Что такое управленческая отчетность. Управленческая отчетность: виды, формы и формирование

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.



Удобные и понятные отчеты

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Учет расходов

Для заполнения отчета применили те же приемы.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

Этапы формирования и составления управленческой отчетности

Важные аспекты при составлении управленческой отчетности: формы и примеры. Управленческая отчетность - это один из важнейших источников получения информации о результатах деятельности компании, на основе совокупности финансовых, сбытовых, маркетинговых, производственных и прочих показателей.

Информация в управленческой отчетности должна быть экономически интересна и активно использоваться руководителями, учредителями и собственниками бизнеса. Раскрытые в управленческой отчетности данные необходимы для анализа всей деятельности. Это помогает вовремя выявить причины возможных отклонений от параметров, которые заданы стратегией бизнеса, а также показать резервы (финансовые, материальные, трудовые, и пр.), которые до этого времени не использовались компанией.

Ниже представлены 7 этапов формирования и составления управленческой отчетности.

Шаг 1. Диагностика существующей системы управления в компании

Данный этап необходим для анализа организационной структуры компании, определяется формат моделирования процессов. При наличии у компании схем бизнес-процессов и их описания, проводится анализ данных документов, и выявляются основные проблемные зоны, требующие оптимизации.

Цели диагностики	Поиск системных подходов к увеличению эффективности управленческой отчетности
Классификация и анализ существующих форм отчетности	По форме представления - табличные, графические, текстовые; По сегментам деятельности – отчеты по закупке, отчеты по реализации, отчет по налогам; По адресности представления - отчеты для руководства, отчеты для руководителей ЦФО, отчеты для менеджеров; По объему информации – оперативные отчеты по текущим проектам, инвестиционные отчеты, итоговые финансовые отчеты, сводные (мастер) отчеты; По содержанию - комплексные отчеты, аналитические показатели, отчеты по ключевым показателям эффективности KPI.
Повышение качества и уменьшение сроков получения выходной аналитической информации, необходимой для принятия качественных управленческих решений.	Аналитические отчеты имеют высокую ценность тогда, когда могут быть получены в короткие сроки и содержат информацию в виде, который максимально отвечает потребностям сотрудника, который принимает решения на основе данного отчета.
Повышение достоверности хранимой информации.	Для принятия решений необходимо полагаться только на достоверную информацию. Не всегда можно понять, насколько информация, которая представлена в отчётах достоверна; соответственно повышается риск принятия некачественных решений. С другой стороны, если сотрудник не несет служебной ответственности за достоверность введенной информации, то с очень большой степенью вероятности он не будет относиться к информации с должной аккуратностью.
Повышение аналитической ценности информации.	Несистемный подход к вводу и хранению информации приводит к тому, что, несмотря на то, что в базу данных введено большие объемы информации, представить эту информацию в виде отчетов практически невозможно. Под не системностью здесь понимается ввод информации сотрудниками без разработки общих правил, что приводит к ситуации, когда по смыслу одинаковая информация представлена для разных сотрудников в отличном друг от друга виде.
Исключение противоречивости и рассогласованности информации	В случае нечеткой определенности в вопросе разделения между сотрудниками обязанностями и правами по вводу информации зачастую происходит многократный ввод одной и той же информации в разных подразделениях компании. В совокупности с несистемным подходом факт дублирования информации бывает даже невозможно определить. Подобное дублирование приводит к невозможности получить полный отчет в разрезе введенной информации.
Повышение предсказуемости получения определенного результата	Принятия решений практически всегда основано на оценке информации по прошедшим периодам. Но зачастую бывает, что нужная информация просто никогда не вводилась. В большинстве случаев недостающую информацию хранить не представляло бы никакой сложности, если бы кто-то заранее предположил то, что она когда-нибудь понадобится.
Результат	На основе диагностики и принятых решений дорабатываются должностные инструкции, производится реинжиниринг существующих бизнес процессов, исключаются формы отчетности, которые не несут информации для анализа данных, вводятся показатели KPI, адаптируются учетные систем для получения фактических данных, фиксируются состав и сроки представления управленческой отчетности.

Шаг 2. Создание методологии управленческой отчетности

Данный этап необходим для делегирования полномочий в части составления операционных бюджетов и определения ответственности, конкретных центров финансовой ответственности (ЦФО) за составление тех или иных бюджетных планов (сегментов управленческой отчетности).

Рисунок 1. Последовательность этапов построения методологии управленческой отчетности.

Цели и задачи, решаемые в результате внедрения управленческой отчетности в компании:

• Установление и достижение конкретных ключевых показателей эффективности (KPI);
• Выявление «слабых» звеньев в организационной структуре компании;
• Повышение системы контроля результатов деятельности;
• Обеспечение прозрачности денежных потоков;
• Усиление платежной дисциплины;
• Разработка системы мотивации сотрудников;
• Оперативное реагирование на изменение: конъюнктуры рынка, каналов сбыта и т.д.;
• Выявление внутренних ресурсов компании;
• Оценка рисков и т.д.

Состав управленческих отчетов зависит в первую очередь от характера деятельности компании. Как показывает практика, состав управленческой отчетности (мастер-отчет) обычно включает в себя:

• Отчет о движении денежных средств (прямым методом);
• Отчет о движении денежных средств (косвенным методом);
• Отчет о прибылях и убытках;

Рисунок 2. Пример структуры управленческой отчетности.

Рисунок 3. Связь классификатора управленческих отчетов и объектов управленческого учета.

Консолидация бюджетов

Формирование консолидированной управленческой отчетности представляет собой довольно трудоемкий процесс. Консолидированная финансовая управленческая отчетность рассматривает группу взаимосвязанных организаций, как единое целое. Активы, обязательства, доходы и расходы объединяются в общую систему управленческих отчетов. Такая отчетность характеризует имущественное и финансовое положение всей группы компаний на отчетную дату, а также финансовые результаты ее деятельности за отчетный период. Если холдинг состоит из компаний, которые между собой никак не связаны на операционном уровне, то задача консолидации управленческой отчетности решается достаточно просто. Если же между компаниями холдинга осуществляются хозяйственные операции, то в этом случае не все так очевидно, ведь нужно будет исключить взаимные операции, чтобы на уровне холдинга в консолидированной отчетности не исказить данные о доходах и расходах, активах и обязательствах. В бюджетной политике компании необходимо закрепить правила и принципы элиминации ВГО.

Поэтому целесообразнее использовать информационные системы. Для этих целей можно применить систему «WA: Финансист». Система позволяет производить элиминирование внутрифирменных оборотов на уровне проведения первичных документов и быстро получать корректную информацию, что упрощает и ускоряет процесс формирования управленческой отчетности, минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором. При этом сверка внутригрупповых оборотов, их элиминация, выполнение корректирующих проводок и других операций осуществляются в автоматическом режиме.

Пример управленческой отчетности: Компания А владеет компанией Б на 100%. Компания А продала товар на сумму 1500 рублей. Покупка данного товара обошлась компании А в 1000 рублей. Компания Б оплату за поставленный товар произвела в полном объеме. На конец отчетного периода компания Б не продала товар и он числится у нее в составе отчетности.

В результате консолидации необходимо исключить прибыль (500 рублей), которую компания еще не получила и уменьшить стоимость запасов (500 рублей).

Чтобы исключить ВГО и прибыль, которую компания Б еще не заработала. Необходимо сделать корректировки.

Результат консолидации управленческой отчетности

Рисунок 4. Прогнозный баланс (управленческий баланс).

Определение ключевых показателей эффективности (KPI – Key performance indicators)

Введение ключевых контрольных показателей позволяет управлять центрами финансовой ответственности, устанавливая лимиты, нормативные значения или предельные границы принимаемых показателей. Набор показателей эффективности отдельных ЦФО существенно зависит от роли этого центра ответственности в системе управления и от выполняемых функций. Значения показателей устанавливаются с учетом стратегических планов компании, развития отдельных направлений бизнеса. Система показателей может принимать иерархическую структуру, как для компании в целом, так и с детализацией до каждого центра финансовой ответственности. После детализации KPI верхнего уровня и передачи их на уровни ЦФО и сотрудников к ним можно привязать вознаграждение персонала и т.д.

Рисунок 5. Пример использования ключевых показателей компании.

Контроль и анализ управленческой отчетности и исполнения

Для исполнения бюджетов, входящих в состав управленческой отчетности можно выделить три направления контроля:

• предварительный;
• текущий (оперативный);
• заключительный.

Цель предварительного контроля - это профилактика потенциальных нарушений бюджета, иначе говоря, предупреждение необоснованных расходов. Он проводится до совершения хозяйственных операций. Наиболее распространенная форма такого контроля - согласование заявок (например, на оплату или отгрузку товаров со склада).

Текущий контроль исполнения бюджета подразумевает регулярный мониторинг деятельности центров финансовой ответственности для выявления отклонений фактических показателей их деятельности от запланированных. Проводится ежедневно или еженедельно по оперативной отчетности.

Заключительный контроль исполнения бюджета - не что иное, как анализ выполнения планов после закрытия периода, оценка финансово-хозяйственной деятельности компании в целом и по объектам управленческого учета.

В процессе исполнения бюджетов важно выявлять отклонения на самых ранних этапах. Определить, какие методы предварительного и текущего контроля бюджета можно использовать в компании. Например, ввести процедуры согласования заявок на платеж или отпуск материалов со склада. Это позволит избежать неоправданных расходов, предупредить неисполнение бюджета и заранее принять меры. Обязательно регламентируйте процедуры контроля. Создайте отдельный регламент бюджетного контроля. Опишите в нем виды и этапы проверок, их периодичность, порядок пересмотра бюджетов, ключевые показатели и диапазоны их отклонений. Это сделает процесс контроля прозрачным и понятным, повысит исполнительскую дисциплину в компании.

Рисунок 6. Контроль исполнения плановых показателей управленческой отчетности.

Шаг 3. Проектирование и утверждение финансовой структуры компании

Этот этап включает в себя работы по формированию классификаторов бюджетов и бюджетных статей, разработке совокупности операционных бюджетов, статей планирования и их взаимосвязей между собой, наложению видов бюджетов на организационные звенья структуры управления компанией.

На основе организационной структуры компании разрабатывается финансовая структура. В рамках этой работы из организационных звеньев (подразделений) формируются центры финансовой ответственности (ЦФО) и строится модель финансовой структуры. Главная задача построения финансовой структуры предприятия - получить ответ на вопрос, кто и какие бюджеты на предприятии должен составлять. Правильно построенная финансовая структура предприятия позволяет увидеть «ключевые точки», в которых будет формироваться, учитываться и, скорее всего, перераспределяться прибыль, а также осуществляться контроль за расходами и доходами компании.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) – объект финансовой структуры компании, который несет ответственность за все финансовые результаты: выручку, прибыль (убытки), затраты. Конечная цель любого ЦФО – максимизация прибыли. Для каждого ЦФО составляются все три основных бюджета: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств и прогнозный баланс (управленческий баланс).Как правило, в качестве ЦФО выступают отдельные организации; дочерние фирмы холдингов; обособленные подразделения, представительства и филиалы крупных компаний; регионально или технологически обособленные виды деятельности (бизнесы) многопрофильных компаний.

Центр финансового учета (ЦФУ) – объект финансовой структуры компании, отвечающий только за некоторые финансовые показатели, например за доходы и часть затрат. Для ЦФУ составляются бюджет доходов и расходов или некоторые частные и функциональные бюджеты (бюджет трудовых затрат, бюджет продаж).В качестве ЦФУ могут выступать основные производственные цеха, участвующие в единых технологических цепочках на предприятиях с последовательным или непрерывным технологическим циклом; производственные (сборочные) цеха; сбытовые службы и подразделения. Центры финансового учета могут иметь узкую направленность:

• центр маржинальной прибыли (профит-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых непосредственно связана с реализацией одного или нескольких бизнес-проектов фирмы, обеспечивающих получение и учет прибыли;
• центр доходов – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых направлена на получение дохода и не предусматривает учет прибыли (например, служба сбыта);
• центр инвестиций (венчур-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, которые непосредственно связаны с организацией новых бизнес - проектов, прибыль от которых ожидается в будущем.
• центр затрат – объект финансовой структуры предприятия, который отвечает только за расходы . Причем не за все расходы, а за так называемые регулируемые расходы, расходование и экономию которых руководство ЦЗ может контролировать. Это подразделения, обслуживающие основные бизнес-процессы. Для ЦЗ составляются лишь некоторые вспомогательные бюджеты. В качестве ЦЗ могут выступать вспомогательные службы предприятия (хозяйственный отдел, служба охраны, администрация). Центр затрат может также именоваться МВЗ (место возникновения затрат) .

Рисунок 7. Проектирование финансовой структуры компании.

Шаг 4. Формирование бюджетной модели

Не существует каких-либо жестких требований по разработке классификатора внутренней управленческой отчетности. Так же как нет двух абсолютно одинаковых компаний, точно также нет одинаковых бюджетных структур. В отличие от формализованной финансовой отчетности: отчета о прибылях и убытках или бухгалтерского баланса, управленческая отчетность не имеет стандартизированной формы, которая должна строго соблюдаться. Структура внутренней управленческой отчетности зависит от специфики компании, принятой в компании бюджетной политики, пожеланий руководства по степени детализации статей для анализа и т.д. Можно лишь дать общие рекомендации, как составить оптимальную структуру управленческой отчетности.

Рисунок 8. Схема взаимодействия бюджетных форм на примере простейшей бюджетной модели.

Классификация статей на примере Отчета о движении денежных средств

Рисунок 9. Исполнение бюджета движения денежных средств (CF (БДДС)).

Шаг 5. Утверждение бюджетной политики и разработка регламента

Бюджетная политика формируется с целью выработки и закрепления принципов формирования и консолидации показателей данных статей и методов их оценки. Сюда включаются: определение временного периода, процедуры планирования, форматы бюджетов, программа действий каждого из участников процесса. После разработки бюджетной модели, необходимо переходить к регламентации бюджетного процесса.

Нужно определить какие бюджеты, и в какой последовательности формируются в компании. Для каждого бюджета необходимо выделить ответственного за подготовку (конкретный сотрудник, ЦФО) и ответственного за исполнение бюджета (руководитель направления, руководитель ЦФО), установить лимиты, нормативные значения или предельные границы показателей эффективности ЦФО. Обязательно следует сформировать бюджетный комитет -это орган, создаваемый для целей управления бюджетным процессом, контроля его исполнения и приятия решений.

Рисунок 10. Фазы планирования бюджетирования предприятия.

Шаг 6. Аудит учетных систем

На этапе разработки и утверждении состава управленческой отчетности компании также необходимо учесть, что классификатор бюджетных статей должен быть достаточно детализированным для обеспечения Вас полезной информацией о доходах и расходах компании. При этом нужно понимать, что чем больше уровней детализации будет выделено, тем больше времени и трудозатрат потребуется для составления управленческой отчетности, бюджетов и отчетов, но тем более подробную аналитику можно получить.

Также необходимо учесть, что в результате разработки методологии управленческой отчетности может потребоваться и адаптация учетных систем, т.к. для анализа исполнения бюджетов плановые показатели должны будут сопоставляться с имеющейся фактической информацией.

Шаг 7. Автоматизация

Этот этап включает в себя работы по выбору программного продукта, создание технического задания, внедрение и сопровождение системы.

Все предприятия по закону обязаны вести бухгалтерский учет и составлять отчетность. Однако стандартная бухгалтерская отчетность не содержит всю информацию, необходимую для эффективного управления бизнесом. Поэтому на большинстве предприятий, кроме бухгалтерской, составляется и управленческая отчетность. Рассмотрим, как производится подготовка управленческой отчетности и ее анализ.

Принципы, на которых основано формирование управленческой отчетности

Главным отличием управленческой отчетности от бухгалтерской является ее ориентированность на потребности внутренних пользователей. Подготовка управленческой отчетности неразрывно связана с процессом бюджетирования. По сути это – один и тот же процесс, и внутренняя управленческая отчетность используется для целей, в первую очередь связанных с контролем за исполнением бюджетов.

Основы бюджетирования и управленческой отчетности базируются на следующих принципах:

1. Своевременность – вся информация должна быть собрана и предоставлена в установленные сроки, необходимые для обеспечения эффективного управления.
2. Достаточность – информация должна быть полной, но не избыточной.
3. Объективность – данные должны соответствовать реальному состоянию предприятия.
4. Сопоставимость – возможность объективного сравнения плановых цифр с фактическими, а также показателей за разные отчетные периоды.
5. Конфиденциальность – информация должна предоставляться пользователям в соответствии с их служебными обязанностями.
6. Экономическая целесообразность – затраты на сбор и обработку информации не должны превышать экономических выгод от ее использования.

Анализ управленческой отчетности проводится по тем же принципам, что используются и для бухгалтерской отчетности. Анализируется структура баланса, состав затрат, производится сравнение с планом и с предыдущими периодами, определяются различные относительные показатели - рентабельность, ликвидность и т.п.

Существенным отличием здесь является периодичность. Бухгалтерская отчетность составляется и анализируется ежеквартально, управленческая – гораздо чаще. Как правило, основные управленческие отчеты составляются ежемесячно. Но по ряду показателей (например, объемы выпуска, продаж, поступление денег) информация может предоставляться еще чаще – подекадно, еженедельно и даже ежедневно.

Следовательно, возможностей для оперативного анализа в данном случае намного больше. Это позволяет руководству компании «в режиме реального времени» реагировать на изменяющуюся ситуацию на рынке.

Формы управленческой отчетности

Составление управленческой отчетности должно обеспечить ее пользователей полноценной информацией обо всех аспектах деятельности предприятия. С этой целью в состав управленческой отчетности включаются следующие основные формы:

1. Управленческий баланс. В целом он, как правило, повторяет структуру бухгалтерского. Отличия могут быть в оценке стоимости отдельных групп активов или пассивов. Например, для управленческого учета могут применяться другие методы начисления амортизации, в этом случае будет отличаться стоимость основных средств и нематериальных активов.
2. Отчет о финансовых результатах. Форма отчета здесь тоже обычно напоминает бухгалтерский аналог. Однако сами показатели могут существенно отличаться, т.к. распределение доходов и расходов по статьям в управленческом учете может не соответствовать принципам, принятым в бухгалтерии.
3. Отчет о движении денежных средств. Эта форма отвечает на излюбленный вопрос многих руководителей: «Почему прибыль по отчету есть, а денег на счете нет?». Данный отчет показывает структуру притока и оттока денежных средств. Обычно денежные потоки рассматривают отдельно по основной, инвестиционной и финансовой деятельности.

Таким образом, отчет становится «объемным», результаты деятельности предприятия рассматриваются с разных сторон, за каждую из которых «отвечает» отдельная форма управленческой отчетности. Образец заполнения отчетов о финансовых результатах и о движении денежных средств приведен ниже.

Статья коснется основных вопросов, связанных с управленческой отчетностью. Что собой представляет документ, зачем необходим, и как правильно заполнять – далее.

Законодательство требует от организаций предоставлять отчетность в органы контроля. Касается это финансовых отчетов, некоторые предприятия ведут также и управленческие.

Составление их необязательно, но прикладывать к бухгалтерской документации необходимо. Что же представляет собой управленческая отчетность?

Общие моменты

Управленческая отчетность необходима для принятия правильных решений, так как она содержит информацию о состоянии дел на предприятии.

Задачи, которые решает отчетность:

• предоставление необходимых сведений;
• подготовка документации, необходимой для регулярной отчетности;
• прогноз и анализ деятельности организации и ее филиалов;
• утверждение верных решений на основании правдивых данных;
• повышение финансовой дисциплины.

Система управленческого учета и отчетности позволяет решить задачи:

• сформировать такое управление, которое будет направлено на увеличение эффективности принятых решений;
• оценить управление всех аспектов финансовой деятельности и ее результаты;
• сделать затраты на подготовку и оформление отчетности минимальными;
• связать аналитику и правила учета;
• создать базу для мотивации сотрудников.

Если происходит реструктуризация организации, разрабатывать формы отчетности нельзя. Обладает такими характеристиками:

Понятия

Управленческая отчетность	Документация, включающая сведения, необходимые для осуществления контроля над деятельностью организации. Указывает на финансовое положение предприятия
Консолидированная отчетность	Отчетность финансового типа нескольких взаимосвязанных организаций, которые рассматриваются как одно. Документ дает характеристику имущественному и финансовому положению группы на определенную дату, которая является отчетной
Управленческая отчетность	Совокупность документации внутри организации, содержащих цифры отображения аспектов деятельности. Является добровольной. Главная цель – предоставить руководящим органам предприятия правдивые сведения о результатах деятельности
Дочерняя фирма	Общество, образованное на основании другого, которое осуществляет над ним контроль и принимает решения
Материнская фирма	Компания, обладающая большим количеством капитала другой фирмы. Контролирует деятельность, зависящих от нее компаний, через их акции
Консолидация	Тип правообразования, цель которого – создание такого документа (нормативно-правового акта), который бы не оказывал влияние на действующие акты и не менял их суть
Общество с ограниченным типом ответственности	Общество, которое было создано одним или несколькими лицами (как физическими, так и юридическими) и капитал которого делится на части

Основные виды

Управленческая отчетность подразделяется на несколько типов:

• комплексная;
• по окончательным результатам;
• аналитическая.

Комплексный отчет охватывает деятельность предприятия, его отделений и филиалов полностью.

Предоставляется в определенное время – отчет за день, за месяц и т. д. в подобном отчете отображаются итоги деятельности организации в целом и по каждому сегменту, а также затраты, задолженности и прочее.

По итоговым коэффициентам отчетность может предоставляться в любое время. Содержит наиболее важные для предприятия данные о числе полученных заказов на определенную продукцию.

Характеризует степень их выполнения, был ли брак и в каком количестве, каковы объемы продаж и использованные ресурсы.

Аналитический тип отчетности составляется по запросу руководящих органов. В отчете могут содержаться сведения о причинах роста запасов, числа ненормированных работ, падении или росте объема продаж.

Нормативная база

Нормативные акты, которые необходимо использовать при составлении управленческой отчетности:

Формирование управленческой отчетности организации

Алгоритм формирования отчетности следующий:

1. Выяснить у или его , какую информацию необходимо ему подавать и с какой периодичностью.
2. Беседа с бухгалтером с целью выяснения подробностей.
3. Создание документации, в которой будут высветлены показатели и их интерпретация. Лицо, отвечающее за отчетность, может составлять формы документов отдельно для каждого руководящего органа.
4. Формирование отчета.

Что в нее входит (формы)

К формам относится , отчет о доходах и затратах, . В балансе отображаются цифры и их интерпретация.

Является основой для формирования финансовой отчетности. В нем фиксируются результаты деятельности за конкретный промежуток времени.

Формы разрабатываются на основании следующих принципов:

Основные принципы формирования

Главными принципами при составлении являются:

• экономичность;
• надежность;
• согласованность коэффициентов;
• содержательность;
• правдивость.

Для порядка предоставления отчетности необходимы следующие принципы:

• быстрота;
• направленность;
• конкретность;
• неразглашение;
• нейтральность.

Внутренняя

Внутренняя управленческая отчетность является основной частью, на которой держится управленческая структура. В ней содержатся главные коэффициенты и основная информация.

Требования к составлению:

• информация, которая подается в отчете, должна соответствовать цели, ради которой создается;
• во внутренних отчетах должно отсутствовать субъективное мнение, предвзятые оценки;
• документация должна подаваться в сроки, когда необходимо принимать решение;
• лишней информации не должно быть. Чем меньше отчет, тем оперативнее принимается решение и осмысливается содержание документа;
• отчет необходимо сопоставлять с планами;
• документ должен попасть к ответственному руководящему лицу, который не будет разглашать информацию.

Внутренняя управленческая отчетность используется для целей обеспечения персонала любого уровня нужными сведениями.

Разрабатывать отчеты подобного типа нелегко, они должны содержать в себе – гибкую структуру, понятность данных, оптимальную частоту предоставления.

В каждой отчетной форме должна присутствовать та информация, которая окажется полезной. Не стоит злоупотреблять и перегружать документ цифрами.

Наиболее частые примеры ошибок:

Внутренняя отчетность бывает ежегодной, ежеквартальной, ежемесячной и т.д. предоставлять документ необходимо тогда, когда решение принято. Частотность не повлияет на скорость принятия.

Комплексную отчетность	Включает сведения о результатах выполнения действий за определенный период деятельности. Предоставлять необходимо регулярно и своевременно, так как в отчете отображаются затраты и прибыль, движение финансов и прочие важные показатели
Тематическую	Которая предоставляется по мере возникновения отклонений важных коэффициентов. К таковым относятся – убытки вследствие брака, плановые показатели, объемы продаж
Аналитическую отчетность	Оформляется тогда, когда попросят руководящие органы организации. Содержит данные о причинах, по которым получился тот или иной результат

По уровню управления бывает отчетность оперативная, текущая и сводная. Оперативный отчет составляется каждый месяц или каждую неделю.

Содержит данные, необходимые для принятия решения. Текущий отчет оформляется каждый месяц или квартал. Включает информацию о прибыли.

Сводный может составляться как раз в месяц, так и раз в год. Содержит информацию о наиболее значимых данных, которые оказывают влияние на принятие стратегических решений.

По объему данных подразделяется внутренняя отчетность на сводки, итоговые отчеты и общие. Сводки – краткие сведения об отдельных коэффициентах за небольшой промежуток времени, например, за день.

Итоговый отчет составляется каждый месяц и содержит обобщенную информацию. Общая отчетность составляется по предприятию в целом.

Внутренняя отчетность может оформляться в виде таблицы, графиков или обычного текста. Наиболее удобная форма – табличная, так как в отчете содержится много цифровых показателей.

Что позволяет управленческая документация банка

К управленческим документам банка относятся:

• платежи по расчетам безналичного типа;
• операционные действия банка;
• документация, касающаяся кредитов;
• контролирующие документы по затратам на оплату трудовой деятельности;
• выходные документы;
• документы по депозитам;
• формы документов, использующиеся внутри банка и прочие.

Перечисленные документы дают возможность провести анализ деятельности, сделать вывод.

Если консолидированная

В консолидированную отчетность входит:

• баланс;
• отчет о финансовых итогах;
• отчетность о движении финансовых средств;

В подобную документацию входят показатели отчетности членов консолидированной группы за год. Банк оформляет консолидированную отчетность на основе данных, полученных от участников группы.

При этом используют один из методов – полную консолидацию или участие в капитале. Группы обладают различной структурой:

Консолидированная финансовая отчетность разрабатывается банком для предоставления своим акционерам.

В документе необходимо высветлить следующую информацию:

• характер связи между дочерними и материнскими организациями;
• по каким причинам инвестор, обладающий большинством акций, не осуществляет контроль по отчетности;
• дату, когда заканчивается отчетный период. Ту, на которую составляется отчетность;
• ограничения, которые касаются дочерней фирмы (если имеются);
• ситуации, когда терялся контроль над дочерними фирмами.

Консолидированный метод подразумевает сбор и обработку огромного количества данных. Имеет следующие этапы:

• Составление отчетности всеми организациями, которые являются участниками группы.
• Осуществление корректировки во время проведения консолидации (если необходимо).
• Подготовка отчетности ее предоставление.

Признаки группы:

• обладание числом акций дочерней фирмы, созданной в форме ООО;
• оказание влияния на деятельность организации на основании заключенного соглашения;
• возможность назначать или отзывать комиссию по поверке;
• принятие участия в управленческих органах.

Если имеется хотя бы один из перечисленных признаков, то группа может образоваться. Требования к составлению консолидированной отчетности:

Первая отчетность должна быть сформирована тогда, когда образуется дочернее общество. Подобная отчетность обязательно должна публиковаться.

Пример заполнения

Управление любой компанией немыслимо без своевременной и точной информации о ее состоянии. Эта информация является основой для принятия всех финансовых решений, вплоть до выхода на мировые рынки капитала. Но что делать, если данные, необходимые для управления как воздух, не поступают в срок или, что еще хуже, противоречат друг другу. Какое решение принять генеральному директору, если на запрос об объеме продаж за последний месяц отдел сбыта, финансовый отдел и бухгалтерия подают "независимые" данные, различающиеся на порядок? Как быть в такой ситуации? Поверить одному из подразделений? Или посчитать среднее значение? А может, дать указание подчиненным договориться между собой и "закрыть глаза" на расхождения?

На эти вопросы мы постараемся дать ответы, опираясь на накопленный опыт и конкретные примеры из деятельности отечественных промышленных предприятий.

ОТКУДА БЕРЕТСЯ УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ?

Одним из источников управленческой информации является бухгалтерский учет. Таким заявлением мы, возможно, шокируем сторонников управленческого учета, традиционно отделяющих его от бухгалтерии, фискальные цели от требований управления, внешних пользователей от внутренних и т.д. Но в действительности отечественный бухгалтерский учет исторически несет на себе управленческую нагрузку. На одних предприятиях, не растерявших опыт советской экономики, в бухгалтерских регистрах из года в год аккумулируется информация о затратах по элементам, статьям, местам возникновения, формируется себестоимость продукции по калькуляционным группам и т.д. На других предприятиях, применяющих нормативный метод учета, до 90% затрат и оценка себестоимости исчисляются через сутки после выпуска партии продукции или оказания услуги.

Но такая управленческая ориентация бухгалтерского учета является скорее исключением, чем правилом. Фискальные цели накладывают свою специфику на порядок отражения хозяйственных операций: строятся сложные договорные схемы, минимизирующие налогообложение в установленных законодательством рамках. Кроме того, принцип осмотрительности и требования документирования хозяйственных операций на практике приводят к тому, что бухгалтерские записи появляются через несколько недель, а то и месяцев после отчетного периода. Так что принимать бухгалтерский учет как основной источник информации для менеджеров нельзя. Поэтому в подразделениях предприятий и компаний спонтанно или под централизованным руководством организуется оперативный учет договоров и взаимоотношений с контрагентами, движения материальных ценностей, поступлений и платежей и т.д. Его особенностью является ориентация исключительно на управленческие цели, а также использование недокументированных источников информации, прогнозных оценок и т.д.

То, что получается при объединении данных бухгалтерского и оперативного учета, называется управленческим учетом. Но простым объединением не добиться сопоставимости данных. Поэтому одни предприятия больше верят бухгалтерии, для руководства других - оперативный учет является приоритетным. В среднем же складывается следующая картина (см. таблицу).

Оперативный учет служит поставщиком информации:	Из бухгалтерского учета поступает информация:
О договорах с покупателями и взаимоотношениях с ними	О реализации продукции (работ, услуг)
О запасах товарно-материальных ценностей (сырья, материалов, готовой продукции)	О прямых материальных и трудовых затратах, накладных расходах в разрезе по элементам и статьям, по носителям затрат, по местам возникновения, центрам ответственности и др.
О договорах с поставщиками и подрядчиками и взаимоотношениях с ними	О себестоимости продукции (работ, услуг)
О движении денежных средств: поступлениях от покупателей, платежах поставщикам, подрядчикам, бюджету, внебюджетным фондам, кредитным организациям и др.	О прибыли предприятия
	О начислении и уплате налогов, сборов и обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды
	О дебиторской и кредиторской задолженности перед внешними контрагентами
	Об использовании собственных (прибыль, амортизация) и заемных источников и фондов

Но, как бы ни были расставлены приоритеты в управленческом учете, при его использовании могут возникнуть следующие проблемы:

• у тех, кто использует преимущественно бухгалтерский учет , - низкая оперативность, недостаточная детализация фактической информации и т.д.;
• у тех, кто использует преимущественно оперативный учет , - неудовлетворительное финансовое положение при проведении формальной оценки бухгалтерской отчетности внешними пользователями (тендерными комиссиями, инвесторами и т.д.). Парадоксален тот факт, что такое заключение может появиться в условиях, когда у предприятия нет финансовых проблем.
• у тех, кто использует одновременно бухгалтерские и оперативные данные , - несопоставимость управленческих данных, полученных из различных источников.

КАК ДОБИТЬСЯ СОПОСТАВИМОСТИ ДАННЫХ?

Проблема сопоставимости бухгалтерских и оперативных данных в управленческом учете без сомнения является основной. В идеале следует создать на предприятии единое информационное пространство учетной информации на базе ERP-системы.

В эту систему все фактические данные вводятся один раз, после чего отражаются либо только в бухгалтерском, либо только в оперативном учете, либо одновременно в этих двух видах. Сопоставление данных отделов сбыта, снабжения, финансового отдела и др. с бухгалтерскими данными превращается в элементарную автоматизированную процедуру, выполняемую с любой периодичностью по запросу пользователя.

Но что делать предприятию, не готовому выкладывать несколько десятков или сотен тысяч долларов за ERP-систему? Для таких предприятий мы рекомендуем организовать регулярные сверки бухгалтерских и оперативных данных (цель приравнять бухгалтерские и оперативные данные здесь не ставится). В результате этих сверок менеджеры получат информацию о причинах расхождений в учете, т.е. за счет чего, например, объем реализации, предоставленный бухгалтерией, отличается от управленческих данных о продажах из отдела сбыта и от объема поступлений из финансового отдела предприятия.

КАК РЕГЛАМЕНТИРОВАТЬ ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

Для того чтобы добиться сопоставимости бухгалтерских и оперативных данных, мы предлагаем поступить следующим образом.

Во-первых, "сфотографировать" сложившееся положение дел (необходимо узнать, как сейчас поступает управленческая информация, откуда она берется (из бухгалтерского или оперативного учета), где имеет место дублирование данных).

Во-вторых, определить источник фактической информации для каждого отчета, поступающего на стол руководству:

• из бухгалтерского учета;
• из оперативного учета;
• из оперативного учета с последующей корректировкой показателя по бухгалтерским данным.

Сложным и вместе с тем важным моментом является готовность руководства предприятия получать оперативную, но не всегда точную информацию.

В-третьих, определить точки соприкосновения и порядок сверки бухгалтерских и оперативных данных.

На первый взгляд, кажется, что наилучший результат принесет сплошная сверка записей оперативного и бухгалтерского учета за отчетный период. Но это не так, ведь трудозатраты на ее проведение, как правило, достаточно высоки, а бухгалтеры и менеджеры других отделов отвлекаются от основной работы. Поэтому для анализа расхождений мы предлагаем использовать факторный анализ с последующим сравнением его результатов с ранее установленным уровнем существенности. Если расхождения незначительны, то никакой дополнительной работы проводить не надо. В противном случае все-таки придется провести сверку данных по позициям.

Давайте подробнее остановимся на наиболее важном моменте - порядке сверки бухгалтерских и оперативных данных. Рассмотрим ее на примере практической ситуации, анализируя расхождения между данными по объему реализации нефти за месяц, полученными из бухгалтерии и из коммерческого (сбытового) подразделения предприятия.

Пример. Нефтегазодобывающее предприятие реализует нефть на внешнем рынке, пользуясь услугами аффилированного трейдера, расположенного в оффшорной зоне. Трейдер в свою очередь реализует покупателям нефть по рыночным ценам. Отдел сбыта работает непосредственно с конечным покупателем нефтепродуктов, а ежесуточную информацию о продажах партий нефти получает из офиса трейдера в электронном виде. Документированная информация (акты передачи нефти оффшорному трейдеру) поступает в бухгалтерию по почте, где служит основанием для бухгалтерских записей.

В первых числах месяца, следующего за отчетным, подразделения готовят отчеты для генерального директора. Отчет отдела сбыта формируется в рыночных ценах и в долларах. Бухгалтерия же формирует отчетность в соответствии с правилами бухгалтерского учета.

В заключение надо отметить, что предложенный нами подход не является панацеей в борьбе с разнородностью и несопоставимостью управленческой информации. Его применение ограничено следующими моментами:

• объективной сложностью бизнес-процесса и его документальным оформлением в бухгалтерском учете. Рассмотренный пример, хотя и учитывает ряд факторов - расхождение объемов реализации, цен и курсовой разницы, в то же время не отражает всей сложности гражданско-правовых отношений, возникающих в холдингах с их оффшорами, сервисными компаниями и т.д. При усложнении бизнес-процесса в несколько раз возрастают трудозатраты на учет и соответственно вероятность ошибок.
• экономической эффективностью проведения сверок. Этот универсальный рыночный критерий позволяет объективно сопоставить затраты ручного труда на ежемесячную сверку данных с затратами на внедрение ERP-системы и в ряде случаев сформулировать обоснованный вопрос: "А может быть, все-таки ERP?".

Тем не менее предложенный метод имеет право на жизнь. С его помощью руководство предприятия получит приемлемую, в смысле своевременности и точности, управленческую информацию. Но когда ее предоставление налаживается, перед менеджментом предприятия встают вопросы прогнозирования и анализа: "С чем сравнивать? Сумма чистых активов 120 млн руб. - это хорошо или плохо? Где мы должны были быть и где оказались? Как сильно снизится управленческая прибыль при введении запрета на торговлю нефтью через оффшорных трейдеров?".