Vasta perustetun organisaation henkilöstömäärä. Henkilöstö - ilmoittautumisjärjestys

Vaikka henkilöstöluettelon täyttämisvelvollisuutta ei ole säädetty laissa, tarkastuselimet pitävät sen puuttumista pääasiassa lakien rikkomisena. Väärinkäsitysten välttämiseksi johtajien ei tulisi laiminlyödä tätä tärkeää ensisijaista asiakirjaa. Jos vain siksi, että se on hyödyllistä yrityksille monella tapaa. Selvitetään, mitkä niistä, ja pohditaan myös lyhyesti T-3-lomakkeen täyttämisen sääntöjä.

Henkilöstötaulukko on säädösasiakirja, jonka täytön oikeellisuus on kirjattu laillisesti 5. tammikuuta 2004 annetussa päätöksessä "Työn ja sen maksamisen kirjanpitoa koskevien ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten muotojen hyväksymisestä".

Asetuksessa käytetyt termit määrätään Venäjän federaation työlaissa. Henkilöstö - tämän organisaation työntekijöiden kokoonpano, jonka on tarkoitus olla käytettävissä tietyn ajan.

Siksi henkilöstö heijastaa seuraavia asioita:

• yrityksen rakenne (yksittäisten työpajojen hierarkkinen alisteisuus tai horisontaalinen vuorovaikutus);
• henkilöstö (luettelo yrityksen normaalin toiminnan edellyttämistä tehtävistä);
• Työntekijöiden määrä;
• palkat ja bonukset.

Miksi tarvitset henkilöstöä?

Huomioikaa muutama positiivinen seikka:

• henkilöstön määrääminen helpottaa yrityksen henkilöstöanalyysiä;
• voit nähdä täydellisen kuvan työntekijöiden palkoista;
• työntekijöiden rekrytointi tai irtisanominen tapahtuu henkilöstötaulukon mukaisesti;
• työntekijöiden määrän vähentämiseen tai työsuhteen epäämiseen liittyvät riidat ratkaistaan ​​tuomioistuimessa;
• työsopimus laaditaan henkilöstötietojen perusteella (Venäjän federaation työlaki, 15 ja 57 §).

Esimerkki henkilöstötaulukosta T-3-lomakkeella

Lomake T-3: kuinka täyttää?

Kuinka täyttää T-3-lomake oikein? "Cap" tai henkilöstötaulukon yläosa sisältää seuraavat kohteet:

• yrityksen nimi. Nimen on vastattava täsmälleen organisaation perustamisasiakirjoissa määritettyä nimeä;
• OKPO-koodi;
• Asiakirjan numero. Jokainen yritys voi käyttää omaa asiakirjanumerointijärjestelmäänsä. Ja henkilöstö ei ole poikkeus. Numero voi sisältää aakkosnumeerisen tai vain numeerisen merkinnän;
• laatimispäivämäärä (ei pidä sekoittaa toiminnan alkamispäivään - katso seuraava kappale);
• voimassaoloaika (henkilöstön osalta yleensä vuosi);
• henkilöstötaulukkoa koskevan määräyksen päivämäärä ja numero.

Sarakkeiden täyttöjärjestys (nimikenumero vastaa T-3-lomakkeen taulukon sarakkeen numeroa).

Sarakkeet 6-8 täytetään ruplina tai prosentteina. Näissä sarakkeissa on tiedot kaikenlaisista palkankorotuksista. Korvausten määrä riippuu monista tekijöistä, kuten:

• tietyt (haitalliset) työolosuhteet;
• ei-standardi toimintatapa;
• bonus- ja kannustusjärjestelmät tietyssä yrityksessä;
• Venäjän federaation lainsäädännössä vahvistetut normit.

Sarake 9 lasketaan. Siihen syötetään sarakkeen 4 tietojen tulo ja sarakkeiden tietojen summa 5. - 8. mukaan lukien.

T-3-lomakkeen laatimis- ja hyväksymismenettely

Tehtäväluettelo velvoittaa laatimaan työekonomistin henkilöstöluettelon. Koska tällaista asemaa ei usein ole yrityksessä, joskus henkilöstöosaston työntekijä laatii tämän asiakirjan. Niissä yrityksissä, joissa ei ole henkilöstöä, T-3-lomakkeen täyttää yleensä kirjanpitäjä tai jopa johtaja.

Riippumatta siitä, kuka henkilöstötaulukon täytti ja laati, sen on oltava pääkirjanpitäjän ja yrityksen päällikön varmentama ja allekirjoittama.

Yrityksen johtaja hyväksyy laaditun asiakirjan. Tätä varten tarvitaan tilaus. Tilausnumero merkitään T-3-lomakkeen erilliseen sarakkeeseen. Tämä sarake on myös viimeinen sarake yrityksen henkilöstöyksiköiden lukumäärälle ja kuukausittaiselle palkkasummalle. Tilauksessa ilmoitetaan henkilöstötaulukon voimaantulopäivä.

Lomake T-3 laaditaan yleensä vuodeksi. Suurissa yrityksissä tämä ajanjakso voi kuitenkin olla alle vuosi. Lisäksi, jotta uutta henkilöstötaulukkoa ei laadita vuoden aikana, yrityksellä on oikeus tehdä muutoksia jo laadittuun asiakirjaan. Tällaiset muutokset virallistetaan päällikön määräyksellä. Tilauksesta on käytävä ilmi muutosten perusteet, esimerkiksi tuotannon uudelleenjärjestely, vähentäminen tai laajentaminen.

Yhtenäisen T-3-lomakkeen henkilöstötaulukkoa käytetään osoittamaan organisaation rakenne, henkilökohtainen kokoonpano. Tarkastellaan tätä lomaketta yksityiskohtaisemmin ja annetaan myös henkilöstötaulukko näytetäytteellä.

Henkilöstö: yhtenäisen lomakkeen T-3 muoto

1.1.2013 alkaen kaupallisten organisaatioiden ei tarvitse laatia henkilöstöasiakirjoja hyväksyttyjen lomakkeiden mukaisesti, eli ne voivat käyttää itsenäisesti kehitettyjä asiakirjalomakkeita.

Lue lisää tästä artikkelista "Ensisijainen asiakirja: muotoa koskevat vaatimukset ja sen rikkomisen seuraukset" .

Yhtenäinen T-3-lomake on kuitenkin melko kätevä ja tuttu tapa tehdä henkilöstötaulukko. Lisäksi T-3-lomakkeen henkilöstötaulukko sisältää kaikki tarvittavat tiedot, joten useimmat työnantajat käyttävät edelleen tätä asiakirjalomaketta.

Muista, että henkilöstötaulukko - yhtenäisen lomakkeen T-3 muoto - ja sen täyttömenettely hyväksyttiin Venäjän federaation valtion tilastokomitean asetuksella 1.5.2004 nro 1. Sivustomme käyttäjille tietää, miten henkilöstötaulukko laaditaan, malliasiakirja esitetään puhtaassa muodossaan (osiossa) ja valmiissa tilassa (viimeisessä osiossa).

Mitä tietoja yhtenäinen henkilöstölomake sisältää?

Henkilöstötaulukko on yksi sisäisistä sääntelyasiakirjoista, joka jokaisella organisaatiolla (tai yrittäjällä, jolla on työntekijöitä) on oltava.

Henkilöstötaulukko sisältää:

• luettelo rakenteellisista jaoista;
• tehtävien, erikoisalojen ja ammattien nimet pätevyydellä;
• tiedot henkilöstöyksiköiden lukumäärästä;
• palkkatiedot: tariffit ja palkat, korvaukset, palkkarahasto (palkkalaskenta), myös koko organisaatiolle.

Henkilöstötaulukon päätavoitteena on palkkalistan rakenteen, henkilöstön ja koon määrittely. Asiakirja ei sisällä työntekijöiden nimiä ja heidän henkilöstöään tehtävissä. Henkilöstön sijoittamista (synonyymit: henkilöstön korvaaminen, henkilöstöluettelo) ei ole määrätty säädöksissä. Henkilöstön korvaaminen, toisin kuin henkilöstötaulukko, ei ole organisaatiolle pakollinen asiakirja, mutta sitä käytetään usein. Tämä johtuu siitä, että henkilöstön avulla voit seurata avoimia työpaikkoja sekä täyttää henkilöstöyksiköitä, kun palkataan osa-aikatyötä tai jos tehtävä on jaettu useiden työntekijöiden kesken. Henkilöstön korvaaminen kehitetään yleensä T-3-lomakkeen henkilöstötaulukon perusteella, johon on lisätty sarake, johon merkitään tietyissä tehtävissä olevien työntekijöiden sukunimet, etunimet ja sukunimet. Jos organisaatio käyttää toiminnassaan henkilökunnan sijaisuuksia, on pidettävä mielessä, että tämä asiakirja on säilytettävä 75 vuotta.

Lue henkilöstöasiakirjojen säilytysajoista.

Kuinka tehdä henkilöstötaulukko

Henkilöstötaulukon valmistelu voidaan uskoa kenelle tahansa organisaation työntekijälle, kun taas se on hyväksyttävä päällikön tai muun valtuutetun henkilön määräyksellä (ohjeella). Henkilöstötaulukon hyväksymistä koskevien asiakirjojen myöntämismenettely olisi vahvistettava perustamisasiakirjoissa.

Lue tällaisten tilausten laatimisen vivahteista materiaalista "Ydintoimintojen tilaukset - mitä nämä tilaukset ovat?".

Kun laaditaan henkilöstötaulukkoa ensimmäistä kertaa, hänelle annetaan numero 1, ja jatkossa käytetään jatkuvaa numerointia. Henkilöstötaulukossa näkyy laatimispäivämäärä sekä päivämäärä, josta alkaen henkilöstötaulukko astuu voimaan. Nämä kaksi päivämäärää voivat poiketa toisistaan. Lomakkeessa T-3 on ilmoitettava henkilöstötaulukon voimassaoloaika, sen hyväksymismääräyksen tiedot ja henkilöstöyksiköiden lukumäärä.

Rakenneyksikön koodi henkilöstötaulukossa ja muut tiedot

Taulukkoosan henkilöstötaulukko alkaa täyttyä rakennejaosien nimillä ja koodeilla. Pääsääntöisesti henkilöstötaulukon yksikkökoodi ilmoitetaan tavalla, jonka avulla voit määrittää koko organisaation alaisuuden ja rakenteen.

Jos organisaatiolla on sivuliikkeitä ja edustustoja, on pidettävä mielessä, että ne ovat organisaation rakenneyksikkö, ja vastaavasti henkilöstötaulukko on laadittava koko organisaatiolle. Vaikka sivuliikkeen johtajalle annettiin oikeus hyväksyä itsenäisesti henkilöstötaulukko, se kootaan kuitenkin osana yhtenäistä henkilöstötaulukkoa.

Henkilöstöluettelon sarakkeessa 3 on viran, erikoisalan, ammatin nimi, jotka on ilmoitettu nimeämismuodossa ilman lyhenteitä. Työnantaja antaa viran, ammatin nimen, jos työ ei liity vaikeisiin työoloihin ja etuuksien antamiseen, muuten sinun on toimittava henkilöstötaulukossa ilmoitettaessa:

• koko venäläisestä työntekijöiden ammattien, työntekijöiden tehtävien ja palkkaluokkien luokittelusta (OK 016-94) (hyväksytty Venäjän valtion standardin päätöksellä 26. joulukuuta 1994 nro 367);
• Koko Venäjän ammattiluokitus (OKZ) OK 010-2014 (MSKZ-08) (hyväksytty Rosstandartin 12. joulukuuta 2014 päivätyllä määräyksellä nro 2020-st);
• Johtajien, asiantuntijoiden ja muiden työntekijöiden pätevyysluettelo (hyväksytty Venäjän työministeriön 21. elokuuta 1998 annetulla asetuksella nro 7);
• yhtenäiset tariffitutkintojen viitekirjat työntekijöiden työpaikoista ja ammateista toimialoittain;
• ammatilliset standardit (Venäjän federaation työlain 3 kohta, 2 osa, 57 artikla, 195.1 artikla).

Lue, kuinka työnnimikkeet saatetaan ammatillisten standardien mukaisiksi.

Jos organisaatio palkkaa työntekijöitä suorittamaan tietyn tyyppistä työtä, ei virkaa (ammatti, erikoisuus), tämän tulisi näkyä myös henkilöstötaulukossa.

Lisäksi henkilöstötaulukon sarakkeessa 4 ilmoitetaan henkilöstöyksiköiden lukumäärä. Vakiintuneet yksiköt voidaan ilmoittaa sekä täydellisinä että epätäydellisinä. Puutteellisen henkilöstöyksikön sisältö henkilöstötaulukossa on ilmoitettu osakkeina, esim. 0,25; 0,5; 2.75 jne.

Henkilöstötaulukkoa laadittaessa on kiinnitettävä erityistä huomiota sarakkeeseen 5 "Tariffi (palkka) jne., hiero". Yksinkertaisimmassa tapauksessa tämä henkilöstötaulukon sarake osoittaa kiinteän palkan kuukaudessa.

Käytännössä henkilöstötaulukkoa laadittaessa herää usein kysymys dokumentin oikeasta toteutuksesta tilanteissa, joissa ei ole kiinteää palkkaa, esimerkiksi urakkapalkalla. Tässä tapauksessa on suositeltavaa lisätä viiva henkilöstötaulukon sarakkeeseen 4 ja merkitä sarakkeeseen 10: "Palkkatyö / Kappaletyöpalkkiopalkat" ja antaa linkki paikalliseen asetukseen, jossa määritellään palkkojen vahvistamismenettely, kuten sekä sen määrä tietylle normille. Suosittelemme toimimaan samalla tavalla täyttämällä henkilöstöluetteloa tilanteessa, jossa työntekijällä on tuntipalkka.

Jos henkilöstötaulukossa on epätäydellinen henkilöstöyksikkö, sarakkeessa "Tariffiprosentti (palkka)" ilmoitetaan edelleen viran täyden palkan määrä.

Kuinka täyttää henkilöstötaulukko: näyte ja esimerkki

Esimerkki T-3-lomakkeen henkilöstötaulukon täyttämisestä tilanteessa, jossa ei ole kiinteää palkkaa ja lisäksi henkilöstöyksikkö on puutteellinen, löytyy nettisivuiltamme.

MERKINTÄ! Art. Venäjän federaation työlain 22 §:ssä todetaan, että samasta työstä tulee olla sama palkka. Tästä seuraa, että henkilöstöluettelon palkkojen "haarukka" on työlain vastainen. Rostrud suosittelee 27. huhtikuuta 2011 päivätyssä kirjeessään nro 1111-6-1, että henkilöstötaulukon samannimiset tehtävät merkitsevät samat palkat ja mahdollisuutta maksaa jollekin työntekijälle palkkaa (ei palkkoja) suurempaa määrää säännellään korvauksilla ja lisämaksuilla työn monimutkaisuudesta, määrästä ja laadusta riippuen.

Sarakkeissa 6, 7, 8 "Lisämaksut, ruplaa". lisäykset on ilmoitettu - sekä hyväksytyt organisaatiossa (epäsäännöllisistä työajoista, lisääntyneestä vastuusta, vieraiden kielten tuntemuksesta, työkokemuksesta jne.), että ne on vahvistettu lainsäädäntötasolla (esimerkiksi työlle Kaukopohjossa). Yhtenäisen lomakkeen henkilöstötaulukko olettaa, että nämä sarakkeet on täytetty ruplissa. Jos henkilöstötaulukossa ei ole tarpeeksi sarakkeita kaikkien organisaatiossa voimassa olevien korvausten ilmoittamiseen, niiden määrää voidaan lisätä antamalla määräys henkilöstölomakkeen täydentämiseksi. Samoin on suositeltavaa tehdä, jos päästöoikeudet asetetaan prosentteina.

Sarake 9 "Kuukauden yhteensä" täytetään vain, jos palkka ja korvaukset on ilmoitettu ruplissa. Henkilöstötaulukon laatimisohjeissa todetaan, että "jos organisaation on mahdotonta täyttää sarakkeita 5-9 ruplamääräisesti ... sarakkeet täytetään asianmukaisilla mittayksiköillä (prosentit, kertoimet jne.)." Itse asiassa henkilöstötaulukkoa on kuitenkin mahdotonta laatia tällä tavalla. Tällaisessa tilanteessa tähän sarakkeeseen on mahdollista laittaa viivoja ja sarakkeessa 10 "Huomautus" merkitä linkki sekä sisäisiin että säädösmääräyksiin, joissa päästöoikeudet asetetaan. Sarakkeessa 10 oleva linkki asiakirjaan, jossa voit asettaa virkamatkakorvauksen, antaa mahdollisuuden olla muuttamatta aikataulua päivärahaa muutettaessa. Myös sarakkeessa 10 ilmoitetaan kaikki henkilöstötaulukkoon liittyvät tiedot.

Rekisteröinnin vivahteet ja muutokset henkilöstötaulukossa

Yhtenäisen lomakkeen T-3 lomakkeessa on henkilöstöpalvelun päällikön ja pääkirjanpitäjän allekirjoitukset, mutta sinettiä ei ole. Henkilöstötaulukon hyväksymisen tiheyttä ja ajoitusta ei ole säädetty laissa, ja jokainen työnantaja päättää asiasta itsenäisesti.

Työntekijöiden henkilöstötaulukkoon tutustuminen tapahtuu vain, jos tämä työnantajan velvollisuus on kirjattu työehtosopimukseen, sopimukseen tai paikalliseen säädökseen (Rostrudin kirje 15.5.2014 nro PG / 4653-6-1).

Henkilöstötaulukkoon voidaan tehdä muutoksia, jos sitä on tarpeen täydentää uusilla viroilla ja rakennejaostoilla tai päinvastoin jättää ne pois, samoin kuin palkkojen muuttamisessa, toimialojen ja tehtävien uudelleennimeämisessä. Muutos henkilöstötaulukkoon annetaan tilauksesta. Voit tehdä muutoksia henkilöstötaulukkoon kahdella tavalla:

1) määräyksen antaminen vastaavasta muutoksesta;

2) määräyksen antaminen uuden henkilöstötaulukon hyväksymisestä.

Henkilöstöä tai henkilöstöä vähennettäessä, palkkoja muutettaessa tehdään muutoksia myös henkilöstötaulukkoon, mutta on otettava huomioon, että muutosten voimaantulopäivä ei voi olla aikaisintaan 2 kuukautta määräyksen antamisesta. Tämä johtuu siitä, että työntekijöitä on varoitettava 2 kuukautta etukäteen tulevasta vähennyksestä (Venäjän federaation työlain 180 §:n 2 osa) tai tulevista työsopimusehtojen muutoksista.

Henkilöstötaulukko säilytetään organisaatiossa pysyvästi. Valvonta- ja valvontatehtäviä suorittavilla organisaatioilla (esimerkiksi työtarkastusvirasto, Venäjän federaation FSS:n sääntelyelimet, Venäjän federaation eläkerahasto, veroviranomaiset) on oikeus pyytää tätä asiakirjaa tarkastusten aikana. Jos valvojien pyytämiä asiakirjoja tai niiden jäljennöksiä, mukaan lukien henkilöstöluettelo, ei toimiteta, työnantajalle voidaan määrätä sakko 200 ruplaa. jokaisesta toimittamattomasta asiakirjasta (Venäjän federaation verolain 1 kohta, 126 artikla).

Tulokset

Henkilöstöluettelo on pakollinen asiakirja, joka jokaisen työnantajan tulee olla. Esimerkki henkilöstötaulukon täyttämisestä T-3-lomakkeella löytyy Internetistä monilta kirjanpito- ja lakisivustoilta, mutta esimerkkiä yllä kuvatuista tilanteista annetaan harvoin. Valmistettaessa T-3-lomakkeen henkilöstötaulukkoa, josta esimerkki on tässä artikkelissa, se voi olla hyvä apu sekä kokeneelle että aloittelevalle henkilöstöpäällikölle.

Lue artikkelista tietoa siitä, miten henkilöstöasiakirjat järjestetään oikein.

Saadaksesi selville, mitä ammatteja on olemassa ja kuinka paljon niissä työskentelevät työntekijät saavat, sinun on katsottava henkilöstötaulukkoa. Tämä asiakirja on yksi yrityksen tärkeimmistä, se ei vahvista vain palkkaa, vaan myös toimintaan tarvittavien työntekijöiden lukumäärää. Asiakirjan tärkeydestä johtuen laadimme henkilöstötaulukon vuodelle 2019 kaikkien sääntöjen mukaisesti.

T-3-lomakkeen henkilöstötaulukko on paikallinen säädös, joka vahvistaa sen organisaatiorakenteen yrityksessä.

Sekä luettelo yrityksessä olemassa olevista ammateista, josta käy ilmi toimintaan tarvittavien henkilöiden määrä. Itse asiassa asiakirja koostuu kokonaan taulukosta, jossa tiedot on ryhmitelty osastoittain.

Siinä oleva palkka heijastuu kalenterikuukaudelle sen muodostavien osien dekoodauksella. Näiden tunnuslukujen perusteella määritetään yrityksen kulut vuokratyövoiman houkuttelemiseksi, laaditaan erilaisia ​​suunnitelmia ja tehdään yrityksen johtamisen kannalta tärkeimmät päätökset.

Henkilöstötaulukkoa ohjataan syötettäessä tietoja työntekijöihin - tässä sopimuksessa on oltava työntekijän ammatin nimi, joka vastaa tiukasti hyväksyttyä henkilöstötaulukkoa, sekä tietty palkka.

Tämän asiakirjan perusteella henkilöstöasiantuntija voi myös määrittää avoimien työpaikkojen saatavuuden. Tätä varten heidän on verrattava henkilöstötaulukon tietoja todelliseen palkattujen työntekijöiden määrään. Jos yrityksessä on tarvetta, henkilöstötarkastaja jättää hakemuksen työvoimatoimistoon.

Huomio! Lainsäädäntö ei aseta tätä paikallista lakia osaksi pakollisia standardeja, jotka pitäisi olla jokaisessa yrityksessä. Jos yritys kuitenkin päättää toteuttaa valtion määräämiä menettelyjä (esimerkiksi irtisanominen henkilöstön vähentämisen vuoksi), henkilöstötaulukon on oltava olemassa.

Lisäksi muissa yhtiön paikallisissa säädöksissä voidaan määrätä sen pakollisesta läsnäolosta yhtiössä. Se koskee ennen kaikkea heitä. Ja myös henkilöstötaulukon olemassaolon tarve yrityksessä voidaan todeta linkin kautta työntekijän kanssa tehtyyn työsopimukseen.

Samanaikaisesti jokaisen johtajan tulee muistaa, että hänen yrityksensä voidaan pitää vastuussa ei henkilöstötaulukon puutteesta, vaan sen virheellisestä toteutuksesta.

LLC ja IP - kenen pitäisi muodostaa henkilökunta?

Venäjän federaation työlaki määrää pakollisten ehtojen säätelyn osalta, että sopimuksessa määritellyn ammatin ja sitä vastaavan palkan tarve vastaa elinkeinoyksikön henkilöstötaulukkoa.

Tästä voidaan päätellä, että henkilöstön tulee olla yrityksessä tai yrittäjässä, jos heillä on työsopimus.

Jos siis yksittäinen yrittäjä työskentelee itsenäisesti ilman palkattujen työntekijöiden osallistumista, hänen ei pitäisi laatia henkilöstötaulukkoa. Esittäjien osallistuminen siviilisopimusten perusteella ei myöskään edellytä tämän paikallisen toimen täytäntöönpanoa.

LLC:n ja muiden oikeushenkilön organisaatiomuotojen, joilla on vähintään sopimus yrityksen johtajan kanssa, on jo kehitettävä ja käytettävä henkilöstötaulukkoa.

Henkilöstötaulukon luominen yrityksissä on pääasiassa uskottu henkilöstöyrityksen asiantuntijoille, jotka suorittavat useita toimenpiteitä työvoimakustannusten määrittämiseksi jokaiselle tässä laissa määritellylle ammatille. Tulosten perusteella määritetään tarvittava henkilöstömäärä, jotta yritys voi harjoittaa toimintaansa.

Jos yrityksen työntekijöiden määrä on vähäinen, tämä tehtävä voidaan antaa kirjanpitäjälle, ekonomistille, lakimiehelle tai itse johtajalle.

Asiakirjavaatimukset

Lainsäädäntö ei edellytä henkilöstötaulukosta erityisiä sääntöjä, paitsi että siinä ilmoitetun viran tai ammatin on vastattava niitä tehtäviä ja ammatteja, jotka työnantaja kirjaa kunkin työntekijän kanssa tehtyihin työsopimuksiin.

• On suositeltavaa noudattaa Rosstatin laatimaa henkilöstölomaketta (lomake T-3).
• Paikallinen laki tulee hyväksyä johtajan määräyksellä.
• Henkilöstötaulukon laatiminen useille arkeille on sallittua, mutta niitä ei tarvitse nauhoittaa ja sinetöidä allekirjoituksella ja sinetillä. Voit kiinnittää arkit yksinkertaisesti paperiliittimellä.
• Joissakin tilanteissa henkilöstöluettelossa näkyvien ammattien on välttämättä vastattava ammatti- ja tehtäväluetteloita, ja nimen lisäksi niiden koodit tulee näkyä asiakirjoissa (Esimerkiksi vaarallisten ja haitallisten ammattien esiintyminen tekijät).
• Yrityksen sinetin läsnäolo henkilöstöluettelossa ei ole pakollista.
• Kun vaihdat henkilöstötaulukkoa, jos ne ovat merkityksettömiä, voit yksinkertaisesti antaa tilauksen näihin säätöihin ja jättää itse henkilöstön ennalleen.

Lataa lomake ja esimerkki T-3-lomakkeen täyttämisestä vuodelle 2019

Esimerkki henkilöstötaulukosta

Henkilöstöpöydälle kehitettiin erityinen T-3-lomake. Se ei kuitenkaan ole tiukka soveltamisessa - yritys voi muuttaa sitä omien tarpeidensa mukaan tai kehittää omaansa tarvittavia yksityiskohtia käyttäen. Laadimme henkilöstötaulukon vuodelle 2019 kaikkien sääntöjen mukaisesti alla olevien ohjeiden mukaisesti.

Tietojen syöttäminen henkilöstötaulukkoon alkaa yrityksen nimellä ja oikealla olevassa erityisessä kentässä - sen hakemiston mukaan.

Seuraavaksi kiinnitetään nykyisen henkilöstön lukumäärä. Se on määritettävä tänä vuonna aiemmin käytettyjen asiakirjojen lukumäärän perusteella. Sen vieressä on päivämäärä, jolloin tämä aikataulu laadittiin.

Seuraavaksi kirjoitetaan päivämäärä, jolloin asiakirja tulee voimaan. Se voi olla samanlainen kuin kokoamispäivä tai tulla myöhemmin. Ei kuitenkaan voida hyväksyä, että toimenpiteen alkamispäivä on aikaisempi kuin asiakirjan myöntämispäivä.

Tämän kentän oikealla puolella ovat sarakkeet, jotka tallentavat tiedot asiakirjan hyväksyneestä tilauksesta (sen numero ja päivämäärä) sekä siinä olevien henkilöstöyksiköiden kokonaismäärä.

Itse asiakirja näyttää suurelta pöydältä.

Kreivi taulukot "Rakenneyksikkö" tulee sisältää osaston nimi kehitetyn organisaatiorakenteen mukaisesti. Mikäli laitoksen kirjallisen tunnuksen mukana syötetään myös digitaalinen nimitys, se on ilmoitettava seuraavassa sarakkeessa.

Koodi muodostetaan pääsääntöisesti numeroista tai osaston nimen ensimmäisistä kirjaimista. Jos yrityksellä on kuitenkin useita sivukonttoreita tai erillisiä toimialoja, voidaan osastokoodiin sisällyttää myös kaupunkikoodi, aluekoodi jne.

AT sarake "Sijainti" on tarpeen kirjoittaa ylös yhtiössä olevien tehtävien nimi. On erittäin tärkeää järjestää asiakirjan rakenne siten, että edellisessä sarakkeessa yksikön nimen ilmoittamisen jälkeen siihen sisältyvät paikat luetellaan sarakkeeseen.

Asemien nimiä määritettäessä on suositeltavaa noudattaa OKPDTR-viitekirjaa. Mutta kaupallisille yrityksille tämä sääntö ei ole pakollinen. Samanaikaisesti budjettilaitosten on syötettävä tehtävät vain tästä hakemistosta henkilöstöluetteloon ja ilmoitettava lisäksi työntekijän luokka tai luokka.

buchproffi

Tärkeä! Kaupallinen yhtiö on velvollinen ilmoittamaan haitallisten tai vaarallisten asemien luokan ja luokan. Tämä seikka on tärkeä etuoikeutettua palvelusaikaa ja varhaiseläkkeelle jäämisaikaa määritettäessä.

AT sarake "Henkilöyksiköiden lukumäärä" tähän tehtävään palkattavien työntekijöiden määrä merkitään. Jos siinä säädetään myös osa-aikatyöntekijöiden vastaanotosta, heidän lukumääränsä kirjoitetaan murto-lausekkeella, joka vastaa palkatun koron määrää - esimerkiksi 0,5.

AT sarake "Palkka" kirjataan palkka, jonka työntekijä saa työskennellessään tässä tehtävässä. On muistettava, että täsmälleen sama palkka kirjataan työntekijän työsopimukseen.

Sinun tulisi myös harkita:

• Jos yrityksessä tai tähän tehtävään liittyen hyväksytään kappaletyön maksutapa, tähän sarakkeeseen kirjataan tulojen määrä, joka saadaan kertomalla tariffi kuukaudessa syntyneiden tuotteiden määrällä.
• Jos tähän tehtävään on syötetty tuntipalkka, niin tähän sarakkeeseen voit kirjata yhden tunnin palkan määrän. Sen jälkeen samalla rivillä, mutta "Huomautus" -sarakkeessa, sinun on ilmoitettava - "tuntipalkat" sekä viitattava hallinnolliseen asiakirjaan, joka perusti tämän ominaisuuden.

Tätä seuraa useita sarakkeita, joita yhdistää yksi alaotsikko "Lisämaksut". Tänne sinun tulee kirjata tiedot erilaisista kannustinmaksuista, jos sellaisia ​​on ja jotka on määritelty palkkasäännöissä, palkkiosäännöissä tai muissa sisäisissä säädöksissä. Preemion määrä voidaan kirjoittaa paitsi kiinteänä summana, myös prosentteina, kertoimena jne.

Sarakkeeseen "Yhteensä" kirjataan tämän viran kokonaispalkkarahasto. Se lasketaan kertomalla palkka henkilöstön virkojen määrällä.

AT sarake "Huomautus" tarvitaan erilaisia ​​selittäviä huomautuksia. Jos esimerkiksi uuden henkilöstötaulukon rekisteröinnin yhteydessä on vapaa paikka mihin tahansa virkaan, tämän tosiasian on heijastuttava tässä sarakkeessa.

Asiakirjan laatiminen päättyy laskemalla ja ilmoittamalla henkilöstöyksiköiden kokonaismäärä ja kokonaispalkkarahasto.

Tämän jälkeen pääkirjanpitäjän ja sen toteuttamisesta vastaavan henkilöstövirkailijan on allekirjoitettava kokonaan laadittu asiakirja.

Henkilöstötaulukon hyväksymismenettely

Vaihe 1. Suunnittele asiakirja

Ensinnäkin on tarpeen tunnistaa kaikki organisaation tarpeet henkilöstöyksiköissä harkittavaksi ehdotetun henkilöstömuodon laatimiseksi.

Vaihe 2. Anna pään järjestys

Henkilöstötaulukon käyttöönotto tapahtuu antamalla tilaus, jonka yrityksen johtaja hyväksyy. Sille ei ole pakollista lomaketta - tällainen tilaus voidaan laatia kirjelomakkeelle missä tahansa muodossa. Tärkeintä on, että henkilöstötaulukon hyväksymismääräys sisältää päivämäärän, josta alkaen uusi asiakirja alkaa toimia.

Lisäksi tällainen päivämäärä voi olla joko sama kuin määräyksen hyväksymispäivä tai tulla paljon myöhemmin. Henkilöstötaulukkoa ei kuitenkaan voida panna voimaan takautuvasti. Tilaukseen ei voida merkitä päivämäärää, joka on jo mennyt sen hyväksymishetkellä.

Jos yrityksessä hyväksytään, että joka vuosi kaikkien merkittävien asiakirjojen numerointi alkaa alusta, niin henkilöstötaulukon voi numeroida samalla periaatteella. Lisäksi tämä on tarkoituksenmukaisinta, jos henkilöstötaulukon muutokset vuosittain ovat massiivisia - tämä säästää sinua suurilta asiakirjanumeroilta tulevaisuudessa.

Huomio! Jos uusi henkilöstötaulukko otetaan käyttöön, siihen on suositeltavaa sisällyttää lauseke vanhan lakkauttamisesta, jota henkilöstöpalvelu siihen asti ohjasi.

Vaihe 3. Tutustu yrityksen työntekijöihin hyväksyttyyn asiakirjaan

Kaikkien yritykseen otettavien työntekijöiden tulee tuntea siinä voimassa olevat paikalliset työtoimintaan vaikuttavat määräykset. Tämä asiakirja ei vaikuta suoraan työelämään, eikä Rostrudin mukaan ole tarpeen perehdyttää siihen työntekijöitä.

Huomio! Jos työsopimuksessa tai työehtosopimuksessa työntekijöiden palkka määräytyy yrityksen hyväksymän henkilöstötaulukon perusteella, tulee siihen perehtyä kaikki työntekijät. Tätä varten voit hakea.

Menettely henkilöstötaulukkoon muutosten tekemiseksi

Tämän asiakirjan on oltava aina ajan tasalla. Koska valtiota pyydetään määräajoin valtion elinten tarkastusten aikana, kaikki siihen liittyvät muutokset on tehtävä ajoissa.

Muutosten tekeminen henkilöstötaulukkoon riippuu suoraan siitä, kuinka monta muutosta asiakirjassa on näytettävä:

• Jos niitä on paljon, on helpompi peruuttaa vanha henkilöstötaulukko kokonaan ja ottaa käyttöön uusi asiakirja, jossa otetaan huomioon kaikki tarvittavat muutokset.
• Jos henkilöstöön tarvittavien muutosten määrä on pieni, on vastuuhenkilön parasta tehdä määräys henkilöstötaulukon muutoksista.

Tyypillisesti voidaan erottaa seuraavat tilanteet, joissa sinun on tehtävä muutoksia asiakirjaan:

• Uusien osastojen tai alaosastojen perustaminen;
• Uusien virkojen järjestäminen;
• olemassa olevien virkojen otsikon muuttaminen;
• Muutokset työntekijöiden palkoissa tai palkoissa;
• Osaston, alaosaston, henkilöstöyksikön sulkeminen.

Jos henkilöstön muutos aiheuttaa muutosta työntekijän työoloissa (muutos palkassa, asemassa jne.), on välttämätöntä saada kirjallinen suostumus häneltä etukäteen. Ja uuden asiakirjan voimaantulon jälkeen sopimukseen laaditaan työntekijän kanssa lisäsopimus, jossa otetaan huomioon kaikki tehdyt muutokset.

Uuden tilauksen myötä sinun on tutustuttava kaikkiin työntekijöihin, jotka jatkavat tarvittavien asiakirjojen käsittelyä. Perehdytyslistalle voit lisätä myös ne työntekijät, joihin tehtävät muutokset vaikuttavat suoraan.

Jos tilauksessa otetaan käyttöön uusia tehtäviä, sinun on ilmoitettava heidän nimensä sekä kuinka monta henkilöstöyksikköä järjestetään. Tämä asiakirja hyväksytään välittömästi, jos se ei vaikuta kenenkään jo palkatun työntekijän etuihin.

Huomio! Jos yksiköiden määrää vähennetään, on laadittavaan asiakirjaan kirjattava nimi, poistettavien henkilöstöyksiköiden lukumäärä ja määräyksen voimaantulopäivä. Samalla on muistettava, että irtisanomisprosessi on pitkä prosessi, josta on ilmoitettava ajoissa sekä työntekijöille itselleen että toimivaltaisille viranomaisille.

Irtisanomisaika voi olla 2-3 kuukautta lomautettavien määrästä riippuen. Laki määrittelee myös työntekijätyypit, joita ei saa lomauttaa.

Asiakirjojen valmistelu- ja säilytysajat

Yleensä henkilöstötaulukko laaditaan vuodeksi ja se on voimassa koko ajanjakson. Jos organisaatio on kuitenkin pieni ja henkilöstön liikkuvuus siinä on erittäin harvinaista, voit hyväksyä tämän asiakirjan useita vuosia etukäteen.

Kun henkilöstötaulukkoon on tehty muutoksia, edellinen asiakirja lakkaa olemasta voimassa ja menettää lainvoimansa. Se on kuitenkin säilytettävä yrityksessä vielä jonkin aikaa, joten tuttuun tapaan tarkastukset vaikuttavat useisiin aikaisempiin kausiin. Ja tämä on yleensä jopa 2-3 vuotta.

Huomio! On sääntö, että virheellinen henkilöstö on arkistoitava vielä vähintään 3 vuotta toimenpiteen päättymispäivästä. Sama sääntö koskee asiakirjoja, joiden avulla henkilöstötaulukkoon tehtiin muutoksia.

Henkilöstötaulukko henkilöstöasiakirjana herättää monelle suuren määrän kysymyksiä. Esimerkiksi kuinka usein se on laadittava, kuinka yhtenäinen lomake täytetään oikein ja onko tämä määräys pakollinen. Tilanteen selventämiseksi kannattaa pohtia joitain asioita tarkemmin.

Miksi tarvitset henkilöstöä?

Henkilöstötaulukko on asiakirja, joka on välttämätön organisaation henkilöstörakenteen ja koon muodostamiseksi täysin yrityksen peruskirjan mukaisesti. Tämä asiakirja sisältää luettelon organisaation rakenteellisista jaoista, luettelon tehtävistä, pätevyyden osoittavien erikoisalojen ja ammattien nimet sekä tiedot tarvittavasta määrästä tiettyjä henkilöstöyksiköitä. Sen laatimiseen käytetään yhtenäistä muotoa T-3, joka on hyväksytty Venäjän valtion tilastokomitean asetuksella.

Työnantajan näkökulmasta henkilöstö suorittaa useita tärkeitä tehtäviä ja antaa sinun optimoida ja virtaviivaistaa laitoksen työtä mahdollisimman paljon. Henkilöstötaulukon avulla voit nähdä selkeästi koko organisaation rakenteen osastoineen, vahvistaa henkilöstöyksiköiden lukumäärää, valvoa työntekijöiden määrää ja laatua, seurata palkitsemisjärjestelmää ja korvausten suuruutta. Ja kun avoimia työpaikkoja ilmaantuu, se yksinkertaistaa huomattavasti henkilöstön valintaa.

Onko henkilöstöluettelo pakollinen asiakirja?

Mielenkiintoista, että tähän kysymykseen ei ole yhtä vastausta. Toisaalta työlaissa käsitellään henkilöstökysymystä, koska tämä asiakirja koskee organisaation työntekijän työtehtäviä ja henkilöstön palkitsemista. Kyllä, ja työsopimuksessa on ilmoitettu, että työntekijä suorittaa tehtäviä henkilöstötaulukon mukaisesti. On olemassa yhtenäinen henkilöstömuoto, ja tämä asiakirja on mainittu myös työkirjojen ylläpito-ohjeissa (merkinnät työkirjaan tehdään henkilöstötaulukon mukaisen viran nimi huomioiden). Organisaation henkilöstön on siis oltava. Mutta toisaalta, yksikään normisäädös ei osoita suoraan työnantajan velvollisuutta ottaa käyttöön henkilöstötaulukko. Ja silti on parempi antaa tämä henkilöstöasiakirja, koska useimmat tarkastuslaitokset pitävät sitä pakollisena mille tahansa organisaatiolle.

Esimerkiksi veroviranomaiset ja Kansaneläkekassa pyytävät aina henkilöstöä paikan päällä tehdessään. Sen mukaan he tarkistavat vakuutusmaksulaskennan oikeellisuuden, keräävät tietoa työntekijöiden vakuutuskokemuksista ja valvovat verotuksen oikeellisuutta. Se, että henkilöstöluettelo ei ole verokirjanpitoasiakirja, ei poista työnantajan tarvetta toimittaa se tarkastusten yhteydessä kolmannen osapuolen pyynnöstä. Ja hänen poissaoloaan voidaan pitää työlainsäädännön rikkomisena, josta organisaatiolle on maksettava 50 000 ruplan sakko. Tietysti se voidaan riitauttaa oikeudessa (varsinkin kun laissa ei ole suoraa viittausta työnantajan velvollisuudesta laatia henkilöstöluettelo), mutta ensin sinun on maksettava se.

Henkilöstön tiheys

Kuinka usein sinun on luotava uusi henkilöstötaulukko? Tähänkään kysymykseen ei ole selvää vastausta. Mutta tässä tilanteessa pitäisi ohjata logiikkaa: koska henkilöstötaulukko on suunnitteluasiakirja, on suositeltavaa laatia se yhdeksi kalenterivuodeksi tai puoleksi vuodeksi. Tämän avulla voidaan tarvittaessa säännellä organisaation henkilöstön määrää ja sen laadullista kokoonpanoa. Mutta samaan aikaan on mahdollista hyväksyä henkilöstötaulukko useiksi vuosiksi (jos organisaation ei tarvitse ottaa käyttöön uusia tehtäviä).

Kuka kehittää ja hyväksyy henkilöstötaulukon?

Jos yrityksellä ei ole henkilöstötaulukkoa, mutta johto päätti kehittää sen, herää järkevä kysymys: kenen se pitäisi tehdä? Laki ei taaskaan anna siihen selkeää vastausta. Siksi johtaja voi tehdä tämän itse, kun hän on määrittänyt vastuullisten henkilöiden piirin, jotka auttavat häntä. On loogista, jos kyseessä ovat henkilöstötyöntekijät, pääkirjanpitäjä, laki- tai suunnittelu- ja talousosaston työntekijät. Ja jos yrityksellä on osasto työn ja palkkojen järjestämiseksi, voit uskoa tämän työn heille. Vuoden 2014 henkilöstötaulukon kehittämisen ja laatimisen vastuut voivat näkyä työntekijän työsopimuksessa tai hänen toimintatehtävissään.

Henkilöstötaulukon hyväksynnällä tarkoitetaan organisaation johtajan tai sen henkilön valtuuksia, jolle nämä valtuudet johtajan määräyksellä siirretään. Henkilöstötaulukon hyväksymiseksi johtajan on allekirjoitettava erityinen tilaus tai tilaus. Tämän asiakirjan tiedot on ilmoitettava yhtenäisen lomakkeen T-3 "Hyväksytty organisaation määräyksellä päivätty" __ "_______20__ nro __" -kenttään. Samanaikaisesti henkilöstötaulukon hyväksymispäivä ja voimaantulopäivä eivät välttämättä ole samat (voimaantulopäivä on yleensä myöhempi).

Kuinka kauan aikataulua pidetään?

Rosarkisto asettaa tietyt määräajat vakiojohtamisasiakirjojen säilyttämiselle, joiden mukaan laitoksen henkilöstötaulukkoa on säilytettävä kolme vuotta asiakirjan mitätöintiä seuraavasta vuodesta alkaen. Mitä tulee henkilöstöjärjestelyihin, joista keskustellaan seuraavassa osiossa, niitä säilytetään seitsemänkymmentäviisi vuotta uusien laatimisen jälkeen.

Henkilöstö - apu henkilöstöosaston työssä

Joissakin organisaatioissa henkilöstöosasto ylläpitää henkilöstötaulukkoa - henkilöstötaulukon mobiiliversiota, joka heijastaa kaikki avoimet työpaikat sekä kaikki tiedot täytetyistä paikoista (työssä olevien työntekijöiden koko nimi, aseman tila jne.). Henkilöstö antaa tarvittavat tiedot henkilöstön muutoksista, sisältää työntekijöiden henkilömäärät, tiedot palvelusajasta ja työntekijöiden luokat (alaikäiset, vammaiset, eläkeläiset, joilla on alle 3-vuotiaita lapsia jne.).

Henkilöstöjärjestelyä laadittaessa pohjaksi otetaan nykyinen henkilöstötaulukko, johon lisätään tarvittavat sarakkeet. Tämä asiakirja on valinnainen, eikä organisaation tarvitse ylläpitää sitä. Mutta henkilöstö on melko kätevä asiakirja, erityisesti suurille organisaatioille, jonka avulla voit optimoida henkilöstövirkailijoiden työn ja hallita selkeästi avoimien virkojen täyttämistä. Siksi sitä käytetään usein sisäisenä asiakirjana.

Henkilöstöluettelo työntekijöistä: laatimissäännöt

Harkitse henkilöstötaulukon laatimista yhtenäisen T-3-lomakkeen perusteella. Saadaksesi valmiin asiakirjan, sinun tarvitsee vain täyttää lomake ensisijaisen kirjanpitoasiakirjan lomakkeiden täyttöohjeiden mukaisesti.

"Hattu". Kun teet "otsikkoa", sinun on ilmoitettava organisaation nimi "Nimi"-kenttään (tämä tehdään rekisteröintitodistuksen mukaisesti), OKPO-koodi, asiakirjan numero ja laatimispäivämäärä. Kentässä "Henkilöstö kaudelle ..." sinun on määritettävä vain tämän asiakirjan voimaantulopäivä.

• Sarake 1 "Nimi". Ilmoitamme rakenneyksikön, työpajan, edustuston, sivuliikkeen nimen järjestämällä rakenneyksikön olemassa olevan hierarkian mukaan.
• Sarake 2 "Koodi". Ilmoitamme organisaation johtajan sille osoittaman rakenneyksikön koodin.
• Sarake 3. Ilmoitamme työntekijän aseman (erikoisuus, ammatti), tason, pätevyyden luokan (luokka) koko Venäjän ammattiluokituksen ja johtajien ja asiantuntijoiden pätevyyshakemiston mukaisesti. Tässä on syytä muistaa, että viran, johon työntekijä otetaan, tulee kuulostaa samalta sekä henkilöstöluettelossa että työsopimuksessa sekä työkirjassa.
• Sarake 4 "Henkilöyksiköiden lukumäärä". Määritä vastaavien tehtävien henkilöstöyksiköiden lukumäärä. Jos yksiköitä on epätäydellisiä, ne on ilmoitettava murtolukuina, esimerkiksi 2,75. Ja jos vapaita paikkoja on, ne myös ilmoitetaan.
• Sarake 5 "Tariffi". Ilmoitamme palkan, tariffiasteikon, tuloprosentin, voiton osuuden - kaikki riippuu siitä, millainen palkkajärjestelmä toimii tietyssä organisaatiossa. Tärkeintä on ilmoittaa summa ruplaekvivalentteina ja muistaa, että palkka (tariffiprosentti) ei voi olla pienempi kuin vähimmäispalkka.
• Sarakkeet 6, 7, 8 "Lisämaksut". Ilmoitamme tarjotut kannustimet ja korvaukset. Nämä voivat olla bonuksia, lisäpalkkioita, kannustinmaksuja, korvauksia, jotka voidaan vahvistaa sekä Venäjän federaation lainsäädännöllä että työnantajalla. Tällaiset maksut voivat olla kiinteitä määriä tai prosentuaalisia lisämaksuja.
• Sarake 9. Ilmoitamme sarakkeiden 5-8 kokonaismäärän. Eli summaamme palkat ja kaikki korvaukset ja näytämme kokonaisarvon ruplissa. Jos tiedot annetaan prosentteina, näytämme prosenttiosuuden.
• Sarake 10 on muistiinpanoja varten. Jos ei, se jätetään tyhjäksi.

Kun kaikki sarakkeet on täytetty, sinun on täytettävä rivi "Yhteensä". Se tiivistää kaikki indikaattorit pystysarakkeisiin: se osoittaa, kuinka paljon henkilöstöyksiköiden aikataulu sisältää, palkkojen määrä (tariffit), korvaukset ja kuukausittaisen palkkasumman.

Henkilöstötaulukon allekirjoittavat henkilöstöosaston johtaja tai valtuutettu henkilö sekä organisaation pääkirjanpitäjä. Voit tulostaa asiakirjaan, mutta se ei ole välttämätöntä.

Muutos henkilöstössä

Jopa vakiintunutta henkilöstötaulukkoa on vaihdettava aika ajoin. Syynä tällaisiin muutoksiin voi olla tarve ottaa käyttöön uusi yksikkö, jako osavaltioon tai päinvastoin vähentää nykyistä henkilöstöä. Lisäksi voi olla tarpeen muuttaa palkkoja, tariffeja sekä tarve nimetä virkoja tai osastoja uudelleen.

Henkilöstötaulukon muuttamiseen on kaksi vaihtoehtoa:

• kehittää ja hyväksyä uusi henkilöstötaulukko;
• tehdä muutoksia nykyiseen henkilöstötaulukkoon.

Ensimmäisessä tapauksessa henkilöstötaulukko kehitetään nykyisen pohjalta, mutta siihen tehdään tarvittavat muutokset, ja se astuu voimaan kalenterivuoden alusta tai puolivälistä. Jos on kiireellinen tarve, niin uuden kuukauden alusta.

Mitä tulee muutosten tekemiseen nykyiseen asiakirjaan peruuttamatta sitä, ne tehdään päällikön "Henkilöstötaulukon vaihtamisesta" mukaisesti. Itse tilauksessa sinun on ilmoitettava perusteet henkilöstötaulukon muutosten tekemiselle (tämä voi olla uudelleenjärjestely, henkilöstön vähentäminen, organisaation rakenteen parantaminen jne.), ja myös ilmoitettava, mitä muutoksia tulisi tehdä.

Suuressa organisaatiossa, jossa on haaroittunut rakenne, on parempi ilmoittaa paitsi tehtävät, joihin muutos vaikuttaa, myös rakenneyksiköt, joissa nämä asemat sijaitsevat. Samalla kaikki henkilöstötaulukon muutokset on saatettava yrityksen työntekijöiden tietoon ja sisällytettävä myös työkirjoihin perusteen (määräyksen tai ohjeen) perusteella.

Supistaminen: milloin tehdä muutoksia?

Henkilöstön tai henkilöstön määrän vähentäminen on yksi syy henkilöstötaulukon muuttamiseen, koska organisaation koon pienentäminen merkitsee yksittäisten henkilöstöyksiköiden poissulkemista aikataulusta ja henkilöstön -tehtävien vähentämistä. Samalla irtisanotaan irtisanotut työntekijät (ellei heitä ole tarkoitus siirtää toiseen työhön).

Koska irtisanomisen yhteydessä työntekijöiden määrän tai henkilöstön vähentämiseksi on muutoksista ilmoitettava viimeistään kaksi kuukautta etukäteen, uusi henkilöstötaulukko voidaan ottaa käyttöön vasta tämän ajanjakson umpeuduttua. Vaikka se voidaan laatia etukäteen, jo hyväksytty uusi tai muutettu henkilöstötaulukko vahvistaa työntekijöiden irtisanomiskelpoisuuden. Jos olosuhteet, joiden perusteella vähennyspäätös on tehty, poistuvat, on työnantajalla oikeus muuttaa henkilöstötaulukkoa uudelleen henkilöstömäärän lisäämisen suuntaan.

Muutos yhtenäiseen muotoon T-3

Valtion tilastokomitean 24. maaliskuuta 1999 antama päätös nro 20 sallii organisaatioiden tehdä muutoksia yhtenäisiin ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen muotoihin (tämä lupa ei koske kassatapahtumien kirjanpitoa). Siksi organisaatio voi kiireellisesti tarvittaessa tehdä valmiiseen lomakkeeseen omia muutoksia, mutta olemassa olevia tietoja ei saa poistaa. Muutokset voivat koskea sarakkeiden laajentamista tai kaventamista, viivojen tai irtonaisten arkkien lisäämistä. Tarvittavat korjaukset voidaan tehdä yhtenäiseen lomakkeeseen perustuvien lomakkeiden valmistuksen aikana.

Henkilöstötaulukko on yksi tärkeimmistä asiakirjoista, jotka on suunniteltu ratkaisemaan henkilöstöongelmia yrityksessä. Siinä määrätään avoimet työpaikat ja niiden lukumäärä, tietyn erikoisalan tariffi ja mahdolliset korvaukset. Vain tämän paperin avulla yrityksen omistaja tai johtaja voi tehdä työsopimuksia tai vähentää työntekijöitä.

Miksi tarvitset henkilöstöasiakirjan?

Tämän asiakirjan laatiminen on pakollista, koska se suojaa työntekijöitä perusteettomilta irtisanomisilta (katso myös -), takaa oikean palkan. Lisäksi ilman aikataulua on mahdotonta suorittaa 1 artiklan mukaista vähennystä. Venäjän federaation työlain 81 ja palkkaa asiantuntijoita ja työntekijöitä.

Tämän asiakirjan perusteella johto tekee seuraavat päätökset:

• Työhakemuksen allekirjoittaminen;
• työntekijän erottaminen virastaan;
• Palkkamaksujen määrä;
• Tämän tai toisen työntekijän tariffin määrittäminen.

Saman asiakirjan ohjaamana henkilöstöosasto:

• Valitsee tarvittavan työvoiman;
• Valmistelee tarvittavat asiakirjat henkilöstöalalla;
• Analysoi työntekijöiden laadullista koostumusta;
• Tekee ehdotuksia henkilöstön uudelleenjärjestelyistä;
• Valmistelee tarvittavat asiakirjat.

Henkilöstön puute katsotaan työlain rikkomuksena ja siitä voidaan tuomita sakkoja

Otteita henkilöstöasiakirjasta voivat vaatia veroviranomaiset, työsuojeluviranomaiset, erilaiset rahastot - eläke- ja sosiaalivakuutus ja jopa työvoimatoimisto.

Kuka kokoaa?

Vastuu kokoamisesta voi olla eri osastoilla yrityksen rakenteesta riippuen. Joten se voidaan koota:

• HR asiantuntijat;
• kirjanpitäjä tai pääkirjanpitäjä;
• Ekonomisti;
• Yrityksen johtaja.

Asiakirjat aikataulua varten

Aikataulua laadittaessa on turvauduttava useisiin sääntelyasiakirjoihin, jotka sisältävät:

• Ammattien luokittimet;
• Venäjän federaation työlaki;
• Valtion hyväksymä tariffiasteikko.

Lisäksi paperia laadittaessa on suositeltavaa käyttää perustana dokumentaatiota nro T-3. Tosin tämä aikataulun kiinnitysmuoto ei ole pakollinen käytössä ja toimii mallina tai esimerkkinä, jonka perusteella kukin yritys voi laatia oman lomakkeensa aikataulun laatimista varten. On syytä huomata, että lomake sisältää tärkeimmät täyttötiedot.

Työntekijöiden lukumäärää ja heidän palkkojaan koskevan asiakirjan laatii yritys itsenäisesti, ja se heijastaa kaikkia työntekijöitä koskevia tietoja freelancereita lukuun ottamatta.

Jos vakiintunut muoto ei sovi yrityksen johdolle, se voidaan aina mukauttaa organisaation vaatimuksiin.

Mitä asiakirjassa mainitaan?

Seuraavat tiedot on ilmoitettu henkilöstötaulukossa:

• Tiedot organisaation henkilöstöstä ja kunkin työntekijän palkasta;
• Yrityksen rakenne - osastot, sivuliikkeet, muut alaosastot;
• Lisäksi erityisluokitteluiden mukaiset työpaikat, mukaan lukien vapaat työpaikat ja vammaisten paikat. Asiakirjassa ilmoitettu asema kirjataan työkirjaan työllistymisen yhteydessä;
• Henkilöstöyksiköiden määrä jokaista avointa työpaikkaa kohden. Jos kyseessä on osa-aikatyötä tarjoava työpaikka, arvo 0,5 tai 0,75 on kiinteästi vastaavalla rivillä;
• Palkka jokaisesta paikasta. Kun täytät tätä riviä, sinun on muistettava vähimmäispalkka. Tämän asiakirjan avulla lisämaksut vahvistetaan - prosentteina tai rahana. Tällaisia ​​korvauksia myönnetään usein virkaiän, palvelusajan, vaikeiden tai vaarallisten työolojen sekä laitoksen arvostuksen perusteella.

Kun laaditaan aikatauluja samoista tehtävistä eri palkkatasoilla, ammatilla ja pätevyyksillä, kullekin yksikölle määrätään tariffi.

Tarvittavien asiantuntijoiden määrä riippuu yrityksen rakenteesta, aiemmin vahvistetuista määrä- ja palvelustandardeista. Tässä otetaan huomioon yrityksen työn määrä.

Tarjoamme esimerkin lomakkeen T-3 mukaisesta henkilöstörakenteesta.

Henkilöstötaulukon otsikossa tai otsikkosivulla ilmoitetaan seuraavat tiedot:

• Organisaation nimi - yrityksen koko nimi, jos lyhennetty versio on olemassa, se ilmoitetaan suluissa heti täydellisen jälkeen;
• OKPO koodi – yrityksen tunnusnumero. Löydät sen All-Russian yritysten ja organisaatioiden luokittelusta. Lisätietoja OKPO-koodista;
• Asiakirjan numero - aikataulun järjestysnumero on annettu;
• Valmistuspäivämäärä - ilmoittaa päivämäärä, kuukausi ja vuosi, jolloin asiakirja on laadittu;
• Hyväksytty . Tämä rivi vaatii myös tilaa tilauksen numerolle ja päivämäärälle. Täytetään aikataulun hyväksymisen jälkeen;
• ajanjaksoksi - tämä rivi osoittaa aikataulun voimaantulopäivän ja sen päättymispäivän;
• Osavaltio (yksiköt) - asiakirjassa näytettyjen töiden kokonaismäärä.

Asiakirjan pääosa on taulukko, johon kirjoitetaan:

• Osion nimi - osastot, sivuliikkeet, edustustot. Yleensä ensin ovat hallintoosastot, sitten osastot ja työpajat;
• Osaston koodi - numero organisaation rakenteessa. Pienissä yrityksissä sitä ei saa täyttää;
• Työntekijän asema ja pätevyys . Tämän sarakkeen täyttämiseen voit käyttää ammattiluokituksia OK 016-94, ammattiluokittajaa OK 010-93 ja muita luokitteluhakukirjoja;
• Työvoimayksiköiden lukumäärä ;
• Palkka, palkka ;
• Korvaukset - ovat sekä lainsäädännön että työnantajan määräämiä. Kiinteä määrä tai prosenttiosuus;
• Kaikki yhteensä - palkan määrä kaikilla korvauksilla ilmoitetaan. Tässä tapauksessa, jos kaikki maksut on ilmoitettu ruplissa, niiden kokonaismäärä otetaan huomioon. Muussa tapauksessa laitetaan viiva, osoitetaan huomautuksia ja luetellaan päästöoikeuksia koskevat normit;
• Huomautuksia - Lisätietojen ja selitysten lisääminen.

Syötettyjen palkka- ja korvaustietojen sekä henkilöstön virkojen lukumäärän perusteella lasketaan organisaation palkkabudjetti. Tämä määrä on ilmoitettu henkilöstötaulukossa. Alla, valmiin aikataulun alla, vaaditaan yrityksen, henkilöstöosaston ja kirjanpitoosaston päälliköiden allekirjoitukset. Valmiin asiakirjaan ei tulosteta.

Tätä rakennetta voidaan käyttää minkä tahansa yrityksen henkilöstön valmistelussa.

Hyväksyntä ja voimassaoloaika

Usein uusi aikataulu laaditaan vuoden alussa. Päällikkö hyväksyy valmiin asiakirjan tilauksen avulla. Tämän jälkeen tilauksen numero ja päivämäärä syötetään valmiin asiakirjan "Hyväksytty" -riville.

Koska henkilöstön määrä liittyy suoraan palkkoihin, uusi vaihtoehto on parasta ottaa käyttöön kuun alussa.

Valmis asiakirja julkaistaan ​​kolmena kappaleena. Yksi on yrityksen päällikkönä, toinen on henkilöstöosastolla, kolmas on kirjanpitoosastolla.

Rakenteellisten osastojen päälliköt saavat otteet henkilöstöluettelosta.

Asiakirjan voimassaoloaikaa ei ole tiukasti standardoitu. Usein aikataulu laaditaan vuodeksi, mutta joissain tapauksissa se voi olla voimassa useita vuosia tai muuttua muutaman kuukauden kuluttua yrityksen uudelleenjärjestelyn vuoksi. Yleensä yrityksen johto itse asettaa aikataulun ehdot ja ilmoittaa sen itse asiakirjassa.

Asiakirjan korjaus

Joissakin tilanteissa voi olla tarpeen hankkia voimassa oleva asiakirja. Jotkut yleisimmistä syistä ovat:

• Uusien työpaikkojen syntyminen;
• palkan säätö;
• Muutokset avoimien virkojen luettelossa ja virkojen yhdistelmässä;
• Viranomaisten virkojen vähentäminen;
• Alaosastojen ja viestien uudelleennimeäminen.

On kaksi tapaa muuttaa olemassa olevaa asiakirjaa:

1. Laadi uusi aikataulu;
2. Annetaan asetus muutosten tekemisestä jo laadittuun asiakirjaan.

Muutokset, jotka merkitsevät työolojen heikkenemistä yrityksessä - työajan pidentymistä jne., johto on velvollinen ilmoittamaan työntekijöille 2 kuukautta ennen niiden voimaantuloa.

Video: Kuinka täyttää henkilöstötaulukko 1C:n avulla?

Yksi helpoimmista tavoista laatia henkilöstötaulukko on käyttää sen laatimiseen erilaisia ​​tietokoneohjelmia. Yksi niistä on 1C. Tämä opetusvideo antaa tietoa ohjelman käyttämisestä henkilöstötaulukon laatimiseen ja sen oikeaan järjestämiseen.

Henkilöstötaulukko on perusasiakirja, jonka perusteella palkataan, vähennetään ja lasketaan kuukauden lopullinen palkka. Jokainen johdon valtuuttama työntekijä on vastuussa sen laatimisesta. Asiakirjan toteuttamiselle ei ole yhtenäisiä vaatimuksia, mutta useimmat yritykset käyttävät sen laatimiseen T-3-lomaketta.