E-mail - co to jest, co musisz wiedzieć i jak z niego korzystać? Jak korzystać z poczty e-mail w Yandex. Jak korzystać z poczty e-mail: przewodnik dla początkujących Jak nauczyć się pracować z pocztą e-mail

Poczta elektroniczna to jedna z pierwszych usług internetowych, która umożliwia wymianę wiadomości lub, w odniesieniu do nazwy „e-mail”, tzw. e-maili. Dziś niewiele osób pisze zwykłe listy – szybciej jest wysłać list ze swojej skrzynki e-mail, który niemal natychmiast dotrze do adresata.

E-mail ma kilka nazw slangowych - e-mail (z angielskiego e-mail), "mydło", elektroniczny, poczta. Podobnie jak w przypadku zwykłej poczty papierowej, istnieją takie terminy jak skrzynka pocztowa, doręczenie, załącznik, odbieranie, wysyłanie, pisanie listu, adresat, nadawca itp. Można powiedzieć, że poczta elektroniczna jest pod wieloma względami podobna do zwykłej poczty, z tą tylko różnicą, że list nie jest pisany długopisem, ale pisany na klawiaturze komputera, a urzędy pocztowe to serwery pocztowe, które zbierają, sortują i wysyłają pocztę do odbiorców.

W tej sekcji zostaną omówione wszystkie aspekty pracy z pocztą e-mail niezbędne dla początkującego komputera i użytkownika Internetu.

Poczta elektroniczna to nowoczesny, dostępny i szybki środek komunikacji. O ile przed masową dystrybucją Internetu korespondencja elektroniczna była udziałem przedsiębiorstw i organizacji, to teraz może z niej korzystać prawie każdy użytkownik komputera z dostępem do Internetu. Z biegiem czasu wykształciła się pewna kultura korzystania z poczty elektronicznej w postaci prostych zasad prowadzenia korespondencji mailowej. Przestrzegając tych zasad, […]

Otrzymałeś wiadomość e-mail, a nadawca czeka na odpowiedź od Ciebie. Jak to zrobić dobrze? Oczywiście możesz napisać list z odpowiedzią do nadawcy, w którym możesz wskazać, że jest to odpowiedź na maila z takiego a takiego terminu i takiego a takiego tematu. Ale bardziej poprawne i łatwiejsze będzie korzystanie ze specjalnej funkcji usługi pocztowej, która nazywa się „Odpowiedz”. Zróbmy to dobrze […]

Każdy aktywny internauta koniecznie korzysta z poczty e-mail, ponieważ jest ona bardzo wygodna, szybka i prosta. Aby wysłać wiadomość e-mail, potrzebujesz skrzynki pocztowej od usługodawcy internetowego (dostawcy) lub zarejestrowanej skrzynki w jednej z popularnych bezpłatnych usług pocztowych - poczta yandex.ru, poczta mail.ru i gmail. Jak założyć skrzynkę pocztową omówiono w artykule […]

Prędzej czy później każdy aktywny internauta będzie musiał założyć własną pocztę e-mail, ponieważ. bez niej pełne wykorzystanie wszystkich możliwości, jakie daje Internet, jest niemożliwe. Oczywiście możesz obejść się bez elektronicznej skrzynki pocztowej, jeśli potrzebujesz sieci tylko do oglądania wiadomości, prognozy pogody lub przewodnika telewizyjnego, ale do rejestracji w dowolnych usługach, […]

To, że umiejętność pracy na komputerze jest dziś niezbędna dla każdego i każdego nie budzi wątpliwości, nawet wśród sceptyków.

Książka, którą trzymasz w rękach, będzie prawdziwym przyjacielem i pomocnikiem dla tych, którzy chcą opanować mądrość samodzielnej pracy na komputerze osobistym w krótkim czasie. Napisany prostym i zrozumiałym językiem jest przystępny i łatwy nawet dla początkujących. Duża liczba konkretnych przykładów i ilustracji ilustracyjnych przyczynia się do szybkiego i łatwego przyswojenia proponowanego materiału.

Jej spójna prezentacja, a także szczegółowy opis kluczowych operacji i procedur krok po kroku sprawiają, że studiowanie tej książki jest ekscytującym procesem, którego efektem będzie możliwość komunikowania się na „Tobie” z dowolnym nowoczesnym komputerem.

Opis oparty jest na przykładzie Windows XP Professional.

Książka:

Sekcje na tej stronie:

W dzisiejszych czasach nieumiejętność korzystania z poczty e-mail jest jak nieumiejętność czytania. Wysyłanie raportu do zarządu lub CV do pracodawcy, robienie korespondencyjnych przyjaciół, prowadzenie komunikacji biznesowej, wymiana zdjęć itp. - wszystko to jest niemożliwe bez opanowania zawiłości poczty elektronicznej. Dlatego tylko leniwi ludzie nie mają dziś swojego adresu e-mail. Tutaj porozmawiamy o tym, jak założyć własne konto e-mail, jak wysyłać i odbierać wiadomości e-mail, przesyłać załączniki i wiele więcej.

9.4.1. Jak skonfigurować swoją skrzynkę e-mail?

W tej sekcji rozważymy kolejność otwierania skrzynki pocztowej na przykładzie usługi pocztowej popularnego portalu www.yandex.ru.

* * *

Na stronie głównej dowolnego zasobu internetowego, który zapewnia bezpłatne usługi poczty e-mail, znajduje się łącze służące do przełączania do trybu tworzenia skrzynki pocztowej. Ten link może mieć inną nazwę; na www.yandex.ru w momencie pisania nazywa się to Uzyskaj skrzynkę pocztową. Po kliknięciu tego linku okno dialogowe pokazane na ryc. 9.22.

Ryż. 9.22. Pierwszy etap tworzenia pudełka

W pierwszym etapie należy podać swoje nazwisko i imię oraz nazwę tworzonej skrzynki pocztowej ( Zaloguj sie). Wszystkie te dane wprowadza się z klawiatury. Wprowadzając login, możesz używać liter alfabetu angielskiego, cyfr, a także podkreśleń i łączników (spacje w nazwie nie są dozwolone).

* * *

Podczas procesu logowania usługa pocztowa automatycznie sprawdza, czy jest aktualnie zajęta. Jeśli okaże się, że skrzynka pocztowa o tej nazwie już istnieje, zaoferowane zostaną inne opcje logowania podobne do tych, które próbowałeś wprowadzić (są one mimo to oferowane, patrz Rys. 9.22).

Po wypełnieniu określonych danych kliknij przycisk Dalej aby przejść do kolejnego etapu tworzenia skrzynki pocztowej (rys. 9.23).

Ryż. 9.23. Drugi etap tworzenia pudełka

Na tym etapie należy podać hasło, które później posłuży do uzyskania dostępu do skrzynki pocztowej. Do wprowadzenia hasła można użyć tych samych znaków, co przy wprowadzaniu loginu, a także znaków specjalnych ( % , & , + itd.). Hasło musi zawierać co najmniej 6 i nie więcej niż 20 znaków.

* * *

Aby uniknąć błędu przy wpisywaniu hasła, należy je wpisać dwukrotnie: w polu Hasło i w terenie Potwierdź hasło. Jeśli w tych polach wpisano identyczne wartości, to pod polem Potwierdź hasło napis zostanie wyświetlony wpisany poprawnie(Patrz Rysunek 9.23). Jeśli jednak popełniono błąd podczas wpisywania hasła (błąd to jakakolwiek różnica w polach) Hasło oraz Potwierdź hasło), a następnie pod polem Potwierdź hasło zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat informacyjny z prośbą o ponowne wprowadzenie hasła. Podczas gdy różnice są na marginesach Hasło oraz Potwierdź hasło nie są rozwiązane, nie można utworzyć skrzynki pocztowej.

Czasami użytkownicy zapominają lub tracą hasło do skrzynki pocztowej. Aby rozwiązać takie problemy, zaimplementowano specjalny mechanizm, który umożliwia użytkownikowi dostęp do swojej skrzynki pocztowej bez podawania hasła. Znaczenie tego mechanizmu polega na odpowiedzi na tajne pytanie. To tajne pytanie i odpowiedź na nie są wskazane na drugim etapie tworzenia skrzynki pocztowej w polach Pytanie bezpieczeństwa oraz Odpowiadać(Patrz Rysunek 9.23). Ponadto samo pytanie jest wybierane z proponowanej listy rozwijanej, a odpowiedź na nie wprowadzana jest z klawiatury. Przykłady pytań zabezpieczających: Nazwisko rodowe Matki(patrz rys. 9.23), Ulubione danie, Mój pseudonim szkolny itd. Oczywiście pytania kontrolne są tak skonstruowane, że tylko konkretna osoba może znać dokładną odpowiedź na nie. W przypadku zgubienia hasła system wystawi pytanie zabezpieczające określone podczas tworzenia skrzynki, a jeśli odpowiedź na nie jest poprawna, dostęp do skrzynki zostanie otwarty.

W terenie Inny adres e-mail (jeśli istnieje) możesz wprowadzić poprzednio uzyskany adres e-mail, jeśli jest dostępny. To pole jest opcjonalne. Jeśli zawiera adres e-mail, informacje rejestracyjne zostaną wysłane na ten adres natychmiast po utworzeniu skrzynki pocztowej. Ponadto, jeśli chcesz, możesz podać swój telefon komórkowy (jednak nie jest to zalecane)

W terenie Cyfry kontrolne z klawiatury należy wprowadzić liczby (bez separatorów i spacji!), które są wyświetlane powyżej (patrz rys. 9.23).

Po wypełnieniu wymienionych danych musisz kliknąć przycisk Zarejestrować– w efekcie na ekranie pojawi się informacja o pomyślnym zakończeniu rejestracji (rys. 9.24). Tutaj, jeśli chcesz, możesz wprowadzić dodatkowe informacje o sobie.

Ryż. 9.24. Zakończenie rejestracji

Możesz je wpisać lub po prostu kliknąć na link Zacznij korzystać z poczty- zaraz potem na ekranie otworzy się interfejs skrzynki pocztowej (rys. 9.25). Aby następnie wejść do swojej skrzynki pocztowej, musisz wprowadzić swój login i hasło w odpowiednich polach na stronie głównej portalu (w naszym przykładzie www.yandex.ru) i kliknąć przycisk Wejść.

Ryż. 9.25. Interfejs skrzynki pocztowej

Lewa strona interfejsu zawiera kilka folderów do przechowywania korespondencji elektronicznej. Domyślnie oferowane są następujące foldery: w pudełku, Wysłano, Zdalny, spam oraz warcaby.

Wszystkie przychodzące wiadomości e-mail, z wyjątkiem listów uznanych za spam, trafiają do folderu w pudełku. Ten folder jest domyślnie otwierany po zalogowaniu się do skrzynki pocztowej.

Teczka Wysłano przeznaczony do przechowywania wysyłanej (wychodzącej) korespondencji elektronicznej. Podczas wysyłania każdego listu domyślnie umieszczana jest jego kopia (wraz ze wszystkimi załącznikami, jeśli są) w folderze Wysłano.

W folderze Zdalny przechowywana jest korespondencja elektroniczna, która została usunięta za pomocą linku Usuwać.

Do folderu spam Umieszczana jest cała przychodząca korespondencja, która jest rozpoznawana przez system jako spam. Ten folder można szybko wyczyścić za pomocą linku znajdującego się po prawej stronie nazwy folderu (pojawia się, jeśli w folderze znajduje się co najmniej jedna litera). Nawiasem mówiąc, foldery są czyszczone w ten sam sposób. Zdalny.

* * *

W folderze warcaby możesz przechowywać listy, które z jakiegoś powodu nie są przeznaczone do żadnego z wymienionych powyżej folderów.

Aby przenieść wiadomości z folderu do folderu, zaznacz je na liście za pomocą odpowiednich pól wyboru, a następnie na liście rozwijanej Przenieś do folderu(lista ta znajduje się po prawej stronie interfejsu nad listą liter) wybierz żądany folder i naciśnij przycisk znajdujący się po prawej stronie OK.

Nad listą liter znajduje się kilka linków służących do przełączania się na ten lub inny tryb działania. Lista tych linków w różnych folderach może wyglądać inaczej. Ponieważ kolejność ich użycia jest prosta, rozważymy tylko linki znajdujące się w folderze w pudełku.

Z linkiem Pisać następuje przejście do trybu tworzenia nowej wiadomości e-mail. Jednocześnie na ekranie otwiera się interfejs, w którym wskazany jest adresat (lub kilku adresatów), temat pisma, formowany jest tekst pisma i, w razie potrzeby, załączane są pliki, które należy wysłać wraz z listem.

* * *

Jeśli bieżąca wiadomość e-mail (lub kilka oflagowanych wiadomości) to spam, użyj linku To jest spam. Korzystając z tego linku, możesz zgłosić spam do administracji pocztowej, aby podjąć odpowiednie działania przeciwko spamerom. Po kliknięciu łącza To jest spam na ekranie otworzy się okno, w którym należy potwierdzić fakt spamu.

Rozdział Książka adresowa ma na celu prowadzenie listy odbiorców, z którymi ma być prowadzona najaktywniejsza korespondencja. Aby dodać nowego odbiorcę do listy, użyj linku Dodaj notatkę, następnie w oknie, które się otworzy, wpisz imię i nazwisko odbiorcy, jego adres e-mail, numer telefonu, dowolny komentarz i datę urodzenia. Jedynym obowiązkowym wymogiem dla każdego adresata jest adres e-mail.

W rozdziale Ustawienie konfigurowanie ustawień skrzynki pocztowej. W szczególności można tu tworzyć, edytować i usuwać foldery przeznaczone do przechowywania korespondencji elektronicznej, wybierać styl listów, dostosowywać interfejs poczty itp. Osobno należy zwrócić uwagę na możliwość filtrowania poczty przychodzącej w celu zwalczania spamu ( korzystanie z „czarnych” i „białych” list). Na uwagę zasługuje również zaimplementowany mechanizm automatycznego odbierania poczty, którego ustawienie umożliwia automatyczne odbieranie poczty ze wszystkich innych skrzynek pocztowych, jakie posiada użytkownik i dostarczanie jej do tej skrzynki.

Rozdział Szukaj przeznaczony do szybkiego wyszukiwania liter. Wskazane jest korzystanie z możliwości tej sekcji podczas pracy z dużymi ilościami korespondencji elektronicznej. Jako parametry wyszukiwania możesz podać dowolny fragment tekstu (który może być zawarty zarówno w tekście jak iw temacie listu) oraz adres e-mail nadawcy/odbiorcy. Należy również określić foldery, w których będzie przeprowadzane wyszukiwanie.

W ten sposób nauczyliśmy się samodzielnie tworzyć własną skrzynkę pocztową. Jednak w tym przypadku wszelkie czynności związane z obsługą korespondencji elektronicznej muszą być wykonywane bezpośrednio na serwerze, za pomocą interfejsu udostępnionego przez usługę pocztową. O wiele wygodniej jest używać specjalnych programów pocztowych do pracy z pocztą e-mail. W tej książce przyjrzymy się jednemu z najpopularniejszych programów, Outlook Express.

9.4.2. Cel i funkcje programu Outlook Express

Microsoft Corporation jest twórcą programu pocztowego Outlook Express, co w dużej mierze przyczynia się do tego, że program ten jest jednym z najpopularniejszych klientów poczty. Przede wszystkim wynika to z faktu, że Outlook Express doskonale współpracuje z innymi produktami Microsoft (Internet Explorer itp.). Ponadto program ten jest bardzo wygodny dla użytkowników domowych – w przeciwieństwie np. do tego samego Microsoft Outlooka, który również jest rozwijany przez Microsoft, ale adresowany jest przede wszystkim do użytkowników biurowych.

Domyślny interfejs programu pokazano na ryc. 9.26.

Ryż. 9.26. Outlook Express

Jak widać na rysunku, okno programu ma strukturę typowej aplikacji Windows. Na górze znajduje się menu główne, poniżej pasek narzędzi, a główną część interfejsu zajmuje obszar roboczy, podzielony na cztery panele. Lewy górny panel zawiera listę folderów z e-mailami, górny prawy panel wyświetla zawartość folderu, na którym znajduje się kursor. Dolny lewy panel zawiera listę kontaktów z książki adresowej, a dolny prawy panel zawiera tekst litery, na której znajduje się kursor.

Funkcjonalność programu pocztowego Outlook Express pozwala rozwiązać następujące zadania:

Odbieranie, czytanie, tworzenie, wysyłanie i przechowywanie korespondencji elektronicznej;

Praca z usługą komunikatora Windows Messenger: łączenie, wysyłanie wiadomości, konfigurowanie ustawień;

Używanie wielu kont do pracy z korespondencją elektroniczną;

Prowadzenie książki adresowej, w której przechowywane są adresy e-mail;

Praca z grupami dyskusyjnymi (odbieranie, czytanie, przechowywanie, wysyłanie);

Elastyczne dostosowywanie interfejsu użytkownika i parametrów pracy programu do potrzeb konkretnego użytkownika;

Tworzenie wiadomości e-mail za pomocą różnych formularzy, których wybór można przeprowadzić zarówno z listy proponowanej przez program, jak iz dowolnego miejsca na dysku;

Konfigurowanie i używanie ochrony antywirusowej i antyspamowej;

Importuj wiadomości e-mail z innych popularnych programów pocztowych za pomocą wbudowanego kreatora importu;

Importuj książkę adresową z innych popularnych programów pocztowych;

Eksport korespondencji elektronicznej i książki adresowej;

Wyjście wiadomości e-mail do druku;

Zapisanie wiadomości e-mail jako osobnego pliku lub formularza;

Zapisywanie załączników do wiadomości e-mail jako osobny plik;

Wykonywanie szeregu innych czynności ze względu na specyfikę korzystania z programu oraz potrzeby konkretnego użytkownika.

Jednak przed użyciem programu pocztowego Outlook Express należy utworzyć konto e-mail. Zostało to omówione w następnej sekcji.

9.4.3. Utwórz konto w Outlook Express

Aby przejść do trybu konta Outlook Express, wykonaj polecenie menu głównego Usługa? Konta W rezultacie okno pokazane na ryc. 9.27.

Ryż. 9.27. Konta email

Aby utworzyć nowe konto pocztowe, w tym oknie, na zakładce Poczta naciśnij przycisk Dodać(ten przycisk znajduje się w prawym górnym rogu okna, patrz ryc. 9.27) i w otwartym menu wybierz element Poczta. W rezultacie na ekranie otworzy się okno. Kreator połączenia internetowego; Za pomocą Kreatora krok po kroku tworzone jest nowe konto. Wykonuje to następujące kroki.

1. W pierwszym etapie należy wpisać z klawiatury dowolną nazwę użytkownika (może to być np. imię i nazwisko), następnie nacisnąć przycisk Dalej.

2. W drugim kroku musisz również wprowadzić adres e-mail z klawiatury (na przykład [e-mail chroniony] ), a następnie naciśnij przycisk Dalej.

3. W trzecim etapie należy określić serwery wiadomości przychodzących (POP3, IMAP lub HTTP, w większości przypadków serwer POP3) i wychodzących. Wybór serwerów zależy od lokalizacji skrzynki pocztowej użytkownika; skontaktuj się z dostawcą usług poczty e-mail, aby uzyskać adresy tych serwerów. Na przykład, jeśli skrzynka pocztowa jest otwarta w dniu www.yandex.ru, serwer wiadomości przychodzących będzie pop.yandex.ru i wychodzące - smtp.yandex.ru. Po wejściu na serwery naciśnij przycisk Dalej.

4. W czwartym etapie, w odpowiednich polach, za pomocą klawiatury wprowadź nazwę utworzonego konta i hasło, a następnie kliknij przycisk Dalej.

5. Piąty krok po naciśnięciu przycisku Gotowy kończy proces tworzenia nowego konta.

W wyniku przeprowadzonych działań utworzone konto zostanie wyświetlone w oknie Konta internetowe(patrz Rysunek 9.27) na wypustkach Wszystko oraz Poczta.

Teraz możesz rozpocząć pracę z wiadomościami e-mail.

9.4.4. Jak odbierać i wysyłać e-maile?

Aby otrzymać e-mail, musisz wykonać polecenie menu głównego Usługa? Dostarczać pocztę? Dostarczać pocztę(to polecenie jest również wywoływane przez naciśnięcie kombinacji klawiszy) Ctrl+M) lub kliknij odpowiedni przycisk na pasku narzędzi (nie zapomnij połączyć się z Internetem, zanim to zrobisz).

Otrzymane e-maile zostaną umieszczone w folderze w pudełku, a liczba nieprzeczytanych wiadomości zostanie pokazana w nawiasach (patrz Rysunek 9.26).

Jeśli chodzi o wysyłanie e-maili, można to zrobić na dwa sposoby. Po pierwsze, list jest wysyłany natychmiast po napisaniu - poniżej powiemy Ci, jak to zrobić. W przypadku drugiej metody wysyłane są listy znajdujące się w folderze towarzyski(użytkownicy umieszczają tu napisane, ale nie wysłane litery) - w tym celu należy wykonać polecenie menu głównego Usługa? Dostarczać pocztę? Zatwierdź wszystko lub kliknij przycisk paska narzędzi Dostarczać pocztę(za pomocą tego przycisku możesz odbierać i wysyłać wiadomości e-mail).

9.4.5. Jak napisać i wysłać maila?

Istnieje kilka sposobów przejścia do trybu generowania wiadomości e-mail. Najczęstszym z nich jest wykonanie polecenia menu głównego Plik? Tworzyć? wiadomość e-mail. W rezultacie na ekranie otworzy się okno generowania wiadomości e-mail, pokazane na rys. 9.28.

Ryż. 9.28. Utwórz wiadomość e-mail

Ponadto, aby utworzyć nową wiadomość, możesz w panelu Łączność(panel ten znajduje się w lewym dolnym rogu interfejsu roboczego programu) kliknij dwukrotnie żądanego adresata lub grupę kontaktów. W takim przypadku w oknie tworzenia kontaktu (patrz rys. 9.28) pole zostanie automatycznie wypełnione Do kogo. Aby utworzyć wiadomość odpowiedzi, w głównym oknie programu wybierz kursorem literę, na którą chcesz odpowiedzieć, i naciśnij przycisk na pasku narzędzi Odpowiedź lub uruchom polecenie menu głównego Wiadomość? Odpowiedz nadawcy(to polecenie jest również wywoływane przez naciśnięcie kombinacji klawiszy) klawisz kontrolny+ R). W takim przypadku pola w oknie tworzenia kontaktu zostaną automatycznie wypełnione Do kogo oraz Temat.

* * *

W oknie generowania wiadomości e-mail, w polu Do kogo wskazany jest adres e-mail odbiorcy. W razie potrzeby możesz w tym polu wpisać kilka adresów - w tym przypadku należy je oddzielić przecinkiem lub średnikiem.

W terenie Kopiuj wpisywane są adresy odbiorców, do których należy wysłać kopię tej wiadomości e-mail. Jeśli określono wielu odbiorców, są oni oddzieleni przecinkiem lub średnikiem.

* * *

W terenie Temat temat tej wiadomości e-mail jest wprowadzany z klawiatury, krótko odzwierciedlając jej istotę; przykłady wartości tego pola - spotkanie, Zaproszenie na wieczór, Zamówienie, Plany wakacyjne, Opinia o reklamie itp. To pole jest opcjonalne; niemniej jednak nadal zaleca się wskazanie tematu listu - jest to wygodne dla odbiorcy wiadomości e-mail.

Tekst wiadomości e-mail jest wprowadzany z klawiatury w specjalnie zaprojektowanym polu, które zajmuje główną część interfejsu (patrz Rysunek 9.28). Nawiasem mówiąc, możesz sformatować tekst listu - do tego przeznaczony jest pasek formatowania, który znajduje się między polem Temat oraz pole do wpisania tekstu listu.

Możesz wstawić dowolny obraz (zdjęcie, zdjęcie itp.) Do tekstu listu - w tym celu w panelu formatowania kliknij ostatni przycisk, który nazywa się Wstaw zdjęcie.

* * *

Po kliknięciu tego przycisku na ekranie otworzy się okno, w którym można skonfigurować wstawianie obrazu. Kolejność pracy w tym oknie jest intuicyjna, więc nie będziemy się nad tym tutaj rozwodzić.

W razie potrzeby wiadomość e-mail można wysłać wraz z załącznikiem. Załącznik to plik dołączony do wiadomości e-mail. Dlaczego jest to potrzebne? Zakres tej możliwości jest tak szeroki, że nie sposób jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Załącznikami mogą być zdjęcia, oprogramowanie, pliki tekstowe itp. Na przykład, wysyłając list do krewnego lub przyjaciela, możesz dołączyć do niego kilka zdjęć; możesz napisać krótkie pismo do kierownictwa, a szczegółowy raport przesłać jako załącznik itp. Funkcjonalność przesyłania załączonych plików znacznie rozszerza możliwości poczty e-mail.

Napisz w tym polu zwięzłe i jasne informacje, które odzwierciedlają istotę listu. Dodaj słowo pilne, jeśli chcesz je natychmiast przeczytać. To zorientuje rozmówcę, o czym jest list, a także pomoże w przyszłości szybko znaleźć interesujący go list w archiwum.
Jeśli temat uległ zmianie w wyniku korespondencji, zmień go w tym polu.

2. Wyłącz CapsLock
Nie pisz treści listu i tematu wielkimi literami. Wiele osób uważa to za złe maniery, ponieważ wyraża wrzaskliwy ton. Jak również duża liczba wykrzykników na końcu zdania.

3. Zwięzłość jest siostrą talentu
Staraj się nie pisać długich listów, formułuj informacje jasno i zwięźle, to oszczędza czas adresata.

4. Załączone pliki
Jeśli chcesz tylko wysłać plik, nadal musisz wpisać krótką informację w treści listu. Na przykład „Wysyłanie instrukcji dotyczących pracy z pocztą e-mail”. Nie zostawiaj takich liter pustych, z załączonego listu nie zawsze wiadomo, o co toczy się gra.
Jeśli otrzymałeś pusty list z załączonym plikiem z nieznanego adresu, nie zaleca się jego otwierania. Istnieje duża szansa, że ​​to wirus.

5. Odpowiedz lub Odpowiedz wszystkim

Zwróć uwagę na te dwa przyciski, gdy otrzymasz wiadomość e-mail. Ich cel jest inny! Nadawca może nie wysłać listu osobistego, ale dokonać wysyłki grupowej. Jednocześnie możesz zobaczyć wszystkich odbiorców w kopii listu. W takim przypadku pojawi się przycisk „Odpowiedz wszystkim”. Kliknij przycisk „Odpowiedz wszystkim” w przypadku, gdy chcesz przekazać informacje wszystkim, którzy są w kopii. Jeśli chcesz odpowiedzieć tylko nadawcy, musisz kliknąć przycisk „Odpowiedz”.

6. Łańcuch liter
Odpowiadając na list, nie usuwaj oryginału. Po otrzymaniu odpowiedzi bez oryginalnego tekstu adresat może nie pamiętać, o co chodzi i będzie zmuszony szukać wysłanego listu.

7. Podpisz litery
Pisanie "Z szacunkiem, ..." to nie tylko dobre maniery. Zwyczajowo podaje się w podpisie imię i nazwisko, stanowisko, nazwę organizacji i numer telefonu kontaktowego. W ten sposób jednoznacznie identyfikujesz się i, jeśli to konieczne, możesz się z Tobą szybko skontaktować.
W ustawieniach e-mail możesz ustawić automatyczny podpis, te słowa będą automatycznie dodawane do wszystkich nowych liter.

7. Słowo nie jest wróblem, wyleci - nie złapiesz
Przed wysłaniem przeczytaj ponownie list, staraj się nie odpowiadać od razu na listy emocjonalne, aby później nie żałować.
Pamiętaj, że Twój list może zostać przekazany przypadkowo lub celowo, dlatego nie należy przesyłać poufnych informacji pocztą elektroniczną.

8. Poznaj swoje ustawienia poczty e-mail
Po spędzeniu czasu na przestudiowaniu ustawień poczty, zapiszesz je w przyszłości. To w ustawieniach możesz ustawić osobisty podpis, skonfigurować zbieranie poczty z innych skrzynek pocztowych, utworzyć hierarchię folderów, dodać filtry i wiele więcej.

9. Zwróć uwagę na bezpieczeństwo poczty e-mail

• Wymyśl skomplikowane hasło, nie zapisuj go na kartce obok komputera, zmieniaj je okresowo.
• Podczas uzyskiwania dostępu do poczty e-mail z cudzego komputera nie klikaj przycisku Zapamiętaj hasło.
• Pamiętaj, aby wylogować się z poczty e-mail podczas pracy na czyimś urządzeniu.
• Nie otwieraj plików otrzymanych z nieznanych wiadomości e-mail.
• Sprawdź załączone pliki pod kątem wirusów.
• Wysyłaj niechciane wiadomości e-mail do spamu.

10. Emotikony
Nie ma zwyczaju używania emotikonów w formalnych listach, ale w korespondencji ze znajomymi można dodawać emotikony, aby nadać listowi emocje.
Poniżej najpopularniejsze:

Od kilku lat jednym z moich najskuteczniejszych narzędzi jest poczta elektroniczna. Zaznaczam, że to narzędzie będzie skuteczne tylko wtedy, gdy nauczysz się nim zarządzać i nie pozwolisz, by sprawy potoczyły się swoim torem. Pisałem trochę wcześniej.

Na początek musimy jasno zrozumieć, dlaczego potrzebujemy poczty e-mail. Wikipedia sugeruje: do odbierania, wysyłania i przesyłania wiadomości e-mail. Celem poczty e-mail jest usprawnienie życia i pracy ludzi. Ale w rzeczywistości nie wszystko jest takie proste.

Według statystyk średnio liczba wiadomości otrzymywanych przez daną osobę to ponad 100 listów dziennie. To ogromna liczba. I nadal rośnie, co prowadzi do tego, że dana osoba nie jest już w stanie jakościowo przetwarzać otrzymanych informacji z powodu braku czasu.

To pytanie, jak pracować z pocztą e-mail, niepokoi wielu ludzi. Nadmiar niesprawdzonej poczty prowadzi do stresu i obniża produktywność.

Czy ty też byłeś w podobnej sytuacji? To ten artykuł jest dla ciebie.

Najbardziej efektywni i zorganizowani ludzie samodzielnie budują własny system pracy z pocztą, w oparciu o własne doświadczenia, metodą prób i błędów.

Jeśli istnieją mniej lub bardziej powszechne zasady korespondencji biznesowej w e-mailu, to w odniesieniu do zarządzania pracą z e-mailem wszystko jest trochę bardziej skomplikowane. Zależy to od wielu czynników, takich jak dziedzina działalności, stopień prowadzenia działalności gospodarczej i organizacja osoby, styl życia i prowadzenie działalności gospodarczej i tak dalej.

Praca z e-mailem

Więc zacznijmy. Potrzebuję moich skutecznych reguł e-mail, aby:

• Zwiększ swoją wydajność
• Zawsze bądź obowiązkową i właściwą osobą dla swoich korespondentów.
• Zawsze wiem, jak przerobiłem pocztę.
• Nigdy nie trać przychodzących e-maili.

Istnieje kilka zasad pracy z pocztą:

1. Użyj swojej skrzynki odbiorczej jako listy kontrolnej i zostawiaj w niej nieprzetworzone wiadomości.

2. Utwórz osobne foldery dla każdego projektu, kategorii. Pomoże Ci to szybko znaleźć potrzebne informacje.

3. Aktywnie korzystaj z etykiet, oznaczeń kolorystycznych. Dzięki temu sortowanie liter będzie zauważalne dla percepcji wzrokowej.

4. Dokładnie przestudiuj i poznaj system ustawień konta pocztowego. Pomoże Ci to skutecznie nim zarządzać.

5. Określ czas, który chcesz poświęcić na pracę z pocztą. Na przykład 30 minut rano i 30 minut wieczorem. I ani minuty więcej.

6. Jeśli pozwalają na to warunki pracy, wyłącz wyskakujące powiadomienia o nowych listach. W ten sposób będziesz mniej rozproszony.

7. Zrezygnuj z otrzymywania nieistotnych mailingów.

8. w ciągu dnia.

9. Zapisz wszystkie wysłane e-maile. Zawsze jest coś pożytecznego. Dzisiaj znalazłem w ten sposób skan mojego paszportu.

10. Być w stanie zidentyfikować znaki, według których będziesz przetwarzać i sortować pocztę.

Technologia poczty e-mail

Pamiętając o pierwszej zasadzie, naszym celem podczas analizowania poczty jest pozostawienie jak najmniejszej liczby liter w skrzynce odbiorczej.

Jednocześnie drugim zadaniem, nie mniej ważnym, jest posortowanie wszystkich liter według kategorii, konkretów i ważności. Możesz zostawić e-maile w skrzynce odbiorczej, które wymagają natychmiastowej lub szybkiej odpowiedzi. Można je również natychmiast oznaczyć kolorowymi znakami lub etykietami. Dodam, że głównie korzystam z programu pocztowego G-mail, mając kilka innych kont w innych programach pocztowych.

Jak inni pracują z pocztą e-mail

Kiedyś obejrzałem film o pracy ze skrzynką pocztową, na którym autor pokazał, jak słynie z dwustu listów w kilka minut. Oczywiście kuszący nagłówek sprawił, że zobaczyłem, jak to zrobić, ponieważ nie znałem skutecznej odpowiedzi na to pytanie. Okazało się, że jego zasada działania opiera się na usuwaniu listów i pozostawianiu ważnych i potrzebnych w Skrzynce Odbiorczej. Zaskoczony! Więc każdy może. Szybko doszedłem do wniosku: ta technika mi nie odpowiada.

Tniemy na żywo

Zgadzam się, że lwią część listów stanowią potrzebne nam listy mailingowe i magazyn informacji. A kiedy radzi się nam wypisać się z wielu z nich, bądź szczery – kto podniósł rękę, aby wypisać się z jego wyboru? Skoro go wybraliśmy, oznacza to, że go potrzebujemy i jest to ważne. Jednak radzę również wypisać się z tych list mailingowych, które są dziś mniej dla Ciebie istotne. To jak czyszczenie szafy - a szkoda wyrzucić, a już dawno jej nie nosiłam...

Upewnij się, że w ostateczności wiesz, gdzie znajduje się ten biuletyn, a jeśli to konieczne, zawsze możesz tam poszukać informacji lub zasubskrybować ponownie.

Traktuj nazwy folderów poważnie. Tutaj nie da się udzielić rady dla wszystkich na raz - wiele zależy od indywidualności osoby. Wiem, że wiele osób woli umieszczać wszelkie mailingi, listy dotyczące tematów sprzedażowych w folderze o nazwie Sprzedaż. Ta opcja również działa. Moje foldery mogą zawierać imię i nazwisko osoby, od której pochodzą listy, w tym na temat sprzedaży, oraz nazwy list mailingowych. Oznacza to, że temat Sprzedaż w mojej poczcie odpowiada nie jednemu folderowi, ale kilku. Jestem w nich dobrze zorientowany. Ważna jest dla mnie marka osobista autora.

Struktura wychodzących wiadomości e-mail

Strukturyzacja wychodzących wiadomości e-mail jest również łatwa. Przypisz do nich etykiety lub tagi, aby można je było szybciej znaleźć we właściwym czasie. Utwórz foldery dla najważniejszych i użyj move. Na przykład podczas pracy nad kilkoma projektami jednocześnie musiałem wysyłać podobne listy do klientów i prowadzić korespondencję. Po utworzeniu folderu z nazwą projektu, po wysłaniu listu przeniosłem do niego potrzebne litery.

Podczas wstępnego analizowania poczty staram się przejrzeć litery i określić, do jakiej kategorii należy je przenieść. Dzielę je również według stopnia ważności i pilności: pilne - nieważne; pilne - ważne; niepilne - nieważne: niepilne - ważne. Ważne listy, które wymagają ode mnie odpowiedzi lub jakiejś pracy dzisiaj zostawiam w folderze Skrzynka odbiorcza, po skończonej pracy przenoszę ją do odpowiedniego folderu.

Jeśli rozumiem, że temat listu będzie dla mnie istotny w najbliższej przyszłości, to pozwalam sobie przenieść wiadomość do folderu nieprzeczytanego. W odpowiednim czasie ręce na pewno do niego dotrą.

Zwracam uwagę, że wszystkie powyższe metody zrodziły się nie w jeden dzień, a nawet nie w dwa. Już dziś wiele firm myśli o opracowaniu i wdrożeniu zasad pracy z pocztą elektroniczną. Efektywne zarządzanie i organizacja czasu staną się niezbędnymi cechami w pracy wszystkich firm.

Jeśli nie zarządzasz swoją pocztą, wkrótce będzie ona zarządzać tobą, co doprowadzi do niepotrzebnego stresu. Rozwijaj swoje zasady poczty e-mail.

Dzięki zastosowaniu i stosowaniu tych zasad staniesz się efektywny w swoim życiu biznesowym. Przyjaciele, powodzenia w Twoim biznesie! Bądź skuteczny i nie zapominaj. Jak zawsze doceniam Twoje komentarze i retweety oraz osobiste porady.

Ludzie we współczesnym świecie spędzają coraz więcej czasu w Internecie - szukając i znajdując pracę, czytając wiadomości, komunikując się w sieciach społecznościowych, sprawdzając pogodę, kupując, sprzedając, zarabiając, oszczędzając, nawiązując przyjaźnie, oglądając filmy, słuchając muzyka, a często po prostu wylegiwanie się. Dziś trudno znaleźć osobę, która nie wie, czym jest wyszukiwarka, tryb online, ICQ, blogi, jak korzystać z poczty e-mail. Ale nadal istnieją i ten tekst jest dla nich przeznaczony.

W zwykłym sensie poczta to wymiana listów i paczek. Do tej pory siła ludzkiej myśli nie osiągnęła poziomu wysyłania paczek pocztą elektroniczną, ale być może stanie się to w niedalekiej przyszłości. Mimo to e-mail ma wiele zalet.

1. W wiadomości e-mail możesz wysyłać nie tylko wiadomości w formie tekstu, ale także załączać do listu pliki: tabele, zdjęcia, rysunki, filmy, prezentacje i tak dalej. Listy można usuwać, przekazywać innym osobom, przechowywać, filtrować.

2. Poczta e-mail umożliwia błyskawiczne dostarczanie korespondencji (informacji), oszczędzając mnóstwo czasu i wysiłku.

3. Nie musisz iść na pocztę, ponieważ możesz korzystać z poczty bez wychodzenia z domu, jeśli masz Internet i komputer.

4. Opłacalność – nie ma potrzeby płacenia za każdy list, niezależnie od ilości zawartych w nim informacji. Wystarczy, że usługa internetowa zostanie opłacona dostawcy terminowo.

5. Wydajność - możesz sprawdzać pocztę i odpowiadać na listy nawet z telefonu komórkowego z dostępem do Internetu.

Odpowiedzmy więc na pytanie: „Jak korzystać z poczty e-mail”?

Najpierw musisz przejść do strony określonego systemu wyszukiwania lub poczty, na przykład „Yandex”, „Google”, „Rambler”, „Mail.ru” i tak dalej.

Spróbujmy użyć przykładu, aby uruchomić pocztę w Google. U góry strony znajdź i kliknij „Poczta”, pojawi się nowe okno, w którym możesz wprowadzić pocztę i swoje konto. Ponieważ nie masz jeszcze poczty Google, naciśnij czerwony przycisk w prawym górnym rogu – „Utwórz konto”. Następnie uzupełniane są dane osobowe - imię, nazwisko, nazwa użytkownika, hasło, płeć, data urodzenia, telefon komórkowy, alternatywny adres e-mail. utwórz ją samodzielnie, musi być unikatowa (jeśli jest już użytkownik z takim loginem, system ostrzeże Cię i poprosi o wpisanie innej nazwy), składać się z liter łacińskich, długość nazwy wynosi od 6 do 30 postacie. Pamiętaj, że jeśli zamierzasz prowadzić korespondencję biznesową za pośrednictwem poczty e-mail, powinieneś wymyślić i wybrać bardziej dyskretne loginy.

Następnie musisz wprowadzić hasło do poczty. Powinna być wystarczająco wiarygodna, najlepiej zawierać wielkie litery oraz symbole i cyfry oraz mieć co najmniej 8 znaków. Wprowadź hasło ponownie, aby je potwierdzić.

Twoja data urodzenia musi być wprowadzona na tej stronie, aby mieć dostęp do materiałów odpowiednich dla Twojego wieku. Faktem jest, że konto Google umożliwia dostęp do usług takich jak Gmail (poczta), YouTube (portal wideo) i Google+ (sieć społecznościowa). Możesz ustawić swoje konto tak, aby nikt nie widział Twojego wieku.

Płeć, a także numer telefonu komórkowego są wypełniane według uznania użytkownika.

Aby zarejestrować pocztę, pozostaje tylko udowodnić, że jesteś prawdziwą osobą (a nie robotem) i wprowadzić wskazane litery łacińskie na klawiaturze. Jeśli znaki są trudne do odczytania, możesz kliknąć znak „Audio”, system podyktuje je Tobie. Jeśli nie chcesz tego robić, podaj swój numer telefonu komórkowego. Na Twój telefon zostanie wysłany kod potwierdzający w formie SMS, należy go wpisać w polu „Potwierdź konto”.

Masz więc własną skrzynkę e-mail, możesz wysyłać i odbierać listy. Jak napisać list? Znajdujemy przycisk „Napisz list”, w oknie, które pojawia się w polu „Do”, wpisz adres odbiorcy. Jeśli chcesz, aby ktoś inny otrzymał kopię listu, wprowadź inny adres e-mail w polu „Kopiuj”. Pole „Temat” można pozostawić puste, ale jeśli określisz temat i istotę listu, będzie to wygodniejsze dla odbiorcy. Możesz wpisać tekst do listu, sformatować go, użyć przycisku „Załącz” lub ikony „Spinacz” do załączania plików, wstawiania linków, zdjęć, obrazków, zapisywania wersji roboczej listu. Możesz sprawdzić pisownię przed kliknięciem przycisku przesyłania. Jeśli chcesz dokładnie wiedzieć, czy adresat go otrzymał i przeczytał, zaznacz pole „Powiadom o przeczytaniu”.

Łatwiej jest czytać otrzymane e-maile - wystarczy kliknąć nowy e-mail (zwykle pogrubiony). Jeśli nie chcesz już otrzymywać wiadomości e-mail od określonego autora, możesz oznaczyć jednego z nich jako spam. Ponadto wszystkie listy z tego adresu będą automatycznie wysyłane do folderu Spam. Teraz masz pomysł na korzystanie z poczty e-mail, możesz korespondować z partnerami biznesowymi i przyjaciółmi, rejestrować się w sieciach społecznościowych, robić zakupy przez Internet i wiele, wiele więcej.

Błędem większości ludzi jest to, że nie doceniają znaczenia budowania systemu poczty elektronicznej. Jednym ze sposobów jest myślenie o e-mailu jako serii kroków.

1 - Dostęp do poczty e-mail
2 - Partia listów
3 - Sprawdzanie poczty przychodzącej
4 - Usunięcie
5 - Wykonanie
6 - Przechowywanie

1. DOSTĘP DO E-MAILA

Pierwszym krokiem jest ustalenie, o której godzinie będziesz codziennie sprawdzać pocztę. Zazwyczaj większości osób wystarczy sprawdzanie poczty cztery razy dziennie:

1. Pierwsza rzecz z samego rana. Większość ludzi zaczyna dzień pracy od sprawdzenia poczty e-mail, aby upewnić się, że nie przegapili niczego pilnego.

2. Przed przerwą obiadową. Pora obiadowa to całkowicie naturalna przerwa w działalności biznesowej; aby ten czas był bardziej produktywny, możesz sprawdzić pocztę e-mail.

3. Popołudnie. To kolejna naturalna pauza, kiedy musisz zrobić sobie przerwę lub masz zamiar wyjść na spotkanie biznesowe.

4. Koniec dnia roboczego. Jeśli przed opuszczeniem miejsca pracy maksymalnie opróżnisz swoją skrzynkę odbiorczą, następnego ranka od razu przejdziesz do przeglądania nowych wiadomości. Upewnienie się, że nie ma pilnych spraw w ostatniej chwili, które zostawiłeś bez opieki, gwarantuje to bardziej zrelaksowany wieczór dla Ciebie i Twoich współpracowników.

Dla większości ludzi najlepszą opcją, najmniej zakłócającą przepływ pracy, jest sprawdzanie poczty cztery razy dziennie i zarezerwowanie nie więcej niż 15 minut na każdą „sesję” poczty e-mail.

2. PARTIA LISTÓW

Ważne jest, aby zrozumieć, że e-maile są przetwarzane cztery razy dziennie. Nie oznacza to, że musisz natychmiast odpowiadać na wszystkie wiadomości wymagające odpowiedzi lub napisać wszystkie e-maile, które planowałeś wysłać w ciągu 15 minut. Musisz zaakceptować fakt, że Twoja skrzynka odbiorcza to nic innego jak zbiór listów czekających na uporządkowanie.

3. SPRAWDZANIE KORESPONDENCJI PRZYCHODZĄCEJ

Następnym krokiem jest sprawdzenie wszystkich wiadomości, co nie oznacza, że ​​musisz czytać wszystkie. Często decyzję o e-mailu można podjąć na podstawie jego tematu lub kilku pierwszych linijek. Znaczną część naszej korespondencji stanowią listy mailingowe i newslettery. Jeśli jesteś analitykiem branżowym, być może biuletyn -
najważniejszy dokument dla Ciebie i każdego dnia uważnie go studiujesz. Jednak dla innych tak nie jest i można szybko określić, czy ten biuletyn jest dla nas ważny lub przydatny. Nie wszystkie e-maile wymagają odpowiedzi: są to na przykład te listy, w których jesteś wymieniony w kopii lub temat wiadomości sugeruje, że wystarczy przeczytać te informacje.

4. USUŃ

Jeśli Twoim głównym celem jest zwolnienie skrzynki odbiorczej, jednym z najprostszych sposobów na osiągnięcie tego jest usunięcie wiadomości. Jeśli po przeczytaniu newslettera dojdziesz do wniosku, że informacje te są dla Ciebie bezużyteczne, zrezygnuj z subskrypcji tego newslettera. Nie pożałujesz i nie będziesz musiał poświęcać więcej czasu na jego przetwarzanie. Usuń wszystkie wiadomości, które nie wymagają od Ciebie dalszych działań.

Jeśli nagle zauważysz, że usuwasz wszystkie wiadomości pochodzące z określonego adresu, zastanów się, dlaczego tak się dzieje.

5. WYDAJNOŚĆ

Podobnie jak w przypadku pracy z dokumentami papierowymi, pożądane jest, aby nie wracać ponownie do przeczytanych listów.

Jeśli odpowiedź na wiadomość lub przekazanie jej dalej zajmie Ci tylko kilka minut, zrób to od razu. Powinieneś jak najszybciej odpowiadać na wiadomości, które potwierdzają lub ustalają czas spotkania, proszą o informacje o kontaktach, zawierają jakieś pytania lub prośby, chyba że zajmie Ci to dużo czasu.

Jeśli rozumiesz, że potrzebujesz dodatkowych informacji, zaangażowania innych osób lub czasu do namysłu, to nie będziesz w stanie odpowiedzieć od razu na taki list. Będziesz musiał później podjąć pewne działania: być może zdecyduj, czy naprawdę powinieneś odpowiedzieć na ten list i coś zrobić. Jeśli nie, możesz od razu wysłać list do właściwej osoby. Zanim delegujesz zadanie, może minąć trochę czasu, zanim zorientujesz się, kto
musi być osobą odpowiedzialną. Jeśli list wymaga podjęcia działań, zapisz tylko znaczną część informacji i usuń sam list. Utrzymuj swoją skrzynkę e-mail wolną od takich wiadomości, a niezbędne informacje przechowuj na przykład w systemie śledzenia prac nad Twoimi projektami, w kalendarzu lub systemie planowania, aby mieć pewność, że to zrobisz. Na tym polega wykonanie – pewność, że to, co trzeba zrobić, zostanie zrobione.

6. PRZECHOWYWANIE

Jeśli wiadomości e-mail nie można usunąć (lub zareagować na nią, a następnie usunąć), konieczne jest jej zapisanie.

Głównym powodem, dla którego możesz tego potrzebować, jest to, że będziesz musiał odwołać się do tego dokumentu w przyszłości (na przykład jest to informacja o czymś, podjęta decyzja, instrukcja, raport z postępów itp.). Jeśli nagle nie masz dokumentu, do którego możesz się odnieść, będzie to miało dla Ciebie niekorzystne konsekwencje.

Nie ma jednego poprawnego sposobu przechowywania wiadomości e-mail. Musisz wymyślić system, który działa dla Ciebie osobiście.

Jedną z opcji jest system podfolderów w Twojej skrzynce odbiorczej. Możesz sortować podfoldery według tematu, kategorii, klienta lub projektu, w zależności od rodzaju wiadomości, które zwykle otrzymujesz. Wiele osób tworzy osobny folder o nazwie „Przetworzone listy”, w którym umieszczają wszystkie sprawdzone wiadomości i wiadomości wymagające dalszych działań.

Niezależnie od wybranego systemu przechowywania poczty e-mail pamiętaj, że jedynym miejscem, w którym nie powinieneś jej przechowywać, jest skrzynka odbiorcza. Pamiętaj też, że praca z e-mailem nie powinna Ci zająć 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Utrzymanie porządku w skrzynce odbiorczej poczty e-mail we wcześniej ustalonym czasie pozwoli Ci zaoszczędzić godziny w tygodniu, zmniejszy stres związany z brakiem czegoś i zwiększy efektywność w radzeniu sobie z tym, co naprawdę ważne. Są to proste zasady, które łatwo zapamiętać.

Internet oferuje dziś tak wiele ciekawych rzeczy, a my staramy się nie tracić informacji – zapisujemy się na różne listy mailingowe, korespondujemy ze znajomymi i nawiązujemy nowe znajomości, wykorzystujemy pocztę w korespondencji biznesowej.

Jak prawidłowo zorganizować pocztę e-mail? To pytanie niepokoi wielu.

W korespondencji biznesowej z wykorzystaniem poczty e-mail obowiązują zasady. W trakcie jego użytkowania pojawiły się pewne zmiany dotyczące zasad pracy i poczty e-mail. Stało się to konieczne, aby nadążać za wydarzeniami, nie tracić napływających informacji i szybko na nie reagować. Myślę, że wiedza o tym, jak pracować z pocztą e-mail, przyda się wielu.

Jak zorganizować pracę poczty e-mail?

♦ Sprawdź pocztę we właściwym czasie

Poczta e-mail zwykle nie jest przesyłaniem pilnych informacji, jest wykorzystywana w niepilnych sprawach.

Są telefony do pilnych informacji, a w jej biurze można dostarczyć osobiście. Dlatego jeśli nie uzgodniono z góry, że otrzymasz teraz ważny list pocztą, nie sprawdzaj stale swojej poczty. Po prostu zamknij program na komputerze na czas głównej pracy, aby nie widzieć stale przychodzących liter na karcie przeglądarki lub w wyskakującym okienku. Nie odwraca uwagi od ważnych spraw.

I o dziwo, poczta zostanie załatwiona w krótszym czasie, bo zajmę się tym celowo, przeznaczając specjalny czas rano i wieczorem, a być może tylko raz dziennie. To zależy od okoliczności i rodzaju Twojej działalności.

To wszystko oczywiście nie dotyczy tych, których zadaniem jest odpowiadanie na maile np. w helpdesku.

♦ Opróżniaj skrzynkę odbiorczą każdego wieczoru

Folder Skrzynka odbiorcza to miejsce, w którym gromadzone są wszystkie przychodzące informacje, które musisz nauczyć się szybko sortować.

Aby posortować litery według tematu, potrzebujemy dodatkowo utwórz kilka ważnych folderów. Na przykład „Odpowiedz”, „Osobiste”, „Praca”, „Ciekawe”, „Ważne” i „Osobiste”.

Utwórz podfoldery dla każdego folderu. Folder „Osoby osobiste” może zawierać korespondencję z ważnymi dla Ciebie osobami. Na przykład w tym folderze tworzymy podfolder „Ivanov I.I.” i określ regułę (filtr) w skrzynce pocztowej, że wszystkie listy od Iwanowa I.I. zostanie natychmiast wysłany do tego folderu. Nie musisz się martwić, że przegapisz tę literę, ponieważ w menu obok nazwy folderu wyświetli się ikonka, że ​​w tym folderze znajduje się nieprzeczytana litera.

To właśnie robimy ze wszystkimi listami, które są dla nas ważne.

♦ Czyścimy pocztę ze spamu

Podczas sortowania listów konieczne jest oznaczanie niechcianych wiadomości oraz tych, których nie subskrybujesz jako spam.

Program pocztowy posiada funkcję filtrowania spamu. Jest w stanie zapamiętać takie listy i po ponownym wysłaniu od tego autora list natychmiast trafi do folderu ze spamem.

Jeśli sam nie wyczyściłeś tego folderu, po 30 dniach wszystkie e-maile są automatycznie usuwane z folderu spamu i nie musisz się tym martwić.

Nigdy nie odpowiadaj na niechciane wiadomości e-mail, ponieważ oszuści mogą wykorzystać Twój adres e-mail.

Przestrzegając zasad pracy z e-mailem, Twój dzień pracy będzie bardziej efektywny - możesz poświęcić mniej czasu na sortowanie, odpowiadanie i pisanie listów. Oto kilka konkretnych wskazówek:

Zasady dotyczące poczty e-mail

• Ustaw konkretną godzinę pracy z e-mailem. Po zakończeniu wyłącz skrzynkę pocztową.
• Poznaj funkcje i ustawienia skrzynki pocztowej. Pomoże Ci to szybko nawigować podczas pracy z literami.
• Użyj swojej skrzynki odbiorczej jako miejsca do zbierania informacji do sortowania. Jednocześnie używaj etykiet do oznaczania liter. Każdego wieczoru ten folder powinien być pusty.
• Skonfiguruj filtry w swojej skrzynce pocztowej, aby sortować ważne e-maile w folderach tematycznych
• Okresowo czyść (anuluj subskrypcję) listy mailingowej z tych, które nie są interesujące i nieistotne. Aby to zrobić, ustaw harmonogram w kalendarzu. Na przykład raz na kwartał. Im częściej to robisz, tym mniej czasu zajmie to czyszczenie.
• Codziennie sortuj e-maile w skrzynce odbiorczej i odpowiadaj na nie tak szybko, jak to możliwe.
• Przygotuj gotowe szablony do odpowiadania na listy. Dołącz do odpowiedzi szablon powitania i podpisu. Zaoszczędzi to dużo czasu podczas pisania odpowiedzi na e-maile.
• Staraj się być jak najkrótszy. Dołącz dodatkowe informacje do listu jako osobny plik.
• Zawsze sprawdzaj pliki załączone do wiadomości e-mail programem antywirusowym.
• Postępuj zgodnie z zasadą: „jedna litera - jeden temat”. Ułatwia to odbiorcy pracę z literami.
• Jeśli to samo pytanie zadają Ci różne osoby, warto odpowiedzieć publicznie na swoim blogu lub stronie internetowej i podać link do tego artykułu w liście. Dzięki temu oszczędzasz czas na pisanie odpowiedzi i udzielasz pełnych informacji zainteresowanym stronom.
• Zapamiętaj zasadę: im mniej piszesz, tym mniej listów dostajesz.
• Zachowaj archiwum wysłanych e-maili.
• Nie podawaj osobom trzecim hasła do konta, na którym znajduje się Twoja poczta.
• Użyj funkcji Właściwości listu, aby uzyskać więcej informacji na temat listu. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy w trybie czytania listu.

To, czy zastosujesz te zasady, zależy od Ciebie. Ale organizując pracę ze skrzynką pocztową trzeba pamiętać, że to my powinniśmy zarządzać korespondencją, a nie ona nas. Poczta e-mail ma ułatwiać nam życie, a nie zwiększać zajętość.

Jak działa poczta e-mail?

Wysyłanie i odbieranie e-maili odbywa się za pomocą specjalnie zaprojektowanych i dedykowanych serwerów pocztowych. Zanim zaczniemy korzystać z poczty, serwery te są skonfigurowane w zupełnie inny sposób niż pozostałe serwery. To na przykład SMTP-serwery (z Prosty protokół serwera poczty- głównym protokołem transmisji wiadomości) i są klientami pocztowymi lub pośrednikami pocztowymi (programami, w których czytamy i piszemy wiadomości e-mail, MUA lub Poczta użytkownika). Ale o typach serwerów pocztowych trochę później.

Jak działa poczta e-mail. Ścieżka, którą wybiera.

Weźmy dwóch dostawców poczty: serwer-1.ru oraz serwer-2.ru. Zarejestrowało się na nich odpowiednio dwóch użytkowników: A i B. Aby A mógł pomyślnie wysłać list do odbiorcy B, a on go zaakceptował, dzieje się co następuje. Schemat jest dość prosty:

• Nadawca A wysyła wiadomość e-mail przez swój serwer SMPT-1.
• Serwer-1, po otrzymaniu zadania przez adres docelowy przy użyciu tego samego pośrednika pocztowego MUA, akceptowane jest wyszukiwanie server-2 według domeny adresu (ru, com, rf ...). Nieważne, gdzie jest – w Brazylii czy Meksyku: poszukiwania potrwają chwilę.
• Po znalezieniu go za pomocą systemu nazw domen (adresując go bezpośrednio), serwer-1 bezpiecznie przekazuje list do swojego „kolegi” przez tzw. MX (wymiana poczty), natychmiast zaczyna szukać w jelitach pod adresem zarejestrowanego użytkownika, zapisując go do czytania.

• Po odnalezieniu list dociera do adresata. Odbiorca uzyskuje dostęp do listu, otrzymując powiadomienie z serwera-2. List można odczytać przez sieć, POP lub IMAP.

Jak działa poczta e-mail? Co oznaczają te skróty?

To są wszystkie protokoły transmisji. Jednocześnie są to typy serwerów pocztowych. Są trzy z nich:

Serwery SMTP- najczęstszy - wyślij list za pomocą klienta pocztowego (program pocztowy: Outlook, Mozilla Thunderbird itp.). Do transmisji domyślnie używane jest 25.

Serwery POP nosić już oprogramowanie, które pozwala odbiorcy przejść bezpośrednio do serwera pocztowego. Tam, w sekcji specjalnie przeznaczonej dla tego użytkownika (), może pracować z korespondencją. Tak, protokół POP3, który działa przez port 110, umożliwia klientowi poczty e-mail pobieranie z serwera wszystkich listów otrzymanych na Twój adres. Nawiasem mówiąc, to chyba jedyna rzecz, do której jest zdolny protokół - wystarczy pobrać.

Dobrze Serwer IMAP- oprogramowanie działające na serwerze, które daje dostęp do wszystkich folderów utworzonych przez użytkownika. Możesz pracować z pełnymi literami bez ich pobierania na komputer. Pod względem funkcjonalności góruje nad POP3, ale wymaga już dodatkowej pamięci i zasobów procesora serwera (no oczywiście takie zadania!). Wymiana danych odbywa się przez port 143.

ODNIESIENIE

Znak „@” został „przyklejony” do adresu pocztowego dzięki amerykańskiemu inżynierowi Rayowi Tomlinsonowi, wynalazcy poczty, która połączyła użytkowników ARPANET na początku lat 70. ubiegłego wieku. “ Często jestem pytany, dlaczego wybrałem znak @ do poczty. I tylko ten znak nadaje znaczenie oznaczeniu poczty. W końcu w handlowym języku angielskim „at sign” - @ - oznacza „jednostkę towaru”. Pomyślałem, że @ świetnie sprawdzi się jako wskazanie własności i użytkownika serwera poczty e-mail. Tak teraz działa poczta e-mail” .

Nawiasem mówiąc, momentem współczesnego użycia ikony „psa” jest rok 1536. Wtedy to hiszpański kupiec użył znaku @ w załączonej notatce przy podawaniu ceny towarów wysyłanych do Rzymu. Ale niezawodnie wiadomo, że symbol wydawał się znacznie starszy. Tak więc jego użycie jest udokumentowane w dokumencie z połowy XIV wieku naszej ery.

Jak działa poczta e-mail. Z czego zrobiony jest list?

List składa się z dwóch części: tej, która interesuje tego, który wysyła i czyta tę wiadomość, i tej, która interesuje nas nie mniej. Czyli część opisową, która zawiera adres (skąd i gdzie). Są odpowiednio nazwane treść listu oraz nagłówek e-maila.

Z ciało e-mail jest jasny. Zawiera treść wiadomości i wszelkie dołączone dane w niezliczonych formatach. Wcześniej list rozumiał ograniczoną liczbę kodowań, ale podobnie jak inne usługi sieciowe, wkrótce nauczył się rozumieć nawet treści multimedialne.

Ale dalej nagłówek Niewielu zwraca pełną uwagę. Nie, to nie jest papierowa koperta listowa z adresem zwrotnym. Przynajmniej nie tylko. Są to uporządkowane informacje o nadawcy, odbiorcy, obiektach załącznika, dacie wysłania, serwerach i usługach, które brały udział w doręczeniu itp. Bardzo przydatne jest sprawdzenie, czy list jest podejrzany.

ODNIESIENIE

W każdym języku nazwa symbolu „@” jest inna. W języku angielskim wymawia się go jako „pod znakiem” - „kawałek” i jest bardzo powszechny w języku handlowym. Wiele krajów europejskich i oczywiście Japonia przyjęło koncepcję zbliżoną do angielskiego i w różnych interpretacjach, w ten czy inny sposób, znak @ nadal oznacza „kawałek”. W języku rosyjskim koncepcja „pieska” zakorzeniła się dzięki nieznanemu programiście / tam, który pracował w ZSRR w DVK - Kompleks Obliczeniowy Dialogu. Ktoś zauważył podobieństwo odznaki z głową i ogonem psa i jedziemy… Podobne pojęcia stosują teraz stany byłego Związku Republik. Charakterystyka psów@ posiada na Ukrainie, Kazachstanie i Uzbekistanie. Ale Serbowie, Rumuni i Słowacy widzieli w nim podobieństwo do małpy…

Jak działa poczta e-mail. Badamy tytuł listu. Spam?

Będziesz potrzebować tych informacji, jeśli chcesz głębiej zagłębić się w działanie poczty e-mail w Twoim konkretnym przypadku. Czego można się nauczyć z tytułu?

Nie ma znaczenia, w jaki sposób czytasz e-maile. Nie ma znaczenia, który klient jest zainstalowany na twoim komputerze. A gdzie są przechowywane litery: czy klient pobiera je na Twój komputer (nie wiem dlaczego?) czy są one przechowywane na serwerze pocztowym. Nagłówek nigdzie się nie wybiera.

Rozważ przykładowy nagłówek wiadomości e-mail. Mój klient pocztowy to Thunderbird autorstwa Mozilli. Długi program, podoba mi się. Wybierz literę i otwórz ją prawym przyciskiem myszy:

Nie wiem, skąd patrzysz, ale każda usługa lub klient ma pasek narzędzi, który pozwala pracować z literą, pokazując jej kod źródłowy. W moim kliencie jest tutaj w prawym górnym rogu:

Oto, co zobaczysz:

Jak działa e-mail? Czego można się z tego nauczyć?

Wydzielmy ważne dla nas informacje w nagłówku listu ...

Pole ścieżka powrotna(„ścieżka do domu”) pusta jest podejrzana. W pobliżu tego napisu powinien znajdować się dokładnie adres nadawcy, jeśli chcesz wysłać list zwrotny. Puste pole oznacza tylko jedno - spam. Ale nawet wypełnione pole z określonym adresem nie oznacza, że ​​piszą konkretnie do Ciebie i na sprawę. Alfabetyczne i symboliczne śmieci przed znakiem @ są często również wskaźnikiem spamu.

Tagi Otrzymane: spojrzeć na nich. W Twoim liście może być kilka takich znaczników. Duża ich liczba oznacza, że ​​nadawca próbował zatrzeć ślady. Mam tylko jedną taką linię. Tagi są odczytywane (jeśli jest ich kilka) od dołu do góry - tak list został wysłany do Ciebie. Cechą charakterystyczną spamu jest brak ważnej cechy: tagu z. To on mówi protokołowi, że list należy wysłać. Mam tag na swoim miejscu: spamer jest całkowicie „zrzędliwy” lub właściciel skrzynki nie podejrzewa, że ​​z jego e-maila pochodzą listy. ścieżka powrotna, jednak pusty...

Obecnie mniej serwerów pocztowych umożliwia otwarte przesyłanie wiadomości. A spamer musi skorzystać z naszego serwera pocztowego, czyli odbiorcy listu. Dlatego nie zdziw się, że znaczna ilość spamu pochodzi ze skrzynki pocztowej twojego dostawcy Internetu... Jest trochę sofkon.ru… Jaki rodzaj hostingu…

Pole ID wiadomości– unikalny identyfikator wiadomości. Ktokolwiek. Nie potrzebujemy jego numeru, ale nazwa serwera po „piesie” musi być zgodna z nazwą w skrzynce pocztowej. Tutaj wszystko jest w porządku, ale sprawdźmy wydajność samego hostingu. Wystarczy wpisać w pasku adresu sofkon.ru:

Przewidywalne... Cóż. Przyjrzyjmy się teraz bliżej adresowi zwrotnemu, który pojawia się trzykrotnie w liście (podkreślony na brązowo – nie zasługuje na inny kolor). Zanim wyślesz tam gniewny list, sprawdźmy to pole pod kątem rzeczywistości, ze względu na zainteresowanie. Pomoże nam w tym bardzo przydatna usługa. 2IP:

https://2ip.ru/kontroler poczty/

Wpisz adres i:

Tak, nie mamy już żadnych wątpliwości…

26 czerwca 2013 r.

Ludzie we współczesnym świecie spędzają coraz więcej czasu w Internecie - szukając i znajdując pracę, czytając wiadomości, komunikując się w sieciach społecznościowych, sprawdzając pogodę, kupując, sprzedając, zarabiając, oszczędzając, nawiązując przyjaźnie, oglądając filmy, słuchając muzyka, a często po prostu wylegiwanie się. Dziś trudno znaleźć osobę, która nie wie, czym jest wyszukiwarka, tryb online, ICQ, blogi, jak korzystać z poczty e-mail. Ale nadal istnieją i ten tekst jest dla nich przeznaczony.

W zwykłym sensie poczta to wymiana listów i paczek. Do tej pory siła ludzkiej myśli nie osiągnęła poziomu wysyłania paczek pocztą elektroniczną, ale być może stanie się to w niedalekiej przyszłości. Mimo to e-mail ma wiele zalet.

1. W wiadomości e-mail możesz wysyłać nie tylko wiadomości w formie tekstu, ale także załączać do listu pliki: tabele, zdjęcia, rysunki, filmy, prezentacje i tak dalej. Listy można usuwać, przekazywać innym osobom, przechowywać, filtrować.

2. Poczta e-mail umożliwia błyskawiczne dostarczanie korespondencji (informacji), oszczędzając mnóstwo czasu i wysiłku.

3. Nie ma potrzeby udawania się na pocztę, ponieważ z poczty e-mail możesz korzystać bez wychodzenia z domu, jeśli masz Internet i komputer.

4. Opłacalność – nie ma potrzeby płacenia za każdy list, niezależnie od ilości zawartych w nim informacji. Wystarczy, że usługa internetowa zostanie opłacona dostawcy terminowo.

5. Wydajność - możesz sprawdzać pocztę i odpowiadać na listy nawet z telefonu komórkowego z dostępem do Internetu.

Odpowiedzmy więc na pytanie: „Jak korzystać z poczty e-mail”?

Najpierw musisz przejść do strony określonego systemu wyszukiwania lub poczty, na przykład „Yandex”, „Google”, „Rambler”, „Mail.ru” i tak dalej.

Spróbujmy użyć przykładu, aby uruchomić pocztę w Google. U góry strony znajdź i kliknij „Poczta”, pojawi się nowe okno, w którym możesz wprowadzić pocztę i swoje konto. Ponieważ nie masz jeszcze poczty Google, naciśnij czerwony przycisk w prawym górnym rogu – „Utwórz konto”. Następnie uzupełniane są dane osobowe - imię, nazwisko, nazwa użytkownika, hasło, płeć, data urodzenia, telefon komórkowy, alternatywny adres e-mail. Sam tworzysz nazwę użytkownika, musi być unikalna (jeśli jest już użytkownik z takim loginem, system ostrzeże Cię i poprosi o wpisanie innej nazwy), składać się z liter łacińskich, długość nazwy wynosi od 6 do 30 znaków. Pamiętaj, że jeśli zamierzasz prowadzić korespondencję biznesową za pośrednictwem poczty e-mail, powinieneś wymyślić i wybrać bardziej dyskretne loginy.

Następnie musisz wprowadzić hasło do poczty. Powinien być wystarczająco mocny, najlepiej zawierać wielkie i małe litery, symbole i cyfry oraz mieć co najmniej 8 znaków. Wprowadź hasło ponownie, aby je potwierdzić.

Twoja data urodzenia musi być wprowadzona na tej stronie, aby mieć dostęp do materiałów odpowiednich dla Twojego wieku. Faktem jest, że konto Google umożliwia dostęp do usług takich jak Gmail (poczta), YouTube (portal wideo) i Google+ (sieć społecznościowa). Możesz ustawić swoje konto tak, aby nikt nie widział Twojego wieku.

Płeć, a także numer telefonu komórkowego są wypełniane według uznania użytkownika.

Aby zarejestrować pocztę, pozostaje tylko udowodnić, że jesteś prawdziwą osobą (a nie robotem) i wprowadzić wskazane litery łacińskie na klawiaturze. Jeśli znaki są trudne do odczytania, możesz kliknąć znak „Audio”, system podyktuje je Tobie. Jeśli nie chcesz tego robić, podaj swój numer telefonu komórkowego. Na Twój telefon zostanie wysłany kod potwierdzający w formie SMS, należy go wpisać w polu „Potwierdź konto”.

Masz więc własną skrzynkę e-mail, możesz wysyłać i odbierać listy. Jak napisać list? Znajdujemy przycisk „Napisz list”, w oknie, które pojawia się w polu „Do”, wpisz adres odbiorcy. Jeśli chcesz, aby ktoś inny otrzymał kopię listu, wprowadź inny adres e-mail w polu „Kopiuj”. Pole „Temat” można pozostawić puste, ale jeśli określisz temat i istotę listu, będzie to wygodniejsze dla odbiorcy. Możesz wpisać tekst do listu, sformatować go, użyć przycisku „Załącz” lub ikony „Spinacz” do załączania plików, wstawiania linków, zdjęć, obrazków, zapisywania wersji roboczej listu. Możesz sprawdzić pisownię przed kliknięciem przycisku przesyłania. Jeśli chcesz dokładnie wiedzieć, czy adresat go otrzymał i przeczytał, zaznacz pole „Powiadom o przeczytaniu”.

Łatwiej jest czytać otrzymane e-maile - wystarczy kliknąć nowy e-mail (zwykle pogrubiony). Jeśli nie chcesz już otrzymywać wiadomości e-mail od określonego autora, możesz oznaczyć jednego z nich jako spam. Ponadto wszystkie listy z tego adresu będą automatycznie wysyłane do folderu Spam. Teraz masz pomysł na korzystanie z poczty e-mail, możesz korespondować z partnerami biznesowymi i przyjaciółmi, rejestrować się w sieciach społecznościowych, robić zakupy przez Internet i wiele, wiele więcej.