Помощник руководителя обязанности и функции. Чем занимается помощник руководителя

Привет всем постоянным читателям и тем, кто впервые заглянул к нам на огонек!

В Алматы пришло жаркое азиатское лето, от которого у меня давно выработано средство — горные походы. Буквально недавно вернулся из небольшого похода с очень насыщенной программой. Зализываю натертые мозоли и штудирую магазины горной снаряги на предмет новых ботинок, ибо старые приказали долго жить. В общем, путешествия несколько поменяли свой облик, но остались такой же неотъемлемой частью моей жизни.

Вернемся к тебе удаленной работы. Предыдущие материалы о разных интернет-специальностях получили неплохой отклик, поэтому мне хочется продолжить тему и рассказать вам о других возможностях реализовать свои навыки и умения . Интернет-профессия личный помощник руководителя и станет сегодня предметом нашего разговора.

Чтобы иметь возможность сконцентрироваться на основных вопросах бизнеса, собственник или руководитель нанимает себе ассистента, которому можно делегировать решение рутинных задач, ведение рабочего графика и выполнение различных поручений.

Удаленный личный помощник и есть тот специалист, который станет правой рукой шефа, и будет заточен под обеспечение всех бизнес-процессов организации. Эта должность сочетает в себе функции секретаря-референта, заместителя по общим вопросам, по связям с общественность и по работе с контрагентами. Полный список обязанностей определяется спецификой и потребностями бизнеса, а также степенью доверия к нанятому работнику.

Достичь высот в такой деятельности и выйти на приличный доход не так просто, как кажется. Вам потребуется крепкий профессионализм, способности управленца, жесткая самодисциплина и стремление к постоянному личностному росту.

На сегодняшний день потребность в бизнес-ассистентах на рынке труда высока, и квалифицированного специалиста, что называется, «с руками оторвут». Итак, кто же это такой – личный помощник руководителя?

Перечень требований к кандидату на должность «правой руки» и его основных компетенций варьируется в зависимости от направления бизнеса, его особенностей, характера и загруженности руководителя. Где-то могут искать специалиста с техническим образованием, а где-то требуется человек с художественным вкусом и гуманитарными наклонностями.

Чаще всего круг базовых обязанностей выглядит примерно так:

• обеспечение рабочего процесса начальника,
• обработка документов, связь с конрагентами, звонки и рассылки,
• составление отчетности по разным направлениям,
• выполнение личных поручений руководителя.

На первый взгляд перечень не очень большой, но каждая его позиция может включать множество задач. Чтобы обеспечить шефу комфортную производственную среду, нужно будет вести его рабочее расписание, контролировать его исполнение, вносить необходимые коррективы.

Обработка документов подразумевает разбор входящей корреспонденции, составление писем, коммерческих предложений и рассылки, ведение делопроизводства в организации.

Вам могут поручить проведение первичных переговоров с контрагентами, составление различных презентаций, организацию деловых встреч. Вам могут также поручить составление отчетности по разным направлениям – как в управленческой деятельности, так и в производственной.

Вас могут попросить подыскать подарок, заказать билеты на самолет, забронировать гостиницу или подобрать тур для отдыха – выполнить персональные поручения начальника.

Весь перечень вам озвучат на собеседовании, также как и загрузку, и ожидаемый доход. Как правило, оплата такой работы зависит от количества отработанных часов. По договоренности она может увеличиваться, если планируется загрузка в выходные дни или поручения не входят в круг ваших основных компетенций.

Что должен уметь удаленный помощник?

Для удаленной работы личным ассистентом какого-то специального обучения не требуется, но определенными базовыми умениями вы должны обладать.

Тому, кто уже работал по профильному образованию целесообразно подыскивать организацию похожей специфики. В таком случае карьерный рост пойдет быстрее, ведь вам смогут делегировать не только управленческие вопросы, но и часть производственных проблем.

Минимальный набор навыков, необходимый в этой профессии, можно определить примерно так:

1. знание всех основных офисных программ на уровне опытного пользователя,
2. владение интернет-технологиями – почта, скайп, интернет-рассылки,
3. высокая грамотность письма и речи, опыт ведения телефонных переговоров,
4. готовность самостоятельно решать разные мелкие вопросы и проблемы.

Если вы умеете составлять хорошие коммерческие презентации, вести деловую переписку, можете вести переговорный процесс – ценность вас, как специалиста, существенно возрастет.

Это не означает, что все ваши таланты будут востребованы в конкретной вакансии. Бывает, что собственнику небольшого бизнеса требуется только специалист с функциями секретаря, или менеджер, осуществляющий периодическую интернет-рассылку.

В зависимости от намеченных целей вы можете остановиться на вакансиях с небольшой загрузкой, но если вы хотите расти в профессии, прокачивать навыки и повышать доход, то стоит поискать место с более серьезными требованиями.

Кроме технических умений, претендент на должность бизнес-ассистента должен обладать и определенными человеческими качествами:

• ответственность и надежность – работодатель должен быть уверен в вашем добросовестном отношении,
• честность и порядочность – вы будете допущены к закрытой информации о деятельности фирмы и работодатель должен быть уверен, что доверяет свои секреты в надежные руки,
• стрессоустойчивость – многие поручения придется выполнять в режиме дедлайна и в нестандартных ситуациях.
• пунктуальность и самодисциплина – немаловажные качества, которые позволят вам грамотно организовывать свой рабочий день и день начальства.

Как пройти собеседование

Сегодня подыскать вакансию удаленного ассистента можно на разных сетевых ресурсах. , социальные сети, официальные порталы поиска работы типа НН и JOB – там можно поискать подходящий для вас вариант трудоустройства.

Чтобы успешно пройти собеседование, вам нужно реально оценить свои знания и возможности.

Проверьте себя на знание русского языка на каком-нибудь бесплатном ресурсе в сети. Если результат не впечатлит, постарайтесь восполнить пробелы в знаниях. Грамотность и хороший слог, это то, без чего вы не сможете вести деловую переписку. Оцените свое владение таблицами – многие расчеты вам придется делать именно в них.

Подумайте о своих деловых и личностных качествах, какие из них помогут вам показать себя перспективным специалистом, а о каких лучше умолчать на предстоящем собеседовании. Грамотно составленное резюме поможет вам найти вакансию, соответствующую профессиональному уровню. Научитесь презентовать себя и не стесняйтесь озвучивать свои таланты и сильные стороны. Хвалить себя – не преступление.

Плюсы и минусы профессии

В работе бизнес-ассистента есть свои плюсы и минусы. Главным положительным фактором является возможность трудиться удаленно, в домашней, комфортной обстановке.

Участие в управлении бизнесом откроет перед вами большие перспективы – от возможности стать впоследствии соуправляющим до вхождения в состав собственников фирмы.

Еще одним бонусом станет приобретение нового опыта. Это может стать для вас мостиком к открытию собственного дела, ведь полученные знания захочется реализовать для собственного развития.

Минусом этой профессии может стать напряженный график, который вряд ли будет ограничиваться жесткими временными рамками. Часто в требованиях к соискателю указывается условие – быть на связи 24 часа в сутки.

С чего начать?

Большой объем, частые дедлайны, серьезный трудовой ритм – именно в таком активном и динамичном режиме живет современный бизнес, и если вы хотите стать его полноправным участником – вливайтесь в этот процесс и развивайте свой потенциал.

Курсов или обучающих материалов по профессии личного помощника мной в сети встречено не было. Однако, есть , которое здорово помогает в усвоении самых главных навыков удаленной работы. Подписывайтесь на рассылку курса, почитайте книгу об опыте перехода в удаленку от самых разных людей.

Если уровень ваших знаний и навыков пока не дотягивает до должности ассистента в серьезном крупном проекте — не расстраиваетесь, начните с малого. Построить карьеру помощника руководителя в сети можно достаточно быстро. Главное, что у вас должно быть – это желание развиваться и учиться.

Вот такой небольшой обзор по одной из удаленных профессий я сумел приготовить для вас сегодня. Надеюсь, что раскрыл для вас основные моменты и ее специфику. Если у вас возникли вопросы или есть желание как-то прокомментировать статью – буду рад любым откликам. Заглядывайте на огонек почаще – скоро мы продолжим обсуждение других специальностей, востребованных сегодня в сети.

Нет похожих статей

Помощник руководителя – это элита административного персонала. Директор крупного предприятия нуждается в ответственном и надежном подручном, который ведет всю организационную и информационную работу. Таким образом, руководитель перестает тратить время нерационально, суетясь и занимая себя мелкими вопросами. Помощник обретает особый статус в компании, ведь он является доверенным лицом директора.

Чтобы исполнять свои обязанности качественно, мало владеть базовым набором знаний и умений, нужно обладать определенными человеческими качествами. Вы должны быть пунктуальной, доброжелательной, выдержанной, тактичной, преданной корпоративным интересам. Вместе с тем нужно приготовиться быть в подчиненном положении, уметь приспосабливаться к обстоятельствам и характеру шефа.

В первую очередь, нужно суметь уважение и самого руководителя и других . Вам придется овладеть умением управлять и отдавать приказы, ведь на вас будет возложена обязанность - курировать простые проекты. К работе нужно отнестись со всей ответственностью и не бояться ее. Приложите свою инициативность и не бойтесь высказывать начальнику свое мнение, если считаете, что вы правы.

Основными обязанностями хорошего помощника руководителя являются: работа с документацией и организационная работа. Информационно-документационное обслуживание включает в себя следующие дела:
1. Прием и проверку подготовленных проектов документов, которые дают шефу на подпись, их редактирование и доработку.
2. Прием корреспонденции, которая поступает на адрес компании, и передача ее в соответствующие структурные подразделения и конкретным сотрудникам. Подготовка и отправление ответов.
3. Составление писем, запросов, докладов, отчетов и прочей документации, требующейся руководителю.
4. Ведение архивных записей и надежное хранение дел.
5. Контролирование работы сотрудников предприятия, наблюдение за сроками исполнения.
6. Ведение регистрационной картотеки.

Бездокументное обслуживание состоит из других обязанностей:
1. Прием и транслирование сообщений по различным каналам связи.
2. Контролирование поступающих телефонных звонков, «лица» компании в разговоре с клиентами, быстрое принятие решений о важности звонка.
3. Обеспечение работы руководителя с помощью организации его стола.
4. Рациональное планирование встреч и других дел шефа.
5. Подготовка советов, заседаний, совещаний (сбор участников и документов). Ведение протоколов этих встреч.
6. Организация презентаций компании.
7. Исполнение личных просьб и поручений руководителя.

Круг этих обязанностей зависит от масштаба предприятия, руководства. Директор крупной компании имеет несколько помощников, обязанности которых более узкие, но не менее .

Помощник руководителя – это прекрасная возможность овладеть навыками управления. Эта должность может стать очередной ступенькой вашей карьеры.

Существует мнение, что помощником может быть человек в возрасте от 25 до 30 лет. Многие специалисты весьма скептически относятся к установлению подобных границ. Работа, требующая высокого напряжения и большой концентрации внимания, предъявляет особые требования к профессионализму, психологической устойчивости, коммуникативным навыкам, которые приобретаются исключительно за счет знаний, опыта, репутации. Именно поэтому в последнее время должность личного помощника существенно «повзрослела». Ориентируясь на совокупность объективных и субъективных параметров и характеристик, надежным помощником можно считать лицо, достигшее полной личностной и профессиональной зрелости. С этой точки зрения 30-летие – это не завершающий этап карьеры помощника, а, скорее, ее отправная точка. Еще совсем недавно личными помощниками становились в основном представительницы женского пола. Сегодня помощник-мужчина – это уже не редкость – его отличает целеустремленность, решительность и эмоциональная сдержанность, он обладает интеллектом, способностью к стратегическому мышлению. В свою очередь, женщины-помощники более стрессоустойчивы, лучше адаптируются, тоньше чувствуют нюансы отношений благодаря своей гибкости, быстро находят выход из сложной ситуации, внимательны к деталям и обладают умением слушать, более терпеливы при выполнении рутинной работы. Поэтому выбор помощника должен основываться не на его половой принадлежности, а на профессионализме, совокупности навыков.

Требования к образованию кандидата на должность персонального ассистента не слишком жесткие: им может быть специалист, имеющий высшее образование в любой области, главное – наличие других составляющих, необходимых для осуществления функционала по данной позиции. Чаще всего в роли помощников преуспевают гуманитарии – специалисты в области туристического бизнеса, связей с общественностью и документационного обеспечения управления, историки, переводчики, журналисты, филологи. Помощник может иметь техническое, экономическое или юридическое образование – такие специалисты нередко обладают аналитическим складом ума, демонстрируют свои способности при подготовке обзоров, отчетов или кураторстве проектов, выполняют задания повышенной сложности. И конечно, всегда приветствуется образование, соответствующее профилю компании.

В то же время требования, предъявляемые к опыту работы, профессиональным навыкам помощника, очень высоки. Не правы те, кто думает, что персональному ассистенту достаточно владеть секретарскими навыками – знать иностранный язык, владеть компьютером, иметь опыт составления деловых писем и обеспечения командировок, бронирования билетов и организации деловых встреч. Кроме всего вышеназванного, помощнику необходимо:

Обладать аналитическим складом ума и способностями к системному логическому мышлению;

Иметь хорошую память, обладать быстротой реакции;

Быть трудолюбивым, выносливым, стрессоустойчивым;

Иметь широкий кругозор, грамотную речь;

Уметь брать на себя ответственность;

Иметь хороший вкус;

Быть преданным корпоративным интересам и личным интересам своего руководителя.

Нужно отметить и такой нюанс жизни личного помощника руководителя как его личная жизнь. Об этом знает Е.В. Майорова, директор по персоналу компании «ПРАЙМ ДЕВЕЛОПМЕНТ

Помощник руководителя, как и любой человек, имеет право на личную жизнь. Но, сохранить баланс между работой и личной жизнью мало кому удается. Решение задач, поставленных руководителем, отнимает колоссальное количество сил и времени, а между тем круг собственных знакомых существенно становится меньше из-за постоянной занятости. Проходит большое количество времени, а с утра и до утра приходится решать чужие проблемы. Незаметной становится г грань между работой и личной жизнью, а жизненный цикл приемлемый для большинства людей – 8 часов сна, 8 часов работы и 8 часов развлечений и отдыха, – не реализуется ни в один из дней недели. В большинстве случаев это кончается неделовыми отношениями. Предложений от работодателей о вакантном месте хорошо оплачиваемого секретаря-референта и помощника руководителя часто встречаются на сайтах и в специализированных СМИ по трудоустройству, но не мало желающих занять данную должность. Различные истории женских романов о девушках задумывающихся и пытающихся устроить личную жизнь на работе убеждают что это возможно. При каких условиях сюжет из женского романа может воплотиться в реальной жизни, можно представить из жизненных наблюдений за коллегами, друзьями работающих на данных должностях, просмотров сайтов кадровых агентств по поиску работы. Например, когда руководитель целенаправленно ищет референта с определенным набором качеств для исполнения не только стандартных обязанностей из должностной инструкции, но и для других функцийнередко неделового характера. Данная традиция, перешедшая в нашу страну с Запада получила широкое распространение в России еще с перестроечных времен. в настоящее время достигает наивысшего пика популярности.

Также распространен и такой момент, что помощник после первого месяца работы сталкивается с притязаниями со стороны директора, не совпадающими с его жизненными ценностями и принципами. Бывает, конечно, что ж изненные принципы могут измениться у помощника, могут появиться взаимные симпатии,. Но, зачастую в этой ситуации все обычно одними намеками со стороны руководителя не заканчивается. А в случае отказа обязательно последуют недомолвки, публичные недовольства, замечания и увольнение. Также может быть постепенное развитие деловых отношений между руководителем и помощником. Со временем люди просто привыкают друг другу, встречаясь и общаясь по вопросам бизнеса в течение нескольких месяцев или лет совместной работы. Финал в таких случаях имеет широкую вариативность: от надоедания друг другу и расставания до оформления отношений. Как бы ни были разнообразны сюжеты из жизни помощников, все-таки решение достичь карьерной цели, определенного материального достатка, завязывая личные отношение с руководителем, вряд ли можно считать удачным. Чаще всего неосуществимыми являются и мечты референта об удачном замужестве с руководителем. Как бы то ни было, поразмышлять над чужим опытом референтов-помощников, уже прошедших аналогичный путь, будет не лишним. Руководители, подбирающие себе помощника, конечно же, в первую очередь ищут грамотного и профессионального сотрудника, по возможности преданного. Но вместе с тем для этой профессии важна презентабельная внешность, поэтому наличие в резюме фото – частое требование для соискателей данной вакансии. И все же сомнительно, что руководителя может устроить человек неэнергичный и не заинтересованный в работе с перспективой роста и не рассчитывающий на долговременное сотрудничество. Бизнесмены ответственны за свой бизнес, и приоритеты расставляют, как и полагается: на первом месте – успешная работа и конкретные результаты. Поэтому претендентам на вакансию личного помощника после предварительного отбора по фото и резюме приходится также проходить собеседование, включающее обсуждение резюме, профессиональных навыков, условий работы и уровня зарплаты, затем заполнение общепринятой анкеты кандидата, прохождение психологических тестов и т.д В силу сложившихся стереотипов считается, что кандидат, устраивающийся на должность помощника руководителя, ищет легких путей в жизни, в частности – успешной карьеры, а возможно, и рассчитывает на удачную личную жизнь. Однако, как показывает опыт, в реальности ожидания помощника и руководителя редко совпадают. Помощник, чаще молодая девушка, ожидает глобальных изменений не только в карьерном плане, но и в личной жизни уже в силу своего возраста, и совершенно иные планы, как правило, – у руководителя. Знаки внимания, комплименты, руководителя воспринимаются помощником как потенциальное предложение о долгосрочных отношениях. О том, что руководитель устает от бизнес-рутины и семейных проблем и ему иногда хочется приятно провести время. Руководитель не вынашивает далеко идущих планов относительно долгосрочных отношений,. И если карьера у помощника не складывается, что выражается в отсутствии перемещения на иную должность в первые два-три года работы, ему лучше просто уволиться из компании.

Генеральный директор консалтинговой компании как-то поделился со мной тем, каким ему видится идеальный помощник, из обязательных качеств он указал чтоб обладала личностными качествами как доброта и отзывчивость, интеллектом, внимательностью. Здесь подразумевались и неформальные отношения. Потенциальному помощнику фактически предлагается роль второй жены – которую руководитель скрывает ото всех.. В это ситуации за женщину радоваться затруднительно. Но её никогда не будет устраивать второстепенная роль. Наоборот, с течением времени душевный конфликт женщины-помощника становится все острее, ведь чем дольше длятся деловые и неформальные отношения, тем больше появляется невидимых нитей и взаимосвязей между людьми. Ситуация весьма осложняется после рождения общего ребенка, который в обычной семье больше укрепляет брак, нежели разрушает, чего нельзя сказать о ситуации негласного совместного существования, скрываемого обычно от друзей, родственников и жены. Часто на помощников возлагается множество обязанностей, абсолютно не связанных с должностной инструкцией. Выполнение «расширенных обязанностей» заставляет референтов проводить с руководителями неограниченное количество времени, решая их дела, в том числе личные. Все бы ничего, если бы не излишняя погруженность в дела руководителя, она создает у помощника иллюзию особого доверия, а у руководителя формирует комплекс личной заинтересованности в помощнике как в крайне необходимом человеке. Такие отношения повышенной доверительности могут создать у женщины ощущение привязанности, а иногда и способствовать зарождению зависимости от руководителя. В такой ситуации развязка может быть плохой. Как показывает практика, не только помощник может зависеть от руководителя. Руководитель тоже может попасть в зависимость от своего помощника и даже пострадать от этого.Нередко именно от помощника зависит морально-психологический климат всего коллектива. В первую очередь это касается референта, тесно связанного с руководителем не только деловыми, но и неформальными отношениями. Известны случаи, когда все контакты с руководителем замыкались на его помощнике, и тогда, не имея хороших отношений с помощником, невозможно ничего добиться – ни встречи с руководителем, ни его положительных или быстрых решений, крайне необходимых в бизнесе. Руководитель оказывается в зависимости от настроения помощника, и это решающим образом отражается на всех работниках. В такой обстановке нарушается психологическое равновесие коллектива. Сотрудники из-за боязни попасть под горячую руку помощника, а затем и руководителя пытаются скрыть настоящее положение дел в компании, вынуждены искажать факты, что негативно сказывается на результатах работы компании в целом. И если поначалу всех все устраивает, то впоследствии может бумерангом вернуться к руководителю не победами, а бедами в бизнесе. Играть одновременно роль помощника и любовницы удается далеко не каждому референту – об этом руководителю следует задуматься уже на начальном этапе неформальных отношений со своим помощником. Охлаждение в отношениях, характерное для большинства служебных романов между руководителем и его помощником, обязательно когда-то наступает, иногда – совсем неожиданно для обеих или одной из сторон. Длительность периода делового и неделового общения, посвящения помощника в тайны «мадридского двора» у всех «пар» бывает различная (в основном, от одного года до четырех лет). За это время личная жизнь перемешивается с работой, как коктейль в миксере. Что же делать? Вопрос исконно русский, часто звучащий при столкновении человека со сложной проблемой. А серьезная проблема здесь налицо: происходит «прирастание» к человеку и его интересам, и, возможно, абсолютно бесперспективное. Минорная направленность развития таких романов – характерная особенность личной жизни помощника руководителя. Забота о руководителе начинается из-за исконно женской потребности опекать, которая постепенно перерастает в привычку. И что самое неприятное, именно эта привычка становится камнем преткновения, постепенно затягивающим помощника в болото отношений без конкретного будущего. А далее следует потеря чувства ответственности за свою судьбу и плохо скрываемая зависимость от руководителя – представителя «сильных мира сего». О тех, кому удалось-таки выйти замуж за своего руководителя и сделать блестящую карьеру за счет протекции мужа-бизнесмена, мало сообщается в прессе, и именно потому, что в жизни такое случается довольно редко. Но все же и такое бывает! Мой знакомый, генеральный директор юридической компании, как-то пытался доказать мне, что в жизни все возможно... Его роман с личным помощником закончился удачно для обоих, если так можно, конечно, считать. Он женился на молодой помощнице, оставив прежнюю семью. Его мнение звучало в моих ушах, как колокольный набат: оказывается, «надо попробовать в жизни все: открыть собственное дело, поменять жену, если возникнет такая необходимость, а по возможности – поменять и родину, уехав за границу». И если с мнением насчет «пробы пера» в области открытия собственного бизнеса, вполне вписывающимся в жизненные принципы любой зрелой личности, согласится, пожалуй, каждый, то по вопросу смены жены и родины будет, полагаю, вестись широкая дискуссия, и оппонентов у данного мнения будет гораздо больше, нежели защитников. Так вот, сейчас его молодая жена возглавляет новое и самое сложное направление бизнеса – производство трикотажа. Она встает раньше мужа, уже с восьми утра она на работе и лишь поздним вечером, около десяти, возвращается домой. Получается, что только очень энергичные и трудолюбивые помощницы, готовые встать в ряды постоянно занятых бизнес-вуман, работающих очень интенсивно, по 12–14 часов в сутки, могут надеяться на это самое удачное замужество.

И все же для российских бизнесменов предложение руки и сердца собственному секретарю – совсем не характерный шаг, впрочем, как и для их зарубежных коллег. Мечта девушек и женщин, устраивающихся на должность помощника директора с целью удачного замужества, сродни мечте заполучить крупный выигрыш в казино: все зависит от того, как фишка ляжет. Однако, по наблюдениям, в казино ходят играть лишь очень богатые и обеспеченные люди, которые чаще проигрывают, чем выигрывают, и им все нипочем – беднее они не становятся. А когда ставкой является собственное благополучие, как в случае с помощницей, не нашедшей жизненного «пристанища» в роли законной жены и соратницы собственного руководителя, может, не стоит рисковать? Любовь в начале корпоративной пьесы не обязательно заканчивается счастливым браком в ее финале.

("Секретарь-референт" №10 2007)

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

• Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
• Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
• Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

• Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
• Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

• Методическими рекомендациями.
• Уставом.
• Трудовым соглашением.
• Приказами руководителя.
• Должностной инструкцией.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

• Организация переговоров, в том числе по телефону.
• Прием корреспонденции.
• Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
• Контроль над исполнением поручений гендиректора.
• Предоставление бумаг на подпись руководителю.
• Прием посетителей гендиректора.
• Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
• Обеспечение эффективной работы гендиректора.
• Составление плана рабочего дня.
• Информационное сопровождение гендиректора.
• Участие в совещаниях и деловых встречах.
• Организация деловых встреч.
• Организация презентаций.
• Подготовка отчетов о тратах.
• Исполнение личных поручений.
• Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

• Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
• Право на получение необходимых сведений.
• Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

• Невыполнение должностных инструкций.
• Действия, нарушающие законы РФ.
• Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Какие личные качества требуются от помощника?

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

• Проактивность, работа на опережение.
• Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
• Предотвращение сложностей.
• Универсальность.
• Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
• Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
• Способность работать с информационными потоками.
• Умение соблюдать конфиденциальность.
• Способность системного анализа ситуации.
• Способность предложить сразу нескольких решений.
• Владение ПК на среднем и высоком уровне.
• Знание основ тайм-менеджмента.
• Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
• Дипломатичность.
• Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
• Оперативная работа с большими объемами информации.
• Хорошая память.
• Умение расставлять приоритеты.

Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.

Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.

Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.

Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

• установленный порядок обращения с документами в организации;
• правила делового общения и этикета;
• порядок ведения отчетной документации;
• правила пользования офисной техникой, средствами связи;
• основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
• основы делопроизводства;
• организационно-штатную структуру компании;
• порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.