Kuidas oma tööaega tõhusalt planeerida. Tegevuse planeerimine on teie tõhususe oskus

Tõenäoliselt pöörasite tähelepanu asjaolule, et mõne spetsialisti karjäär läheb ülesmäge, teised aga, nagu öeldakse, jäävad kontorielust maha. Keegi jõuab lahendada nii jooksvaid kui ka strateegilisi ülesandeid, samas kui keegi jääb alati tähtajast mööda. Asjatundjate hinnangul pole asi ainult reageerimiskiiruses ja üldises professionaalsuses. Edukas karjäär on eelkõige tulemusliku tööaja planeerimise tulemus.

Kuidas õppida kasutama iga tööminutit enda heaks? Loe värbamisportaali näpunäiteid.

Me juhime oma aega
Värske ja tootlikuks tööks valmis tulete kontorisse, lülitate arvuti sisse, kontrollite oma e-kirju, meenutades teel, mida peate täna tegema. Aga sel ajal, kui sa kirjadele vastad, hajutab ülemus su tähelepanu väikese, kuid aeganõudva ülesandega ning kolleeg räägib emotsionaalselt eilsest kohtumisest direktoriga. Vahepeal saate veel kaks kirja "kiireloomuline". Kui lõpuks meenub, et just täna hommikul tuli ette valmistada tähtis ettekanne, on päev keskpaiga jaoks juba möödas. Tõenäoliselt peate uuesti kontorisse jääma ...

Tuttav pilt? Kuid seda kõike oleks saanud vältida, kui kulutada päeva planeerimise eelõhtul viis minutit. Kiireloomulistest kirjadest see muidugi ei päästaks, kuid siiski oleks päev märgatavalt organiseeritum.

Värbamisportaali saidi uurimiskeskuse andmetel ei tea 23% majanduslikult aktiivsetest venelastest oma päeva planeerida. Samas on ajaplaneerimise ekspertide hinnangul pädev planeerimine elus heaolu ja loomulikult eduka karjääri võti. Päeva, nädala, kuu tegevuste plaani koostades muutume organiseeritumaks, õpime väärtustama aega ja prioriseerima. Inimene, kes planeerib oma aega, saab sellega ise hakkama, erinevalt neist, kes lähevad vooluga kaasa.

Mida tuleks kavasse lisada?
Kuidas peaks karjääriedule orienteeritud spetsialist oma tööaega planeerima? Strateegiline plaan aastaks või kuueks kuuks peaks muutuma iga päeva taktikaliseks plaaniks. Igapäevane planeerimine on paljude edukate inimeste isikliku efektiivsuse saladus.

Päeva planeerides kirjutage üles kõik, mida peate tegema, alates koosolekul osalemisest kuni töökaaslastele või partneritele õnnitlemiseks meili saatmiseni. Ja pidage meeles, et edukaks karjääriks peate alati tegema natuke rohkem või paremini, kui teilt oodatakse. Näiteks kui juht andis teile korralduse osakonna arhiivi süstematiseerida, tehke seda nii, et teie töö tulemusi poleks mitte ainult mugav, vaid ka meeldiv kasutada. Lisaks harjutage end lisama päevaplaani mitte ainult neid ülesandeid, mida ülemus ootab, vaid ka neid, mis töötavad teie isikliku maine nimel, tuues teile igapäevastes kontoriasjades täiendavaid “punkte”.

Ülesannete loendi saate koostada tavalises paberpäevikus või arvuti eriprogrammis - see pole tegelikult oluline. Peaasi on oma mõtted järjekorda seada ja mitte unustada ühtki asja, mis nõuab sinu tähelepanu.

Prioriteetide seadmine
Nii et siin on selle päeva ülesannete nimekiri. Nüüd on vaja seada prioriteedid - teha kindlaks, mis on ülitähtis (tähistage sellised ülesanded plaanis tähega A), mis on oluline, kuid mitte kiireloomuline (B) ja mis on soovitav, kuid mitte vajalik (C).

Prioriteedi seadmisel pidage meeles, et see, mis teie karjääri jaoks sobib (teie algatused, projektid, mille eest te isiklikult vastutate, jne), peaks olema ülimalt oluline, st tähistatud tähega A.

Olles otsustanud peamise asja üle, mõelge, millal on teil kõige mugavam seda või teist ülesannet täita. Keskendumist ja süvenemist nõudvat tööd on kõige parem planeerida ajale, mil teid ei sega liiga sageli kõned ja liiga seltskondlikud kolleegid. Paljud edukad inimesed on juba ammu võtnud reegliks teha midagi rasket või olulist varahommikul, rahus ja vaikuses, samal ajal kui tööpäev pole veel täies hoos.

Ja vastupidi, ülesandeid, mis nõuavad kontakti kolleegide, klientide või partneritega, on lihtsam täita keset tööpäeva, kui kõik on suhtlemiseks kättesaadavad ja asjalikult seadistatud.

Aja juhtimine karjääri teenistuses
Üsna tõhus isikliku ajaplaneerimise reegel, mis aitab mitte hoida silmas palju pisiülesandeid korraga, kõlab nii: kui ülesanne võtab aega alla kolme minuti, tuleb see teha kohe, viivitamata. Kas vajate kohtumise aja kinnitamiseks kliendile helistada? Ärge kõhelge, mis kellaajal on seda kõige parem teha – võtke telefon ja helistage. Selle põhimõtte järgimine vabastab teie päeviku tarbetutest sissekannetest ning pea tarbetutest mõtetest ja plaanidest.

Teine väga kasulik käsk on mitte teha mitut asja korraga. Ja isegi kui Julius Caesari loorberid teid kummitavad, ärge proovige telefoni teel lepingutingimusi arutada ja samal ajal arvutimonitoril tabelis muudatusi teha. Seega on teil oht tabelisse eksida ja telefonivestluses millestki olulisest ilma jääda. Ehk siis tehke olulisi asju järjest, mitte paralleelselt.

Paindlikkus või kõvadus?
Plaan on valmis, prioriteedid paika pandud ja nüüd on sinu ülesandeks kursil püsida. Peaaegu kindlasti leiate hommikul palju muud, olulist ja mitte väga olulist. Juht saab Sulle usaldada vastutustundlikud läbirääkimised kliendiga ning kolleegid võivad Sind kaasata olulise dokumendi koostamisse.

Milline neist on elu ja karjääriedu jaoks olulisem, on teie enda otsustada. Ühest küljest tuleb osata mitte ainult päevaplaani koostada, vaid ka seda vastavalt vajadusele kohandada. Teisest küljest, et mitte uppuda pisiasjadesse, peate varem või hiljem õppima, kuidas inimestele "ei" öelda.

Peamine väärtus
Igapäevane planeerimine õpetab meid aega väärtustama. Vaevalt, et inimene, kellel on plaan päevaks, nädalaks, kuuks või isegi aastaks, lubab endale iga päev tundi kaotada, näiteks metroosse tööle jõudes. Tõenäoliselt veedab ta selle aja erialaajakirju lugedes või ingliskeelseid podcaste kuulates. Tund päevas on ju kakskümmend (või rohkem) tundi kuus ja vähemalt 240 tundi aastas! Palju aega, mida saab ja tuleks kulutada enda ja oma professionaalse arengu hüvanguks.

Edukaks karjääriredelil tõusmiseks tuleb muuhulgas õppida unustama interneti ahvatlusi, nagu sotsiaalvõrgustikud, foorumid, jututoad ja võrgumängud. Erandiks võivad olla vaid spetsialistid, kelle igapäevane tegevus on tihedalt seotud oma koduettevõtte reklaamimisega virtuaalruumis. Ülejäänud osas soovitame tungivalt kasutada sotsiaalseid Interneti-ressursse kodus, vabal ajal.

Edu teile ajakava koostamisel!

Kas soovite olla võimalikult produktiivne ja teha kõik õigel ajal? 3 parimat nõuannet, kuidas oma aega õigesti planeerida! Kirjutage ise.

Kindlasti olete oma sõpradelt või endalt korduvalt kuulnud fraase nagu: “Mul pole millegi jaoks aega!”, “24 tunnist ööpäevas ei piisa mulle!”, “Päev lendas, aga ma ei teinud seda. tehke midagi mõistlikku!" jne.

Inimesed arvavad, et nende probleem on liiga palju juhtumeid.

Aga tegelikult on see sellepärast, et nad ei tea kuidas oma päeva planeerida et kõik saaks tehtud ilma liigse stressita.

Kuidas oma aega õigesti planeerida: mida pead teadma?

Kas teate, kuidas sõnastik seda mõistet määratleb?

Aeg on olemise kestus, mida mõõdetakse sekundites, minutites, tundides, päevades, nädalates, kuudes, aastates, see tähendab iga lõpetatud tegevuse kestuse mõõt.

Tundub, et esmapilgul on kõik selge: 1 tund koosneb 60 minutist, nädal 7 päevast jne.

Aga päriselus tajutakse aega hoopis teisiti.

Pidage meeles näiteks, kui kaua kestab paar armastamata õpetaja jaoks?

Ilmselgelt rohkem kui 1 tund 20 minutit?

Huvitavat raamatut lugedes saab aga nii palju jäädvustada, et 3 tundi lendab nagu üks hetk.

Meil pole sageli aega ülesannetega toime tulla, mitte sellepärast, et neid oleks liiga palju või me oleme rumalad, vaid ainult sellepärast, et me ei tea kuidas oma aega planeerida võimalikult tõhusalt.

Seda on palju lihtsam teha, kui arvate.

Peamine on sihikindlus, maksimaalne organiseeritus ja natuke raha vajaliku varustuse ostmiseks.

Kuidas oma päeva planeerida: ettevalmistus

Kui jääte regulaarselt hiljaks, ei pea oma lubadusi õigel ajal, tekitate tööl ummistusi, teil pole aega ülemuse ülesannete täitmiseks, siis ei kannata see mitte ainult teie, vaid ka teie ümber olevad inimesed.

Olgu, ikkagi lähedased sugulased ja sõbrad: nad suhtuvad mõistvalt (ehkki nende kannatlikkus pole piiramatu), kuid tõenäoliselt ei tunne boss sellise töötaja üle rõõmu, nii et karjääri kasvust ei saa isegi unistada.

Aga paha on see sõdur, kes kindrali epolette enda peale ei mõõda!

Kes tahab terve elu istuda sekretäri või kulleri ametikohal?

Kui mõistate kuidas aega planeerida, suudate tõsta oma efektiivsust ja liikuda kiiresti karjääriredelil.

Selleks, et teil oleks vaja:

• päevik - see võib olla märkmik, kuhu kirjutad iga päeva ülesanded, aga saad hakkama ka tavalise vihikuga, mis on jagatud kaheks osaks: ülesannete nimekirja ja sind külastanud ideede jaoks;
• mobiiltelefon, millesse saab luua meeldetuletusi, näiteks telefon hoiatab, et aeg on uudiste kontrollimine lõpetada ja õhtusööki valmistama hakata jne.
• arvuti või sülearvuti- neid on vaja ainult neile, kes töötavad pidevalt arvutiga - siin saate luua erinevaid faile: "mida täna teha", "nädalavahetuse ülesannete loend", "mida pühapäeval osta" jne.

Kuidas oma aega planeerida: mis võib aidata?

Teid üllatab, kuid on palju hetki, mis muudavad inimese aeglaseks, lõdvestunud ja viivad vastavalt sellele, et teete päeva jooksul palju vähem, kui plaanite.

Töö heale korraldusele aitavad kaasa:

Laitmatu kord töölaual.

Pinnal ei tohiks olla muid lisaesemeid peale nende, mida praegu tööks vajate.

Pange kõik muu sahtlitesse.

Maja puhtus ja mugavus.

Kui töötate kodus või ei tööta üldse, vaid juhite ainult majapidamist, ei ole see põhjus kaose ja kaose lubamiseks.

Kõik asjad peaksid omal kohal lebama, tolm, mustus ja ämblikud pole ka parimad abilised.

Ostmisel valige see, mis pakub teile esteetilist naudingut.

Peaksite seda vaatama nii sageli kui võimalik.

Vara ärkama.

Pole tähtis, kas teil on vaja tööd teha või mitte, see ei ole vabandus õhtusöögini voodis lamamiseks.

Võtke harjumus ärgata iga päev piisavalt vara ja samal ajal, et saaksite kiirustamata valmistuda ja kohandada oma ülesandeid õhtul tehtud päeva jaoks.

Järgige tavalisi söömis- ja magamisharjumusi.

Igavesti unine inimene, kes põeb beriberit, lihtsalt ei suuda tõhusalt töötada.

Need näpunäited pole mõeldud mitte ainult õpetamiseks, kuidas oma aega planeerida kui palju säästa teid pisiasjadest, millele me harva tähelepanu pöörame, kuid mis oluliselt takistavad meie arengut.

Kuidas aega planeerida: skeem

Kui me midagi teha ei taha, mõtleme sageli välja põhjusteks maskeeritud vabandusi.

Need põhjused tunduvad üsna põhjendatud, kuid nende taga peitub soovi puudumine.

Öeldes "mul pole aega" mõtleme, et päevakajalised asjad on meie jaoks olulisemad.

Igaühel on õigus öelda, et tal pole aega.

Aga las ta siis küsib endalt, mis on tema jaoks tegelikult oluline.

Asi pole selles, et sul pole piisavalt aega, vaid selles, et eelistad seda kulutada muudele asjadele.

Pakun teile kolm võimalust, mis aitavad teil õppida oma aega õigesti planeerima ja päeva jooksul palju rohkem ära teha.

Saate valida endale meelepärase või mitut skeemi kombineerides ise välja töötada.

Töötage ülesannete nimekirjaga.

Järgmise kuu jooksul on teie päevik teie peamine relv võitluses organiseerimatuse vastu.

Igal õhtul tuleks koostada ülesannetest nimekiri, rühmitades need tähtsuse järgi, hommikul parandada ning päeva jooksul korduvalt vihikusse vaadata, kriipsutades maha juba tehtu.

See on ülitõhus meetod, mis aitab teil mitte ainult õppida oma aega planeerima, vaid ka muutuda täpsemaks.

Mäletate, ühes artiklis rääkisin teile oma tüdruksõbrast Yanast, kes sai päeviku abil jagu hilinemise harjumusest?

Kasutage igast minutist maksimumi.

Jah, mõnikord valmistab elu meile ebameeldivaid üllatusi: võime takerduda ummikusse või lifti, tuled võivad ootamatult kustuda, arvuti külmuda jne.

Seda kõike tuleb võtta kui paratamatust ja mitte sattuda paanikasse!

Lülituge millegi muu tegemisele.

Lihtsalt lugege mõnda kasulikku raamatut või lõõgastuge ja kuulake meeldivat muusikat, et keha taastuks ja saaksite kaotatud aja kiiresti tasa teha.

Tee realistlikke plaane ja ära anna tühje lubadusi.

Mõnel inimesel ei lähe hästi lihtsalt sellepärast, et nad võtavad endale liiga palju.

Tulemuseks on hunnik tegemata asju.

Hinnake oma võimeid realistlikult, sorteerige kindlasti kõik ülesanded nende tähtsuse järgi: need, mis tuleb esmalt täita, ja need, mida saab edasi lükata.

Ütle julgelt ülemusele, et pagulasteemaline artikkel nõuab pikka info kogumist, nii et kirjutad homme hommikul linna kanalisatsiooni remondi kohta märkuse jne.

Suurepärased näpunäited oma aja planeerimiseks

jagage kuulsat videoblogijat

Aleksandr Kuskov

Vaata ja pane tähele!

Kuid kõige lihtsam on õppida planeeri oma päeva korralikult Raudne enesedistsipliin aitab!

Proovige kuu aega järgida ranget päevarežiimi, tõuske ja mine magama samal ajal, ärge andke järele nõrkustele nagu "ma lähen pikali", planeerige iga minut oma elust, järgige ajakava ja peagi märkate, kui tõhusaks on teie iga päev muutunud.

Kasulik artikkel? Ärge jääge uutest ilma!
Sisestage oma e-post ja saate uusi artikleid posti teel

Hea plaan täna on parem kui väga hea plaan homme.

George Smith Patton

Inimest, kes ei oska tegevusi õigesti planeerida, haarab juba hommikust saadik erinevate sündmuste keeris. Ta tormab ühe asja juurest teise juurde ja on päeva lõpuks täiesti kurnatud. Kuid samas ei saa ta aru, kuhu tema aeg on läinud.

Te ei leia ühtegi edukat inimest, kes poleks oma tegevust planeerinud. Ja kui soovite selliseks saada, peate õppima mõned reeglid.

Kuidas tegevusi õigesti planeerida?

Selleks, et oma tegevusi õigesti planeerida ja mitte takerduda kõrvalülesannete lahendamisesse, tuleb kinni pidada järgmistest reeglitest.

1. Määratlege eesmärk

Mis on teie peamine eesmärk? Mida soovite lähiajal saavutada? Kui vastate neile küsimustele, on teil palju lihtsam oma tööd planeerida. Teie päevakava sisaldab ainult neid ülesandeid, mis viivad teid eesmärkide saavutamisele lähemale.

Selge eesmärk aitab määrata toimingud, mida selle eesmärgi saavutamiseks tuleb teha. Mõtle, mille nimel sa töötad? Soovite müüki 50% suurendada. Siis tuleb kliente otsida, neile helistada, kohtumisi kokku leppida ja koosolekuid pidada – teha kõik selleks, et tehinguid teha. Need on ülesanded, mida peate planeerima.

2. Määrake aeg

Kui olete kindlaks määranud eesmärgid, mida soovite saavutada ja mida peate nendeni jõudmiseks tegema, määrake, kui kaua iga tegevuse lõpetamine aega võtab.

Ärge proovige kõike kiiresti teha, ärge alahinnake kuluvat aega. Lase parem kauem, aga kvalitatiivselt.

Määrates iga ülesande jaoks aja, hindate oma päeva realistlikult, näete, mis on õigel ajal ja mis mitte.

3. Sõnasta eesmärgid selgelt

Sõnastage ülesanded selgelt, konkretiseerige. Kui teie ülesanne kõlab nagu "helista Olgale" - see on valesti sõnastatud ülesanne. Sõnastus peab olema konkreetne. Näiteks "Helista Olgale, et leppida kokku veebiseminari kuupäev ja valida koht."

4. Sea prioriteediks

Tehke kindlaks, millised ülesanded on kõige olulisemad. Tegele nendega kõigepealt, ära viivita. Sageli tunneme, et tahame ülesande täitmist edasi lükata, sest see meile ei meeldi või me ei tea, kust alustada. Te ei tohiks seda teha, vastasel juhul koguneb teile hunnik olulisi asju, mis tuleb väga kiiresti ja vaevalt kvalitatiivselt lahendada. Need tuleb ju ikkagi ära teha. Nii et tehke seda kohe.

“Terve ükskõiksuse” põhimõte aitab teil ka otsustada, millist ülesannet eelistada (kui esitate endale kaks küsimust: "Kas ma pean seda üldse tegema?", "Kas ma peaksin seda tegema?") .

5. Ära planeeri terve päeva

Ärge planeerige rohkem kui 70% oma tööpäevast. Ülejäänud 30% jäta ettenägematuteks asjaoludeks. Kindlasti on, aga samas ei võta need ära oluliste probleemide lahendamiseks mõeldud aega.

Neid reegleid järgides ei saa te mitte ainult oma tegevusi õigesti planeerida, vaid teha seda võimalikult tõhusalt. Võib-olla on teil oma nipid, mis aitavad tegevusi tõhusalt planeerida? Jagage neid meiega kommentaarides.

Tööaja planeerimine ei ole lihtsalt ilusate sõnade kogum, vaid teadmiste süsteem, millest võib kasu olla nii üksikisiku kui ka kogu ettevõtte mastaabis.

Sa õpid:

• Mis annab ettevõttes tööaja ratsionaalse planeerimise.
• Millised on tööaja planeerimise meetodid.
• Millised on tõhusa tööaja planeerimise reeglid.

Pole saladus, et organisatsiooni tulemuslikkust ei mõjuta kõige vähem ka juhtpersonali igapäevatöö tasuvus. Kaasaegsete tehnikate ja töömeetodite puudumine, juhi ja tema alluvate individuaalse tööstiili parandamisest keeldumine viivad selleni, et raskused sellise meeskonna töö loomisel muutuvad aksioomiks.

Komponendid, mis määravad, kui valmis on juht edu saavutamiseks, on üsna lihtsad. Need on tema oskused, võimed, erialased teadmised ja loomulikult isikuomadused. Sellegipoolest ei tohiks alla jätta probleeme ja raskusi tekitavate põhjuslike tegurite analüüsi, samuti soovi neist üle saada ja oma töö kvaliteeti parandada. Siin tuleb appi juhipoolne tööaja ratsionaalne kasutamine ehk teisisõnu selle planeerimine. Lõppude lõpuks on see mõeldud igapäevase tööprotsessi defektide kõrvaldamiseks.

Tööaja planeerimise tulemuslikkus põhineb tegevuste eesmärkidel sõltuvalt nende kestusest: lühi- ja pikaajaline. Selline juhtimisraamistik ei nõua lisapingutusi, kuna kõik tuvastatud tegevused ja tegevused on saanud oma tähtajad korraldusprotsessi käigus.

Juhi seatud eesmärkidel on kaks funktsiooni: määrata kindlaks nende elluviimiseks vajalikud tegevused ja stimuleerida nende elluviimist. Kui juht seab endale selge ülesande, muutuvad tema teod selle elluviimisel teadlikuks. Eesmärgi seadmine on omamoodi liikumapanev jõud, mis laeb tegijat energiaga kuni tulemuse saavutamiseni.

Selleks, et tööaja tasakaalu planeerimine oleks võimalikult tõhus, peab juht kasutama “planeerimisperioodide” taktikat (need võivad olla erinevad ajaperioodid: aasta, kuu, nädal, päev). Omapära seisneb iga sellise vahemiku individuaalsuses, mis eeldab eraldi plaanide koostamist, mis kajastaksid vastavat ajaperioodi.

Seega on vaba aja õige planeerimise peamine positiivne fookus aja võitmine ise. Juht omandab oskuse tõhusalt ja viljakalt saavutada kirjeldatud tööeesmärke ning samal ajal kulutada võimalikult vähe aega. Individuaaltöö korralduses on planeerimise rolli raske üle hinnata: aitab ju see ette valmistada eesmärkide täitmiseks ja struktureerida tööks ettenähtud aega.

Kuidas delegeerida ülesandeid, et säästa 25% tööajast: kontrollnimekiri

Tohutu teabevooga toimetulemiseks ja ettevõtte kasvatamiseks on oluline oma aega ratsionaalselt juhtida ja mitte raisata energiat rutiinsete ülesannete täitmisele. Selleks tuleb ülesanded alluvatele korralikult delegeerida ja jälgida nende täitmist.

Kontrollige ajakirja Commercial Director toimetuse koostatud kontrollnimekirja, kas juhite oma tööaega õigesti või eksite ülesannete delegeerimisel ja püsite tööl.

Tööaja planeerimise meetodid

Pareto põhimõte

Wilfred Pareto (1848–1923) sõnastas põhimõtte, et teatud rühma sees on teatud väikese osa objektiivne tähtsus palju suurem kui selle suhteline kaal selles rühmas. Pareto kasutas oma mudelis 80/20 valemit, mida hakati kõikjal rakendama.

• 20% müüdud kaubast saate 80% kasumist.
• 80% ülejäänud kaupadest toob ainult 20% kasumist.
• 20% vigadest põhjustavad 80% kaotustest.
• 80% muudest vigadest põhjustavad 20% kahjudest.

Sellest põhimõttest pole mööda läinud ka tööaja planeerimise austajad. Kui projitseerida see juhi tööle, on tulemus järgmine: 80% tulemuste saavutamiseks peate kulutama vaid 20% tööajast. Ülejäänud ajakulu toob vaid 20% kogutulemusest.

Tööprotsessi keeles tähendaks see seda, et kerge ja meeldiv töö, mis nõuab minimaalselt pingutust, kuid korralikku tööaega, ei peaks olema prioriteet. Tegevuste alustamisel on vaja maksimaalselt arvestada iga ülesande olulisust. Töö planeerimisel peaksid esmajoones olema olulised küsimused.

Pareto põhimõtte täielikuks rakendamiseks ratsionaalse planeerimise ja aja jälgimise küsimustes on vaja analüüsida kõiki ülesandeid nende panuse protsentuaalselt üldtulemusse ning jagada need ka ABC-kategooriate kaupa.

ABC planeerimine

ABC analüüsi aluseks on kogemus, mis näitab, et suurema ja väiksema tähtsusega juhtumite proportsioonid on sageli ligikaudu ühesugused. Tähti A, B ja C kasutatakse ülesannete olulisuse jaotamiseks eesmärkide saavutamisel kolme klassi. See põhimõte meeldis paljudele juhtidele.

Seda analüüsi saate kasutada ka tööaja kasutamise planeerimiseks. Peaasi on meeles pidada, et tööaeg tuleb jaotada ülesannete tähtsuse, mitte nende töömahukuse ja kaalu järgi üldises tegevuskavas.

ABC analüüs pärineb kolmel sambal põhinevast kogemusest.

• A-kategooria ülesanded (kõige olulisemad) saavad 15% juhi koguülesannetest. Vaatamata väikesele suhtelisele kaalule planeerimisel panustavad nad eesmärkide saavutamisse 65%.
• B-kategooria (olulised) ülesanded moodustavad koguülesannetest ligikaudu 20% ning nende olulisust hinnatakse samuti 20%.
• C-kategooria ülesanded (kui kõige vähem olulised): neile antakse umbes 65% koguarvust, kuid nende tähtsus on tühine - ainult 15% suhtelisest kaalust.

Sellest lähtuvalt keskendub ABC-analüüs tööaja planeerimisel A-kategooria ülesannete esmasele täitmisele, kuna need toovad lõviosa töö lõputegevuse tulemuslikkusest. Järgmised on omakorda küsimused B-grupist, kelle panust lõpptulemusesse ei tohiks samuti tähelepanuta jätta. Ja lõpuks saate juba otsustada, mida teha ülejäänud C-kategooria ülesannetega: panustada oma tööaja planeerimisse või delegeerida.

Eisenhoweri põhimõte tööaja planeerimisel

Eisenhoweri maatriks (prioriteedid) on pälvinud laialdast tuntust isikliku ja tööaja planeerimise vahendina.

See koosneb neljast väljast (kvadrandist), kus igaüks neist vastab kindlale ülesannete kategooriale. Kategooriad on üles ehitatud kahe põhimõtte alusel: tähtsus ja kiireloomulisus. Nende suhet on kõige paremini visuaalselt näidatud alloleval joonisel.

Kvadrandid täidetakse ainult siis, kui neisse kantud juhtumid vastavad teatud väljale. Selle maatriksi toimimise täielikuks mõistmiseks peate määratlema igale kvadrandile vastavad ülesanded. Tasub meeles pidada, et maatriks on efektiivne ainult kogu päeva või muu lühikese aja jooksul tehtavate ülesannete jaoks.

1. 1. kvadrant: oluline ja kiireloomuline

Eisenhoweri maatriksi süda on täpselt esimene kvadrant, kuna see on täis peamist saladust - see jäetakse tühjaks. See näitab, et inimesel on oskus tööaega eesmärkide saavutamiseks tõhusalt planeerida.

Esimesele kvadrandile pretendeerivate juhtumite esinemine viitab pidevale praktilisele tööle sellise inimese elus ja töös. Järelikult ei ole inimene harjunud oma asjade ja kohustuste jaotamisega, vaid lükkab viimase hetkeni kõik, mida saab. Ja kui tähtajad saavad otsa, asub ta tööle.

Muidugi on kõige parem võimalikke olukordi ennetada, kui kõik eelnevalt läbi mõelda. On ju teada-tuntud põhimõte, mille järgi tagajärgi likvideerida on alati keerulisem kui kõiki võimalikke hädasid ette näha. Kui selliseid juhtumeid saavad läbi viia teised inimesed, tuleks nad üle anda.

1. 2. kvadrant: oluline ja mittekiireloomuline

Oma tööaja planeerimisel määras Eisenhower tähtsaimateks ülesanneteks teisest kvadrandist pärit ülesanded. Kui täitja täidab sellesse kvadrandisse pandud ülesande järjekindlalt õigeaegselt, saab ta endale lubada kulutada sellele nii palju aega kui vaja. Teda ei hakka kummitama kära, kiirustamine ja mitmesugused negatiivsed tagajärjed. See on väga sarnane arsti vastuvõtule: nii nagu profülaktiline oftalmoloogiline läbivaatus hoiab ära tõsisemad nägemisprobleemid ning õige aeg raportiga töötamiseks väldib kiiret üleöö töötlemist.

Tööaja planeerimine ja arvestus teise kvadrandi raames toimub selliselt, et saavutataks töötaja isiklikud eesmärgid.

Ja kuigi Damoklese mõõk ei rippu tööliste kohal kiireloomulisuse näol, mis võimaldab meil keskenduda töö kvaliteedile, ei tohiks me unustada, et tähtaegu on veel ja neid tuleb jälgida, kuna teise kvadrandi ülesande täitmata jätmine kannab selle automaatselt üle esimesele. Ja sellel tulemusel on isikliku aja planeerimise tagajärjed.

1. 3. kvadrant: kiireloomuline ja ebaoluline

Kolmandale kvadrandile vastav juhtumitüüp ei võimalda selle kiireloomulisuse tõttu keskenduda olulisematele asjadele. Ja selliseid juhtumeid on lihtne segi ajada esimese kvadrandi juhtumitega. Siiski tasub tõmmata piir kiireloomulise ja olulise vahele, kuna need mõisted ei ole sünonüümid. Selle kindlaksmääramiseks on lihtne viis: peate endalt küsima, kas see või teine ​​ülesanne viib teid seatud eesmärgi täitmisele lähemale. Tavaliselt saavad kolmandast kvadrandist pärit juhtumid eitava vastuse.

Kõige sagedamini tuuakse sellesse kvadranti majapidamisprobleemid: riiete keemiline puhastus hooaja lõpus, naabrite abistamine kiireloomulises asjas, ebaolulised kohtumised ja läbirääkimised. On veel üks näide - arvuti remont, kuid siin peaksite olema äärmiselt ettevaatlik: kui seda seadet on tööks vaja, muutub selle remont ülimalt tähtsaks ülesandeks (st esimene kvadrant) ja kui seda kasutatakse ainult meelelahutus, siis selle probleemi koht on kolmandas kvadrandis.

Selle kvadrandi asjaajamised mitte ainult ei mahu tööaja planeerimisse, vaid tõmbavad isegi tähelepanu peamistelt eesmärkidelt kõrvale ja võtavad väärtuslikku aega ära. Parim on neid võimalusel ignoreerida. Kuidas teha kindlaks ülesande olulisus enda jaoks? Väga lihtne. Peaksite endalt küsima: "Mis juhtub, kui ma seda ei tee?"

1. 4. kvadrant: pole oluline ega kiireloomuline

Sellesse kategooriasse kuuluvad meie eluasjad, millel pole tööga mingit pistmist: sotsiaalvõrgustikud, foorumid, Internetis surfamine, arvutimängud, telesaadete vaatamine. Jah, selline tegevus on kindlasti nauditav, kuid see pole kohustuslik.

Üldiselt vähendab see tegevus oluliselt tööpäeva produktiivsust, nimetas Eisenhower selle kategooria juhtumeid "isikliku aja õgijateks".

Võtame näiteks 200 tunni pikkuse seeria – ümberarvestuse mõttes saad terve nädala raisatud aega, mida oleks saanud palju suurema kasuga ära kasutada.

Seetõttu on vaja välja selgitada oma isiklikud sööjad ja püüdleda nende üle range kontrolli poole, planeerides mitte ainult tööd, vaid ka isiklikku aega.

Selles kvadrandis on ka rutiinseid asju, mis ei ole paljude jaoks nii meeldivad: näiteks nõudepesu, koristamine, söögitegemine. Ka siin tasub otsida kompromissi nende inimestega, kellega ühes majas elatakse, et planeerida ühtlast koormust.

Terve ükskõiksus: juhised neile, kes ei usu ajajuhtimisse

Ajakirja Commercial Director toimetuse koostatud juhend räägib teile, kuidas leida elus harmooniat ka lootusetutes olukordades, selgitab, millistest ühiskonna ja meedia poolt pealesurutud hoiakutest on vaja kiiresti vabaneda ja mida. teha, kui teil pole töö tegemiseks piisavalt päevi.

Tööaja planeerimise tabel

Siin on lihtne näide tabeli kujul.

teisipäeval		Alamülesanne	Kommenteeri
	Kontrollige ülesannete loendit
	tööle sõitma
	Telefonikõned		Tooge töömeililt kaks kontaktnumbrit
	Artikli kirjutamine	Materjali analüüs
	Artikli kirjutamine	Lisamaterjalide tõlkimine võõrkeelest ja põhiteksti tippimine	Ärge unustage teha allikatele allmärkusi ja parandada sidekriipse
	Minge toimetajasse
	koosolekul
kolmapäeval

See näide demonstreerib selgelt tööplaanide koostamise põhimõtet. Vajadusel võivad tabelid olla sügavamad, märkmete jaoks on rohkem ruumi. Pole tähtis, millist programmi kasutatakse näiteks üksikisiku rakendamiseks juhi/spetsialisti tööaja planeerimine. Tabel - tööriist on universaalne, seda saab joonistada isegi tavalisele paberile. Tõeliselt oluline on see, et saaksite seda kohandada enda, oma ülesannete ja eesmärkide jaoks ning määrata, milliste ajavahemike jooksul seda kasutatakse: päevade, nädalate, kuude kaupa.

Kuidas on tööajafondi planeerimine

Planeerimise algstaadiumis analüüsitakse süsteemi esialgseid parameetreid - tööajafondi (FW) ja selle suundade parandamise tegevuse olemasolu. Seejärel järgneb vastus küsimustele: kes vastutab selle tegevuse (spetsialistid, teenused) ja selle planeerimise eest? Mil määral arvestatakse töötunde? Kas kulutatud aega jälgitakse? Kas FRV reservid on avalikustatud? Kas planeerimisetapis võetakse meetmeid tööaja kao vähendamiseks? Milliseid meetodeid selleks kasutatakse?

Järgmine etapp on PDF-i rakenduse analüüs. Selle raames uurivad nad töötajate tootmise dünaamikat (ajaliselt - tunni-, päeva-, aastane) ja selgitavad välja seda mõjutavad tegurid; analüüsida PDF-i olekut ja teha kindlaks kasutamata võimalused teatud tüüpi töölt puudumise vähendamiseks; töötada välja vaatlusandmed tööajafondi toimimise jms kohta. Täpsemalt tööajafondi kasutamise analüüsimeetodite kohta leiab õppe- ja metoodikast.

PDF-i analüüsi infobaasiks on töötundide statistilise ja ajaarvestuse andmed; esmase raamatupidamise kokkuvõte (voldik jõudeaja, ületunnitöö, abielu kaotamise kohta); enesepildid ja fotod tööajast; küsitlus ja ankeetandmed.

Analüüsi käigus käsitletakse kogu PDF-i ja selle osade - päeva- ja vahetusesisesed fondid - kasutamist ettevõtte erinevate tasandite (struktuuriüksused, ettevõte kui tervik, ametid ja rühmad) raames. uuritud. Selline lähenemine võimaldab tuvastada "pudelikaelad", millele tuleks esmajärjekorras tähelepanu pöörata. Analüüsi tulemuseks on reservide hinnang PDF-i kasutamise parandamiseks ja vastavalt tööaja planeerimise efektiivsuse tõstmiseks.

Saadud tulemusi kasutatakse kasuliku tööaja fondi planeerimiseks. See üritus hõlmab planeeritud bilansieelarve koostamist, selle komponentide võrdlemist ettevõtte normidega, aga ka tööaja säästmist ebaproduktiivsete kulude jaoks. Tööaja tasakaalu jaotamise meetodid on saanud piisava kajastuse õppematerjalides ja juhendites.

Tööaja planeerimine ja analüüs on omandanud turumajanduses eripära. Näiteks on kohustuslik halduspuhkus ettevõttele kasulik oma kulude poolest. Osalise tööajaga töö on kaotanud oma reserv staatuse.

ECF planeerimisel muutub aktuaalseks diferentseeritud lähenemine alalistele täistööajaga töötajatele, renditöötajatele; osalise tööajaga tööl.

Tööaja võimalikult efektiivseks korraldamiseks ja planeerimiseks rakendab ettevõte erimeetmeid: sotsiaalmajanduslikke, organisatsioonilisi, tehnilisi ja terapeutilisi ning profülaktilisi. Need kajastuvad erinevates organisatsioonilistes ja tehnilistes plaanides, töötingimuste parandamise planeerimises jne. Välisosaliste kaasamine tuleks kohalike omavalitsustega läbi arutada ja alles seejärel tegevuste planeerimisse kaasata. Iga sündmus peab olema varustatud ressurssidega.

Kuidas oma tööaega õigesti planeerida

Reegel 1. Tõuse üles samal ajal

See iga planeerimise esialgne etapp on väga distsiplineeritud ja energiat andev.

Reegel 2. Positiivne meeleolu päeva alguses

Töötage igal hommikul oma meeleolu kallal, sest see mõjutab suuresti ülesannete lahendamist eesmärkide saavutamiseks. Selleks võite esitada endale kolm küsimust:

• Kuidas toob “täna” mind edule lähemale?
• Mida peaksin tegema, et tänane päev oleks võimalikult palju rõõmustav?
• Mida tuleks sel päeval oma tervise säilitamiseks ette võtta?

Nendele küsimustele vastamine ja positiivse motivatsiooni loomine ei ületa sageli kahte minutit. Andke need endale enne tavapärase hommikuse tegevuse alustamist.

3. reegel

Harmoonilise hommiku võti on hea uni ja korralik hommikusöök. Kuid paljud annetavad neid, vabandades ajapuudusega. Mõlemad missioonid nõuavad aga prioriseerimist vaid igapäevarutiini planeerimise etapis – sisuliselt tuleb lihtsalt aega jaotada nii, et lähed varakult magama.

4. reegel: tööpäeva planeerimisel arvestage selliste teguritega nagu väsimus

Paljud inimesed tunnevad, et nende tööviljakus kõigub siinuslainena terve päeva. See ei sõltu igapäevastest biorütmidest - sellest, kas olete "lõoke" või "öökull". Tasub välja selgitada oma isiklikud aktiivsustõusu perioodid ja paigutada selle päevaintervalli jaoks olulisemad asjad tegevuste planeerimisse. Parem on pärastlõuna pühendada igapäevasele rutiinsele tööle, millel pole erilist tähtsust.

Reegel 5. Tee pause õigel ajal

Tööaja planeerimise üks põhireegleid on lühike puhkus, kuna see võimaldab kehal taastuda ja tähelepanu tööle tagasi tuua. Kindlasti tehke töös lühikesi pause, määrake ise kestus ja sagedus. Pidage meeles regulaarsust.

6. reegel

Püüa mitte hüpata töösse ja viia alustatud töö loogilise lõpuni. Ärge laske end segada väiksematest asjadest, sest need röövivad tööaega. Pidage meeles, et iga kord juba alustatud töö juurde naastes peate kordama vanu toiminguid ja see mõjutab isikliku tegevuse planeerimise tasakaalu.

7. reegel

Püüdke täita kõik arvestamata jäänud lüngad oma ajakavas (järjekorras ootamine, ebainformatiivne kohtumine) kasulike tegevustega. Määrake enda jaoks selle olemus, esitades endale küsimuse: "Kuidas ma saan need minutid täita, et saada maksimaalset kasu?"

Reegel 8: pidage kinni põhimõttest 70/30

Peate päevikusse registreerima vaid 70% oma tööajast. Vastasel juhul, isegi kui planeerite oma tööpäeva 100%, ei saa te garantiid, et kõik ülesanded on täidetud, veelgi enam: paljud toimingud ei kattu ajakavaga. Selle põhimõtte järgi tööaja planeerimise eesmärk on säästa närvisüsteemi ülekoormusest, vältida masinana tundmist ja jäikadesse raamidesse suletust.

Reegel 9. Õhtul tee plaan homseks

Planeerige homne päev tänase päeva lõpus ja tehke seda kirjaliku nimekirja vormis, et te millestki ilma ei jääks. Parem on juhtumite tähtsus eelnevalt kindlaks teha ja jagada need veergudesse. See võimaldab keskenduda vajalikele ülesannetele ja vähemtähtsaid saab vääramatu jõu korral teisaldada.

10. reegel

Muutumatu reegel kõigile. Mida sagedamini leiad aega puhkamiseks, seda produktiivsemalt töötad hiljem. Sel perioodil saab töökohal, kodus korda seada, nõusid pesta, ajakirja või raamatut lugeda, värskes õhus jalutada, teisi aidata. Kui te ei saa seda spontaanselt teha, planeerige ka need tegevused.

Reegel 11. Olge oma võimete suhtes realistlik

Ärge koormake ennast tohutu tööga, uskudes, et saate kõigi mägedega hakkama. Lähenege oma tugevuste hindamisele kainelt ja võtke paremini seda, millega päevas/nädalas/kuus kindlasti toime tulete, selline tööaja planeerimine on efektiivsem.

12. reegel

Selline lähenemine laual ja kontoris olevatele esemetele aitab tulevikus aega kokku hoida. Muutke see reegliks, kui olete asja kasutanud, tagastage see sinna, kuhu selle võtsite. Määrake eri tüüpi asjade jaoks kindlad kohad – paberikaust, pliiatsikarp, lauasahtel või märkeruut.

Reegel 13. Juhtige aktiivset ja tervislikku eluviisi

Näib, miks vajavad kontoritöötajad sporti, joogat, fitnessi, õiget toitumist, võimlemist? Seejärel, et terve keha ja enesetunne on kõige paremini häälestatud positiivsele energiale ja valmisolekule väga produktiivseks töötegevuseks, eriti pärast selle kvaliteetset planeerimist.

14. reegel

Parim viis kutsetegevuse planeerimisel ja elluviimisel ise organiseeruda on kogeda rahulolu ja armastust oma töö vastu. Selle eeliseks on see, et motivatsiooni ei pea tangidega välja tõmbama, see tuleb iseenesest ja suurtes kogustes.

Juhataja tööaja planeerimine ja korraldamine

Vihje 1. Vaata üle päeva plaanid

Selleks saab kasutada ABC analüüsi või Eisenhoweri maatriksit. Isegi kümneminutiline ettevalmistus tööpäevaks võib säästa kuni kaks tundi päevas. Kasutage neid hästi ära.

Vihje 2. Sarnaste juhtumite plokkide moodustamine

Pidevalt hajameelne inimene vajab töötamiseks oluliselt rohkem aega kui keskendunud ja entusiastlik inimene. Selle põhjuseks on vajadus järjekordse "ülestõusmise" ja "kümbluse" järele, see tähendab tööjõu juurde naasmise järele. Sama tüüpi ülesannete plokid aitavad säästa tööaega: neid on tegevuse planeerimise etapis lihtsam parandada.

Vihje 3: leidke tööl aega enda jaoks

Sageli tõmbavad külalised, alluvad või telefoni teel kliendid tähelepanu otsestest tööülesannetest. Kõik need segavad tugevalt tõeliselt oluliste ülesannete täitmist, rikuvad tööaja tasakaalu. Sellega seoses on võimatu olla kogu tööpäeva jooksul kõigile ja kõigile kättesaadav - nii oma kontoris kui ka telefoni teel. Tööaja planeerimise käigus korraldavad oma käsitöömeistrid endale lüngad, kui keegi neid ei sega. Samuti saab kasutada nende tööriistu, näiteks määrata külastajate vastuvõtu tunde, kasutada automaatvastajat.

Näpunäide 4: eraldage iga tööülesande jaoks piiratud aeg

Teatud tüüpi töö kestus sõltub otseselt olemasolevast ajast. Ka kõige väiksem ülesanne on planeeritav: õppige andma ülesandele täpselt nii palju aega, kui selle täitmiseks kulub. Näiteks ei tohiks äriläbirääkimistega viivitada, võimalikult palju tuleks arutada kõiki huvipakkuvaid küsimusi, kuid mitte rohkem kui tund. Seda saab teha rangete ajakavade ja eeskirjade abil. Järgige lihtsat reeglit: "Aeg on raha", hinnake ja säästke neid.

5. nõuanne: kasutage delegeerimist

Ükski ajast lugupidav näitleja ei peaks kõiki ülesandeid üksi tegema. Sellist lähenemist on juba kirjeldatud tööaja planeerimise põhimõtetes ja reeglites: neile tuleks delegeerida kõik, mida saab teistele inimestele delegeerida (65% töödest, mis kulutavad aega ja vaeva, kuid ei too märkimisväärset tulemust). See kehtib mitte ainult töötajate abistamise kohta, vaid ka kolmandate osapoolte agentuuride, organisatsioonide, konsultatsioonifirmade abi kasutamise kohta.

Vihje 6. Jagage suured ülesanded komponentideks

Inimesed kipuvad suurtest või mahukatest ülesannetest kõrvale hoidma, nende elluviimist igal võimalikul viisil viivitama, sest tulemus tundub nende jaoks liiga kauge. See asjaolu viitab nõrkadele isiklikele ajaplaneerimise oskustele, kuid sellest on võimalik mööda hiilida. Kõige kiirema tulemuse andvad juhtumid meeldivad peaaegu kõigile. Seda märkas Albert Einstein puidu lõhkumise näitel. Sama saab teha ka pikaajaliste eesmärkide ja suurte projektidega: jagada need väikesteks ülesanneteks, planeerida ja seejärel metoodiliselt teatud aja jooksul (näiteks kaks tundi päevas) täita. Näiteks nädala pärast ilmnevad esimesed tulemused - projekti esimese osa eesmärk saavutatakse (vastavalt plaanile), see annab jõudu ja motivatsiooni selles suunas edasi töötada.

Vihje 7. Määra prioriteetsete ülesannete jaoks isiklikud tähtajad

Kui on ette teada, millised juhtumid on jooksval kuul prioriteetsed, saab need töökalendrisse märkida ja personaalses planeerimises samade läbirääkimiste/kohtumistega arvestada. Seega, kui selleks kuupäevaks on vaja teha mõni muu sündmus või toiming, on see juba “broneeritud”, mis tuletab taaskord meelde ülesande objektiivset tähtsust. See nõuanne on eriti väärtuslik töötegevuse planeerimisel.

Vihje 8. Korraldage oma tööruum korralikult

Esiteks puudutab see järjekorda töölaual. Sellele tuleks jätta ainult need dokumendid, ilma milleta pole võimalik A-kategooria ülesandeid täita. Sellel tegevusel on psühholoogiline taust: kord laual aitab mõtteid korrastada ja lisapaberid võtavad aega.

Vihje 9. Püüdke mitte lasta teistel endale lisakohustusi panna

Sageli tunnevad juhid huvi ja tegelevad uute asjadega, laiendades oma pädevusvaldkondi. Tulles isiklikust huvist koosolekute vastu, millel töötaja tavaliselt ei osale, võib ta sattuda töögruppidesse või saada lisaülesandeid, mida tema plaanis ei ole ning sellest tulenevalt saada koormaks põhitööle ja selle planeerimisele. Parim on veel kord kontrollida kõiki oma tegevusi, kas need on positsioonis asjakohased, parandades seeläbi oma ajaplaneerimise oskusi.

Vihje 10. Hinda, kui olulised ja kiireloomulised on asjad, millesse nad sind ootamatult kaasata tahavad.

Vääramatu jõud ja muud kiireloomulised asjaolud on iga ettevõtte või ettevõtte tavaline nähtus, isegi kui nad püüavad tegutseda range planeerimise raames. Nende lahendamiseks mobiliseeritakse kõik olemasolevad ressursid. Kui nõustute selles olukorras abistama, pidage meeles, et see võtab teie ajakavas praeguste oluliste ülesannete täitmiselt aega, seega kaaluge alati, kas need on ohverdamist väärt.

11. nõuanne Ärge tegutsege impulsi järgi – tehke arukaid otsuseid

Mõnikord tehakse teatud otsused impulsi, kontrollimatu impulsi tulemusena. Kuid see kutsub esile kõrvalekaldeid ajakavas ja segab tõhusat tööaja planeerimist eesmärgi saavutamiseks. Kui tunned hetkelist soovi midagi ära teha (näiteks helistada), siis mõelge hoolega ja kaaluge, kas tõesti tasub plaanitut teha.

Vihje 12. Sea oma prioriteedid õigesti paika

Suure juhtumite voo puhul – konverentsid, koosolekud, kõned, tekstid – võib olla väga raske orienteeruda ja kui võtad kõike korraga või haarad osade kaupa erinevatest otstest, jääb lõpuks väga vähe aega. Siinkohal on kasulik meenutada sellist aja planeerimise viisi prioriteetide maatriksina ning alustada tegevust selgelt määratletud ja üheselt oluliste ülesannete elluviimisega, liikudes järk-järgult vähemoluliste poole.

Juhataja sekretäri tööaja planeerimine

Sekretäri individuaalse tööaja planeerimise põhiülesanne ja eesmärk on ülemust võimalikult palju leevendada ja aidata tal aega jaotada. Selle ülesandeks on suurendada kõigi võimalike töötundide ja minutite kasutamise efektiivsust. Ja see tähendab, et juhataja ja sekretäri ülesanded ja tegevuse planeerimine on omavahel seotud.

Esiteks aitab sekretär korraldus-, ettevalmistus- ja juhtimistüüpi töödes, vabastab ülemuse loovuse jaoks ruumi. Selleks peab assistent teadma kõrgema taseme igapäevast rutiini, oma ülesannete ajakava kõigil võimalikel perioodidel - päev / kuu / kvartal. Sekretäri tööaja tõhus planeerimine sõltub tema vahetu juhi graafikust, kuna tema valmistab ette kõik ülemuse ajakavas olevad koosolekud, läbirääkimised ja muud asjad (külastajate vastuvõtt, paberimajandus). Planeerimisel mängib võtmerolli ülesannete hierarhia nende väärtuse ja tähtsuse järgi.

Lisaks kuuluvad sekretäri tööülesannete hulka ka muud tööd, mis ei sõltu ülemuse päevarežiimist (ja kajastuvad töötegevuse planeerimises): see on posti kontrollimine ja kirjadele vastamine, dokumendihaldus, kontroll fail jne. Assistendi ajaplaneerimise oskus peab olema peal. Tema ajakava lähtepunktid on alati korduvad tegevused, näiteks:

• valmistada ette juhataja töökoht;
• ise oma töökoht korda teha;
• käsitleda igat tüüpi sissetulevaid e-kirju;
• vaadata kontrollfaili;
• esitama ametiasutustele asjade seisu kokkuvõtte ja täpsustama jooksva päeva ajakava.

Mõelge lihtsale näitele tööaja planeerimisest seoses juhi graafikuga. Sekretäri tegevusprogramm näeb välja umbes selline. Kui ülemus plaanib koosolekut kell 11:00, siis assistendi plaan kell 10:30 tähistab tema organisatsiooni koos kõigi sellest tulenevate toimingutega: meeldetuletus, materjalide paljundamine, konverentsiruumi koristamine, metsaraie. Kui kell 14:00 planeeris juhataja läbirääkimisi väljaspool kontorit, siis sekretäri ajakavas on punktid auto kutsumise ja dokumentide kogumise kohta. Samuti on tööde loendis märgitud, kellega ja mis ajal peate ülemusega telefonivestluseks ühendust võtma, millist dokumentatsiooni tuleb parandada ja mida nullist täita jne.

Parim variant on määrata koos ülemusega konstantne ajavahemik igapäevaste tegevuste jaoks: dokumentide allkirjastamine, külastajate vastuvõtmine. See parandab tööd ja aitab planeerida nii spetsialisti kui ka tema assistendi tööaega. Töögraafiku väljatöötamisel tuleb jätta korralik reserv ka ootamatuteks kiireloomulisteks ja olulisteks tööülesanneteks, telefonikõnedeks ja muudeks hädaolukordadeks.

Sekretär pühendab tööpäeva lõpu väljamineva kirjavahetuse saatmisele ning planeerib ka homseks sündmused.

Kui tööpäev on möödas ja juhataja hilineb kontorisse, saab assistent koju minna ainult siis, kui nende vahel on vastav kokkulepe ja ta annab ülemusele kõik vajalikud andmed.

Enne ruumidest lahkumist eemaldab sekretär kõik dokumendid, sulgeb kapid, seifid, lülitab välja elektroonikaseadmed (see ei kehti telefoni, modemi, faksi kohta), teeb töökoha korda.

Juhataja ajaplaneerimine

Planeerimise sisuks on eesmärkide elluviimiseks valmistumine ja tööaja reguleerimine. Juhi tööaja planeerimise põhimõtted ei erine palju töökorralduse üldpõhimõtetest. Ajaressursside ratsionaalne kasutamine hõlmab oma funktsioonide, eesmärkide, eesmärkide ja ajaeelarve mõistmist.

Spetsialisti tööaja korraldamise protsessis kasutatakse laialt tuntud planeerimisvõtteid. Juht peab järgima järgmisi reegleid:

• 60% päevasest tööplaanist eraldatakse graafikujärgsele tööle;
• 20% ajast - ettenägematute toimingute jaoks;
• viimased 20% on kõige parem jätta spontaansete ülesannete jaoks.

"Lamedaid" organisatsioonilisi struktuure kasutatakse väikeettevõtetes keerukate probleemide lahendamiseks olulise ebakindluse tingimustes. Selliseid jaotusi iseloomustavad järgmised puudused: juhtide liigne töökoormus, raskused suure hulga inimeste tegevuse kontrollimisel, samuti raskused, mis on seotud osakondade töö koordineerimisega.

Kulutatud aeg (eriti kui seda ei ole planeerimisetapis märgitud) tuleks registreerida koos kohustusliku viitega selle kohta, mida ja kuidas seda kasutati. See aitab kaasa sellele, et olles saanud täieliku ülevaate oma tööaja kuludest, suudab juht edaspidi oma planeerimist tõhusamalt korraldada; kvaliteediplaani väljatöötamiseks jaotatakse ülesanded lühi-, kesk- ja pikaajalisteks.

Planeerimise peamisteks põhimõteteks tuleks positsioneerida regulaarsus, järjepidevus ja järjepidevus. Järgida tuleb tegevuste planeerimise üht olulist põhimõtet - eesmärkide reaalsust: võtta endale nii palju kohustusi, kui on võimalik täita.

Juhi tööaja ratsionaalse kulutamise keskmes on tema pikaajaline plaan. Tegemist on mitmeaastase süsteemiga, võttes arvesse, millised aasta- ja kvartaliplaanid koostatakse. Viimast saab kooskõlastada iga-aastasega ja jagada igakuiseks. Päeva- ja nädalaplaanid vastavad neile täielikult ja kajastavad samas kõige täpsemalt juhi tööaja kasutamist. Töötegevuse planeerimine ühe päeva tasemel on oluline samm juhi töötegevuse üldises planeerimises, see allub pidevale jälgimisele ja korrigeerimisele olenevalt olukorrast.

tegevdirektor

Tee aasta plaanid kevadel, päevaplaanid – hommikul

Hiina vanasõna

kellele: omanikud, tippjuhid, juhid

Kui teil pole plaani, on teie tegevused kaootilised

Igaüks meist, juhid, mõtleb: kui palju saab tootlikkust tõsta? Minu ettevõttes empiiriliselt saadud andmed näitasid, et peale igapäevase planeerimise ja aruandluse juurutamist tõusis meeskonna efektiivsus ~ 40%.

Pole saladus, et keskmises Venemaa ettevõttes töötajad kulutada tööle parimal juhul 3-4 tundi päevas 8-st. Kõik aga teevad näo, et nii see peabki olema. Juht on rahul vägivaldse tegevuse vormis esinemistega kohe, kui ta kellegi kabinetti sisse vaatab.

Ja alluvad... Ja kuidas on lood alluvatega? Nad on asjade sellise seisuga enam kui rahul: tööajal saate lahendada hunniku isiklikke ülesandeid, esitada tellimusi veebipoodides, vestelda telefonis ja suhtlusvõrgustikes sõprade ja perega. Pole ime, et nad ütlevad, et 80% inimestest töötab sama tõhusalt, kui neid pädevalt juhitakse.

Järeldus on oma lihtsuses banaalne ja samas kohutav: ettevõtte efektiivsuse tõstmiseks 40% piisab, kui panna töötajad vähemalt tööle. 6,5-7 tundi päevas(jah, kaheksa on juba vigurlend!).

Päevaplaan ja aruanne – töötajate pidev sobivustesti

Kuidas aga mõista: kes töötajatest vestleb sotsiaalvõrgustikes ja kes toodab pidevalt tulemusi? Kas jääda kogu aeg selja taha? Võimatu! Siin tulevad appi päevaplaanid ja tehtud töö aruanded, mis on igale töötajale kohustuslikud.

Kui väga lühidalt, siis päevaplaanide ja aruannete tähendus on järgmine: töötaja koostab igaks päevaks tööplaani 8-tunnise tööpäeva alusel ja annab tööpäeva lõpus aruande iga tehtud ülesande kohta (kulutatud aeg, tulemus , jne.).

Iga hea tehnoloogia toob kasu mõlemale poolele. Räägime sellest.

Päevaplaani eelised ettevõttele

• Ülesandeid lahendavad töötajad vastavalt aktsepteeritud prioriteetidele (võttes arvesse ettevõtte ärilisi nõudeid), mitte lähtudes põhimõttest “tahan”, “lihtsam” ja “huvitavam”.
• Töötaja "seisaku" tõenäosus kipub nulli. Tööülesandeid on alati varuks. Kui juhtub "lihtne", on see ette näha.
• Pärast plaane vaadeldes saate kohe eemaldada "näpust välja imetud" ülesanded ja asendada need kasulike, päevakajaliste ja asjakohastega.
• Kui inimene planeerib asju 8 töötunni põhjal ja teab, et selle aja jooksul on nõudlust, väheneb “ajaraiskamise” tõenäosus märgatavalt.

Päevaplaani eelised töötajale

Suur isiklik ja tööalane uuendus: planeerimisoskus on oluline kõigis valdkondades ja tööväline elu pole erand.

• Juhataja on teiega rahul, sest kõik kõrgeima prioriteediga tehnoloogilised ülesanded kuuluvad teie päevaplaani. Ja "heas seisukorras olemine" avab vertikaalses karjääris täiendavaid võimalusi.
• "Orjuse" kaotamine, kui inimene istub tööl kuni "ööni" (nüüd on ülesannete täitmiseks eraldatud 8 tundi, seetõttu ei planeeri juht neid enam kaheteistkümneks tunniks).

Päevakord

Edaspidi räägime vaid päeva- ja nädalaplaneerimise põhimõtetest ning plaanidele esitatavatest nõuetest. Eraldi artiklid on pühendatud:

• Alluvate päeva- ja nädalaplaanide juhi analüüsitehnoloogia - artikkel väljatöötamisel.
• Nõuded tööaruannetele, nende koostamise metoodika - artikkel väljatöötamisel.
• Alluvate igapäevaste ja iganädalaste aruannete juhi analüüsitehnoloogia. Vaadake artiklit "".

Juhi isiklik efektiivsus

Samuti kasutan oma töös igapäevase planeerimise ja aruandluse tehnoloogiat. Annan endast aru – võtke see kasutusele, kui teil pole kellelegi aru anda. Seeläbi minu isiklik efektiivsus on kahekordistunud(Kas see on nali!). Kaasa arvatud kõrgema prioriteediga ülesannete elluviimise tõttu, sest enne võtsin ette need, mis esimesena pähe tulid.

Ja väga kasulik ülevaade. Kui hakkate planeerima, on planeerimisetapis palju lihtsam mõelda: kas see on teie ülesanne, kas pole parem seda delegeerida? Kui olen ülesandega juba alustanud ja selle elluviimise keskel mõistsin, et delegeerida oleks tore, on juba palju keerulisem sellest endast “käia lasta”.

Tehnoloogia päevaplaanide elluviimiseks ja elluviimiseks

Juhin teie tähelepanu asjaolule, et on vaja kontrollida plaani täitmist, tehtud ülesannete ajastust ja tulemuste kvaliteeti.

Paljud juhid on päevaplaanide ja aruannete elluviimisel hambaid murdnud ning põhjus on siin:

• Sissejuhatus kohtab kontoritöötajate ägedat vastupanu. Alandage ennast, see on loomulik, kuid peate selleks valmistuma. Võib-olla on artikkel "" teile kasulik.
• Päevaplaanide ja aruannete elluviimine ning edasine töö tehnoloogia töös hoidmiseks nõuab aja-, raha-, juhtimis- ja juhi tahte investeeringut. Ja mis kõige tähtsam, välkkiire reaktsioon töötajate mis tahes rikkumisele.
• Rakendamine toob lisaks kaasa plaanide ja aruannete täieliku läbipaistvuse. Kõrgema astme juht peaks saama vaadata mis tahes madalama juhi ja tema alluvate aruannet. Vahetu juht vastutab oma alluvate plaanide eest. Miks see töötajatele ei meeldi? Mitte iga keskastme juht ei ole huvitatud tippjuhtkonna "kõikenägevast silmast".

Soovitused igapäevase planeerimise korraldamiseks: valmis määrused rakendamiseks

Töötajapoolse sissetuleva tööülesannete voo töötlemise protsessi korraldamine

• Niipea kui ülesanne ilmub, sisestatakse see jooksvate või järgnevate päevade tööplaani (olenemata sellest, millisel kujul see oli seatud) koos eeldatava kavandatud täitmise kuupäevaga.
• Kui ülesanne kuulub juhtumite kategooriasse “mitte-kiireloomulised ja ebaolulised”, salvestatakse see ülesannete nn STACK-i (salvestusruumi). STACK-i poole pöördub töötaja järgmise nädala planeerimisel või siis, kui tal on tööl seisak.

Ülesandeülesanne, mis võtab aega üle 3 tunni (v.a. üritustel ja koosolekutel osalemine), jagatakse väiksemateks, millele määratakse baasülesanne.

• Iga ülesande jaoks valitakse prioriteet ja määratakse see standardloendist

Boonus: töötajate prioriteetide tabeli näide

Näiteks prioriteetide tabeli kohta, mis aitab töötajatel ise planeerida, järgige 2 lihtsat sammu:

1) Kirjutage artiklile üksikasjalik kommentaar(kommentaari vorm asub artikli allosas, vt ekraanipilti https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Jagage oma kogemusi alluva planeerimise rakendamisel (ei pruugi olla edukas).

2) Esitage päring et saada prioriteetide tabeli näide oma isiklike sotsiaalmeedia kontode kaudu:

Nõuded kavasse ülesannete sisestamise vormingule

• Iga töötaja lisab plaani oma ülesannete orienteeruva loetelu (ülesande lühikirjeldus + planeeritud täitmise aeg). Plaan sisaldab järgmisi ülesandeid:
• Projektide raames planeeritud;
• Varem saadud individuaalsete ülesannete vormis (suuliselt, posti teel, skype jne). Kui ülesanne on välises ülesannete seadistussüsteemis, peate sellele ülesandele lisama URL-i lingi; ülesande kättesaamisel (suuliselt, posti teel, skype) tuleb see endal tööplaani kanda. Samas kehtivad kõik nõuded ülesannete sisestamise vormingule.
• Plaanis töötaja omal algatusel elluviimiseks.
• Iga ülesande jaoks peate määrama:
• Ülesande nimi. See peaks kajastama, milliseid toiminguid tuleb teha ja millise objektiga. Nimisõnade puhul on soovitatav kasutada tegusõna nimetavat käände ja käskivat käänet. See hõlbustab oluliselt edasist otsimist kõigi ülesannete vahel. Näide: Määruste väljatöötamine: planeerimine (“arendada” – kohustuslik; “regulatsioon: planeerimine” – nimetav kääne).
• Eeldatav valmimisaeg. Näide: tehke kommertspakkumine: 2 tundi 30 minutit
• Tähtaeg(tähtaeg, milleks ülesanne peab olema täidetud). Kui te ei saa määrata ülesande tähtaega, võtke ühendust oma vahetu juhiga.
• Selle ülesande täitmise lühiplaan. Lisage lingid algoritmidele, mille alusel kavatsete tegutseda, ja/või lühike tegevuskava. Lühiplaani puudumine ülesande sisus tekitab tööplaani arutamisel palju küsimusi ja riski, et ülesanne tehakse ebaefektiivselt/suboptimaalselt või jääb 100% tegemata ja/või nõuab ümbertöötamist.
• Prioriteet. Töövõtja määrab selle iseseisvalt vastavalt eraldi vormistatud reeglitele. Kui te ei saa kindlaks teha, peate võtma ühendust oma vahetu juhiga.
• Kui töötaja näeb talle antud ülesande täitmiseks oma ressursi “puudulikkust”, on ta kohustatud sellest koheselt teavitama tööülesannete juhti ja tema vahetut ülemust.

Igapäevane tööplaan

• Plaan tuleb koostada lähtuvalt nädalaplaanist ja sissetulevatest operatiivülesannetest (enne nädalaplaneerimise juurutamist: lähtudes selleks päevaks teadaolevatest ülesannetest).
• Järgmise päeva plaan koostatakse enne jooksva tööpäeva lõppu.
• Igapäevaste ülesannete jaoks planeeritud aeg arvutatakse:
• kontoritöötajatel 8 tundi miinus tavapärane tegevus- ja vääramatu jõu ülesannete lahendamise aeg (projektijuhtidel: 7 tundi - planeeritud; 1 tund - sissetulevate ülesannete lahendamiseks). Ülesannete jaoks planeeritud aeg võib olenevalt nädalapäevast ja muudest tingimustest erineda.
• vabakutselistele spetsialistidele - koostöötingimuste arutamisel kokku lepitud päevane ajapiirang.
• Uue päeva plaan asetatakse eelmise päeva plaani peale (kui plaanide jaoks kasutatakse tekstidokumente).
• Kui planeerimata (seoses projektiplaanidega) ülesannetele kulub rohkem kui 4 tundi päevas või selgub, et projektiplaane EI suudeta praegusel koormusel täita, teavitatakse sellest juhtkonda kohe (hiljemalt järgmisel päeval) .

Päevaplaani näide (ekraanipilt Bitrix24-st)

Näites on kujutatud plaan, mille töötaja koostab Bitrix24 süsteemis. Ekraanipildil on näha vaid kuus esimest ülesannet, ülejäänud ei mahtunud ekraanile. Valitud veerud: 1 - ülesande nimi; 2 - tähtaeg; 3 - planeeritud täitmisaeg.

Üleminek nädala planeerimisele

Pärast päevaplaanide täitmist viiakse töötajad üle nädala planeerimisele. Samal ajal säilib igapäevane planeerimine, kuid on oluliselt lihtsustatud, sest. nädalaplaanis on ülesanded jagatud päevade kaupa. Kui te ei tee igapäevast planeerimist oma alluvatega, võivad nad planeerida oma nädalat nagu alloleval pildil.

Nädala planeerimise peamised eelised:

• pikem planeerimishorisont võrreldes ühe päevaga
• aja kokkuhoid töötaja jaoks ja oluline aja kokkuhoid juhi jaoks

Nädala tööplaan

• Kuidas plaani koostada?
• Käi läbi kõik kuuprojektide plaanid, võta nendest ülesannete nimekiri tähtajaga nädala lõpuni + 5 päeva.
• Ava oma igakuine tööplaan ja kirjuta sealt osa tööst välja.
• Sisestage tööülesanded (varem teada või juhi poolt määratud) nädalaplaani.
• Uue nädala plaan tuleb teha sisse eelmise nädala viimane tööpäev(tavaliselt reedel).
• Tööülesanded tuleb planeerida terve töönädala peale, arvestades sissejuhatavate ülesannete ajareservi (määratakse igale ametikohale eraldi).
• Koostatud nädalaplaan vajab täpsustamist (nädalavahetusel ja esimese tööpäeva hommikul saadud info põhjal) nädala esimesel tööpäeval, kuni kella 12.00-ni(tavaliselt esmaspäev)
• Spetsialistide jaoks, kellel on vähe “ettenägematuid” töid (veebi hooldustööd, reklaamiprojektide juhtimine), tuleks nädal planeerida ilma ettenägematuid töid arvestamata.
• ülesanded ja “ettenägematud” võivad ju olla või EI OLE.
• kui plaan jääb täitmata põhjusel, et “äsja” laekunud ülesanded said täidetud, siis saab osa plaani ülesandeid üle kanda järgmisse nädalasse.

Päeva- ja nädalaplaanide automatiseerimine

Kõige populaarsem küsimus: "Mis vormis peaksid alluvad plaane tegema?" Ideaalis on vaja teha plaanid ülesannete näol süsteemis, kus edaspidi peetakse nende täitmise aega ja genereeritakse aruandeid. Minu arvates sobib selleks täna kõige paremini Bitrix24 süsteem.

Mis siis, kui teie ettevõttel on ülesannete seadmiseks erinev süsteem? Mõelge, kuidas tema abiga planeerimist korraldada, lähtudes minu poolt sõnastatud plaanidele esitatavatest nõuetest. Ja isegi kui teil pole üldse ülesannete seadistamise ja arvestuse süsteemi, pole see oluline. Minu ettevõttes tehti pikka aega päeva ja nädala plaane eraldi tekstifailides GoogleDocs formaadis (väga mugav toimetada ja arutada). Ja alles mõne aja pärast läksime täielikult Bitrix24-sse tööle.

Vastused korduma kippuvatele küsimustele päevaplaanide kohta

Kuidas seada ülesandeid, kui tegevjuht ei ole juhi otsene alluv?

Kas hankige volitus selliste ülesannete seadmiseks projekti alluvuse raames või leppige ülesande lisamises kokku töövõtja vahetu juhiga.

Oluline on meeles pidada: aeg ei ole kumm. Kui saabub uus ülesanne, “tõukab” see plaanist välja teise ülesande. Prioriteedid ülesannete jagamisel on vahetu juhi pädevuses.

Selgub, et see süsteem kehtestab "täieliku kontrolli" alluva töö üle? Seda peaks tegema tema juht. Ja seda juhti peaks kontrollima tema juht?

Juht kontrollib oma vahetute alluvate plaanide koostamist (näide: osakonnajuhataja analüüsib osakonna töötajate plaane), kuid mitte tingimata iga päev. Lojaalsete töötajate puhul (1 aasta peale tavajuhtimise juurutamise algust ei jää teie ettevõttesse teisi) võib kontrollimise sagedus olla 1 kord 3 päeva jooksul, 1 kord nädalas.

Palju oleneb konkreetse töötaja ametikohast ja kogemustest. Ja ka seda, millist planeerimisviisi kasutatakse lisaks päeva- ja nädalaplaanidele: projektide kuuplaneerimine, projektide strateegilised plaanid. Kui üks töötajatest vajab pidevat "täielikku kontrolli", esitage endale küsimus: "Kas teil on sellist töötajat vaja?"

Mõned juhid ise ei taha igapäevaselt kontrollida. see nõuab aega ja tähelepanu

Oma alluvate töö planeerimine ja selle täitmise jälgimine on juhi otsesed kohustused. Selle funktsiooni omandamiseks soovitan tegeleda oma juhtimispädevuste “pumpamisega”. Artikli abistamiseks "".

Oluline on hinnata, kas teie ettevõttel on juhtide jaoks "tulemuse tootmise" suunas töötades "viltu". Eelkõige peab juht eraldama aega alluvate juhtimiseks., tulemuste tootmine - teisel kohal ja aja jääkprintsiibi järgi. Kui eraldada juhile piisavalt aega juhtimiseks ja samas püüab ta ikkagi oma kätega tulemusi toota, samal ajal kui alluvad tšillivad, on tegemist hea spetsialistiga, aga halva juhiga.

Ka selle artikli lugejad loevad

Kuidas hinnata töötajate tulemuslikkust tööpäeva lõpus igapäevaste aruannete abil: "analüüsi ja kommentaaride" meetod

Kuidas juurutada oma ettevõttes regulaarset juhtimist (1. osa): eesmärgid, põhiprintsiibid, lansseerimiseelne ettevalmistus