Si të shkruani letra zyrtare. Çfarë duhet shmangur

Letrat janë shkruar që nga kohra të lashta dhe vazhdojnë të shkruhen edhe sot e kësaj dite. Ato shërbejnë si një mjet komunikimi midis njerëzve, duke ndihmuar në përcjelljen e qartë të thelbit te bashkëbiseduesi, që ishte arsyeja e shkrimit të tij. Në këtë artikull do të shikojmë disa lloje të korrespondencës së biznesit dhe do të mësojmë se si të hartojmë saktë letrat e biznesit.

Për të hartuar saktë çdo letër biznesi, duhet të jeni në gjendje të shprehni qartë thelbin e saj dhe ta strukturoni saktë atë. Korrespondenca e biznesit kryhet në formularë të miratuar nga kompania me logon e vet dhe adresa. Ne te djathte këndi i sipërm plotësohet një titull i përbërë nga pozicioni dhe emri i drejtuesit të kompanisë marrëse. Në fund të kokës thuhet informacion të shkurtër në lidhje me dërguesin. Faza tjetër e shkrimit të një letre është shkrimi i një apeli. Mund të tingëllojë ndryshe në varësi të shkallës së njohjes me adresuesin. Nëse e njihni personalisht, atëherë mund t'i drejtoheni kështu: "I dashur Sergey Yuryevich!" Nëse adresuesi i huaj, adresa mund të duket kështu: "I nderuar zoti Ivanov!" Duhet pasur parasysh se në këto raste është e papranueshme shkurtimi i fjalës Z. ose vendosja e inicialeve në vend të mbiemrit dhe emrit. Komunikoni thelbin e letrës tek formë e shkurtër- detyra e preambulës. Më shpesh ai përbëhet nga një paragraf. Pas leximit të preambulës, marrësi duhet të ketë tashmë një kuptim të shkurtër të përmbajtjes së letrës. Pas tij, fillon teksti kryesor, i cili përmban disa paragrafë. Teksti duhet të shprehë në mënyrë të përmbledhur mendimet tuaja për situatën. Këshillohet që teksti kryesor të mos kalojë katër paragrafë. Letra duhet të përfundojë me një përfundim, i cili përmbledh shkurtimisht rezultatet e letrës, vendos një datë dhe një nënshkrim që tregon emrin dhe pozicionin e dërguesit. Në varësi të arsyes së shkrimit të ankesës, ndonjëherë është e përshtatshme ta mbyllni atë me fjalët: "Sinqerisht juaji!", "Me shpresë për bashkëpunim të mëtejshëm" etj. Një nga llojet e zakonshme të letrave të biznesit është një letër garancie. Në tekstin e tij kryesor, autori garanton përmbushjen e një ose një tjetër premtimi, shpall datën e përfundimit të përmbushjes së garancive dhe përcakton masën e gjobës që do të duhet të paguajë në rast të shkeljes së detyrimeve të garancisë.

Mund të shkarkohet këtu.

Letrat e mirënjohjes janë gjithashtu një lloj biznesi, por tashmë nga kategoria personale. Ato mund të lëshohen në letrën e kompanisë ose në një kartë urimi. Teksti kryesor duhet të përfshijë urimet për adresuesin, duke treguar ngjarjen që shkaktoi letrën dhe duke renditur arritjet e jashtëzakonshme të marrësit.

Në faqen tonë të internetit.

Letra rekomandimi Më shpesh ato hartohen për një punonjës të një ndërmarrje në emër të menaxherit. Ato përmbajnë informacione rreth cilësitë më të mira punonjësi, meritat dhe arritjet e tij. Në mënyrë tipike, në letra të tilla, punëdhënësi i mëparshëm është i gatshëm të garantojë për punonjësin e tij punëdhënësit të ardhshëm.

Shkarkoni këtu.

Jo vetëm organizatat duhet të kryejnë korrespondencë biznesi. Kur kërkoni punë, duhet të ndiqni edhe etiketën e biznesit. Aplikanti duhet të jetë në gjendje të hartojë saktë një CV dhe një letër motivuese, në të cilën shkruhet një adresë e shkurtër për punëdhënësin, duke treguar burimin e informacionit për vendin e lirë të dëshiruar, emrin e aplikantit dhe numrin e tij të telefonit.

A keni ndonjë pyetje urgjente për organizatën që duhet të regjistrohet? Në këtë rast, shkrimi i një apeli me shkrim është i domosdoshëm. Megjithatë, jo gjithçka është aq e thjeshtë sa duket. Shkrimi i një letre kompetente biznesi - gjithë shkencën. Dhe nuk do të dëmtonte që të gjithë të mësonin ose të mbanin mend aftësitë bazë të përpilimit të tij.

Së pari, le të vendosim për metodën që është më e përshtatshme për ju për të shkruar një letër ose kërkesë për një organizatë. Më shpesh, mesazhet në internet përdoren duke përdorur burime të internetit. Nëse shkruani një letër në këtë mënyrë, atëherë nuk mund të bëni pa:

• Kompjuter (laptop);
• Redaktori i tekstit;
• Email.

Nëse përdorni metodën e shkrimit manual, do t'ju duhet gjithashtu një printer për printim.

Faza e parë e shkrimit të një letre është "titulli". Në krye të faqes duhet të ketë:

1. Emri i organizatës ku po aplikoni;
2. Emri i plotë i drejtorit të organizatës ose personit përgjegjës;
3. Adresa e institucionit;
4. Data e aplikimit;
5. Qyteti i aplikimit.

Artikujt e "titullit" të dëshirueshëm përfshijnë gjithashtu koordinatat e kompanisë - faks, telefon, adresë emaili, OKPO, OGRN, INN/KPI. Varet nga tema e ankesës dhe vetë organizata.

Atëherë ju duhet të prezantoni veten. Punonjësit e institucionit duhet të kuptojnë se nga kush është letra dhe të kenë reagime nga ju. Prandaj, është e rëndësishme të tregoni jo vetëm emrin tuaj të plotë, por edhe adresën tuaj të emailit, celular, adresa e shtëpisë (për korrespondencë me postë). Nëse përfaqësoni interesat e një kompanie, duhet të përdorni një letër me koordinatat e saj. Kur dërgoni një letër nga e-mail Sigurohuni që të përdorni bllokun "Subject" në mënyrë që punonjësit të mund të organizojnë dokumentacionin e tyre.

Përgatitni vetë trupin e dokumentit - titullin dhe përmbajtjen. Këtu pikë e rëndësishmeështë qëllimi për të cilin po kontaktoni organizatën. Dallohen llojet e mëposhtme të kërkesave:

• Letra promovuese;
• Letra rekomandimi;
• Letrat informative;
• Letra motivuese;
• letra falënderimi;
• letra urimi;
• Letra udhëzuese;
• Letrat e hetimit;
• Letrat e kërkesës;
• letra me përgjigje;
• Letrat e njoftimit;
• Letra ftese.

Në varësi të llojit të apelimit që po përdorni, formuloni saktë përmbajtjen. Për shembull, nëse jeni duke shkruar një vlerësim pozitiv për një organizatë, duhet të përshkruani në detaje arsyen e kërkesës suaj, çfarë saktësisht ju pëlqeu, etj.

Shkarkoni nga portali ynë:

Element i rëndësishëm duke i shkruar një letër një organizate - "mos hidhni ujë" dhe shkruani në pikën. Shprehni mendimet tuaja në atë mënyrë që letra juaj të interesojë punonjësit e kompanisë. Për ta bërë këtë, sipas rregullave të mirësjelljes së biznesit, përdorni "fjalë intriguese" të veçanta. Megjithatë, nuk duhet ta teproni, sepse po flasim për një dokument, jo për korrespondencë personale. Përshkruani situatën në mënyrë koncize, por bëjeni të lexueshme. Nëse biseda ka të bëjë me pajtueshmërinë me ligjin, sigurohuni që t'i referoheni ligjeve të Federatës Ruse. Kur përshkruani një situatë konflikti, është e mirëpritur të propozohen një sërë masash për të përshkallëzuar incidentin.

Kur kontaktoni një agjenci qeveritare, ndiqni ligjin e Federatës Ruse "Për procedurën e shqyrtimit të ankesave të qytetarëve". Këtu tregohen të drejtat dhe detyrimet e individëve për aplikimet e tyre dhe afatet për shqyrtim. Ligji parashikon gjithashtu procedurën për ankimet kolektive ndaj agjencive qeveritare apo qeveritë vendore. Faza përfundimtare e çdo letre biznesi është data dhe nënshkrimi. Në pamje të parë të parëndësishme, por shumë detaj i rëndësishëm. Këshillohet që të nënshkruani me dorë në një dokument të printuar. Nëse përfaqësoni interesat e një kompanie, përdorni stemën ose vulën e saj faksimile.

Hartimi me kompetencë i një letre drejtuar organizatës së duhur është çelësi i suksesit të apelit tuaj. Studioni me kujdes të gjitha pikat e përshkruara më sipër dhe mos ngurroni të shkoni në punë. Mos harroni se letra nuk duhet të përmbajë gabime drejtshkrimore, pikësimi dhe stilistike.

16Prill

Përshëndetje! Në këtë artikull do të flasim për letrat e biznesit.

Sot do të mësoni:

1. Pse korrespondenca e biznesit nuk e ka humbur rëndësinë e saj;
2. Cilat lloje të letrave të biznesit ekzistojnë dhe si janë formatuar ato?
3. Si të shkruani saktë një letër biznesi.

Tani jashtë dritareve tona është koha Teknologji e larte dhe internetit. Por korrespondenca e biznesit nuk e ka humbur rëndësinë dhe rëndësinë e saj, ajo thjesht ka kaluar në media të tjera. Le të flasim sot se pse është e rëndësishme të jeni në gjendje të kompozoni dhe formatoni letrat e biznesit.

Pse keni nevojë për korrespondencë biznesi?

Para së gjithash, kjo është një mundësi për të shkëmbyer mendime, sugjerime dhe mendime me punonjësit ose partnerët e biznesit. Duke përdorur korrespondencën, ata deklarojnë ankesa, kërkesa dhe sqarojnë keqkuptimet mes kompanive.

Korrespondenca e biznesit është një nga llojet e korrespondencës zyrtare.

Dallimet midis letrave të biznesit dhe të tjerave

Dallimet kryesore janë si më poshtë:

• Stilistika e paraqitjes;
• Fjalor që nuk lejon shprehje të qartë të emocioneve;
• Bërë në letrën zyrtare të kompanisë;
• Fonti nuk është shumë i vogël, por as i madh dhe është i njëjtë në të gjithë tekstin;
• Rrallë zënë më shumë se 1 faqe;
• Prania e zinxhirit komandues zyrtar të rreptë.

Llojet e letrave të biznesit

Të gjitha letrat e biznesit mund të ndahen në disa grupe. Ne do të ndalemi në secilën në më shumë detaje dhe do të japim një përshkrim të shkurtër.

Letrat që nuk kanë nevojë për përgjigje.

• Leter garancie;
• shoqërues;
• informative;
• Letër paralajmëruese;
• Letër kujtese.

Letrat që kërkojnë përgjigje.

• Apelimi;
• Oferta;
• Kërkesë;
• Kërkesa;
• Peticion.

Letra jo komerciale.

• Ftese;
• Letra ku shprehin ngushëllimet;
• Letra që shprehin mirënjohje;
• Letra që informojnë për diçka;
• Letrat që përmbajnë rekomandime;
• Letra garancie;
• Letra që konfirmojnë se mallrat janë pranuar, shërbimi është ofruar, e kështu me radhë;
• Letra urimi në raste të ndryshme;
• Letër kërkese;
• Letra udhëzuese;
• Letrat mbuluese.

Letra komerciale.

Zakonisht ato përdoren para lidhjes së një marrëveshjeje, si dhe gjatë vlefshmërisë së kontratës.

Kjo perfshin:

• Letrat që iu përgjigjen pyetjeve;
• Kërkesa e drejtpërdrejtë;
• – një letër në të cilën propozohet të bëhet një transaksion ose të lidhet një marrëveshje;
• Kerkese;
• Përkujtues;
• Një letër që përmban një paralajmërim për përfundimin e marrëveshjeve ose nevojën për të përmbushur detyrimet, etj.

Nëse flasim për klasifikimin sipas strukturës, ekzistojnë 2 lloje letrash biznesi:

• Përmban tekstin e autorit dhe të shkruar në formë të lirë;
• Përpiluar sipas një modeli të rreptë.

Nga adresuesi.

• Qarkore – letër që u dërgohet disa adresuesve;
• E rregullt - i dërgohet një marrësi në emër të një personi;
• Kolektiv - dërgohet te një marrës, por nga disa persona.

Letrat ndahen gjithashtu sipas formës në të cilën janë dërguar:

• Dërguar si një mesazh faks;
• Dërguar me email;
• Ato që dërgohen në zarfe të rregullt.

Ka lloje letrash që, për arsye etike, duhet të shkruhen me dorë dhe jo të shtypen. Kjo vlen për ngushëllimet dhe urimet.

Sekretet e dizajnit të duhur

Teksti i letrës është i ndarë në pjesë hyrëse, kryesore dhe përfundimtare. Ata janë logjikisht të lidhur me njëri-tjetrin. Pjesa hyrëse përfshin rrethanat që çuan në krijimin e letrës, dhe pjesa kryesore përfaqëson vetë përmbajtjen. Pjesa e fundit përmbledh rezultatet, të cilat shprehin kërkesën, refuzimin, etj.

Në përgjithësi, korrespondenca e biznesit me gjithë përgjegjësi mund të quhet art, sepse është e nevojshme të mësohet se si ta kryeni atë në mënyrë korrekte, në përputhje me të gjitha kërkesat. Në fund të fundit, më shpesh ne mendojmë vetëm për informacionin që paraqitet qartë, dhe harrojmë faktin që letra mund të konsiderohet fytyra e kompanisë.

Stilistika.

Çdo shkronjë ruhet në mënyrë rigoroze stili i biznesit, përdoren mjete të të folurit karakteristikë të dokumenteve zyrtare.

Kërkesat për paraqitjen e informacionit.

Të gjitha informacionet e përfshira në letër paraqiten si më poshtë:

• Adresuar, i destinuar për një person specifik;
• I gjithë informacioni duhet të jetë aktual që nga data e shkrimit;
• I besueshëm;
• Në mënyrë të paanshme;
• i arsyetuar;
• Sa më plotësisht të jetë e mundur, në mënyrë që të merret një vendim në bazë të tij.

Forma.

Para së gjithash, letra është hartuar në kokë që është në pronësi të kompanisë.

• Për të shkruar një letër biznesi, përdoren fletë me madhësi A4;
• Kufiri i majtë i formularit duhet të jetë së paku 3 cm, pasi pas njëfarë kohe ato do të dërgohen në dosje;
• Tregohet emri i kompanisë, adresa e saj ligjore dhe aktuale dhe adresa e emailit;
• Është më mirë të përdorni fontin standard Times New Roman, madhësia 12. Është më optimali dhe lexohet lehtë;
• Lejohet të hartoni letra biznesi pa përdorur një kokë letre, por më pas duhet të jepni informacionin nga formulari.

Nëse në një letër po flasim për për transaksione të mëdha që lidhen me financat ose informacione konfidenciale të një natyre tjetër, nuk rekomandohet dërgimi i letrave të tilla me faks ose elektronik. Është më mirë mënyra e vjetër, në një zarf të rregullt letre.

Numërimi.

Nëse letra përbëhet nga disa faqe, atëherë ato numërohen duke filluar nga e dyta. Numrat janë shënuar në krye në mes me numra arabë. Nuk ka asnjë pikë pranë numrit.

Ndarja në pjesë.

Kjo nënkupton ndarjen e letrës në paragrafë. Teksti nuk duhet të rrjedhë në një rrjedhë të vazhdueshme, përndryshe thjesht nuk do të perceptohet. Falë ndarjes në paragrafë, mund të shihni se ku mbaron një mendim dhe fillon një tjetër.

Disponueshmëria e rregullimeve.

Nuk këshillohet të lejohen korrigjime, gabime shtypi ose fshirje. Letra duhet të shkruhet saktë dhe teksti duhet të shtypet në intervale 1.5 - 2.

Detajet e përdorura.

Ne do të tregojmë vetëm ato kryesore, pasi tashmë kemi folur shkurtimisht për to pak më herët:

• Nëse ndërmarrja është në pronësi të shtetit, përdoret Stema e Federatës Ruse. Ndodhet në mes të formularit zyrtar;
• Emri i plotë i kompanisë;
• Numrat e faksit dhe telefonit;
• Numri i llogarisë bankare;
• Adresuesi - dhe emri i kompanisë marrëse përdoret në rasën emërore për të treguar pozicionin dhe mbiemrin e marrësit, përdorni rasën dhanore;
• Nëse marrësi ka një diplomë ose titull akademik, shënojeni atë përpara mbiemrit të personit;
• Çdo detaj shkruhet në një rresht të ri dhe me shkronjë të madhe.

Letër biznesi pas një takimi

keni shpenzuar takim biznesi, ka disa perspektiva për . Ne do të diskutojmë më tej se si ta pasqyrojmë këtë në një letër.

1. Para së gjithash, në fillim të letrës, referojuni datës dhe orës së komunikimit me partnerin tuaj të mundshëm, edhe nëse kanë kaluar disa ditë nga takimi.
2. Shmangni gabimet ose frazat tepër komplekse: mbajeni letrën të shkurtër dhe të qartë, por në mënyrë të tillë që marrësi të dëshirojë ta lexojë.
3. Përmendni se për çfarë ishte biseda. P.sh.: " Ne diskutuam se sa do të kushtonte një vazo e stilit venecian.”
4. Sigurohuni që marrësi i letrës të shprehë mendimin e tij/saj për temën e takimit.
5. Tregoni një kohë kur mund të komunikoni me telefon ose të takoheni personalisht.
6. Njoftoni marrësin se po prisni të punoni me të: Pres me padurim marrëdhëniet e ardhshme të biznesit me ju«.
7. Përfundoni letrën tuaj me frazën e mëposhtme ose të ngjashme: " ME Urimet më të mira tek ju...».

Letrat elektronike të biznesit

Është e pamundur të injorohen kërkesat për hartimin e tyre, pasi tani gjithnjë e më shumë letra lëshohen në formë elektronike dhe jo në formë letre. Në fund të fundit, është shekulli i 21-të.

Përgatitja e një letre elektronike biznesi nuk është e vështirë. kërkesat e formatimit janë identike me letrat tradicionale. E vetmja gjë është që një letër e tillë duhet të ketë gjithmonë një titull (ose linjë subjekti) në mënyrë që thjesht të mos humbasë në rrjedhën e dokumentacionit.

Përveç kësaj, kur një letër e tillë përgjigjet, është më mirë të mos ndryshoni temën e letrës, kështu që shpejt do të kuptoni se çfarë po thuhet nëse emailet ju merrni shumë.

Gjithashtu, nuk duhet të përdorni softuer më të avancuar kur krijoni bashkëngjitje për letra të tilla, është larg nga fakti që marrësi juaj të ketë të njëjtën gjë. Nëse nuk është aty, letra thjesht nuk do të hapet.

Mos përdorni emoticon kur shkruani një letër biznesi në mënyrë elektronike. Teknologjia është e shkëlqyeshme, por mbajeni si biznes kur shkruani.

Cili është afati i fundit për t'iu përgjigjur një letre?

Nëse letra klasifikohet si që kërkon përgjigje, atëherë kur të përgjigjeni varet nga informacioni që përmban letra:

• Nëse merrni një kërkesë, ju lutemi konfirmoni që ajo është marrë brenda tre ditëve të ardhshme nga marrja. Dhe përgjigja përfundimtare mund të jepet brenda një muaji;
• Nëse po flasim për ngushëllime, mund të dërgohet brenda dhjetë ditësh nga ngjarja e trishtë;
• Lejohet të dërgoni urime brenda 8 ditëve nga momenti kur mësuat për datën e veçantë;
• Nëse flasim për Rregulla të përgjithshme sjellje të mira, është më mirë t'u përgjigjeni letrave brenda shtatë ditëve.

Si të shkruani një letër biznesi: në gjuhë të thjeshtë për gjëra komplekse

Dalloni midis një letre biznesi dhe korrespondencës personale. Ne kemi folur tashmë më shumë se një herë sot se cilat janë këto dallime, nuk duhet t'i harrojmë ato. Tani le të shohim të shkruajmë një letër hap pas hapi.

Faza 1. Ne tregojmë adresuesin.

Në këndin e sipërm djathtas të formularit shkruajmë mbiemrin, inicialet dhe pozicionin e personit të cilit i drejtojmë letrën. Nëse adresuesi është një organizatë, tregoni adresën e saj ligjore.

Faza 2. Apelim.

E vendosim në mes të formës. Ajo kryhet në mënyrë të respektueshme, pa shkurtime apo fshirje.

Shembull: I dashur (emri, patronimi)! Gjithashtu, adresuesit mund t'i drejtohen duke treguar pozicionin e tij. Por kur i drejtoheni një personi me emër, kjo redukton stresin psikologjik dhe tregon se marrëdhënia e biznesit është e qëndrueshme dhe e vendosur.

Faza 3. Deklarata e qëllimit.

Shpjegoni qëllimin e letrës, thelbin dhe idetë kryesore të saj. Kjo pjesë është kryesore. Shkruani për atë që dëshironi të thoni, cila është arsyeja e apelit tuaj. Por mos harroni për stilin zyrtar dhe neutral.

Faza 4. Bërja e propozimeve dhe rekomandimeve.

Pothuajse çdo letër biznesi nënkupton që adresuesi do t'i përgjigjet asaj. Kjo në përgjithësi nuk kërkohet vetëm nga letrat e një natyre informative. Prandaj, mos e përshkruani vetëm problemin, por gjithashtu sugjeroni se si mund të zgjidhet.

Nëse paraqisni një ankesë, kërkoni që të merren masa të caktuara nëse ofroni bashkëpunim, na tregoni se cilat opsione janë në dispozicion.

E thënë thjesht, ai që merr letrën duhet të shohë që jo vetëm duan diçka prej tij, por edhe të kuptojnë se si mund të arrihet kjo.

Si të përfundoni një letër biznesi

Një letër biznesi duhet të shkruhet në mënyrë perfekte. Nëse rregullat e shkrimit nuk respektohen, kjo mund të ndikojë negativisht në reputacionin e kompanisë në tërësi. Prandaj, ne tani propozojmë të ndalemi më në detaje në hartimin e pjesës përfundimtare të një letre biznesi.

Në fund të letrës, përmblidhni gjithçka që u diskutua më parë. Por nuk duhet t'i shtrini përfundimet tuaja në 10 fjali, në fund të fundit, shkurtësia dhe konciziteti vlerësohen në letrat e biznesit. Është më mirë të kufizoheni në fraza të thjeshta.

Përfundimin do ta bazojmë në 2 tregues: duhet të jetë sa më i sjellshëm dhe korrekt. Ka mundësi të ndryshme se si ta ndërtoni atë.

Ketu jane disa shembuj:

• Faleminderit për vëmendjen ose ndihmën tuaj: Faleminderit! (Më lejoni t'ju falënderoj...);
• Shprehni shpresat tuaja për të ardhmen: Shpresojmë në bashkëpunim të dobishëm reciprok (Shpresojmë të marrim një përgjigje në të ardhmen e afërt...);
• Ju mund të ndërtoni një frazë për të siguruar adresuesin për diçka: Ne do të ishim të lumtur të bashkëpunonim me ju;
• Bej nje kerkese: Ju kërkojmë të raportoni rezultatet;
• Kërkoni falje për çdo shqetësim të shkaktuar: Kërkoj falje për vonesën e papritur në pagesën e materialit.

Si t'i thuash lamtumirë marrësit.

Përkundër faktit se korrespondenca është zyrtare, ju mund të thoni lamtumirë në mënyra të ndryshme.

Këtu janë disa opsione:

• Me respekt per ju...;
• Me urime suksese...;
• Urimet më të mira…

Ne nënshkruajmë saktë.

Kur nënshkruani letrën, tregoni pozicionin, emrin dhe mbiemrin tuaj. Nëse dyshoni në përshtatshmërinë e një fraze si: " Sinqerisht juaji" - thjesht mos e përdorni.

Ju mund të tregoni kontaktet tuaja, numrin shtesë të telefonit ose adresën e emailit në nënshkrim, në mënyrë që t'i tregoni marrësit se jeni gati të komunikoni dhe bashkëpunoni me të.

Në pjesën tjetër të artikullit tonë do të doja të flisja për letrat e biznesit në anglisht.

Letrat e biznesit në anglisht

Nuk ka asnjë formë të rregulluar për kompozimin e shkronjave të tilla. Gjithçka do të varet nga qëllimi i letrës dhe kush është adresuesi i saj. Le të japim këtu rekomandime të shkurtra për përpilim.

Data e shkrimit.

Nëse po shkruajmë në SHBA, atëherë kur tregojmë datën vendosim fillimisht muajin, pastaj ditën dhe vetëm më pas vitin. Nëse në MB, data shënohet si në Federatën Ruse. Në këtë rast, shkruani muajin me shkronja për të shmangur konfuzionin.

Detajet e marrësit.

• Nëse i shkruan një mashkulli, kontakto me të si kjo: z (fut mbiemrin);
• Nëse një grua e martuar: zonja (fut mbiemrin);
• Për një grua të pamartuar: Miss (shënoni mbiemrin);
• Nëse nuk e dini statusin e zonjës: Ms (fut mbiemrin).

Duke specifikuar adresën.

Urdhri është i kundërt me atë të pranuar në Federatën Ruse: zyra, numri i shtëpisë, emri i rrugës, kodi postar, emri i shtetit (nëse shkruani në SHBA), emri i qarkut dhe emri i shtetit (nëse shkruani në MB).

Si të kontaktoni marrësin.

Thirrjet standarde:

• E dashur zonje;
• I nderuar Zotëri;
• I nderuar Zotëri apo Zonjë;
• E nderuar znj;
• I dashur.

Pas adresës vendosim presje (nëse shkruhet në MB) ose dy pika (nëse shkruhet në SHBA). Pikëçuditëse Nuk pranohet të vendoset.

Subjekti.

Sigurohuni që të tregoni temën e letrës, ashtu si në Federatën Ruse.

Teksti kryesor.

Ndani atë në paragrafë. Ose shkruani çdo fjali në një rresht të ri.

Si të them lamtumirë.

Për shembull, si kjo: " Duke ju falënderuar për ndihmën, ne mbetemi me të vërtetë tuajat"– Faleminderit, e përkushtuara ime..., edhe pse mund të ishte më pak formale.

Regjistrimi i nënshkrimit.

Ne vendosim nënshkrimin tonë nën paragrafin e lamtumirës, ​​tregojmë emrin dhe mbiemrin, emrin e kompanisë dhe pozicionin tonë.

Projektimi i aplikacioneve.

Nëse jeni duke bashkangjitur ndonjë dokument, ju lutemi tregoni këtë në fund të letrës: " Enc." dhe listoni aplikacionet.

Çfarë të shkruani me shkronjë të madhe.

• mbiemrat dhe inicialet;
• emrat e kompanive;
• Emrat e qyteteve, shteteve etj.;
• Çdo fjalë që tregon pozicionin e mbajtur;
• Fjalët e para të lamtumirës;
• Hapja e adresave.

Para se të mbyllim bisedën, këtu janë disa shembuj të letrave të biznesit në Rusisht dhe Anglisht.

Shembuj të letrave të biznesit në Rusisht dhe Anglisht

konkluzioni

Për ta përmbledhur, do të doja të them se një letër biznesi është një mjet komunikimi në çdo fushë të veprimtarisë. Nëse është shkruar saktë, patjetër që do ta prezantojë kompaninë tuaj në një dritë pozitive.

Nga ana tjetër, një letër e shkruar në mënyrë të shkujdesur dhe me gabime mund të shkatërrojë plotësisht biznesin më premtues. Shkruani letrat saktë dhe ne u përpoqëm t'ju tregojmë se si ta bëni atë.

Pothuajse çdo kompani, kompani ose organizatë përballet, herët a vonë, me nevojën për të shkruar një letër biznesi. Nëse ju është caktuar ky mision, informacioni i mëposhtëm më poshtë mund të jetë i dobishëm për ju.

Për të shkruar saktë një letër biznesi, së pari duhet të përcaktoni se në cilin grup duhet të klasifikohet. Le të kthehemi te klasifikimi klasik. Letrat e biznesit dallohen sipas subjektit, qëllimit funksional, numrit të marrësve, përbërjes, strukturës dhe formës së dërgimit. Lista e letrave të biznesit, e ndarë sipas temës, përfshin letra biznesi tregtare dhe jotregtare. E para përfshin një ofertë, një letër kërkese, një ankesë, e dyta përfshin një letër mirënjohjeje, një garanci, një letër informative, si dhe një letër kujtesë, konfirmim, urimi, ftesë, kërkesë, ngushëllime dhe një letër përcjellëse. . Në përputhje me karakteristikat funksionale, letrat mund të grupohen në ato që kërkojnë përgjigje dhe ato që nuk kërkojnë përgjigje. Nëse e konsiderojmë nga këndvështrimi i marrësit, ka shkronja të zakonshme, shkronja rrethore dhe letra kolektive. Të rregulltat i drejtohen një personi, qarkoret i drejtohen një numri institucionesh dhe ato kolektive dërgohen nga disa persona në një adresë të caktuar. Për sa i përket veçorisë kompozicionale, duhet të dallohen shkronjat njëaspektore dhe ato me shumë aspekte. Në të parën shqyrtohet një çështje, në të dytën shqyrtohen disa çështje. Në përputhje me strukturën, letrat e biznesit mund të rregullohen (të hartuara në formën e përcaktuar) dhe të parregulluara (të hartuara në formë të lirë). Në varësi të mënyrës së dërgimit, ekzistojnë letra me zarf, email dhe faks. Meqenëse ka shumë opsione dhe qëllime për të shkruar letra biznesi, le të shohim mënyrat më të zakonshme për të shkruar një letër biznesi. Le të fillojmë me ofertën. Është një propozim për bashkëpunim me një përshkrim të kushteve të transaksionit dhe ka strukturën e mëposhtme:

• një kapak që tregon pozicionin, mbiemrin, emrin dhe patronimin e marrësit, emrin e organizatës;
• numrin dhe datën e regjistrimit të letrës;
• titulli;
• teksti;
• nënshkrimi i dërguesit.

Teksti i ofertës përcakton propozimin për bashkëpunim dhe kushtet e tij.

Në faqen tonë të internetit.

Një letër kërkesë është e ngjashme në përmbajtje me një ofertë, por ajo nuk tregon kushtet e transaksionit. Lëshohet në letrën e kompanisë. Teksti duhet të tregojë qëllimin e letrës, pyetjes ose kërkesës, të shprehë shpresë për bashkëpunim dhe mirënjohje për një përgjigje të ardhshme.

Për të shkruar një ankesë, duhet të keni një arsye për këtë, pasi është një pretendim ndaj partnerëve të biznesit për mospërmbushje ose përmbushje të pahijshme të kushteve të kontratës. Një letër e tillë dërgohet nëse cilësia e mallrave nuk korrespondon me atë të përcaktuar në kontratë, specifikimet teknike ose nuk arrin GOST. Struktura është përgjithësisht standarde, teksti duhet të tregojë dokumentet (duke treguar fragmente) mbi bazën e të cilave dërguesi i bën një pretendim palës së dytë. Tregohen edhe emri dhe sasia e mallit, kushtet e të cilave janë shkelur, dëshmitë dhe kërkesat e dërguesit. Së bashku me letrën, është e nevojshme të dërgohen dokumente që vërtetojnë legjitimitetin e deklaratave të dërguesit të letrës.

Shkarkoni këtu.

Letrat e mirënjohjes dhe garancisë kanë një strukturë standarde. Një letër garancie mund të hartohet duke përdorur frazat e mëposhtme: "garantojmë me këtë letër", "garantojmë pagesën në kohë dhe të plotë", etj. Gjuha e një dokumenti të tillë është ekskluzivisht biznesi. Letër falënderimi Zakonisht shkruhet në një mënyrë më të ngrohtë se letrat e tjera të biznesit dhe përmban një gjuhë të tillë si "Ne ju shprehim mirënjohjen tonë të sinqertë...". Shembuj të shkrimit të letrave të tilla mund të gjenden më poshtë. Letra rikujtuese përmban referenca për klauzolat e kontratës, kërkesë për përmbushjen e kushteve të kontratës dhe masat që do të merren në rast mospërmbushjeje detyrimesh. Një letër e tillë mund të jetë një kujtesë e pagesës, borxhit, etj.

Letra e konfirmimit korrespondon në përmbajtje me emrin e saj. Mund të përfshijë gjuhë të tilla si: "ju informojmë se kemi marrë", "konfirmojmë marrjen", "e pranojmë me mirënjohje" etj.

Një letër urimi hartohet në çdo formë në letrën zyrtare të kompanisë ose thjesht në letër të bukur ose një kartolinë. Shkrimi i përmbajtjes merr një qasje krijuese, të personalizuar.

Mund të jetë e nevojshme të shkruani një letër ftese kur planifikohet një ngjarje. Një letër e tillë duhet të përfshijë informacion për datën dhe vendndodhjen e ngjarjes. Duhet t'i dërgohet marrësit disa javë para festimit, në mënyrë që marrësi të ketë kohë për t'u përgatitur.

Një letër kërkesë është identike me një letër kërkese dhe përmban një kërkesë për të marrë dokumente, mallra, shërbime, rekomandime, etj. Një letër e tillë kërkon një përgjigje.

Për të shkruar një letër biznesi, duhet të kuptoni qartë qëllimin që ajo ndjek, të zgjidhni llojin e letrës dhe të mendoni për strukturën dhe përmbajtjen në përputhje me llojin.

Sipas GOST R 7.0.82013 "Sistemi i standardeve për informacion, bibliotekë dhe botim. Mbajtja dhe arkivimi i të dhënave. Termat dhe përkufizimet "Adresuesi" është një detaj dokumenti që përmban informacion për marrësin e dokumentit (klauzola 67).

Kërkesa "Adresuesi" përdoret në letrat e biznesit dhe informacionin e brendshëm dhe dokumentet e referencës (raportet dhe memorandume, deklarata, etj.).

Detajet e "Adresuesit" përfshijnë:

• emri i adresuesit (marrësi i letrës);
• adresa postare ose numri i telefonit, numri i faksit, adresa e emailit.

Marrësi i letrës mund të jetë:

• zyrtar/disa zyrtarë;
• organizimi;
• njësia strukturore e organizatës;
• grup organizatash;
• individual.

ADRESATORI – ZYRTARE

Sipas GOST R 6.30-2003, inicialet shkruhen përpara mbiemrit të çdo zyrtari. Nëse letra dërgohet tek kreu i një agjencie qeveritare, atëherë në pozicion përfshihet emri i organizatës, emri i plotë. treguar në rasë dhanore, inicialet shkruhen para mbiemrit:

Nëse letra adresohet te menaxheri organizatë tregtare , atëherë pozicioni përfshin emrin e organizatës që tregon formën organizative dhe ligjore (në formë të plotë ose të shkurtuar), inicialet shkruhen para mbiemrit:

Nëse letra adresohet nënkryetari, emri i organizatës është i përfshirë në titullin e punës. Mbiemri tregohet në rasën dhanore:

Nëse adresuesi i dokumentit është drejtues i një njësie strukturore, atëherë së pari tregohet emri i organizatës në rastin nominativ, pastaj në rastin dativ emri i pozicionit të personit që tregon njësinë strukturore, për shembull:

Sipas pikës 5.15 të GOST-it të ri:

• kur i drejtohet një letre një zyrtari, inicialet vendosen pas mbiemrit;
• para mbiemrit lejohet përdorimi i shkurtesës "Z.) nëse adresuesi është burrë, ose "Zonja" nëse adresuesi është grua.

ADRESA - ORGANIZATA

Nëse letra i drejtohet një organizate, atëherë emri i saj (i plotë ose i shkurtuar) tregohet në rastin nominal:

Kur i drejtoni një letër një organizate, tregoni emrin e saj të plotë ose të shkurtuar, për shembull:

Adresimi në një organizatë përdoret në rastet kur dërguesi nuk e di se kush është drejtuesi i organizatës, mbiemri i tij, inicialet.

ADRESA - DIVIZIONI STRUKTURORE

Dokumenti mund t'i adresohet një njësie strukturore të organizatës. Si rregull, kjo metodë e adresimit është e mundur nëse shqyrtimi i çështjes së cilës i kushtohet letra është në kompetencën e njësisë strukturore.

Kur i drejtohet një dokumenti një njësie strukturore të një organizate, emri i organizatës tregohet në rastin nominal në kërkesën "Adresuesi", më poshtë - emri i njësisë strukturore në rastin nominal, për shembull:

Çfarë ndryshon GOST R 7.0.97-2016? Asgjë.

ADRESA - INDIVIDUAL

Regjistrimi i detajeve të "Adresuesit" gjatë kryerjes së korrespondencës me individët ka karakteristikat e veta. Së pari, tregoni mbiemrin në rasën dhanore, pastaj inicialet dhe më pas adresën postare:

Çfarë ndryshon GOST R 7.0.97-2016? Asgjë.

ADRESA - DISA ORGANIZATA
OSE NDARJE STRUKTURORE

Një letër biznesi mund të ketë disa adresues. GOST R 6.30-2003 përcakton një metodë për formatimin e përgjithësuar të adresuesve kur dërgoni letra në disa organizata homogjene ose në disa divizione strukturore të një organizate. Ekzistojnë dy opsione për dizajnimin e rekuizitave këtu.

Opsioni 1: tregoni disa adresues në vetë atributin "Addressee". Ky opsion dizajni përdoret kur letra i drejtohet një organizate ose zyrtari (ky është adresuesi kryesor) dhe, për informacion, një sërë organizatash ose zyrtarësh të tjerë.

Adresimi zyrtarizohet si zakonisht në këndin e sipërm djathtas si një listë e detajeve të "Adresuesit" për çdo organ/organizatë ose njësi strukturore të organizatës.

Në këtë rast, numri i përgjithshëm i marrësve nuk duhet të jetë më shumë se katër.

Të gjithë adresuesit janë hartuar në vetë dokumentin, fjala "Kopje" nuk tregohet para adresuesve të 2-të, 3-të dhe 4-të.

Në këtë rast, të gjitha kopjet e printuara të letrës nënshkruhen si origjinale. Çdo kopje mbyllet në një zarf të veçantë, në të cilin shkruhet adresa postare e një organizate ose njësie strukturore të caktuar.

Opsioni 2: tregoni adresuesin në përgjithësi, nëse i dërgojmë një dokument një grupi organizatash (drejtues të organizatave) të të njëjtit lloj ose në njësitë strukturore (degë, zyra përfaqësuese, etj.) të një organizate:

Nëse numri i marrësve është më shumë se katër, përpilohet një listë shtesë për dërgimin e letrës (lista postare), e cila tregon marrës të veçantë dhe adresat e tyre. Një shënim për këtë bëhet në atributin "Adresuesi":

Nuk ka asnjë formular të miratuar për listën e postimeve të letrave. Forma e fletës mund të fiksohet në udhëzimet e menaxhimit të zyrës së organizatës. Në fakt, fleta e postës është atributi "Addressee" i transferuar në një fletë të veçantë, që do të thotë se përmbajtja e saj duhet të korrespondojë me këtë atribut. Detaji "Adresuesi" përmban tre blloqe informacioni: emrin e organizatës, pozicionin, inicialet dhe mbiemrin. Në listën e postimeve për letrën, ne riprodhojmë të njëjtat blloqe informacioni, por i vendosim ato në një rresht, dhe jo nga anën e djathtë fletë. Ju gjithashtu mund t'i rregulloni të dhënat në formë tabele. Renditja e marrësve mund të jetë arbitrare, por është më mirë t'i rregulloni sipas alfabetit.

Informacioni për numrin dhe datën e letrës dalëse futet pas regjistrimit të saj (Shembulli 1).

Të gjitha letrat e dërguara një grupi marrësish kanë një dalje numrin e regjistrimit, numri në hyrje për të gjitha shkronjat do të jetë i ndryshëm.

Çfarë ndryshon GOST R 7.0.97-2016? Asgjë.

VENDOSJA E DETAJEVE TË “ADRESATORIT” NË FORMULAR

Detaji "Adresuesi" ndodhet në pjesën e sipërme djathtas të dokumentit (në një formular me detaje këndore) ose në të djathtë nën detajet e formularit (në një formular me detaje gjatësore). Vendndodhja e kërkesës "Adresuesi" tregohet në Shtojcën B të GOST R 6.30-2003:

• në një formular me detaje qoshe - Shembulli 2;
• në një formular me detajet e renditura gjatësore - Shembulli 3.

Çfarë ndryshon GOST R 7.0.97-2016? Asgjë. Atributi "Adresuesi" mbetet në të njëjtin vend.

PROBLEME TEKNIKE

• A duhet të ndahen elementët e rekuizitës "Adresuesi" me intervale?

Detaji "Adresuesi" zakonisht përfshin disa rreshta.

Në pikën 6.1 Rekomandime metodologjike mbi zbatimin e GOST R 6.30-2003 (miratuar nga Rosarkhiv) thuhet se detajet e një dokumenti të përbërë nga disa rreshta shtypen me një distancë prej një rreshti. Përbërësit e detajeve "Adresuesi", "Vula e miratimit të dokumentit", "Shënimi i pranisë së një aplikacioni", "Vula e miratimit të dokumentit" ndahen nga njëri-tjetri me hapësirë ​​1.5-2 rreshtash.

Një normë e ngjashme përmbahet në GOST R të ri 7.0.97-2016 në seksionin 3, duke vendosur Kërkesat e përgjithshme për prodhimin e dokumenteve: “Detajet e shumëfishta shtypen me një ndarje rreshti, pjesët përbërëse të detajeve ndahen me një hapësirë ​​shtesë”:

• Si të rreshtoni atributin "Adresuesi"?

Atributi me shumë rreshta "Adresuesi" është projektuar i rreshtuar përgjatë kufirit të majtë të zonës së zënë nga atributi, ose i përqendruar në lidhje me vijën më të gjatë, për shembull: