádzajúce z konkrétnej adresy, zamyslite sa nad tým, prečo sa to deje.

5. VÝKON

Rovnako ako pri práci s papierovými dokumentmi je žiaduce, aby ste sa už k prečítaným listom nevracali.

Ak vám odpovedanie na správu alebo preposlanie správy trvá len niekoľko minút, urobte to hneď. Na správy, ktoré potvrdzujú alebo stanovujú čas stretnutia, vyžadujú informácie o vašich kontaktoch, obsahujú nejaké otázky alebo požiadavky, by ste mali odpovedať čo najskôr, pokiaľ vám to, samozrejme, nezaberie veľa času.

Ak pochopíte, že potrebujete ďalšie informácie, zapojenie ďalších ľudí alebo čas na premýšľanie, potom na takýto list nebudete môcť hneď odpovedať. Neskôr budete musieť podniknúť nejaké kroky: možno sa rozhodnite, či by ste naozaj mali odpovedať na tento list a niečo urobiť. Ak nie, môžete list okamžite poslať správnej osobe. Než delegujete úlohu, môže chvíľu trvať, kým zistíte koho
musí byť zodpovedná osoba. Ak list vyžaduje, aby ste podnikli kroky, uložte iba podstatnú časť informácií a samotný list vymažte. Udržujte svoju schránku bez takýchto správ a potrebné informácie si ukladajte napríklad do systému na sledovanie prác na vašich projektoch, do kalendára alebo plánovacieho systému, aby ste mali istotu, že to urobíte. O tom je exekúcia – istota, že všetko, čo treba urobiť, bude vykonané.

6. SKLADOVANIE

Ak e-mail nemožno vymazať (alebo naň reagovať a potom ho odstrániť), je potrebné ho uložiť.

Hlavným dôvodom, prečo by ste to mohli potrebovať, je ten, že sa budete musieť v budúcnosti odvolávať na tento dokument (napríklad sú to informácie o niečom, prijaté rozhodnutie, pokyn, správa o pokroku atď.). Ak zrazu nemáte dokument, na ktorý by ste sa mohli odvolať, bude to mať pre vás nepriaznivé dôsledky.

Neexistuje jediný správny spôsob ukladania e-mailových správ. Musíte prísť so systémom, ktorý vám osobne vyhovuje.

Jednou z možností je systém podpriečinkov vo vašej doručenej pošte. Podpriečinky môžete triediť podľa témy, kategórie, klienta alebo projektu v závislosti od toho, aký druh správ zvyčajne dostávate. Mnoho ľudí si vytvorí samostatný priečinok s názvom „Spracované listy“, do ktorého uložia všetky správy, ktoré skontrolovali, a správy, ktoré vyžadujú ďalšiu akciu.

Bez ohľadu na to, aký systém ukladania e-mailov si vyberiete, nezabudnite, že jediné miesto, kde by ste ich nemali ukladať, je vaša doručená pošta. Pamätajte tiež, že práca s e-mailom by vám nemala zabrať 24 hodín denne, sedem dní v týždni. Ak budete mať svoju e-mailovú schránku organizovanú vo vopred určenom čase, ušetríte hodiny týždenne, znížite stres, ktorý pociťujete z toho, že niečo zmeškáte, a zvýšite svoju efektivitu pri riešení toho, na čom skutočne záleží. Sú to jednoduché princípy, ktoré sa dajú ľahko zapamätať.

Internet dnes ponúka toľko zaujímavých vecí a my sa snažíme nestratiť informácie – prihlasujeme sa do rôznych mailing listov, dopisujeme si s priateľmi a nadväzujeme nové známosti, používame poštu v obchodnej korešpondencii.

Ako si správne usporiadať e-mail? Táto otázka znepokojuje mnohých.

V obchodnej korešpondencii pomocou e-mailu existujú pravidlá. Počas jeho používania sa objavil určitý vývoj v pravidlách práce a e-mailu. Stalo sa to nevyhnutným, aby bolo možné držať krok s udalosťami, nestratiť prichádzajúce informácie a pohotovo na ne reagovať. Myslím si, že vedieť pracovať s e-mailom bude pre mnohých užitočné.

Ako organizovať prácu s e-mailom?

♦ Skontrolujte si poštu v správnom čase

E-mail zvyčajne nie je prenosom naliehavých informácií, používa sa na neurgentné záležitosti.

V jej kancelárii sú telefóny pre naliehavé informácie možné doručiť osobne. Ak teda nie je vopred dohodnuté, že teraz dostanete poštou dôležitý list, nekontrolujte si poštu neustále. Stačí zavrieť program v počítači počas trvania hlavnej práce, aby ste na karte prehliadača alebo vo vyskakovacom okne nevideli neustále prichádzajúce písmená. Nebude to odvádzať pozornosť od dôležitých vecí.

A napodiv, pošta sa vytriedi v kratšom časovom období, pretože sa jej budeme venovať cielene, pridelíme si špeciálny čas ráno a večer a možno len raz za deň. Závisí to od okolností a druhu vašej činnosti.

Toto všetko sa samozrejme netýka tých, ktorých úlohou je odpovedať na e-maily napríklad v helpdesku.

♦ Každý večer vyprázdnite doručenú poštu

Priečinok Doručená pošta je miesto, kde sa zhromažďujú všetky prichádzajúce informácie, ktoré sa musíte naučiť rýchlo triediť.

Na zoradenie písmen podľa predmetu potrebujeme dodatočne vytvorte dôležité priečinky. Napríklad „Odpovedať“, „Osobné“, „Práca“, „Zaujímavé“, „Dôležité“ a „Osobné“.

Vytvorte podpriečinky pre každý priečinok. Priečinok „Osobné osoby“ môže obsahovať korešpondenciu s ľuďmi, ktorí sú pre vás dôležití. Napríklad v tomto priečinku vytvoríme podpriečinok "Ivanov I.I." a stanoviť v schránke pravidlo (filter), že všetky listy od Ivanova I.I. budú okamžite odoslané do tohto priečinka. Nemusíte sa báť, že vám toto písmeno unikne, pretože v ponuke vedľa názvu priečinka sa zobrazí ikona, že v priečinku je neprečítané písmeno.

To je to, čo robíme so všetkými listami, ktoré sú pre nás dôležité.

♦ Čistíme poštu od spamu

Pri triedení listov je potrebné označiť ako spam nevyžiadané správy a tie, na ktorých odber ste sa neprihlásili.

Poštový program má funkciu filtrovania nevyžiadanej pošty. Je schopná si takéto listy zapamätať a pri opätovnom odoslaní od tohto autora list okamžite prejde do priečinka spam.

Ak ste tento priečinok sami nevyčistili, po 30 dňoch sa všetky e-maily automaticky odstránia zo priečinka spam a nemusíte sa o to starať.

Nikdy neodpovedajte na nevyžiadané e-maily, pretože váš e-mail môžu použiť podvodníci.

Dodržiavaním pravidiel pre prácu s e-mailom bude váš pracovný deň efektívnejší – môžete stráviť menej času triedením, odpovedaním a písaním listov. Tu je niekoľko konkrétnych tipov:

Pravidlá e-mailu

  • Nastavte si konkrétny čas na prácu s e-mailom. Po dokončení vypnite poštovú schránku.
  • Preskúmajte funkcie a nastavenia poštovej schránky. To vám pomôže rýchlo sa orientovať pri práci s písmenami.
  • Použite svoju doručenú poštu ako miesto na zhromažďovanie informácií na triedenie. Zároveň použite štítky na označenie písmen. Každý večer by mal byť tento priečinok prázdny.
  • Nastavte si v poštovej schránke filtre na triedenie dôležitých e-mailov do priečinkov s predmetom
  • Pravidelne čistite (odhláste sa) zoznam adries od tých, ktoré nie sú zaujímavé a relevantné. Ak to chcete urobiť, nastavte plán v kalendári. Napríklad raz za štvrťrok. Čím častejšie to budete robiť, tým menej času vám toto čistenie zaberie.
  • Triediť e-maily v doručenej pošte každý deň a odpovedať na e-maily čo najskôr.
  • Pripravte si vopred pripravené šablóny na odpovedanie na listy. Do svojich odpovedí zahrňte pozdrav a šablónu podpisu. To ušetrí veľa času pri písaní odpovedí na emaily.
  • Snažte sa byť čo najkratší. K listu pripojte ďalšie informácie ako samostatný súbor.
  • Súbory pripojené k e-mailom vždy skontrolujte pomocou antivírusového programu.
  • Držte sa pravidla: "jedno písmeno - jedna téma." Príjemcovi to uľahčuje prácu s listami.
  • Ak vám tá istá otázka príde od rôznych ľudí, potom má zmysel odpovedať verejne na svojom blogu alebo webovej stránke a poskytnúť odkaz na tento článok v liste. Takže ušetríte čas na písanie odpovede a poskytnete úplné informácie zainteresovaným stranám.
  • Pamätajte na pravidlo: čím menej píšete, tým menej písmen dostanete.
  • Uchovávajte archív odoslaných e-mailov.
  • Neposkytujte heslo k účtu, na ktorom sa nachádza vaša pošta, tretím stranám.
  • Ak chcete zistiť viac informácií o liste, použite funkciu Vlastnosti písmena. Ak to chcete urobiť, kliknite na pravé tlačidlo myši v režime čítania písmena.

Je len na vás, či tieto pravidlá využijete alebo nie. Pri organizovaní práce s poštovou schránkou si však musíte pamätať, že korešpondenciu by sme mali spravovať my a nie ona nás. E-mail nám má uľahčiť život, nie ho zaneprázdniť.

Ako funguje e-mail?

Odosielanie a prijímanie e-mailov vykonávajú špeciálne navrhnuté a vyhradené poštové servery. Než začneme používať poštu, tieto servery sú nakonfigurované úplne iným spôsobom ako ostatné servery. Toto napr. SMTP-servery (od Jednoduchý protokol poštového servera- hlavný protokol prenosu správ) a sú to e-mailoví klienti alebo sprostredkovatelia pošty (programy, v ktorých čítame a píšeme e-maily, MUA alebo Mail User Agent). Ale o typoch poštových serverov o niečo neskôr.

Ako funguje e-mail. Cesta, ktorou sa uberá.

Vezmime si dvoch poskytovateľov pošty: server-1.ru a server-2.ru. Zaregistrovali sa na nich dvaja používatelia: A a B. Aby A úspešne poslal list príjemcovi B a ten ho prijal, stane sa nasledovné. Schéma je celkom jednoduchá:

  • Odosielateľ A odošle e-mail prostredníctvom svojho servera SMPT-1.
  • Server-1, ktorý prijal úlohu cez cieľovú adresu pomocou rovnakého sprostredkovateľa pošty MUA, akceptuje sa vyhľadávanie servera-2 podľa doménovej časti adresy (ru, com, rf ...). Nezáleží na tom, kde sa nachádza – v Brazílii alebo Mexiku: hľadanie bude chvíľu trvať.
  • Server-1, ktorý ho našiel pomocou systému doménových mien (priamo ho adresoval), bezpečne odošle list svojmu „kolegovi“ cez takzvaný výmenník pošty MX (výmenník pošty), okamžite začne pátrať vo svojich útrobách na adrese registrovaného užívateľa a uloží si ju na čítanie.
  • Keď sa list nájde, dostane sa k adresátovi. Príjemca získa prístup k listu prijatím oznámenia zo servera-2. List je možné prečítať cez sieť, POP alebo IMAP.

Ako funguje e-mail? Čo tieto skratky znamenajú?

Toto sú všetky prenosové protokoly. Zároveň ide o typy poštových serverov. Sú tri z nich:

SMTP servery- najbežnejšie - poslať list pomocou e-mailového klienta (e-mailový program: Outlook, Mozilla Thunderbird atď.). Na prenos sa štandardne používa 25.

POP servery už majú softvér, ktorý umožňuje príjemcovi prejsť priamo na poštový server. Tam, v sekcii špeciálne určenej pre tohto používateľa (), môže pracovať s korešpondenciou. Áno, protokol POP3, ktorý funguje cez port 110, umožňuje vášmu e-mailovému klientovi stiahnuť zo servera všetky prijaté listy na vašu adresu. Mimochodom, toto je snáď jediná vec, ktorú protokol dokáže – stačí stiahnuť.

Dobre IMAP server- softvér bežiaci na serverovom počítači, ktorý umožňuje prístup ku všetkým priečinkom vytvoreným používateľom. S písmenami môžete pracovať v plnom rozsahu bez sťahovania do počítača. Pokiaľ ide o funkčnosť, prevláda nad POP3, ale už vyžaduje dodatočnú pamäť a zdroje procesora servera (no, samozrejme, takéto úlohy!). Výmena dát prebieha cez port 143.

REFERENCIA

Znak „@“ bol na poštovú adresu „prilepený“ vďaka americkému inžinierovi Rayovi Tomlinsonovi, ktorý je vynálezcom pošty, ktorá spájala používateľov siete ARPANET na začiatku 70. rokov minulého storočia. “ Často sa ma pýtali, prečo som si pre poštu vybral znak @. A iba toto označenie dáva význam označeniu pošty. Koniec koncov, v obchodnej angličtine „zavináč“ - @ - znamená „jednotku tovaru“. Myslel som, že @ bude fungovať skvele ako označenie vlastníctva a používateľa pre e-mailový server. Takto teraz funguje e-mail” .

Mimochodom, momentom moderného používania ikony „psa“ je rok 1536. Vtedy španielsky obchodník použil @ v sprievodnej poznámke pri uvádzaní ceny tovaru zasielaného do Ríma. Ale je spoľahlivo známe, že symbol sa objavil oveľa starší. Takže jeho použitie je doložené v listine z polovice 14. storočia nášho letopočtu.

Ako funguje e-mail. Z čoho je písmeno vyrobené?

List sa skladá z dvoch častí: z tej, ktorá zaujíma toho, kto posiela a číta túto správu, a z tej, ktorá nás zaujíma nemenej. Teda popisná časť, ktorá obsahuje adresu (odkiaľ a kam). Podľa toho sú pomenované telo písmena a hlavička emailu.

OD telo email je jasný. Zahŕňa obsah správy a akékoľvek pripojené údaje v nespočetných formátoch. Predtým list rozumel obmedzenému počtu kódovaní, ale podobne ako iné sieťové služby sa čoskoro naučil rozumieť aj multimediálnemu obsahu.

Ale na hlavička Málokto venuje plnú pozornosť. Nie, toto nie je papierová listová obálka so spiatočnou adresou. Nielenže, aspoň. Ide o štruktúrované informácie o odosielateľovi, príjemcovi, objektoch príloh, dátume odoslania, serveroch a službách, ktoré sa podieľali na doručení atď. Je veľmi užitočné skontrolovať, či je list podozrivý.

REFERENCIA

V každom jazyku názov symbolu „@“ je iný. V angličtine sa vyslovuje ako „zavináč“ - „kus“ a je veľmi bežný v komerčnom jazyku. Mnohé európske krajiny a, samozrejme, Japonsko, prijali takmer anglický koncept a v rôznych interpretáciách, tak či onak, znak @ naďalej znamená „kus“. V ruštine sa pojem „psíček“ zakorenil vďaka neznámemu programátorovi / tam, ktorý pracoval v ZSSR na DVK - Dialógový výpočtový komplex. Niekto si všimol podobnosť odznaku s hlavou a chvostom psa a ideme... Podobné pojmy dnes používajú aj štáty bývalého zväzu republík. Charakteristika psov@ vlastní na Ukrajine, v Kazachstane a Uzbekistane. Ale Srbi, Rumuni a Slováci v ňom videli podobnosť s opicou ...

Ako funguje e-mail. Študujeme názov listu. Nevyžiadaná pošta?

Tieto informácie budete potrebovať, ak sa chcete hlbšie zaoberať tým, ako funguje e-mail vo vašom konkrétnom prípade. Čo sa dá z nadpisu dozvedieť?

Nezáleží na tom, akým spôsobom čítate e-maily. Nezáleží na tom, ktorý klient je nainštalovaný na vašom počítači. A kde sú listy uložené: stiahne si to klient do vášho počítača (neviem prečo?) alebo sú uložené na poštovom serveri. Titulok nikam nesmeruje.

Zvážte príklad hlavičky e-mailu. Môj poštový klient je Thunderbird od Mozilly. Dlhotrvajúci program, páči sa mi. Vyberte písmeno a otvorte ho pravým tlačidlom myši:

Neviem, odkiaľ sa pozeráte, ale každá služba alebo klient má panel nástrojov, ktorý vám umožňuje pracovať s listom a zobrazuje jeho zdrojový kód. V mojom klientovi je to tu, vpravo hore:

Tu je to, čo uvidíte:

Ako funguje e-mail? Čo sa z toho dá naučiť?

Poďme izolovať pre nás dôležité informácie v hlavičke listu ...

Lúka návratová cesta(„cesta domov“) prázdny je podozrivý. V blízkosti tohto nápisu by mala byť presne adresa odosielateľa, ak chcete poslať spätný list. Prázdne pole znamená len jednu vec - nevyžiadaná pošta. Ale ani vyplnené pole s určitou adresou neznamená, že píšu konkrétne vám a na prípad. Abecedný a symbolický odpad pred znakom @ je často tiež indikátorom spamu.

Tagy Prijaté: pozri sa na nich. Vo vašom liste môže byť niekoľko takýchto značiek. Veľký počet z nich znamená, že sa odosielateľ snažil zakryť svoje stopy. Mám len jeden takýto riadok. Štítky sa čítajú (ak je ich niekoľko) zdola nahor – takto vám bol list odoslaný. Charakteristickým znakom spamu je absencia dôležitej charakteristiky: tagu s Práve on hovorí protokolu, že list treba odoslať. Mám na svojom mieste štítok: odosielateľ spamu je úplne „nevrlý“ alebo majiteľ poštovej schránky nemá podozrenie, že listy prichádzajú z jeho e-mailu. spiatočná cesta, však prázdne...

V súčasnosti umožňuje otvorené zasielanie správ menej poštových serverov. A spammer musí použiť náš poštový server, teda príjemcu listu. Preto sa nečudujte, že značné množstvo spamu prichádza zo schránky vášho poskytovateľa internetu... Nejaké je softkon.ru...aký hosting...

Lúka ID správy– jedinečný identifikátor správy. Ktokoľvek. Nepotrebujeme jeho číslo, ale názov servera za „psom“ sa musí zhodovať s menom v poštovej schránke. Tu je všetko v poriadku, ale poďme skontrolovať výkon samotného hostingu. Stačí zadať do panela s adresou softkon.ru:

Predvídateľné... No. Pozrime sa teraz bližšie na spiatočnú adresu, ktorá sa v liste vyskytuje trikrát (podčiarknutá hnedou farbou – inú farbu si nezaslúži). Pred odoslaním nahnevaného listu tam pre zaujímavosť zaškrtnime toto políčko pre realitu. Pomôže nám s tým veľmi užitočná služba. 2IP:

https://2ip.ru/mail-checker/

Zadajte adresu a:

Áno, už nepochybujeme...

26. júna 2013

Ľudia v modernom svete trávia čoraz viac času na internete – hľadajú a nachádzajú si prácu, čítajú správy, komunikujú na sociálnych sieťach, sledujú počasie, nakupujú, predávajú, zarábajú peniaze, šetria, získavajú priateľov, pozerajú filmy, počúvajú hudbu a často len leňošenie. Dnes je ťažké nájsť človeka, ktorý nevie, čo je vyhľadávač, online režim, ICQ, blogy, ako používať e-mail. Ale stále existujú a tento text je určený práve im.

V bežnom zmysle je pošta výmena listov a balíkov. Sila ľudského myslenia zatiaľ nedosiahla úroveň posielania balíkov e-mailom, ale snáď sa to v blízkej budúcnosti splní. Napriek tomu má e-mail množstvo výhod.

1. V e-maile môžete posielať nielen správy vo forme textu, ale aj priložiť k listu súbory: tabuľky, fotografie, kresby, videá, prezentácie atď. Listy je možné mazať, preposielať iným ľuďom, ukladať, filtrovať.

2. E-mail umožňuje doručovať korešpondenciu (informácie) okamžite, čím ušetríte veľa času a úsilia.

3. Nie je potrebné chodiť na poštu, pretože ak máte internet a počítač, môžete používať e-mail bez opustenia domova.

4. Ziskovosť – nie je potrebné platiť za každý list, bez ohľadu na množstvo informácií v ňom. Stačí, aby bola internetová služba zaplatená poskytovateľovi včas.

5. Efektivita – môžete si skontrolovať poštu a odpovedať na list aj z mobilného telefónu s prístupom na internet.

Poďme si teda odpovedať na otázku: „Ako používať e-mail“?

Najprv musíte prejsť na stránku určitého vyhľadávacieho alebo poštového systému, napríklad „Yandex“, „Google“, „Rambler“, „Mail.ru“ atď.

Skúsme použiť príklad na spustenie pošty na Google. V hornej časti stránky nájdite a kliknite na „Pošta“, zobrazí sa nové okno na zadanie pošty a vášho účtu. Keďže ešte nemáte Google mail, stlačte červené tlačidlo v pravom hornom rohu – „Vytvoriť účet“. Ďalej sa vyplnia osobné údaje - meno, priezvisko, užívateľské meno, heslo, pohlavie, dátum narodenia, mobilný telefón, náhradná poštová adresa. Používateľské meno si vytvoríte sami, musí byť jedinečné (ak už existuje používateľ s takýmto prihlásením, systém vás na to upozorní a požiada o zadanie iného mena), pozostáva z latinských písmen, dĺžka mena je od 6 do 30 znakov. Majte na pamäti, že ak sa chystáte viesť obchodnú korešpondenciu prostredníctvom e-mailu, mali by ste si vymyslieť a zvoliť diskrétnejšie prihlásenia.

Ďalej musíte zadať heslo pre poštu. Mal by byť dostatočne silný, mal by obsahovať veľké a malé písmená, symboly a čísla a mal by mať aspoň 8 znakov. Zadajte heslo znova, aby ste ho potvrdili.

Na tejto stránke musíte zadať dátum narodenia, aby ste mali prístup k materiálom zodpovedajúcim vášmu veku. Faktom je, že účet Google vám umožňuje prístup k službám, ako sú Gmail (pošta), YouTube (video portál) a Google+ (sociálna sieť). Svoj účet si môžete nastaviť tak, aby nikto nevidel váš vek.

Pohlavie, ako aj číslo mobilného telefónu sa vypĺňa podľa uváženia používateľa.

Na registráciu pošty zostáva len dokázať, že ste skutočná osoba (a nie robot), a zadať na klávesnici uvedené latinské písmená. Ak sú znaky ťažko čitateľné, môžete kliknúť na znak „Audio“, systém vám ich nadiktuje. Ak si to neželáte, uveďte číslo svojho mobilného telefónu. Na váš telefón bude zaslaný potvrdzovací kód vo forme SMS, ktorý budete musieť zadať do poľa „Potvrdiť účet“.

Takže máte vlastnú e-mailovú schránku, môžete posielať a prijímať listy. Ako napísať list? Nájdeme tlačidlo "Napísať list", v okne, ktoré sa zobrazí v poli "Komu", napíšte adresu príjemcu. Ak chcete, aby kópiu listu dostal niekto iný, zadajte do poľa „Kópia“ inú e-mailovú adresu. Pole "Predmet" môže zostať prázdne, ale ak uvediete predmet a podstatu listu, bude to pre príjemcu pohodlnejšie. Do listu môžete napísať text, naformátovať ho, použiť tlačidlo „Priložiť“ alebo ikonu „sponky“ na priloženie súborov, vloženie odkazov, fotografií, obrázkov, uloženie konceptu listu. Pred kliknutím na tlačidlo Odoslať môžete skontrolovať pravopis. Ak chcete presne vedieť, či ho adresát dostal a prečítal, zaškrtnite políčko „Upozorniť na prečítanie“.

Jednoduchšie je čítanie prijatých emailov – stačí kliknúť na nový email (zvyčajne tučným písmom). Ak už nechcete dostávať e-maily od určitého autora, môžete jeden z nich označiť ako spam. Ďalej budú všetky listy z tejto adresy automaticky odoslané do priečinka Spam. Takže teraz máte predstavu, ako používať e-mail, môžete korešpondovať s obchodnými partnermi a priateľmi, registrovať sa na sociálnych sieťach, nakupovať cez internet a oveľa, oveľa viac.

Súvisiace publikácie